Tworzenie projektu w oparciu o metodę PCM

Tworzenie projektu w oparciu
o metodę PCM
Beata Sławkowska-Domurad
Olsztyn 2011
dzień I
Szkolenie współfinansowane ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
„Przetrwają gatunki
nie najsilniejsze,
ani nie najinteligentniejsze,
lecz te,
które najlepiej reagują na
zmiany.”
Karol Darwin
„Nic nie jest pewniejszą
oznaką szaleństwa niż
robić to samo w kółko i
oczekiwać innych
rezultatów.”
Albert Einstein
Dokumenty niezbędne na etapie aplikowania i
realizacji projektów współfinansowanych z
EFS w Polsce:
• Program Operacyjny Kapitał Ludzki
• Szczegółowy Opis Priorytetów PO KL 2007-2013
• Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków w
ramach PO KL
• Plan Działania
• Dokumentacja Konkursowa
• Generator Wniosków Aplikacyjnych z Instrukcją
wypełniania
• Generator Wniosków Płatniczych z Instrukcją
wypełniania
• Plan Komunikacji PO KL 2007-2013
• System realizacji PO KL 2007-2013
UWAGA! Zmiany od 1.01.2011
Czym jest PROJEKT ?
• NAJMNIEJSZA DAJĄCA SIĘ
WYDZIELIĆ JEDNOSTKA STANOWIĄCA
PRZEDMIOT POMOCY”
Narodowy Plan Rozwoju - - słownik terminologiczny
O wsparcie ze środków finansowych Unii
Europejskiej, niezależnie od procedury
aplikowania (konkurs / przetarg), nie można
ubiegać się inaczej, jak tylko w formie
projektów
Sekwencja powiązanych ze sobą działań
zorganizowanych i ułożonych w czasie
(z określonym początkiem i końcem),
nastawiona na osiągnięcie konkretnego
celu i mierzalnego wyniku (rezultatów),
adresowana do konkretnie określonej
grupy odbiorców, wymagająca
zaangażowania znacznych, lecz
limitowanych zasobów
(ludzkich,rzeczowych, finansowych,
innych).
FUNDAMENTALNE PYTANIA










DLACZEGO należy zrealizować projekt - jakie są
powody, korzyści i przesłanki ekonomiczne?
KTO powinien być zaangażowany?
CO ma być rezultatem projektu?
JAK projekt jest / będzie realizowany?
KIEDY projekt się rozpocznie / zakończy?
JAK DŁUGO potrwa realizacja poszczególnych
działań?
ILE będzie kosztował?
JAKIE ZASOBY niefinansowe będą niezbędne?
JAKIE CZYNNIKI ZEWNĘTRZNE mogą mieć wpływ
na powodzenie projektu?
JAKIE są czynniki ryzyka?
Wartość dodana
Innowacyjność
Zasoby: ludzkie,
techniczne, organizacyjne,
finansowe, etc
Budżet
Zarządzanie
projektem
Harmonogram
realizacji projektu
Regionalne i Lokalne
strategie
Lokalne działania,
programy, projekty
Projekt
Informacja i
promocja
Selekcja i
rekrutacja
Rezultaty twarde i
miękkie
Cele: strategiczny,
ogólny i cząstkowy
Partnerstwo i Doświadczenie
podwykonawstwo projektodawcy
Projekt jest przedsięwzięciem ograniczonym
w czasie, jednak zawiera elementy
niepewności. Dlatego też, dla
usystematyzowania działania konieczne jest
wyznaczenie faz, aby móc nadzorować jego
przebieg.
Poszczególne fazy ustawione od pierwszej
do ostatniej nazywamy cyklem życia
projektu
Termin Zarządzania Cyklem Życia Projektu
był stosowany do opisywania czynności
zarządzania i procedur podejmowania decyzji
używanych w trakcie cyklu życia
projektu (włączając kluczowe zadania, role,
odpowiedzialności, kluczowe dokumenty i
opcje decyzyjne).
W 1992 roku Komisja Europejska
zaadoptowała zestaw narzędzi do planowania i
zarządzania projektami nazwany
Zarządzaniem Cyklem Życia Projektu
(ang. Project Cycle Management - PCM).
Metoda ta główny nacisk kładzie na
zapewnienie, że projekt spełni oczekiwania
finansującego.
Głównym celem, dla którego zastosowano
ten zestaw koncepcji było usprawnienie
zarządzania projektami
współfinasowanymi przez Unią
Europejską.
Stosowanie PCM w trakcie realizacji
projektu jest nazywane "zintegrowanym
podejściem" do zarządzania cyklem życia
projektu.
Literatura:
Zarządzanie projektem europejskim, red. Michał Trocki, Bartosz
Grucza,
Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa 2007.
Cykl życia projektu według PCM
składa się z 5 faz
• 1. Programowania - uzgodnienia pomiędzy UE a Krajami
Dokumentu Strategii Krajowej.
• 2. Identyfikacji - identyfikowania projektów zgodnych ze strategią.
• 3. Formułowania - potwierdzania wykonalności projektów i
przygotowania planów projektów.
• 4. Wdrożenia - dostarczenia rezultatów i osiągania celów poprzez
zarządzanie dostępnymi zasobami oraz monitorowanie i raportowanie
postępów.
• 5. Oceny i audytu - oceniania czynności, będących
odpowiedzialnością innej strony oraz wyrażanie wniosków dla
użytkowników
Programowanie
to rozpoznawanie problemów na poziomie narodowym
i sektorowym w celu określenia obszarów, które należy objąć
wsparciem poprzez projekty. Wymaga to przeglądu
wskaźników społeczno–ekonomicznych, ustalenia priorytetów
narodowych oraz określenia wytycznych dla programu, z
którego projekty mają być finansowane. Faza programowania
kończy się ogłaszaniem konkursów, na które projektodawcy
zgłaszają propozycje rozwiązania problemów (wnioskują o
dofinansowanie projektów).
UCZESTNICY:
Komisja Europejska, administracja krajów i regionów,
społeczeństwo
Identyfikacja
to analiza problemów i celów,
czyli określenie potrzeb, które projekt ma zaspokoić
oraz określenie możliwości ich rozwiązania
(koncepcja projektu).
UCZESTNICY: potencjalni projektodawcy
NARZĘDZIA:
 drzewo problemów (przyczyny - PROBLEM skutki)
drzewo celów (środki - ROZWIĄZANIE - cele)
Formułowanie
to przekształcenie koncepcji projektu do postaci
wykonalnego i trwałego przedsięwzięcia, zakończone
sporządzeniem wniosku o dofinansowanie projektu.
faza analizy – analiza interesariuszy, problemów, celów
i strategii
 faza planowania – matryca projektu, harmonogram
realizacji,
 plan wykorzystania zasobów
 faza weryfikacji / finansowania – złożenie wniosku o
dofinansowanie projektu, podjęcie decyzji o
dofinansowaniu (zawarcie umowy na realizację projektu)
UCZESTNICY: potencjalni projektodawcy, instytucje
pośredniczące
 analiza interesariuszy – identyfikacja i
charakterystyka gł. odbiorców i uczestników projektu,
z uwzględnieniem problemów wymagających
interwencji poprzez projekt
 analiza problemów – identyfikacja kluczowych
trudności, które mają być choć częściowo
rozwiązane za pomocą projektu
 analiza celów – odpowiedź na istniejące
problemy oraz wskazanie środków prowadzących
do pożądanych zmian
analiza strategii – określenie dróg osiągnięcia
powyższych celów
Formułowanie – faza planowania
 matryca logiczna – podstawowe narzędzie
projektowe pozwalające na precyzyjne zbudowanie
struktury projektu, sprawdzenie jego logiki,
sformułowanie celów i rezultatów oraz określenie
niezbędnych zasobów i przewidywanych kosztów
projektu
 harmonogram projektu – pokazuje sekwencję i
zależność między zadaniami projektu, podaje czas ich
trwania przydziela odpowiedzialność i podkreślenia
elementy szczególnie istotne w projekcie
 plan wykorzystania zasobów – zestawienie
zapotrzebowania na zasoby i środki (ludzkie, rzeczowe,
finansowe, inne); niezbędne narzędzie do skonstruowania
spójnego budżetu projektu
Wdrażanie
- realizacja projektu zgodnie z umową
- sprawozdawczość
- monitoring realizacji zadań, wykorzystania
zasobów i osiągania wskaźników
- zmiany w projekcie
- rozliczenie projektu
UCZESTNICY: projektodawcy, beneficjenci
ostateczni, instytucje pośredniczące
–
Ewaluacja
badanie jakości przedsięwzięć, a w
konsekwencji doskonalenie poprzez
dostarczanie
informacji
służących
podnoszeniu ich skuteczności
– ocena i wykorzystanie wyników oceny do
poprawy jakości prowadzonych działań
UCZESTNICY: projektodawcy, beneficjenci
ostateczni instytucje pośredniczące, instytucje
zarządzające
Dobre planowanie to:
- większa efektywność wykorzystania
czasu pracy,
- bieżąca weryfikację działań,
- podział zadań na osoby,
- większe prawdopodobieństwo sukcesu,
- oszczędność finansów,
- eliminowanie zbędnych zadań,
- dobranie zadań do umiejętności ludzi,
- precyzyjne określenie celu działania,
unikanie konfliktów podczas realizacji
działań, gdyż większość jest już
przedyskutowana w trakcie procesu
planowania,
- uporządkowanie zadań i celów,
- komfort psychiczny – „ wiem co robić”,
- łatwość sprzedaży pomysłu zwierzchnikom
i
sponsorom,
-poszerzenie świadomości planujących.
Metoda Matrycy Logicznej –
LFA (Logical Framework Approach),
Metoda ta została stworzona w późnych latach
60-tych ubiegłego stulecia w celu wspierania
amerykańskiej US Agency of International
Development w systemie planowania i oceny
projektów.
Jej użycie jest wymagane przez Komisję
Europejską od roku 1993 jako część systemu
Zarządzania Cyklem Projektu.
Tworzenie Matrycy Logicznej składa się z 2
etapów: analizy i planowania.
Etapy analizy.
1. Analiza interesariuszy.
Interesariuszami są osoby, grupy ludzi, instytucje
lub
firmy, które mogą być zainteresowane sukcesem lub
porażką projektu (zarówno jako wdrażający,
beneficjenci lub przeciwnicy).
Rozróżnia się następujące typy interesariuszy:
- interesariusze (osoby lub instytucje, które mogą
pośrednio lub bezpośrednio wpływać na projekt),
- beneficjenci (ci, którzy w jakiś sposób skorzystają
z wdrożenia projektu): grupę docelową +
beneficjentów końcowych, partnerzy projektu (ci,
którzy wdrażają projekt).
2. Analiza problemu.
Ma na celu zidentyfikowanie negatywnych
aspektów obecnej sytuacji i określenie
relacji przyczynowo skutkowych pomiędzy
zidentyfikowanymi problemami.
Jako rezultat określenia zakresu badania,
zdefiniowania ważniejszych problemów, z
jakimi spotykają się beneficjenci lub grupy
docelowe powstaje Drzewo Problemów
3. Analiza celu.
Składa się z trzech kroków:
a)opisania sytuacji w przyszłości po
naprawieniu problemów,
b) zweryfikowania hierarchii celów,
c) przedstawienia relacji pomiędzy środkami
a rezultatami na wykresie.
Cele projektu powinny spełniać kryteria
SMART:
S – specific – szczegółowość, konkretność powinny być szczegółowo opisane, dotyczyć
konkretnych problemów;
M – measurable – mierzalność – cel powinien
być łatwo przeformułowany na rezultaty, ujęty
w liczby (skwantyfikowany);
A – acceptable - akceptowalność/trafność,
uzgodniony z interesariuszami;
R – realistic – realistyczny – możliwy do
osiągnięcia poprzez realizację projektu (nie
może się odnosić do zadań i obszarów, które
projektem nie będą objęte.
T- temporable – określony w czasie.
4. Analiza strategii.
Polega na określeniu sposobu i zakresu prac
projektu, który rozwiąże zidentyfikowane
wcześniej problemy.
Wybrana strategia stworzy pierwszą
kolumnę Matrycy Logicznej identyfikującą
Ogólny Cel, Cel i potencjalne rezultaty.
Analiza mocnych i słabych stron
organizacji- analiza SWOT
Celem analizy jest:
Zidentyfikowanie wewnętrznych sił i wad
organizacji
oraz zewnętrznych okazji i trudności.
S (Strengths)
W (Weaknesses)
O (Opportunities)
T (Threats)
Analiza organizacji
Analizując wnętrze organizacji należy
zwrócić uwagę na:
• dotychczasowe sukcesy i porażki,
• kultura organizacji,
• realizowane programy,
• dotychczasowe strategie,
• zasoby (czas, pieniądze, środki
niematerialne),
• zarząd,
• personel,
• wolontariusze,
• system informacji wewnętrznej,
• inne.
Analiza otoczenia organizacji
Czynniki:
- Polityczne,
- Ekonomiczne,
- Społeczne,
- Technologiczne.
Spojrzenie na otoczenie poprzez różne
grupy pracujące w naszym środowisku:
- Odbiorcy naszych usług,
- Media,
- Sponsorzy,
- Lokalne autorytety.
ETAP PLANOWANIA
Zebrane na poprzednim etapie dane umożliwiają
stworzenie Matrycy Logicznej. Matryca
dostarcza podsumowania etapu planowania
projektu.
Matryca Logiczna zawiera:
Cel Ogólny
Cele
Rezultaty
Czynności
Zalecany jest następujący sposób wypełniania
matrycy:
• Opis projektu od góry do dołu - pierwsza
kolumna matrycy nazywana Logiką
Interwencji pokazuje logiczne powiązanie
pomiędzy środkami, a rezultatem,
• Założenia od dołu do góry - czwarta kolumna
matrycy opisuje zewnętrzne czynniki, które
mogą wpływać lub
decydować o sukcesie projektu, a pozostają
poza kontrolą kierownika projektu,
• Wskaźniki i Źródła weryfikacji dla Celu
ogólnego, Celu oraz Rezultatu od lewej do
prawej – druga kolumna matrycy definiuje
Obiektywnie Mierzalne Wskaźniki,
oraz źródło w, którym można potwierdzić
czy wskaźniki zostały dobrze zmierzone.
Dopiero na podstawie sporządzonej
Matrycy
Logicznej
tworzy
się
harmonogramy działań i zasobów.
Harmonogram czynności:
Jest sposobem analizowania i graficznego
prezentowania
czynności
projektu.
Harmonogram czynności powinien być
ściśle powiązany z dostarczanymi rezultatami
projektu, harmonogramem zasobów i budżetem.
Następnie tworzony jest harmonogram
zasobów i budżet.
Po określeniu czynności do każdej z nich
określane są zasoby konieczne do ich realizacji.
Każdy z zasobów jest przydzielany do
odpowiedniej kategorii kosztowej. Na tej
podstawie określa się budżet.
Ryzyko w projekcie
Życie jest ryzykiem.
Dlatego należy je wziąć pod uwagę w
harmonogramie pracy:
- identyfikowanie ryzykownych obszarów,
- identyfikowanie znaków ostrzegawczych,
- ustalenie opcji i alternatyw,
-planowanie!
S uk ces pro jektu zależy n ie tylko o d d obrego
rozezn ania i zaplan ow an ia o dpo w iedn ich
działań .
K a żd y p ro jek t jest za leżn y od lu d zi,
k tórzy są z n im zw ią zan i.
S tru ktura o rg anizacyjn a firm y m a istotn y
w p ły w na zd olno ść org an izacji d o
zarządzan ia pro jek tam i.
P od ział cząstko w y prac - W ork B reakd ow n
S tru cture
Bardzo dziękuję za uwagę.
Beata Sławkowska-Domurad
Pomorska Agencja Rozwoju Regionalnego S.A.
ul. Obrońców Wybrzeża 2
76-200 Słupsk
tel. 59/841 28 92 fax 59/841 32 61
www.parr.slupsk.pl
Szkolenie wspólfinansowane ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego