Zarządzanie Cyklem Projektu
advertisement
Zarządzanie Cyklem Projektu PCM – Project Cycle Management PROJEKT Projekt jest serią działań z ustanowionymi celami, zaprojektowaną w celu stworzenia określonych produktów w określonym czasie PROJEKT zorganizowany i ułożony w czasie (z określonym początkiem i końcem) ciąg wielu działań, zmierzający do osiągnięcia konkretnego i mierzalnego wyniku … 2 „Podręcznik zarządzania projektami miękkimi” 3 PROGRAM Program jest serią projektów ze wspólnym celem strategicznym PROJEKT A PROGRAM Projekt jest: Program jest: Konkretnym działaniem w specyficznym sektorze/obszarze Realizowany przez ludzi w organizacjach (prywatnych lub publicznych) Skrępowany ograniczonymi zasobami (czas, finanse, ludzie) Posiada konkretny opis celów i priorytetów Posiada konkretny budżet i harmonogram Zaplanowany, wykonany i skontrolowany Ramą dla polityki działania w specyficznym sektorze/obszarze Realizowany przez ludzi w organizacjach (prywatnych lub publicznych) Działaniem wieloletnim z możliwościami dostosowawczymi Opisem celów i priorytetów dla sektora/obszaru Specyficznym określeniem warunków dla działań lub projektów Zestawem warunków wdrożenia (sterowanie, płatności, kontrola) Zaplanowany, wykonany i skontrolowany PROJEKT TO: niepowtarzalne działania złożone działania sekwencja działań powiązane działania wspólny cel określony czas realizacji ustalony budżet zgodnie z założonymi wymaganiami Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 4 6 ZARZĄDZANIE CYKLEM PROJEKTU ( ang. Project Cycle Management - PCM) to model realizacji złożonych przedsięwzięć przejęty przez Komisję Europejską. Pozwala jasno sprecyzować cele, zadania i efekty projektu przy zminimalizowaniu ryzyka niepowodzenia. Opiera się na założeniu, że projekty mają charakter cykliczny. ZARZĄDZANIE CYKLEM PROJEKTU Jest to metodologia wprowadzona przez Komisję Europejską na początku lat 90-tych w celu poprawy jakości tworzenia projektów i zarządzania, a tym samym poprawy efektywności pomocy. ZCP rozwinął się z analizy efektywności pomocy podejmowanej przez Komitet Rozwoju Pomocy OECD. Ostatnia wersja PCM: Aid Delivery Methods. Volume 1: Project Cycle Management Guidelines, European Commission, EuropeAid Cooperations Office, Brussels 2004 Czym jest cykl życia projektu? Cykl życia projektu opisuje fazy od wstępnego pomysłu do jego zakończenia. Zapewnia strukturę gwarantującą, iż główni partnerzy są skonsultowani, określa kluczowe decyzje, wymagania dotyczące informacji i odpowiedzialności na każdym etapie, tym samym mogą być podejmowane świadome decyzje na każdym etapie życia projektu. Kładziony jest także akcent na ewaluację w celu wyciągnięcia lekcji z doświadczeń i użycia ich przy projektowaniu przyszłych programów i projektów. Czym jest zarządzanie cyklem projektu? ZCP jest to zdolność do przejścia przez różne fazy w procesie projektu (cyklu) w sposób spójny i efektywny. Problemy występujące przed wprowadzeniem ZCP: Złe planowanie i przygotowanie projektów Wiele wdrażanych projektów nie spełniało oczekiwań beneficjentów Niedostatecznie uwzględniano wpływ czynników ryzyka na realizacje projektów Ignorowano wskaźniki długoterminowych zrównoważonych korzyści (oddziaływania projektu) Rzadko wykorzystywano doświadczenia płynące z zakończonych projektów Cykl projektu Cykl projektu jest to sekwencja określonych, uporządkowanych działań niezbędnych do zaplanowania i zrealizowania projektu Etapy projektu Programowanie Ewaluacja Identyfikacja Wdrożenie Opracowanie Finansowanie 7 13 Programowanie – analiza sytuacji / kraju, regionu, Identyfikacja – identyfikacja problemów, – przegląd wskaźników społeczno – ekonomicznych, – analiza priorytetów, programów i funduszy, – określenie i uzgodnienie celów, – ustalenie i uzgodnienie zasad współpracy, –analiza oparta o wskaźniki socjoekonomiczne oraz wytyczne krajowe i UE Opracowanie Finansowanie Wdrażanie Ewaluacja Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 8 14 Programowanie Identyfikacja Opracowanie Finansowanie Wdrażanie Ewaluacja – ustalenie instrumentariuszy, – identyfikacja problemów instrumentariuszy, – ustalenie związku przyczynowo – skutkowego, – usystematyzowanie problemów, – konsultacje z beneficjentami, – analiza różnych możliwości działania, Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 9 15 Programowanie Identyfikacja Opracowanie Finansowanie Wdrażanie Ewaluacja – wybrane pomysły są przekształ – cane w plany projektów, – definiowanie zasobów : czasu, ludzi, sprzętu i zasobów technicz – nych, środków finansowych, – powstaje struktura organizacyjna i zespół projektowy, – powstaje harmonogram działań, – opracowuje się budżet, – powstaje aplikacja projektowa (wniosek o dofinansowanie projektu). Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 10 16 Programowanie Identyfikacja Opracowanie Finansowanie Wdrażanie Ewaluacja – określenie zdolności do aplikowania: status prawny, rodzaj statutowej działalności, zdolność do finansowania przedsięwzięcia, – dokonanie oceny wniosku: formalnej i merytorycznej, – podjęcie decyzji o dofinansowaniu lub nie finansowaniu projektu, – jeśli decyzja pozytywna podpisanie umowy na realizację projektu. 11 17 Programowanie Identyfikacja Opracowanie Finansowanie Wdrażanie Ewaluacja – realizacja poszczególnych działań w ramach projektu, – ciągłe i systematyczne zbieranie i analizowanie informacji dla kontroli zarządzania i podejmo – wania decyzji, – wprowadzanie zmian, – dokonywanie płatności i opraco – wywanie sprawozdań. Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 12 18 Programowanie Identyfikacja Opracowanie Finansowanie Wdrażanie Ewaluacja – przez ewaluację przechodzi zakończony projekt, – dokonanie oceny skuteczności, odpowiedzialności, efektywności finansowej i technicznej, – porównuje się cele z rezultatami i efektami, – ewaluacja potwierdza sukces i jego skalę. Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 13 19 Schemat Cykl projektu: główne dokumenty i decyzje Krajowy Dokument Strategiczny decyzje dotyczące wykorzystania rezultatów w przyszłym okresie programowani a studia dot. ewaluacji programowanie identyfikacja ewaluacja decyzja kontynuacji jak planowano lub przeorientowania projektu (ewaluacja średnioterminowa) raporty monitorowania i z postępów wdrażanie ocena finansowanie decyzja w sprawie przedłużenia propozycja finansowa decyzja finansowania Porozumienie Finansowe obszary priorytetowe, sektory, ramy czasowe studia przedwstępn e decyzja którą opcję analizować głębiej studium wykonalności decyzja czy opracować formalny projekt decyzji finansowej projekt decyzji finansowej Praktyczny aspekt PCM PCM – Projekt Cycle Management w praktyczny sposób koncentruje konkretny projekt na rzeczywistych potrzebach poprzez przeprowadzenie szczegółowej oceny istniejącego stanu rzeczy oraz wymusza zastosowanie matrycy logicznej Zasady obowiązujące w PCM – Cyklu Zarządzania projektem 1. Wykazanie faz cyklu projektowego 2. Zapewnienie udziału partnerów projektu w procesie decyzyjnym 3. Zaplanowanie matrycy logicznej (pełna i konsekwentna analiza) 4. Trwałość – mechanizmy zapewniające kontynuację przepływu korzyści 5. Podejście zintegrowane – spójność „piramidalna/piononowa” poprzez standaryzację dokumentacji Narzędzia metodyki PCM Jednym z najważniejszych procesów w fazie konstruowania projektu jest użycie dostępnych w metodyce narzędzi, które służą poprawności wykonania i realizacji projektu. Do narzędzi tych możemy zaliczyć: analizę interesariuszy analizę problemów wraz z drzewem problemów, analizę celów wraz z drzewem celów, analizę strategii, matrycę (ramę, tablicę) logiczną. Narzędzia metodyki PCM formułowane są w fazie identyfikacji i oceny projektu w dwóch etapach: faza analizy, w której dokonujemy oceny partnerów projektu, wyboru problemów, wyboru celów oraz wyboru strategii działania w projekcie, faza planowania, w której konstruujemy serce projektu jakim jest matryca logiczna Faza analizy - analiza interesariuszy Analiza interesariuszy opiera się na dokładnym opisie wszystkich zainteresowanych realizacją projektu. Dotyczy to zarówno osób prywatnych jak i podmiotów prawnych. Warto zaznaczyć, iż analiza interesariuszy dotyczy także grup, na które nasz projekt wpływa w sposób negatywny Faza analizy - analiza problemów Ta część analizy poświęcona jest sformułowaniu głównych problemów jakie stoją przed instytucją, która będzie wdrażała projekt. Jest ona ściśle powiązana z analizą interesariuszy, dlatego, że każdy problem musi być rozważany w kontekście społecznym. Ponadto istotny jest fakt, iż bez zgody, a przynajmniej porozumienia społecznego żaden problem nie będzie rozwiązany. ANALIZA PROBLEMÓW – ZIDENTYFIKOWANIE INSTRUMENTARIUSZY – ZDEFINIOWANIE ICH PROBLEMÓW – OKREŚLENIE OGRANICZEŃ I MOŻLIWOŚCI – OKREŚLENIE RELACJI PRZYCZYNOWO – – SKUTKOWEJ OKREŚLENIE TEMATU PROJEKTU 14 14 Skąd się biorą projekty? Projekty Projekty Projekty Projekty Projekty Projekty Projekty Projekty potrzeba problem Projekty zasoby: programy, plany i strategie naturalne, finansowe, ludzkie... Wszystkie projekty zaczynają się od problemu Nie ma problemu – nie ma projektu Formułowanie problemów jako negatywnego opisu sytuacji wyjściowej Ustalenie problemu kluczowego Analiza przyczyn i skutków problemu kluczowego (zależność przyczynowo – skutkowa) Hierarchizacja problemów 15 29 ANALIZA PROBLEMÓW Metoda : „ burza mózgów „ Problem Problem Problem Problem 1: ................... 2: ................... 3: ................... 4: ................... i t d. DLACZEGO TO MUSZĘ ZROBIĆ ? / określenie stanu istniejącego + określenie potrzeb, czyli definiowanie problemu / Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 16 30 Z JAKICH POWODÓW JEST TO ISTOTNY PROBLEM ? / pokazać związek przyczynowo - skutkowy, który jest podstawą naszego problemu, opis problemu powinien być zwięzły, prosty i zrozumiały. Należy wskazać, że problemy występują w naszym regionie lub kraju, należy udowodnić, że projekt przyczyni się do całkowitego lub częściowego rozwiązania problemu. JAKIE SĄ NEGATYWNE SKUTKI ? CZYJ TO PROBLEM ? 17 31 \\\ DRZEWO PROBLEMU SKUTKI PROBLEM PRZYCZYNY NAJWIĘCEJ SKUTKÓW I NAJWIĘCEJ PRZYCZYN PROBLEM, KTÓRYM TRZEBA SIĘ ZAJĄĆ 18 32 Po dokonaniu analizy problemów Wybieramy temat projektu, Określamy tytuł projektu, Uzasadniamy potrzebę realizacji projektu Opis zawiera : – rodzaj problemu, jego wielkość, – czyj to jest problem, – przyczyny, które go spowodowały, – skutki negatywne jakie wywołuje, – jaka jest skala tych skutków, – źródła wszystkich danych. 19 19 Faza analizy - analiza celów Analiza celów projektu następuje zaraz po wykonaniu analizy problemów. Podczas gdy analiza problemów stanowiła negatywny obraz sytuacji, którą projekt ma rozwiązać - analiza celów przedstawia pozytywne aspekty tej sytuacji i pożądany obraz w przyszłości. Analiza celów stanowi przekształcenia istniejących problemów w celu projektowe ANALIZA CELÓW PROBLEM OPIS STANU, KTÓRY MA NASTĄPIĆ I WYNIKA WPROST Z OSZACOWANYCH POTRZEB POTRZEBY CEL CELU OGÓLNEGO CELU BEZPOŚREDNIEGO / CELU STRATEGICZNEGO / / CELU PROJEKTU / 21 35 \\\ DRZEWO CELÓW CEL CEL 3 CEL 1 CEL 1.1 CEL 2 CEL 3.1 CEL 4 CEL 4.1 36 ANALIZA CELÓW OPIS CELU POWINIEN WYNIKAĆ WPROST Z WYNIKU OSZACOWANIA POTRZEB, ROZWIĄZANIE PROBLEMU OKREŚLONYM TERMINIE, MUSI NATĄPIĆ W CEL POWINIEN BYĆ OPISEM STANU, KTÓRY MA NASTĄPIĆ W DŁUŻSZEJ PRESPEKTYWIE CZASU, ALE JEST REALNY I OSIĄGALNY, PRZYGOTOWUJĄC PROJEKT NALEŻY PAMIĘTAĆ, ABY PRAWIDŁOWO ZDEFINIOWAĆ CELE, 23 37 Nie wszystkie cele można osiągnąć w ramach pojedynczego projektu przy ograniczonych zasobach finansowych, czasowych i rzeczowych. Trzeba dokonać wyboru. 24 38 Określamy cele projektu : CEL OGÓLNY Cel ten nie jest osiągalny przez samo wdrażanie projektu, lecz wymaga to szeregu działań komplementarnych. Projekt tylko w części przyczynia się do jego realizacji. Jest realizowany przez cele bezpośrednie. CEL BEZPOŚREDNI Cele, które zostaną zrealizowane przez projekt i dadzą długoterminowe korzyści Projekt współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego 12 25 39 ANALIZA CELÓW cele to pożądany kierunek działania, obrany ze względu na zdiagnozowane przyczyny problemu cele to nasza odpowiedź na problemy sformułowane cele projektu wyznaczają nam sposób realizacji projektu (cele formułujemy na zasadzie odwrócenia problemu) TRAFNIE OKREŚLONY CEL TO SZANSA NA SUKCES, A ŹLE OBRANY TO GWARANCJA PORAŻKI Określenie celu projektu Cel Mając zidentyfikowaną potrzebę, formułujemy ją formie celu, czyli opisujemy to, co otrzymamy w chwili zakończenia projektu PROJEKT Potrzeba (problem) CEL powinien być: SMART (ang.) - sprytny Specific (konkretny) Measurable (mierzalny) Acceptable (akceptowalny) Realistic (realistyczny) Timed (terminowy) Analiza strategii Ostatnim etapem dokonywanych analiz jest analiza strategii, która służy przedstawieniu metod i rozwiązań koniecznych do osiągnięcia założonych celów. Na tym etapie zapadają decyzję, które ze zdefiniowanych wcześniej celów wchodzą w ramy projektu, a które zostaną z niego wyłączone. Faza planowania –matryca logiczna Matryca jest w tej chwili standardowym narzędziem wykorzystywanym do przygotowania, wdrażania, monitorowania i oceny projektów finansowanych z Unii Europejskiej. Matryca logiczna służy wypracowaniu celu ogólnego projektu, celu bezpośredniego rezultatów oraz działań. Podstawowe narzędzie PCM matryca logiczna Matryca logiczna jest metodą planowania, realizacji i oceny projektów, bazuje na zasadach logicznego myślenia i wprowadza szereg narzędzi służących do planowania, tworzenia, wdrażania i zarządzania projektami Jak skonstruować matrycę logiczną? Matryca logiczna składa się z tabeli, która ma cztery kolumny i cztery rzędy. Układ pionowy określa, co projekt ma osiągnąć, objaśnia związki przyczynowe i precyzuje ważne założenia i obszary problemowe, które są poza zasięgiem menedżera projektu. Logika pozioma odnosi się do mierzenia efektów projektu i zasobów używanych w trakcie jego trwania, poprzez określenie kluczowych wskaźników pomiaru i za pomocą środków, dzięki którym pomiar Matryca logiczna - zasady istnieje jeden główny problem, który projekt ma rozwiązać, problem nie jest tożsamy z zarządzaniem projektem, jest określony czytelnie oraz wszyscy partnerzy zaangażowani w projekt zgadzają się co do tego, zarówno cel jak i rezultaty, działania oraz wkład określone są precyzyjnie, rezultaty nie są tożsame z rozwiązaniem problemu, cel i rezultaty mogą być zweryfikowane przy użyciu wskaźników ilościowych, jakościowych i Matryca logiczna - korzyści jest pomocna w procesie tworzenia szkicu projektu, skupia uwagę na realizacji projektu, a zespołowi realizującemu pozwala skupić się na celu i rezultatach projektu, identyfikuje obszary ryzyka zewnętrznego i sposoby weryfikacji osiągnięć projektu, używa wskaźników, określa nadrzędny cel projektu, precyzuje do czego dążymy w projekcie, określa kluczowe rezultaty projektu i grupuje działania które są niezbędne do ich osiągnięcia Matryca logiczna - wady brak możliwości eksperymentowania w czasie realizacji projektu, problemy z przystosowaniem się do zmieniających się warunków, problemy we wnoszeniu innowacji do projektu w czasie jego realizacji, utrudnienia w realizacji projektu kiedy otwarta analiza problemu jest kłopotliwa oraz kiedy poszczególne strony, które mają brać udział w projekcie nie zgadzają się co do charakteru problemu. Schemat matrycy logicznej projektu MATRYCA LOGICZNA PROJEKTU Projekt I. Cel kluczowy II. Wskaźniki osiągnięć III. Źródła weryfikacji I a) Cel szczegółowy [cele bezpośrednie] II a) Wskaźniki osiągnięć III a) Źródła weryfikacji IV a) Założenia I b) Rezultaty II b) Wskaźniki rezultatów III b) Źródła weryfikacji IV b) Założenia I c) Działania II c) Środki [Zasoby] IV c) Założenia V. Warunki wstępne Źródło: ,,Podręcznik – zarządzanie cyklem projektu”, Ministerstwo Gospodarki i Pracy, W-wa, 2004 Po pierwsze - pomimo, iż istnieje wiele ciekawych i praktycznych metodyk zarządzania projektem takich jak chociażby metodyka Project Management Institute (PMI) czy PRINCE 2 – tylko PCM jest jedyną rekomendowaną metodyką przez Komisję Europejską. Po drugie - metodyka ta jest bezpłatna i systematycznie aktualizowana. Używając metodyki PCM do swoich projektów nie ponosimy żadnych kosztów licencyjnych. Po trzecie - metodyką PCM w pracy projektowej posługują się wszyscy – ci co projekty przygotowują, ci co je oceniają i monitorują oraz ci którzy je kontrolują. Po czwarte - metodyka PCM jest nieskomplikowana i stosunkowo łatwa do zastosowania. Po piąte - metodyka PCM stanowi konkretny „język mowy o projekcie”. Po szóste - struktura metodyki PCM odpowiada wnioskowi o dofinansowanie w ramach Programu Operacyjnego PO KL oraz innych programów operacyjnych. Po siódme - metodyka stanowi zintegrowane podejście do projektu – od fazy konsultacji w ramach dokumentów Unii Europejskiej do fazy realizacji projektu. Po ósme - praca z metodyką PCM jest inspiracją do powstawania nowych projektów w gminach i jednostkach zależnych. Po dziewiąte - metodyka PCM pozwala nie tylko na identyfikację potencjalnych problemów w gminie ale również pozwala na identyfikację obszarów ryzyka wewnętrznego i zewnętrznego. Po dziesiąte - metodyka PCM stosowana jest w mniejszym lub większym stopniu przez wszystkie podmioty realizujące projekty we wszystkich krajach Unii Europejskiej. Dzięki zastosowanie tej metodyki udało się z sukcesem zrealizować setki tysięcy projektów.
