1 Pięta Achillesowa organizacji, czyli Zakładowa Polityka Finansowa i plan kont, a także wszystko, co powinniśmy wiedzieć o kosztach Każda organizacja bez względu na to, czy prowadzi pełną, czy uproszczoną księgowość musi posiadać dokumentację opisującą przyjęte przez nią zasady rachunkowości, zwaną zakładową polityką finansową (art..4 ust.3 ustawy o rachunkowości). Ustala ją kierownik (prezes, dyrektor, zarząd) na podstawie wydanej przez siebie decyzji (uchwały, zarządzenia), gdyż zgodnie z ustawą o rachunkowości art.4 ust.3 pkt 5 za rachunkowość w firmie odpowiada kierownik jednostki – zarząd. Przez zakładową politykę finansową rozumie się zgodnie z art.3 ust.1 pkt.11 ustawy o rachunkowości „wybrane i stosowane przez jednostkę, odpowiednie do jej działalności, rozwiązania dopuszczone przepisami ustawy i zapewniające wymaganą jakość sprawozdań finansowych” Przyjęta przez jednostkę zakładowa polityka finansowa zgodnie z art.10 ustawy o rachunkowości powinna określać: * rok obrotowy i ewentualne wchodzące w jego skład okresy sprawozdawcze. * metody wyceny aktywów i pasywów oraz sposób ustalania wyniku finansowego * sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych w tym: - zakładowy plan kont (konta syntetyczne) tzw. wykaz ksiąg księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń i operacji gospodarczych, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej (inaczej mówiąc konta analityczne); - wykaz ksiąg rachunkowych, a w przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera – wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych z określeniem ich struktury; - opis systemu przetwarzania danych, tzn. opis systemu informatycznego zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji (tutaj należy się powołać na instrukcję i opis programu); - system służący ochronie danych i ich zbiorów (w tym opis dowodów księgowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonywania zapisów); - rodzaje sprawozdań, jakie należy sporządzać (bilans, rachunek zysków i strat i informacja dodatkowa); jeżeli spełniamy warunki zawarte w art.50 ust.2 ustawy o rachunkowości to bilans możemy sporządzać w wersji uproszczonej; - miejsce prowadzenia ksiąg rachunkowych; jeżeli prowadzimy księgowość przy pomocy komputera należy podać nazwę programu; - sposób przechowywania i archiwizowania dokumentacji księgowej, sprawozdań; - sposób udostępnia osobom trzecim zbiorów komputerowych, dokumentów księgowych. Stosowany w jednostkach, takich jak stowarzyszenia i fundacje, zbiór kont księgi głównej według mnie powinien zapewniać: - uwzględnienie specyfiki działalności statutowej tych jednostek (ujęcie zapisów ______________________________________________________________________________ 2 - - przychodów i kosztów umożliwiających czytelnie rozgraniczenie ich w odniesieniu do danego sponsora), ujęcie danych liczbowych w przekroju umożliwiającym uzyskanie informacji niezbędnych do sporządzania sprawozdań finansowych w formie uproszczonej określonej przepisami rozporządzenia (bilans, rachunek wyników informacja dodatkowa), sporządzanie sprawozdań statystycznych (GUS), sporządzanie wymaganych przepisami podatkowymi deklaracji (zeznań podatkowych), ustalenie podstaw wymiaru innych zobowiązań publiczno prawnych. ______________________________________________________________________________ 3 „Zakładowa polityka rachunkowości” powinna zawierać m.in.: METODY WYCENY AKTYWÓW I PASYWÓW Opisując metody wyceny aktywów i pasywów powinniśmy się oprzeć na Rozdziale 4 Ustawy o rachunkowości W ZPF należy ująć wycenę następujących składników aktywów i pasywów : - środki trwałe - środki trwałe w budowie - wartości niematerialne i prawne - należności i zobowiązania - środki pieniężne w walutach obcych - rezerwy na zobowiązania - rozliczenia międzyokresowe kosztów - rozliczenia międzyokresowe przychodów WYKAZ KSIĘGI GŁÓWNEJ (KONTA SYNTETYCZNE) Zespół 0 aktywa trwałe 010 – ŚRODKI TRWAŁE 020 – WNIP 030 – DŁUGOTERMINOWE AKTYWA FINANSOWE 070 - UMORZENIE ŚR.TRWALYCH 078 – UMORZENIE WNIP 079 – ODPISY AKTUALIZUJĄCE DŁUGOTERMINOWE AKTYWA FINANSOWE 080 – ŚRODKI TRWAŁE W BUDOWIE 090 – ŚRODKI TRWAŁE WYDZIERŻAWIONE (konto pozabilansowe 091 – NISKOWARTOŚCIOWE ŚRODKI TRWALE (konto pozabilansowe Zespół 1 środki pieniężne, rachunki bankowe oraz inne krótkoterminowe aktywa finansowe 100 - KASA 101 – KASA WALUTOWA 131 – RACHUNKI BANKOWE 132 – RACHUNEK LOKAT BANKOWYCH 137 – KREDYTY BANKOWE 139 – ŚRODKI PIENIĘŻNE W DRODZE 140 – KRÓTKOTERMINOWE AKTYWA FINANSOWE Zespół 2 rozrachunki i roszczenia 201 – ROZRACHUNKI Z ODBIORCAMI/NALEŻNOŚCI 202 - ROZRACHUNKI Z DOSTAWCAMI/ ZOBOWIAZANIA 221 – VAT NALICZONY 222 – VAT NALEZNY 223 – ROZRACHUNKI Z US Z TYTUŁU VAT 225 – ROZRACHUNKI Z BUDŻETEM Z TYTUŁY PDOF 226 - ROZRACHUNKI Z BUDŻETEM Z TYTUŁY PDOP 229 – ROZRACHUNKI PUBLICZNOPRAWNE ______________________________________________________________________________ 4 231 – ROZRACHUNKI Z TYT.WYNAGRODZEŃ 234 – POZOSTAŁE RORACHUNKI Z PRACOWNIKAMI 240 - POZOSTAŁE ROZRACHUNKI 245 – ROSZCZENIA SPORNE 250 – ODPISY AKTUALIZUJĄCE ROZRACHUNKI 280 – NALEŻNOŚCI WARUNKOWE (konto pozabilansowe) 281 – ZOBOWIĄZANIA WARUNKOWE (konto pozabilansowe) 283 – WEKSLE OBCE GWARANCYJNE (konto pozabilansowe) Zespół 3 materiały i towary 310 – ZAPASY MATERIAŁOW 330 – ZAPASY TOWARÓW 340 – ODPISY AKTUALIZUJĄCE MATERIAŁY 343 – ODPISY AKTUALIZUJĄCE TOWARY Zespół 4 koszty wg. rodzajów 401 – ZUŻYCIE MATERIAŁÓW I ENERGII 402 – USŁUGI OBCE 403 – PODATKI I OPŁATY 404 – WYNAGRODZENIA 405 – ŚWIADCZENIA NA RZECZ PRACOWNIKÓW 406 – POZOSTAŁE KOSZTY 407 – AMORTYZACJA 490 – ROZLICZENIE KOSZTÓW Zespół 5 koszty wg. prowadzonej działalności 500 - 510 - KOSZTY DZIAŁALNOŚCI STATUTOWEJ 520 – 530 – KOSZTY DZIAŁ.STATUTOWEJ ODPŁATNEJ 540 – KOSZTY DZIAŁALNOŚCI GOSPODARCZEJ 570 – KOSZTY ADMINISTRACYJNE Zespół 6 produkty i rozliczenia międzyokresowe 640 – ROZLICZENIA MIĘDZYOKRESOWE CZYNNE 641 - ROZLICZENIA MIĘDZYOKRESOWE BIERNE Zespół 7 przychody i koszty związane z ich wytworzeniem 700 – PRZYCHODY DZIAŁALNOŚC STATUTOWA 710 – PRZYCHODY DZIAŁ.STATUTOWAJ ODPŁATNA 720 – PRZYCHODY DZIAŁANOŚĆ GOSPODARCZA 730 – SKŁADKI CZŁONKOWSKIE 735 – PRZYCHODY Z 1% 750 - PRZYCHODY FINANSOWE 751 – KOSZTY FINANSOWE 760 – POZOSTAŁE PRZYCHODY OPERACYJNE(ART.3 UST.1 PKT 32 USTAWY O RACHUNKOWOŚCI) 761 – POZOSTALE KOSZTY OPERACYJNE 770 – ZYSKI NADZWYCZAJNE 771 – STRATY NADZWYCZAJNE Zespół 8 fundusze, fundusze specjalne, rezerwy i wynik finansowy 800 – FUNDUSZ JEDNOSTKI ______________________________________________________________________________ 5 801 – FUNDUSZ REZERWOWY/ZASOBOWY 820 – ROZLICZENIE WYNIKU FINANSOWEGO 840 - REZERWY 845 – PRZYCHODY PRZYSZŁYCH OKRESÓW 860 – WYNIK FINANSOWY 870 – OBOWIĄZKOWE OBCIĄŻENIE WYNIKU FINANSOWEGO ______________________________________________________________________________ 6 ZASADY WYCENY I PROWADZENIA KONT KSIĄG POMOCNICZYCH ORAZ ICH POWIĄZANIA Z KONTAMI SYNTETYCZNYMI W tym rozdziale (części) zakładowej polityki finansowej należy opisać powiązania kont syntetycznych z kontami analitycznymi. 1. jeżeli do konta środki trwałe jest prowadzona analityka to należy ja opisać a także powiązać konta środków trwały z kontami odpisów umorzeniowych; opisujemy sposób amortyzacji a także kwoty graniczne do odpisów jednorazowych w koszty i do amortyzacji. (ustawa pdop art.16a); należy opisać kiedy dokonujemy odpisów aktualizacyjnych 2. z wartościami niematerialnymi i prawnymi (WNiP) postępujemy identycznie jak ze środkami trwałymi, przy czym pamiętamy o art. 16b ustawy pdop 3. w przypadku środków trwałych i WNiP zapisy na kontach 010 i 020 powinny odpowiadać zapisom w księgach inwentarzowych 4. w przypadku konta kasa (mogą być prowadzone takie dwa konta jeżeli mamy kasę walutową albo analityka do jednego) należy opisać sposób ewidencjonowania zapisów (raport kasowy), okres za jaki sporządza się raport a także kiedy przeprowadza się inwentaryzację 5. Do kont bankowych może być prowadzona analityka (konta bankowe mogą być prowadzone według programów lub sponsorów), inwentaryzacja na podstawie wyciągów bankowych tzn. stan konta na dany dzień powinien odpowiadać wyciągowi bankowemu. 6. Ewidencje szczegółowe do konta zobowiązań i należności może narzucać program księgowy, albo sami opracowujemy ją tak by ułatwić rozliczanie i uzgadnianie w/w kont. Np. należności możemy podzielić na odbiorców a zobowiązania przypisać do każdego dostawcy. Natomiast w przypadku rozrachunków z urzędem skarbowym z tytułu podatku od osób fizycznych proponuję prowadzić taką analitykę której będzie jednoznacznie wynikała nasza zobowiązanie, czyli saldo tego konta powinno odpowiadać kwocie na formularzu PIT. W identyczny sposób proponuje prowadzić analitykę do rozrachunków publicznoprawnych. 7. Ewidencja szczegółowa do konta 234 –„Pozostałe rozrachunki z pracownikami” powinna być prowadzona w podziale na każdego pracownika, który pobiera zaliczkę lub ją rozlicza. 8. Jeżeli prowadzimy magazyn materiałów to powinniśmy prowadzić analitykę uwzględniającą specyfikę danego magazynu. W przypadku gdy zakup materiałów odpisywany jest jednorazowo w koszty (w przypadku zakupów na działalność bieżącą) należy to napisać tym samym konto 310 będzie tzw. kontem martwym 9. Jeżeli prowadzimy magazyn towarów (konto 330) proponuje analitykę w podziale na konkretne towary. W takim wypadku będzie łatwiejsze ustalenie stanu magazynu w momencie inwentaryzacji, którą musimy przeprowadzić na koniec roku obrotowego. 10. Ewidencja szczegółowa kosztów rodzajowych na kontach zespołu „4” jest prowadzona w zbiorze spełniającym charakter księgi rachunkowej z podziałem na konta umożliwiające analizę finansową kosztów poniesionych ogółem w organizacji. Ewidencja szczegółowa kosztów według prowadzonej działalności prowadzona na kontach zespołu „5”w zbiorze spełniającym charakter księgi rachunkowej z podziałem na konta szczegółowe niezbędne do podejmowania decyzji gospodarczych i finansowych oraz do sporządzania sprawozdań finansowych. Rodzaje kont analitycznych są spójne z prowadzoną działalnością Stowarzyszenia . Koszty rodzajowe ewidencjonowane są analityczne wg pozycji wymaganych w rachunkach zysków i strat metoda porównawczą, przy czym suma sald kont analitycznych równa się saldu konta zespołu 5 – syntetycznemu. Ewidencja szczegółowa do kont zapasów towarów (konto typu 600) prowadzona może być analogiczne jak w przypadku kont zespołu 330. ______________________________________________________________________________ 7 11. Ewidencja szczegółowa do konta 700 - „Przychody z działalności statutowej” powinna być prowadzona w zbiorze spełniającym charakter księgi rachunkowej z podziałem na konta szczegółowe poszczególnych sponsorów od których Stowarzyszenie otrzymuje „grant”. 12. Ewidencja szczegółowa do konta 710 – „Przychody z dział. statutowej odpłatnej” powinna być prowadzona w zbiorze spełniającym charakter księgi rachunkowej z podziałem na konta szczegółowe poszczególnych form prowadzonej działalności. 13. Ewidencja szczegółowa do konta 720 – „Przychody z dział. gospodarczej”” powinna być prowadzona w zbiorze spełniającym charakter księgi rachunkowej z podziałem na konta szczegółowe rodzajów działalności gospodarczej 14. Ewidencja szczegółowa do konta 750 – „Przychody finansowe” powinna być prowadzona w zbiorze spełniającym charakter księgi rachunkowej z podziałem na konta szczegółowe umożliwiające określenie rodzaju przychodu 15. Ewidencja szczegółowa do konta 845 – „Przychody przyszłych okresów” powinna być prowadzona analogicznie jak dla kont zespołu 700. 16. W tej części ZPF należy także opisać co będzie podstawą zapisów w księgach rachunkowych. Postawą do tego jest art.20 ustawy rachunkowości. Jednocześnie przypominam, że każdy dowód źródłowy powinien posiadać opis z którego będzie wynikała zasadność dokonania zakupu. Musi być zatwierdzony merytorycznie, sprawdzony pod względem formalno-rachunkowym, o także powinien posiadać wskazanie sponsora, kategorii budżetowej. W przypadku Stowarzyszeń i Fundacji wskazane jest ustalenie w ZPF podziału kosztów na koszty statutowe i koszty administracyjne. 17. Ostatnią rzeczą jaka powinna znaleźć się w tej części ZPF jest sposób przeprowadzania inwentaryzacji. Tutaj należy się oprzeć na rozdz.3 ustawy o rachunkowości, gdzie w art.26 opisane są rodzaje inwentaryzacji. OPROGRAMOWANIE DOPUSZCZONE DO UŻYTKOWANIA Tutaj opisujemy program z którego korzystamy. Jakie on posiada funkcję . Opieramy się tutaj na instrukcji obsługi i możemy się na nią powołać. Musimy opisać w jaki sposób dane są chronione przed uszkodzeniem zbiorów a także jak program jest zabezpieczony przed dostępem osób niepowołanych. Jeżeli prowadzimy księgowość ręcznie to także opisujemy jak prowadzimy konta syntetyczne a jak konta analityczne (musimy tutaj spełniać warunki zapisane w art.71 i 72 ustawy o rachunkowości) WYKAZ PROWADZONYCH KSIĄG RACHUNKOWYCH. Tutaj wymieniamy rodzaje prowadzonych dzienników (art.14, 15 17, 18 ustawy o rachunkowości) np. 1. dziennik operacji 2. rejestr obrotów kasowych – raport kasowy 3. rejestr obrotu pieniężnego – rejestr bankowy 4. obroty i salda kont syntetycznych 5. obroty i salda kont analitycznych 6. konta aktywne w miesiącu 7. ewidencja analityczna WNiP 8. ewidencja analityczna środki trwałe (księgi inwentarzowe) 9. ewidencja analityczna WNiP i ewidencja analityczna WNiP – tabele amortyzacyjne 10. ewidencja ilościowa małowartościowych środków trwałych tzw. wyposażenie ______________________________________________________________________________ 8 W księgach rachunkowych każdej organizacji powinny być ujmowane koszty w podziale na : o koszty statutowe o koszty administracyjne Podział kosztów na w/w kategorie leży w gestii każdej organizacji. Jest to indywidualne spojrzenie zarządu – rady jak należy podzielić koszty aby odzwierciedlały specyfikę danej organizacji. Ogólnie można powiedzieć, że koszty statutowe dotyczą naszych świadczeń które realizujemy zgodnie ze statutem, natomiast koszty administracyjne to te które organizacja ponosi nawet gdy nie realizuje żadnych działań. Zapis dotyczący podziału na koszty statutowe i administracyjne powinien znajdować się w ZPR. W dobrze zarządzanej organizacji koszty statutowe stanowią minimum 60% kosztów ogólnych. Oznacza to, że na koszty administracyjne przeznaczamy tylko 40%. Oczywiście wszystko zależy od realizowanych przez nas projektów i zapisów w ZPR. Do kosztów administracyjnych można zaliczyć m.in: - czynsz, - energia, - materiały biurowe ogólnego dostępu nie związane z realizowanymi projektami, - wynagrodzenie dyrektora biura - wynagrodzenie księgowego - wynagrodzenie sekretarki - wynagrodzenie sprzątaczki - ubezpieczenie lokalu - ubezpieczenie sprzętu - amortyzacja - konserwacja lokalu - konserwacja sprzętu - opłaty sądowe. Wyodrębnienie tego rodzaju kont powinno wyglądać tak jak nakazuje nam rachunek wyników. W tym sprawozdaniu koszty administracyjne podzielono na: - amortyzacje - zużycie materiałów i energii - usługi obce - wynagrodzenia - ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia na rzecz pracowników - podatki i opłaty - pozostałe koszty. Z powyższego wynika, jedno, że plan kont powinniśmy być tak zaprojektować aby przy jego pomocy w szybki i prosty sposób móc sporządzić sprawozdanie (rachunek wyników) a także by zarząd w każdej chwili mógł otrzymać m.in. takie informacje jak wysokość poniesionych kosztów administracyjnych. Koszty statutowe ______________________________________________________________________________ 9 Koszty statutowe to koszty, które ponosi każda organizacja w ramach prowadzonej przez siebie działalności. Są one niezbędne do realizacji zadań statutowych. Muszą być one zgodne ze statutem danej organizacji. Bardzo ważny jest opis merytoryczny dokumentu, który powinien być wyczerpujący i wiążący nasz wydatek z działalnością naszej organizacji. Koszty działalności statutowej odpłatnej Jeżeli organizacja postanowiła prowadzić działalność statutową odpłatną zgodnie z ustawą o pożytku publicznym i wolontariacie, to musi w kontach księgowych wydzielić do tego odpowiednie konta kosztów. W tym miejscu należy pamiętać o tym, że jeżeli będziemy prowadzili kilka form takiej działalności to konta księgowe wyodrębniamy dla każdej z nich. Adekwatnie do kont kosztów wyodrębniamy konta przychodów z tej działalności. Ewidencja na kontach kosztowych Każdy wydatek powinien być zaewidencjonowany w księgach rachunkowych. Jednak nie każdy wydatek to koszt i o tym trzeba pamiętać. Kosztem na pewno nie będą m.in. takie wydatki jak: - wszelkiego rodzaju zaliczki - płatności dokonane na podstawie nieoryginalnych dokumentów (faktura przesłana faksem, xero faktury, itp.). - płatności dokonane na podstawie fvat proforma - koszty nie będące kosztami danego okresu sprawozdawczego Ewidencja kosztów w organizacjach może odbywać się na kontach zespołu „5” lub na kontach w zespole „4” i w zespole „5”. Ewidencja na kontach zespołu „5”. Jeżeli organizacja zdecyduje się na ewidencjonowanie kosztów tylko na kontach zespołu „5” czyli funkcjonalnego to musi pamiętać o tym że: - konta kosztów statutowych w analityce (ilość poziomów analityki uzależniona od możliwości programu księgowego) powinny odpowiadać budżetom projektów, które realizujemy - konta kosztów administracyjnych powinny być tak zaprojektowane aby można było z nich łatwo sporządzić rachunek wyników. Na koniec roku obrotowego salda z kont zespołu „5” należy przenieść na konto wynik finansowy. Ewidencja na kontach zespołu „4” i „5”. Ewidencja kosztów na tych dwóch zespołach może wydawać się bardziej skomplikowana, ale dzięki otrzymanym zapisom na tych kontach można m.in: - określić przy umiejętnej analityce ile kosztuje nas utrzymanie organizacji - ile kosztują nas poszczególne wydatki w podziale na o amortyzacje o zużycie materiałów i energii o usługi obce ______________________________________________________________________________ 10 o wynagrodzenia o ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia na rzecz pracowników o podatki i opłaty o pozostałe koszty. - rozliczyć każdego sponsora i każdy projekt - wykazać koszty statutowe i administracyjne Na co dzień koszty księgujemy na konta zespołu 4 w korelacji z kontem rozrachunkowym oraz na konta zespołu 5 w korelacji z kontem 490. Na koniec roku obrotowego salda z kont zespołu „5” należy przenieść na konto wynik finansowy. Koszty w prawie bilansowym i podatkowym czyli kiedy mamy koszty uzyskania przychodu Koszty w prawie bilansowym są wtedy gdy mamy doczynienie ze zmniejszeniem korzyści ekonomicznych czyli przychodów w okresie sprawozdawczym. Koszty w prawie podatkowym zwane są kosztami uzyskania przychodu. Są to koszty poniesione w celu osiągnięcia, zachowania lub zabezpieczenia przychodów. Oznacza to, że w 2011r zgodnie z ustawą o pdop koszt musi być poniesiony w celu osiągnięcia, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów. W innym przypadku nie będzie on stanowił kosztu uzyskania przychodu. Wszelkie koszty należy ująć w księgach rachunkowych zgodnie z zasadą memoriału. Reasumując aby dany wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodu musi spełniać razem dwa warunki : 1. został poniesiony w celu realizacji zadań statutowych, z których dochód podlega zwolnieniu z podatku 2. wydatek nie może znajdować się liście wykluczeń jaką stworzył ustawodawca (art.16 ustawy pdop) Od tego roku ustawa o podatku od osób prawnych doprecyzowała zasady przypisywania kosztów do określonego roku podatkowego. Koszty uzyskania przychodu bezpośrednio związane z przychodami danego roku podatkowego, poniesione zarazem w latach poprzedzających dany rok podatkowy jak i w roku podatkowym rozliczasz w tym roku podatkowym w którym osiągnięto odpowiadające im przychody. Prawo bilansowe mówi natomiast o zasadzie memoriału i współmierności kosztów do przychodów. Oznacza to, że przy sporządzaniu wyniku możemy mieć dwa różne wyniki (wynik podatkowy i wynik bilansowy). Rozliczanie międzyokresowe kosztów. Rozliczenia międzyokresowe kosztów dzielą się na czynne i bierne. Czynne obejmują równowartość poniesionych kosztów w bieżącym okresie sprawozdawczym a dotyczące przyszłych okresów (np. prenumerata, ubezpieczenie). Bierne rozliczenie międzyokresowe kosztów będą dotyczyły kosztów które już ponieśliśmy (zapłaciliśmy) na które nie otrzymaliśmy jeszcze potwierdzenia np. zapłata za wynajem sali za którą nie otrzymaliśmy jeszcze FVAT. W tym miejscu trzeba pamiętać, że wydatek nie jest równoznaczny z kosztem. Dla rozliczania międzyokresowego kosztów służą konta „640”. ______________________________________________________________________________