prowadzenie ewidencji w systemie

PROWADZENIE EWIDENCJI W SYSTEMIE
FINANSOWO-KSIĘGOWYCH FK
W ZUNIFIKOWANYM SYSTEMIE RACHUNKOWOŚCI
GOSPODARSTW ROLNICZYCH
Jerzy Rosiński
Produktem Zunifikowanego Systemu Rachunkowości
Gospodarstw Rolniczych są informacje służące do
oceny rolniczych gospodarstw.
Narzędziem do ich pozyskania mogą być:
 Program komputerowy PORR. Funkcjonuje na innej zasadzie niż dwustronne księgowe
zapisy. Został skonstruowany dla potrzeb ZSRGR, jest więc komputeryzacją wybitnie
ukierunkowaną do zastosowania w gospodarstwach rolniczych, na których nie ciąży
ustawowy obowiązek prowadzenia rachunkowości;
 Uniwersalne programy komputerowe FK do prowadzenia ksiąg rachunkowych. Chodzi
tutaj o ich wykorzystanie dla uzyskania tych informacji, które otrzymywano dotychczas
przy pomocy programu przeznaczonego tylko do obsługi gospodarstw rolniczych.
Jednym z pierwszych programów FK wykorzystywanych do zbierania, przetwarzania
i emitowania informacji w tym zakresie jest „Rolin 2000”. Obejmuje on więc plan kont
i komentarz do najczęściej występujących zdarzeń gospodarczych w rodzinnych
gospodarstwach rolniczych. Ponieważ jest zgodny z przepisami ustawy o rachunkowości,
narzuca to pewien sposób postępowania.
Wykorzystanie uniwersalnych programów do informacji o specyfice rolniczej – tym bardziej
po raz pierwszy wdrażanych – musi być trudne, nic więc dziwnego, że zwrócono uwagę na
jego niedostatki (Kiziukiwicz [2]) prawdziwe (wymuszane grupowanie kosztów stałych
i zmiennych, ustalanie marży brutto na zespołach kont „5”, korekty inwentury na koncie
kapitału własnego, określenie „zysk brutto”), ale i nieznajdujące uzasadnienia formalnego
i merytorycznego, do których należą:
1. Rzekomo błędna ewidencja w zespole „6” tego inwentarza żywego, który zgodnie
z decyzją ministra finansów stanowi środki trwałe.
Jak słusznie stwierdza Żyznowski [4, str. 21-22] jest to jeden z dwóch sposobów
ewidencji, bowiem przepisy mówią o wykazywaniu zwierząt stanowiących środki trwałe
w bilansie, natomiast nie ma obowiązku prowadzenia wydzielonej ewidencji.
2. Rozliczenia między kontami zespołu „5” i „6”.
Są one prawidłowe z księgowego punktu widzenia.
3. Księgowanie pobranej przez właściciela gotówki i produktów na koncie kapitału.
Nie tylko jest prawidłowe, ale stanowi jedyne rozwiązanie, gdyż inaczej – przy braku
konta 580 – wchodziłoby w rachubę raczej sztuczne księgowanie: Wn „6”
Ma 861 przy Wn 861 i Ma 71..
Przytaczam tę krytykę jako dowód, że wprowadzenie nowego sposobu ewidencji:
1
jest natychmiast zauważane przez autorytety naukowe. Z tego należy się
cieszyć, bo stanowi potwierdzenie, że jest to doniosłe wydarzenie;
że i moje opracowanie nie pozostanie niezauważone. Mobilizowało to mnie
do maksimum staranności, ale konstruktywne opinie krytyczne przyjmę
z zainteresowaniem, tym bardziej, że „prawdziwa cnota krytyk się nie boi”.
-
Moje rozważania nie obejmują tych rozwiązań szczegółowych, które albo są ogólnie znane
i szeroko opisane w licznej literaturze z rachunkowości [1] i [3]. Nie znajdą się w nich
także pojęcia i terminy figurujące w instrukcjach prowadzenia ewidencji gospodarstw
rolniczych, no i oczywiście muszę założyć pełną znajomość tematu odbiorców i
interlokutorów (nie mówiąc już o oponentach). Zdaję sobie sprawę, że tam, gdzie
rozwiązań jest wiele, musi dojść do dyskusji i sporów, ale jeśli założonym celem jest
znalezienie optymalnego programu, to konieczne jest wspólne „odrobienie
wypracowania”.
Skoncentruję się na podstawowych problemach do rozstrzygnięcia koncepcyjnego:
1. Ewidencja analityczna środków trwałych, obliczanie amortyzacji i jej kwalifikacja
na miejsca powstawania kosztów.
Środki trwałe winny być ewidencjonowane w odrębnym programie komputerowym
i tam też byłaby liczona amortyzacja. Funkcję tę można wykonać w Excelu,
Accessie, a najlepiej w jednym z licznych programów komputerowych pn.
„Środki trwałe, amortyzacja”. Skomasowane dane zbiorcze wg grup środków
trwałych,
amortyzacja
i MPK winny być transmitowane do systemu FK.
2.
Ewidencja produktów.
Należy jej dokonywać w odrębnym programie komputerowych pn. „Materiałówka” lub
„Wyroby gotowe”, a następnie zbiorczo odnosić w ramach transmisji danych
na właściwe konta produktów i kosztów.
Innym, ale bardzo mało efektywnym rozwiązaniem jest ewidencja zbiorcza na kontach
601 i analityczna produktów na kontach obrotów wewnętrznych
z zastosowaniem obustronnych zapisów. W środowisku księgowych
spotkałoby się to z negatywną oceną, gdyż w każdych systemach
komputerowych zbiory te są wydzielone od FK.
Na obroty produktów składają się:
- sprzedaż gotówkowa
- sprzedaż memoriałowa (na 31.12.)
- sprzedaż barterowa
- przekazanie do własnej, innej produkcji
- przekazanie na potrzeby osobiste
- przekazanie darowizny
- przekazanie do inwestycji
Ustalenie wartości produkcji to suma w/w kierunków obrotu powiększona o zapasy na
31.12.
Ewidencja mogłaby być prowadzona w sposób wskazany w załączonej tabeli nr 1
poprzez zaprogramowanie w Excelu lub we wcześniej wskazanych
specjalistycznych programach.
Tabela nr 1 wskazuje nie tyle na złożoność obrotu, ile na potrzebę rozpracowania
rzetelnego i przekonywującego udokumentowania oraz na pracochłonność.
2
3. Dla zachowania poprawnego rachunku kosztów darowizna rzeczowa i
usługowa obciąża koszty właściwej działalności, a drugostronnie następuje
uznanie wyniku finansowego.
4. Przekazanie produktów i pobranie gotówki na cele osobiste zmniejsza
drugostronnie fundusz kapitału.
5. Produkcja w toku na 31.12. może zostać odniesiona na konto produktów lub
też pozostać jako saldo na koncie kosztów właściwej działalności.
6. Konta analityczne kasy i rachunku bankowego dostosowane zostały dla
potrzeb sporządzenia sprawozdania z przepływów pieniężnych metodą
bezpośrednią
z podziałem na wyodrębnione działalności. W przeciwieństwie do wskazań
ustawy
o rachunkowości sporządzane są nie metodą pośrednią, lecz metodą
bezpośrednią, która w tym przypadku jest godna polecenia do stosowania.
Rozrachunki prowadzone są metodą portfelową: winien być równoległy zapis na
fakturach i rachunkach zobowiązań i należności, przez co faktury z brakiem
adnotacji odnośnie wpływu należności lub wypłaty za zobowiązanie stanowią
salda
należności
i zobowiązań. Ułatwia to w znacznym stopniu rozeznanie w stanie rozrachunków
w układzie syntetycznym (np. odbiorcy, dostawcy) oraz analitycznym (konkretni
kontrahenci).
Księgowania na kontach zespołu 2:
BO: sumą zbiorczą
W trakcie roku:
Rozliczenia pieniężne korespondujące z BO rozrachunków;
Rozliczenia pieniężne: zaliczki i ich rozliczenie;
Rozliczenia pieniężne: z tytułu kredytów i pożyczek.
Na 31 grudnia:
Salda rozrachunków z tytułu dostaw, podatków, wynagrodzeń i pozostałych:
sumą zbiorczą wg tych grup. Analitykę stanowią faktury i rachunki;
Rozliczenia barterowe: z okresu całego roku: sumą zbiorczą na podstawie pliku
dokumentów (faktur i umów). W zasadzie nie powinny zawierać salda. (vide też
tabela nr 1).
Do kosztów ogólnoprodukcyjnych i ogólnoadministracyjnych włączono konto
amortyzacji, która może wystąpić także w razie potrzeby lub uznania na kontach
711
i 715. Amortyzacja księgowana jest w korespondencji z kontem funduszu
gospodarstwa. Odniesienie jej na odpowiednie miejsce powstawania kosztów
uzależnione jest od przyjętej konwencji, tutaj stworzono możliwość
księgowania.Do
kont
analitycznych
kosztów
ogólnoprodukcyjnych i
ogólnoadministracyjnych włączono także nieodpłatnie otrzymane usługi i dary
dla właściwej wyceny kosztów produkcji, w tej fazie jest to poprawne, jednak
drugostronnie odniesienie ich na konto wyniku finansowego sprawia, że chociaż
obciąża działalność operacyjną, jest to zapis faktycznie neutralny dla wyniku
bilansowego.
3
Uważam za niesłuszne wliczanie do kosztów wypłat, które faktycznie nie miały
miejsca. Dotyczy to rolnika i jego rodziny. Zarobki te winny się mieścić w marży na
działalności. W istniejącej postaci byłoby to działanie sztuczne, tym bardziej, że
przecież drugostronnie trzeba to gdzieś odnieść. W tym przypadku przeznaczyłem do
tego celu konto funduszu wyniku finansowego jako najbardziej odpowiadające
merytorycznie zapisowi. Stworzyłem tutaj możliwość kontynuacji przyjętego wcześniej
rozwiązania wg wyboru alternatywnego.Wynik finansowy: układ kont analitycznych
pozwala na wskazanie marży na poszczególnych działalnościach. Fundusz kapitału
(gospodarstwa).Analityka jest następująca: BOPrzeniesienie wyniku rocznego z konta
861Działalność osobista: wpłaty i wypłaty Przeszacowanie środków trwałych
Amortyzacja dotycząca kont 551 i 71.Zużycie produktów na cele osobiste
Konkluzje ogólne
Czy z niniejszego opracowania można uzyskać odpowiedź na pytanie, czy ewidencja przy
pomocy systemu FK jest efektywniejsza? Czy warto ją zastosować? Jakie byłyby koszty?
Jakie prawdopodobieństwo sukcesu? Czy system może się zawalić? Czy opracowanie nie
nasunęło wątpliwości co do wiarygodności dotychczasowych informacji, podstawy prowadzenia zapisów, rozliczania kosztów?
Opracowanie to traktuję jako pewien przyczynek – mam nadzieję, że znaczący – do dyskusji.
Główne tezy:
1. Niemożliwe jest przejęcie przez system FK analitycznych zapisów na kontach wg
dziedzin tematycznych prowadzonych przy pomocy innych pomocniczych urządzeń:
Środków trwałych i Produktów.
2. Program FK emituje dane w układzie obrotów i sald miesięcznym i narastającym, istnieje
jednak możliwość wykonania modyfikacji i wydruku w układzie kwartalnym. Moim
zdaniem układ kwartalny jest zbędny, gdyż każdego użytkownika interesują wyniki
miesięczne oraz narastające, inne układy posiadają minimalną wartość użytkową.
3. Ewidencja FK stanowi inny rodzaj narzędzia od dotychczasowych, jest tylko środkiem, a
nie celem.
4. Nie istnieje żadne złożone narzędzie, które nie stwarzałoby problemów, nie ma dla
rachunkowości i komputeryzacji żadnych cudownych recept. Każde inne traktowanie
systemu byłoby bardzo nieroztropne, o czym przekonał się już nie tak dawno mister
Nielot.
5. Poprzez drugostronność zapisów zwiększa się prawdopodobieństwo uzyskania
realniejszych informacji.
6. Z istoty systemu komputerowego wynika niemożliwość bezśladowego usunięcia
uprzednio zaksięgowanych danych.
7. Dobrze byłoby, aby system FK spowodował wzrost wymagań związanych z treścią
dokumentów oraz poprawnością ich sporządzania:
 treść dokumentów zgodna z rzeczywistością, kompletna, bez błędów
rachunkowych
 opatrzenie symboliką i ewentualnie numerem
 spełnienie wymogów formalnych
4
 wystawienie czytelne i trwałe
 odpowiednia procedura odnośnie prostowań i błędów
8. System FK przyczynić się winien do wzrostu uświadomienia przez rolników znaczenia
rozliczeń formalno-rachunkowych wobec fiskusa. Jest to istotne wobec
zapowiadanych zmian w systemach podatkowych i kontaktów z urzędami
skarbowymi.
9.
System FK spowoduje większe zainteresowanie rolników wstępnymi i wynikowymi
kalkulacjami rolniczymi.
10.
Zachodzi uzasadnione pytanie, czy nadążamy za postępem światowym preferując
rozliczanie wyników działalności bardzo ogólnie i metodą kosztów pełnych.
Żyznowski w swoim cennym opracowaniu [4] wspomina o rozliczaniu kosztów
jednostkowych każdego produktu. Być może czyni to zbyt akademicko. Ze swej
strony proponuję, ażeby maksymalnie „odchudzić” koszty pośrednie poprzez
pierwotną właściwą kwalifikację zdarzeń gospodarczych np. amortyzację, energię
elektryczną, zużycie paliw, robociznę obcą i podatki dzielić pomiędzy poszczególne
rodzaje działalności od razu przy kwalifikacji dowodu, np. na podstawie
procentowego udziału. Ma to swoje merytoryczne uzasadnienie i de facto w swoich
nieformalnych kalkulacjach rolnicy czynią to już od dawna. Warto też wziąć pod
uwagę eksponowaną w SGGW maksymę Galileusza: „Mierzyć to, co mierzalne,
a niemierzalne czynić mierzalnym”.
11. Konieczne byłoby określenie w nowej sytuacji kompetencji ODR.
Bibliografia:
1. Ibron Anna, Pyl Jan, Rachunkowość przedsiębiorstw i instytucji rolniczych, Hortpress
1999.
2. Kiziukiewicz Teresa, Kształtowanie modelu rachunkowości rolnej w Polsce [w:]
Rachunkowość rolna w teorii i praktyce, Akademia Rolnicza w Szczecinie, Materiały na
konferencję naukową, Szczecin listopad 1999.
3. Pałka Marian, Zakładowy plan kont z komentarzem – wyd. V, Ekspert 1999.
4. Żyznowski Telesfor, Rachunkowość jednostek zajmujących się produkcją roślinną
i zwierzęcą, Dodatek do nr 13/98 „Prawa Przedsiębiorcy”.
5
WYKAZ STANÓW I OBROTÓW PRODUKTÓW
Sprzedaż
Tabela nr 1
Razem
prod.
Kod
do
6+7+8
ZSRG
gotów- barter pozost. prod.
do
na
dar
+
R
Różnic
kowa
(należn własne inwes- potrz.
Symbol Data
+9+10
.)
j
tycji
osob.
+
a
ro
+11+1
Z
BZś
2+
BO
w
+13+1
12-5
5
1
2
3
4
5
6
7
8
9 10
11
12
13
14
15
16
........................... ............ ........... ............ ............ ............ ........... ............. ..... ..... ............ ............ ............ ............ ............ ............
+
+
+
+
+
+
+
+ +
+
+
+
+





 



Nazwa
produktu
Dokument
BO
Przekazanie
BZ
na
31.12
Objaśnienia:
+ ręczne wprowadzanie danych i automatyczne podsumowanie w pionie

automatyczne podsumowanie w poziomie i pionie
 transmisja sumami zbiorczymi do FK z treścią „Transmisja z Excela”
Po zakończeniu wprowadzania danych dotyczących poszczególnych produktów winna nastąpić transmisja danych z programu Excel lub Access do programu FK grup produktów sumami
zbiorczymi na n/w konta:
rubr. 5: Nie podlega transmisji do FK, gdyż tam BO jest wprowadzony dla wszystkich kont. Tutaj służy tylko do wyliczenia kol. 15;
rubr. 6: Wn 101-01-001 01; Ma 601-00-00000, 602, 603, 604, 605, 606 i 607;
rubr. 7: Nie podlega transmisji do FK, gdyż tam księgowanie odbywa się na podstawie faktur dostawcy i odbiorcy po dwustronnym podpisaniu
porozumienia
barterowego: Wn 551 lub 71; Ma 299-02-00000 oraz Wn 299-01-00000 i Ma 60 (1 do 7);
rubr. 8: Wn 200-03-00000; Ma 60 (1 do 7);
rubr. 9: Wn 790-97-00000 i Ma 711-97-00000 oraz Wn 712-97-00000 i Ma 790-97-00000;
rubr. 10: Wn 790-96-00000 i Ma 712-96-00000 oraz Wn 711-96-00000 i Ma 790-96-00000;
rubr. 11: Wn 790-95-00000; Ma 717-95-00000 oraz Wn. 083-xx-xxxxx i Ma 790-95-00000;
rubr. 12: Produkcja roślinna: Wn 790-94-00000 i Ma 711-94-00000 oraz 801-94-00000 i 790-94-00000;
Produkcja zwierzęca: Wn 790-94-00000 i dla 712-94-00000 oraz 801-94-00000 i 790-94-00000;
rubr. 13: Produkcja roślinna: Wn 790-93-00000 i Ma 711-93-00000 oraz 801-93-00000 i 790-93-00000;
Produkcja zwierzęca: Wn 790-93-00000 i Ma 712-93-00000 oraz 801-93-00000 i 790-93-00000;
rubr. 14: Nie podlega transmisji do FK, gdyż transmitowana jest różnica BZ-BO z rubr. 15;
rubr. 15: Produkcja roślinna: Wn 601 (do 4)-00-00000 Ma 711-98-00000;
6
Produkcja
zwierzęca:
Wn
605
(lub
7
606)-00-00000
Ma
712-98-00000.
Tabela nr 2
POWIĄZANIA FUNKCJONALNE KONT KOSZTÓW I SPRZEDAŻY ORAZ PRZENIESIENIE ICH
NA WYNIK FINANSOWY LUB NA FUNDUSZ GOSPODARSTWA
Koszty
Nr konta
Nazwa
551-00-00000Koszty ogólnoprod. i ogólnoadm.
711-00-00000Koszty bezpośrednie prod. roślinnej
Konto wynikowe
861-04-00000
861-01-00001
715-00-00000Koszty bezpośrednie prod. zwierz.
861-02-00001
717-00-00000Koszty wytworzenia pozaroln. prod.
718-00-00000Koszty pozostałej działaln. pozaroln.
741-00-00000Koszty dot. sprzedaży materiałów
751-00-00000Koszty działalności finansowej
761-00-00000Koszty sprzed. skł. majątku trwał.
763-00-00000Pozostałe koszty pozaoperacyjne
771-00-00000Wydatki dot. działaln. osobistej
861-03-00001
861-03-00001
861-05-00001
861-06-00001
861-07-00001
861-08-00001
801-03-00000
Przychody
Nr konta
Nazwa
Konto wynikowe
701-00-00000Sprzedaż produktów roślinnych
861-01-00002
702-00-00000Sprzedaż nasion
861-01-00002
703-00-00000Sprzedaż roślinna pozostała
861-01-00002
704-00-00000Sprzedaż grzybów
861-01-00002
705-00-00000Sprzedaż zwierząt
861-02-00002
706-00-00000Sprzedaż prod. pochodz. zwierz.
861-02-00002
707-00-00000Sprzedaż prod. pochodz. nieroln.
861-03-00002
708-00-00000Sprzedaż pozostałej dział. nieroln.
861-03-00002
740-00-00000Sprzedaż materiałów
861-05-00002
750-00-00000Przychody z działalności finans.
861-06-00002
760-00-00000Przych. ze sprzed. skł. majątku trw
861-07-00002
762-00-00000Pozost. sprzedaż pozaoperacyjna
861-08-00002
770-00-00000Działalność osobista – wpłaty
801-03-00000
8
9