Racibórz, dnia 09.10.2007r. TK.0913-18-1/07 Sz. P. Andrzej Brzenczka Dyrektor Centrum Kształcenia Ustawicznego w Raciborzu WYSTĄPIENIE POKONTROLNE W okresie od 31.08.2007r. do 07.09.2007r. w Centrum Kształcenia Ustawicznego w Raciborzu została przeprowadzona problemowa kontrola finansowa w zakresie wydatków budżetowych jednostki, poniesionych w 2006r., sklasyfikowanych w: § 4110 „Składki na ubezpieczenia społeczne, § 4120 „Składki na fundusz pracy, § 4170 „Wynagrodzenia bezosobowe”, § 4210 „Zakup materiałów i wyposażenia”, § 4240 „Zakup pomocy naukowych ,dydaktycznych i książek”, § 4260 „Zakup energii”, § 4270 „Zakup usług remontowych”, § 4300 „Zakup usług pozostałych”. Kontrolę przeprowadził – Inspektor Referatu Kontroli i Audytu Wewnętrznego Starostwa Powiatowego w Raciborzu, na podstawie upoważnienia Starosty Raciborskiego nr 169/07 z dn. 30.08.2007r. Ustalenia kontroli zawarte zostały w protokole, który podpisano w dniu 14.09.2007r., pozostawiając jeden egzemplarz w kontrolowanej jednostce. Do protokołu kontroli zastrzeżeń nie wniesiono. Poniżej przedstawiam wykaz stwierdzonych nieprawidłowości i uchybień ze wskazaniem naruszonych przepisów, wskazaniem osób odpowiedzialnych za ich powstanie oraz wnioski zmierzające do ich usunięcia, stosownie do § 13 pkt 4 Regulaminu organizacji i trybu przeprowadzania kontroli wewnętrznej Starostwa Powiatowego Raciborzu wprowadzonego Zarządzeniem Wewnętrznym Nr 26/07 Starosty Raciborskiego z dnia 07.05.2007r. 1 1. W zakresie wydatków dotyczących wynagrodzeń bezosobowych. Na umowach zlecenia powodujących powstanie zobowiązań po stronie jednostki, brak jest podpisu głównego księgowego na dowód wykonania kontroli wstępnej. Podpis głównego księgowego na dowodach dokumentujących powstanie zobowiązań finansowych świadczy o dokonaniu kontroli wstępnej, czym naruszony został zapis art. 45 ust.3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249 poz. 2104 z późn. zm.) – strona 6 protokołu kontroli. Na rachunkach do umów zlecenia brak jest numeru dowodu księgowego, czym naruszono art. 21 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. 2002r., Nr 76, poz. 694 z późn. zm.) – strona 6 protokołu kontroli. Osoba odpowiedzialna: p. (..) – Główny Księgowy. Jeden przypadek braku podpisu osoby odbierającej gotówkę w kasie, kwoty 386,00 zł (rachunek do umowy zlecenia nr 1151/14/2006), czym naruszono postanowienia Zasad polityki rachunkowości w CKU - Rozdział II pkt 5 - strona 6 protokołu kontroli. Osoba odpowiedzialna: p.(..)- Starszy Referent, z tytułu nadzoru (..) –Główny Księgowy. 2. W zakresie Zasad (polityki) rachunkowości. Zaniechano wprowadzenia w Zarządzeniu wewnętrznym Dyrektora Nr 021/15/2006 z dnia 24.10.2006r. przywołania wszystkich podstaw prawnych w oparciu, o które została opracowana Polityka rachunkowości, strona 11-12 protokołu kontroli. W Zakładowym Planie Kont jednostka nie ustaliła: powiązania kont księgi głównej z kontami ksiąg pomocniczych, czym naruszyła przepis art. 10 pkt 3 litera a) ustawy o rachunkowości, ewidencji szczegółowej do kont 998 - "Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego", 999 - "Zaangażowanie wydatków budżetowych przyszłych lat" prowadzonych według podziałek klasyfikacyjnych planu finansowego, z wyodrębnieniem planu niewygasających wydatków, czym naruszyła zasady funkcjonowania kont, wyrażoną w załączniku nr 2 obowiązującego wówczas rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 153, poz. 1752 z późn. zm.), a od dnia 01 listopada 2006r. rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020) - strona 13 protokołu kontroli. Zaniechano ustalenia sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym: opisu systemu przetwarzania danych, wykorzystywanego systemu informatycznego zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, czym naruszono zapis art.10 ust. 1 pkt 3c ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (Dz. U. 2002r., Nr 76, poz. 694 z późn. zm.) – strona 12 protokołu kontroli. Osobą odpowiedzialną jest p. Andrzej Brzenczka – Dyrektor. 2 3. W zakresie kontroli finansowej. Zaniechano ustalenia sposobów kontroli finansowej procesów związanych z gromadzeniem środków publicznych, zaciąganiem zobowiązań finansowych, udzielaniem zamówień publicznych, pobieraniem oraz zwrotem środków publicznych. Działaniem tym naruszono przepisy art. 28a, w związku z art. 35a poprzedniej ustawy z dnia 26 listopada 1998r. o finansach publicznych (Dz. U. 2003r., Nr 15 poz.148 z późn. zm.), a obecnie art. 47 ustawy z dnia 30 czerwca 2005r. o finansach (Dz. U. Nr 249 poz. 2104 z póź. zm.). Zgodnie z przepisami cytowanych ustaw kierownik jednostki sektora finansów publicznych jest zobowiązany zapewnić odpowiedni system wewnętrznej kontroli finansowej biorąc pod uwagę „Standardy kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych”, ogłoszonymi w Komunikacie Nr 1 Ministra Finansów z dnia 30.01.2003r. (Dz. Urz. Min. Fin. z 2003r. Nr 3, poz.13) dla poprzedniej ustawy o finansach publicznych oraz w Komunikacie Nr 13 Ministra Finansów z dnia 30 czerwca 2006r. (Dz. Urz. Min. Fin. Nr 7, poz. 58) – strona 12 protokołu kontroli. Osobą odpowiedzialną jest p. Andrzej Brzenczka – Dyrektor. 4. Jeden przypadek nieprawidłowego zakwalifikowania wydatku zrealizowanego z § 4270 - zakup usług remontowych dotyczącego usunięcia śniegu z dachu CKU (faktura nr 2/2006 z dnia 09.02.2006r. na kwotę 4.629,77zł.), czym naruszono przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 września 2004r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 209, poz. 2132 z późn. zm.) - § 427 obejmuje bowiem wyłącznie wydatki związane z zakupem usług remontowych. Strona 9-10 protokołu kontroli. Osoba odpowiedzialna: p. (…) - Główny Księgowy. 5. W 10 przypadkach na 75 badanych dowodów księgowych zaniechano wskazania sposobu ujęcia dowodów w księgach rachunkowych tj. działu i rozdziału (dekretacji), co stanowi naruszenie przepisu art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. 2002 r., Nr 76, poz.694 z późn. zm.) – strona 10-11 protokołu kontroli. Osoba odpowiedzialna: p. (…) – Główny Księgowy Przedstawiając powyższe ustalenia proszę o podjęcie skutecznych działań zmierzających do usunięcia ujawnionych nieprawidłowości poprzez realizację następujących zaleceń pokontrolnych: 1. Przedkładanie do podpisu głównemu księgowemu umowy zlecenia powodujące powstanie zobowiązań finansowych na dowód wykonania kontroli wstępnej, mając na uwadze przepisy art. 47 ustawy o finansach publicznych. 2. Zobowiązanie Głównego Księgowego do wyeliminowania uchybień w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych poprzez nadawanie dowodom księgowym wszystkich cech wymaganych przepisami art. 21 ustawy o rachunkowości. 3 3. Spowodowanie potwierdzenia odbioru gotówki w kwocie 386,00zł. przez osobę wystawiającą rachunek do umowy zlecenia nr 1151/14/2006. Przestrzeganie zapisów rozdziału II Gospodarka pieniężna – Zasad (polityki) rachunkowości. Wzmocnić nadzór nad osobą wykonującą funkcję kasjera w zakresie wykonywania obowiązków służbowych, mając na uwadze przepisy art. 47 ustawy z dnia 30 czerwca 2005r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 z późn. zm.). 4. Dostosowanie przepisów wewnętrznych dotyczących zasad (polityki) . 5. Uaktualnienie zakładowego planu kont, stosownie do wymogów rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych oraz przepisów art. 10 ust. 1 ustawy o rachunkowości. 6. Uzupełnienie dokumentacji opisującej przyjętą politykę rachunkowości, stosownie do postanowień art.10 ust. 1 ustawy o rachunkowości. 7. Ustalenie w formie pisemnej procedury kontroli finansowej zgodnie z przepisami prawa i standardami kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych. 8. Klasyfikowanie wydatków jednostki zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych. Ujawnione nieprawidłowości są wynikiem nieprzestrzegania obowiązujących przepisów prawa, spowodowanego m. in. niedostateczną ich znajomością. Stosownie do treści § 13 ust. 6 cytowanego wyżej Regulaminu, kierownik jednostki kontrolowanej, w terminie 30 dni od dnia otrzymania wystąpienia pokontrolnego, informuje na piśmie Starostę o sposobie wykonania wniosków i zaleceń albo o przyczynach ich niewykonania. Otrzymują: 1. adresat 2. a/a 4 5