Outsourcing funkcji personalnych

Outsourcing funkcji personalnych –
zagrozenie czy szansa dla organizacji?
Outsourcing wkracza na coraz to nowe dziedziny. Przyzwyczailiśmy się do tego, że na zewnątrz
oddawane są takie procesy biznesowe jak księgowość, IT a nawet sprzedaż. Wdawało się jednak, że
główne procesy zarządzania zasobami ludzkimi są pod tym względem nie do ruszenia. Oczywiście
pewne działania szkoleniowe i wdrożeniowe były i są często realizowane przez dostawców
zewnętrznych jednak trudno w tym przypadku mówić o pełnym outsourcingu całego procesu. Ludzie
to strategiczny zasób praktycznie każdej organizacji i dominuje przekonanie, że nie wolno pozbywać
się decydującego wpływu na ten aspekt rzeczywistości organizacyjnej.
Taki stan rzeczy ulega jednak zmianie. Po pierwsze rozwój narzędzi IT powoduje, że wiele rozwiązań z
obszaru HRM może być organizowanych i zarządzanych zdalnie. Możemy mieć dostęp nie tylko do
danych naszych pracowników czy informacji dotyczących przebiegu ich pracy, lecz właściwie z
dowolnego miejsca uruchamiać proces rekrutacji, dokonywać oceny kompetencji czy monitorować
wskaźniki efektywności. Nawet szkolenia mogą być realizowane bez bezpośredniego kontaktu między
szkolącym a uczestnikiem. Po drugie profesjonalne zasoby wiedzy i narzędzi HRM stały się na tyle
dostępne, że często niepotrzebny nam jest pośrednik w postaci dodatkowego pracownika HR. Dzięki
zdalnym narzędziom przedstawiciele kadry menedżerskiej sami mogą równie skutecznie jak
specjaliści HR realizować wiele przedsięwzięć. Jeśli na przykład chcę zaplanować szkolenia swoich
pracowników to z łatwością mogę dokonać oceny ich kompetencji i znaleźć takich dostawców, jakich
tylko sobie wymyślę. Po trzecie wreszcie względem specjalistów HR zaczynamy mieć nieco sprzeczne
oczekiwania: chcemy, aby byli ekspertami w różnych dziedzinach ZZL a jednocześnie świetnie
rozumieli sam biznes. Wiele organizacji z tego właśnie powodu buduje sieć HR Business Partnerów.
Tyle tylko, że jest to szalenie trudne: znać się np. zarówno na ubezpieczeniach jak i na konstrukcji
testów kompetencyjnych, czy badaniu satysfakcji pracowników to olbrzymie wyzwanie dla każdego.
W praktyce oznacza to, że i tak od czasu do czasu musimy angażować zewnętrznych ekspertów do
konkretnych przedsięwzięć. A co jeśli znajdziemy rozwiązanie łączące te trzy wątki: świetną platformą
IT, doskonałe narzędzia i opracowania oraz dostęp do grupy wysokiej klasy ekspertów ZZL, których
jednak nie musimy zatrudniać?
Ryc. Elementy składowe kompleksowego outsourcingu procesów HR
Kontent
Platforma
IT
Konsultant
ZZL
HRM
Okazuje się, ze tego typu rozwiązania już zaczęły się pojawiać i powoli zyskują coraz większą
popularność. Na razie tak się dzieje głównie w USA i kilku innych krajach jednak nie ma wątpliwości,
że także w Polsce spotkamy się z takimi możliwościami. W USA z różnych form outsourcingu funkcji
personalnych korzysta – w zależności od stanu – od 5 do prawie 20% firm, szczególnie tych, które w
Polsce zaliczylibyśmy do grona MŚP. Kompleksowy outsourcing funkcji personalnych oznacza, że
oddajemy specjalistycznej firmie opiekę nad takimi procesami jak: opisy i wartościowanie stanowisk,
rekrutację, szkolenia i rozwój, oceny, ścieżki karier, badanie satysfakcji i podobnych aspektów,
monitoring efektywności etc.
Ryc. Podstawowe funkcje HR poddawane outsourcingowi
Rekrutacja
Oceny
(pracownicy &
organizacja)
Szkolenia &
rozwój
Dane dotyczace
pracowników i
organizacji
System
płacowo motywacyjny
Zarządzanie
efektywnością
Zarządzanie
wiedzą
Okazuje się, że odpowiednio przygotowana platforma IT, sprawdzone opracowania i narzędzia HRM
wraz ze wsparciem dedykowanych konsultantów umożliwiają prowadzenie wszystkich wymienionych
wcześniej procesów na poziomie właściwie nieosiągalnym dla większości mniejszych i średnich firm.
Zastanówmy się krótko, jakie korzyści możemy mieć z tego typu usługi
 Możliwość wykorzystania najlepszych narzędzi i rozwiązań do zarządzania ZZL
 Natychmiastowy dostęp do dowolnych funkcjonalności
 Brak konieczności zakupu drogich systemów IT – to usługodawca powinien mieć takie
narzędzie
 Współpraca z najlepszymi dostępnymi na rynku ekspertami HR
 Brak konieczności zatrudniania i rozwoju własnych specjalistów HR
 Wsparcie w dostosowaniu działań ZZL do strategii organizacji
 Bieżący monitoring wszystkich procesów ZZL - pełen dostęp do informacji nt. pracowników
24/7




Usystematyzowanie wiedzy na temat struktury firmy, ludzi i ich potencjału, kosztów
Dostęp do dodatkowych opracowań edukacyjnych
Optymalizacja kosztów ZZL – minimalizacja zakupów dodatkowych usług specjalistycznych
Możliwość koncentracji na rozwoju firmy w pozostałych obszarach – oszczędność czasu,
energii i działań członków zarządu i menedżerów, którzy dotychczas musieli poświęcać swój
czas na w/w działania
Oczywiście pełen outsourcing funkcji personalnych niesie za sobą pewne ryzyka:
 Uzależnienie od jednego dostawcy / partnera z obszarze ZZL
 Proceduralizacja procesów ZZL – często trudna w odniesieniu do luźno zorganizowanych, np.
rodzinnych organizacji
 Stałe koszty – najczęściej umowy outsourcingu dotycząc okresów nie krótszych niż 12
miesięcy
 Brak dostatecznego dopasowania oferowanych rozwiązań do organizacji
 Brak wykształcenia własnych specjalistów HR
 Trudność w realizacji niestandardowych, nowatorskich przedsięwzięć HR
 Duża odpowiedzialność po stronie zewnętrznej firmy i konsultanta
To są ryzyka a nie konieczne wady omawianego rozwiązania. Wszystko jak zwykle zależy od zdrowego
rozsądku. Najpierw warto się zastanowić czy to rozwiązanie ma szanse sprawdzić się w odniesieniu
do własnej organizacji. Jeśli tak to należy poszukać dostawcy takich rozwiązań, które najpełniej
odpowiadają naszym oczekiwaniom. To, że będziemy mieli coraz większe możliwości wyboru wśród
różnych dostawców tego typu usług właściwie nie ulega większym wątpliwościom.
Grzegorz Filipowicz
Prezes HR_port
Artykuł ukazał się w miesięczniku Benefit nr. 08/2014