rachunkowość a contolling
advertisement
Karina Oleksiak gr. 163t RACHUNKOWOŚĆ A CONTOLLING Controlling bazuje na danych dostarczanych przez system sprawozdawczy przedsiębiorstwa i przez rachunkowość finansową. Oznacza to także, że controlling bez danych z księgowości nie mógłby funkcjonować, ale także i to, że wiarygodność opracowań controllingu zależy od wiarygodności danych księgowych. Controlling nie jest definiowany jednoznacznie. Przez to pojęcie najogólniej rozumie się proces sterowania zorientowany na wynik przedsiębiorstwa, realizowany przez planowanie, kontrolę i sprawozdawczość. Definicja J. Webera mówi: „Controlling oznacza funkcję wewnątrz systemu zarządzania w takich przedsiębiorstwach, których system wykonawczy koordynowany jest poprzez plany. Zadaniem controllingu jest koordynowanie wszystkich podsystemów zarządzania. Ma on do dyspozycji te same instrumenty i mechanizmy, które wykorzystywane są poprzez system zarządzania. Celem controllingu jest zwiększenie skuteczności i sprawności zarządzania oraz wzmocnienie dopasowania się do zmian zachodzących wewnątrz i na zewnątrz przedsiębiorstwa.” Podstawowym zadaniem controllingu w przedsiębiorstwie jest zapewnienie warunków do długotrwałej egzystencji przedsiębiorstwa i zagwarantowanie stabilności zatrudnienia, którą osiąga się przez tworzenie odpowiednich struktur wewnętrznych w przedsiębiorstwie i zintegrowanie celów z systemem planowania oraz systemem informacji. Przez wiązkę celów rozumie się wzrost, rozwój oraz zysk. Akronim tych słów w języku niemieckim oznacza drogę (WEG). W języku polskim słowo DROGA określić można jako działalność (D) służącą rozwojowi (R) przedsiębiorstwa i ożywieniu (O) w długim okresie oraz zwiększeniu jego gospodarności (G) przy zapewnieniu właściwej aktywności gospodarczej (A). Controlling zawiera wiele zróżnicowanych treści. Przede wszystkim powinien ułatwiać podejmowanie decyzji w przedsiębiorstwie. Wdrożenie controllingu wymaga jednak doprecyzowania jego zakresu, aby mógł on współdziałać z innymi komórkami organizacyjnymi, a nie powielać ich kompetencje. W przedsiębiorstwie wymaga to odpowiedniego sposobu myślenia ukierunkowanego na realizację celów przedsiębiorstwa. Controlling musi być wykorzystywany w codziennych działaniach i przy podejmowaniu decyzji na różnych szczeblach zarządzania. 1 Istotę controllingu stanowi umiejętność interpretowania danych charakteryzujących stan działalności danego przedsiębiorstwa, czyli możliwość konstruowania realnych, a zarazem postępowych prognoz, które mogą przyczynić się do rozwoju przedsiębiorstwa. Wdrożenie controllingu przynosi szereg korzyści, ponieważ zapewnia racjonalność zarządzania przedsiębiorstwem. Obejmuje on jednocześnie poziom strategiczny i operacyjny zarządzania w przedsiębiorstwie, które wzajemnie się warunkują i uzupełniają. Oznacza to, że działania i wyniki controllingu strategicznego są uwzględniane w działalności operacyjnej, nadążając przy tym za celami operacyjnymi w miarę potrzeb przedsiębiorstwa. Wdrożenie controllingu w przedsiębiorstwie zapewnia poprawę efektywności zarządzania i możliwość uzyskania wyników zgodnych z założeniami planu. Są one wyrazem strategii zapewniającej przedsiębiorstwu przetrwanie i rozwój w długim okresie. Controlling zapewnia również korzyści o charakterze jakościowym. Najważniejsze to: 1) Możliwość dysponowania pełniejsza i bardziej szczegółową informacją 2) Korzyści wynikające z szybszego wykorzystania zdobytych informacji 3) Stosowanie przez kierownictwo firmy różnych technik zarządzania 4) Większa trafność decyzji podejmowanych przez zarząd 5) Usprawnienie i poprawa systemu rejestracji zadań w przedsiębiorstwie 6) Lepsze zabezpieczenie funkcji planistycznej i kontrolnej w przedsiębiorstwie Korzyści te zapewni tylko właściwie zbudowany system controllingu. Wysuwa propozycje w celu poprawy sytuacji ekonomiczno – finansowej przedsiębiorstwa i zapewnia trwały rozwój. Jednak obok niewątpliwych korzyści wywołuje również wiele obaw. Tylko przełamanie różnych barier jest warunkiem do wdrożenia i poprawnego funkcjonowania controllingu. Spojrzenie na rachunkowość w kontekście controllingu każe ją widzieć jako instrument dostarczający różnym szczeblom decyzyjnym wieloprzekrojowych informacji, niezbędnych w zarządzaniu przedsiębiorstwem z nastawieniem na przyszłość. Rachunkowość to system ewidencji, prezentowania i interpretacji procesów gospodarczych prowadzony w sposób ciągły i systematyczny. Podstawą racjonalnego gospodarowania jest znajomość kosztów, osiąganych przychodów i realizowanych wyników działalności. Księgowość odzwierciedla w formie pieniężnej zjawiska i procesy gospodarcze, które zachodzą w określonej jednostce gospodarczej. To z kolei pozwala na przedstawienie sytuacji majątkowo-finansowej oraz wyniku finansowego tej jednostki. Rachunkowość podmiotu gospodarczego obejmuje: 1. przyjęte zasady (polityka) rachunkowości 2. prowadzenie na podstawie dowodów księgowych – ksiąg rachunkowych, ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym 3. okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczowego stanu aktywów i pasywów 4. wycena aktywów i pasywów oraz ustalenie wyniku finansowego 5. sporządzanie sprawozdań finansowych 6. gromadzenie i przechowywanie dokumentów księgowych oraz pozostałej przewidzianej ustawą dokumentacji 7. poddanie badaniom i ogłoszenie sprawozdań finansowych w przypadkach, gdy jednostka jest do tego zobowiązana. Ustawa z dnia 29.09.1994r obowiązuje od dnia 01.01.1995r i jest opublikowana w Dz. Ust. Nr 121 poz. 591 z późniejszymi zmianami. Nowelizacja z dnia 09.11.2000r jest opublikowana w Dz. Ust. Nr 113 poz.1186 (dostosowanie polskiego prawa bilansowego do rozwiązań obowiązujących w krajach UE do Międzynarodowych Standardów Rachunkowości). 2 Jednostki zobowiązane są prowadzić rachunkowość zgodnie z zasadami rachunkowości. Do nadrzędnych zasad należą: Zasada kontynuacji działalności. W dającej się przewidzieć przyszłości jednostka będzie prowadzić swoją działalność w tym samym zakresie lub istotnie niezmienionym pod warunkiem, że jest ona zgodna z rzeczywistością albo przepisami prawa. Zasada memoriału. Księga rachunkowa musi zawierać i zaliczać do wyniku finansowego wszystkie dotyczące danego roku obrotowego osiągnięte przychody i koszty, niezależnie od terminu wpływu należności i zapłaty zobowiązań. Zasada współmierności. Na wynik finansowy wpływają zrealizowane w danym roku obrotowym przychody i poniesione na nie koszty. Zasada realizacji. Zyski powstają dopiero w momencie sprzedaży lub wykonania czynności jej równej ( gotówkowej lub bezgotówkowej). Zasada ostrożnej wyceny. Zasada ostrożności. Wycena aktywów i pasywów musi być dokonana tak, aby nie zniekształcić wyniku finansowego. Aktualizacji należy dokonywać, gdy informacje o potrzebie dokonania korekty wartości jednostka otrzymuje między ostatnim dniem roku obrotowego a dniem, w którym następuje zamknięcie ksiąg rachunkowych. Zasada istotności. W ewidencji powinny być wyodrębnione te operacje gospodarcze, które mają istotne znaczenie dla oceny sytuacji majątkowej, finansowej, rentowności jednostki i podejmowania decyzji. Zasada ciągłości. Przewiduje stałe stosowanie identycznych rozwiązań w celu zapewnienia porównywalności danych i informacji liczbowych. Zasada indywidualnej wyceny. Każdy składnik aktywów, pasywów, przychodów i kosztów należy wyceniać oddzielnie. Zasada periodyzacji. Wszystkie operacje gospodarcze należy zapisywać w księgach rachunkowych. Cele informacyjne różnych użytkowników determinują podział rachunkowości na dwie klasy: a) Rachunkowość zarządczą b) Rachunkowość finansową Rachunkowość zarządcza. Inaczej zwana menedżerską. Jest nienormowanym przepisami prawa systemem identyfikowania, pomiaru, interpretacji i prezentacji danych zarówno finansowych jak i operacyjnych. Cały jej system gromadzi, przetwarza i prezentuje dane ekonomiczne. Są one przeznaczone dla odbiorców wewnętrznych i zewnętrznych. Dla odbiorców wewnętrznych, menedżerów tworzone są raporty, które wspomagać mają planowanie, kontrolę i podejmowanie decyzji. Dostarcza ona informacji, które pomagają menedżerom w procesach planowania ekonomicznego i kontroli realizacji planów. Wiedza i umiejętności z tego zakresu pomagają także w rozwiązywaniu problemów przedsiębiorstwa. W przeciwieństwie do rachunkowości finansowej, rachunkowość zarządcza koncentruje się głównie na informacjach wybiegających w przyszłość, które mają pomóc w planowaniu. Rachunkowość zarządcza dostarcza informacji dotyczących opłacalności prowadzonej działalności oraz efektywności inwestycji. Rozwój techniki komputerowej pozwolił na stworzenie i wykorzystywanie w podmiotach gospodarczych informatycznych systemów księgowo-finansowych, które wydatnie usprawniły prowadzenie rachunkowości oraz wykorzystanie jej do celów informacyjnych i decyzyjnych. 3 Rachunkowość finansowa. Inaczej zwana transakcyjną. Zajmuje się pomiarem i ewidencją majątku przedsiębiorstwa, operacji gospodarczych oraz przygotowywaniem na tej podstawi raportów finansowych. Sposób prowadzenia rachunkowości finansowej jest ściśle unormowany przez prawo. Rachunkowość finansowa tworzy informacje pod kątem sprawozdań finansowych o jednostce gospodarczej jako całości głównie dla odbiorców zewnętrznych. Rachunkowość finansowa obejmuje swoim zasięgiem następujące elementy składowe: 1) Opis stosowanych zasad rachunkowości, na który składa się: plan kont, wykaz ksiąg rachunkowych, dokumenty programów komputerowych 2) Sporządzanie dowodów księgowych dokumentujących operacje gospodarcze 3) Prowadzenie ksiąg rachunkowych, na które składają się: dziennik, księga główna, księgi pomocnicze, zestawienie obrotów i sald 4) Okresowe ustalanie i sprawdzanie aktywów (majątku rzeczowego) i pasywów (majątku finansowego) w drodze inwentaryzacji 5) Wycena aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego 6) Sporządzanie sprawozdań finansowych, na które składają się bilans majątkowy, rachunek zysków i strat (rachunek wyników), rachunek przepływów pieniężnych i inne 7) Gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i sprawozdań finansowych 8) Badanie i ogłaszanie sprawozdań finansowych. Nadrzędnym celem rachunkowości finansowej jest dostarczenie informacji o sytuacji majątkowej i finansowej oraz wynikach działalności. Wiarygodność i użyteczność informacji generowanych przez rachunkowość finansową wymaga przestrzegania zasad. Zasady rachunkowości to inaczej normy lub reguły postępowania w rachunkowości, obejmujące podstawowe koncepcje o procedury głównie w zakresie ewidencji księgowej, sporządzana i prezentacji sprawozdań finansowych. Do najważniejszych zasad rachunkowości finansowej należą zasady: Wiernego obrazu – nakłada na firmy obowiązek przedstawiania rzeczywistej sytuacji majątkowej i finansowej. W celu uzyskania prawdziwego i wirnego obrazu konieczne jest: Prowadzenie bieżącej rejestracji operacji gospodarczych w sposób zapewniający rzetelne, prawidłowe i kompletne ich ujęcie Dokonywanie zapisów w porządku chronologicznym (wg dat) i systematyczny (wg kont bilansowych i wynikowych) Udokumentowania zapisków Memoriału – oznacza, że w księgach rachunkowych i wyniku finansowym jednostki powinny być ujęte wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tym przychodem, dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie os terminu ich zapłaty Ostrożnej wyceny – wiąże się z ustalaniem wartości składników aktywów i pasywów, czyli ich wyceną. Zgodnie z zasadą ostrożności składniki aktywów i pasywów powinny być wycenione indywidualnie. Nie można kompensować ze sobą wartości różnych co do rodzaju aktywów i pasywów oraz pozycji rachunku zysków i strat. Kierując się zasadą ostrożności w wyniku finansowym należy uwzględnić: Zmniejszenie wartości użytkowej składników majątkowych 4 Zmniejszenie wartości składników majątkowych wywołane trwałymi zmianami ich cen Wyłącznie niewątpliwe (pewne) pozostałe przychody operacyjne i zyski nadzwyczajne Wszystkie poniesione pozostałe koszty operacyjne i straty nadzwyczajne Utworzone rezerwy na znane jednostce ryzyko, przewidywani straty oraz skutki innych zdarzeń Istotności – oznacza wyodrębnienie w rachunku tych operacji gospodarczych, które są istotne do oceny sytuacji majątkowej i finansowej, wyniku finansowego oraz rentowności jednostki przy zachowaniu zasady ostrożnej wyceny. Różnice pomiędzy wyróżnionymi na Rys. 1 obszarami księgowości, controllingiem operacyjnego i strategicznego nie dotyczą tylko czasu. O ile księgowość oblicza zysk, o tyle controlling operacyjny umożliwia sterowanie nim, a controlling strategiczny jego zapewnienie. Księgowość rozpoznaje sytuację w przedsiębiorstwie, controlling operacyjny rozpoznaje rzeczywiste odchylenia od planu w celu ich korygowania, a controlling strategiczny możliwe i prawdopodobne odchylenia w celu ich uniknięcia. Sposób myślenia w sferze księgowości i controllingu jest odmienny, dlatego oba te obszary powinny zostać oddzielone. Regulacje ustawowe i dotychczasowa tradycja orientują księgowość na przeszłość. Controlling ma wiele wspólnego z rachunkowością zarządczą. Obie funkcje dostarczają informacji niezbędnych kierownictwu do podejmowania decyzji i sterowania działalnością przedsiębiorstwa, jednak ich wykorzystanie jest inne. Początkowa rozróżnienie pomiędzy nimi polegało na przypisaniu rachunkowości zarządczej analizy kosztów (rozwijającej się na bazie kalkulacji kosztów), zaś analizę kosztów i przychodów przypisywano controllingowi. Controlling był więc nadrzędny, tak jak pojęcie zysku ma większe znaczenie niż kosztu. Controlling, rozumiany jako analiza kosztów i przychodów, ma 5 za zadanie wyszukanie i wskazanie najsłabszego ogniwa w łańcuchu powiązań gospodarczych, które w przypadku zakłócenia porządku mogłyby ulec przerwaniu. Rzeczywiste rozróżnienie wynika z dużej roli, jaką odgrywa motywacja w controllingu. Patrząc na rachunkowość zarządczą z tego punktu widzenia, będą to liczby, natomiast controlling to liczby, które motywują do działania. Biografia: „Podstawy finansów i rachunkowości” D. Czekaj „Controlling operacyjny w przedsiębiorstwie” M. Sierpińska, B. Niedbała „Controlling w zarządzaniu przedsiębiorstwem” K. Kowalewska „Zasady rachunkowości” G. Borowska, wyd. WSiP 2001 wydanie drugie Internet: - WWW. portalwiedzy.onet.pl - WWW.infor.pl./rachunkowosc/ 6
