Objaśnienia do wzorcowego Regulaminu Zakładowego
advertisement
Objaśnienia do wzorcowego Regulaminu Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Zasady tworzenia i zarządzania Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych określa ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Zgodnie z art. 2 pkt 1 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. działalnością socjalną są usługi świadczone przez pracodawców na rzecz rożnych form wypoczynku (§ 6 i 7 wzorcowego Regulaminu), działalności kulturalno-oświatowej (§ 10 wzorcowego Regulaminu), sportowo-rekreacyjnej (§ 9 wzorcowego Regulaminu), opieki nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego, udzielanie pomocy materialnej - rzeczowej lub finansowej (§ 5 wzorcowego Regulaminu), a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową (§ 8 wzorcowego Regulaminu). Zakładowy fundusz socjalny to powyższe formy pomocy skierowane do uprawnionych pracowników. Zestawienie osób mogących korzystać ze środków finansowych funduszu socjalnego powinno być wskazane w wewnętrznym regulaminie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych i może być powieleniem zapisów art. 2 pkt. 5 ustawy z dnia 4 marca 1994r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 1996r. Nr 70, poz. 335). Artykuł ten jako osoby uprawnione wskazuje pracowników i ich rodziny, emerytów i rencistów - byłych pracowników i ich rodziny oraz inne osoby, którym pracodawca przyznał (§ 2 wzorcowego Regulaminu). W praktyce oznacza to, że pracodawca nie może wyłączyć z listy osób uprawnionych na przykład rencistów, nawet w przypadku odpowiednich zapisów w wewnętrznym regulaminie ZFŚS i akceptacji związków zawodowych. Dozwolone jest jednak powiększenie tej grupy osób o inne osoby, którym pracodawca w regulaminie świadczeń socjalnych przyznał prawo do korzystania ze środków funduszu. Najczęściej pracodawcy poszerzają krąg osób uprawnionych o pracowników tymczasowych czy zleceniobiorców. Wszystkie kwestie związane z funkcjonowaniem polityki socjalnej w firmie uzgodnione powinny być z funkcjonującą organizacją związkową. Na mocy art. 8 ust. 2 i 3 ustawy o ZFŚS oraz art. 27 ust. 1 i 2 oraz art. 30 ustawy o związkach zawodowych pracodawca ma obowiązek uzgadniania treści zapisów wewnętrznego regulaminu ZFŚS oraz planu wydatków zaplanowanych na dany rok. Szczegółowy opis form pomocy, zasady i warunki korzystania ze środków socjalnych pracodawca zawiera w regulaminie ZFŚS oznacza to, ze każda kwestia powinna być szczegółowo omówiona z funkcjonującymi w organizacji związkami zawodowymi, aby regulamin został w pełni przez nie zaakceptowany. W przypadku braku związków zawodowych – z Pracownikiem wybranym do reprezentowania interesów pracowników. Treść Regulaminu Regulamin ZFŚS powinien określać: a) postanowienia wstępne (podstawy prawne, przedmiot regulacji, tryb tworzenia funduszu, wysokość odpisu, kwestię niewykorzystania środków w bieżącym roku kalendarzowym, administratora fundusz, osoby uprawnione do korzystania ze środków ZFŚS), b) rodzaje świadczeń (rodzaje dofinansowań) c) tryb przyznawania Przy przyznawaniu dofinansowania wypoczynku Regulamin powinien szczegółowo określać takie kwestie jak: a) częstotliwość przyznawania świadczeń – uzależniona to tylko od zapisów zawartych w regulaminie i wielkości środków, którymi dysponuje pracodawca b) sytuacje, w których wypłacane jest dofinansowanie c) formę wniosków i sposób ich składania d) termin składania wniosku e) wymagane dokumenty f) wysokość dopłat w odniesieniu do dochodu (zachowanie kryteriów socjalnych). Przy zapomogach Regulamin ZFŚS stanowić powinien w szczególności o: a) kryteriach, według których zapomogi są przyznawane, b) sytuacjach, w których wypłacane są zapomogi c) częstotliwości przyznawania tej formy pomocy d) minimalnej i maksymalnej wysokości świadczenia e) terminów, kiedy zapomogi są przyznawane f) dokumentach niezbędnych do potwierdzenia zaistniałej sytuacji i otrzymania zapomogi; W momencie, gdy pracodawca zdecyduje się na przyznawanie pożyczek na cele mieszkaniowe, w Regulaminie ZFŚS wskazane jest określenie: a) zasad udzielania pożyczki z funduszu socjalnego b) informacji, w jakich sytuacjach przyznawana jest pożyczka c) terminu i trybu rozpatrywania wniosków o pożyczkę d) warunków pożyczki (w szczególności: oprocentowanie pożyczki, wymagalność poręczenia, ilość i wielkość rat, sposób spłaty rat, sposób postępowania w przypadku niespłacalności pożyczki, częstotliwość ubiegania się o pożyczkę, wymagana dokumentacja, zasady odraczania spłaty i umarzania niespłaconej części pożyczki czy wymagalność pożyczki przy rozwiązaniu umowy). W przypadku dofinansowania świadczeń o charakterze kulturalno – oświatowym lub sportowo – rekreacyjnym Regulamin powinien szczegółowo określać takie kwestie jak: a) częstotliwość przyznawania świadczeń b) formę wniosków i sposób ich składania c) formę świadczenia d) wysokość dopłat w odniesieniu do dochodu (zachowanie kryteriów socjalnych). Dodatkowo Regulamin Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych powinien określać: a) decyzje w sprawie wniosków (uzasadnienie decyzji, sposób informowania o decyzji, możliwość odwołania się od decyzji) b) konsekwencje podania w dokumentacji nieprawdziwych danych c) sposób powoływania Komisji Socjalnej (zasady powoływania, funkcjonowanie i zakres obowiązków) d) postanowienia końcowe (załączniki, informacja o uzgodnieniu z przedstawicielem pracowników lub z zakładową organizacją związkową, termin wejścia w życie, informacja o regulaminie) Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych ma charakter uznaniowy. Na uznaniowy charakter zakładowego funduszu świadczeń socjalnych wskazują przepisy ustawy o ZFŚS, które uzależniają ewentualność dopłat i ich wysokość od oceny sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej wnioskującego o pomoc, dokonanej przez pracodawcę. W związku z tym, że środki z funduszu socjalnego wypłacane są na podstawie ogólnej sytuacji rodzinno - materialnej pracownika, a więc na podstawie kryteriów niedostępnych standardowo pracodawcy, ma on prawo żądać dokumentów potwierdzających zaistniałą sytuację. Przepisy prawa nie mówią jednak wprost, jaki zakres informacji czy rodzaj dokumentów ma prawo żądać pracodawca od pracownika, aby móc należycie ocenić sytuacje podwładnego. Problem ten jest dość istotny gdyż dane o finansach w rodzinie pracownika, chorobach w rodzinie i pojawiających się problemach, zaległościach finansowych czy innych problemach jest kryterium, które pozwala dogłębnie przeanalizować temat i zapewnić pracownikom jak najwłaściwszą pomoc. Do najczęściej stosowanych form oceny sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej jest coroczne zbieranie oświadczeń pracowników. Możliwość taka dopuszcza kodeks pracy, który formę tę uznaje, jako właściwą do udostępniania pracodawcy informacji niebędących bezpośrednio związanych z zatrudnieniem. Przy takim rozwiązaniu ważne jest to, aby oświadczenie miało formę szczegółowego dokumentu, na podstawie, którego pracodawca będzie miał klarowny obraz skali problemów dotyczących jego pracowników. Możliwe jest również pobieranie od pracowników zaświadczeń (o zarobkach wystawione przez zakłady pracy pozostałych członków rodziny, zaświadczenia z urzędów pracy, zaświadczenia lekarskie, potwierdzenia wypoczynku czy inne dokumenty potwierdzające w sposób jednoznaczny zaistniałą, trudną sytuację). Również to działanie jest prawidłowe, co potwierdza wyrok SN z 8.05.2002 r. sygn. akt I PKN 267/01, OSNP 2004/6/99, który wskazuje, że pracodawca może zbierać informacje o sytuacji materialnej pracownika, jeżeli mają one służyć przyznaniu świadczenia. Najważniejsze jest, aby forma dokumentowania indywidualnej sytuacji pracownika była uregulowana w regulaminie funduszu socjalnego. Opodatkowanie świadczeń socjalnych Świadczenia socjalne w pełnej wysokości wyłączone są ze składek ZUS, ale nie wszystkie i nie w pełnej kwocie podlegają zwolnieniu podatkowemu. Wszystkie świadczenia rzeczowe i pieniężne zwolnione są od podatku do łącznej kwoty 380 zł rocznie. Zwolnienie to nie dotyczy bonów, talonów i innych znaków legitymacyjnych uprawniających do wymiany na towary i usługi, które są w całości opodatkowane. Całkowitemu zwolnieniu podatkowemu podlega zorganizowany wypoczynek dziecka pracownika do lat 18. Wypoczynek, o którym mowa zorganizowany powinien być przez podmioty prowadzące działalność w tym zakresie tj. biura podróży, szkoły, organizacje harcerskie, parafie, podmioty prowadzące działalność agroturystyczną, organizacje charytatywne czy fundacje. Wypoczynek musi przybrać formę zorganizowanych wczasów, koloni, obozów czy zimowisk i może być on połączony z nauką, rehabilitacją czy leczeniem. Zwolnienie podatkowe dofinansowania wypoczynku dziecka następuje na podstawie dowodu wpłaty, do wysokości kwoty potwierdzonej dowodem płatności. Za dowód wpłaty uznaje się: fakturę, rachunek, przelew bankowy, przekaz pocztowy czy dokument KP. Dowód ten powinien zawierać kwotę odpłatności, odbiorcę płatności, formę wypoczynku oraz imię i nazwisko osoby, której wypoczynek dotyczy. Zwolnienie to nie obowiązuje w przypadku wypoczynku dziecka zorganizowanego na własną rękę w kwaterach prywatnych. W przypadku wypoczynku pracownika zwolnienie nie obowiązuje i kwota świadczenia wypłaconego z tego tytułu poza kwotą wolną od podatku tj. 380 zł podlega opodatkowaniu zgodnie z obowiązującą skalą podatkową. Zwolnieniu podatkowemu podlegają bezzwrotne zapomogi wypłacane w przypadku zdarzeń losowych, klęsk żywiołowych, długotrwałej choroby (powyżej 30 dni) lub śmierci. Zwolnienie to dotyczy kwoty 2280 zł rocznie i dokonywane jest na podstawie dokumentu potwierdzającego zdarzenie, w szczególności takiego jak: zaświadczenie z policji, protokół policyjny, zaświadczenie wystawione przez spółdzielnię lub administratora budynku, zaświadczenie lekarskie czy akt zgonu. Zapomogi inne niż losowe, to jest przyznawane z tytułu trudnej sytuacji rodzinno - materialnej podlegają opodatkowaniu na takich samych zasadach jak wypoczynek pracownika. Skutki braku regulaminu W myśl art. 8 ustawy o ZFŚS pracodawca wydatkuje środki z funduszu w oparciu o kryterium socjalne i szczegółowe zasady zapisane w wewnętrznym regulaminie ZFŚS. Regulamin tworzy pracodawca w uzgodnieniu z działającą w firmie organizacją związkową, bazując się na zapisach ustawy o ZFŚS. Jeżeli u pracodawcy działa więcej niż 1 organizacja związkowa to podobnie, jak przy konsultowaniu innych regulaminów, w przypadku braku jednoznacznego stanowiska związków w terminie 30 dni, pracodawca ustala regulamin samodzielnie, w oparciu o wnioski, wskazówki i sugestie każdej organizacji związkowej. Jeżeli u pracodawcy nie funkcjonują związki zawodowe, wówczas regulamin konsultowany jest z przedstawicielem pracowników. Pracodawca nie może dysponować środkami inaczej niż w sposób zapisany w treści regulaminu, który musi być zgodny z zapisami ustawy z dnia 4 marca 1994r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 1996r. Nr 70, poz. 335) tj. przede wszystkim z zasadą przyznawania świadczeń z uwzględnieniem kryteriów socjalnych, a więc sytuacji rodzinnej, materialnej, mieszkaniowej czy życiowej. Regulamin ZFŚS jest wewnętrznym aktem prawnym, który stanowi o poprawności wydatkowania środków i możliwości zakwalifikowania ich, jako pomocy w ramach działalności socjalnej firmy. Pomimo obowiązku tworzenia regulaminu wielu pracodawców pomija etap jego tworzenia i wypłaca środki według własnego uznania, co może skutkować problemami z urzędem skarbowym. W takiej sytuacji mogą pojawić się wątpliwości czy środki wypłacane są z ZFŚS i czy podlegają przewidzianym w tym przypadku zwolnieniom od podatku, czy być może powinny być dopisane do dochodu i "ozusowane". Aby uniknąć późniejszych nieporozumień z organami kontroli skarbowej ważne jest, aby w sytuacji braku regulaminu rejestrować wypłaty i gromadzić dokumentację potwierdzającą fakt, że przelew środków na ten cel nastąpił z rachunku bankowego służącego do obsługi środków pieniężnych funduszu. Dodatkowo nieposiadanie regulaminu ZFŚS może skutkować upomnieniem, wezwaniem do uzupełnienia braków lub karą grzywny nałożoną przez organ kontrolujący, jakim jest Państwowa Inspekcja Pracy. Przepisy prawa nakładają obowiązek utworzenia regulaminu ZFŚS i podstawą do pociągnięcia do odpowiedzialności w stosunku do pracodawcy jest art. 12 a ustawy o ZFŚS, który mówi, że "kto, będąc pracodawcą lub będąc odpowiedzialnym w imieniu pracodawcy, za wykonywanie przepisów ustawy, nie wykonuje przepisów ustawy albo podejmuje działania niezgodne z przepisami ustawy, podlega karze grzywny". Brak regulaminu może rodzić również wątpliwości i wewnętrzne roszczenia, co do form dofinansowania, wysokości wypłat i kręgu pracowników uprawnionych do korzystania z funduszu. W przypadku braku regulaminu pracodawca nie ma odpowiednich argumentów, aby pewnych form pomocy przewidzianych ustawą nie finansować, realizowane formy pomocy nie mają natomiast jednoznacznie określonych zasad przyznawania i wypłaty.
