REGULAMIN UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH ORAZ REG
advertisement
REGULAMIN UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH ORAZ REGULAMIN PRACY KOMISJI PRZETARGOWEJ I. Postanowienia wstępne §1 1. Zamówienia publiczne w Akademii Techniczno-Humanistycznej w Bielsku-Białej, zwanej w dalszej części regulaminu ATH, mogą być realizowane jedynie w oparciu o obowiązujące akty prawne: 1.1. Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. nr 113, z 2010 roku, poz. 759 z późn. zm.), zwana w dalszej części regulaminu „ustawą Pzp”; 1.2. Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. nr 157, poz. 1240 z późn. zm.), zwana dalej „ustawą finansową”; 1.3. Ustawa z 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. nr 16, poz. 93 z późn. zm.); 1.4. Akty wykonawcze wydane na podstawie ww. ustaw; 1.5. Zarządzenia Rektora ATH, a w szczególności zarządzenie w sprawie trybu zawierania i rejestracji umów cywilno-prawnych; 1.6. Roczne Plany Zamówień Publicznych zatwierdzone przez Rektora ATH. 2. Zamawiającym w rozumieniu ustawy Prawo zamówień publicznych jest Akademia Techniczno-Humanistyczna w Bielsku-Białej, którą reprezentuje Rektor ATH lub z jego upoważnienia Kanclerz oraz podmioty wymienione w § 4 regulaminu. 3. Posiadane środki, zgodnie z ustawą o finansach publicznych, winny być wydatkowane w sposób oszczędny i celowy, z zachowaniem zasady uzyskania najlepszych efektów z danych nakładów. §2 1. Niniejszy regulamin określa wewnętrzną organizację postępowania w sprawach zamówień publicznych dotyczących: 1.1. dostaw, przez które należy rozumieć nabywanie rzeczy, praw oraz innych dóbr, w szczególności na podstawie umowy sprzedaży, dostawy, najmu, dzierżawy oraz leasingu; 1 1.2. usług, przez które należy rozumieć wszelkie świadczenia, których przedmiotem nie są roboty budowlane lub dostawy, a są usługami określonymi w przepisach wydanych na podstawie właściwego rozporządzenia; 1.3. robót budowlanych, przez które należy rozumieć wykonanie lub zaprojektowanie i wykonanie robót budowlanych, a także realizację obiektu budowlanego w rozumieniu ustawy Prawo budowlane, za pomocą dowolnych środków, zgodnie z wymaganiami określonymi przez zamawiającego; które opłacane są w całości lub w części ze środków finansowych ATH bez względu na źródło pochodzenia tych środków. Wszystkie środki po wpłynięciu na konto ATH stają się środkami publicznymi w rozumieniu ustawy o finansach publicznych. 2. Wszystkie jednostki i komórki organizacyjne ATH zobowiązane są do stosowania przepisów, o których mowa w § 1. 3. Wszelkie czynności w sprawie dostaw, usług oraz robót budowlanych podjęte przez jednostki lub osoby do tego nieuprawnione jak również przeprowadzone z naruszeniem przepisów, o których mowa w § 1, będą traktowane jako nieważne z mocy prawa. 4. Za przestrzeganie i realizację zasad określonych w niniejszym regulaminie odpowiedzialni są: dział właściwy ds. zamówień publicznych w zakresie prowadzenia powierzonych postępowań, Kanclerz i pozostali dysponenci środków finansowych oraz inni kierownicy jednostek organizacyjnych ATH w zakresie spraw pozostających w ich kompetencjach. 5. Osoby naruszające przepisy niniejszego regulaminu, a także ustawy Pzp wraz z przepisami wykonawczymi podlegają odpowiedzialności dyscyplinarnej i odszkodowawczej. Do pracowników wykonujących obowiązki na podstawie ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym stosuje się przepisy dyscyplinarne przewidziane tą ustawą. Do pracowników wykonujących obowiązki na podstawie ustawy Kodeks pracy stosuje się przepisy dyscyplinarne przewidziane tą ustawą. W przypadku stwierdzonego naruszenia przepisów lub obowiązków przez osobę będącą dysponentem środków finansowych, Rektor ATH ma prawo niezależnie od ustalonych sankcji, zastosować karę zawieszenia tej osoby od wykonania dalszych czynności w sprawach objętych niniejszym regulaminem. 2 II. Ogólne zasady realizacji zamówień publicznych §3 1. Podstawowymi trybami udzielania zamówień są: przetarg nieograniczony oraz przetarg ograniczony. 2. Zamawiający może udzielić zamówienia w trybie negocjacji z ogłoszeniem, dialogu konkurencyjnego, negocjacji bez ogłoszenia, zamówienia z wolnej ręki, zapytania o cenę albo licytacji elektronicznej tylko w przypadkach określonych w ustawie Pzp. 3. Decyzję w sprawie zastosowania innego trybu niż podstawowy podejmuje Kanclerz na podstawie pełnomocnictwa Rektora ATH. 4. Komisja przetargowa jest zespołem pomocniczym powoływanym do oceny spełniania przez wykonawców warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia oraz do badania i oceny ofert. 5. Komisja jest powoływana do każdego postępowania oddzielnie. 6. Szczegółowy zakres prac komisji przetargowej określa rozdział V niniejszego Regulaminu. 7. Przepisów ustawy o zamówieniach publicznych nie stosuje się do zamówień, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości 14000 €. 8. Posiadane środki, zgodnie z ustawą o finansach publicznych, przy zamówieniach do 14000 € winny być wydatkowane w sposób oszczędny i celowy, z zachowaniem zasady uzyskania najlepszych efektów z danych nakładów. W tym celu należy w miarę możliwości przeprowadzić rozeznanie cenowe. III. Planowanie zamówień §4 1. W ATH dysponentami środków finansowych są: 1.1. prorektorzy Uczelni; 1.2. kanclerz; 1.3. dziekani wydziałów; 1.4. kierownicy jednostek organizacyjnych ATH; 1.5. kierownicy projektów; 1.6. kierownicy grantów; 1.7. inne osoby, którym Rektor ATH udzielił pełnomocnictwa stałego lub okresowego. 3 §5 1. Dysponenci środków przekazują do dnia 31 grudnia roku poprzedniego do Zespołu właściwego ds. analiz ekonomicznych, Plan Wydatków na dostawy, usługi i roboty budowlane na dany rok kalendarzowy. 2. Zespół właściwy ds. analiz ekonomicznych w terminie do 20 stycznia każdego roku dokonuje oceny pod kątem możliwości finansowych uprzednio zgłoszonych wniosków, sporządza wstępny Roczny Plan Wydatków Uczelni i przekazuje go do zaopiniowania przez Komisje Budżetową. 3. Roczny Plan Wydatków Uczelni zatwierdza Rektor ATH. 4. Na podstawie zatwierdzonego przez Rektora ATH Rocznego Planu Wydatków Uczelni dział właściwy ds. zamówień publicznych wykonuje Roczny Plan Zamówień Publicznych Uczelni i przedkłada Kanclerzowi do zatwierdzenia. 5. Dysponent środków może dokonać korekty złożonego przez siebie Planu Wydatków w każdym czasie. Korekty należy zgłaszać do zespołu właściwego ds. analiz ekonomicznych w formie pisemnej. Korekta powodująca zwiększenie środków finansowych wymaga zapewnienia źródła finansowania oraz musi być zatwierdzona przez Kanclerza. 6. Powodem korekty może być: 6.1. nowa pozycja nie ujęta w planie jednostki; 6.2. planowane rozszerzenie pozycji ujętych w planie. 7. Roczny Plan Zamówień Publicznych Uczelni aktualizowany jest do 5 dnia każdego kwartału. 8. Po sporządzeniu Rocznego Planu Zamówień Publicznych Uczelni, Kanclerz w terminie do 10 lutego każdego roku określi zakres i zasady zamówień publicznych dla wszystkich jednostek organizacyjnych, w szczególności na dostawy sprzętu komputerowego, materiałów biurowych, odczynników chemicznych, sprzętu laboratoryjnego, książek i czasopism, środków czystości, usług dozoru mienia, itp. 9. Zatwierdzony Roczny Plan Zamówień Publicznych Uczelni każdorazowo po dokonaniu korekty zamieszczony będzie na stronie intranetowej ATH. 10. W wyjątkowo uzasadnionych przypadkach wyłącznie Rektor ATH lub Kanclerz mają prawo do wyrażenia zgody na odstąpienie od powyższego postępowania. 4 IV. Postanowienia szczegółowe §6 1. Dział właściwy ds. zamówień publicznych sprawuje nadzór, koordynuje całokształtem prac oraz przeprowadza procedury związane z udzielaniem zamówień w ATH finansowanych w całości lub w części ze środków publicznych. 2. Do obowiązków pracowników działu właściwego ds. zamówień publicznych należy między innymi: 2.1. kontrola i opiniowanie wniosków w sprawie udzielania zamówień publicznych; 2.2. przygotowanie i przeprowadzenie procedur zamówień publicznych na dostawy, usługi oraz roboty budowlane; 2.3. opracowanie specyfikacji istotnych warunków zamówienia i specyfikacji technicznych wykonania i odbioru robót; 2.4. udział w pracach Komisji Przetargowych; 2.5. prowadzenie Rejestru Zamówień Publicznych; wzór rejestru stanowi załącznik nr 2 do niniejszego regulaminu. 2.6. prowadzenie Rejestru Zawartych Umów o Zamówienie Publiczne w ATH; wzór rejestru stanowi załącznik nr 3 do niniejszego regulaminu. 2.7. sporządzanie sprawozdań o udzielonych zamówieniach do dnia 1 marca każdego roku następującego po roku, którego dotyczy sprawozdanie i przekazanie ich Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych. §7 1. Do obowiązków dysponentów środków finansowych wyznaczonych w zakresie współpracy w przeprowadzeniu zamówień publicznych należy: 1.1. przyjmowanie od poszczególnych podległych jednostek i komórek organizacyjnych zapotrzebowań o udzielenie zamówień na dostawy, usługi i roboty budowlane; 1.2. obliczanie z należytą starannością całkowitej wartości szacunkowej poszczególnych grup lub kategorii zamówień bez podatku od towarów i usług, na podstawie złożonych przez wszystkie podległe jednostki i komórki organizacyjne zapotrzebowań; 1.3. przygotowanie opisu przedmiotu zamówienia, a w szczególności przygotowanie parametrów technicznych przedmiotu zamówienia, specyfikacji technicznej oraz innych niezbędnych w postępowaniu dokumentów; 5 1.4. współpraca z działem właściwym ds. zamówień publicznych w przedmiocie prowadzonego postępowania, a w szczególności udzielania żądanych informacji i doręczanie niezbędnych dokumentów w ustalonym przez ww. dział terminie; 1.5. uczestniczenie wydelegowanych pracowników w pracach Komisji Przetargowych. 2. Każdy dysponent środków finansowych ma obowiązek opisać przedmiot zamówienia. 3. Przedmiot zamówienia powinien być opisany w sposób jednoznaczny i wyczerpujący, za pomocą dostatecznie dokładnych i zrozumiałych określeń, uwzględniając wszystkie wymagania i okoliczności mogące mieć wpływ na sporządzenie oferty. 4. Przedmiotu zamówienia nie można opisywać przez wskazanie znaków towarowych, patentów lub pochodzenia, chyba że jest to uzasadnione specyfiką przedmiotu zamówienia i nie ma możliwości opisania przedmiotu zamówienia za pomocą dostatecznie dokładnych określeń, a wskazaniu takiemu towarzyszą wyrazy „lub równoważny”. 5. Przedmiot zamówienia w robotach budowlanych opisuje się za pomocą dokumentacji projektowej oraz specyfikacji technicznej wykonania i odbioru robót budowlanych ogólnej i szczegółowych lub za pomocą przedmiaru robót, jeśli nie jest wymagana dokumentacja projektowa. §8 1. Ustalenia wartości zamówienia dokonuje się nie wcześniej niż 2 miesiące przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, jeżeli przedmiotem zamówienia są dostawy lub usługi oraz nie wcześniej niż 6 miesięcy przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenia zamówienia, jeżeli przedmiotem zamówienia są roboty budowlane. 2. Podstawą obliczenia wartości szacunkowej jest w szczególności: 2.1. wartość rynkowa w dostawach i w usługach liczona na podstawie przeciętnych aktualnych cen rynkowych stosowanych w miejscu wykonywania zamówienia; 2.2. w robotach budowlanych podstawą jest kosztorys inwestorski lub planowany koszt robót budowlanych lub/i prac projektowych; 2.3. podstawą ustalenia wartości zamówienia na usługi lub dostawy powtarzające się okresowo jest łączna wartość zamówień tego samego rodzaju, udzielonych w terminie poprzednich 12 miesięcy lub w poprzednim roku budżetowym, z uwzględnieniem zmian ilościowych zamawianych usług lub dostaw oraz prognozowanego na dany rok średniorocznego wskaźnika cen towarów i usług 6 konsumpcyjnych ogółem, albo których zamawiający zamierza udzielić w terminie 12 miesięcy następujących po pierwszej usłudze lub dostawie. §9 1. Zakupy produktów masowych takich jak książki, artykuły biurowe, sprzęt komputerowy, materiały eksploatacyjne itp. odbywać się będą na podstawie poszczególnych Planów Wydatków sporządzonych przez dysponentów środków finansowych i zatwierdzonych przez Kanclerza. 2. Sposób przeprowadzania procedur, terminy realizacji i inne szczegółowe informacje co do sposobu realizacji zakupów określonych w pkt. 1, corocznie podawane będą w formie Zarządzenia Kanclerza ATH. § 10 1. Warunkiem rozpoczęcia postępowania o zamówienie publiczne jest złożenie przez dysponenta środków finansowych ATH do działu właściwego ds. zamówień publicznych zatwierdzonego pisemnego Wniosku o Uruchomienie Procedury, druk AZI-001, stanowiącego załącznik nr 1 do niniejszego regulaminu. 2. Wniosek o Uruchomienie Procedury musi merytorycznie zawierać: 2.1. nazwę Jednostki Organizacyjnej; 2.2. datę wystawienia wniosku; data wystawienia wniosku nie jest datą wiążącą proceduralnie; datą wiążącą jest data wpływu i rejestracji wniosku w dziale właściwym ds. zamówień publicznych, na AZI-001/s2; 2.3. numer sprawy jednostki składającej wniosek; 2.4. opis przedmiotu zamówienia zgodnie z § 7, pkt. 2-5; dysponent środków ponosi odpowiedzialność za merytoryczną stronę opisu przedmiotu zamówienia; 2.5. wskazanie źródła, z którego będzie finansowane zamówienie; 2.6. określenie wartości szacunkowej zamówienia zgodnie z § 8 niniejszego regulaminu; 2.7. proponowany okres lub termin realizacji; 2.8. przedstawienie propozycji dotyczących warunków, które zostaną postawione wykonawcom w postępowaniu, warunków umowy, gwarancji, serwisowania, inne dane pomocne przy przygotowaniu procedury. 3. Druk wniosku AZI-001 zamieszczony jest w intranecie. 4. Przygotowany wniosek musi być dokumentem dwustronnym w formie podanej na stronie intranetowej, bez zmian merytorycznych i graficznych. Wszelkie opisy przedmiotu 7 zamówienia oraz inne, nie mieszczące się we wzorcowych tabelach powinny być przedstawione jako załączniki do wniosku, a w tabelach powinna być informacja o załącznikach. 5. Podpisywanie i zatwierdzanie wniosku: 5.1. na pierwszej stronie wniosku podpisy składają: 5.1.1. po lewej stronie – osoba wnioskująca, nie będąca dysponentem środków finansowych; 5.1.2. po prawej stronie – osoba będąca dysponentem środków finansowych zgodnie z § 4, pkt. 1; 5.2. na drugiej stronie wniosku podpisy składają w następującej kolejności: 5.2.1. KWESTOR w formie informacji potwierdzającej posiadanie przez ATH środków na realizację zamówienia i gwarancji terminowej zapłaty, lub nie posiadania przez ATH środków na realizację zamówienia i braku gwarancji terminowej zapłaty; 5.2.2. KANCLERZ zatwierdza do realizacji zamówienie lub nie wyraża zgody na realizację zamówienia; 5.2.3. Rektor ATH zatwierdza do realizacji zamówienie lub nie wyraża zgody na realizację zamówienia dla zamówień, których wartość przekracza 25.000 zł; 5.2.4. Rektor ATH zatwierdza do realizacji zamówienie lub nie wyraża zgody na realizację zamówienia w sprawach spornych. 5.3. należy zachować kolejność podpisywania wniosku. 6. Do realizacji zamówienia zostanie przyjęty kompletnie wypełniony wniosek zgodnie z opisem zawartym w § 10, pkt. 4 i pkt. 5 niniejszego regulaminu. 7. Niespełnienie warunków formalnych wskazanych wyżej spowoduje zwrócenie wniosku do wnioskodawcy bez rozpatrzenia. 8. Na prawidłowo złożony wniosek, dział właściwy ds. zamówień publicznych sporządza odpowiedź opatrzoną numerem sprawy. Numer sprawy należy bezwzględnie zamieścić w opisie faktury będącej wynikiem przeprowadzonego postępowania. § 11 1. W przypadku postępowań kończących się zawarciem umowy, stosuje się przepisy odpowiedniego zarządzenia Rektora ATH. 2. Za realizację warunków umowy zawartej po przeprowadzonym postępowaniu pełną odpowiedzialność ponoszą dysponenci środków finansowych. 8 3. Realizacja zamówienia niezgodnie z zawartą umową jest naruszeniem dyscypliny finansowej ATH i skutkować będzie nieopisaniem faktury przez dział właściwy ds. zamówień publicznych, i przekazaniem jej do Kanclerza. V. REGULAMIN PRACY KOMISJI PRZETARGOWEJ § 12 Postanowienia ogólne 1. Komisja przetargowa, zwana dalej Komisją, jest zespołem pomocniczym Rektora ATH. 2. Komisja przetargowa powoływana jest do każdego postępowania oddzielnie. 3. Komisja przetargowa powoływana jest do przygotowania i przeprowadzenia określonych postępowań. 4. Komisja przetargowa pracuje na zasadach określonych w ustawie Pzp, aktach wykonawczych do ww. ustawy oraz niniejszego regulaminu. § 13 Powołanie i skład komisji 1. Członków Komisji przetargowej powołuje na mocy decyzji Rektor ATH lub osoba upoważniona. 2. Komisja przetargowa składa się z co najmniej 3 osób. 3. Z pośród członków Komisji przetargowej Rektor ATH, lub osoba upoważniona, wyznacza Przewodniczącego i Sekretarza. 4. Jeżeli dokonanie i przeprowadzeniem określonych czynności postępowania o związanych udzielenie z zamówienia, przygotowaniem wymaga wiedzy specjalistycznej, Rektor ATH lub osoba upoważniana, z własnej inicjatywy lub na wniosek Przewodniczącego Komisji Przetargowej może powołać biegłych. 5. Powołani przez Rektora ATH lub osobę upoważnioną, członkowie Komisji mają bezwzględny obowiązek uczestniczenia we wszystkich pracach Komisji. O nieobecnościach członków Komisji, przewodniczący będzie informował Rektora ATH lub osobę upoważnioną. 6. Członkowie Komisji podlegają wykluczeniu z prac Komisji, jeżeli: 6.1. ubiegają się o udzielenie tego zamówienia; 6.2. pozostają w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia 9 lub są związane z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli z wykonawcą, jego zastępcą prawnym lub członkami organów zarządzających lub organów nadzorczych wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia; 6.3. przed upływem 3 lat od dnia wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, pozostawały w stosunku pracy lub zlecenia z wykonawcą lub były członkami organów zarządzających lub organów nadzorczych wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia; 6.4. pozostają z wykonawcą w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że może to budzić uzasadnione wątpliwości co do bezstronności tych osób; 6.5. zostały prawomocnie skazane za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia, przestępstwo przekupstwa, przeciwko obrotowi gospodarczemu, lub inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych. 7. Członkowie Komisji wykonujący czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia, składają pod rygorem odpowiedzialności karnej za fałszywe zeznanie, pisemne oświadczenie o braku lub istnieniu okoliczności, o których mowa w pkt. 6. 8. Czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia, podjęte przez członka Komisji podlegającego wyłączeniu, po powzięciu przez niego wiadomości o okolicznościach, o których mowa w pkt. 6, należy powtórzyć z wyjątkiem otwarcia ofert oraz innych czynności faktycznych nie wpływających na wynik postępowania. § 14 Zadania komisji 1. Członek Komisji rzetelnie i obiektywnie wykonuje powierzone mu czynności, kierując się wyłącznie przepisami prawa, posiadaną wiedzą i doświadczeniem. 2. Komisja przeprowadza lub przygotowuje i przeprowadza postępowanie o zamówienie publiczne, a w szczególności: 2.1. dokonuje otwarcia ofert w terminie określonym w ogłoszeniu o zamówieniu; 2.2. ocenia spełnianie przez wykonawców warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia; 2.3. bada i ocenia oferty nie podlegające odrzuceniu; 2.4. prowadzi dokumentację postępowania. 10 § 15 Praca Komisji 1. Komisja przetargowa rozpoczyna swoją pracę z dniem powołania, a kończy z dniem zakończenia postępowania. 2. Do prac Komisji należy: 2.1. protokołowanie postępowań; 2.2. formułowanie odpowiedzi w zakresie odrzucenia ofert, unieważnienia postępowań i odwołań; 2.3. redagowanie ogłoszeń w sprawach zamówień publicznych wymaganych ustawą Pzp; 2.4. zawiadamianie wykonawców, o wyborze najkorzystniejszej oferty, oraz o miejscu i terminie podpisania umowy; 2.5. zamieszczanie ogłoszeń wymaganych ustawą Pzp. 3. Pracami Komisji kieruje Przewodniczący. Do jego obowiązków należy: 3.1. odebranie oświadczeń członków Komisji, o których mowa w § 13, pkt. 7; 3.2. wyznaczanie terminów posiedzeń Komisji oraz ich prowadzenie, 3.3. podział prac między członków Komisji; 3.4. informowanie Rektora lub osoby upoważnionej o przebiegu prac Komisji; 3.5. podpisywanie wszelkiej korespondencji z wykonawcami w toku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego; 3.6. przedstawienie do zatwierdzenia protokołu Rektorowi lub osobie upoważnionej; 3.7. nadzorowanie pracy Komisji. 4. Sekretarz Komisji pod nadzorem Przewodniczącego prowadzi dokumentację postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, zgodnie z obowiązującymi aktami prawnymi. § 16 1. Załącznikami do niniejszego zarządzenia są: 1.1. Załącznik nr 1 – wzór wniosku AZI-001 o uruchomienie procedury. 1.2. Załącznik nr 2 – wzór rejestru zamówień publicznych ATH. 1.3. Załącznik nr 3 – wzór rejestru umów o zamówienie publiczne. § 17 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 listopada 2011 roku. REKTOR Akademii Techniczno-Humanistycznej Prof. ATH dr hab. inż. Ryszard Barcik 11
