Załącznik Nr 2 Umowa Nr AQ/ /2012 z dnia …… ………. 2012roku na „ Świadczenie usług księgowo-finansowych dla potrzeb „ AQUA ŻYRARDÓW” Sp. z o.o.” przy ulicy Stefana Jodłowskiego 25/27 w Żyrardowie” zawarta w Żyrardowie pomiędzy: „AQUA ŻYRARDÓW” Sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Stefana Jodłowskiego 25/27, 96-300 Żyrardów, wpisaną do Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla M.st. Warszawy w Warszawie, XIV Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS 0000262727, o kapitale zakładowym 21.262.000,00 PLN, NIP 838-17-74-931, REGON 140660363, reprezentowaną przez: Taidę Sochańską- Prezesa Zarządu zwaną dalej „Zamawiającym” a ………………………………………………….. reprezentowaną/ym przez: ……..…………………………………………………… zwaną /ym/ w dalszej części umowy „ Wykonawcą ”, w rezultacie dokonania przez Zamawiającego wyboru Wykonawcy w trybie przetargu nieograniczonego o następującej treści: §1 1. Przedmiotem umowy jest obsługa księgowo-finansowa przedsiębiorstwa „AQUA ŻYRARDÓW” Sp. z o.o. 2. Szczegółowy zakres prac, które Wykonawca przyjmuje do wykonania to: 1. prowadzenie ksiąg rachunkowych zgodnie z zasadami wynikającymi z ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j Dz. U. z 2009r, Nr 152, poz. 1223 ze zm.) oraz przyjętego rachunku kosztów w oparciu o Zakładowy Plan Kont, przy użyciu programu komputerowego spełniającego wymogi ustawy o rachunkowości, 2. prowadzenie ewidencji środków trwałych zgodnie z obowiązującą klasyfikacją środków trwałych, 3. nadzór nad prowadzeniem ewidencji inwentarza niskocennego, 4. nadzór nad ewidencją ilościowo- wartościową zapasów, 5. aktualizacja wyceny środków trwałych (jeżeli zostanie zarządzona lub zaistnieją przesłanki do jej dokonania), 6. nadzór formalny nad inwentaryzacją składników majątkowych i rozliczeniem inwentaryzacji, 7. dokonywanie inwentaryzacji w drodze potwierdzenia sald oraz przygotowywanie materiałów do inwentaryzacji w drodze weryfikacji nakładów, 8. nadzór nad obiegiem, kontrolą, archiwizowaniem i zabezpieczaniem dokumentów księgowych, 9. nadzór nad sporządzaną dokumentacją i obrotem kasowym, kontrola dziennych obrotów kasowych, 10. nadzór nad ustalaniem i stosowaniem właściwych stawek podatkowych, w szczególności stawek podatku od towarów i usług. 11. odbiór dokumentów Zamawiającej przez Wykonawcę w siedzibie Zamawiającej z częstotliwością pozwalającą na bieżące wywiązywanie się Wykonawcy z obowiązków nadzoru nad sporządzaniem i obiegiem dokumentów oraz obrotem kasowym, co najmniej 3 razy w tygodniu. 12. księgowanie na kontach księgi głównej i prowadzenie właściwej dokumentacji pomocniczej, 13. sporządzanie bilansu zamknięcia miesiąca, kwartału, półrocza, roku oraz wymaganych przez jednostki nadzorujące sprawozdań finansowych (m.in. kwartalne, roczne, za całość wykonania zadania i inne według wskazań jednostek nadzorujących) w terminach określonych przez jednostkę nadzorującą, 14. sporządzanie comiesięcznych analiz i raportów, bilansu i rachunków zysków i strat w podziale na poszczególne obiekty (działy) kompleksu sportowo-rekreacyjnego, zgodnie z przyjętymi w Spółce zasadami rozliczania przychodów i kosztów, 15. sporządzanie okresowych sprawozdań statystycznych i finansowych związanych z wypełnianiem obowiązków sprawozdawczych wobec GUS oraz banku(ów) finansujących Spółkę, a wymagających podania danych ewidencjonowanych w księgach rachunkowych i w zakresie danych z nich wynikających lub wymagających podania danych ewidencjonowanych w dokumentacji płacowokadrowej, 16. sporządzanie zestawień obrotów i sald (miesięczne, za pełny rok obrotowy, na koniec 2 wykonania zadania), 17. przechowywanie ksiąg rachunkowych i dokumentacji finansowej w siedzibie Wykonawcy lub innym miejscu, w którym Wykonawca prowadzi działalność, przez okres do 1 roku od dnia zamknięcia ksiąg za rok obrotowy, 18. udostępnianie Zamawiającej, na jej żądanie, przechowywanych dokumentów, w terminie do 1 dnia roboczego, 19. prowadzenie rozliczeń podatkowych oraz terminowe i prawidłowe sporządzanie deklaracji i informacji podatkowych w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych, podatku od towarów i usług, podatków lokalnych oraz wpłat należnych na PFRON, 20. sporządzanie określonych przepisami o podatku dochodowym od osób fizycznych deklaracji i informacji podatkowych, 21. składanie, zatwierdzonych deklaracji i zeznań podatkowych we właściwym organie podatkowym, 22. reprezentowanie Spółki w postępowaniu kontrolnym i podatkowym przed organami podatkowymi i kontroli skarbowej, 23. przygotowywanie materiałów niezbędnych do windykacji należności, w szczególności przygotowanie zestawień dotyczących przeterminowanych należności, wystawianie not odsetkowych i sporządzanie wezwań do zapłaty, 24. sporządzanie i składanie deklaracji zgłoszeniowych i rozliczeniowych do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (dla jednostki oraz osób zatrudnionych na podstawie umów o pracę i umów zlecenia) oraz reprezentowanie Spółki przed organami Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, 25. obsługa dotycząca pracowników w zakresie spraw finansowo - księgowych związanych ze stosunkiem pracy, w szczególności: prowadzenie dokumentacji wynagrodzeń, przygotowywanie list płac dla zatrudnionych u Zamawiającego pracowników, nadzór nad terminową wypłatą wynagrodzeń i innych świadczeń należnych pracownikom, naliczanie świadczeń urlopowych, nagród jubileuszowych i innych należnych pracownikom świadczeń oraz przygotowanie list płac wypłaty świadczeń, sporządzanie zaświadczeń stwierdzających zatrudnienie pracownika i wysokość jego wynagrodzenia, 3 przygotowywanie wniosków emerytalno – rentowych, 26. monitorowanie stanu urlopów oraz prowadzenie ewidencji urlopów w ścisłej współpracy z komórką kadrową Spółki 27. obsługa finansowo- księgowa Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych i Kasy Zapomogo-Pożyczkowej, 28. obsługa zawieranych z osobami fizycznymi umów cywilno-prawnych, w szczególności realizowanie obowiązków płatnika oraz sporządzanie projektów takich umów oraz rachunków do nich, 29. obsługa w zakresie zajęć wynagrodzeń przez organy egzekucyjne, 30. prowadzenie korespondencji związanej tematycznie z zakresem wykonywanych obowiązków, 31. przyjęcie upoważnienia i związanej z tym odpowiedzialności za dokonywanie przelewów bankowych z konta Spółki związanych z realizacją zobowiązań podatkowych, składek ZUS i płacowych oraz rat kredytów bankowych a także z realizacją innych bieżących zobowiązań, 32. udzielanie Zarządowi i wskazanym pracownikom Spółki wyjaśnień w zakresie interpretacji przepisów prawa podatkowego i ubezpieczeń społecznych (w zakresie wynikającym z uprawnień doradcy podatkowego albo radcy prawnego albo biegłego rewidenta), 33. opracowywanie rocznego planu finansowego i zmian planu w ciągu roku obrotowego oraz sporządzanie comiesięcznych raportów z wykonania planu finansowego, 34. opracowywanie bieżących informacji o sytuacji finansowej Zamawiającego, 35. sporządzanie i składanie okresowych sprawozdań oraz naliczanie opłat dotyczących korzystania ze środowiska. 36. wyznaczenie osoby do kontaktów z Zamawiającym, z kwalifikacjami głównego księgowego, która w przypadku zdarzeń związanych z realizacją zamówienia, wymagających podjęcia czynności w siedzibie Zamawiającego, będzie wykonywać te czynności, 37. sporządzanie rocznych sprawozdań finansowych, o których mowa w umowie Spółki oraz ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości . 4 §2 1. W celu prawidłowej realizacji obowiązków Wykonawcy określonych w § 1 ust 2 strony ustalają dodatkowe obowiązki Wykonawcy, a mianowicie: 1) Pełnienie obowiązków Głównego księgowego w zakresie: a) prowadzenie rachunkowości jednostki, b)sporządzania i prezentowania sprawozdań finansowych jednostki dla właściciela, organów administracji państwowej i organów statystycznych oraz innych instytucji, 2) Za wykonanie obowiązków określonych w pkt 1 odpowiedzialny jest......................... §3 1. Zamawiający zobowiązuje się do prawidłowego i terminowego sporządzania i przekazywania dokumentów będących podstawą ewidencji księgowej, a szczególności: 1) dowodów obrotu gotówkowego ujmowanych w okresowych raportach kasowych, 2) dowodów obrotu bezgotówkowego w formie wyciągów bankowych wraz z kompletem przelewów i not bankowych, 3) bieżącego wystawiania dowodów sprzedaży, obrotu magazynowego i przekazywania ich do zaksięgowania, 4) faktur, rachunków i innych dokumentów o zdarzeniach gospodarczych, po uprzednim opisaniu jakiego odcinka działalności dotyczą oraz sprawdzeniu pod względem merytorycznym; dowodem merytorycznego sprawdzenia dokumentu jest podpis członka Zarządu, jego pełnomocnika bądź upoważnionego pracownika, 5) danych koniecznych do naliczenia płac za każdy miesiąc, 6) danych koniecznych do terminowego i prawidłowego wykonania obowiązków zgłoszeniowych wobec ZUS. 7) sporządzania okresowych (kwartalnych/rocznych) spisów z natury zgodnie z harmonogramem inwentaryzacji i przekazywania ich do rozliczenia, 8) odwrotnego usuwania usterek formalnych i rachunkowych w dokumentach, a stwierdzonych przez Wykonawcę. 2. Dokumenty (sprawdzone pod względem merytorycznym) będą odbierane w siedzibie Zamawiającego przez Wykonawcę. Wszystkie dokumenty dotyczące miesiąca obliczeniowego powinny być przygotowywane do przekazania Wykonawcy najpóźniej do 5 dnia roboczego miesiąca następującego po miesiącu obliczeniowym. 5 §4 Wykonawca nie bierze odpowiedzialności za błędy wynikające z nieterminowości sporządzania dokumentów przez Zamawiającego, zatajenia przed Wykonawcą istotnych informacji mających wpływ na ustalenie prawidłowych wielkości dochodu i podatku. §5 1. Osobą odpowiedzialną ze strony Wykonawcy za realizację postanowień niniejszej umowy będzie....................................., uprawniony do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. 2. Zamawiający udziela niniejszą umowę Wykonawcy pełnomocnictwa do reprezentowania go przed organami skarbowymi oraz organami Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. 3. Zamawiający upoważnia.................................., zamieszkałego w................................, dowód nr.................PESEL osobisty Zamawiającego ........................, do wystawiania w imieniu not korygujących, o których mowa w § 15 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług. §6 Zamawiający zobowiązuje się do powiadomienia w terminie 15 dni od daty zawarcia niniejszej umowy, zgodnie z art. 11 ust. 4 ustawy o rachunkowości, właściwego Urzędu Skarbowego o miejscu prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz złożenia w terminie 7 dni we właściwym Urzędzie Skarbowym uaktualnienia danych, zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 13 października 1995r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (Dz. U. z 2004r. Nr 269, poz. 2681 z późn. zm.) wskazując, że prowadzenie ksiąg powierzono Zamawiającemu. §7 1.Usługi wykonywane będą w siedzibie Wykonawcy przy użyciu jego sprzętu i materiałów w czasie koniecznym do pełnego i prawidłowego zaewidencjonowania wszystkich operacji gospodarczych i prawidłowego sporządzenia deklaracji i informacji podatkowych. 2. Księgowanie dokumentów przy użyciu programu komputerowego, który spełnia wszystkie wymogi ustawy o rachunkowości. 6 3. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za powierzone mu dokumenty, zobowiązując się do prawidłowego ich zabezpieczenia. §8 Za wykonane usługi Zamawiający zapłaci Wykonawcy: 1. 1) miesięcznie kwotę brutto ..........................(słownie: ..........................................................) w terminie do ostatniego dnia miesiąca następującego po miesiącu obliczeniowym. 2) po sporządzeniu rocznych sprawozdań finansowych i rozliczeń podatkowych kwotę jednego miesięcznego wynagrodzenia płatną w terminie 7 dni od przekazania rocznych sprawozdań i rozliczeń. 2. W przypadku opóźnienia w wykonaniu przez Wykonawcę powierzonych mu czynności z jego winy, Zamawiającemu przysługuje zwrot odsetek zapłaconych za nieterminowe regulowanie zobowiązań związanych z danym opóźnieniem za okres od daty wymagalności do dnia wykonania pracy oraz upust w wynagrodzeniu miesięcznym w wysokości do 15% ceny za miesiąc, którego dotyczy. 3. Zamawiający upoważnia na piśmie Wykonawcę i ewentualnie inne osoby przez niego wskazane do przetwarzania danych osobowych. §9 Wykonawca zobowiązuje się do: 1. Zachowania w tajemnicy wszystkich informacji finansowych, technicznych, handlowych uzyskanych na podstawie dokumentów oraz wyjaśnień Zamawiającego. 2. Przestrzegania przepisów ustawy z dnia 29 sierpnia 1992r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 1997r. Nr 133, poz. 883). § 10 Wykonawca oświadcza, że posiada ważną polisę ubezpieczeniową od odpowiedzialności cywilnej obejmującą nienależyte wykonanie usług, dla których wykonania zawarta jest niniejsza umowa. Wartość polisy uwzględnia przepisy określające jej minimalną wartość. §11 Umowa została zawarta na okres od 01 stycznia 2013r. do 31 grudnia 2016r. 7 §12 Każda ze stron może wypowiedzieć umowę z zachowaniem trzymiesięcznego okresu wypowiedzenia w formie pisemnej. § 13 W sprawach nie unormowanych niniejszą umową mają zastosowanie przepisy Kodeksu Cywilnego. § 14 Ewentualne spory wynikające z niniejszej umowy mogą być rozstrzygane przez właściwy sąd. § 15 Umowa została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron. Zamawiający Wykonawca 8