UMOWA nr R - AQUA ŻYRARDÓW Sp. z oo

Załącznik Nr 2
Umowa Nr AQ/ /2012
z dnia …… ………. 2012roku
na „ Świadczenie usług księgowo-finansowych dla potrzeb „ AQUA ŻYRARDÓW”
Sp. z o.o.” przy ulicy Stefana Jodłowskiego 25/27 w Żyrardowie”
zawarta w Żyrardowie pomiędzy:
„AQUA ŻYRARDÓW” Sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Stefana Jodłowskiego 25/27, 96-300
Żyrardów, wpisaną do Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla
M.st. Warszawy w Warszawie, XIV Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego,
pod
numerem
KRS
0000262727,
o
kapitale
zakładowym
21.262.000,00
PLN,
NIP 838-17-74-931, REGON 140660363,
reprezentowaną przez:
Taidę Sochańską- Prezesa Zarządu
zwaną dalej „Zamawiającym”
a
…………………………………………………..
reprezentowaną/ym przez:
……..……………………………………………………
zwaną /ym/ w dalszej części umowy „ Wykonawcą ”,
w rezultacie dokonania przez Zamawiającego wyboru Wykonawcy w trybie przetargu
nieograniczonego o następującej treści:
§1
1.
Przedmiotem
umowy
jest
obsługa
księgowo-finansowa
przedsiębiorstwa
„AQUA ŻYRARDÓW” Sp. z o.o.
2. Szczegółowy zakres prac, które Wykonawca przyjmuje do wykonania to:
1. prowadzenie ksiąg rachunkowych zgodnie z zasadami wynikającymi z ustawy
z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j Dz. U. z 2009r, Nr 152, poz. 1223 ze zm.)
oraz przyjętego rachunku kosztów w oparciu o Zakładowy Plan Kont, przy użyciu
programu komputerowego spełniającego wymogi ustawy o rachunkowości,
2. prowadzenie ewidencji środków trwałych zgodnie z obowiązującą klasyfikacją
środków trwałych,
3. nadzór nad prowadzeniem ewidencji inwentarza niskocennego,
4. nadzór nad ewidencją ilościowo- wartościową zapasów,
5. aktualizacja wyceny środków trwałych (jeżeli zostanie zarządzona lub zaistnieją
przesłanki do jej dokonania),
6. nadzór formalny nad inwentaryzacją składników majątkowych i rozliczeniem
inwentaryzacji,
7. dokonywanie inwentaryzacji w drodze potwierdzenia sald oraz przygotowywanie
materiałów do inwentaryzacji w drodze weryfikacji nakładów,
8. nadzór nad obiegiem, kontrolą, archiwizowaniem i zabezpieczaniem dokumentów
księgowych,
9. nadzór nad sporządzaną dokumentacją i obrotem kasowym, kontrola dziennych
obrotów kasowych,
10. nadzór
nad
ustalaniem
i
stosowaniem
właściwych
stawek
podatkowych,
w szczególności stawek podatku od towarów i usług.
11. odbiór dokumentów Zamawiającej przez Wykonawcę w siedzibie Zamawiającej
z
częstotliwością
pozwalającą
na
bieżące
wywiązywanie
się
Wykonawcy
z obowiązków nadzoru nad sporządzaniem i obiegiem dokumentów oraz obrotem
kasowym, co najmniej 3 razy w tygodniu.
12. księgowanie na kontach księgi głównej i prowadzenie właściwej dokumentacji
pomocniczej,
13. sporządzanie bilansu zamknięcia miesiąca, kwartału, półrocza, roku oraz wymaganych
przez jednostki nadzorujące sprawozdań finansowych (m.in. kwartalne, roczne,
za całość wykonania zadania i inne według wskazań jednostek nadzorujących)
w terminach określonych przez jednostkę nadzorującą,
14. sporządzanie comiesięcznych analiz i raportów, bilansu i rachunków zysków i strat
w podziale na poszczególne obiekty (działy) kompleksu sportowo-rekreacyjnego,
zgodnie z przyjętymi w Spółce zasadami rozliczania przychodów i kosztów,
15. sporządzanie okresowych sprawozdań statystycznych i finansowych związanych
z wypełnianiem obowiązków sprawozdawczych wobec GUS oraz banku(ów)
finansujących Spółkę, a wymagających podania danych ewidencjonowanych
w księgach rachunkowych i w zakresie danych z nich wynikających lub
wymagających podania danych ewidencjonowanych w dokumentacji płacowokadrowej,
16. sporządzanie zestawień obrotów i sald (miesięczne, za pełny rok obrotowy, na koniec
2
wykonania zadania),
17. przechowywanie ksiąg rachunkowych i dokumentacji finansowej w siedzibie
Wykonawcy lub innym miejscu, w którym Wykonawca prowadzi działalność, przez
okres do 1 roku od dnia zamknięcia ksiąg za rok obrotowy,
18. udostępnianie Zamawiającej, na jej żądanie, przechowywanych dokumentów,
w terminie do 1 dnia roboczego,
19. prowadzenie rozliczeń podatkowych oraz terminowe i prawidłowe sporządzanie
deklaracji i informacji podatkowych w zakresie podatku dochodowego od osób
prawnych, podatku od towarów i usług, podatków lokalnych oraz wpłat należnych
na PFRON,
20. sporządzanie określonych przepisami o podatku dochodowym od osób fizycznych deklaracji i informacji podatkowych,
21. składanie, zatwierdzonych deklaracji i zeznań podatkowych we właściwym organie
podatkowym,
22. reprezentowanie Spółki w postępowaniu kontrolnym i podatkowym przed organami
podatkowymi i kontroli skarbowej,
23. przygotowywanie materiałów niezbędnych do windykacji należności, w szczególności
przygotowanie zestawień dotyczących przeterminowanych należności, wystawianie
not odsetkowych i sporządzanie wezwań do zapłaty,
24. sporządzanie i składanie deklaracji zgłoszeniowych i rozliczeniowych do Zakładu
Ubezpieczeń Społecznych (dla jednostki oraz osób zatrudnionych na podstawie umów
o pracę i umów zlecenia) oraz reprezentowanie Spółki przed organami Zakładu
Ubezpieczeń Społecznych,
25. obsługa dotycząca pracowników w zakresie spraw finansowo - księgowych
związanych ze stosunkiem pracy, w szczególności:
 prowadzenie dokumentacji wynagrodzeń,
 przygotowywanie list płac dla zatrudnionych u Zamawiającego pracowników,
 nadzór nad terminową wypłatą wynagrodzeń i innych świadczeń należnych
pracownikom,
 naliczanie świadczeń urlopowych, nagród jubileuszowych i innych należnych
pracownikom świadczeń oraz przygotowanie list płac wypłaty świadczeń,
 sporządzanie zaświadczeń stwierdzających zatrudnienie pracownika i wysokość
jego wynagrodzenia,
3
 przygotowywanie wniosków emerytalno – rentowych,
26. monitorowanie stanu urlopów oraz prowadzenie ewidencji urlopów w ścisłej
współpracy z komórką kadrową Spółki
27. obsługa finansowo- księgowa Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych i Kasy
Zapomogo-Pożyczkowej,
28. obsługa
zawieranych
z
osobami
fizycznymi
umów
cywilno-prawnych,
w szczególności realizowanie obowiązków płatnika oraz sporządzanie projektów
takich umów oraz rachunków do nich,
29. obsługa w zakresie zajęć wynagrodzeń przez organy egzekucyjne,
30. prowadzenie korespondencji związanej tematycznie z zakresem wykonywanych
obowiązków,
31. przyjęcie upoważnienia i związanej z tym odpowiedzialności za dokonywanie
przelewów bankowych z konta Spółki związanych z realizacją zobowiązań
podatkowych, składek ZUS i płacowych oraz rat kredytów bankowych a także
z realizacją innych bieżących zobowiązań,
32. udzielanie Zarządowi i wskazanym pracownikom Spółki wyjaśnień w zakresie
interpretacji przepisów prawa podatkowego i ubezpieczeń społecznych (w zakresie
wynikającym z uprawnień doradcy podatkowego albo radcy prawnego albo biegłego
rewidenta),
33. opracowywanie rocznego planu finansowego i zmian planu w ciągu roku obrotowego
oraz sporządzanie comiesięcznych raportów z wykonania planu finansowego,
34. opracowywanie bieżących informacji o sytuacji finansowej Zamawiającego,
35. sporządzanie i składanie okresowych sprawozdań oraz naliczanie opłat dotyczących
korzystania ze środowiska.
36. wyznaczenie osoby do kontaktów z Zamawiającym, z kwalifikacjami głównego
księgowego, która w przypadku zdarzeń związanych z realizacją zamówienia,
wymagających podjęcia czynności w siedzibie Zamawiającego, będzie wykonywać
te czynności,
37. sporządzanie rocznych sprawozdań finansowych, o których mowa w umowie Spółki
oraz ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości .
4
§2
1. W celu prawidłowej realizacji obowiązków Wykonawcy określonych w § 1 ust 2 strony
ustalają dodatkowe obowiązki Wykonawcy, a mianowicie:
1) Pełnienie obowiązków Głównego księgowego w zakresie:
a) prowadzenie rachunkowości jednostki,
b)sporządzania
i
prezentowania
sprawozdań
finansowych
jednostki
dla
właściciela, organów administracji państwowej i organów statystycznych oraz
innych instytucji,
2) Za wykonanie obowiązków określonych w pkt 1 odpowiedzialny jest.........................
§3
1. Zamawiający zobowiązuje się do prawidłowego i terminowego sporządzania
i przekazywania dokumentów będących podstawą ewidencji księgowej, a szczególności:
1) dowodów obrotu gotówkowego ujmowanych w okresowych raportach kasowych,
2) dowodów
obrotu
bezgotówkowego
w
formie
wyciągów
bankowych
wraz
z kompletem przelewów i not bankowych,
3) bieżącego wystawiania dowodów sprzedaży, obrotu magazynowego i przekazywania
ich do zaksięgowania,
4) faktur, rachunków i innych dokumentów o zdarzeniach gospodarczych, po uprzednim
opisaniu jakiego odcinka działalności dotyczą oraz sprawdzeniu pod względem
merytorycznym; dowodem merytorycznego sprawdzenia dokumentu jest podpis
członka Zarządu, jego pełnomocnika bądź upoważnionego pracownika,
5) danych koniecznych do naliczenia płac za każdy miesiąc,
6) danych koniecznych do terminowego i prawidłowego wykonania obowiązków
zgłoszeniowych wobec ZUS.
7) sporządzania
okresowych
(kwartalnych/rocznych)
spisów
z
natury
zgodnie
z harmonogramem inwentaryzacji i przekazywania ich do rozliczenia,
8) odwrotnego usuwania usterek formalnych i rachunkowych w dokumentach,
a stwierdzonych przez Wykonawcę.
2. Dokumenty (sprawdzone pod względem merytorycznym) będą odbierane w siedzibie
Zamawiającego
przez
Wykonawcę.
Wszystkie
dokumenty
dotyczące
miesiąca
obliczeniowego powinny być przygotowywane do przekazania Wykonawcy najpóźniej
do 5 dnia roboczego miesiąca następującego po miesiącu obliczeniowym.
5
§4
Wykonawca nie bierze odpowiedzialności za błędy wynikające z nieterminowości
sporządzania dokumentów przez Zamawiającego, zatajenia przed Wykonawcą istotnych
informacji mających wpływ na ustalenie prawidłowych wielkości dochodu i podatku.
§5
1. Osobą odpowiedzialną ze strony Wykonawcy za realizację postanowień niniejszej umowy
będzie....................................., uprawniony do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych.
2. Zamawiający udziela niniejszą umowę Wykonawcy pełnomocnictwa do reprezentowania
go przed organami skarbowymi oraz organami Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.
3. Zamawiający
upoważnia.................................., zamieszkałego w................................,
dowód
nr.................PESEL
osobisty
Zamawiającego
........................,
do
wystawiania
w
imieniu
not korygujących, o których mowa w § 15 Rozporządzenia Ministra
Finansów z dnia 28 marca 2011r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom,
wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których
nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług.
§6
Zamawiający zobowiązuje się do powiadomienia w terminie 15 dni od daty zawarcia
niniejszej umowy, zgodnie z art. 11 ust. 4 ustawy o rachunkowości, właściwego Urzędu
Skarbowego o miejscu prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz złożenia w terminie 7 dni
we właściwym Urzędzie Skarbowym uaktualnienia danych, zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy
z dnia 13 października 1995r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników
(Dz. U. z 2004r. Nr 269, poz. 2681 z późn. zm.) wskazując, że prowadzenie ksiąg powierzono
Zamawiającemu.
§7
1.Usługi wykonywane będą w siedzibie Wykonawcy przy użyciu jego sprzętu i materiałów
w czasie koniecznym do pełnego i prawidłowego zaewidencjonowania wszystkich operacji
gospodarczych i prawidłowego sporządzenia deklaracji i informacji podatkowych.
2. Księgowanie dokumentów przy użyciu programu komputerowego, który spełnia wszystkie
wymogi ustawy o rachunkowości.
6
3. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za powierzone mu dokumenty, zobowiązując
się do prawidłowego ich zabezpieczenia.
§8
Za wykonane usługi Zamawiający zapłaci Wykonawcy:
1.
1) miesięcznie kwotę brutto ..........................(słownie: ..........................................................)
w terminie do ostatniego dnia miesiąca następującego po miesiącu obliczeniowym.
2) po sporządzeniu rocznych sprawozdań finansowych i rozliczeń podatkowych kwotę
jednego miesięcznego wynagrodzenia płatną w terminie 7 dni od przekazania rocznych
sprawozdań i rozliczeń.
2. W przypadku opóźnienia w wykonaniu przez Wykonawcę powierzonych mu czynności
z jego winy, Zamawiającemu przysługuje zwrot odsetek zapłaconych za nieterminowe
regulowanie zobowiązań związanych z danym opóźnieniem za okres od daty
wymagalności do dnia wykonania pracy oraz upust w wynagrodzeniu miesięcznym w
wysokości do 15% ceny za miesiąc, którego dotyczy.
3. Zamawiający upoważnia na piśmie Wykonawcę i ewentualnie inne osoby przez niego
wskazane do przetwarzania danych osobowych.
§9
Wykonawca zobowiązuje się do:
1. Zachowania w tajemnicy wszystkich informacji finansowych, technicznych, handlowych
uzyskanych na podstawie dokumentów oraz wyjaśnień Zamawiającego.
2. Przestrzegania przepisów ustawy z dnia 29 sierpnia 1992r. o ochronie danych osobowych
(Dz. U. z 1997r. Nr 133, poz. 883).
§ 10
Wykonawca oświadcza, że posiada ważną polisę ubezpieczeniową od odpowiedzialności
cywilnej obejmującą nienależyte wykonanie usług, dla których wykonania zawarta jest
niniejsza umowa. Wartość polisy uwzględnia przepisy określające jej minimalną wartość.
§11
Umowa została zawarta na okres od 01 stycznia 2013r. do 31 grudnia 2016r.
7
§12
Każda ze stron może wypowiedzieć umowę z zachowaniem trzymiesięcznego okresu
wypowiedzenia w formie pisemnej.
§ 13
W sprawach nie unormowanych niniejszą umową mają zastosowanie przepisy Kodeksu
Cywilnego.
§ 14
Ewentualne spory wynikające z niniejszej umowy mogą być rozstrzygane przez właściwy
sąd.
§ 15
Umowa została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej
ze stron.
Zamawiający
Wykonawca
8