Narzędzia informatyczne wspomagające zarządzanie projektami
advertisement
Wsparcie w realizacji projektów • Dostępność licznych programów wpierających realizację projektów • Wybór oprogramowania uzależniony jest od: Narzędzia informatyczne wspomagające zarządzanie projektami – Potrzeb (poziom szczegółowości, finanse, możliwości modyfikacji) – Skomplikowania projektu – „Umiejętności komputerowych” (ang. computer skills) – Preferencji mgr Marcin Darecki mgr Magdalena Marczewska TiMO (Zakład Teorii i Metod Organizacji) Wydział Zarządzania Uniwersytetu Warszawskiego [email protected] [email protected] © Magdalena Marczewska © Marcin Darecki Wydział Zarządzania UW © Magdalena Marczewska © Marcin Darecki Potrzeby, a rodzaje programów Podział projektów • Do podstawowych potrzeb projektowych zaliczamy: – – – – – – – – Zaawansowane – wymagające dużego poziomu kontroli zadań i czasu ich realizacji oraz zasobów i kosztów Zarządzanie zadaniami Harmonogramowanie/Planowanie projektu Wykresy Gantta Śledzenie realizacji projektu (procent wykonania zadania) Planowanie zasobów Zarządzanie budżetem Zarządzanie czasem/Określanie „deadline” Dostępność © Magdalena Marczewska © Marcin Darecki Wydział Zarządzania UW Wydział Zarządzania UW Wymagające zarządzania czasem (planowanie i harmonogramowanie), zadaniami, zasobami Wymagające zarządzania czasem i zadaniami Wymagające zarządzania czasem © Magdalena Marczewska © Marcin Darecki Wydział Zarządzania UW Podstawowe narzędzia wspierające zarządzanie projektami – KALENDARZE (zarządzanie czasem) • Wybrane kalendarze: • Kalendarze stosujemy gdy: – Projekt jest prosty, wymaga głównie określenia czasu realizacji pojedynczych zadań – zarządzanie czasem – Wymagane jest „trzymanie się deadlinów” – Projekt nie wymaga skomplikowanych przygotowań – Projekt realizowany jest przez małe zespoły projektowe © Magdalena Marczewska © Marcin Darecki Narzędzia podstawowe – zarządzanie czasem Wydział Zarządzania UW – Office: MS Outlook – w firmach często dostęp do kalendarzy innych – Kalendarze darmowe: Google, kalendarz online, inne – Kalendarze na urządzenia mobilne: podstawowe tj. instalowane i integrujące się z kontem Google, inne np. Jorte © Magdalena Marczewska © Marcin Darecki Projekty wymagające zarządzania czasem i zadaniami Wydział Zarządzania UW Trello • Projekty wymagające współpracy licznych zespołów projektowych lub kilku grup zadaniowych • Nastawione na wykonanie licznych zadań o określonym terminie zakończenia • Konieczność kontroli zarówno czasu jak i poprawności • Ważnym elementem staje się także współpraca © Magdalena Marczewska © Marcin Darecki Wydział Zarządzania UW © Magdalena Marczewska © Marcin Darecki Wydział Zarządzania UW Trello Podsumowanie Trello • • • • www.trello.com Prosty, bardzo intuicyjny W określonym zakresie darmowy Program opiera się na przygotowywaniu tablic i list na których umieszcza się poszczególne zadania • Istnieje możliwość dodawania członków i ustalania kto, za które z zadań jest odpowiedzialny • Można umieszczać w nim pliki, grafiki, linki © Magdalena Marczewska © Marcin Darecki Wydział Zarządzania UW • Program jest prosty w obsłudze i bardzo intuicyjny • Daje wiele możliwości pod kontem realizacji poszczególnych zadań • Zintegrowany z podstawowym kalendarzem • Darmowy w określonym zakresie • WADA: Brak harmonogramu • Rozbudowana alternatywa: Bitrix24 © Magdalena Marczewska © Marcin Darecki Projekty wymagające zarządzania – czasem, zadaniami, zasobami • Przygotowany WBS dotyczy rozbudowanego projektu, w którym poza czasem oraz zadaniami, istotne stają się zasoby • Dla zapewnienia lepszej kontroli niezbędne jest posiadanie harmonogramu • Do realizacji tego rodzaju projektów można wykorzystywać różne programy – proste, popularne oraz dedykowane © Magdalena Marczewska © Marcin Darecki Wydział Zarządzania UW Wydział Zarządzania UW Wykorzystanie Excela w zarządzaniu projektami Zasobów przedstawiane zgodnie z przydzieloną wartością Lp. © Magdalena Marczewska © Marcin Darecki Wydział Zarządzania UW Programy dedykowane Gantter • Excel – w związku ze wskazanymi wadami (niska elastyczność) ewentualne zmiany w harmonogramie mogą nastręczać zbędnych trudności • Stosowanie programów dedykowanych eliminuje wskazane problemy © Magdalena Marczewska © Marcin Darecki Wydział Zarządzania UW • • • • • • • • http://www.gantter.com/ Prosty, intuicyjny Darmowy Program wspierający zarządzanie projektami Harmonogramowanie Zasoby Kalendarze Plik dostępny w chmurze – dysk google © Magdalena Marczewska © Marcin Darecki Wydział Zarządzania UW forward scheduling / backward scheduling Gantter HARMONOGRAMOWANIE „W PRZÓD” (forward scheduling) – technika budowy harmonogramu wykonania operacji polegająca na wyjściu od początkowego terminu w horyzoncie planowania i wyznaczaniu terminów rozpoczęcia i zakończenia kolejnych operacji przez odliczenie ich długotrwałości „w przód” HARMONOGRAMOWANIE „W TYŁ” (backward scheduling) - technika budowy harmonogramu wykonania operacji polegająca na wyjściu od końcowego terminu w horyzoncie planowania i wyznaczeniu terminów zakończenia i rozpoczęcia kolejnych operacji przez odliczanie ich długotrwałości „w tył” © Magdalena Marczewska © Marcin Darecki Wydział Zarządzania UW © Magdalena Marczewska © Marcin Darecki Wydział Zarządzania UW Gantter © Magdalena Marczewska © Marcin Darecki Gantter - zadania Wydział Zarządzania UW © Magdalena Marczewska © Marcin Darecki Wydział Zarządzania UW Zależność FS (Finish to Start) Gantter - zadania • Termin zakończenia zadania A określa termin rozpoczęcia zadania B • Zadanie B nie może rozpocząć się przed ukończeniem zadania A Np. A: pokrojenie cebulki B: usmażenie cebulki © Magdalena Marczewska © Marcin Darecki Wydział Zarządzania UW © Magdalena Marczewska © Marcin Darecki Wydział Zarządzania UW Zależność SS (Start to Start) Zależność FF (Finish to Finish) • Termin zakończenia zadania A określa termin zakończenia zadania B • Zadanie B nie może zakończyć się dopóki nie zakończy się zadanie A • Termin rozpoczęcia zadania A określa termin rozpoczęcia zadania B (czyli zadania powinny odbywać się równocześnie) • Zadanie B nie może rozpocząć się przed rozpoczęciem zadania A Np. Np. A: przygotowanie obiadu B: nakrycie do stołu © Magdalena Marczewska © Marcin Darecki A: wypożyczenie quada na wakacjach na wyspie Corfu B: przemieszczanie się quadem po wyspie Corfu Np. dostawa komponentów powinna zakończyć się w momencie zakończenia montażu linii produkcyjnej, aby nie było konieczności ich magazynowania Wydział Zarządzania UW © Magdalena Marczewska © Marcin Darecki Zależność SF (Start to Finish) Wydział Zarządzania UW Gantter - zasoby • Termin rozpoczęcia zadania A określa termin zakończenia zadania B (tzn. B będzie trwało do momentu rozpoczęcia czynności A) • Zadanie B nie może zakończyć się dopóki nie rozpocznie się zadanie A Np. A: rozpoczęcie nowej zmiany B: zakończenie poprzedniej zmiany Np. praca hydraulika przy zakręceniu wody w budynku © Magdalena Marczewska © Marcin Darecki Wydział Zarządzania UW © Magdalena Marczewska © Marcin Darecki Wydział Zarządzania UW Gantter - zasoby © Magdalena Marczewska © Marcin Darecki Gantter - kalendarze Wydział Zarządzania UW © Magdalena Marczewska © Marcin Darecki Wydział Zarządzania UW Projekty zaawansowane - konieczność kontroli zadań, czasu ich realizacji, zasobów i kosztów Gantter - kalendarze • Programy dające bardzo szerokie możliwości zarządzania projektami: – Ms Project – Smartsheet – Asana – ProjectLibre (OpenProj) © Magdalena Marczewska © Marcin Darecki Wydział Zarządzania UW © Magdalena Marczewska © Marcin Darecki Wydział Zarządzania UW Tworzenie/Otwieranie projektu Utwórz nowy projekt ProjectLibre Otwórz istniejący projekt © Magdalena Marczewska © Marcin Darecki Wydział Zarządzania UW © Magdalena Marczewska © Marcin Darecki Wydział Zarządzania UW © Magdalena Marczewska © Marcin Darecki Wydział Zarządzania UW Opis nowego projektu Nazwa projektu Dane osoby odpowiedzialnej za projekt Data projektu (zgodnie z metodą harmonogramowania „w przód” lub „w tył”) © Magdalena Marczewska © Marcin Darecki Wydział Zarządzania UW WBS – grupowanie zadań Wprowadzanie zadań Nazwa każdego z zadań w projekcie © Magdalena Marczewska © Marcin Darecki Wydział Zarządzania UW © Magdalena Marczewska © Marcin Darecki Łączenie zadań Wydział Zarządzania UW WBS Łączymy zdania przeciągając myszką jedno zadanie do kolejnego © Magdalena Marczewska © Marcin Darecki Wydział Zarządzania UW © Magdalena Marczewska © Marcin Darecki Wydział Zarządzania UW Właściwości zadania Kolumny list zadań Czas trwania Zgrupowane zadania Data rozpoczęcia Zadanie - poprzednik Nazwa Czas Data zakończenia zadania trwania Data rozpoczęcia © Magdalena Marczewska © Marcin Darecki menu: „Project” opcja: „Task/Resourceinformation” Wydział Zarządzania UW Data zakończenia © Magdalena Marczewska © Marcin Darecki Wydział Zarządzania UW Zadanie z zadanym terminem ukończenia Czas trwania zadań • Dni = days – wprowadzam: „2d” lub „2 days” • Godziny = hours – wprowadzam „2h” – w przypadku 8-godzinnego dnia roboczego, 1 godzina jest oznaczana jako „0,125 days” Wybór opcji „Musy Finish On” albo „Finish No Later Than” • Minuty = minutes – wprowadzam „1m” – w przypadku 8-godzinnego dnia roboczego, 1 minuta jest oznaczana jako „0,002 days” © Magdalena Marczewska © Marcin Darecki Wydział Zarządzania UW Termin ukończenia © Magdalena Marczewska © Marcin Darecki Wydział Zarządzania UW FS/FF/SS/SF Zależności między zadaniami FS FF SS SF © Magdalena Marczewska © Marcin Darecki Wydział Zarządzania UW © Magdalena Marczewska © Marcin Darecki Kamienie milowe Wydział Zarządzania UW Diagram sieci zależności Duration (czas trwania) = 0 !!!! © Magdalena Marczewska © Marcin Darecki Wydział Zarządzania UW © Magdalena Marczewska © Marcin Darecki Wydział Zarządzania UW Diagram sieci zależności Arkusz zasobów tj. tabela prezentująca zasoby ludzkie i fizyczne tj. graficzna prezentacja ścieżki krytycznej Work - zł/hour Material - zł © Magdalena Marczewska © Marcin Darecki Wydział Zarządzania UW © Magdalena Marczewska © Marcin Darecki Wydział Zarządzania UW Arkusz zasobów – dodawanie zasobów Arkusz zasobów - opis ‘Assign Resources’ © Magdalena Marczewska © Marcin Darecki Wydział Zarządzania UW © Magdalena Marczewska © Marcin Darecki Wydział Zarządzania UW RBS (Resource Breakdown Structure) Struktura Podziału Zasobów Arkusz zasobów – dodawanie zasobów Zasób przydzielony © Magdalena Marczewska © Marcin Darecki Wydział Zarządzania UW RBS (Resource Breakdown Structure) © Magdalena Marczewska © Marcin Darecki Wydział Zarządzania UW Wykorzystywanie zasobów Zadanie ma być zrealizowane przez dwie osoby, każda z nich angażuje się w 100% czasu pracy © Magdalena Marczewska © Marcin Darecki Wydział Zarządzania UW Zadanie ma być zrealizowane przez dwie osoby, a każda z nich Wydział Zarządzania UW angażuje się w 50% czasu pracy © Magdalena Marczewska © Marcin Darecki Kalendarz Kalendarz c.d. Dzień wolny Dzień pracujący (niestandardowo) Wybór utworzonego kalendarza dla danego projektu …godziny pracy tego dnia © Magdalena Marczewska © Marcin Darecki Wydział Zarządzania UW © Magdalena Marczewska © Marcin Darecki Wydział Zarządzania UW
