Narzędzia informatyczne wspomagające zarządzanie projektami

advertisement
Wsparcie w realizacji projektów
• Dostępność licznych programów wpierających
realizację projektów
• Wybór oprogramowania uzależniony jest od:
Narzędzia informatyczne
wspomagające zarządzanie
projektami
– Potrzeb (poziom szczegółowości, finanse,
możliwości modyfikacji)
– Skomplikowania projektu
– „Umiejętności komputerowych” (ang. computer
skills)
– Preferencji
mgr Marcin Darecki
mgr Magdalena Marczewska
TiMO (Zakład Teorii i Metod Organizacji)
Wydział Zarządzania Uniwersytetu Warszawskiego
[email protected]
[email protected]
© Magdalena Marczewska
© Marcin Darecki
Wydział Zarządzania UW
© Magdalena Marczewska
© Marcin Darecki
Potrzeby, a rodzaje programów
Podział projektów
• Do podstawowych potrzeb projektowych zaliczamy:
–
–
–
–
–
–
–
–
Zaawansowane – wymagające dużego poziomu kontroli zadań
i czasu ich realizacji oraz zasobów i kosztów
Zarządzanie zadaniami
Harmonogramowanie/Planowanie projektu
Wykresy Gantta
Śledzenie realizacji projektu (procent wykonania zadania)
Planowanie zasobów
Zarządzanie budżetem
Zarządzanie czasem/Określanie „deadline”
Dostępność
© Magdalena Marczewska
© Marcin Darecki
Wydział Zarządzania UW
Wydział Zarządzania UW
Wymagające zarządzania czasem (planowanie i
harmonogramowanie), zadaniami, zasobami
Wymagające zarządzania
czasem i zadaniami
Wymagające
zarządzania
czasem
© Magdalena Marczewska
© Marcin Darecki
Wydział Zarządzania UW
Podstawowe narzędzia
wspierające zarządzanie projektami
– KALENDARZE (zarządzanie czasem)
• Wybrane kalendarze:
• Kalendarze stosujemy gdy:
– Projekt jest prosty, wymaga głównie określenia
czasu realizacji pojedynczych zadań – zarządzanie
czasem
– Wymagane jest „trzymanie się deadlinów”
– Projekt nie wymaga skomplikowanych
przygotowań
– Projekt realizowany jest przez małe zespoły
projektowe
© Magdalena Marczewska
© Marcin Darecki
Narzędzia podstawowe
– zarządzanie czasem
Wydział Zarządzania UW
– Office: MS Outlook – w firmach często dostęp do
kalendarzy innych
– Kalendarze darmowe: Google, kalendarz online,
inne
– Kalendarze na urządzenia mobilne: podstawowe
tj. instalowane i integrujące się z kontem Google,
inne np. Jorte
© Magdalena Marczewska
© Marcin Darecki
Projekty wymagające zarządzania
czasem i zadaniami
Wydział Zarządzania UW
Trello
• Projekty wymagające współpracy licznych
zespołów projektowych lub kilku grup
zadaniowych
• Nastawione na wykonanie licznych zadań o
określonym terminie zakończenia
• Konieczność kontroli zarówno czasu jak i
poprawności
• Ważnym elementem staje się także
współpraca
© Magdalena Marczewska
© Marcin Darecki
Wydział Zarządzania UW
© Magdalena Marczewska
© Marcin Darecki
Wydział Zarządzania UW
Trello
Podsumowanie Trello
•
•
•
•
www.trello.com
Prosty, bardzo intuicyjny
W określonym zakresie darmowy
Program opiera się na przygotowywaniu tablic i
list na których umieszcza się poszczególne zadania
• Istnieje możliwość dodawania członków i
ustalania kto, za które z zadań jest
odpowiedzialny
• Można umieszczać w nim pliki, grafiki, linki
© Magdalena Marczewska
© Marcin Darecki
Wydział Zarządzania UW
• Program jest prosty w obsłudze i bardzo
intuicyjny
• Daje wiele możliwości pod kontem realizacji
poszczególnych zadań
• Zintegrowany z podstawowym kalendarzem
• Darmowy w określonym zakresie
• WADA: Brak harmonogramu
• Rozbudowana alternatywa: Bitrix24
© Magdalena Marczewska
© Marcin Darecki
Projekty wymagające zarządzania
– czasem, zadaniami, zasobami
• Przygotowany WBS dotyczy rozbudowanego
projektu, w którym poza czasem oraz
zadaniami, istotne stają się zasoby
• Dla zapewnienia lepszej kontroli niezbędne
jest posiadanie harmonogramu
• Do realizacji tego rodzaju projektów można
wykorzystywać różne programy – proste,
popularne oraz dedykowane
© Magdalena Marczewska
© Marcin Darecki
Wydział Zarządzania UW
Wydział Zarządzania UW
Wykorzystanie Excela
w zarządzaniu projektami
Zasobów przedstawiane zgodnie
z przydzieloną wartością Lp.
© Magdalena Marczewska
© Marcin Darecki
Wydział Zarządzania UW
Programy dedykowane
Gantter
• Excel – w związku ze wskazanymi wadami
(niska elastyczność) ewentualne zmiany w
harmonogramie mogą nastręczać zbędnych
trudności
• Stosowanie programów dedykowanych
eliminuje wskazane problemy
© Magdalena Marczewska
© Marcin Darecki
Wydział Zarządzania UW
•
•
•
•
•
•
•
•
http://www.gantter.com/
Prosty, intuicyjny
Darmowy
Program wspierający zarządzanie projektami
Harmonogramowanie
Zasoby
Kalendarze
Plik dostępny w chmurze – dysk google
© Magdalena Marczewska
© Marcin Darecki
Wydział Zarządzania UW
forward scheduling /
backward scheduling
Gantter
HARMONOGRAMOWANIE „W PRZÓD” (forward
scheduling) – technika budowy harmonogramu
wykonania operacji polegająca na wyjściu od
początkowego terminu w horyzoncie planowania i
wyznaczaniu terminów rozpoczęcia i zakończenia
kolejnych operacji przez odliczenie ich długotrwałości „w
przód”
HARMONOGRAMOWANIE „W TYŁ” (backward scheduling)
- technika budowy harmonogramu wykonania operacji
polegająca na wyjściu od końcowego terminu w
horyzoncie planowania i wyznaczeniu terminów
zakończenia i rozpoczęcia kolejnych operacji przez
odliczanie ich długotrwałości „w tył”
© Magdalena Marczewska
© Marcin Darecki
Wydział Zarządzania UW
© Magdalena Marczewska
© Marcin Darecki
Wydział Zarządzania UW
Gantter
© Magdalena Marczewska
© Marcin Darecki
Gantter - zadania
Wydział Zarządzania UW
© Magdalena Marczewska
© Marcin Darecki
Wydział Zarządzania UW
Zależność FS (Finish to Start)
Gantter - zadania
• Termin zakończenia zadania A określa termin
rozpoczęcia zadania B
• Zadanie B nie może rozpocząć się przed ukończeniem
zadania A
Np. A: pokrojenie cebulki
B: usmażenie cebulki
© Magdalena Marczewska
© Marcin Darecki
Wydział Zarządzania UW
© Magdalena Marczewska
© Marcin Darecki
Wydział Zarządzania UW
Zależność SS (Start to Start)
Zależność FF (Finish to Finish)
• Termin zakończenia zadania A
określa termin zakończenia zadania
B
• Zadanie B nie może zakończyć się
dopóki nie zakończy się zadanie A
• Termin rozpoczęcia zadania A
określa termin rozpoczęcia
zadania B (czyli zadania powinny
odbywać się równocześnie)
• Zadanie B nie może rozpocząć
się przed rozpoczęciem zadania
A
Np.
Np.
A: przygotowanie obiadu
B: nakrycie do stołu
© Magdalena Marczewska
© Marcin Darecki
A: wypożyczenie quada na
wakacjach na wyspie Corfu
B: przemieszczanie się
quadem po wyspie Corfu
Np. dostawa komponentów powinna zakończyć się w
momencie zakończenia montażu linii produkcyjnej,
aby nie było konieczności ich magazynowania
Wydział Zarządzania UW
© Magdalena Marczewska
© Marcin Darecki
Zależność SF (Start to Finish)
Wydział Zarządzania UW
Gantter - zasoby
• Termin rozpoczęcia zadania A
określa termin zakończenia
zadania B (tzn. B będzie trwało do
momentu rozpoczęcia czynności
A)
• Zadanie B nie może zakończyć się
dopóki nie rozpocznie się zadanie
A
Np.
A: rozpoczęcie nowej zmiany
B: zakończenie poprzedniej
zmiany
Np. praca hydraulika przy zakręceniu
wody w budynku
© Magdalena Marczewska
© Marcin Darecki
Wydział Zarządzania UW
© Magdalena Marczewska
© Marcin Darecki
Wydział Zarządzania UW
Gantter - zasoby
© Magdalena Marczewska
© Marcin Darecki
Gantter - kalendarze
Wydział Zarządzania UW
© Magdalena Marczewska
© Marcin Darecki
Wydział Zarządzania UW
Projekty zaawansowane - konieczność
kontroli zadań, czasu ich realizacji,
zasobów i kosztów
Gantter - kalendarze
• Programy dające bardzo szerokie możliwości
zarządzania projektami:
– Ms Project
– Smartsheet
– Asana
– ProjectLibre (OpenProj)
© Magdalena Marczewska
© Marcin Darecki
Wydział Zarządzania UW
© Magdalena Marczewska
© Marcin Darecki
Wydział Zarządzania UW
Tworzenie/Otwieranie projektu
Utwórz nowy projekt
ProjectLibre
Otwórz
istniejący
projekt
© Magdalena Marczewska
© Marcin Darecki
Wydział Zarządzania UW
© Magdalena Marczewska
© Marcin Darecki
Wydział Zarządzania UW
© Magdalena Marczewska
© Marcin Darecki
Wydział Zarządzania UW
Opis nowego projektu
Nazwa projektu
Dane osoby
odpowiedzialnej
za projekt
Data projektu (zgodnie z metodą
harmonogramowania „w przód” lub „w tył”)
© Magdalena Marczewska
© Marcin Darecki
Wydział Zarządzania UW
WBS – grupowanie zadań
Wprowadzanie zadań
Nazwa każdego z zadań w projekcie
© Magdalena Marczewska
© Marcin Darecki
Wydział Zarządzania UW
© Magdalena Marczewska
© Marcin Darecki
Łączenie zadań
Wydział Zarządzania UW
WBS
Łączymy zdania przeciągając
myszką jedno zadanie do
kolejnego
© Magdalena Marczewska
© Marcin Darecki
Wydział Zarządzania UW
© Magdalena Marczewska
© Marcin Darecki
Wydział Zarządzania UW
Właściwości zadania
Kolumny list zadań
Czas
trwania
Zgrupowane zadania
Data
rozpoczęcia
Zadanie - poprzednik
Nazwa Czas
Data zakończenia
zadania trwania
Data rozpoczęcia
© Magdalena Marczewska
© Marcin Darecki
menu: „Project”
opcja: „Task/Resourceinformation”
Wydział Zarządzania UW
Data
zakończenia
© Magdalena Marczewska
© Marcin Darecki
Wydział Zarządzania UW
Zadanie z zadanym
terminem ukończenia
Czas trwania zadań
• Dni = days
– wprowadzam: „2d” lub „2 days”
• Godziny = hours
– wprowadzam „2h”
– w przypadku 8-godzinnego dnia roboczego, 1 godzina
jest oznaczana jako „0,125 days”
Wybór opcji
„Musy Finish
On”
albo
„Finish No
Later Than”
• Minuty = minutes
– wprowadzam „1m”
– w przypadku 8-godzinnego dnia roboczego, 1 minuta
jest oznaczana jako „0,002 days”
© Magdalena Marczewska
© Marcin Darecki
Wydział Zarządzania UW
Termin
ukończenia
© Magdalena Marczewska
© Marcin Darecki
Wydział Zarządzania UW
FS/FF/SS/SF
Zależności między zadaniami
FS
FF
SS
SF
© Magdalena Marczewska
© Marcin Darecki
Wydział Zarządzania UW
© Magdalena Marczewska
© Marcin Darecki
Kamienie milowe
Wydział Zarządzania UW
Diagram sieci zależności
Duration (czas trwania) = 0 !!!!
© Magdalena Marczewska
© Marcin Darecki
Wydział Zarządzania UW
© Magdalena Marczewska
© Marcin Darecki
Wydział Zarządzania UW
Diagram sieci zależności
Arkusz zasobów
tj. tabela prezentująca zasoby ludzkie i fizyczne
tj. graficzna prezentacja ścieżki
krytycznej
Work - zł/hour
Material - zł
© Magdalena Marczewska
© Marcin Darecki
Wydział Zarządzania UW
© Magdalena Marczewska
© Marcin Darecki
Wydział Zarządzania UW
Arkusz zasobów
– dodawanie zasobów
Arkusz zasobów - opis
‘Assign Resources’
© Magdalena Marczewska
© Marcin Darecki
Wydział Zarządzania UW
© Magdalena Marczewska
© Marcin Darecki
Wydział Zarządzania UW
RBS
(Resource Breakdown Structure)
Struktura Podziału Zasobów
Arkusz zasobów
– dodawanie zasobów
Zasób przydzielony
© Magdalena Marczewska
© Marcin Darecki
Wydział Zarządzania UW
RBS
(Resource Breakdown Structure)
© Magdalena Marczewska
© Marcin Darecki
Wydział Zarządzania UW
Wykorzystywanie zasobów
Zadanie ma
być
zrealizowane
przez dwie
osoby,
każda z nich
angażuje się w
100% czasu
pracy
© Magdalena Marczewska
© Marcin Darecki
Wydział Zarządzania UW
Zadanie ma być zrealizowane przez dwie osoby, a każda z nich
Wydział Zarządzania UW
angażuje się w 50% czasu pracy
© Magdalena Marczewska
© Marcin Darecki
Kalendarz
Kalendarz c.d.
Dzień wolny
Dzień pracujący
(niestandardowo)
Wybór
utworzonego
kalendarza
dla danego
projektu
…godziny pracy
tego dnia
© Magdalena Marczewska
© Marcin Darecki
Wydział Zarządzania UW
© Magdalena Marczewska
© Marcin Darecki
Wydział Zarządzania UW
Download
Random flashcards
123

2 Cards oauth2_google_0a87d737-559d-4799-9194-d76e8d2e5390

bvbzbx

2 Cards oauth2_google_e1804830-50f6-410f-8885-745c7a100970

Motywacja w zzl

3 Cards ypy

Create flashcards