Kontrolowanie

Kontrolowanie
Mateusz Turczyn
Definicja
Kontrola – proces monitorowania czynności,
służących do zapewnienia ich wykonywania
zgodnie z planem i korygowania wszelkich
istotnych odchyleń.
S.P. Robbins, D.A. DeCenzo, Podstawy zarządzania
„Kontrola
w zarządzaniu jest systematycznym wysiłkiem
podjętym w celu ustanowienia norm działania,
porównania ich z czynionymi postępami oraz
podejmowania działań korekcyjnych, gdy jest to
potrzebne, by zbliżyć wyniki do planów i oczekiwań”.
R.J. Mockler
Podstawowe etapy procesu kontroli
Znaczenie kontroli
Organizacja bez skutecznej kontroli nie ma szans osiągnąć zamierzonych
celów. Kontrola ma zasadnicze znaczenie dla powodzenia organizacji,
pomaga jej:
• przystosować się do zmiennych warunków w złożonym otoczeniu, gdzie
organizacje borykają się ze zmianami,
• uporać się ze skomplikowanymi sytuacjami oraz zapobiec potęgowaniu się
błędów,
• uporać się ze złożonością organizacji; wraz ze wzrostem organizacji
koniecznie jest tworzenie odpowiednio złożonych systemów kontrolnych,
• pozwala na minimalizację kosztów, ograniczenie marnotrawstwa
i podniesienie produktywności.
Dlaczego kontrolujemy?
Kontrolujemy, bo inaczej organizacja nie
byłaby w stanie ocenić osiąganych wyników z
punkty widzenia wytyczonych celów.
Cele kontrolowania
Kontrolować możemy dowolne obszary
działania organizacji.
Istnieją dwie drogi identyfikacji obszarów
kontroli - koncentracja na:
• zasobach
• określonym szczeblu
Kontrola zasobów rzeczowych
• Zarządzanie zapasami
• Kontrola Jakości
• Kontrola sprzętu, wyposażenia budynków
Kontrola zasobów ludzkich
•
•
•
•
Dobór i obsada kadry
Szkolenie i rozwój kadr kierowniczych
Ocena wyników
Ocena poziomu wynagradzania
Kontrola zasobów informacyjnych
•
•
•
•
•
Prognozowanie sprzedaży i marketingu
Analiza otoczenia
Public relations
Układanie harmonogramów produkcji
Prognozowanie ekonomiczne
Kontrolowanie zasobów finansowych
Kontrola zasobów finansowych
Kontrola czysto finansowa – zapewnienie zasobów
gotówki niezbędnej do pokrycia zobowiązań oraz
zapobieganie nadmiernego gromadzenia środków i ich
niewłaściwego wykorzystania.
Powiązanie kontroli finansowej z trzema pozostałymi
zasobami:
• nadmierne zapasy – wyższe koszty magazynowania,
• zły dobór pracowników – koszty zwolnień, rotacji,
• nietrafione prognozy – zakłócenie przepływów
pieniężnych i innych złych skutków finansowych.
Kryterium szczebla
• Kontrola dziłalnosci operacyjnej – skoncentrowana jest
na jednym lub kilku systemach operacyjnych
organizacji, np. kontrola jakości.
• Kontrola organizacyjna – odnosi się do ogólnego
funkcjonowania organizacji.
• Kontrola strategiczna – badanie jak skutecznie
organizacja rozumie swoje otoczenie i jak dostosowuje
się do niego.
Powiązania
Kontrolowanie jest procesem ściśle powiązanym
z procesem planowania.
Funkcjonowanie organizacji polega na ciągłym
przechodzeniu od planowania do kontrolowania
i odwrotnie.
Powiązania kontrolowania i
planowania
Czynniki powodujące konieczność rozpoczęcia
działań:
• zmiana działań w taki sposób, by wyniki
zbliżyły się do wyników założonych w planie,
• analiza i ewentualna rewizja planu,
• ponowna ocena instrumentów kontroli, aby
upewnić się o ich stosowności do planu i jego
celów.
Kontrola jest najbardziej skuteczna i ekonomiczna, gdy
stosowana jest selektywnie w punktach decydujących o
osiągnięciu sukcesu albo porażki w danym
przedsięwzięciu lub działaniu.
Ze względu na czas dokonywania, może być stosowana
z dobrymi rezultatami na każdym etapie.
Powinno się jednak kontrolować selektywnie.
Zbyt rozwinięta kontrola ma następujące wady:
• wysokie koszty,
• spowolnienie procesu,
• negatywny wpływ na pracowników.
Bibliografia
R.W Griffin , „Podstawy zarządzania organizacjami”
S.P. Robbins, D.A. DeCenzo, „Podstawy zarządzania”