Zarządzanie organizacją Projekt „Wzrost potencjału
advertisement
Prezentacja uczestników KONTRAKT zasady współpracy w trakcie szkolenia )))) Projekt „Wzrost potencjału sektora społecznego w powiecie jarosławskim poprzez inicjowanie partnerskiej współpracy” Zarządzanie organizacją Cel szkolenia • Podniesienie poziomu wiedzy dotyczącej umiejętności zarządzania wśród przedstawicieli organizacji pozarządowych • Zapoznanie uczestników szkolenia z metodami projektowania i koordynowania przedsięwzięć - inicjatyw lokalnych PROBLEM Problem to wszystko co przeszkadza tobie osobiście lub twojej firmie czy organizacji przejść od punktu, w którym jesteście do miejsca, w którym chcecie się znaleźć CO TO JEST CEL? Cel jest to miejsce bądź stan, które chcemy osiągnąć aby rozwiązać problem Cel- (target) – jaki powinien być? • Quality – Jakość • Quantity- Ilość • Time – Czasowość • Location – Odniesiony do grupy Piramida celów Misja Sens istnienia Cele strategiczne DŁUGI OKRES Po co to robimy? Cele operacyjne Jak to robimy? ŚREDNI OKRES Zadania/Projekty Co robimy? KRÓTKI OKRES ANALIZA SWOT – S = Strenghts Mocne strony – siły napędowe O = Opportunities Szanse – działania wzmacniające narzędzie pomocne w rozwiązywaniu problemów W = Weaknesses Słabe strony – siły hamujące T = Threats Zagrożenia – działania osłabiające Przykłady projektów Przygotowanie przedstawienia teatralnego Rozwój i wprowadzenie nowego produktu / usługi Zaprojektowanie i implementacja nowego systemu komputerowego Wydanie nowej monety 1.00zł Modernizacja fabryki Konsolidacja dwóch przedsiębiorstw Organizacja konferencji Zaprojektowanie i wydanie broszury, czasopisma Rewitalizacja terenów poprzemysłowych Stworzenie programu wymiany studentów Rezultaty projektu- co świadczy o ich jakości S – ( Specific) specyficzny M – (Measurable) mierzalny A – (Actionable) adekwatny i akceptowalny R – (Realistic) realistyczny T – (Timetabled) terminowy Jak i dlaczego znaleźć partnerów ? MAMY Komu możemy pomóc? POTRZEBUJEMY Wiedza Pomysły Kto nam może pomóc ? Pieniądze Samochód Doświadczenie Lokal Sprzęt INNE Gdzie szukać partnerów? Biznes Miejscowość Samorządy i instytucje publiczne Gmina NGO Województwo Kraj Zagranica Przykładowe źródła informacji o potencjalnych partnerach • • • • • • • Nasi znajomi Media Internet Organizacje pozarządowe Ambasady Ogłoszenia INNE Definicja partnerstwa – przykłady Forum Liderów Biznesu Księcia Walii – „Porozumienie międzysektorowe, w którym jednostki zgadzają się wspólnie pracować, dzieląc zarówno ryzyko jak korzyści w celu wypełnienia zobowiązania lub podjęcia określonych działań.” Instytut Zasobów Światowych – „Dobrowolny i wspólny wysiłek przedsiębiorców, grup pozarządowych i agend rządowych pracujących na zrównoważonej podstawie w celu sprostania wyzwaniom, które są istotne dla wszystkich stron.” Organizacja do Spraw Wyżywienia i Rolnictwa (ONZ) – „Partnerstwo może połączyć dwie lub więcej organizacji wyłonionych z szerokiego grona innych podmiotów życia społecznego, w tym organizacji sektora publicznego i społecznego, organizacji pozarządowych, fundacji i innych, którzy zgadzają się dzielić odpowiedzialność ryzyko i zasoby, niezbędne do osiągania wspólnych celów i korzyści.” Grupa Partnerska Zielone Bieszczady • Cechy dobrego partnerstwa: • Partnerstwo jest czymś więcej niż tylko sumą swoich części • Uwzględnia uczenie się i adaptację do zmian • Posiada jawny system komunikacji i przywództwa • Oparte jest na wspólnie uzgodnionych celach • Partnerzy dzielą ryzyko i korzyści • Jest dobrowolne i sprawiedliwe Grupa Partnerska Zielone Bieszczady Zasady partnerskiej współpracy 1. Zasada inwestycji o charakterze społecznym – rozwój zrównoważony 2. Zasada autonomii 3. Zasada etycznych funduszy i równoprawnego dostępu do środków 4. Zasada stałego doskonalenia 5. Zasada otwartości 6. Zasada długotrwałego zaangażowania 7. Zasada uzgadniania kontaktów zewnętrznych 8. Zasada rozwiązywania układu partnerskiego bez wskazywania winnych Grupa Partnerska Zielone Bieszczady I Spotkanie Koordynatorów GP 5-7.09.2002 r. - definicja GP „Grupa Partnerska – (partnerstwo na rzecz zrównoważonego rozwoju) jest dobrowolnym, otwartym, formalnym lub nieformalnym porozumieniem co najmniej 3 partnerów – instytucji i osób, reprezentujących co najmniej 2 sektory (z trzech – publiczny, prywatny, pozarządowy), którzy zachowują autonomię, wspólnie realizują praktyczne długofalowe działania na rzecz określonego regionu, doskonaląc je i monitorując oraz dzieląc między siebie koszty, odpowiedzialność, ryzyko i korzyści.” GRUPA PARTNERSKA ZIELONE BIESZCZADY ROZWIĄZANIA ORGANIZACYJNE Walne Zgromadzenie Sekretariat Regulamin Partnerstwa Rada Partnerstwa Zespoły tematyczne Prezydium Plan Operacyjny Organizacja-grupa ludzi którzy współpracują ze sobą w sposób uporządkowany i skoordynowany by osiągnąć pewien zestaw celów. Wspólne cechy organizacji: • celowość; • sposób zorganizowania; • wyodrębnienie z otoczenia (granice rzeczowe i funkcjonalne); • poddanie kierowaniu Zasoby: • • • • ludzkie, rzeczowe, finansowe, informacyjne. Zarządzanie – zestaw działań skierowanych na zasoby organizacji i wykorzystywanie ich z zamierzeniem osiągnięcia celów organizacji w sposób sprawny i skuteczny. funkcje zarządzania • • • • • • • Działania składające się na proces zarządzania to funkcje zarządzania. Działania te układają się logicznie w ciąg funkcji zarządzania, do których zalicza się: - planowanie, - organizowanie, - motywowanie, - kontrolowanie. Podkreślić należy fakt zróżnicowania nasilenia i rozkładu poszczególnych funkcji zarządzania w zależności od szczebla zarządzania, co jest obrazowane przez tzw. rozkład funkcji G. Terry`go. planowanie Planowanie jest podstawowym instrumentem zarządzania organizacją, bez względu na jego wielkość i otoczenie. Ułatwia ono podejmowanie decyzji kierowniczych. Planowanie: wytyczanie celów organizacji i określanie, jak można najlepiej je osiągnąć organizowanie Organizowanie: porządkowanie i przydzielanie pracy, uprawnień decyzyjnych i zasobów poszczególnym członkom organizacji w taki sposób aby mogli realizować jej cele. motywowanie Funkcja motywowania polega na wywoływaniu u podwładnych właściwego stosunku do powierzonych im zadań. Narzędziami motywacji są bodźce motywacyjne, którymi dysponują kierownicy, oddziaływujące na podwładnych w sposób pozytywny lub negatywny. kontrola Realizacja funkcji kontroli polega na porównaniu przebiegu lub wyników działań, tzn. stanu osiągniętego z planowanym celem, czyli ze stanem założonym. cechy zarządzania P. Drucker amerykański klasyk organizacji i zarządzania, w jednej ze swoich prac wyróżnia pięć cech charakteryzujących zarządzanie: 1. zarządzanie dotyczy ludzi. Jego celem jest zapewnienie współdziałania wielu osób tak by zneutralizować ich słabości oraz maksymalnie wykorzystać talenty i silne strony uczestników organizacji, 2. zarządzanie wymaga prostych i zrozumiałych celów działania i zadań jednoczących wszystkich uczestników organizacji, 3. zarządzanie wymaga komunikowania się, czyli obiegu informacji wewnątrz organizacji oraz wymiany informacji z otoczeniem, 4. zarządzanie wymaga rozbudowanego systemu wskaźników, pozwalających stale i wszechstronnie monitorować, oceniać i poprawiać efektywność działania, 5. zarządzanie musi być jednoznacznie zorientowane na podstawowy i najważniejszy ostateczny rezultat, jakim jest zadowolony klient. umiejętność zarządzania Jeden z czołowych badaczy zarządzania R. Katz wyróżnia trzy podstawowe rodzaje umiejętności kierowniczych: techniczne, społeczne i koncepcyjne. 1. Umiejętności techniczne to zdolność posługiwania się narzędziami, metodami i technologią określonej specjalności. Każdy pracownik instytucji, w zależności od stanowiska pracy posiada inne umiejętności, np. umiejętności chirurga, inżyniera, muzyka. W tym kontekście kierownikowi są potrzebne umiejętności techniczne w takim stopniu, by potrafił „poradzić sobie z mechaniką zadania”. 2. Umiejętności społeczne to zdolność współpracowania z innymi ludźmi, rozumienia ich i motywowania, zarówno poszczególnych osób, jak i grup. Kierownikowi są potrzebne w stopniu umożliwiającym mu współpracę z innymi członkami organizacji i prowadzenia własnego zespołu roboczego. 3. Umiejętności koncepcyjne to zdolność postrzegania organizacji jako całości, formułowania celów i integrowania celów uczestników organizacji w jeden cel wspólny. Wymienione powyżej umiejętności są niezbędne do skutecznego kierowania. Jednak ich znaczenie i natężenie zależy od zajmowanej pozycji w hierarchii organizacyjnej. role organizacyjne • Każdy kierownik sprawując funkcje zarządcze odgrywa jednocześnie cały szereg ról organizacyjnych, które należy rozumieć jako „zorganizowane zbiory zachowań kierowniczych”. H. Mintzberg analizując wyniki badań nad sposobem wykorzystania czasu pracy kierowników i wykonywaniem przez nich funkcji zarządzania, wyróżnił kilka podstawowych ról kierowniczych: 1. role interpersonalne: - rola reprezentanta sprowadza się do pełnienia określonych funkcji ceremonialnych, które służą tworzeniu właściwego klimatu kontaktów wewnątrz i na zewnątrz organizacji oraz promowaniu pozytywnego obrazu firmy i jej szefa, - rola przywódcy polega na wytyczeniu celów, mobilizacji zespołu do ich wykonania oraz na stworzeniu zespołowi organizacyjnych i materialnych warunków działania, - rola łącznika polega na budowaniu i utrzymywaniu kontaktów ważnych dla prawidłowego funkcjonowania firmy – np. między działami, 2. role informacyjne: - rola monitora polega na ciągłym przeszukiwaniu otoczenia i wnętrza organizacji w celu uzyskania ważnych informacji, - rola upowszechniającego informacje sprowadza się do przekazywania podwładnym informacji, które normalnie nie byłyby dla nich dostępne, - rola rzecznika to przekazywanie informacji o organizacji jego otoczeniu, 3. role decyzyjne: - rola przedsiębiorcy wiąże się z wprowadzaniem innowacji i podejmowaniem skalkulowanego ryzyka – doskonalenie organizacji, wejście na nowe rynki zbytu, - rola przeciwdziałającego zakłóceniom sprowadza się do łagodzenia konfliktów i usuwania nieoczekiwanych problemów – np. strajk, - rola rozdzielającego zasoby spełnia się przez decyzje dotyczące, jak i komu zostaną przydzielone zasoby organizacji, - rola negocjatora, czyli prowadzącego negocjacje – zawiera umowy z dostawcami, odbiorcami, związkami zawodowymi 14 zasad, którymi powinien posługiwać się kierownik w swojej pracy: • • • • • • • • • • • • • Podział pracy, Autorytet, Dyscyplina, Jedność rozkazodawstwa, Jednolitość kierownictwa, Podporządkowanie interesu osobistego interesowi ogółu, Wynagrodzenie, Centralizacja, Hierarchia, Ład, Odpowiednie traktowanie personelu, Stabilność personelu, Inicjatywa Co to jest ewaluacja? Ewaluacja ma interdyscyplinarny charakter, stąd różne definicje nawiązują do różnych nauk i metod badawczych. Definicja I • Ewaluacja – to systematyczne zbieranie informacji na temat działań, charakterystyki i efektów programu w celu jego oceny, poprawy skuteczności oraz wsparcia procesu decyzyjnego dotyczącego przyszłych działań. (M.Q. Patton) Definicja II • Ewaluacja – to określenie wartości polityki, programu lub projektu w odniesieniu do wcześniej zdefiniowanych kryteriów i w oparciu o odpowiednie informacje. (Komisja Europejska). Inne pojęcia • Kontrola – działanie mające na celu porównanie istniejącego stanu z postulowanym z punktu widzenia prawa, przyjętych reguł, zasad i standardów; dalej - ustalenie nieprawidłowości oraz zaprezentowanie wniosków i zaleceń podmiotowi zlecającemu kontrolę. • Monitoring – proces systematycznego zbierania i analizowania ilościowych i jakościowych informacji na temat realizowanego przedsięwzięcia. Jego celem jest bieżące wykrywanie nieprawidłowości i ich korygowanie. • Audyt – szczegółowa analiza działalności danej organizacji, prowadzona przez zewnętrznych, niezależnych specjalistów w celu ujawnienia ewentualnych problemów czy nieprawidłowości w jej funkcjonowaniu. Audyt może dotyczyć każdego aspektu funkcjonowania danego podmiotu, jednak najczęściej stosowany jest audyt finansowy. Po co prowadzić ewaluację Ewaluację można wykorzystywać: • w procesach podejmowania decyzji (decyzje o modyfikacji realizowanych programów, ich kontynuacji i rozwoju, wybór najlepszej alternatywy, testowanie nowych rozwiązań); • do uzyskania dowodów na to, iż program (projekt) wart/nie wart był wsparcia; • żeby przekonać się, czy program był skuteczny, efektywny, odpowiedni, użyteczny, trwały; • do lepszego zrozumienia przebiegu i skutków różnych procesów społecznych, ekonomicznych, technologicznych; • do celów PR. Kto może być zainteresowany wynikami? • • • • • • • Realizator programu/projektu Organ zwierzchni realizatora Sponsorzy Partnerzy Decydenci Beneficjenci Konkurencja Poziomy ewaluacji Nakłady Działania Rezultaty Efekty Inputs Activities Outputs Outcomes •Pieniądze •Ludzie •Sprzęt •Nieruchomości •Pomieszczenia •Materiały •Szkolenia •Pozyskanie kapitału •Opracowanie zasad korzystania z funduszu pożyczkowego •Liczba godzin szkoleniowych •Wydane publikacje •Liczba i kwoty udzielonych pożyczek •Podwyższone kompetencje •Zwiększone możliwości zatrudnienia Oddziaływanie (wpływ) Impacts •Lepiej zarządzane organizacje •Rozwój lokalnej przedsiębiorczości Ćwiczenie – Fabryka Życzeń
