Zarządzanie organizacją Projekt „Wzrost potencjału

advertisement
Prezentacja uczestników
KONTRAKT
zasady współpracy w trakcie szkolenia
))))
Projekt „Wzrost potencjału sektora społecznego w powiecie jarosławskim poprzez inicjowanie
partnerskiej współpracy”
Zarządzanie organizacją
Cel szkolenia
• Podniesienie poziomu wiedzy dotyczącej
umiejętności zarządzania wśród
przedstawicieli organizacji pozarządowych
• Zapoznanie uczestników szkolenia z
metodami projektowania i koordynowania
przedsięwzięć - inicjatyw lokalnych
PROBLEM
Problem to wszystko co
przeszkadza tobie osobiście
lub twojej firmie czy organizacji
przejść od punktu, w którym
jesteście do miejsca, w którym
chcecie się znaleźć
CO TO JEST CEL?
Cel jest to miejsce bądź stan,
które chcemy osiągnąć aby
rozwiązać problem
Cel- (target) – jaki powinien
być?
• Quality – Jakość
• Quantity- Ilość
• Time – Czasowość
• Location – Odniesiony do grupy
Piramida celów
Misja
Sens istnienia
Cele strategiczne
DŁUGI OKRES
Po co to robimy?
Cele operacyjne
Jak to robimy?
ŚREDNI OKRES
Zadania/Projekty
Co robimy?
KRÓTKI OKRES
ANALIZA SWOT –
S = Strenghts
Mocne strony – siły napędowe
O = Opportunities
Szanse – działania wzmacniające
narzędzie pomocne w
rozwiązywaniu problemów
W = Weaknesses
Słabe strony – siły hamujące
T = Threats
Zagrożenia – działania osłabiające
Przykłady projektów
Przygotowanie przedstawienia teatralnego
Rozwój i wprowadzenie nowego produktu / usługi
Zaprojektowanie i implementacja nowego systemu komputerowego
Wydanie nowej monety 1.00zł
Modernizacja fabryki
Konsolidacja dwóch przedsiębiorstw
Organizacja konferencji
Zaprojektowanie i wydanie broszury, czasopisma
Rewitalizacja terenów poprzemysłowych
Stworzenie programu wymiany studentów
Rezultaty projektu- co świadczy o
ich jakości
S – ( Specific) specyficzny
M – (Measurable) mierzalny
A – (Actionable) adekwatny i akceptowalny
R – (Realistic) realistyczny
T – (Timetabled) terminowy
Jak i dlaczego znaleźć partnerów
?
MAMY
Komu możemy pomóc?
POTRZEBUJEMY
Wiedza
Pomysły
Kto nam może pomóc ?
Pieniądze
Samochód
Doświadczenie
Lokal
Sprzęt
INNE
Gdzie szukać
partnerów?
Biznes
Miejscowość
Samorządy
i instytucje
publiczne
Gmina
NGO
Województwo
Kraj
Zagranica
Przykładowe źródła informacji o
potencjalnych partnerach
•
•
•
•
•
•
•
Nasi znajomi
Media
Internet
Organizacje pozarządowe
Ambasady
Ogłoszenia
INNE
Definicja partnerstwa – przykłady
Forum Liderów Biznesu Księcia Walii – „Porozumienie międzysektorowe,
w którym jednostki zgadzają się wspólnie pracować, dzieląc zarówno ryzyko jak
korzyści w celu wypełnienia zobowiązania lub podjęcia określonych działań.”
Instytut Zasobów Światowych – „Dobrowolny i wspólny wysiłek przedsiębiorców,
grup pozarządowych i agend rządowych pracujących na zrównoważonej
podstawie w celu sprostania wyzwaniom, które są istotne dla wszystkich stron.”
Organizacja do Spraw Wyżywienia i Rolnictwa (ONZ) – „Partnerstwo może
połączyć dwie lub więcej organizacji wyłonionych z szerokiego grona innych
podmiotów życia społecznego, w tym organizacji sektora publicznego
i społecznego, organizacji pozarządowych, fundacji i innych, którzy zgadzają się
dzielić odpowiedzialność ryzyko i zasoby, niezbędne do osiągania wspólnych
celów i korzyści.”
Grupa Partnerska Zielone Bieszczady
• Cechy dobrego partnerstwa:
• Partnerstwo jest czymś więcej niż tylko sumą
swoich części
• Uwzględnia uczenie się i adaptację do zmian
• Posiada jawny system komunikacji i
przywództwa
• Oparte jest na wspólnie uzgodnionych celach
• Partnerzy dzielą ryzyko i korzyści
• Jest dobrowolne i sprawiedliwe
Grupa Partnerska Zielone Bieszczady
Zasady partnerskiej współpracy
1. Zasada inwestycji o charakterze społecznym
– rozwój zrównoważony
2. Zasada autonomii
3. Zasada etycznych funduszy i równoprawnego
dostępu do środków
4. Zasada stałego doskonalenia
5. Zasada otwartości
6. Zasada długotrwałego zaangażowania
7. Zasada uzgadniania kontaktów zewnętrznych
8. Zasada rozwiązywania układu partnerskiego
bez wskazywania winnych
Grupa Partnerska Zielone Bieszczady
I Spotkanie Koordynatorów GP 5-7.09.2002 r. - definicja GP
„Grupa Partnerska – (partnerstwo na rzecz
zrównoważonego rozwoju) jest dobrowolnym,
otwartym,
formalnym
lub
nieformalnym
porozumieniem co najmniej 3 partnerów
– instytucji i osób, reprezentujących co najmniej
2 sektory (z trzech – publiczny, prywatny,
pozarządowy), którzy zachowują autonomię,
wspólnie realizują praktyczne długofalowe
działania na rzecz określonego regionu,
doskonaląc je i monitorując oraz dzieląc między
siebie
koszty,
odpowiedzialność,
ryzyko
i korzyści.”
GRUPA PARTNERSKA ZIELONE BIESZCZADY
ROZWIĄZANIA ORGANIZACYJNE
Walne
Zgromadzenie
Sekretariat
Regulamin
Partnerstwa
Rada
Partnerstwa
Zespoły
tematyczne
Prezydium
Plan
Operacyjny
Organizacja-grupa ludzi którzy współpracują
ze sobą w sposób uporządkowany i
skoordynowany by osiągnąć pewien
zestaw celów.
Wspólne cechy organizacji:
• celowość;
• sposób zorganizowania;
• wyodrębnienie z otoczenia (granice
rzeczowe i funkcjonalne);
• poddanie kierowaniu
Zasoby:
•
•
•
•
ludzkie,
rzeczowe,
finansowe,
informacyjne.
Zarządzanie
– zestaw działań skierowanych na zasoby
organizacji i wykorzystywanie ich z
zamierzeniem osiągnięcia celów
organizacji w sposób sprawny i skuteczny.
funkcje zarządzania
•
•
•
•
•
•
•
Działania składające się na proces zarządzania to funkcje zarządzania. Działania te układają się
logicznie w ciąg funkcji zarządzania, do których zalicza się:
- planowanie,
- organizowanie,
- motywowanie,
- kontrolowanie.
Podkreślić należy fakt zróżnicowania nasilenia i rozkładu poszczególnych funkcji zarządzania w
zależności od szczebla zarządzania, co jest obrazowane przez tzw. rozkład funkcji G. Terry`go.
planowanie
Planowanie jest podstawowym instrumentem zarządzania organizacją, bez względu na jego
wielkość i otoczenie. Ułatwia ono podejmowanie decyzji kierowniczych. Planowanie: wytyczanie
celów organizacji i określanie, jak można najlepiej je osiągnąć
organizowanie
Organizowanie: porządkowanie i przydzielanie pracy, uprawnień decyzyjnych i zasobów
poszczególnym członkom organizacji w taki sposób aby mogli realizować jej cele.
motywowanie
Funkcja motywowania polega na wywoływaniu u podwładnych właściwego stosunku do
powierzonych im zadań. Narzędziami motywacji są bodźce motywacyjne, którymi dysponują
kierownicy, oddziaływujące na podwładnych w sposób pozytywny lub negatywny.
kontrola
Realizacja funkcji kontroli polega na porównaniu przebiegu lub wyników działań, tzn. stanu
osiągniętego z planowanym celem, czyli ze stanem założonym.
cechy zarządzania
P. Drucker amerykański klasyk organizacji i zarządzania, w jednej ze swoich
prac wyróżnia pięć cech charakteryzujących zarządzanie:
1. zarządzanie dotyczy ludzi. Jego celem jest zapewnienie współdziałania
wielu osób tak by zneutralizować ich słabości oraz maksymalnie
wykorzystać talenty i silne strony uczestników organizacji,
2. zarządzanie wymaga prostych i zrozumiałych celów działania i zadań
jednoczących wszystkich uczestników organizacji,
3. zarządzanie wymaga komunikowania się, czyli obiegu informacji
wewnątrz organizacji oraz wymiany informacji z otoczeniem,
4. zarządzanie wymaga rozbudowanego systemu wskaźników,
pozwalających stale i wszechstronnie monitorować, oceniać i poprawiać
efektywność działania,
5. zarządzanie musi być jednoznacznie zorientowane na podstawowy i
najważniejszy ostateczny rezultat, jakim jest zadowolony klient.
umiejętność zarządzania
Jeden z czołowych badaczy zarządzania R. Katz wyróżnia trzy podstawowe rodzaje
umiejętności kierowniczych: techniczne, społeczne i koncepcyjne.
1. Umiejętności techniczne to zdolność posługiwania się narzędziami, metodami i
technologią określonej specjalności. Każdy pracownik instytucji, w zależności od
stanowiska pracy posiada inne umiejętności, np. umiejętności chirurga, inżyniera,
muzyka. W tym kontekście kierownikowi są potrzebne umiejętności techniczne w
takim stopniu, by potrafił „poradzić sobie z mechaniką zadania”.
2. Umiejętności społeczne to zdolność współpracowania z innymi ludźmi, rozumienia
ich i motywowania, zarówno poszczególnych osób, jak i grup. Kierownikowi są
potrzebne w stopniu umożliwiającym mu współpracę z innymi członkami organizacji i
prowadzenia własnego zespołu roboczego.
3. Umiejętności koncepcyjne to zdolność postrzegania organizacji jako całości,
formułowania celów i integrowania celów uczestników organizacji w jeden cel
wspólny. Wymienione powyżej umiejętności są niezbędne do skutecznego
kierowania. Jednak ich znaczenie i natężenie zależy od zajmowanej pozycji w
hierarchii organizacyjnej.
role organizacyjne
•
Każdy kierownik sprawując funkcje zarządcze odgrywa jednocześnie cały szereg ról organizacyjnych, które
należy rozumieć jako „zorganizowane zbiory zachowań kierowniczych”. H. Mintzberg analizując wyniki badań nad
sposobem wykorzystania czasu pracy kierowników i wykonywaniem przez nich funkcji zarządzania, wyróżnił kilka
podstawowych ról kierowniczych:
1. role interpersonalne:
- rola reprezentanta sprowadza się do pełnienia określonych funkcji ceremonialnych, które służą tworzeniu
właściwego klimatu kontaktów wewnątrz i na zewnątrz organizacji oraz promowaniu pozytywnego obrazu firmy i jej
szefa,
- rola przywódcy polega na wytyczeniu celów, mobilizacji zespołu do ich wykonania oraz na stworzeniu zespołowi
organizacyjnych i materialnych warunków działania,
- rola łącznika polega na budowaniu i utrzymywaniu kontaktów ważnych dla prawidłowego funkcjonowania firmy –
np. między działami,
2. role informacyjne:
- rola monitora polega na ciągłym przeszukiwaniu otoczenia i wnętrza organizacji w celu uzyskania ważnych
informacji,
- rola upowszechniającego informacje sprowadza się do przekazywania podwładnym informacji, które normalnie
nie byłyby dla nich dostępne,
- rola rzecznika to przekazywanie informacji o organizacji jego otoczeniu,
3. role decyzyjne:
- rola przedsiębiorcy wiąże się z wprowadzaniem innowacji i podejmowaniem skalkulowanego ryzyka –
doskonalenie organizacji, wejście na nowe rynki zbytu,
- rola przeciwdziałającego zakłóceniom sprowadza się do łagodzenia konfliktów i usuwania nieoczekiwanych
problemów – np. strajk,
- rola rozdzielającego zasoby spełnia się przez decyzje dotyczące, jak i komu zostaną przydzielone zasoby
organizacji,
- rola negocjatora, czyli prowadzącego negocjacje – zawiera umowy z dostawcami, odbiorcami, związkami
zawodowymi
14 zasad, którymi powinien posługiwać się
kierownik w swojej pracy:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Podział pracy,
Autorytet,
Dyscyplina,
Jedność rozkazodawstwa,
Jednolitość kierownictwa,
Podporządkowanie interesu osobistego interesowi ogółu,
Wynagrodzenie,
Centralizacja,
Hierarchia,
Ład,
Odpowiednie traktowanie personelu,
Stabilność personelu,
Inicjatywa
Co to jest ewaluacja?
Ewaluacja ma interdyscyplinarny charakter, stąd różne definicje
nawiązują do różnych nauk i metod badawczych.
Definicja I
• Ewaluacja – to systematyczne zbieranie informacji na
temat działań, charakterystyki i efektów programu w
celu jego oceny, poprawy skuteczności oraz wsparcia
procesu decyzyjnego dotyczącego przyszłych działań.
(M.Q. Patton)
Definicja II
• Ewaluacja – to określenie wartości polityki, programu
lub projektu w odniesieniu do wcześniej zdefiniowanych
kryteriów i w oparciu o odpowiednie informacje.
(Komisja Europejska).
Inne pojęcia
• Kontrola – działanie mające na celu porównanie istniejącego
stanu z postulowanym z punktu widzenia prawa, przyjętych reguł,
zasad i standardów; dalej - ustalenie nieprawidłowości oraz
zaprezentowanie wniosków i zaleceń podmiotowi zlecającemu
kontrolę.
• Monitoring – proces systematycznego zbierania i analizowania
ilościowych i jakościowych informacji na temat realizowanego
przedsięwzięcia. Jego celem jest bieżące wykrywanie
nieprawidłowości i ich korygowanie.
• Audyt – szczegółowa analiza działalności danej organizacji,
prowadzona przez zewnętrznych, niezależnych specjalistów w celu
ujawnienia ewentualnych problemów czy nieprawidłowości w jej
funkcjonowaniu. Audyt może dotyczyć każdego aspektu
funkcjonowania danego podmiotu, jednak najczęściej stosowany
jest audyt finansowy.
Po co prowadzić ewaluację
Ewaluację można wykorzystywać:
• w procesach podejmowania decyzji (decyzje o modyfikacji
realizowanych programów, ich kontynuacji i rozwoju, wybór
najlepszej alternatywy, testowanie nowych rozwiązań);
• do uzyskania dowodów na to, iż program (projekt) wart/nie
wart był wsparcia;
• żeby przekonać się, czy program był skuteczny, efektywny,
odpowiedni, użyteczny, trwały;
• do lepszego zrozumienia przebiegu i skutków różnych
procesów społecznych, ekonomicznych, technologicznych;
• do celów PR.
Kto może być zainteresowany wynikami?
•
•
•
•
•
•
•
Realizator programu/projektu
Organ zwierzchni realizatora
Sponsorzy
Partnerzy
Decydenci
Beneficjenci
Konkurencja
Poziomy ewaluacji
Nakłady
Działania
Rezultaty
Efekty
Inputs
Activities
Outputs
Outcomes
•Pieniądze
•Ludzie
•Sprzęt
•Nieruchomości
•Pomieszczenia
•Materiały
•Szkolenia
•Pozyskanie
kapitału
•Opracowanie
zasad
korzystania z
funduszu
pożyczkowego
•Liczba godzin
szkoleniowych
•Wydane
publikacje
•Liczba i kwoty
udzielonych
pożyczek
•Podwyższone
kompetencje
•Zwiększone
możliwości
zatrudnienia
Oddziaływanie
(wpływ)
Impacts
•Lepiej
zarządzane
organizacje
•Rozwój lokalnej
przedsiębiorczości
Ćwiczenie – Fabryka Życzeń
Download