Wprowadzenie

Rozdział 1
Wprowadzenie
Proces dokonywania zakupów nie jest niczym nowym. Pojawił się wraz z wynalezieniem pieniądza, a uwzględniając handel wymienny, nawet można stwierdzić,
że jest jeszcze starszy. Wszyscy jesteśmy dobrze obeznani z tematem robienia
zakupów. Biorąc pod uwagę zarówno prowadzenie gospodarstwa domowego,
jak i własnej działalności gospodarczej, każdy z nas dokonuje zakupu towarów
i usług. Mimo to możemy nie być świadomi tego, że z dokonywaniem zakupów
ściśle wiąże się proces zawierania umów.
Odrębne przepisy prawne regulują transkacje handlowe, w których uczestniczy zwykły obywatel. Np. w Wielkiej Brytanii jest to ustawa o sprzedaży towarów
„Sale of Goods Act” z 1979 r. W działalności gospodarczej sprawa wygląda nieco
inaczej. Powszechnie uważa się, że spółki same mogą zadbać o swoje interesy,
opracować odpowiednie procedury i skorzystać z pomocy wykwalifikowanych
doradców (warto pamiętać o rzymskiej przestrodze caveat emptor – łac. „niech
kupiec strzeże się” – która wciąż jest częścią naszego postrzegania prawa). W rezultacie spółki i organizacje powierzają proces dokonywania zakupów wykwalifikowanym pracownikom. Specjaliści do spraw zakupów upoważnieni są do
zawierania umów w imieniu spółki. Lecz nawet wówczas mogą być oni nieświadomi konsekwencji wynikających z procesu zawierania umów.
Książka ta pokazuje punkt widzenia kierowników projektu, lecz sama
w sobie nie stanowi podręcznika z zakresu zarządzania projektami. Proces
dokonywania zakupów towarów i usług stanowi nieodłączną część procesów
występujących w zarządzaniu projektami, dlatego omówiłem tu wiele metod
wykorzystywanych w zarządzaniu projektami. Starałem się jednak uniknać
zbytniego zagłębiania się w szczegóły. Trzeba jednocześnie pamiętać, że kierownik do spraw zakupów przy danym projekcie jest również kierownikiem
wielu mniejszych powiązanych ze sobą projektów. Zrozumienie kontekstu,
w którym zachodzi cały proces dokonywania zakupów, jest kluczem do efektywnego zarządzania tym procesem.
16
Od umowy po realizację zamówienia
Książka adresowana jest do wszystkich osób pragnących poszerzyć swoją
wiedzę o dokonywaniu zakupów z punktu widzenia zarządzania projektem.
Z mojego ponad dwudziestoletniego doświadczenia w pracy wykładowcy wynika przekonanie, że nigdy nie można być pewnym, jaki obszar wiedzy trzeba
będzie jeszcze pogłębić. Dlatego odbiorcą tego opracowania może być czytelnik dysponujący niewielką wiedzą w tym zakresie. Mogą zatem z niego korzystać, w celu poszerzenia swojej wiedzy, zarówno doświadczeni specjaliści, jak
również wszyscy zainteresowani.
Dokonując zakupu towarów lub/i usług jesteśmy również zaangażowani
w proces zawierania umowy, który stanowi główny temat tej książki. Jednak
nie został tu szerzej opisany sam proces składania ofert przez dostawców lub
wykonawców. Moim celem jest skupienie się na zasadach i sprawach ogólnych, a nie na specyficznych cechach poszczególnych branż lub gałęzi gospodarki. Niemniej często odwołuję się do przykładów procesów zachodzących
w konkretnych spółkach, co ma na celu pokazanie zróżnicowania zasad.
Dołożono wszelkich starań, aby każdy z rozdziałów stanowił odrębną i wyczerpującą całość. Gdy jednak poruszany temat pozostaje w związku z zagadnieniem opisywanym w innej części książki, w tekście zastosowano odwołania
do innych rozdziałów. Do niektórych zagadnień wywód powraca wielokrotnie,
zwłaszcza wtedy, gdy są one ważne z punktu widzenia omawianego tematu.
Każdy rozdział zaczyna się od ogólnego przedstawienia tematu, po czym
w dalszej części przechodzi do szczegółów. Problematyka każdego rozdziału
obraca się wokół procesu dokonywania zakupu zarówno towarów, jak i usług.
Kupowanie towarów zostało potraktowane jako standard, nadrzędny wzorzec
znajdujący zastosowanie w obu przypadkach; zawieranie umów przy zakupie
usług to bardziej skomplikowana odmiana procesu.
W książce znajduje się wiele przykładów i ćwiczeń, które obrazują różnorodność wyzwań stojących przed kierownikiem projektu. Mają one również na
celu pokazanie sposobów wykorzystania teorii w praktyce.
Zostały tu wyróżnione dwa pojęcia: „zakupy” (ang. purchasing) i „zamówienia” (ang. procurement). Pojęcie zakupów wiąże się ściśle z czynnością nabywania konkretnych towarów czy usług, natomiast zamówienia rozumiemy
jako proces dokonywania zakupu począwszy od złożenia zamówienia, a na
dostarczeniu towaru bądź usługi skończywszy. Obecnie w celu rozróżnienia
zamówień od zakupów coraz częściej używa się terminu „zarządzanie materiałowe” (ang. materials management). Termin ten najlepiej odzwierciedla
potrzeby, jakie napotykamy w różnego rodzaju projektach. Zarządzanie materiałowe obejmuje zamówienia oraz dodatkowo zarządzanie materiałami,
produktami i zapasami.
Pozostałe wykorzystywane terminy zostały omówione na końcu rozdziału.
1. Wprowadzenie
17
ZAMÓWIENIA
Dział zamówień (zamówienia – ang. procurement) w spółce zwykle składa się
z czterech lub pięciu zespołów. Zwykle są to:
Zakupy:
Spedycja:
Nadzór:
Transport:
zespół odpowiedzialny za zakup materiałów i wyposażenia.
zespół odpowiedzialny za terminowe dostarczenia wymaganych towarów.
zespół odpowiedzialny za kontrolę jakości dostarczonych towarów.
zespół odpowiedzialny za transport materiałów od producenta lub dostawcy do wskazanej lokalizacji.
Bardzo istotny jest również zespół odpowiedzialny za przygotowywanie
umów, egzekwowanie i administrowanie procesów w ramach prac działu projektu i rozwoju. W niektórych spółkach zespół ten stanowi część działu zamówień i jest odpowiedzialny na przykład za opracowywanie zamówień na usługi
projektowe. W innych przedsiębiorstwach można spotkać powołane odrębne
zespoły zajmujące się umowami, w jeszcze innych opracowywanie i zawieranie
umów stanowi część pracy działu wykonawczego, dzieje się tak na przykład
w przypadku wykonywania usług projektowych i budowlanych.
Dokonywanie zakupu towarów obejmuje zarówno zakup materiałów, jak
i drobniejszego wyposażenia. Wymaga ono składania zamówień przy wykorzystaniu istniejących w spółce standardów dotyczących zawierania umów.
Zawieranie umów na usługi projektowe i budowlane zwykle obejmuje dostarczenie niezbędnych materiałów, jak również usług. W rezultacie umowy stają
się bardziej skomplikowane i wymagają uszczegółowienia wielu kwestii.
Pracami działu zamówień lub zespołu pracowników przypisanych do danego projektu kieruje kierownik do spraw zamówień, koordynator lub bezpośredni przełożony. Rola kierownika do spraw zamówień polega na koordynowaniu wszelkich czynności związanych z zamówieniami i ich synchronizacji
z pozostałymi funkcjami spółki. Osoba taka odpowiada również za koordynację działań pozostałych działów, takich jak dział badań i rozwoju, księgowość
czy dział prawny. Zadaniem kierownika do spraw zamówień jest włączenie
planu zamówień w zakres planu wykonania projektu i nadzór nad harmonogramem zamówień. Osoba zatrudniona na tym stanowisku podejmuje kluczowe decyzje w razie pojawienia się jakichkolwiek problemów i zapewnia przejrzystą komunikację z właścicielem biznesowym projektu.
Chociaż większość zakupów towarów i usług dla projektu dokonuje się
zgodnie z planem w fazie składania zamówień, należy je również brać pod