ETYKA W PRAKTYCE
advertisement
WWW.SUEZ-ENVIRONNEMENT.COM SUEZ ENVIRONNEMENT DYREKCJA DS. KOMUNIKACJI 1, RUE D’ASTORG - 75008 PARIS - FRANCE TEL +33(0)1 58 18 50 00 - FAX +33(0)1 58 18 51 68 ETYKA W PRAKTYCE ZAANGAŻOWANIE NA RZECZ PLANETY TO SZLACHETNE PRZEDSIĘWZIĘCIE PRZEWODNIK PRAKTYCZNY SUEZ ENVIRONNEMENT KONCEPCJA, PROJEKT I REALIZACJA LES EDITIONS STRATEGIQUES Marzec 2010 Ten dokument został wydrukowany na papierze powlekanym posiadającym certyfikat Forest Stewardship Council (FSC TM), produkowanym w papierniach posiadających certyfikat ISO 9001 i ISO 14001 (system zarządzania środowiskowego). Papier składa się w 60% z włókien pochodzących z recyklingu i w 40% z włókien pierwotnych FSC TM. Dokument został wydrukowany z użyciem atramentu bez rozpuszczalników mineralnych, drukarką posiadającą znak Impri’m Vert (Zielony Druk). ETYKA W PRAKTYCE PRZEWODNIK PRAKTYCZNY SUEZ ENVIRONNEMENT ETYKA W PRAKTYCE PRZEWODNIK PRAKTYCZNY SUEZ ENVIRONNEMENT Etyka jest dziedziną podlegającą stałemu rozwojowi. Dokumenty dotyczące etyki powinny być stale uzupełniane, tak aby odnosiły się do jak najlepszych praktyk i wciąż podlegały doskonaleniu. Każdy dokument SUEZ ENVIRONNEMENT dotyczący etyki jest dostępny na Intranecie Grupy oraz na stronie internetowej www.suez-environnement.com Aby otrzymać dodatkową informację lub poradę w sprawach dotyczących etyki prosimy o kontakt na poniższy adres e-mail: [email protected] Karta Etyczna Grupy SUEZ ENVIRONNEMENT określa ogólne ramy, w które powinna się wpisywać postawa zawodowa każdego z jej współpracowników. Niniejszy przewodnik „ETYKA W PRAKTYCE” ma na celu przedstawienie w sposób bardziej szczegółowy zasad stosowania owych ram ogólnych. Z powodu ograniczonego zakresu, przewodnik nie przedstawia w sposób wyczerpujący wszystkich sytuacji, w jakich może się znaleźć pracownik. PRZEWODNIK PRAKTYCZNY SUEZ ENVIRONNEMENT ETYKA W PRAKTYCE PRZEWODNIK PRAKTYCZNY SUEZ ENVIRONNEMENT ETYKA W PRAKTYCE AUTENTYCZNOŚĆ, WIARYGODNOŚĆ I PRZECHOWYWANIE DOKUMENTÓW W odniesieniu do decyzji lub działań mogących pociągać za sobą odpowiedzialność karną spółki lub pracownika, ostrożność wymaga zachowania informacji pozwalających na ustalenie w razie konieczności sposobu podejmowania tychże decyzji lub działań. Może to dotyczyć każdego dokumentu, na podstawie którego opracowano wyniki naukowe, wyliczenia księgowe, administracyjne lub finansowe. Dokumenty te muszą być przechowywane zgodnie z ustalonymi zasadami. Dokumenty, które wystawiamy, a także te, które archiwizujemy, muszą dokładnie odzwierciedlać fakty, miejsca oraz daty o których poświadczają. Nikt nie może podrabiać ani fałszować dokumentów. Jeżeli ktoś podejrzewa istnienie tego rodzaju dokumentów, zobowiązany jest natychmiast poinformować o tym swojego przełożonego lub Specjalistę ds. Etyki spółki. Dokumenty i inne zbiory muszą być przechowywane na okres i w formie wymaganej przez obowiązujące przepisy. PRZEWODNIK PRAKTYCZNY SUEZ ENVIRONNEMENT ETYKA W PRAKTYCE SPIS TREŚCI 1 ...... WYSOKIE WYMAGANIA ETYCZNE......................................... p. 6 2 ...... J AK NALEŻY POSTĘPOWAĆ W PRZYPADKU POJAWIENIA SIĘ PROBLEMÓW ETYCZNYCH?............................. p. 11 3 ...... ABC ETYKI W ŻYCIU CODZIENNYM........................... p. 15 PRZEWODNIK PRAKTYCZNY SUEZ ENVIRONNEMENT ETYKA W PRAKTYCE PRZEWODNIK PRAKTYCZNY SUEZ ENVIRONNEMENT OCHRONA AKTYWÓW NALEŻĄCYCH DO PRZEDSIĘBIORSTWA 1 .... W YSOKIE WYMAGANIA ETYCZNE PRZEWODNIK PRAKTYCZNY SUEZ ENVIRONNEMENT ETYKA W PRAKTYCE Aktywa należące do spółek Grupy mogą być wykorzystywane jedynie do celów zawodowych, na określonych warunkach i zgodnie z pozwoleniami. Każdy współpracownik zapewnia, w miarę swoich możliwości, ochronę i poszanowanie majątku przedsiębiorstwa, unika jego naruszenia i czuwa nad tym, żeby nie był wykorzystywany do nielegalnych celów. Reguła ta ma zastosowanie do wartości materialnych (grunty, lokale, wyposażenie, meble, itp.) oraz wartości niematerialnych (patenty, informacje, wizerunek, programy komputerowe, znaki towarowe, reputacja, tajemnice produkcji, itp.). Współpracownik, który stwierdził, że środki służące ochronie majątku przedsiębiorstwa są niewystarczające, musi natychmiast zawiadomić swojego przełożonego. Tak samo musi postąpić w sytuacji, gdy zauważy próbę kradzieży, piractwa, szpiegostwa, sabotażu lub uszkodzenia zasobów firmy. Pytanie Kolega zaproponował mi pomoc w przeprowadzce przy użyciu jednego z samochodów należących do firmy, poza godzinami pracy. Czy mogę zaakceptować jego propozycję? Odpowiedź W braku specjalnego pozwolenia, dobra należące do przedsiębiorstwa mogą być wykorzystywane tylko w zakresie działalności zawodowej pracownika. Propozycja kolegi zapewne wynika z jego dobrych chęci, jednakże nie mamy prawa jej zaakceptować, szczególnie, że taki samochód może nie mieć ubezpieczenia na czas jego używania do celów prywatnych. PRZEWODNIK PRAKTYCZNY SUEZ ENVIRONNEMENT ETYKA W PRAKTYCE WŁASNOŚĆ INTELEKTUALNA Współpracownicy Grupy mają obowiązek ochrony zarówno jej aktywów niematerialnych, jak i prawa własności przemysłowej Grupy lub innej osoby czy organizacji. Przykładowo, powinni unikać używania bez pozwolenia patentów i praw autorskich oraz powstrzymywać się od wykorzystywania kopii lub produktów oznaczonych podrobionym znakiem towarowym, badań, projektów lub publikacji należących do innych osób. Pytanie Współpracownik, miłośnik filmów, ściąga często podczas pracy filmy, które potem ogląda w domu z rodziną. Osobiście zdecydowanie potępiam tego rodzaju praktyki, ale jako menedżer nie bardzo wiem, jakich argumentów powinienem użyć skoro pracownik ogląda te filmy poza godzinami pracy. Czy powinienem zabronić ściągania filmów z Internetu w biurze? Odpowiedź Menedżer nie tylko może, ale wręcz powinien zakazać tego rodzaju zachowania w pracy. Nie może być przyzwolenia wewnątrz Grupy na piractwo i łamanie prawa własności intelektualnej. Należy więc przypomnieć temu pracownikowi, że wykorzystuje sprzęt firmowy do nielegalnych działań oraz że narusza prawo własności intelektualnej, co jest nie do zaakceptowania. PRZEWODNIK PRAKTYCZNY SUEZ ENVIRONNEMENT ETYKA W PRAKTYCE Powinnością każdego pracownika jest przestrzeganie, zarówno w trakcie wykonywania swoich codziennych obowiązków zawodowych, jak i w kontaktach handlowych, zasad i wartości etycznych Grupy, do których należą: • Postępowanie zgodne z obowiązującym ustawodawstwem i przepisami wykonawczymi, • Umacnianie kultury prawości, • Dawanie dowodu lojalności i uczciwości, • Szacunek dla innych. Każdy pracownik powinien dołożyć wszelkich starań aby działać logicznie i z rozwagą. Stąd też, w razie napotkania na wątpliwości i dylematy etyczne związane z wykonywaną pracą, naturalnym jest ich wspólne rozważenie z kolegami z pracy i z przełożonymi. DO KOGO SKIEROWANY JEST NINIEJSZY PRZEWODNIK? Odbiorcami niniejszego przewodnika są pracownicy etatowi (zatrudnieni na stałe lub tymczasowo) spółek należących do Grupy SUEZ ENVIRONNEMENT niezależnie od ich pozycji w hierarchii zawodowej, osoby oddelegowane do współpracy z Grupą przez firmy zewnętrzne, jak również każdy, kto działa w imieniu Grupy. Określenie wzoru zachowania etycznego oraz unikanie błędów to zadania, których prawidłowe wypełnianie ma prowadzić do osiągnięcia doskonałości. Wymagają one tyleż zaangażowania osobistego, co grupowego. Menedżer, ze względu na szczególne obowiązki, które wykonuje, powinien przekazywać swoim podwładnym wartości etyczne SUEZ ENVIRONNEMENT. Jest on również odpowiedzialny za rozpowszechnianie oraz wdrażanie polityki „Etyki” w ramach struktury operacyjnej i funkcjonalnej spółek zależnych Grupy. Dlatego też istotne jest, aby nie tylko informował swoich współpracowników w sposób praktyczny i konkretny o panujących zasadach, lecz również, aby upewniał się, że zostały one przez nich właściwie zrozumiane. PRZEWODNIK PRAKTYCZNY SUEZ ENVIRONNEMENT ETYKA W PRAKTYCE a b c d e f g h i j k l ZASTOSOWANIE ZASADY SUBSYDIARNOŚCI Podstawowe zasady i wartości etyczne Grupy zostały przez nią zdefiniowane w odpowiednich dokumentach. Spółki zależne Grupy są zobowiązane je respektować, a dokonanie ewentualnej derogacji tychże zasad powinno odbywać się zgodnie z regułą subsydiarności, miejscowymi zwyczajami i polityką określoną przez zarząd danej spółki. Jako przykład można podać fakt, iż w Grupie akceptowane jest przyjmowanie podarunków, pod warunkiem, że są one adekwatne do okoliczności w jakich są wręczane: nigdy nie mogą one wprowadzać wątpliwości co do uczciwości, niezależności i obiektywizmu zarówno darczyńcy, jak i osoby obdarowanej. Jest jednak oczywistym, że w kraju, w którym prawo całkowicie zabrania takich form wyrażania wdzięczności, zasada ta zostanie poddana modyfikacji i przybierze formę całkowitego zakazu wręczania podarunków. Ponadto, kadra zarządzająca spółki może uznać za stosowne określenie górnego pułapu wartości prezentów. Menedżer powinien również służyć radą swoim współpracownikom i zachęcać ich do dzielenia się wątpliwościami z zakresu etyki oraz pytaniami dotyczącymi praktycznego zastosowania zasad etycznych. Pracownicy nie powinni wahać się przed przekazywaniem swojemu przełożonemu lub Specjaliście ds. Etyki informacji o problemach, które napotykają podczas wdrażania tej polityki. Ponadto, do Specjalisty ds. Etyki należy sprawdzenie, czy współpracownicy należycie stosują się do zasad, których powinni przestrzegać. Specjalista ds. Etyki powinien przede wszystkim poprzez swoje własne zachowanie dawać pracownikom przykład prawidłowego stosowania zasad etycznych. Każdy, niezależnie od zajmowanego stanowiska, jest odpowiedzialny za swoje zachowanie i ponosi konsekwencje swoich wyborów. Jeżeli popełni czyn niezgodny z etyką, naraża się, w zależności od przypadku, na sankcje dyscyplinarne, administracyjne oraz prawne (cywilne lub karne), w oparciu o przepisy prawa krajowego i międzynarodowego. Wykonanie nieetycznego polecenia pociąga za sobą odpowiedzialność zarówno wykonującego, jak i wydającego polecenie. Osoba, na którą wywierana jest presja działania niezgodnego z zasadami SUEZ ENVIRONNEMENT lub z jej własnym sumieniem powinna niezwłocznie o tym poinformować Specjalistę ds. Etyki. Biorąc pod uwagę lokalne uwarunkowania, menedżerowie spółek powinni określić górne pułapy wartości podarunków oraz podać je do informacji pracowników. PRZEWODNIK PRAKTYCZNY SUEZ ENVIRONNEMENT ETYKA W PRAKTYCE m n o p q r s t u v w x y z MECENAT ORAZ PARTNERSTWO Działania związane z mecenatem i partnerstwem są dozwolone w ramach polityki Grupy dotyczącej mecenatu i partnerstwa. Są one świadectwem obywatelskiej postawy i społecznego poczucia odpowiedzialności Grupy. Jedynie osoby posiadające odpowiednie upoważnienie ze strony swojego przełożonego mogą zarządzić lub zainicjować tego rodzaju działania. Współpracownicy powinni upewnić się co do słuszności tego rodzaju inicjatyw, bowiem nie powinny one powodować sytuacji konfliktu interesów lub prowadzić do nielegalnego finansowania. Poza tym, każdy projekt partnerski na dużą skalę musi zostać zatwierdzony przez komitet Mecenatu SUEZ ENVIRONNEMENT (patrz: procedury dostępne na stronie Intranet Grupy). Pytanie W trakcie realizacji budowy oczyszczalni ścieków w kraju rozwijającym się, wolontariusze pewnego stowarzyszenia poprosili nas o pomoc w budowie szkoły w sąsiedniej miejscowości. Taka inicjatywa wydaje mi się być zgodna z wartościami SUEZ ENVIRONNEMENT. Czy możemy im pomóc w tym przedsięwzięciu? Odpowiedź SUEZ ENVIRONNEMENT wspiera i zachęca swoich współpracowników do podejmowania inicjatyw w interesie ogólnym. Takie zaangażowanie nie może jednak wykraczać poza prywatny zakres i musi być wynikiem osobistej decyzji. Zaangażowanie to nie może przeszkadzać w wykonywaniu obowiązków zawodowych. Nie wolno wykorzystywać środków należących do przedsiębiorstwa (maszyn, materiałów, …) bez uprzedniej zgody przełożonego upoważnionego do nawiązania partnerstwa ze stowarzyszeniem któremu chcemy pomóc. PRZEWODNIK PRAKTYCZNY SUEZ ENVIRONNEMENT ETYKA W PRAKTYCE a b c d e f g h i j k l m n o p q r s t u v w x y z LOBBING Grupa definiuje pojęcie lobbingu jako promocję interesów swoich spółek przy użyciu obiektywnych informacji przekazywanych przez liderów opinii i/lub osoby odpowiedzialne za komunikację na obszarze działania spółek należących do Grupy, odnoszących się do kwestii technicznych, gospodarczych czy społecznych. Chodzi tu głównie o przekazywanie informacji o Grupie, o promowanie jej wizerunku i wartości, zakresu jej działalności i rodzaju świadczonych usług oraz o obronę jej interesów. W przypadku, gdy jakaś instytucja lub kraj reguluje poprzez przepisy działalność lobbystów, spółki zobowiązane są do przestrzegania tych uregulowań i korzystania z usług jedynie zawodowych lobbystów. Również w przypadku, gdy istnieje kodeks postępowania lub kodeks etyczny, lobbyści pracujący dla spółek należących do Grupy zobowiązani są do działania w zgodzie z tymi dokumentami. Lobbyści, przy okazji swoich kontaktów zawodowych, ujawniają tożsamość osób lub organizacji, dla których pracują. Ponadto, nie dostarczają informacji odpłatnych, ani sami o takie nie proszą. Grupa pragnie zwrócić lobbystom szczególną uwagę na ryzyko powstania konfliktu interesów oraz korupcję. Każdy współpracownik Grupy powinien zatem dbać o to, aby nie sprawiać wrażenia, że Grupa lub spółka, którą reprezentuje, próbuje w nielegalny sposób wpłynąć na politykę wewnętrzną kraju, na terenie którego prowadzi swoją działalność. PRZEWODNIK PRAKTYCZNY SUEZ ENVIRONNEMENT ETYKA W PRAKTYCE SUEZ ENVIRONNEMENT PRZYJĄŁ NAJWYŻSZE STANDARDY ETYCZNE Zasady etyczne SUEZ ENVIRONNEMENT wpisują się w ramy międzynarodowych dokumentów z zakresu etyki, takich jak: • Powszechna Deklaracja Praw Człowieka oraz Pakty uzupełniające. • Konwencje Międzynarodowej Organizacji Pracy (MOP). • Wytyczne Organizacji Współpracy Gospodarczej i Rozwoju (OECD) dla przedsiębiorstw wielonarodowych. •Konwencja Narodów Zjednoczonych przeciwko korupcji. REGUŁA „ZASTOSOWAĆ LUB WYJAŚNIĆ” Powinnością każdego pracownika jest działanie zgodne z obowiązującym ustawodawstwem i przepisami wykonawczymi. Jednakże, spółki zależne posiadają możliwość dostosowania zasad obowiązujących w Grupie do właściwego im, indywidualnego sposobu zorganizowania. W takiej sytuacji, niezbędne jest zatwierdzenie wszelkich odmienności zanim owa charakterystyczna dla danej spółki polityka zostanie przyjęta. Zasady odstępstw od reguły zgodne są z założeniem nazywanym “comply or explain” („zastosować lub wyjaśnić”). W przypadku odstępstwa, należy wyjaśnić jego motywy oraz uzyskać wstępnie formalną akceptację ze strony Specjalisty ds. Etyki danej spółki. W żadnym wypadku takie odstępstwo nie może być sprzeczne z obowiązującym prawem. Wyjaśnienie musi być jasno sprecyzowane i odpowiednio umotywowane, przedstawione na piśmie oraz zgodne z prawem i zasadami etycznymi Grupy. PRZEWODNIK PRAKTYCZNY SUEZ ENVIRONNEMENT ETYKA W PRAKTYCE a b c d e f g h i j k l m n o p q r s t u v w x y z INFORMACJA UPRZYWILEJOWANA ORAZ BRAK WTAJEMNICZENIA PRZEDSTAWIONE ZASADY ETYCZNE MAJĄ ZASTOSOWANIE NA TRZECH PŁASZCZYZNACH W RELACJACH WEWNĄTRZ GRUPY, POMIĘDZY WSPÓŁPRACOWNIKAMI, SPÓŁKAMI ZALEŻNYMI ORAZ AKCJONARIUSZAMI. W RELACJACH Z GŁÓWNYMI AKTORAMI NA RYNKU : NASZYMI KLIENTAMI, DOSTAWCAMI I KONKURENTAMI. W RELACJACH, JAKIE GRUPA UTRZYMUJE Z OTOCZENIEM, W KTÓRYM FUNKCJONUJE : ZE SPOŁECZNOŚCIĄ LOKALNĄ I BARDZIEJ OGÓLNIE, WSZYSTKIMI ZAINTERESOWANYMI STRONAMI. PRZEWODNIK PRAKTYCZNY SUEZ ENVIRONNEMENT ETYKA W PRAKTYCE Jako uprzywilejowana, traktowana jest informacja, która nie została podana do wiadomości publicznej, dotyczy bezpośrednio lub pośrednio spółki notowanej na giełdzie, mogłaby mieć wpływ na wysokość kursu papierów wartościowych spółki lub innych produktów finansowych powiązanych z tymi papierami (akcje, obligacje, pożyczki, opcje zakupu lub sprzedaży, itp.) w przypadku, gdyby była publicznie dostępna. Niektóre informacje uprzywilejowane mogą również dotyczyć instrumentów finansowych. Każda osoba posiadająca dostęp do informacji uprzywilejowanej jest uznawana za wtajemniczoną. Osoba ta, pod groźbą „naruszenia zasady poufności”, musi powstrzymać się od kupna lub sprzedaży papierów wartościowych spółki, której dotyczą posiadane przez nią informacje, lub nawet od rekomendowania czy sugerowania innym osobom zakupu lub sprzedaży tych papierów przez czas określony miejscowymi przepisami. Zakaz ten dotyczy papierów wartościowych spółki, której dana osoba jest pracownikiem, oraz każdej innej notowanej spółki, na temat której osoba ta posiada informacje uprzywilejowane. Pytanie Mój menedżer często pozostawia niedomknięte drzwi. Pewnego dnia usłyszałem jego rozmowę z kimś z zarządu finansowego. Tematem rozmowy było przydzielenie w tym roku wyjątkowo wysokiej dywidendy. Czy nie jest to najlepszy moment na zakup akcji firmy? Odpowiedź Usłyszana informacja nie jest ani oficjalna, ani dostępna publicznie. Należy więc do kategorii informacji uprzywilejowanych, nawet jeśli byliśmy jej przypadkowym odbiorcą. Dlatego też, nie możemy dokonywać żadnych operacji giełdowych sugerując się zasłyszaną informacją, ani też prosić kogokolwiek, aby wykonał je dla nas. Powinniśmy natomiast zasugerować naszemu menedżerowi, żeby lepiej chronił tego rodzaju informacje. PRZEWODNIK PRAKTYCZNY SUEZ ENVIRONNEMENT ETYKA W PRAKTYCE DEFRAUDACJA Defraudacja w przedsiębiorstwie jest trudnym i delikatnym tematem, a jej wpływ jest często bagatelizowany. Jednakże, defraudacje mogą powodować znaczne, trudne do pokrycia koszty finansowe. Ponadto, pociągają za sobą ryzyko dla pracowników i przedsiębiorstw. Defraudacja, jaka by nie była jej forma, jest nie do zaakceptowania przez SUEZ ENVIRONNEMENT. Każde oszukańcze działanie naraża na sankcje przewidziane prawem międzynarodowym lub miejscowym oraz wewnętrznymi przepisami Grupy. Defraudacją jest każde świadome, a następnie zatajone, działanie lub zaniechanie działania, mające na celu osiągnięcie nienależnych korzyści finansowych bądź niematerialnych przez defraudanta lub inne osoby, poprzez złamanie lub obejście obowiązującego prawa lub wewnętrznych reguł Grupy. Defraudacja przyjmuje różnorodne formy: kradzież pieniędzy, dóbr, danych lub materiałów należących do przedsiębiorstwa, świadome fałszerstwo, zatajenie lub zniszczenie dokumentów, fałszowanie pism lub podpisów, manipulacje księgowe, podrabianie towarów, pranie brudnych pieniędzy, oszustwo, korupcja… Pytanie W trakcie negocjacji, klient zaproponował mi uregulowanie części zobowiązania w gotówce. Czy mogę zaakceptować takie warunki? Odpowiedź Płatności w gotówce mogą być brane pod uwagę tylko wtedy, gdy chodzi o niewielkie sumy. Nie należy akceptować takiej formy regulowania płatności jeżeli nie mamy pewności co do źródła, z którego pochodzą pieniądze. Stwarza to bowiem ryzyko uczestniczenia w operacji prania brudnych pieniędzy. W przypadku wątpliwości, przed zaakceptowaniem tego rodzaju formy płatności należy skontaktować się ze Specjalistą ds. Etyki Grupy. PRZEWODNIK PRAKTYCZNY SUEZ ENVIRONNEMENT ETYKA W PRAKTYCE 2 ....JAK NALEŻY POSTĘPOWAĆ W PRZYPADKU POJAWIENIA SIĘ PROBLEMÓW ETYCZNYCH? PRZEWODNIK PRAKTYCZNY SUEZ ENVIRONNEMENT ETYKA W PRAKTYCE a b c d e INFORMACJA POMOCNICZA Wszystkie dokumenty uzupełniające Kartę Etyczną oraz niniejszy Przewodnik są dostępne dla pracowników Grupy na stronie intranetowej Grupy. SZKOLENIA Z ZAKRESU ETYKI P rzekazywanie informacji w ramach Grupy odnośnie sposobów rozwiązywania problemów etycznych może odbywać się poprzez różne kanały: • udostępnienie adekwatnych dokumentów, • dyskusje na szczeblu kadry kierowniczej, • działania Specjalisty ds. Etyki, Szkolenia skierowane do kadr funkcjonalnych i operacyjnych odbywają się w ramach spotkań lub poprzez internet. Tematy poruszane w trakcie tych szkoleń obejmują swym zakresem przede wszystkim takie obszary jak: •U wrażliwienie na kwestie etyczne w przedsiębiorstwie; • Etyka handlowa; •R eguły konkurencyjności w Unii Europejskiej; •Ś rodki przeciwdziałania korupcji a rozwój międzynarodowy; •E tyka w procedurze zamówień publicznych; •O dpowiedzialność kierownictwa, ryzyko etyczne, kontrola wewnętrzna, audyt. Aby uzyskać wszelkie dodatkowe informacje należy zwrócić się do Specjalisty ds. Etyki danej spółki lub działu zarządzania personelem. • e-mail etyczny. Pracownikom Grupy zostały udostępnione liczne dokumenty, wyjaśniające cel i zasady polityki etycznej Grupy oraz przedstawiające konkretne przykłady właściwego postępowania. Różnorodność i rozmaitość sytuacji nie pozwalają jednak na przewidzenie wszystkich możliwych przypadków. Dlatego też, aby znaleźć odpowiedź na pytanie jak postępować w danej sytuacji, aby nie naruszyć zasad etycznych Grupy, czasami niezbędna jest dyskusja z innymi pracownikami lub przełożonymi. W zależności od rodzaju nurtujących nas pytań, zawsze można zwrócić się o pomoc do kolegi z pracy, do kadry menedżerskiej – poczynając od bezpośredniego przełożonego, lub do innego menedżera posiadającego kompetencje w danym zakresie (dział zadządzania personelem, BHP, dział prawny, itp.), do przedstawiciela załogi, jeżeli prawo na to zezwala oraz oczywiście do Specjalisty ds. Etyki. PRZEWODNIK PRAKTYCZNY SUEZ ENVIRONNEMENT ETYKA W PRAKTYCE f g h i j k l m n o p q r s t u v w x y z FINANSOWANIE DZIAŁALNOŚCI POLITYCZNEJ Polityka Grupy polega na unikaniu finansowania w jakiejkolwiek formie działalności politycznej. W krajach, w których takie finansowanie jest dozwolone, Grupa może, pod pewnymi warunkami, rozważyć możliwość uczestniczenia w nim lub w innych formach wsparcia. W każdym przypadku, muszą one być ograniczone do minimum i mieć charakter wyjątkowy. Jednocześnie, należy wystrzegać się stronniczości czy niesprawiedliwości. Każde ewentualne wsparcie musi być najpierw zgłoszone Specjaliście ds. Etyki Grupy lub zainteresowanej spółki. Wszystkie spółki SUEZ ENVIRONNEMENT mają zakaz finansowania instytucji, partii politycznych lub kandydatów przejawiających w swoich działaniach ekstremizm. Pytanie Od wielu lat, razem z moim zespołem, próbujemy wygrać kontrakt na zarządzanie usługami w zakresie utrzymania czystości w kraju, który jest niezbyt otwarty na zagraniczne przedsiębiorstwa. Podczas nieoficjalnego spotkania, pewien doradca polityczny dał mi do zrozumienia, że mamy szanse na podpisanie tego tak długo wyczekiwanego kontraktu jeżeli kandydat, którego ów człowiek popiera, zostanie wybrany. Należałoby mu jednak pomóc w uregulowaniu kilku problemów związanych z finansowaniem kampanii wyborczej tego kandydata. Co powinienem mu odpowiedzieć? Odpowiedź Uzyskanie kontraktu nie może być uzależnione od korzyści finansowych, które mogą nieść ryzyko powiązania Grupy z korupcją. Należy więc bezwzględnie odrzucić takie warunki. PRZEWODNIK PRAKTYCZNY SUEZ ENVIRONNEMENT ETYKA W PRAKTYCE ŚRODOWISKO, BEZPIECZEŃSTWO I ZDROWIE SUEZ ENVIRONNEMENT troszczy się o wpływ, jaki wywiera jego działalność na otoczenie społeczne i środowisko. To dlatego nasza Grupa stworzyła rygorystyczną politykę w zakresie środowiska, bezpieczeństwa i zdrowia. Zaangażowanie i czujność ze strony każdego są niezbędne, aby rozwijać tę politykę w kierunku trwałego rozwoju, realizacji coraz bardziej ambitnych i stałych zobowiązań, w duchu szacunku dla ludzi, spółki i planety. Pytanie Zauważyłem, że niektóre procedury kontrolne w zakresie jakości wód ściekowych zdecydowanie opóźniają pracę zarówno moją, jak i moich kolegów z pracy. Poza tym, normy stworzone przez kierownictwo spółki są dużo bardziej surowe, niż normy wynikające z przepisów prawa miejscowego.Czy takie procedury nie szkodzą wydajności naszego przedsiębiorstwa? Odpowiedź Ustanowione normy i procedury służą temu, aby prowadzona działalność odpowiadała wymaganiom jakościowym Grupy. Jako społecznie odpowiedzialne przedsiębiorstwo, SUEZ ENVIRONNEMENT podejmuje wszelkie działania mające na celu przestrzeganie prawa miejscowego oraz promowanie trwałej i rzetelnej działalności, która respektowałaby ludność i środowisko. Konkurencyjność naszej Grupy opiera się w dużym stopniu na priorytetowych dla niej wartościach etycznych. PRZEWODNIK PRAKTYCZNY SUEZ ENVIRONNEMENT ETYKA W PRAKTYCE Poddanie pod wątpliwość etyki zachowania znajomej nam osoby stawia nas często w delikatnej sytuacji. Niejednokrotnie trzeba więc wykazać się dużą odwagą by zasygnalizować zaistniały problem oraz poddać pod rozważenie sposób jego rozwiązania. Jest to jednakże jedyna droga by zażegnać niedopuszczalne sposoby działania oraz podjąć kroki ku naprawie sytuacji. W żadną osobę, wyrażającą w dobrej wierze wątpliwości co do etyki działań, nie będą wymierzone sankcje wynikające z ich głośnego wypowiedzenia. Współpracownik będący ofiarą lub świadkiem praktyk niezgodnych z zasadami etycznymi może się zwrócić do Specjalisty ds. Etyki swojej spółki lub Grupy, którego powinnością jest znalezienie, wraz z przełożonymi, środków mających na celu ochronę lub przywrócenie należnych praw osobom dotkniętym problemem. Zawsze w takich okolicznościach Specjaliści ds. Etyki zobowiązani są do zachowania poufności informacji, które zostały im przekazane. SPECJALISTA DO SPRAW ETYKI Specjalista ds. Etyki ma do spełnienia potrójną misję: • Uczestniczy w opracowywaniu koncepcji wytycznych Grupy w zakresie etyki. • Zmienia i wyjaśnia poszczególne elementy tych wytycznych. Wychodząc naprzeciw potrzebom współpraco-wników, organizuje szkolenia i akcje informacyjne oraz prowadzi działania mające na celu uwrażliwienie na kwestie etyczne. • Charakteryzuje ryzyko etyczne i wskazuje przypadki niezgodności zachowań z zasadami etycznymi. Może mu również zostać powierzone rozpatrzenie sytuacji uchybienia zasadom etycznym we współpracy z osobami zajmującymi stanowiska kierownicze lub pracującymi w dziale do spraw zarządzania personelem lub prawnym. W ramach SUEZ ENVIRONNEMENT istnieje sieć Specjalistów ds. Etyki, którzy zostali wyznaczeni dla głównych spółek Grupy (około 30 spółek). Działalność tej sieci jest wspierana przez Specjalistę ds. Etyki całej Grupy. Dane kontaktowe osoby zajmującej stanowisko Specjalisty ds. Etyki Grupy są ogólnie dostępne na stronie intranetu. PRZEWODNIK PRAKTYCZNY SUEZ ENVIRONNEMENT ETYKA W PRAKTYCE E-MAIL ETYCZNY, DOSTOSOWANE NARZĘDZIE SUEZ ENVIRONNEMENT oddaje do dyspozycji swoich współpracowników internetowy adres elektroniczny, pozwalający na zadawanie pytań Specjaliście ds. Etyki Grupy, w przypadku wątpliwości co do postawy jaką należy przyjąć lub w przypadku stwierdzonego braku poszanowania zasad etycznych. DO KOGO SIĘ ZWRÓCIĆ Jeśli mamy wątpliwości co do postawy, jaką należy przyjąć lub procedury, którą należy wszcząć. Jeśli potrzebujemy zasięgnąć porady. Jeśli wydaje się nam, że reguły panujące w przedsiębiorstwie zostały naruszone, albo że mogą zostać naruszone. Jeśli sądzimy, że zostaliśmy zamieszani lub że możemy zostać zamieszani w sprawę niezgodną z zasadami etycznymi obowiązującymi w przedsiębiorstwie. W każdym z tych przypadków, należy skontaktować się z osobą godną zaufania: kolegą z pracy, przełożonym, działem prawnym, przedstawicielem zespołu, jeżeli jest to zgodne z przepisami, Specjalistą ds. Etyki, itp. Owa procedura nie zastępuje innych istniejących kanałów przekazywania informacji (przełożony, przedstawiciel zespołu, organ publiczny, itp.) i jest jedynie ich uzupełnieniem. Musi być stosowana zgodnie z obowiązującymi przepisami miejscowymi oraz uregulowaniami określającymi przypadki obowiązkowego wniesienia skargi. Procedura ta dotyczy w głównej mierze nieprawidłowości w dziedzinie księgowości, audytu finansowego oraz walki z korupcją, jak również innych poważnych uchybień mogących zagrozić żywotnemu interesowi spółki oraz moralnej i fizycznej kondycji jej pracowników. Należy brać również pod uwagę inne nieprawidłowości wpływające na brak poszanowania przepisów miejscowych. Informacje na ten temat należy przesyłać Specjaliście ds. Etyki spółki lub Specjaliście ds. Etyki Grupy w każdy możliwy sposób, szczególnie za pomocą poczty elektronicznej na adres: [email protected] Każde nadużycie tej procedury może stać się przedmiotem dochodzenia i odwrotnie, wobec żadnej osoby działającej w dobrej wierze nie będzie wszczynane takie dochodzenie. Dane osoby informującej o nadużyciu, jak i dane osób, których sprawa dotyczy, będą traktowane w sposób poufny, a naruszenie poufności może pociągnąć za sobą sankcje w stosunku do osób będących u źródła tego naruszenia. PRZEWODNIK PRAKTYCZNY SUEZ ENVIRONNEMENT ETYKA W PRAKTYCE POSZANOWANIE PRAWA CZŁOWIEKA Szacunek dla drugiego człowieka jest jedną z naczelnych zasad Grupy. Z tego względu, Grupa przywiązuje szczególnie dużą wagę do poszanowania, w odniesieniu do każdej spośród prowadzonych przezeń działalności, ducha i litery Powszechnej Deklaracji Praw Człowieka z 1948 roku. Współpracownicy Grupy powinni mieć świadomość wpływu, jaki wywierają na innych ludzi poprzez swoje działania i decyzje. Owa świadomość pozwala im bowiem kształtować swoje zachowanie w taki sposób, aby nienaruszalność i godność istoty ludzkiej nigdy nie były pogwałcone przez spółkę należącą do Grupy lub jej pracownika. Grupa nieustannie czuwa nad poszanowaniem praw człowieka. Szczególnie w sytuacjach delikatnych, którym musi nieraz stawić czoło ze względu na rodzaj wykonywanej działalności, Grupa dokłada wszelkich starań, aby prawa osób przesiedlanych czy też zasady ochrony własności na trudnym obszarze były respektowane. Zgodnie z tymi zasadami, każdy współpracownik SUEZ ENVIRONNEMENT czuwa nad tym, aby nie dyskryminować żadnej osoby ani słownie ani poprzez swoje działania, ze względu na jej wiek, płeć, pochodzenie etniczne, społeczne lub kulturowe, ze względu na wyznawaną religię, opinie polityczne lub związkowe, osobiste wybory życiowe, wygląd fizyczny lub niepełnosprawność. Pytanie Słyszałem pogłoski, według których jeden z naszych podwykonawców korzysta z pracy przymusowej oraz z pracy dzieci na placu budowy jednej z fabryk Grupy. Skontaktowałem się z tym podwykonawcą, a on zapewnił mnie, przedstawiając mi na dowód oficjalne dokumenty, że przestrzega przepisów prawnych. Czy nie będzie najlepszym rozwiązaniem jeśli zapomnę o tych pogłoskach ? Odpowiedź W naszej Grupie poszanowanie praw człowieka jest absolutnym priorytetem. Bardzo dobrze, że natychmiast sprawdził Pan te pogłoski. Nawet, jeżeli przepisy prawne w zakresie prawa pracy są różne w poszczególnych krajach, zasadniczym jest, aby nasi podwykonawcy szanowali normy prawa międzynarodowego w dziedzinie ochrony pracowników oraz pracy nieletnich. Należy się zatem upewnić, czy normy te są przestrzegane przez naszego podwykonawcę i czy wartość godności ludzkiej jest w naszych spółkach respektowana niezależnie od sytuacji. Należy też poinformować swojego przełożonego o zasłyszanych pogłoskach oraz o podjętych w celu ich sprawdzenia działaniach. PRZEWODNIK PRAKTYCZNY SUEZ ENVIRONNEMENT ETYKA W PRAKTYCE PRZEKAZYWANIE WŁADZY Menedżer lub współpracownik – każdy przyczynia się do globalnej wydajności przedsiębiorstwa i ponosi część odpowiedzialności związanej z zakresem powierzonych zadań. Z tego też względu, aby zapewnić jak najlepszy podział kompetencji, zadań i odpowiedzialności, kierownictwo musi czuwać nad wdrożeniem efektywnego i sprawnego operacyjnie sposobu przekazywania uprawnień i składania podpisów, zgodnie z zasadami określonymi przez wydział prawny Grupy. PRZEWODNIK PRAKTYCZNY SUEZ ENVIRONNEMENT ETYKA W PRAKTYCE 3 .... A BC ETYKI W ŻYCIU CODZIENNYM PRZEWODNIK PRAKTYCZNY SUEZ ENVIRONNEMENT ETYKA W PRAKTYCE ZAKUPY ORAZ DOSTAWCY Współpracownicy utrzymujący stosunki zawodowe z kontrahentami muszą szczególnie dbać o poszanowanie zasad etycznych. W głównej mierze chodzi tu o osoby z Grupy utrzymujące relacje z dostawcami, usługodawcami i podwykonawcami, a więc zleceniodawców, kupujących, zaopatrzeniowców, oraz bardziej ogólnie, każdą osobę powiązaną z aktem zakupu. Osoby te muszą postępować zgodnie z zasadami etycznymi przedstawionymi w niniejszym dokumencie oraz dostosować się do zasad etycznych polityki zakupów Grupy, z którą stykają się na co dzień z racji wykonywanych obowiązków zawodowych. RELACJE Z DOSTAWCAMI DZIEWIĘĆ ZASAD ETYCZNYCH 1 Stosować obowiązujące prawo, przepisy wykonawcze, normy prawa międzynarodowego, wartości Grupy i jej procedury wewnętrzne. 2 Wykazywać się bezstronnością, sprawiedliwością i przejrzystością w relacjach z dostawcami. 3 Wypełniać i obligować innych do wypełniania obustronnych zobowiązań. 4 Zachowywać poufność wszystkich wymienianych informacji. Pytanie Pewien urzędnik doradził mi, abym zwrócił się do jednego z jego znajomych w celu zaradzenia przewlekłemu działaniu organów administracji, które niekorzystnie wpływa na budowę, za którą jestem odpowiedzialny. Zmęczony oczekiwaniem, skontaktowałem się z tym pośrednikiem, który mnie zapewnił, iż prace będą mogły ruszyć w ciągu najbliższego tygodnia, pod warunkiem wpłacenia określonej sumy w gotówce. Co mam mu odpowiedzieć? 5 Wypełniać zobowiązania Grupy w zakresie etyki, trwałego rozwoju i odpowiedzialności społecznej. 6 Nie doprowadzać do powstania sytuacji konfliktu interesów mogącej negatywnie wpływać na obiektywność i niezależność dokonywanych wyborów. 7 Reagować w sytuacjach niezgodnych z normami etycznymi. 8 Dokonywać wyboru rynków i przydzielać je kierując się kryterium obiektywizmu. Odpowiedź Tego typu sytuacja od samego początku powinna wzbudzić Pański niepokój. Należy przestrzegać procedur dotyczących zatrudniania pośredników handlowych i uzyskać wszelkie informacje na temat tej osoby przed rozpoczęciem z nią jakichkolwiek kontaktów. Niezależnie od miejscowych zwyczajów, polityka SUEZ ENVIRONNEMENT nakazuje formalną odmowę dokonania nieuzasadnionej płatności na rzecz urzędów publicznych. Nie wchodzi więc w rachubę korzystanie z pomocy jakiegokolwiek pośrednika, jeżeli mamy wątpliwości co do nienaganności jego postawy oraz co do sposobu wykorzystania środków pieniężnych, które miałyby zostać przekazane jemu lub za jego pośrednictwem. 9 Szanować zasadę wolnej konkurencji na rynku. PRZEWODNIK PRAKTYCZNY SUEZ ENVIRONNEMENT ETYKA W PRAKTYCE PRZEWODNIK PRAKTYCZNY SUEZ ENVIRONNEMENT ETYKA W PRAKTYCE Korupcja przybiera postać o różnorodnym charakterze, takim jak gratyfikacje, sprzeniewierzenie funduszy, niestosowna wpłata na urzędy publiczne, … W tym ostatnim przypadku, korupcja przybiera formę wymuszenia. Wymuszenie polega na uzależnieniu przyznania przetargu (kontraktu lub pozwolenia) od zapłacenia nienależnego wynagrodzenia i może być ono dokonywane poprzez żądanie jednorazowej wpłaty lub codziennego dostarczania środków finansowych, stosowanie szykan administracyjnych, a nawet fizycznych gróźb skierowanych do określonych osób lub ich rodzin. Działania korupcyjne są czasami podejmowane z użyciem pośrednictwa przedstawicieli handlowych, co ułatwia utajenie tych działań czy też utrudnia ewentualną procedurę dochodzeniową. Aby nie dopuszczać do tego rodzaju sytuacji, Grupa stworzyła wewnętrzne procedury, które należy stosować. ZASADY DOBORU PRZEDSTAWICIELI HANDLOWYCH Przedstawiciele handlowi, których angażuje Grupa, powinni: P osiadać dobrą reputację, oficjalnie uznane kompetencje zawodowe, a także odpowiednią znajomość prawa, kontekstu i zwyczajów miejscowych. N ie być oficjalnymi pracownikami lub reprezentantami jednostek samorządu terytorialnego, partii politycznych, potencjalnego klienta lub konkurenta. W ykonywać pracę w zgodzie z przepisami z zakresu ich działalności. Z ostać wybranym i zaakceptowanym zgodnie z obowiązującą w Grupie procedurą. PRZEWODNIK PRAKTYCZNY SUEZ ENVIRONNEMENT ETYKA W PRAKTYCE Pytanie Jeden z moich kolegów ma zwyczaj uprawiania agresywnej polityki w kwestii zakupów. Nie waha się przed przekazywaniem zawartości ofert niektórych dostawców, żeby w ten sposób zachęcić innych do zweryfikowania konkurencyjności ich cen oraz rodzaju proponowanych usług. Należy przyznać, że takie postępowanie okazuje się często skuteczne, ale wydaje się być niesprawiedliwym. Czy taka metoda negocjacji jest akceptowalna? Odpowiedź Zachowanie współpracowników odpowiedzialnych za stosunki handlowe z dostawcami, usługodawcami i podwykonawcami musi być bez zarzutu. Nawet najlepsze wyniki ich pracy nie usprawiedliwiają takiego zachowania. Należy szanować poufny charakter ofert składanych przez naszych partnerów handlowych; wszyscy dostawcy powinni mieć jednakowy dostęp do informacji. Nie należy się zatem wahać przed przypomnieniem naszemu współpracownikowi zasad etycznych Grupy, a nawet przed powiadomieniem o sytuacji przełożonego. PRZEWODNIK PRAKTYCZNY SUEZ ENVIRONNEMENT ETYKA W PRAKTYCE k PREZENTY, ZAPROSZENIA I PODRÓŻE Generalnie rzecz ujmując, Grupa stara się ograniczać ilość podarunków i zaproszeń oraz związane z nimi koszty, niezależnie od tego, czy są one wręczane, czy też otrzymywane. Ich częstotliwość oraz wartość muszą być określone przez przełożonych. Każdy pracownik poszukujący informacji na temat stosowania tej polityki w jego spółce, powinien zwrócić się do swojego przełożonego. Prezenty i zaproszenia są oznaką kurtuazji. Powinny zatem odpowiadać lokalnym upodobaniom i zwyczajom. Nigdy nie należy ofiarowywać ani przyjmować prezentów czy zaproszeń, które z jakichkolwiek powodów mogą stawiać w niezręcznej sytuacji osobę, do której się zwracamy lub inne osoby z otoczenia. Dlatego też, każda propozycja podróży, niezależnie od tego, czy została przez nas otrzymana, czy też przedstawiona, wymaga uprzedniego zaakceptowania przez przełożonego. Jako że w interesie dostawców jest pozyskanie przychylności pracowników odpowiedzialnych za zakupy, usługi zaopatrzeniowe i logistykę, niedopuszczalnym jest przyjmowanie przez tych pracowników jakichkolwiek prezentów, zaproszeń lub propozycji podróży ze strony dostawców. Polityka Grupy dotycząca prezentów musi być regularnie przekazywana do informacji obecnym lub potencjalnym dostawcom. RELACJE Z DOSTAWCAMI Przykładem właściwego zachowania w odniesieniu do kwestii zaproszeń (jeżeli w ogóle miejscowe przepisy je dopuszczają) jest nieproponowanie klientowi wyjścia do miejsc, do których on sam nie byłby w stanie nas zaprosić. DZIEWIĘĆ ZASAD ETYCZNYCH Zanim zdecydujemy się na przyjęcie prezentu, czy też zanim sami postanowimy go wręczyć, powinniśmy zadać sobie trzy podstawowe pytania: • Czy ten prezent może spowodować zmianę naszego podejścia do osoby, która nam go wręcza lub do spółki? • Czy mój przełożony wyraził zgodę na to abym wręczył (otrzymał) ten prezent? KORUPCJA p ŻEBY ZAŚWIADCZYĆ O SWOIM SUEZ ENVIRONNEMENT potępia korupcję pod każdą postacią, niezależnie od czasu, miejsca lub okoliczności. Korupcja jest zamachem na demokratyczne zasady, do których Grupa jest przywiązana, oraz na godność i nienaruszalność tych, którzy ponoszą jej konsekwencje. Jest ona również przeszkodą w poprawnym funkcjonowaniu przedsiębiorstwa ze względu na koszty i ryzyko jakie za sobą pociąga (finansowe, karne, handlowe i związane z reputacją) oraz naruszenie zasad funkcjonowania rynku, które się z nią wiąże. ZAANGAŻOWANIU W WALCE Z KORUPCJĄ, GRUPA Przystąpiła do odnoszącej się do przedsiębiorstw inicjatywy ONZ Global Compact, której 10-ta zasada dotyczy walki z korupcją. Jest aktywnym członkiem francuskiej sekcji organizacji pozarządowej „Transparency International”. Generalnie rzecz ujmując, można rozróżnić dwa rodzaje korupcji: • Korupcja aktywna, która polega na dostarczaniu korzyści innym osobom po to, aby zmienić bieg mechanizmu decyzyjnego (pozwolenia, prawo, dostawa, rynek, kontrakt…); • Korupcja pasywna, która polega na otrzymaniu korzyści w zamian za działania mające na celu zmianę decyzji. Korupcja pasywna nie zawsze jest oczywista. Zawsze jednak może prowadzić do wymuszenia. • Czy będę mógł bez zażenowania rozmawiać o tym prezencie z moimi współpracownikami i bliskimi? Nie należy również zapominać o zapoznaniu się z właściwymi dla naszej spółki zasadami. PRZEWODNIK PRAKTYCZNY SUEZ ENVIRONNEMENT ETYKA W PRAKTYCE PRZEWODNIK PRAKTYCZNY SUEZ ENVIRONNEMENT ETYKA W PRAKTYCE CZTERY POZIOMY Poniższe sytuacje opisują przypadki zaistnienia konfliktu interesów : 1 Czy zajmuję, lub czy ktoś z moich bliskich zajmuje (oprócz stanowiska zajmowanego w spółce należącej do SUEZ ENVIRONNEMENT), stanowisko kierownicze, właściciela, zarządzającego, pracownika etatowego lub doradcy w spółce, która jest: • dostawcą usług lub towarów dla spółki, w której pracuję lub innej spółki należącej do Grupy? •k onkurencyjna w stosunku do spółki, w której pracuję lub innej spółki należącej do Grupy? 2 Czy osobiście posiadam, lub czy ktoś z moich bliskich posiada, pośredni lub bezpośredni interes finansowy w spółce: •k tóra dostarcza usługi lub towary w spółce, dla której pracuję lub innej spółce należącej do Grupy ? •k onkurencyjnej w stosunku do spółki, w której pracuję lub innej spółki należącej do Grupy? 3 Czy mam osobiście, lub ktoś z moich bliskich ma okazję do uczestniczenia w podejmowaniu decyzji lub wydawaniu zaleceń dotyczących relacji pomiędzy spółką należącą do SUEZ ENVIRONNEMENT a spółką zewnętrzną w stosunku do Grupy, odpowiadającą kryteriom opisanym w punktach 1 i 2? 4 Czy mam osobiście, lub ktoś z moich bliskich ma okazję do uczestniczenia w podejmowaniu decyzji lub wydaniu zaleceń dotyczących spółki należącej do SUEZ ENVIRONNEMENT w ramach posiadanego przeze mnie mandatu politycznego lub przynależności związkowej? 5 Czy przyjąłem osobiście, lub ktoś z moich bliskich przyjął, prezent, propozycję podróży lub inną korzyść materialną lub finansową ze strony dostawcy, klienta, konkurenta? PRZEWODNIK PRAKTYCZNY SUEZ ENVIRONNEMENT ETYKA W PRAKTYCE Pytanie Ponieważ odwiedzam regularnie hotele tej samej sieci w czasie podróży służbowych, jedna z osób odpowiedzialnych za kontakty z klientami zadzwoniła do mnie, żeby zaproponować mi pobyt rodzinny w okresie zbliżających się wakacji. Czy przyjęcie tego zaproszenia nie naruszy zasad etycznych SUEZ ENVIRONNEMENT ? Odpowiedź Tego typu zaproszenie zdecydowanie wykracza, z racji swojej wartości, poza ramy określone przez zasady etyczne. Należy więc odmówić. Nie można zapominać, że prezenty, niezależnie od tego, czy są otrzymywane czy też wręczane, nie powinny wpływać na relacje z drugą stroną. Wartość prezentów powinna być niewielka. Jeżeli tak nie jest, lub jeżeli mamy jakiekolwiek wątpliwości, należy poprosić o zgodę przełożonego zanim zdecydujemy się przyjąć lub też zaoferować taki prezent. PRZEWODNIK PRAKTYCZNY SUEZ ENVIRONNEMENT ETYKA W PRAKTYCE k KOMUNIKACJA KONFLIKT INTERESÓW W polityce dotyczącej komunikacji, spółki zależne Grupy przywiązują dużą wagę do tego, aby dostarczane informacje były prawdziwe, kompletne, precyzyjne, zrozumiałe i ogłoszone w odpowiednim czasie. Oprócz dyrekcji, jedynie osoby odpowiednio uprawnione mają prawo do wypowiadania się w imieniu spółki. Pracownik chcący wypowiedzieć się na forum publicznym, opublikować lub udzielić wywiadu na temat związany ze spółką należącą do Grupy, musi wcześniej uzyskać zezwolenie od upoważnionej osoby lub wydziału komunikacji swojej spółki (z wyjątkiem szczególnych okoliczności określonych przepisami). Każdy współpracownik może jednakże swobodnie zabierać głos, pod warunkiem, że zaznaczy uprzednio, iż pisze lub wypowiada się we własnym imieniu, a nie w imieniu spółki. Musi jednak przykładać szczególną wagę do tego, aby jego wypowiedzi nie były stronnicze wobec spółki oraz aby nie wykorzystywać swojej pozycji w spółce celem zwiększenia wagi wygłaszanych opinii. Przez konflikt interesów należy w szczególności rozumieć taką sytuację, w której osąd osoby wykonującej obowiązki służbowe może być nieobiektywny ze względu na posiadanie innych interesów, odmiennych od interesów przedsiębiorstwa. Dzieje się tak np. w sytuacji, gdy pracownik mógłby podjąć decyzję kierując się nie tyle interesem firmy, co swoim własnym, ewentualnie interesem swoich bliskich czy przyjaciół. W razie wątpliwości, najostrożniejszym rozwiązaniem dla pracownika jest skonsultowanie się ze swoim przełożonym celem sprawdzenia, czy w danej sytuacji nie wystąpi konflikt interesów. Zastosowanie tej rady jest szczególnie ważne, w przypadku, kiedy my sami lub ktoś z naszych bliskich, posiadamy interesy powiązane z przedsiębiorstwami lub instytucjami konkurencyjnymi wobec spółki lub będącymi jej dostawcami. Z rady tej powinno się również skorzystać jeśli wykonujemy działalność zawodową lub wyborczą niezwiązaną z naszą spółką macierzystą. W szczególności, jeżeli mamy odpowiedzialne stanowisko w stowarzyszeniach lub zrzeszeniach klientów, nie powinniśmy uczestniczyć w obradach i głosowaniach dotyczących przyznania kontraktu spółce należącej do Grupy lub podjęcia decyzji w sprawie takiego kontraktu. Osoby zajmujące się finansami SUEZ ENVIRONNEMENT mają obowiązek, zgodnie z „Kodeksem Postępowania Finansistów Grupy”, poinformować swojego przełożonego lub Specjalistę ds. Etyki o dotyczącym ich potencjalnym lub realnym konflikcie interesów. PRZEWODNIK PRAKTYCZNY SUEZ ENVIRONNEMENT ETYKA W PRAKTYCE p Pytanie Moja spółka pracuje nad przygotowaniem odpowiedzi na przetarg ogłoszony przez gminę, w której moja żona jest radnym. Czy może to stanowić konflikt interesów ? Odpowiedź Takie okoliczności narzucają działanie z największym profesjonalizmem i z możliwie jak największą ostrożnością. Istniejące powiązania z gminą rzeczywiście mogłyby wywierać wpływ na podejmowanie decyzji. Również pańska żona mogłaby znaleźć się w delikatnej sytuacji. Aby zatem uniknąć niejasności, należy poinformować swojego przełożonego lub Specjalistę ds. Etyki spółki o pełnionej przez pańską żonę funkcji radnego. PRZEWODNIK PRAKTYCZNY SUEZ ENVIRONNEMENT ETYKA W PRAKTYCE POUFNOŚĆ W ramach wykonywanych obowiązków, do każdego pracownika należy zarządzanie informacjami lub ich przechowywanie. Mogą one dotyczyć klientów, personelu, spółki lub bardziej ogólnie, otoczenia gospodarczego, handlowego czy prawnego spółki (partnerów handlowych lub finansowych, dostawców, administracji, innych spółek należących do Grupy, itp.). Generalnie rzecz ujmując, każda informacja, która nie została podana do wiadomości publicznej, powinna pozostać poufna. Informacje, które w pewnych dziedzinach naszej działalności podlegają szczególnym uregulowaniom, jak np. informacje istotne dla handlu, powinny stanowić przedmiot wyjątkowej uwagi ze strony Grupy. KILKA DOBRYCH PRAKTYK W ZAKRESIE SYSTEMÓW INFORMATYCZNYCH I POUFNOŚCI Nie pozostawiam ważnych dokumentów w drukarce ani w sali konferencyjnej oraz stosuję politykę uporządkowanego biurka chowając dokumenty do szafek zamykanych na klucz. Jestem odpowiedzialny za osoby odwiedzające firmę i nie pozostawiam ich nigdy samych w biurze. Wychodząc z biura zawsze zostawiam mój komputer z włączonym wygaszaczem ekranu zabezpieczonym hasłem. CZTERY POZIOMY Każdy dokument puszczony w obieg w Grupie musi zawierać informację o poziomie poufności, zgodną ze skalą klasyfikacyjną: “poufny”, “o ograniczonej poufności”, “wewnętrzny”, “jawny”. Jeżeli dokument nie został sklasyfikowany, to należy go traktować jako “wewnętrzny”. Zarówno wewnątrz, jak i na zewnątrz SUEZ ENVIRONNEMENT, zaleca się współpracownikom dochowanie jak najwyższego poziomu dyskrecji w odniesieniu do wszystkich informacji, niezależnie od ich charakteru, pochodzących bezpośrednio z firmy lub jej dotyczących. Jeżeli konieczne jest przekazanie informacji określonej osobie po to, aby mogła wykonywać swoje zadania, należy wykazać się dużą ostrożnością oraz przekazać jej tylko niezbędne informacje, w szczególności, jeżeli należą one częściowo lub całkowicie do osób trzecich lub do świadczeniodawcy czy świadczeniobiorcy. Należy również poinformować tę osobę o poziomie poufności informacji, które są jej przekazywane. Duża część poufnych informacji, do których mają dostęp pracownicy, przechowywana jest w wersji elektronicznej. Z tego względu, Grupa określiła zasady odnoszące się do systemów informatycznych, które muszą być respektowane przez każdego pracownika. Pytanie Po przeczytaniu opublikowanego w Internecie artykułu na temat przedsiębiorstw działających w sektorze środowiska, odkryłem z zaskoczeniem komentarze ujawniające skandaliczne zachowanie wielkich firm z tego sektora. Niektórzy spośród autorów tych komentarzy twierdzili nawet, że nasza Grupa nie przestrzega obowiązujących przepisów, i że bezkarnie zanieczyszcza środowisko. Zdecydowany bronić naszej firmy, postanowiłem odpowiedzieć na te skandaliczne pogłoski. Czy stwarza to problem natury etycznej? Odpowiedź Nic nie stoi na przeszkodzie temu, żeby wyrażać swoje opinie, ani też żeby wypowiadać się na tematy dotyczące SUEZ ENVIRONNEMENT. Należy jednakże pozostać bardzo uważnym. Wypowiadane opinie należą tylko do nas i poza uprawnionymi osobami, nie mamy prawa do wypowiadania się w imieniu naszej spółki, ani do wykorzystywania pozycji, jaką zajmujemy w firmie do uzasadniania naszych spostrzeżeń. Poza tym, podnoszone argumenty powinny opierać się jedynie na ogólnie dostępnych informacjach Grupy, to znaczy pochodzących z publikacji lub oficjalnych komunikatów Grupy. W przypadku jakichkolwiek wątpliwości, należy zwrócić się z pytaniami do swojego przełożonego. Nie otwieram podejrzanych załączników do poczty elektronicznej, ani na nią nie odpowiadam. PRZEWODNIK PRAKTYCZNY SUEZ ENVIRONNEMENT ETYKA W PRAKTYCE PRZEWODNIK PRAKTYCZNY SUEZ ENVIRONNEMENT ETYKA W PRAKTYCE a b c d e f g h i j k l m n o p q r s t u v w x y z KOMUNIKACJA ZAKAZ NIELEGALNYCH PRAKTYK Grupa przywiązuje niezwykle dużą wagę do poszanowania reguł uczciwej konkurencji oraz odrzuca wszelkie praktyki anty-konkurencyjne. Zachowanie współpracowników Grupy wobec jej konkurentów, klientów, dostawców czy ewentualnych kontrahentów powinno być bez zarzutu. W szczególności zabronione są: nielegalne porozumienia, nadużycie pozycji dominującej, korupcja, wymiana uprzywilejowanych informacji, dyskryminujące, zbyt wysokie lub drapieżne ceny, itp. Każdy pracownik Grupy może korzystać jednie z legalnych i etycznych sposobów poszukiwania informacji na temat swoich konkurentów; przykładowo, bezprawne jest natrętne nachodzenie kogoś i ukrywanie swojej tożsamości. Nie można zniesławiać ani oczerniać swoich konkurentów. Nie można też korzystać z dokumentów, których pochodzenie jest niepewne, dokumentów sfałszowanych czy zmienianych. Gdy spółka zależna Grupy wchodzi na rynek regulowany, powinna dołożyć wszelkich starań aby informować swoich współpracowników o dotyczących ich uregulowaniach oraz kontrolować należyte stosowanie przepisów. Powszechnie postrzegane jako antykonkurencyjne, a więc zakazane, porozumienia z jednym lub wieloma konkurentami, mogą polegać na następujących działaniach: mierzanie do Z podporządkowania sobie innych podmiotów. P odział lub segmentacja rynków, kierunków zbytu czy źródeł zaopatrzenia, niezależnie od tego, czy dotyczy to podziału terytorialnego, podziału według rodzaju klientów czy też jakiegokolwiek innego kryterium. E liminacja konkurenta, klienta, dostawcy lub nowego przedsiębiorstwa wchodzącego na rynek. PRZEWODNIK PRAKTYCZNY SUEZ ENVIRONNEMENT ETYKA W PRAKTYCE Pytanie Mój kuzyn, który pracuje dla konkurencyjnej firmy, zaproponował mi pomoc w przyspieszeniu mojej kariery zawodowej wyjawiając mi szczegóły oferty przetargowej jego firmy dotyczącej przetargu, nad którym moja firma pracuje już od kilku tygodni. Czy w sytuacji, kiedy mój prywatny interes jest spójny z interesem Grupy, mogę zaakceptować taką propozycję? Odpowiedź Zasadą SUEZ ENVIRONNEMENT jest poszanowanie reguł konkurencji. Stąd też, wszelka wymiana informacji, która mogłaby być niezgodna z tą zasadą, musi zostać odrzucona. Będąc pracownikiem Grupy, należy przede wszystkim czuwać nad poszanowaniem jej zasad etycznych. Poza tym, nieetyczne zachowanie może mieć bardzo negatywne skutki dla kariery zawodowej. Najprawdopodobniej kuzyn nie zdaje sobie sprawy z tego, iż jego namowy mają charakter zakazanych, antykonkurencyjnych praktyk. W interesie każdego zarówno kuzyna, pańskim, jak i całej Grupy, leży odmowa udzielenia tego rodzaju informacji. PRZEWODNIK PRAKTYCZNY SUEZ ENVIRONNEMENT ETYKA W PRAKTYCE
