Wyniki kontroli - Urząd Miasta Olsztyna

Wyniki kontroli
W dniach 17.09.-16.11.2012r. Regionalna Izba Obrachunkowa w Olsztyna
przeprowadziła kontrolę kompleksową gospodarki finansowej Miasta Olsztyna.
Zakresem kontroli objęte zostały:
- ustalenia ogólnoorganizacyjne,
- księgowość i sprawozdawczość, w tym: gospodarka pieniężna i kontrola kasy,
księgi rachunkowe budżetu i urzędu, sprawozdawczość budżetowa, finansowa
i inna, inwentaryzacja,
- budżet jednostki samorządu terytorialnego, w tym: dochody budżetowe, wydatki
budżetowe, dług publiczny, przychody i rozchody budżetu,
- gospodarka mieniem,
- rozliczenia jednostki samorządu terytorialnego z jednostkami organizacyjnymi.
W dniu 16.11.2012r. został podpisany przez Prezydenta Olsztyna protokół kontroli.
Następnie w dniu 24.12.2012r. Prezydent Olsztyna otrzymał wystąpienie pokontrolne,
znak: RIO.II.600-86/2012 z dnia 19.12.2012r.
W związku ze stwierdzonym w toku kontroli stanem faktycznym, RIO wniosła o podjęcie
stosownych działań zmierzających do usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości oraz
zapobieżenia powstawaniu ich w przyszłości. W szczególności zalecono:
1. Sprawozdanie z wykonania planu kontroli zarządczej sporządzać i przedkładać
do zatwierdzenia Prezydentowi Olsztyna w terminie określonym w §9 Regulaminu
sprawowania kontroli zarządczej przez Prezydenta Miasta Olsztyn, stanowiącego
załącznik nr 1 do zarządzenia nr 165 Prezydenta Miasta Olsztyn z dnia 14.07.2010r.
w sprawie systemu kontroli zarządczej sprawowanej przez Prezydenta Miasta
Olsztyn”.
2. Plan audytu przygotowywać w terminie określonym w art. 283 ust. 3 ustawy z dnia
27.08.2009r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 157, poz. 1240, ze zm.).
3. Raporty kasowe z kas 1,2 i 3 Urzędu Miasta Olsztyna sporządzać na każdy dzień
tygodnia, stosownie do §6 ust. 9 Instrukcji kasowe, stanowiącej załącznik nr 7
do zarządzenia Nr 305 Prezydenta Olsztyna z dnia 31.07.2012r. w sprawie
dokumentacji opisującej zasady (politykę) rachunkowości.
4. Dokonując w kasie Urzędu Miasta Olsztyna wypłat gotówki, egzekwować od jej
odbiorców wskazywanie na rozchodowych dowodach kasowych daty jej otrzymania,
stosownie do §6 ust. 6 Instrukcji kasowej stanowiącej załącznik nr 7 do zarządzenia
Nr 305 Prezydenta Olsztyna z dnia 31.07.2012r. w sprawie dokumentacji opisującej
zasady (politykę) rachunkowości.
5. Księgi rachunkowe prowadzić bieżąco poprzez ujmowanie w raportach kasowych
wpłat i wypłat gotówki w tym samym dniu, w którym zostały dokonane stosownie
do art. 24 ust. 5 pkt 3 ustawy z dnia 29.09.1994r. o rachunkowości (Dz.U. Nr 152,
poz. 1223, z 2009r., ze zm.) oraz §6 ust. 8 Instrukcji kasowej stanowiącej załącznik
nr 7 do zarządzenia Nr 305 Prezydenta Olsztyna z dnia 31.07.2012r. w sprawie
dokumentacji opisującej zasady (politykę) rachunkowości.
6. Znajdujące się kasach Urzędu Miasta Olsztyna na koniec dnia środki pieniężne
wynikające z wpłat odprowadzać – wpłacać do banku w tym dniu lub w dniu
następnym, stosownie do §5 ust. 2 Instrukcji kasowej stanowiącej załącznik nr 7
do zarządzenia Nr 305 Prezydenta Olsztyna z dnia 31.07.2012r. w sprawie
dokumentacji opisującej zasady (politykę) rachunkowości.
7. Prawidłowo ewidencjonować operacje gospodarcze na kontach 234 „Pozostałe
rozrachunki z pracownikami” i 240 „Pozostałe rozrachunki” w księgach
rachunkowych Urzędu Miasta Olsztyna, zgodnie z zasadami funkcjonowania
wymienionych kont określonymi przepisami załącznika nr 3 do rozporządzenia
Ministra Finansów z dnia 5.07.2010r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości
oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego,
jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych
funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę
poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. Nr 128, poz. 861, ze zm.), a także
stosownie do postanowień zakładowego planu kont Urzędu Miasta Olsztyna,
stanowiącego załącznik nr 3 do zarządzenia Nr 305 Prezydenta Olsztyna z dnia
31.07.2012r. w sprawie dokumentacji opisującej zasady (politykę) rachunkowości.
8. Wykazywać w wierszu N.2.2.”Pożyczki długoterminowe” Sprawozdania Rb-N
o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych wyłącznie pożyczki –
rozumiane jako wartości należności wynikających z udzielonych kredytów i pożyczek,
jak również umów leasingu finansowego oraz sprzedaży na raty; w tej kategorii
mieszczą się również papiery wartościowe, których zbywalność jest ograniczona
(tzn. nie istnieje dla nich płynny rynek wtórny), z wyłączeniem papierów
udziałowych. Z kategorii tej wyłączone są natomiast udzielone pożyczki handlowe,
czyli zobowiązania powstające w wyniku bezpośredniego udzielenia kredytu (przez
dostawców lub producentów) na transakcje dotyczące wyrobów lub usług. Opłatę
manipulacyjną naliczaną od udzielonych pożyczek wykazywać w układzie
przedmiotowym wymienionego sprawozdania dotyczącym pozostałych należności,
odpowiednio do §13 ust. 1 pkt 2 i 6 załącznika nr 9 pn. Instrukcja sporządzania
sprawozdań do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4.03.2010r. w sprawie
sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych
(Dz.U. Nr 43, poz. 247).
9. Projekt uchwały budżetowej sporządzać i przedkładać Radzie Miasta Olsztyna
i Regionalnej Izbie Obrachunkowej w terminie do dnia 15 listopada roku
poprzedzającego rok budżetowy, zgodnie z wymogiem art. 238 ust. 1 ustawy z dnia
27.08.2009r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 157, poz. 1240, ze zm.).
10. Wyegzekwować od kierowników podległych jednostek budżetowych przekazywanie
Prezydentowi Olsztyna projektów planów finansowych, zapewniając zgodność kwot
dochodów i wydatków poszczególnych jednostek budżetowych z projektem uchwały
budżetowej, w terminie 30 dni od dnia otrzymania informacji o kwotach dochodów
i wydatków budżetowych przyjętych w projekcie uchwały budżetowej, nie później niż
do 10 grudnia roku poprzedzającego rok budżetowy, zgodnie z postanowieniami
zawartymi w §5 ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 7.12.2010r.
w sprawie sposobu prowadzenia gospodarki finansowej jednostek budżetowych
i samorządowych zakładów budżetowych (Dz.U. Nr 241, poz. 1616), w związku
z postanowieniami §2 ust. 12 uchwały Nr LXII/712/10 Rady Miasta Olsztyna z dnia
26.05.2010r. w sprawie trybu prac nad projektem uchwały budżetowej, zmienionej
uchwałami Nr: XII/145/11 z dnia 29.06.2011r. oraz XVI/226/11 z dnia 26.10.2011r.
11. Informacje niezbędne do opracowania projektów planów finansowych na następny
rok budżetowy, tj. informacje o kwotach dochodów i wydatków budżetowych
przyjętych w projekcie uchwały budżetowej przekazywać podległym jednostkom
budżetowym w terminie pozwalającym na ich opracowanie i złożenie w terminie
określonym w §2 ust. 12 powyższej uchwały, tj. do 10 grudnia roku poprzedzającego
rok budżetowy.
12. W kolumnie „Dochody otrzymane” sprawozdania rocznego Rb-27S z wykonania
planu dochodów budżetowych wykazywać kwoty dotacji celowych , które wpłynęły
na rachunek bankowy jednostek samorządu terytorialnego w okresie
sprawozdawczym, zgodnie z postanowieniami zawartymi w §3 ust 4 pkt 3 załącznika
nr 39 „Instrukcja sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów
jednostek samorządu terytorialnego” do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia
3.02.2010r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz.U. Nr 20, poz. 103).
13. Wyegzekwować od jednostek podległych gminie miejskiej Olsztyn składanie do
Wydziału Finansów Urzędu Miasta Olsztyna informacji dotyczących dokonanych
umorzeń należności oraz udzielonych ulg w spłacie należności jednostek
organizacyjnych Gminy Olsztyn, sporządzonych narastająco według stanu na dzień 31
grudnia roku kalendarzowego, w terminie do 15-go dnia stycznia następującego
po zakończeniu roku kalendarzowego, określonym w §9 ust. 2 uchwały Nr
LVII/660/10 Rady Miasta Olsztyn z dnia 24.02.2010r. w sprawie szczegółowych
zasad, sposobu i trybu umarzania, odraczania lub rozkładania na raty spłaty należności
pieniężnych mających charakter cywilnoprawny przypadających Gminie Olsztyn oraz
jej jednostkom podległym, a także wskazania organów do tego uprawnionych.
14. Do ksiąg rachunkowych danego miesiąca wprowadzać, w postaci zapisu, umorzenie
należności cywilnoprawnych oraz odsetek za zwłokę w zapłacie należności
cywilnoprawnych, których udzielenie nastąpiło w tym miesiącu, zgodnie
z postanowieniami art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości.
15. Wysokość diety radnego na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie
podróży służbowej ustalać w wysokości 1% nieprzekraczalnej wysokości diety
przysługującej radnemu z tytułu wykonywania mandatu, o której mowa w art. 25
ust. 6 ustawy z dnia 8.03.1990r. o samorządzie gminnym (Dz.U. Nr 142, poz. 1591
z 2001r., ze zm.), zgodnie z postanowieniami §4 ust. 1 rozporządzenia Ministra Spraw
Wewnętrznych i Administracji z dnia 31.07.2000r. w sprawie sposobu ustalania
należności z tytułu zwrotu kosztów podróży służbowych radnych gminy (Dz.U. Nr 66,
poz. 800, ze zm.).
16. Radnym za przejazd w podróży służbowej pojazdem niebędącym własnością gminy
dokonywać zwrotu kosztów wg stawek za 1km przebiegu określonych przez Radę
Miasta, zgodnie z §5 ust. 3 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych
i Administracji w sprawie sposobu ustalania należności z tytułu zwrotu kosztów
podróży służbowych radnych gminy.
17. Ustalić normy zużycia paliwa dla samochodów będących w dyspozycji Urzędu
Miasta Olsztyna w sposób określony w załączniku nr 4 do zarządzenia Nr 305
Prezydenta Olsztyna z dnia 31.07.2012r. w sprawie dokumentacji opisującej zasady
(politykę) rachunkowości.
18. Przyjęte przez jednostkę zasady (politykę) rachunkowości określone w zarządzeniu Nr
305 Prezydenta Olsztyna z dnia 31.07.2012r. w sprawie dokumentacji opisującej
zasady (politykę) rachunkowości uzupełnić o szczegółowe zasady przeprowadzania na
koniec roku inwentaryzacji paliwa w zbiornikach pojazdów samochodowych,
stosownie do art. 10 ust. 1 i 2 ustawy o rachunkowości.
19. Odpis na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych naliczać w oparciu o przeciętne
wynagrodzenie w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w drugim półroczu
roku poprzedniego, jeżeli przeciętne wynagrodzenie z tego okresu stanowiło kwotę
wyższą, na podstawie przeciętnej planowanej w danym roku kalendarzowym liczby
zatrudnionych, skorygowanej w końcu roku do faktycznej przeciętnej liczby
pracowników zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy
(po przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy), zgodnie z postanowieniami art. 5 ust.
2 ustawy z dnia 4.03.1994r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz.U.
z 2012r., poz. 592, ze zm.) oraz §1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki
Społecznej z dnia 9.03.2009r. w sprawie sposobu ustalenia przeciętnej liczby
zatrudnionych w celu naliczenia odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych
(Dz.U. Nr 43, poz. 349).
20. Równowartość naliczonego odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych
na dany rok kalendarzowy przekazywać na rachunek bankowy funduszu w terminie
do dnia 30 września tego roku, z tym że w terminie do 31 maja tego roku przekazać
kwotę stanowiącą co najmniej 75% podstawowego odpisu, zgodnie z wymogiem art. 6
ust. 2 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.
21. Przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z zakładowego
funduszu świadczeń socjalnych uzależniać od sytuacji rodzinnej i materialnej osoby
uprawnionej do korzystania z funduszu, zgodnie z przepisami art. 8 ust. 1 ustawy
z dnia 4.03.1994r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.
22. Terminowo podejmować czynności zmierzające do wykonania zobowiązań z tytułu
przypadających należności pieniężnych, w tym mających charakter cywilnoprawny,
stosownie do postanowień art. 42 ust. 5 ustawy o finansach publicznych.
23. Celem prawidłowego sporządzenia sprawozdania z wysokości średnich wynagrodzeń
nauczycieli na poszczególnych stopniach awansu zawodowego w szkołach
prowadzonych przez Miasto Olsztyn zobowiązań dyrektorów szkół do wykazywania
kwot faktycznie poniesionych wydatków na wynagrodzenia nauczycieli w składnikach
wskazanych w art. 30 ust. 1 ustawy z dnia 26.01.1982r. Karta Nauczyciela (Dz.U.
Nr 97, poz. 674 z 2006r., ze zm.), w oparciu o ewidencję księgową wydatków
osobowych oraz w sposób określony w części I pkt 4 załącznika nr 2
do rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 13.01.2010r. w sprawie
sposobu opracowywania sprawozdania z wysokości średnich wynagrodzeń
nauczycieli na poszczególnych stopniach awansu zawodowego w szkołach
prowadzonych przez jednostki samorządu terytorialnego (Dz.U. Nr 6, poz. 35,
ze zm.)”.
24. Zaciągając zobowiązania pieniężne przestrzegać postanowień art. 46 ust. 3 ustawy
z dnia 8.03.1990r. o samorządzie gminnym (Dz.U. Nr 142, poz. 1591, z 2001r., ze
zm.), dotyczących konieczności składania kontrasygnaty przez Skarbnika Miasta
(głównego księgowego budżetu) lub osobę przez niego upoważnioną.
25. Zabezpieczenie należytego wykonania umowy zwracać w terminie 30 dni od dnia
wykonania zamówienia i uznania przez zamawiającego za należycie wykonane,
stosownie do postanowień art. 151 ust. 1 ustawy z dnia 29.01.1994r. Prawo zamówień
publicznych (Dz.U. Nr 113, poz. 759 z 2010r., ze zm.).
26. Prawidłowo stosować klasyfikację paragrafów wydatków, stosownie do zasad
określonych w załączniku nr 4 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia
2.03.2010r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów
i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz.U. Nr 38, poz.
207, ze zm.).
27. Pozyskane w wyniku inwestycji środki trwałe ujmować w ewidencji środków
trwałych (konto 011) najpóźniej w miesiącu przekazania ich do użytkowania, zgodnie
z art. 16d ust. 2 ustawy z dnia 15.02.1992r. o podatku dochodowym od osób prawnych
(Dz.U. Nr 74, poz. 397 z 2011r., ze zm.).
28. Ustalając wartość środków trwałych powstałych w wyniku inwestycji, uwzględniać
ogół kosztów poniesionych przez jednostkę w związku z daną inwestycją do dnia
przyjęcia do używania, zgodnie z postanowieniami art. 28 ust. 8 ustawy
o rachunkowości.
29. Roczny program współpracy z organizacjami pozarządowymi oraz podmiotami
wymienionymi w art. 3 ust. 3 ustawy z dnia 24.04.2003r. o działalności pożytku
publicznego i o wolontariacie (Dz.U. Nr 234, poz. 1536 z 2010r., ze zm.) uchwalać
do dnia 30 listopada roku poprzedzającego rok obowiązywania programu, zgodnie
z wymogiem art. 5a ust. 1 wymienionej ustawy.
30. Przy wyborze ofert na realizację zadań publicznych dokonywać między innymi oceny
możliwości realizacji zadania przez ubiegający się podmiot, kalkulacji kosztów
realizowanego zadania, proponowanej jakości wykonania zadania i kwalifikacji osób
wykonujących zadanie, udziału planowanych środków własnych i wkładów
rzeczowych podmiotów realizujących zadanie, zgodnie z postanowieniami art. 15 ust.
1 pkt 1, 2, 3 i 4 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie.
31. Dokumentować zamieszczanie na tablicy ogłoszeń Urzędu Miasta Olsztyna ogłoszeń
o wyborze oferty na realizację zadań publicznych, zgodnie z art. 6 ust. 1 pkt 1 ustawy
z dnia 14.07.1983r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. Nr 123,
poz. 698, z 2011r., ze zm.).
32. Wydatków publicznych dokonywać w wysokości i terminach wynikających
z wcześniej zaciągniętych zobowiązań, stosownie do art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy
o finansach publicznych.
33. Na podstawie art. 30 ust. 2 pkt 1 ustawy o samorządzie gminnym przygotować projekt
uchwały Rady Miasta Olsztyna w sprawie zmiany uchwały Nr LXVI/761/10 Rady
Miasta Olsztyna z dnia 29.09.2010r. w sprawie utworzenia samorządowego zakładu
budżetowego pod nazwą „Centrum Integracji Społecznej w Olsztynie” i nadania
statutu zakładowi celem uzupełnienia zapisów uchwały o określenie terminów
i sposobu ustalania zaliczkowych wpłat nadwyżki środków obrotowych
dokonywanych przez zakład do budżetu jednostki samorządu terytorialnego oraz
sposobu i terminów rocznych rozliczeń i dokonywania wpłat do budżetu, zgodnie
z wymogiem art. 16 ust. 2 pkt 5 ustawy z dnia 27.08.2009r. o finansach publicznych
(Dz.U. Nr 157, poz. 1240, ze zm.).
34. Udzielając z budżetu Miasta Olsztyna dotacji przedmiotowych samorządowym
zakładom budżetowym, egzekwować od kierowników tych zakładów dokonywanie
zwrotu tych dotacji w części niewykorzystanej do końca roku budżetowego w terminie
do 31 stycznia następnego roku, stosownie do przepisu art. 251 ust. 1 ustawy
o finansach publicznych”.
Niniejsza informacja o wynikach kontroli została przygotowana na podstawie dokumentacji
zgromadzonej w sprawie, przechowywanej w aktach Biura Kontroli Urzędu Miasta Olsztyna
– znak sprawy: KR.1710.10.2012.