Regulamin organizacyjny Biura Komunikacji i Dialogu

Załącznik nr 1
Do Zarządzenia Nr 380
Prezydenta Olsztyna
z dnia 18 października 2016 r.
WEWNĘTRZNY REGULAMIN ORGANIZACYJNY
BIURA KOMUNIKACJI I DIALOGU OBYWATELSKIEGO
URZĘDU MIASTA OLSZTYNA
ROZDZIAŁ I
Zakres działania Biura
§1. Do podstawowego zakresu działania Biura należy:
1) prowadzenie spraw związanych z realizacją Olsztyńskiego Budżetu Obywatelskiego,
2) prowadzenie spraw związanych z realizacją inicjatywy lokalnej,
3) koordynacja działań związanych z organizacją i prowadzeniem konsultacji społecznych.
4) współpraca z komórkami organizacyjnymi Urzędu oraz miejskimi jednostkami organizacyjnymi
i innymi podmiotami w zakresie udostępniania danych liczbowych, informacji statystycznych oraz
innych materiałów służbowych o charakterze jawnym dotyczących działalności Urzędu i Miasta,
5) prowadzenie polityki informacyjnej skierowanej do pracowników Urzędu w ramach komunikacji
wewnętrznej,
6) opracowywanie programów specjalnych, kampanii informacyjno-promocyjnych, oraz akcji
społecznych,
7) prowadzenie bieżącej komunikacji reaktywnej z mieszkańcami Olsztyna,
8) opracowywanie polityki informacyjnej Urzędu Miasta Olsztyna,
9) kreowanie pozytywnego wizerunku Prezydenta i pracowników Urzędu Miasta Olsztyna,
10) współpraca z komórkami organizacyjnymi Urzędu oraz miejskimi jednostkami organizacyjnymi
w zakresie przepływu informacji medialnej,
11) monitoring i analiza artykułów prasowych, audycji radiowych i telewizyjnych oraz ich
archiwizowanie,
12) realizowanie zadań związanych z bieżącą aktualizacją treści portalu internetowego Urzędu
www.olsztyn.eu.
§2. Do zakresu działania Biura należy w szczególności:
1) opracowywanie polityki informacyjnej Prezydenta Miasta i Urzędu Miasta Olsztyna,
2) opracowywanie kampanii informacyjnych dotyczących działalności Prezydenta i Urzędu,
3) współpraca z komórkami organizacyjnymi Urzędu Miasta Olsztyna oraz miejskimi jednostkami
organizacyjnymi w zakresie przepływu informacji medialnej,
4) opracowywanie materiałów informacyjnych dotyczących działalności Urzędu Miasta Olsztyna.
5) przygotowywanie i przekazywanie komunikatów prasowych w formie tradycyjnej
i elektronicznej,
6) realizacja zadań wynikających z komunikacji reaktywnej, w oparciu o ustawę Prawo Prasowe a także
ustawę o dostępie do informacji publicznej,
7) monitoring i analiza artykułów prasowych, audycji radiowych i telewizyjnych oraz ich archiwizowanie,
8) archiwizowanie wydarzeń miejskich pod patronatem Prezydenta Olsztyna oraz Urzędu Miasta
Olsztyna,
9) prowadzenie i aktualizacja profili społecznościowych Urzędu Miasta Olsztyna,
10) prowadzenie spraw związanych z realizacją Olsztyńskiego Budżetu Obywatelskiego,
11) prowadzenie spraw związanych z koordynacją inicjatywy uchwałodawczej mieszkańców,
12) koordynacja działań związanych z organizacją i prowadzeniem konsultacji społecznych,
13) realizowanie zadań związanych z bieżącą aktualizacją treści portalu internetowego Urzędu Miasta
Olsztyna www.olsztyn.eu oraz stron w domenie olsztyn.eu.
ROZDZIAŁ II
Struktura organizacyjna Biura
§3. Biuro Komunikacji i Dialogu Obywatelskiego tworzą:
1) Dyrektor Biura - KDO
2) Rzecznik Prasowy – KDO.a
3) stanowisko ds. redagowania portalu informacyjnego i relacji publicznych – KDO.b
4) stanowisko ds. koordynacji konsultacji społecznych – KDO.c,
5) stanowisko ds. koordynacji Olsztyńskiego Budżetu Obywatelskiego i inicjatywy uchwałodawczej KDO.d
6) stanowisko ds. komunikacji społecznej i budżetu – KDO.e
7) stanowisko ds. archiwizacji wydarzeń – KDO.f
8) stanowisko ds. aktualizacji portalu internetowego www.olsztyn.eu – KDO.g
§4. Schemat organizacyjny komórki organizacyjnej przedstawia załącznik nr 1 do Wewnętrznego
Regulaminu Organizacyjnego Biura Komunikacji i Dialogu Obywatelskiego.
§5. Liczba etatów w Biurze jest przedstawiona w załączniku nr 2 do Wewnętrznego Regulaminu
Organizacyjnego Biura Komunikacji i Dialogu Obywatelskiego.
§6. W czasie nieobecności Dyrektora wszystkie jego zadania i kompetencje realizuje pracownik na
stanowisku ds. koordynacji konsultacji społecznych KDO.c.
ROZDZIAŁ III
Podział zadań na poszczególne stanowiska pracy
§7. Ustala się zakres działania poszczególnych stanowisk pracy:
1. Dyrektor Biura (KDO) podejmuje działania i prowadzi sprawy związane z realizacją zadań i
kompetencji Biura, wynikające z Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Olsztyna,
niniejszego Regulaminu, zakresu czynności, a także z indywidualnie udzielonych przez Prezydenta
Olsztyna upoważnień i pełnomocnictw.
2. Rzecznik Prasowy (KDO.a), realizuje zadania z zakresu:
1) opracowania i realizacji Polityki Informacyjnej Urzędu Miasta Olsztyna,
2) bieżącego utrzymywania kontaktu z mediami,
3) sporządzania i udzielania odpowiedzi na zapytania dziennikarzy w oparciu o ustawę o dostępie do
informacji publicznej oraz prawo prasowe,
4) przygotowywania i prowadzenia konferencji prasowych,
5) bieżącej analizy informacji medialnych związanych z Urzędem Miasta Olsztyna,
6) współredagowania portalu internetowego www.olsztyn.eu,
7) przekazywania informacji mediom w formie newslettera,
8) inicjowania i realizacji działań w sytuacjach kryzysowych,
9) reprezentowania Prezydenta Olsztyna i Urzędu Miasta Olsztyna w kontaktach z mediami,
10) bieżącej organizacji pracy na stanowiskach KDO.b, KDO.f.
3. Stanowisko ds. redagowania portalu informacyjnego i relacji publicznych (KDO.b) odpowiada za:
zadania z zakresu:
1) budowania i utrzymywania relacji publicznych,
2) pozyskiwania i redagowania informacji i komunikatów prasowych,
3) zamieszczania informacji i komunikatów na miejskim portalu internetowym www.olsztyn.eu oraz
stronach miejskich w domenie olsztyn.eu,
4) monitoringu merytorycznego portalu internetowego www.olsztyn.eu,
5) sporządzania codziennego serwisu informacyjnego (newsletter) do mediów,
6) przygotowywania tekstów i materiałów informacyjnych z przeznaczeniem do zamieszczania
w miejskich i ogólnopolskich mediach i publikatorach,
7) sporządzania umów i postępowań dotyczących bieżącej i prawidłowej realizacji zadań Biura.
4. Stanowisko ds. koordynacji konsultacji społecznych (KDO.c) odpowiada za zadania
z zakresu:
1) koordynowania i monitorowania procesu konsultacji społecznych,
2) sporządzania rocznego harmonogramu konsultacji społecznych,
3) współpracy z komórkami organizacyjnymi Urzędu Miasta w zakresie konsultacji społecznych,
4) przygotowania i przekazania do publikacji materiałów informacyjnych dotyczących działań będących
przedmiotem konsultacji społecznych,
5) gromadzenia i przetwarzania informacji dotyczących konsultacji społecznych,
6) opracowywania dokumentów informacyjnych i sprawozdań w zakresie konsultacji społecznych,
7) monitorowania portalu konsultacje.olsztyn.eu.
8) sporządzania umów i postępowań w zakresie spraw związanych z komunikacją społeczną.
5. Stanowisko ds. koordynacji Olsztyńskiego Budżetu Obywatelskiego i inicjatywy uchwałodawczej
(KDO.d) odpowiada za zadania z zakresu:
1) koordynowania i monitorowania przebiegu Olsztyńskiego Budżetu Obywatelskiego,
2) sporządzania harmonogramu przebiegu prac nad Olsztyńskim Budżetem Obywatelskim,
3) współpracy z komórkami organizacyjnymi Urzędu Miasta w zakresie Olsztyńskiego Budżetu
Obywatelskiego,
4) przygotowania i przekazania do publikacji materiałów informacyjnych dotyczących działań będących
przedmiotem Olsztyńskiego Budżetu Obywatelskiego,
5) gromadzenia i przetwarzania informacji dotyczących Olsztyńskiego Budżetu Obywatelskiego,
6) opracowywania dokumentów informacyjnych i sprawozdań w zakresie Olsztyńskiego Budżetu
Obywatelskiego,
7) monitorowania portalu glosujobo.olsztyn.eu.
8) koordynacji spraw związanych z realizacją inicjatywy uchwałodawczej mieszkańców.
6. Stanowisko ds. komunikacji społecznej i budżetu (KDO.e)odpowiada za zadania z zakresu:
1) przygotowywania informacji i komunikatów do serwisu (newsletter) skierowanego do mieszkańców
Olsztyna,
2) inicjowania i wspierania wydarzeń o charakterze społecznym, patriotycznym rocznicowym,
3) przygotowywania i realizacji komunikacji wewnętrznej Urzędu Miasta,
4) prowadzenia spraw kancelaryjno – biurowych Biura,
5) przygotowywania i aktualizacji procedur ISO w zakresie zadań realizowanych przez Biuro,
6) sporządzania dokumentacji związanej z przygotowaniem i realizacją celów jakościowych
i ilościowych,
7) przygotowywania budżetu Biura,
8) monitorowania, analizowania oraz sporządzania sprawozdań z realizacji budżetu Biura,
9) prowadzenia bieżącej kontroli i ewidencji wydatków realizowanych przez Biuro.
1)
2)
3)
4)
5)
7. Stanowisko ds. archiwizacji wydarzeń (KDO.f.) odpowiada za zadania z zakresu:
archiwizowania w różnych formach audiowizualnych wydarzeń realizowanych przez
i z udziałem Urzędu Miasta Olsztyna,
współpracy z komórkami organizacyjnymi Urzędu Miasta oraz miejskimi jednostkami
organizacyjnymi w zakresie archiwizacji audiowizualnej,
bieżącej aktualizacji portalu internetowego www.olsztyn.eu oraz stron w domenie olsztyn.eu
w zakresie materiałów audiowizualnych,
archiwizacji doniesień prasowych zawierających informacje dotyczące funkcjonowania Urzędu Miasta
Olsztyna,
aktualizacji profili Urzędu Miasta Olsztyna na portalach społecznościowych.
8. Stanowisko ds. aktualizacji portalu internetowego www.olsztyn.eu (KDO.g.) odpowiada za zadania
z zakresu:
1) wykonywania działań związanych z bieżącą aktualizacją treści portalu internetowego www.olsztyn.eu
oraz stron w domenie olsztyn.eu,
2) projektowania i wykonywania bannerów internetowych oraz sporządzania harmonogramu ich
umieszczania na stronach internetowych,
3) bieżącej aktualizacji i monitoringu aktualności treści umieszczanych na portalu,
4) bieżącej współpracy z redaktorami poszczególnych stron w domenie olsztyn.eu,
5) nadzoru nad aktualizacją treści i stanem technicznym nośników informacji w BOK,
6) udzielania instruktażu i szkolenia użytkowników na stanowiskach pracy w zakresie obsługi portalu
miejskiego i podległych mu innych stron internetowych,
7) nadzoru nad sprzętem multimedialnym, będącym w posiadaniu KDO.
§ 8. Do obowiązków pracowników Biura, bez względu na zajmowane stanowisko i wykonywane
zadania, należy protokolarne przekazanie bezpośredniemu przełożonemu zwalnianego przez pracownika
stanowiska pracy.
§ 9. Szczegółowe zakresy obowiązków poszczególnych pracowników i zasady zastępstw określają
indywidualne zakresy czynności.
ROZDZIAŁ IV
Zasady obiegu dokumentów, znakowania i rejestracji
oraz podpisywania pism i decyzji
§ 10. 1. Pracownicy Biura przy wykonywaniu czynności kancelaryjnych zobowiązani są przestrzegać
postanowień Instrukcji Kancelaryjnej.
2. Przy wykonywaniu zadań Biuro stosuje zatwierdzoną dokumentację Systemu Zarządzania Jakością
zgodnie z obowiązującą normą.
§ 11. 1. Korespondencja wpływająca do Biura, w tym zarejestrowana w elektronicznym systemie
obiegu dokumentów Mdok, poddana zostaje następującej procedurze:
1) ostemplowaniu pieczęcią wpływu,
2) zadekretowaniu przez Dyrektora Biura na poszczególne stanowiska merytoryczne,
3) przekazaniu merytorycznie wskazanemu w dekretacji pracownikowi.
2. Dokumenty wytworzone i gromadzone w Biurze przechowywane są w sposób:
1) tradycyjny,
2) elektroniczny w systemie obsługi spraw i dokumentów Mdok.
3. Korespondencja wychodząca z Biura (poprawnie sporządzona i podpisana) przekazywana jest do
Kancelarii Urzędu.
§ 12. 1. W Biurze obowiązuje bezdziennikowy system kancelaryjny, oparty na jednolitym rzeczowym
wykazie akt.
2. Dekretacja korespondencji winna być dokonywana z uwzględnieniem symboli określonych w § 3
niniejszego regulaminu.
§ 13. 1. Dyrektor Biura podpisuje, określone w procesach i procedurach Systemu Zarządzania Jakością,
nie zastrzeżone do podpisu Prezydenta, Zastępców Prezydenta oraz Sekretarza Miasta – pisma wynikające
z zakresu działania Biura oraz indywidualnych upoważnień Prezydenta Olsztyna.
2. Dyrektor aprobuje pisma i dokumenty przedkładane do podpisu Prezydenta, Zastępców Prezydenta,
Sekretarza Miasta.
3. Pracownicy Biura podpisują pisma i dokumenty zgodnie z uprawnieniami wynikającymi z zakresów
czynności lub zgodnie z indywidualnie udzielonymi imiennymi upoważnieniami.
4. Pracownicy Biura parafują redagowane przez siebie pisma, przedkładane do podpisu lub akceptacji
Dyrektora Biura.
5. Pracownicy są upoważnieni do podpisywania korespondencji mailowej, prowadzonej w związku
z realizacją zadań Biura.
6. Pracownicy upoważnieni są do potwierdzania dokumentów „za zgodność z oryginałem”. Konkretny
dokument może być potwierdzony za zgodność z oryginałem jedynie w komórce posiadającej oryginał
dokumentu.
ROZDZIAŁ V
Postanowienia końcowe
§ 14. 1. Kontrola zarządcza w Biurze sprawowana jest na podstawie odrębnego Zarządzenia
Prezydenta Olsztyna.
2. Zmiany w Wewnętrznym Regulaminie Organizacyjnym mogą być dokonywane jedynie w trybie
przewidzianym dla jego ustalenia.
3. Wszyscy pracownicy Biura mają obowiązek zapoznać się z niniejszym Regulaminem.