Funkcja personalna w organizacji

advertisement
Spis treści
StronaNumer
9
Wprowadzenie
11
Wykaz skrótów
13
Rozdział I. Funkcja personalna w organizacji
15
31
35
1. Charakter i istota funkcji personalnej..............................................................
2. Podział kompetencji w firmach w odniesieniu do zarządzania ludźmi –
przykłady rozwiązań (dział personalny, zarząd, menedżerowie)..................
3. Strategia personalna organizacji ...................................................................
61
Rozdział II. Administracja i obsługa kadrowa
63
64
1. Administracja i obsługa jako punkt wyjścia dla HR ......................................
2. Omówienie najważniejszych kwestii związanych z administracją
kadrową – podstawy prawne .........................................................................
3. Standardy obsługi kadrowej...........................................................................
4. Standardy pracy kadrowej/standardy stanowisk ..........................................
5. Regulaminy jako podstawa polityki kadrowej organizacji ............................
6. Przykłady regulacji podstawowych w praktyce kadrowej ............................
7. Ocena działalności działu kadr – obsługa kadrowa, administracja,
regulaminy i relacje z podmiotami zewnętrznymi (PIP, sądy pracy) . ...........
8. Administracja i obsługa kadrowa a potrzeby i rola kierowników w tym
obszarze .........................................................................................................
67
70
86
92
118
123
125
Rozdział III. Analiza i planowanie zatrudnienia
127
1. Analiza i planowanie zatrudnienia w systemie HR współczesnej
organizacji ......................................................................................................
2. Czynniki wpływające na plan zatrudnienia ...................................................
3. Analiza stanu zatrudnienia – dlaczego jest niezbędna .................................
4. Opisy stanowisk jako podstawowe narzędzie w pracy kadrowej . ...............
5. Plan zatrudnienia – narzędzie „kadrowe” i narzędzie „kierownicze” . ..........
6. Procedura planowania zatrudnienia ..............................................................
7. Wdrożenie planu zatrudnienia . ......................................................................
128
131
138
146
151
153
www.meritum.pl
1
27
32
49
51
54
59
77
85
105
106
107
111
118
127
140
143
144
5
Spis treści
StronaNumer
163
Rozdział IV. Pozyskiwanie pracowników – rekrutacja
165
268
274
1. Pozyskiwanie/dobór pracowników w systemie HR
współczesnej organizacji ...............................................................................
2. Co umożliwia sprawne pozyskiwanie i dobór pracowników ........................
3. Rekrutacja wewnętrzna i zewnętrzna – porównanie .....................................
4. Wpływ przepisów prawnych na proces rekrutacji .........................................
5. Procedura rekrutacyjna ..................................................................................
6. Konkurs na stanowisko – zastosowanie w rekrutacji ....................................
7. Rozmowy kwalifikacyjne w praktyce rekrutacji .............................................
8. Przykładowy zestaw pytań do rozmów kwalifikacyjnych wraz
z komentarzem ...............................................................................................
9. Pozostałe metody stosowane w rekrutacji pracowników . ............................
10.Zasady ostatecznego wyboru kandydata .....................................................
277
Rozdział V. Adaptacja i integracja
279
284
287
302
1. Adaptacja i integracja pracowników w systemie HR
współczesnej organizacji ...............................................................................
2. Kontekst zespołowy procesu adaptacji zawodowej i podmioty
realizujące proces adaptacji ..........................................................................
3. Adaptacja i integracja pracowników a „budowanie” lojalności ....................
4. Procedura adaptacyjna ..................................................................................
5. Zakończenie procesu adaptacji zawodowej w firmie ...................................
315
Rozdział VI. Motywacja płacowa i pozapłacowa – wprowadzenie
317
345
1. Motywacja płacowa i pozapłacowa w systemie HR współczesnej
organizacji ......................................................................................................
2. Wynagradzanie pracowników – podstawy prawne . .....................................
3. Podstawowe pojęcia związane z systemem wynagrodzeń . ........................
4. Tworzenie i doskonalenie systemów wynagrodzeń ......................................
5. Wewnętrzna analiza wynagrodzeń – punkt wyjścia do poprawy systemu
motywacji . ......................................................................................................
6. Stosowane motywatory w praktyce polskich przedsiębiorstw . ...................
353
Rozdział VII. Wynagrodzenie stałe i wartościowanie stanowisk pracy
355
359
365
368
375
387
1. Charakterystyka wynagrodzenia podstawowego – płacy zasadniczej . ......
2. Zmiana wynagrodzeń – zasady .....................................................................
3. Taryfikatory w zarządzaniu płacą zasadniczą . .............................................
4. Wartościowanie stanowisk .............................................................................
5. Wybrane metodologie wartościowania .........................................................
6. Przykład zastosowania Metody Profilowej Wartościowania Stanowisk
Pracy ...............................................................................................................
403
Rozdział VIII. Systemy premiowania
405
409
414
1. Premiowanie – czym jest premia ...................................................................
2. Prowizje i nagrody w systemie premiowania pracowników ..........................
3. Tworzenie i wdrażanie systemu premiowania ...............................................
166
171
173
196
208
216
224
281
319
324
327
333
6
148
150
160
163
207
220
240
255
263
276
280
283
287
290
293
305
309
318
324
325
329
330
336
342
346
355
373
381
389
393
www.meritum.pl
Spis treści
StronaNumer
419
423
4. Kafeteryjne systemy wynagrodzeń ................................................................
5. Przykłady systemów premiowania . ...............................................................
459
Rozdział IX. Szkolenia i rozwój zawodowy
461
465
479
498
501
508
514
1. Szkolenia i rozwój pracowników w systemie HR współczesnej organizacji .
2. Aspekty prawne związane z nowymi przepisami dotyczącymi szkoleń ......
3. Planowanie szkoleń ........................................................................................
4. Rozwój zawodowy pracowników ...................................................................
5. Mentoring i coaching jako specyficzna forma rozwoju pracowników ..........
6. Mobilność pracowników jako alternatywa dla awansów ..............................
7. Przykłady dokumentów z obszaru szkoleń i rozwoju . ..................................
531
Rozdział X. Ocena pracowników
533
540
549
549
552
558
1. Oceny w systemie HR współczesnej organizacji ..........................................
2. Procedura/regulamin ocen okresowych .......................................................
3. Kryteria oceniania . .........................................................................................
4. Konsekwencje ocen........................................................................................
5. Rozmowy oceniające......................................................................................
6. Przykład kompleksowego systemu ocen ......................................................
591
Rozdział XI. Racjonalizacja zatrudnienia
593
596
601
602
606
1. Działania optymalizacyjne w systemie HR współczesnej organizacji ..........
2. Podmioty zaangażowane w proces zmian . ..................................................
3. Relacje kierownik – pracownicy w procesie restrukturyzacji ........................
4. Analizy – punkt wyjścia ..................................................................................
5. Zestawienie obecnej struktury zatrudnienia z potrzebami – analiza
przerostów zatrudnienia, niedoborów w zatrudnieniu oraz luki
kompetencyjnej ..............................................................................................
6. Określenie koniecznych zmian ilościowych oraz jakościowych
w zatrudnieniu w poszczególnych jednostkach organizacyjnych ................
7. Narzędzia ułatwiające optymalizację zatrudnienia – przykłady
formularzy do analiz i ocen ............................................................................
609
613
629
Rozdział XII. Redukcja zatrudnienia
631
1. Zakończenie współpracy z pracownikiem w systemie HR współczesnej
organizacji ......................................................................................................
2. Komunikacja – najważniejszy element procesu zwolnień ............................
3. Rozmowy ze zwalnianymi pracownikami – wskazówki ................................
4. Outplacement – program osłonowy dla zwalnianych pracowników ............
5. Korzyści z outplacementu . ............................................................................
6. Organizacja i przebieg programu outplacementu ........................................
7. Usługi składające się na program outplacementu .......................................
8. Skuteczność pomocy indywidualnej w programach outplacementu ..........
632
636
640
646
648
652
661
www.meritum.pl
399
403
404
409
424
425
428
445
451
452
459
463
464
467
474
475
478
482
484
486
488
490
491
494
499
502
514
518
526
543
7
Spis treści
StronaNumer
665
Rozdział XIII. Kontrola i audyt procesów HR
667
1. Kontrola i audyt w systemie HR współczesnej organizacji ...........................
546
669
672
681
689
692
694
706
2. Funkcja kontrolna działu personalnego ........................................................
3. Przygotowanie systemu controllingu personalnego w firmie .......................
4. Miary i wskaźniki w systemie controllingu HR ...............................................
5. Wdrożenie systemu controllingu w organizacji .............................................
6. Pojęcie audytu funkcji personalnej w organizacji .........................................
7. Cele audytu funkcji personalnej ....................................................................
8. Korzyści z audytu funkcji personalnej ...........................................................
548
554
560
572
577
578
586
715
Rozdział XIV. Budowa wizerunku pracodawcy i marketing personalny
717
740
1. Marketing wewnętrzny i zewnętrzny w systemie HR współczesnej
organizacji ......................................................................................................
2. Podstawowe pojęcia związane z wizerunkiem pracodawcy ........................
3. Budowa przewag wizerunkowych w wybranych obszarach HR ..................
4. Rekrutacja i oddziaływanie na ogólny rynek pracy . .....................................
5. Współpraca z uczelniami i szkołami ..............................................................
6. Budowa specyficznych przewag w wizerunku pracodawcy . .......................
7. Współpraca HR z PR w obszarze wizerunkowym . .......................................
8. Charakter zaangażowania HR w budowanie wizerunku . .............................
9. Rekomendacje dla współpracy HR z różnymi grupami
podmiotów w organizacji ...............................................................................
10.Współpraca i zasady komunikacji HR – ze związkami zawodowymi . .........
745
Rozdział XV. Trendy HR
747
748
751
753
754
756
1. Wymagania wobec działów personalnych – tendencje ................................
2. HR – dla menedżerów i „z menedżerami” .....................................................
3. HR – właściciel procedur ...............................................................................
4. HR a porządek prawny organizacji i kwestia zapewnienia zgodności . .......
5. Różnorodność kontra specjalizacja ..............................................................
6. Przyszłość HR w naszych realiach ................................................................
759
Indeks rzeczowy
719
723
726
728
729
732
736
737
596
602
618
623
627
629
632
635
638
644
656
658
662
665
666
669
Wprowadzenie
Oddajemy do Państwa rąk pierwsze wydanie praktycznego poradnika z zakresu zarządzania zasobami ludzkimi, który ukazuje się w serii Meritum – znanej z niezwykle kompleksowego, pełnego ujęcia poszczególnych dziedzin użytecznej wiedzy.
Publikacja obejmuje praktycznie całą tematykę zagadnień HR, tak aby Czytelnik nie musiał tracić
czasu na poszukiwanie interesujących go wiadomości w wielu źródłach z tego zakresu. Celem
publikacji jest ułatwienie – menedżerom i pracownikom służb personalnych, kierownikom zajmującym i interesującym się zarządzaniem ludźmi i pracą, pracownikom firm doradczych, trenerom, wykładowcom i studentom – korzystania i stosowania z ujętej kompleksowo, użytecznej
wiedzy z obszaru HR.
Często zamiennie stosowane są określenia „HR”, „sprawy personalne”, „ZZL”, „sprawy kadrowe”,
„dział kadr” i „dział personalny”. Zarówno w literaturze, jak i w praktyce do spraw kadrowych
zalicza się niekiedy wszystko, co odnosi się do podstawowych czynności funkcji personalnej
– dokumentacji kadrowej i tzw. administracji zatrudnienia. Komórki personalne, niejako „tradycyjnie“, zajmują się podstawowymi funkcjami HR, takimi jak: administracja kadrowa, planowanie
zatrudnienia, rekrutacja i dobór, motywacja płacowa, adaptacja, rozwój zawodowy i oceny.
Pojawiają się również nowe obszary i zadania, wykraczające poza dotychczasowe myślenie
o sprawach personalnych. W niniejszej publikacji terminy „kadrowy” i „personalny” są w pełni
tożsame – dotyczą zarówno kwestii podstawowych, jak też najbardziej profesjonalnych i rozbudowanych aspektów zarządzania pracą. Przez „sprawy pracownicze” rozumiemy tu wszelkie
kwestie kadrowe i HR w firmie (zarówno „twarde”, jak i „miękkie”).
Wiedza i praktyka z zakresu HR jest niezwykle rozbudowana i zróżnicowana. W każdej organizacji ludzie są najbardziej skomplikowanym jej „zasobem”. Są oni wyjątkowi, posiadają różne
cechy fizyczne, osobowość, inną zdolność postrzegania, zróżnicowane wykształcenie i często
bardzo odmienne doświadczenia. W porównaniu z innymi zasobami, np. finansowymi, potencjał
ludzki jest relatywnie mało mobilny, przemieszczanie pracowników w stosunku do gwałtownie
zmieniających się potrzeb organizacji wymaga dużego nakładu środków, jest pracochłonne i wymaga czasu. W związku z tym nie można traktować zasobów ludzkich doraźnie – są one w miarę
trwałym czynnikiem, którego przemiana jakościowa lub zmiana – w postaci zmniejszenia lub
zwiększenia jego wielkości, postępują wolniej niż innych. I kolejna istotna cecha – nieprzewidywalność, która jest związana z tendencją ludzi do działania zgodnie z własnymi interesami.
Najważniejsze jest to, że dzięki swoim cechom właśnie czynnik ludzki tworzy organizacje i realizuje ich cele. Stąd też w zarządzaniu w ogóle pojawiła się „praca kadrowa”. Przetrwanie i rozwój
przedsiębiorstwa zależy przede wszystkim od tego, kim są, co robią i w jaki sposób działają
zatrudnieni w nim ludzie. Wykorzystanie wszelkich innych zasobów przedsiębiorstwa (materialnych, finansowych) zależy przede wszystkim od człowieka. Dlatego też funkcje zarządzania
zasobami ludzkimi należą do podstawowych funkcji w procesie zarządzania. Bezpośrednim celem funkcji zarządzania personelem jest prowadzenie takiej polityki kadrowej, aby proces pracy
przebiegał sprawnie, a pracownicy byli stale pobudzani do pożądanych zachowań.
www.meritum.pl
9

Wprowadzenie
Zamierzeniem Autorów i Wydawcy Meritum. HR było dostarczenie zainteresowanym narzędzia,
z którego szybko i w łatwy sposób będą mogli korzystać. Sprzyjają temu m.in.:
– klarowny podział zagadnień-problemów na rozdziały, z których każdy wyczerpująco przedstawia zagadnienie,
– układ treści podzielony na niewielkie, zwięzłe fragmenty,
– uwypuklenie najistotniejszych kwestii przez zaznaczenie ich ramką i hasłem „WAŻNE”,
– wyraźnie wyodrębnione w tekście przykłady,
– zamieszczane na marginesach numery, które wskazują ważne pojęcie lub istotny element dotyczący pracy kadrowej,
– zamieszczane do praktycznego wykorzystania wzory dokumentów (regulaminów, procedur),
a także praktyczne formularze ułatwiające i porządkujące wybrane przedsięwzięcia HR,
– szczegółowy i wyczerpujący indeks rzeczowy z odniesieniami do numerów na marginesie
tekstu,
– przyjazna dla Czytelnika szata graficzna.
Meritum. HR zawiera też odesłania do dodatkowych materiałów, które zamieszczone są na
specjalnej stronie internetowej, do której dostęp mają tylko Czytelnicy Meritum. HR. W materiałach tych znajdują się liczne procedury HR – niezwykle przydatne w praktyce, codziennej pracy,
m.in.: procedura wdrażania systemu kompetencyjnego opisu stanowisk pracy, wartościowania
stanowisk pracy, przeprowadzania ocen pracowniczych, opracowania i wdrożenia systemu wynagrodzeń, procedura wdrożenia controllingu personalnego oraz wiele innych.
Adres strony, na której znajdują się omawiane materiały – procedury HR:
http://www.produkty.abc.com.pl/meritum-hr
Autorami publikacji są specjaliści – praktycy z zakresu HR: doradcy personalni, szkoleniowcy,
trenerzy, psychologowie, twórcy programów szkoleniowych – od wielu lat na co dzień zajmujący się rozwiązywaniem omawianych w publikacji problemów we współpracy z przedsiębiorstwami, ich kadrą kierowniczą.
Mamy nadzieję, że docenią Państwo wszystkie walory tej publikacji i stanie się ona niezastąpioną pomocą w codziennej pracy.
Zespół redakcyjny
WYkaz
Skrótów
1. Źródła prawa
EKS
Europejska Karta Społeczna, sporządzona w Turynie dnia 18 października
1961 r. (Dz. U. z 1999 r. Nr 8, poz. 67 z późn. zm.)
k.c.
ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (Dz. U. Nr 16, poz. 93
z późn. zm.)
k.p.
ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U.
z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.)
2. Organy orzekające
NSA
Naczelny Sąd Administracyjny
s.apel.
sąd apelacyjny
SN
Sąd Najwyższy
TK
Trybunał Konstytucyjny
3. Publikatory
Dz. U.
Dziennik Ustaw Rzeczypospolitej Polskiej
M.P.
Monitor Polski Dziennik Urzędowy Rzeczypospolitej Polskiej
4. Czasopisma
OSN
Orzecznictwo Sądu Najwyższego
OSNAPiUS
Orzecznictwo Sądu Najwyższego. Izba Administracyjna, Pracy
i Ubezpieczeń Społecznych
OSNCP
Orzecznictwo Sądu Najwyższego. Izba Cywilna, Pracy i Ubezpieczeń
Społecznych
OSNP
Orzecznictwo Sądu Najwyższego. Izba Pracy, Ubezpieczeń Społecznych
i Spraw Publicznych
OSP
Orzecznictwo Sądów Polskich
PiZS
Praca i Zabezpieczenie Społeczne
5. Inne
art.
artykuł
AWP
Ankietowe Wartościowanie Pracy
www.meritum.pl
11

WYkaz Skrótów
bhp
bezpieczeństwo i higiena pracy
cz.
część
ds.
do spraw
GIODO
Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych
KNE
Komitet Niezależnych Ekspertów
lit.
litera
MOP
Międzynarodowa Organizacja Pracy
MPiPS
Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej
n.
następna (e,y)
niepubl.
niepublikowany
PFRON
Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych
PIP
Państwowa Inspekcja Pracy
pkt
punkt
poz.
pozycja
PSZK
Polskie Stowarzyszenie Zarządzania Kadrami
r.
rok
s.
strona
tj.
to jest
tekst jedn.
tekst jednolity
tzn.
to znaczy
ust.
ustęp
z późn. zm.
z późniejszymi zmianami
zob.
zobacz
ZUS
Zakład Ubezpieczeń Społecznych
ZZL
zarządzanie zasobami ludzkimi
Rozdział I
Funkcja personalna w organizacji
Jarosław Marciniak
Spis treści
1.
Charakter i istota funkcji
personalnej.....................................
1
A. Podstawowe funkcje zarządzania
zasobami ludzkimi . ........................5
B. Podział pracy w dziale kadr ........... 11
C. Dział personalny – rozwiązania
organizacyjne ................................. 16
2.
Podział kompetencji w firmach
w odniesieniu do zarządzania
ludźmi – przykłady rozwiązań
(dział personalny, zarząd,
menedżerowie)..............................
27
A. Kierownik liniowy jako podmiot
realizujący funkcję personalną . ..... 28
B. Role i kompetencje kierowników
liniowych ......................................... 29
3.
Strategia personalna organizacji .
32
A. Czym jest strategia personalna? . .. 33
B. Rodzaje strategii personalnych
i ich wpływ na realizację funkcji
kadrowej .........................................
C. Przygotowanie strategii
personalnej .....................................
D. Elastyczność strategii personalnej .
E. Jaka strategia jest strategią
elastyczną? .....................................
F. Elastyczność strategii – możliwe
rozwiązania .....................................
G. Przełożenie na konkretne
działania, na konkretne osoby .......
H. Elastyczna strategia personalna –
elastyczna kultura organizacyjna ...
47
Przykłady strategii
personalnych . ...............................
48
4.
37
39
42
43
44
45
1. Charakter i istota funkcji personalnej
1–3
1. Charakter i istota funkcji personalnej
Postęp gospodarczy dostrzegalny był dawniej po upływie stuleci lub dekad. Obecnie wyznaczają go lata. Dokonuje się on w odczuwalny sposób we wszystkich krajach i we wszystkich dziedzinach życia. Ludzie zarządzający pracą w firmach nie zawsze rozumieją jego logikę i mechanizmy. Tymczasem jeśli chcą dobrze wykonywać swoją pracę, muszą zrozumieć te mechanizmy,
otworzyć się na zmiany, co więcej, zmian tych poszukiwać i nie traktować ich jako zagrożenia,
lecz jako okazję do reagowania na wyzwania rynku i rozwijania nowych rodzajów działalności.
Muszą zatem poważnie i dalekowzrocznie podchodzić do problemu kierowania ludźmi, wychodząc z założenia, że pracownicy firmy stanowią kapitał, którego wartość powinno się systematycznie i planowo zwiększać przez zapewnienie zatrudnionym odpowiednich warunków pracy,
najlepszych przywódców, warunków pełnego rozwoju posiadanych talentów, wiedzy i umiejętności. Nowoczesna praktyka zarządzania zasobami ludzkimi opiera się na odpowiednich dla
firmy i dla pracujących w niej ludzi procedurach doboru, selekcji i rozwoju kadr, systemach
wynagradzania, szkolenia i oceny pracy. W takim kontekście polityka personalna jest rozumiana jako jedno z niezbędnych narzędzi służących firmie do osiągnięcia pożądanych, wynikających ze specyfiki jej strategii wyników.
1
Ważne! Polityka kadrowa jest prowadzona po to, by osiągnąć dwa równorzędne cele:
1) cel podstawowy (biznesowy), związany z organizowaniem pracy i zwiększaniem jej efektywności, polegający na zapewnieniu sprawnego kierowania przedsiębiorstwem i osiągania
przez nie coraz lepszych wyników ekonomicznych,
2) cel związany z człowiekiem (socjalny), powszechnie uważany za drugorzędny, ale ważny dla
osiągnięcia pierwszego, polegający na zaspokojeniu indywidualnych i grupowych potrzeb,
oczekiwań i aspiracji pracowników.
Za realizację polityki kadrowej odpowiadają przede wszystkim działy personalne. Jeśli polityka
ta ma przynosić zamierzone efekty, jest konieczne, by:
– podejmowane w jej ramach działania wynikały zarówno z obecnych potrzeb, jak i strategii
rozwoju firmy,
– działania te nie były sprzeczne, ale tworzyły pewien spójny system,
– działania nie miały charakteru okazjonalnego,
– cele i zasady prowadzenia polityki kadrowej były jawne, jasne, zrozumiałe i akceptowane
przez pracowników.
2
W drugiej połowie lat 90. XX wieku podstawowym celem polityki personalnej w wielu firmach
było takie łączenie potrzeb przedsiębiorstwa z oczekiwaniami osób zatrudnionych, aby efektem
było zarówno zadowolenie pracowników, jak i sukces organizacji. Obecnie polityka personalna
wielu przedsiębiorstw – i w związku z tym działania komórek personalnych – koncentruje się
raczej na właściwym i pełnym wykorzystaniu istniejącego potencjału pracowników oraz na wykorzystywaniu elastycznych form zatrudnienia. Dzięki takiej polityce, w sytuacji rosnącej konkurencji na rynku, przedsiębiorstwo może zachować zdolność do efektywnego działania i racjonalnego wykorzystania wszystkich posiadanych zasobów.
Lata 90. ubiegłego wieku były również okresem, bezkrytycznej nierzadko, fascynacji nowoczesnym zarządzaniem zasobami ludzkim. W wielu organizacjach przyjmowano zachodnie wzorce
i rozwiązania, które niekoniecznie musiały sprawdzać się w polskich realiach. Z drugiej strony,
położenie nacisku na miękkie aspekty pracy kadrowej, pozwoliło na „wyjście z cienia” służbom
personalnym i na zbudowanie silniejszej pozycji w organizacji. Jednakże, w większości przedsiębiorstw, nastąpił już czas weryfikacji założeń oraz metod kierowania potencjałem społecznym.
Konkurencyjność przedsiębiorstw utrzymywana jest za wszelką cenę, a wszelkie zasoby orga-
3
www.meritum.pl
15
4–6
Funkcja personalna w organizacji
nizacji – w tym i potencjał ludzki – wykorzystywane są coraz bardziej racjonalnie. W rezultacie
podejście do spraw kadrowych zmieniło się, niekiedy bardzo radykalnie.
4
Biorąc pod uwagę obecne uwarunkowania rynkowe, w każdej firmie, bez względu na jej wielkość, do podstawowych celów zarządzania kadrami należy:
– umożliwienie osiągania celów biznesowych przy pomocy zatrudnionych,
– zapewnienie takich warunków pracy i takiego jej podziału, aby zatrudnieni mogli wykorzystać swoje umiejętności i możliwości,
– kształtowanie kultury organizacji opierającej się na zaangażowaniu, pomysłowości i elastyczności.
A. Podstawowe funkcje zarządzania zasobami ludzkimi
5
Ważne! Praca w szeroko rozumianym obszarze HR to zbiór wszelkich działań odnoszących się
do pracowników, nastawionych na realizację celów organizacji i zaspokajanie potrzeb zatrudnionych.
Z powyższej, ogólnej definicji można wyciągnąć wniosek, że wiodącym zadaniem każdego działu
personalnego jest pomoc wszystkim pracownikom w ich funkcjonowaniu w organizacji, koordynacja i wykonywanie prac związanych z osobowymi i formalnymi aspektami procesu pracy w danym przedsiębiorstwie, a także pomoc świadczona naczelnemu kierownictwu oraz kierownikom
poszczególnych komórek organizacyjnych w przeprowadzaniu wszelkich działań dotyczących
zatrudnionych. Warunkiem skuteczności tej pomocy jest profesjonalizm pracowników działów
personalnych w działaniu, ich wysokie kwalifikacje oraz umiejętności.
W dużych przedsiębiorstwach warto podstawowe funkcje zarządzania zasobami ludzkimi odnieść do czterech funkcji zarządzania w ogóle. Zatem funkcjami kluczowymi w obszarze zatrudnienia mogą być cztery funkcje:
1) planowanie zatrudnienia,
2) organizowanie kadr (zespołów pracowniczych),
3) motywowanie pracowników,
4) kontrolowanie pracowników.
Planowanie zatrudnienia ma na celu ustalenie przyszłych potrzeb kadrowych przedsiębiorstwa i przygotowanie działań umożliwiających ich zaspokojenie. Pojmowane szeroko obejmuje określenie: rodzaju i liczby przyszłych pracowników, sposobów ich rekrutacji, metod
doboru, potrzeb szkoleniowych i kierunku rozwoju, sposobów doskonalenia i aktywizowania.
Planowanie powinno obejmować także przygotowanie koniecznych i alternatywnych zwolnień, z rozbiciem na poszczególne jednostki organizacyjne i okresy. Planowanie zatrudnienia
jest procesem ciągłym i nie powinno się ograniczać do wybranych momentów w rozwoju organizacji. Najbardziej pracochłonnymi i czasochłonnymi etapami planowania jest wdrażanie
planów i programów działania oraz ich kontrola i ocena. Ogólnie mówiąc, planowanie zmierza
do ulokowania odpowiednich ludzi we właściwym miejscu i czasie – zgodnie z celami przedsiębiorstwa.
6
Można wyodrębnić trzy podstawowe cele planowania zatrudnienia:
1) uzyskanie odpowiedniej liczby pracowników o odpowiednich cechach i kwalifikacjach,
2) optymalizacja wykorzystania i rozwoju zasobów ludzkich organizacji,
3) przewidywanie i przezwyciężanie trudności wynikających z nadmiaru lub deficytu zasobów
ludzkich.
16
www.meritum.pl
1. Charakter i istota funkcji personalnej
7–8
Organizowanie kadr (zespołów pracowniczych) oznacza właściwe i pełne wykorzystanie potencjału pracowników oraz takie podejście do zatrudnienia, by przedsiębiorstwo mogło efektywnie
działać. Wymaga to odpowiedniego zaplanowania procesów produkcyjnych, usługowych oraz
obsługi w przedsiębiorstwie. Konieczne jest zatem określenie funkcji poszczególnych struktur
organizacyjnych i celów dla zespołów, hierarchizacja zadań, podział i formułowanie ich dla poszczególnych pracowników, a także dobór pracowników do poszczególnych zadań ze względu
na ich kompetencje i predyspozycje. Dlatego też z funkcją organizowania kadr wiąże się rekrutacja i selekcja pracowników oraz adaptacja, integracja i doskonalenie zatrudnionych. Są to elementy pracy kadrowej mające charakter oddziaływań organizujących, które są niezbędne nie
tylko do zapewnienia odpowiedniego poziomu pracy, ale także do powstania i podtrzymania
więzi między organizacją a zatrudnionymi. Rekrutacja (wewnętrzna lub zewnętrzna), selekcja
kandydatów oraz wprowadzenie do pracy to pierwszy, wstępny, ale bardzo ważny etap organizowania personelu. Adaptacja jest elementem przygotowania pracowników do pracy, integracja zaś to zazwyczaj dłuższy proces, mający na celu połączenie interesów i dążeń poszczególnych osób z celami i dążeniami organizacji. Problem szeroko rozumianego doskonalenia można
traktować jako zadanie stałe, ściśle związane ze zmiennością otoczenia oraz indywidualnymi
aspiracjami. Każde przedsiębiorstwo potrzebuje pracowników o kwalifikacjach zgodnych z bieżącymi potrzebami. Zestawienie ustalonych przez organizację wymagań z kwalifikacjami osób
zatrudnionych pozwala określić najważniejsze z punktu widzenia interesów firmy kwalifikacje
oraz kierunki szkoleń uzupełniających wiedzę, a także przygotować program doskonalenia rozwijającego posiadane lub potencjalne umiejętności.
Ważne! Jest jeszcze jeden istotny aspekt funkcji organizacyjnej w pracy kadrowej – koordynacja działań związanych z zatrudnieniem. Dział personalny, niezależnie od jego rangi i wielkości,
powinien odpowiadać właśnie za prowadzenie wszystkich przedsięwzięć odnoszących się do
pracowników, niezależnie od tego, kto podejmuje decyzje w tym zakresie, i od tego, jaki podmiot
(zewnętrzny, czy wewnętrzny) je realizuje.
Motywowanie jest jedną z najważniejszych funkcji zarządzania zasobami ludzkimi. Obejmuje
tworzenie takich warunków i stosowanie takich bodźców, aby pracownik zachowywał się zgodnie z potrzebami organizacji. Motywowanie bezpośrednio wiąże się z systemami wynagrodzeń.
Satysfakcja pracowników z oferowanego im wynagrodzenia zależy między innymi od:
– poziomu wynagrodzenia postrzeganego jako odpowiednie zabezpieczenie materialne, zapewniające dobrą jakość życia,
– dopasowania sposobu wynagradzania do preferencji pracowników,
– wpływu pracownika na wielkość wynagrodzenia poprzez jakościowe i ilościowe właściwości
wykonywanej przez niego pracy,
– relacji między wysokością otrzymanego wynagrodzenia a wysokością wynagrodzenia, jakie
według pracownika powinien on otrzymać.
7
W pracy kadrowej warto zwrócić uwagę na motywacyjne znaczenie relacji społecznych w pracy. Kadrowcy powinni tworzyć dobrą atmosferę wewnątrz przedsiębiorstwa i wpływać na umacnianie relacji między pracownikami i kierownictwem oraz wewnątrz poszczególnych zespołów.
Przy dzisiejszym dużym znaczeniu pracy zespołowej ten aspekt motywacji może mieć znaczenie
zbliżone do obszaru wynagrodzeń.
Kontrola jest powiązana z funkcją organizowania, planowania i motywowania, a rezultaty kontroli mają wpływ na dalszą realizację tych funkcji. Celem kontroli nie jest oczywiście wyszukiwanie winnych i ich karanie, lecz szczegółowe analizowanie przyczyn niepowodzeń oraz
pomoc w dalszej realizacji zadań. Dlatego też w procesie kontrolnym niezwykle ważne jest
ustalenie celów, standardów i zadań wraz z terminami ich realizacji oraz precyzyjne określenie
zakresu odpowiedzialności pracowników. Dobrze skonstruowane mechanizmy kontrolowania
www.meritum.pl
17
8
Download