Opis przedmiotu zamówienia

Opis przedmiotu zamówienia
na wykonanie usługi audytu zewnętrznego
I.
Przedmiot zamówienia
1. Przedmiot zamówienia został podzielony na trzy części:
Część A – audyt zewnętrzny OPI PIB jako jednostki otrzymującej środki finansowe na działalność
statutową oraz audyt projektu realizowanego przez OPI PIB „Ogólnopolska platforma informacyjna
o potencjale innowacyjnym Inventorum”;
Część B – audyt okresowy Polsko- Szwajcarskiego Programu Badawczego za okres
od 1 stycznia 2012 r. do 31 grudnia 2014 r.;
Część C – audyt 6 projektów realizowanych w ramach Polsko- Szwajcarskiego Programu Badawczego.
2. Zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych.
3. Informacje dotyczące poszczególnych audytów oraz terminy ich realizacji zostały określone
w załączniku nr 1 – Zakres audytów.
4. Szczegółowe warunki realizacji przedmiotu zamówienia zostały określone we Wzorze Umowy,
stanowiącym załącznik nr 2 do opisu przedmiotu zamówienia.
II.
Wymagania dotyczące części A
1. O udzielenie zamówienia może ubiegać się osoba spełniająca warunki określone w art. 286 ustawy
z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r., poz. 885) oraz posiadająca wiedzę
i doświadczenie w audytowaniu, tj. w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania
ofert wykonała należycie co najmniej dwa audyty środków budżetowych na naukę, z których:
a) jeden polegał na przeprowadzeniu audytu, o którym mowa w art. 34 ust. 1 pkt 1)
i pkt 2) ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 roku o zasadach finansowania nauki (Dz. U. z 2014 r. poz.
1620), jednostki otrzymującej środki finansowe na działalność statutową, lub
b) dotyczył badania sprawozdania finansowego instytutu badawczego, w tym instytutu PAN,
c) jeden polegał na audycie projektu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej i/lub
niepodlegających zwrotowi środków pomocy zagranicznej, oraz
d) były wykonane z zachowaniem zasady bezstronności, tj. Wykonawca był podmiotem zewnętrznym
w stosunku do podmiotu audytowanego/kontrolowanego oraz zlecającego realizację usługi
i niezwiązanym przez nich poleceniami co do treści opinii, oraz
e) zakończyły się wydaniem opinii1 w weryfikowanym zakresie;
III.
Wymagania dotyczące części B
1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie zewnętrzne certyfikowane Instytucje Audytujące
będące prywatną instytucją o uznanej renomie zawodowej oraz przestrzegające Międzynarodowych
Standardów Rewizji Finansowej (ISA) wydanych przez Międzynarodową Radę Standardów Rewizji
Finansowej (International Auditing and Assurance Standards Board – IAASB) Międzynarodowej
Federacji Księgowych (IFAC).
2. Zamawiający wymaga, aby audyt został wykonany przez osobę posiadającą uprawnienia biegłego
rewidenta, która w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert wykonała
należycie co najmniej dwa audyty środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej i/lub
niepodlegających zwrotowi środków pomocy zagranicznej.
IV.
Wymagania dotyczące części C
1. O udzielenie zamówienia może ubiegać się osoba spełniająca warunki określone w art. 286 ustawy
z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r., poz. 885) oraz posiadająca
wiedzę i doświadczenie w audytowaniu, tj. w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu
składania ofert wykonała należycie co najmniej dwa audyty zewnętrzne projektów
Pod pojęciem opinii Zamawiający rozumie opinię audytora/kontrolera, która może być elementem raportu z
audytu/kontroli.
1
współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej i/lub niepodlegających zwrotowi środków pomocy
zagranicznej.
V.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
Pozostałe wymagania:
Zamawiający wymaga, aby w każdym audycie brała udział osoba pełniąca funkcję eksperta
ds. kontroli zamówień publicznych, która musi:
a) posiadać wyższe wykształcenie;
b) posługiwać się biegle językiem polskim w mowie i piśmie;
c) posiadać doświadczenie, rozumiane jako przeprowadzenie w okresie ostatnich trzech lat przed
upływem terminu składania ofert co najmniej 5 kontroli postępowań o udzielenie zamówień
publicznych realizowanych w ramach projektu/projektów współfinansowanych ze środków publicznych
i środków Unii Europejskiej i/lub niepodlegających zwrotowi środków pomocy zagranicznej.
Dla potwierdzenia spełniania wymagań dotyczących kwalifikacji zawodowych i doświadczenia osób,
które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia Wykonawca składa uzupełniony wykaz osób –
załącznik nr 4 do opisu przedmiotu zamówienia. W przypadku składania oferty na część A i/lub B i/lub
C, Wykonawca może wskazać te same osoby do przeprowadzenia audytów, pod warunkiem,
że terminy realizacji audytów nie będą ze sobą kolidowały.
Zamawiający wymaga przedstawienia dokumentu potwierdzającego posiadanie kwalifikacji
do przeprowadzenia audytu zewnętrznego, tj. certyfikatu (zgodnie z art. 286 ust. 1 pkt 5 lit a ustawy
z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, tj. Dz. U. z 2013 r., poz. 885), lub świadectwa
wydanego przez Ministra Finansów dla audytorów wewnętrznych lub zaświadczenia o wpisie
do Krajowej Izby Biegłych Rewidentów lub dyplomu ukończenia studiów podyplomowych w zakresie
audytu wewnętrznego, wydanego przez jednostkę organizacyjną, która w dniu wydania dyplomu była
uprawniona, zgodnie z odrębnymi ustawami, do nadawania stopnia naukowego doktora nauk
ekonomicznych lub prawnych oraz dokumentów potwierdzających posiadanie dwuletniej praktyki
w zakresie audytu wewnętrznego.
Zamawiający wymaga zapewnienia co najmniej trzyosobowego zespołu do przeprowadzenia każdego
audytu, przy czym każda z tych osób będzie faktycznie uczestniczyć w audycie – Zamawiający
nie dopuszcza możliwości angażowania w audycie osób będących jedynie formalnie członkami
zespołu. Każda z osób wchodzących w skład zespołu audytowego musi spełniać warunki konieczne
do przeprowadzania audytu, określone w art. 286 ust. 1 pkt 4) ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r.
o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885 ze zm.);
Zamawiający wymaga zastosowania statystycznych metod doboru próby ze zbioru danych
księgowych dla tych obszarów badania, dla których nie ma zastosowania metoda pełna.
Wymagane jest ograniczenie żądań wykonania prac, o których mowa w § 5 rozporządzenia Ministra
Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 29 września 2011 r. w sprawie przeprowadzenia audytu
zewnętrznego wydatkowania środków finansowych na naukę (Dz. U. nr 207, poz. 1237), do takich,
których audytorzy nie mogą wykonać samodzielnie na podstawie przedstawionych im przez
pracowników Zmawiającego wydruków z ksiąg rachunkowych, kserokopii dokumentacji źródłowej
i kserokopii innych dokumentów, przy czym za wydruki z ksiąg uważa się również dane
wygenerowane w formacie Excel z systemu finansowo-księgowego wykorzystywanego przez
Zamawiającego.
Opinia i sprawozdanie i/lub opinia w formie Raportu z przeprowadzonego audytu zostaną dostarczone
do siedziby Zamawiającego oraz w przypadku części C dodatkowo do audytowanej jednostki
w terminie 7 dni od zakończenia audytu.
Zamawiający, a w przypadku części C zamówienia- audytowana jednostka, zastrzega sobie prawo
zgłoszenia Wykonawcy uwag i zastrzeżeń do treści sprawozdania i opinii i/lub opinii w formie Raportu
w terminie 7 dni od ich otrzymania.
Poprawione wersje opinii i sprawozdania i/lub opinii w formie Raportu zostaną przekazane
Zamawiającemu oraz w przypadku części C dodatkowo do audytowanej jednostki, w terminie 7 dni
od otrzymania uwag i zastrzeżeń.
Opinie i sprawozdania i/lub opinia w formie Raportu zostaną przekazane Zamawiającemu: dla części
A w trzech egzemplarzach, a dla części B i C w dwóch egzemplarzach, każdy w formie pisemnej
w języku polskim oraz na zabezpieczonych przed zmianami nośnikach elektronicznych CD-ROM lub
DVD- ROM.
11. Jeden egzemplarz opinii i sprawozdania z audytu części C Wykonawca przekaże audytowanej
jednostce (w formie pisemnej i elektronicznej).
12. Opinia w formie Raportu i/lub opinia i sprawozdanie odpowiednio dla części B i C zostaną przekazane
zgodnie z wymaganiami opisanymi w pkt V.10 i 11 dodatkowo w języku angielskim.
VI.
1.
Odpowiedzialności Zamawiającego
Zamawiający OPI PIB zapewnia:
a) warunki niezbędne do sprawnego przeprowadzenia audytu, w szczególności udostępnia obiekty,
urządzenia i dokumentację oraz umożliwia bezzwłoczne udzielanie informacji i wyjaśnień przez
pracowników audytowanego podmiotu, z zachowaniem przepisów o ochronie informacji niejawnych
oraz tajemnic ustawowo chronionych;
b) wykonywanie na żądanie Wykonawcy prac, o których mowa w § 5 rozporządzenia Ministra Nauki
i Szkolnictwa wyższego z dnia 29 września 2011 roku w sprawie przeprowadzenia audytu
zewnętrznego wydatkowania środków finansowych na naukę (Dz. U. Nr 207, poz. 1237)
z zastrzeżeniem pkt V.6.
VII.
1.
Terminy płatności
Płatności dla wykonawcy będą dokonywane według następującego harmonogramu:
a) 10% wynagrodzenia brutto – w ciągu 14 dni od podpisania umowy,
b) 20% wynagrodzenia brutto – w ciągu 14 dni od daty rozpoczęcia audytu,
c) pozostała część wynagrodzenia brutto – w ciągu 14 dni od daty podpisania przez Zamawiającego
protokołu odbioru bez zastrzeżeń.
2. Podstawą odbioru prac będzie wydanie opinii, o której mowa w § 6 oraz sprawozdania,
o którym mowa w § 14 rozporządzenia Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 29 września
2011 r. w sprawie przeprowadzenia audytu zewnętrznego wydatkowania środków finansowych
na naukę (Dz. U. nr 207, poz. 1237), a w przypadku części B- pisemnej opinii w formie Raportu
zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Rewizji Finansowej (ISA).
VIII.
1.
Kryteria wyboru oferty
Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta będzie odpowiadała wszystkim
wymaganiom określonym w opisie przedmiotu zamówienia i uzyska największą liczbę punktów
w oparciu o kryterium „cena oferty brutto”. Punkty zostaną przyznane zgodnie z cenami podanymi
w formularzu ofertowym oraz wzorem:
cena brutto minimalna
cena brutto oferty badanej
IX.
1.
2.
x100
Termin i forma składania ofert
Oferty (podpisane zgodnie z zasadami reprezentacji Wykonawcy) należy przesłać na adres e-mail:
[email protected] w terminie do 20 stycznia 2015 r.
Osoba upoważniona do kontaktu: Dorota Majewska. Wszelkie pytania proszę kierować na adres
e-mail: [email protected], tel. 22 570 14 40.