Model ORGANIZACJI Leavitt`a: cele, ludzie, technologia, struktura ß

Model ORGANIZACJI Leavitt’a:
cele, ludzie, technologia, struktura  otoczenie
Struktura piramidy – używana, gdy uważamy, 3 Poziomy SI: nieformalny,
że rozmówca potrzebuje „rozkręcić się” nim techniczny system informacyjny.
formalny, KLASYFIKACJA dokumentów:
1. Obszar stosowania
CEL - wyraża precyzyjny kierunek działania, dojdzie do kluczowej tematyki lub gdy ma opory Nieformalny system informacyjny – zbiór - dokumenty ogólne, stosowane
wzorców i zachowań, które w procesie
koncentruje się na wynikach, poddaje się przed poruszaniem danej tematyki.
przez różne jednostki organizacyjne,
dekompozycji na konkretne prace do wykonania, 1. Na czym polegają problemy ze stosowanym socjalizacji poznają wszyscy pracownicy (tzw.
- dokumenty specjalistyczne
kultura
nieformalna).
mierzalny, związany jest z jed. organizacyjną przez pana modelem prognozowania?
przedsiębiorstwa. Cel wysokiego poziomu 2. Czy rozważał Pan możliwość uzyskiwania Formalny system informacyjny – jawne nakazy komórek organizacyjnych
(szczebla) powinien zostać zdekomponowany na bardziej aktualnych danych?
dotyczące zachowania: zasady, regulaminy, 2. Miejsce utworzenia i przeznaczenia
cele mające odniesienie do działań jednostek
oficjalna struktura władzy.
• dokumenty przychodzące z zewnątrz zakładu,
3. Co uczyniłoby prognozowanie w firmie
niższego poziomu.
Techniczny system informacyjny – opisujący
bardziej efektywnym?
• dokumenty wychodzące na zewnątrz zakładu,
organizację
w
kategoriach
przepływu
Wnioski z analizy
4. Ogólnie – jakie są Pana odczucia odnośnie komunikatów (np. o wykonanych planach, • dokumenty wewnętrzne
•
Określenie
potrzeb
informacyjnych prognozowania?
zrealizowanych transakcjach) oraz w kategoriach 3. Zakres funkcjonalny
warunkujących realizację celów.
Struktura lejka – stosowana, gdy rozmówca jest działań związanych z przetwarzaniem danych
• dokumenty wewnętrzne: zarządu, magazynowe,
• Określenie problemów, które mogą być emocjonalnie związany z tematem i potrzebuje niezbędnych do realizacji zadań organizacji.
wyeliminowane dzięki usprawnieniu SI.
swobody do wyrażenia swoich uczuć. Zapewnia Techniczny SI jest budowany zwykle jako finansowo-księgowe, zaopatrzenia i zbytu,
transportu i innych,
Krytyczne czynniki sukcesu (CSF) – skończona łatwe rozpoczęcie wywiadu – rozmówcy nie wsparcie formalnego SI. Dawniej był to obieg
•
dokumenty
zewnętrzne:
planowanie,
liczba obszarów, w których uzyskanie obawiają się udzielić „błędnej” odpowiedzi (na dokumentów,
obecnie
jest
to
system
sprawozdawczość,
zadowalających wyników wpływa znacząco na początek są pytania otwarte).
informatyczny.
osiąganie celów jednostki, wydziału lub 1. Jakie są Pana reakcje na nowy system
• dokumenty rozliczenia z budżetem, z
organizacji.
dostawcami i odbiorcami,
informatyczny stosowany w dziale?
Etapy przedsięwzięcia informatycznego
Wnioski z analizy CSF
• korespondencja z władzami administracyjnymi,
2. Jaki jest koszt nowego systemu?
1. Identyfikacja, celów, problemów i możliwości politycznymi, z pracownikami itp.
• wskazanie obszarów, w których zastosowanie 3. Czy system ten wart jest swojej ceny?
2.
Określenie
potrzeb
informacyjnych • dokumentacji produkcyjna (własna i
informatyki może w istotny sposób przyczynić
Struktura diamentu – rozpoczynamy od pytań użytkowników
zewnętrzna).
się do osiągania celów firmy,
konkretnych, przechodzimy do ogólnych
3.
Analiza
potrzeb
systemowych
4. Relacja do działań
• określenie, w jakim stopniu zmiany w systemie problemów i kończymy specyficzną konkluzją.
4. Projektowanie systemu
• poprzedzające, zabezpieczające procesy realne,
1.
Jak
podejmuje
Pan
decyzje
dotyczące
sposobu
informacyjnym powinny być skorelowane ze
dystrybucji poszczególnych produktów?
5.
Tworzenie
i
dokumentowanie • potwierdzające konkretne działania i stany:
zmianami organizacyjnymi,
dokumentacja
magazynowa,
kasowa,
2. Czy sądzi pan, że mógłby nauczyć kogoś oprogramowania systemowego
• zidentyfikowanie nowych funkcji, które nie innego sposobu podejmowania tych decyzji?
inwentaryzacyjna itp.
6. Testowanie i szacowanie systemu
były dotąd realizowane w organizacji, a
• dokumentacja skutków czynności i działań,
wynikających z rozpoznania krytycznych 3. Ile czasu zajęłoby sformułowanie reguł 7. Wdrożenie, użytkowanie i rozwój systemu
dokumentacja zbiorcza, syntezy i analizy,
decyzyjnych
w
taki
sposób,
by
inni
mogliby
z
czynników powodzenia.
PODZIAŁ
UŻYTKOWNIKÓW
według
nich korzystać?
• dokumentacja sprawozdawcze, informacyjna
sposobu
korzystania
z
wyjść
systemu:
TYP STRUKTURY A CECHY SYSTEMU
4. Czy sądzi Pan, że komputery mogą być • UŻYTKOWNICY PIERWOTNI wykorzystują 5. Sposób sporządzenia
INFORMACYJNEGO
pomocne w podejmowaniu decyzji?
wyjścia systemu informacyjnego bezpośrednio w • na bazie wzorów (druków) znormalizowanych,
• Struktura hierarchiczna - SI musi uwzględniać 5.
Czy komputer
mógłby wspomagać realizacji zadań organizacyjnych.
typowych, stosowanych w całym kraju,
relacje pod i nadrzędności; nie może wymagać podejmowanie decyzji dystrybucyjnych?
• UŻYTKOWNICY WTÓRNI wprowadzają • na bazie wzorów (druków) wewnętrznych
wprowadzania nowych poziomych związków
dane do systemu informacyjnego, ale nie zakładu,
• Zorientowana na projekty - elastyczny SI,
wykorzystują bezpośrednio wyjść z systemu do
SYSTEM
INFO.
ZARZĄDZANIA
jest
• dokumenty opracowywanych jednorazowo (np.
zmienne potrzeby użytkowników, gdy zmienia
wykonywania swoich zadań organizacyjnych.
zbiorem
elementów,
które
w
celu
osiągnięcia
korespondencja).
się ich "przydział" organizacyjny; zmienna
Udziałowcy przedsięwzięcia informatycznego:
struktura funkcjonalna „dopasowana” do projektu wydajnego zarządzania[1]:
6.
ZAWARTOŚĆ
INFORMACYJNA
–Właściciele systemu
(najważniejsza klasyfikacja)
• Macierzowa - elastyczny SI; zmienne potrzeby • zbierają,
• przetwarzają,
–Użytkownicy systemu
• ILOŚCIOWE (raporty, rejestry),
użytkowników,
–Kierownik zespołu realizującego
Dokumenty ilościowe występujące w omawianej
• Modelowanie przetwarzania informacji - SI • przechowują oraz
firmie w podsystemie jak na ćwiczeniach: Rw
musi być adaptowalny do ilości informacji jaka • przekazują informacje
–Analitycy systemowi
(rozchód
wew),
Kartoteka
magazynowa
musi być przetwarzana; im większy stopień Zasoby zapewniające funkcjonowanie systemu: –Projektanci systemowi
ilościowo-wartościowa, stan magazynu na dzień.
niepewności w organizacji tym większa potrzeba
• ludzkie - potencjał wiedzy ukierunkowany na –Programiści
przetwarzania informacji
•
JAKOŚCIOWE
(notatki,
instrukcje,
rozwiązywanie
problemów
systemu; –Specjaliści/konsultanci IT
regulaminy,
informacje
na
tablicy
ogłoszeń).
użytkownicy pełniący role nadawców i
WYWIAD
pozyskujący
informacje
jest odbiorców
oraz
adresaci
technologii - personel techniczny zespołu realizującego
Sesje panelowe – workshop – służą USTRUKTURYZOWANY OPIS W JĘZYKU
ukierunkowaną rozmową ze ściśle określonym informacyjnych;
realizowanej
przez
celem, prowadzoną w formie pytań i odpowiedzi. • informacyjne - zbiory danych przeznaczone do sformułowaniu
NATURALNYM, gdy:
przedsięwzięcie strategii informatyzacji
Przedmiotem wywiadu są: opinie rozmówcy,
przetwarzania
(bazy
danych,
metod,
modeli,
• jest wiele powtarzalnych czynności
cele organizacji i osobiste, odczucia co do
JAD (Joint Application Development) =
aktualnego stanu systemu informacyjnego wiedzy);
• potrzeba licznych uzgodnień z użytkownikami
Interakcyjne Tworzenie Aplikacji. Zasady:
• proceduralne - algorytmy, procedury,
organizacji, procedury nieformalne.
TABLICE DECYZYJNE, gdy:
•
Aktywność
grupowa
–
wywiady
indywidualne
Nie są przedmiotem wywiadu: fakty, które oprogramowanie;
i grupowe zostały zastąpione sesjami (workshop) • masz do czynienia ze złożonymi kombinacjami
można zweryfikować na podst. innych źródeł • techniczne - sprzęt komputerowy, sieci
• Środki wizualne – od tablic poglądowych do warunków, czynności i reguł
telekomunikacyjne, nośniki danych.
(pisanych).
interaktywnych ekranów prezentacyjnych.
• potrzebujesz techniki skutecznej eliminacji
Elementy SI w org., to (NaOdZbioKaMeTech):
Przygotowanie wywiadu polega na:
• Zorganizowany, racjonalny proces – sytuacji niemożliwych, nadmiarów, ...
• nadawcy i odbiorcy informacji,
– Czytaniu materiałów w tle.
adaptujący różnorodne techniki: burza mózgów,
DRZEWA DECYZYJNE, gdy:
• zbiory informacji,
analiza top-down itp.
– Ustaleniu celów wywiadu.
• zasadnicze znaczenie ma kolejność czynności
• kanały informacyjne,
• Podejście dokumentacyjne – każda z sesji
– Wyborze rozmówców.
• nie każdy warunek jest znaczący dla każdej
kończy
się
sporządzeniem
dokumentu,
który
w
• metody i techniki przetwarzania informacji.
– Przygotowaniu rozmówcy.
postaci łatwiejszej do zrozumienia przedstawia czynności
SI to to system przeznaczony do przetwarzania wszystkie uzgodnienia poczynione podczas jej
– Decyzji co do typów i struktury pytań.
• problem jest relatywnie prosty
Typy pytań: - Pytania otwarte - długość danych (z zew. i wew. źródeł) w informację, a trwania (WYSI/WYG).
Akcje – działania, które powinny zostać podjęte
następnie
przekazywania
tej
informacji
odpowiedzi nie jest określona.
w przypadku zaistnienia jednego lub więcej
menadżerom
na
wszystkich
szczeblach
- Pytania zamknięte - odpowiedź musi zarządzania,
warunków. Np. wysłanie kolejnego katalogu.
w
celu
umożliwienia
im Info identyfikujące dokument:
pochodzić z określonego zbioru wariantów.
podejmowania
w
odpowiednim
czasie • dane o wystawiającym (dział, stanowisko),
Reguły działania - polecenia wykonania
- Próbniki - pytania uściślające, poszerzające efektywnych decyzji.
konkretnych akcji w określonej kolejności.
•
data
wystawienia,
•
określenie
adresata,
zakres odpowiedzi na poprzednie pytanie.
SI to jedność 5 struktur (FuTePrzeKoI):
Sprzeczność - sytuacja, w której takie same
• określenie sprawy jaka jest przedmiotem
Struktury wywiadu:
reguły sugerują różne akcje.
• funkcjonalnej ,
dokumentu (nazwa dokumentu),
– Struktura piramidy (podejście indukcyjne),
Redundancja - pojawia się, gdy wielokrotnie
• technicznej,
• wskazanie identyfikatora (np. liczba dziennika występują identyczne zbiory wariantów dające w
– Struktura lejka (podejście dedukcyjne),
• przestrzennej ,
wyniku tą samą akcję.
korespondencji), • wskazanie osoby
– Struktura diamentu.
• konstrukcyjno-technologicznej
jednostki wystawiającej dokument
- Podejście nieustrukturalizowane.
• informacyjnej.
Podejścia do prototypowania
• niedziałające
• działające:
- modelujące wybrane podsystemy
- modelujące cały system
Zalety techniki (prototypowania):
1. Dostosowanie systemu do potrzeb i oczekiwań
użytkownika.
2. Zmiany systemu na wczesnych etapach cyklu
życia przedsięwzięcia.
Ankietowanie - technika gromadzenia informacji
3.
Zaniechanie
za pomocą sformułowanych na piśmie pytań.
systemów
Typy zbieranych informacji:
budowy
niepotrzebnych
- postawy,
- przekonania,
- zachowania,
- właściwości (charakterystyki) ludzi i rzeczy.
POTRZEBY INFORMACYJNE W
ZALEŻNOŚCI OD POZIOMU
ZARZĄDZANIA
POZIOM OPERACYJNY
• TRANSAKCJA – zdarzenie, które ma
wpływ na prowadzoną działalność organiz.
Czy osoby wdrażające
• SYSTEMY TRANSAKCYJNEGO
PRZETWARZANIA DANYCH (STPD)
system były chętne do pomocy?”
– wspomagają monitoring i rejestrację
1. Nominalna – najsłabsza (można uzyskać podstawowych transakcji organizacji, ich
jedynie sumy w danej klasie).
przechowywania,
przetwarzania
i
udostępniania;
a) Tak, były
– ich celem jest dostarczenie wszelkich
b) Nie, nie były
informacji wymaganych przez prawo i/lub
politykę organizacji/przedsiębiorstwa, aby
c) Nie mam zdania.
zapewnione było prawidłowe i wydajne
funkcjonowanie.
2. Porządkowa – porządek rankingowy.
POZIOM TAKTYCZNY
a) Wcale nie były chętne do pomocy
• SYSTEMY INFORMATYCZNE ZARZ (SIZ)
– służą średniemu kierownictwu;
b) Były niezbyt chętne do pomocy
– dostarczają raportów okresowych i na
c) Były umiarkowanie chętne do pomocy
żądanie (kompresja, agregacja danych z
STPD)
d) Były bardzo chętne do pomocy
– umożliwiają dostęp do informacji o
3. Przedziałowa – równe przedziały pomiędzy bieżącej i historycznej działalności
„punktami”.
– zorientowane są prawie wyłącznie na
informację wewnętrzną
WEJŚCIA
• źródła wewnętrzne: bazy danych utworzone w
ramach STPD
4. Proporcjonalna – występuje zero absolutne • zewnętrzne źródła danych: dane o klientach,
dostawcach, konkurentach, udziałowcach, które
(ciężar, długość), naturalna jednostka miary.
nie zostały wcześniej zarejestrowane przez STPD
ZASADY TWORZENIA ANKIETY
WYJŚCIA
• Statystyczne podsumowania
1. List przewodni
• Raporty wyjątków
2. Określenie wyglądu ankiety
• Raporty okresowe i na żądanie
• Analiza porównawcza
3. Określenie kolejności pytań
POZIOM STRATEGICZNY
Miary jakości skal
• SYS INFORMOWANIA KIEROWNICTWA
ADEKWATNOŚĆ - mierzenie tego co ma być (SIK)
• SYS WSPOMAGANIA KIEROWNICTWA
zmierzone
(SWK)
NIEZAWODNOŚĆ - odpowiedzi na pytania – służą kierownictwu najwyższego szczebla;
zadane w podobnych populacjach daję te same – dostarczają informacji zagregowanej,
uszczegółowionej w miarę potrzeb
wyniki.
– przyjazne dla użytkowników
PROBLEMY WYNIKAJĄCE Z NIEWŁA- –
dane
ze
źródeł
wewnętrznych
ŚCIWEGO DOBORU SKAL LUB UKŁADU przedsiębiorstwa i zewnętrznych baz danych
PYTAŃ
DANE to wszelkie liczby, fakty, pojęcia podane
1. SKRAJNOŚĆ OCEN - respondenci unikają w sposób umowny i przystosowany do
wysiłku, wybierają ocenę skrajną; umiejscowić porozumiewania się, interpretacji, przetwarzania
najbardziej typowe odpowiedzi w środku, lub przesyłania metodami ręcznymi lub
automatycznymi.
zwiększyć liczbę mocniejszych lub
• pierwotne zapisy wiadomości
słabszych ocen.
• nie są uporządkowane zgodnie z celem i
2. TENDENCJA ŚRODKOWA - wszystko zadaniem odbiorcy
oceniane jako przeciętne; zmniejszyć różnice • stanowią podstawowy, surowy materiał do
między punktami na końcach skali, zwiększyć przetworzenia w informację.
wymowę opisów, zwiększyć liczbę punktów na INFORMACJA to znaczenie, jakie przy
skali.
zastosowaniu
odpowiedniej
interpretacji
3. EFEKT ECHA - wrażenie odniesione w przypisuje się wiadomościom (każdy przekaz)
jednym pytaniu jest przenoszone na kolejne; nie zarejestrowanym w postaci danych. Dane stają
się informacją, kiedy ich nadawca (twórca)
umieszczać razem pytań dotyczących jednego
dodaje im znaczenia.
obiektu.
Aspekty informacji: ilościowy, znaczeniowy,
wartościowy.
MIARY
WARTOŚCI
UŻYTKOWEJ
Typy informacji pozyskiwane w drodze INFORMACJI
prototypowania:
• AKTUALNOŚĆ
• ISTOTNOŚĆ
1. Wstępne reakcje użytkownika.
• KOMPLETNOŚĆ
2. Sugestie użytkownika.
• WIARYGODNOŚĆ
TYPY SKAL
3. Innowacje.
4. Plany zmian.