Załącznik Nr 1

Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Starosty
Powiatu Białostockiego Nr 5/10 z dnia
15 stycznia 2010 r.
PROCEDURA UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH
W STAROSTWIE POWIATOWYM W BIAŁYMSTOKU
POSTANOWIENIA OGÓLNE
§1
Postanowienia niniejszej procedury nie mają zastosowania do zamówień finansowanych z udziałem
środków zagranicznych, przyznanych na podstawie umowy międzynarodowej, która przewiduje inne
niż ustawa procedury udzielania zamówień
§2
Poniższe terminy należy rozumieć następująco:
1) Wartość zamówienia wyrażona w euro - wartość szacunkowa zamówienia netto, bez podatku
od towarów i usług (VAT), przeliczona ze złotych polskich na walutę euro na podstawie
średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczenia wartości
zamówień publicznych określonego w aktualnie obowiązującym Rozporządzeniu Prezesa Rady
Ministrów.
2) Zamawiający – odpowiednio Zarząd Powiatu lub Starostwo Powiatowe w Białymstoku.
3) Komórka wnioskująca – komórka organizacyjna Starostwa wyszczególniona w Regulaminie
Organizacyjnym Starostwa Powiatowego w Białymstoku występująca z wnioskiem o udzielenie
zamówienia publicznego.
4) Dyrektor – dyrektor wydziału, jego zastępca, pracownik stanowiska samodzielnego lub
pracownik zespołu wyodrębnionego w strukturze wewnętrznej Starostwa, zgodnie z
Regulaminem Organizacyjnym Starostwa Powiatowego w Białymstoku.
5) Komórka Zamówień Publicznych (KZP) – pracownik stanowiska ds. zamówień publicznych,
działający w ramach Wydziału Organizacyjnego.
§3
W realizacji zamówienia publicznego (tryb przetargowy i nie przetargowy), uczestniczą:
1) KZP - w kwestiach dotyczących procedury, korespondencji z oferentami i Urzędem
Zamówień Publicznych,
2) radca prawny – w zakresie opiniowania wzorów umów lub istotnych postanowień umowy,
stanowiących załącznik do specyfikacji istotnych warunków zamówienia oraz rozstrzygania w
trybie pilnym formalno-prawnych problemów, związanych z realizacją zamówienia,
3) upoważniony pracownik komórki wnioskującej, w zakresie udzielania merytorycznych
wyjaśnień dotyczących przedmiotu zamówienia,
4) Wydział Budżetu i Finansów - w zakresie obsługi finansowej (przyjmowanie i zwrot wadium
oraz zabezpieczenia należytego wykonania umowy, ustalenie ceny SIWZ).
§4
KZP prowadzi Rejestr zamówień publicznych, zawierający poniższe informacje:
1) kolejny numer rozpoczętego postępowania,
2) streszczenie opisu przedmiotu zamówienia,
3) szacunkową wartość zamówienia,
4) zastosowany tryb procedury o udzielenie zamówienia publicznego,
5) datę rozpoczęcia i zakończenia postępowania,
6) nazwę i adres wykonawcy, którego ofertę uznano za najkorzystniejszą,
7) datę zawarcia umowy,
8) wartość udzielonego zamówienia.
PRZYGOTOWANIE POSTĘPOWANIA
§5
1.
Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego można rozpocząć po wprowadzeniu
przedmiotu zamówienia do właściwych planów na dany rok oraz udokumentowaniu
zabezpieczenia środków finansowych na ten cel poprzez kontrasygnatę skarbnika, na wniosku, o
którym mowa w ust. 2.
2. Wniosek o wyrażenie zgody na przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia, zwany
dalej „wnioskiem”, którego wzór stanowi Załącznik nr 2 do niniejszego zarządzenia, składa osoba
określona w § 2 pkt. 4 niniejszej procedury w zakresie swoich kompetencji, określonych w
Regulaminie Organizacyjnym Starostwa Powiatowego w Białymstoku.
§6
Wniosek podpisany odpowiednio przez:
1) osobę wnioskującą ,
2) pracownika KZP,
3) głównego księgowego,
4) skarbnika
przedkłada się do zatwierdzenia Zarządowi Powiatu lub Staroście (w zależności od kompetencji
określonych w przepisach szczególnych) i kieruje do realizacji przez KZP zgodnie z postanowieniami
niniejszej procedury.
1.
2.
§7
Zatwierdzenie Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia, zwanej dalej „SIWZ”, należy do
Zamawiającego.
SIWZ
przygotowuje KZP, przy czym: opis przedmiotu zamówienia, szacunkowa wartość
zamówienia, kryteria oceny ofert oraz warunki udziału w postępowaniu wymagane od
oferentów, określane są przez komórki wnioskujące o udzielenie zamówienia, we współpracy z
KZP.
3.
Opis przedmiotu zamówienia stanowiący część SIWZ
wnioskującej.
wymaga akceptacji dyrektora komórki
4. Wzór umowy lub istotne postanowienia umowy stanowiące część SIWZ wymagają zatwierdzenia
pod względem formalno-prawnym przez radcę prawnego oraz przez dyrektora komórki
wnioskującej.
5. Umowy powinny uwzględniać zapisy o:
1) karach umownych z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania umowy, które nie
mogą być niższe niż 0,1% wartości niezrealizowanej umowy,
2) odszkodowaniach z tytułu nieuzasadnionego zerwania umowy, które nie może być niższe niż
5 % wartości niezrealizowanej umowy,
3) możliwości odstąpienia od umowy lub zmiany warunków umowy.
§8
Przy zamówieniach publicznych o specjalistycznym charakterze, dopuszcza się korzystanie z ekspertyz,
opinii, analiz specjalistów lub firm konsultingowych.
§9
1. Zamawiający zgodnie z przepisami ustawy powołuje Komisję Przetargową, jeżeli wartość
zamówienia jest równe lub przekracza kwotę wartości zamówień publicznych określonych na
podstawie art. 11 ust. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r.Prawo zamówień publicznych.
2. W przypadku, gdy wartość zamówienia jest mniejsza niż kwota wartości zamówień publicznych
określonych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień
publicznych, Zamawiający może powołać Komisję Przetargową.
§ 10
1. Zadaniem Komisji Przetargowej jest ocena spełnienia przez wykonawców warunków udziału w
postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oraz ocena i badanie ofert w trybach
przetargowych i nie przetargowych, zgodnie z przepisami ustawy.
2. Komisja Przetargowa wykonuje czynności określone w następnych paragrafach niniejszej
procedury oraz pracuje zgodnie z postanowieniami zawartymi w Załączniku Nr 4 do niniejszego
zarządzenia.
§ 11
Prace Komisji Przetargowej kończą się:
1) z chwilą zawarcia umowy z wybranym w postępowaniu wykonawcą, lub
2) unieważnieniem prowadzonego postępowania.
PRZEPROWADZENIE POSTĘPOWANIA
1. Zamawiający wszczyna
przygotowuje KZP.
postępowanie
§ 12
zamieszczając
ogłoszenie
o
zamówieniu,
które
2. KZP zamieszcza ogłoszenia, dotyczące zamówień publicznych, w siedzibie urzędu, w prasie, w
Internecie (BIP), w Biuletynie Zamówień Publicznych lub w Dzienniku Urzędowym Unii
Europejskiej, zgodnie z wymaganiami ustawy.
3.
KZP zamieszcza SIWZ w Internecie (BIP) oraz wydaje wykonawcom na ich wniosek.
1.
§ 13
Koperty z ofertami przyjmuje Biuro Obsługi Interesantów (BOI) urzędu. Pracownik BOI
odnotowuje na kopercie datę i godzinę przyjęcia oferty, po czym przekazuje ją do KZP.
2.
Sekretarz Komisji lub KZP nadaje numery ofertom, uwzględniając kolejność ich wpływu.
3.
Otwarcia ofert dokonuje Przewodniczący Komisji, Zastępca Przewodniczącego lub inna osoba
jeżeli Komisja Przetargowa nie została powołana.
4.
Osoby biorące udział w otwarciu ofert ze strony Zamawiającego oraz oferenci, uczestniczący w
sesji publicznego otwarcia ofert, podpisują odpowiednio listę obecności.
5.
Osoba dokonująca otwarcia podaje kwotę jaką Zamawiający zamierza przeznaczyć na realizację
zamówienia, a następnie odczytuje datę i godzinę złożenia oferty, pełną nazwę i adres
wykonawcy, cenę za określony przedmiot zamówienia, a także informacje dotyczące terminu
wykonania zamówienia, okresu gwarancji i warunków płatności.
6.
Informacje określone w ust 5 odnotowuje Sekretarz Komisji lub KZP w protokole z postępowania.
7.
Osoby biorące udział w otwarciu i ocenie ofert ze strony Zamawiającego składają oświadczenie
zgodnie z art. 17 ust 1 ustawy. Oświadczenia składa się do akt postępowania.
8.
Po otwarciu ofert Sekretarz Komisji lub KZP ustala czy do terminu składania ofert wpłynęło od
wykonawców wadium, jeżeli było wymagane.
§ 14
1. Oceny spełnienia warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia oraz badania ofert
dokonuje KZP we współpracy z komórką wnioskującą lub Komisja Przetargowa.
2. Wyboru najkorzystniejszej oferty lub unieważnienia postępowaniu dokonuje KZP we współpracy z
komórką wnioskującą lub Komisja Przetargowa, a następnie przedkłada Staroście lub Zarządowi
Powiatu do zatwierdzenia.
§ 15
KZP przygotowuje dla wykonawców zawiadomienie o wyborze najkorzystniejszej oferty, którą
podpisuje Zamawiający.
1.
2.
§ 16
W przypadku wniesienia odwołania Komisja Przetargowa lub KZP we współpracy z komórką
wnioskującą zapoznaje się z jego treścią oraz przygotowuje stanowisko w tej kwestii. Sekretarz
Komisji lub KZP przygotowuje ewentualną odpowiedź na odwołanie, którą zatwierdza
Zamawiający.
Korespondencję z uczestnikami postępowania oraz Prezesem Izby dotyczącą odwołań redaguje
KZP, a podpisuje Zamawiający.
§ 17
Protokół z postępowania, zatwierdza Starosta lub Zarząd Powiatu, zgodnie z kompetencjami.
§ 18
1. Dokumentację przetargową, w tym zawarte umowy rejestruje i przechowuje KZP.
2. Kopie umów wraz z zaangażowaniem KZP przekazuje do Wydziału Budżetu i Finansów.
§ 19
Szczegółowy obieg dokumentów dotyczących udzielanych zamówień publicznych określa Załącznik nr
3 do niniejszego zarządzenia.
Podpisał:
Wiesław Pusz - Starosta