Szacowanie kosztów projektu – koszty w układzie

Zarządzanie Projektami
Prowadzący: dr inż. Piotr Chwastyk
e-mail: [email protected]
www.chwastyk.pwsz.nysa.pl
Zasoby projektów
Podstawowe rodzaje zasobów projektu:
 czynnik ludzki: ludzie z określoną wiedza i
umiejętnościami,
 zasoby techniczne: narzędzia, maszyny, urządzenia, a
także budynki i pomieszczenia,
 zasoby materiałowe: materiały niezbędne miedzy
innymi do wytworzenia wyniku końcowego.
 zasoby finansowe: niezbędne na pokrycie kosztów
użycia ww. zasobów.
 Inne zasoby, np.: zbiory informacji i wiedzy
Elementy finansowania w projekcie
Roboczo
godziny
koszty
niskie
jakość!
Inicjacja
Definiowanie i planowanie
koszty i czas
Faza REALIZACJI
(wykonawcza)
Czas
Faza
ZAMYKAJĄCA
Typowa intensywność prowadzenia prac w projekcie
Elementy finansowania w projekcie
Koszty
Sumaryczne koszty
Inicjacja
Definiowanie i planowanie
Faza przygotowawcza
Czas
Faza realizacji
Faza
zamykająca
Typowy przebieg ponoszenia kosztów w projekcie
Elementy zarządzania finansami w projekcie – dane wejściowe
a) struktura podziału pracy (WBS),
b) harmonogram realizacji projektu ( wykres Gantta),
c) zaplanowanie zapotrzebowanie na zasoby ( jakie
zasoby? w jakich ilościach? w jakim czasie będą
wykorzystywane?),
d) zasady naliczania kosztów pośrednich ( kosztów nie
wynikających z kosztów użycia zasobów), np. koszty
ogrzewania, obsługi administracyjnej, amortyzacja:
 jako narzut do kosztów bezpośrednich np.
robocizny.
Szacowanie kosztów projektu
Koszty
zmienne
Koszty
stałe
Koszty bezpośrednie
Koszty bezpośrednie
łącznie
Koszty pośrednie
Koszty pośrednie
łącznie
Koszty
ogólnozakładowe
Koszty
Ogólnozakładowe
łączne
Koszty
zmienne
łącznie
Koszty
stałe
łącznie
ŁĄCZNE KOSZTY
Szacowanie kosztów projektu
… jednoetapowe ( na etapie planowania i definiowania
projektu):
• w projektach niewielkich,
• w projektach, w których z góry określona jest
maksymalna kwota pieniężna na realizację projektu.
…wieloetapowe w projektach złożonych, nowatorskich:
• pewien podgląd na temat kosztów projektu,
powstaje na etapie planowania i definiowania
projektu,
• dalsze
sprecyzowanie
następuje
w
fazie
wykonawczej (np.: na etapie projektowania), gdy
precyzyjne są rozwiązania techniczne wyniku
projektu.
Szacowanie kosztów projektu – koszty w układzie rodzajowym
 Koszty bezpośrednie:
 koszt
robocizny
(bezpośredniej,
administracji,
kierownictwa),
 koszty materiałów i surowców zużytych do wytworzenia
produktu końcowego,
 koszty wytworzenia narzędzi, maszyn,
 koszty pozyskania, wiedzy, licencji itp.
 Koszty pośrednie:
 Koszty ogólne jednostki, koszty telefonów, materiałów
biurowych, koszty pomieszczeń, obsługa administracyjna,
amortyzacja, wykorzystanie sprzętu komputerowego…
Szacowanie kosztów projektu – metody szacowania
a) modelowanie parametryczne,
b) od góry do dołu (ang. top-down estimating) lub też
inaczej szacunek przez analogie (ang. analogous
estimating),
c) od dołu do góry (ang. bottom-up estimating).
Podstawą ww. metod są konsultacje z ekspertami o
odpowiednim doświadczeniu.
Szacowanie kosztów projektu – metoda od dołu do góry
 …polega na tym, że:



wpierw określane są koszty realizacji poszczególnych
elementów wyróżnionych na najniższym poziomie
struktury zakresu prac (WBS),
następnie dokonuje się sumowania tych kosztów w
ramach elementów wyróżnionych na wyższych poziomach
w WBS,
na końcu otrzymuje się całościowy koszt realizacji
przedsięwzięcia,
o uważana jest za metodę, która umożliwia określenie
kosztów projektu w sposób precyzyjny i realistyczny,
o otrzymany wynik to szacunek ostateczny.
WBS - KONFERENCJA
Program
Program
dodatkowy
Program
Catering
Miejsce konferencji
Biuro
Prezentacje
W trakcie
obrad
Kompletowanie
materiałów
„ZARZĄDZANIE PROJEKTAMI”
Przygotowanie
publikacji
Uczestnicy
Sale
Rada
naukowa
Promocja
Rejestracja
Impreza
Projekt i druk
broszury
Rozsyłanie
Budżetowanie kosztów – wg pozycji z harmonogramu i
struktury rodzajowej
Pozycja z harmonogramu (
projekt, etap, czynności,
działanie)
1.
2.
Program
1.1
Kompletowanie materiałów
1.2
Przygotowanie publikacji
Catering
2.1
… w trakcie obrad
… w trakcie imprezy
3.
Łączne koszty
Pozycja rodzajowa kosztu
Koszty bezpośrednie
materiały robocizna transport
usługi
obce
Koszty
pośrednie
Łączne
koszty
Budżetowanie kosztów
… to opracowywanie planu finansowego realizacji
projektu lub inaczej liczbowe wyrażanie planu działań
w projekcie ( podział kosztów na użytek projektu)
 podział kosztów i zapotrzebowania na środki finansowe do
realizacji projektu w poszczególnych okresach czasu,
 zestawienie wg kalendarzowych okresów (budżet w
danym miesiącu, kwartale, roku),
 podział kosztów i zapotrzebowania na środki finansowe na
poszczególne: projekty, działania oraz czynności),
Budżetowanie kosztów
 podział kosztów i zapotrzebowania na środki finansowe w
ramach określonych pozycji rodzajowych,
 zestawienie wg rodzaju kosztów (budżet na robociznę,
materiały)
 podział kosztów i zapotrzebowania na środki finansowe w
układach mieszanych,
 zestawienie wg kilku układów (budżet wg różnych
układów).
Budżetowanie kosztów – wg struktury rodzajowej i
okresów czasu
LP
Okres czasu
Pozycja rodzajowa kosztu
1 m-c
1.0 Koszty bezpośrednie w tym:
1.1
surowce i materiały + koszty ich nabycia
1.2
robocizna bezpośrednia + narzuty na robociznę
uposażenia, świadczenia na rzecz pracowników
1.3
koszty transportu
1.4
usługi obce, np. projektowanie i usługi transportowe
1.5
koszty pozostałe, np. konserwacja i remonty, części
zamienne, itp
2.0 Koszty pośrednie:
2.1
koszty administracyjne, czynsze, ubezpieczenia,
2.2
wynagrodzenie kadry kierowniczej
3.0
Łączne koszty
2 m-c
3 m-c
Budżetowanie kosztów
 Budżet projektu, a cykle budżetowe przedsiębiorstw ( zwykle
trwają po 12 miesięcy):
 Trudności:
1. Wydzielenie środków finansowych na projekt w budżecie firmy
może być niejasne:
 możliwe przeznaczenie tych środków na inne cele,
 brak dostatecznych środków na realizację projektów.
2. Duże projekty ( programy), obejmujące kilka cykli budżetowych
firm:
 mogą być niedofinansowane w ciągu jednego roku
budżetowego,
 może nastąpić ich wstrzymanie, aż do rozpoczęcia nowego
roku budżetowego.
Budżet projektu
Koszty zarządzania
1 Koszty zarządzania
1.1.1 Wynagrodzenie koordynatora projektu
1.1.2 Wynagrodzenie księgowego
1.1.3 Inne wynagrodzenia ( np. dozorca,
sprzątaczka, kierowca itd.)
1.2 Inne wydatki
1.2.1 Koszty związane ze zleceniem zadań
podwykonawcom, koszty upowszechniania
informacji, koszty druku np. plakatów itp
1.2.2 Materiały eksploatacyjne sprzętu
biurowego (tonery, tusze itp.)
1.2.3 Materiały biurowe (papier xero, długopisy,
brystol, CD-R, pieczątki, itp.)
1.2.4 Koszty połączeń telefonicznych
1.2.5 Usługi pocztowe
Jedn. Ilość
Koszt
jedn.
Koszt
całkowity I kw.
2008
2009
II kw. III kw. IV kw. I kw.
2. Koszty związane z realizacją zajęć w szkole
2.1 Wynagrodzenie nauczycieli prowadzących
zajęcia dodatkowe (tutaj tak jak w wyjaśnieniach
pod tabelą)
2.2 Koszty wyjazdów służbowych j.w.
2.3 Dojazdy uczniów na zajęcia dodatkowe
2.3.1 Bilety na autobus/pociąg
2.3.2 Wynajem bus/autobus
2..4 Koszty trwałego wyposażenia
dydaktycznego (np. ława optyczna, zestaw brył
itp.)
2.5 Materiały ćwiczeniowe dla uczniów i drobny
osprzęt nie będący trwałym wyposażeniem
pracowni (np.kabelki, żarówki, plexi itp)
2.6 Szkoła letnia/ferie na PG
2.6.1 Noclegi
2.6.1 Noclegi
2.6.2 Wyżywienie
2.6.3 Bilety wstępu (kino, muzeum itp.)
2.5.4 Przewóz uczniów ( tu umieścić dowóz do
Gdańska)
2.8 Pozostałe koszty
2.8.1 Wycieczka ( koszt wycieczki organizowanej
przez biuro podróży)
2.8.2 Koszt wycieczki organizowanej przez
szkołę
2.8.2.1 Noclegi
2.8.2.2 Wyżywienie
2.8.2.3 Bilety wstępu
2.8.2.4 Transport
2.8.2.5 Pozostałe koszty wycieczki (np.
przewodnik itp.)
2.8.3 Inne koszty (np. Piknik gminny, Majówka,
nagrody w konkursie, banery, flagi, znaczki
unijne, catering – z wyjaśnieniem działania, itp. )
3. Koszty dostosowania pomieszczeń dla osób
niepełnosprawnych
4. Koszty zakupu trwałego sprzętu (uwagi
pkt.8 np. rzutnik itp)
Razem:
Osoba reprezentująca szkołę
Imię i Nazwisko – Podpis
Osoba reprezentująca organ prowadzący
Imię i Nazwisko – Podpis
Pieczątka szkoły
Pieczątka organu prowadzącego szkołę
Określanie przepływu środków finansowych w projekcie – cele
… celem jest zestawienie kosztów realizacji projektu oraz źródeł
finansowania projektu w skali czasu, tj.:
1. prezentacja jak zmienia się stan gotówki, tj. prezentacja
skąd się wzięły pieniądze?, na co zostały wydatkowane? Ile
ich zostało na koniec okresu?
2. synchronizacja przepływów finansowych w czasie tj.
wypływów środków finansowych z ich wydatkowaniem w
przyjętym horyzoncie planowania.
Przy braku zsynchronizowania mogą występować:
 okresowe nadwyżki pieniężne powodujące straty z tytułu zamrożenia
 brak środków finansowych i problemy z płatnościami powodujące
przestoje i opóźnienia
Określanie przepływu środków finansowych w projekcie – cele
lub inaczej:
…
celem zestawienia jest analiza
finansowej (ang. liquidity analysis)
płynności
BARDZO WAŻNE
Płynność finansowa to zdolność do bieżącego
regulowania zobowiązań.
Określenie przepływu środków finansowych w
projekcie – tablica przepływu
W tablicy przepływu umieszczane są:
1. tylko wielkości rzeczywistych przepływów pieniężnych, tj.:
rzeczywistych wpływów i rzeczywiście poniesionych wydatków
(niezależnie od daty wystawienia faktury na zakupy,
wynagrodzenie),
2. wydatki na zakup środka trwałego, nie są ujmowane odpisy
amortyzacyjne,
3. odsetki od kredytu oraz raty jego spłaty,
4. tzw. wartości likwidacyjne, czyli ceny za jakie możliwa będzie
sprzedaż obiektu inwestycji na końcu horyzontu planowania.
Realizacja projektu od strony finansowej - procesy
a) zabezpieczenie środków finansowych oraz fizyczne
pozyskiwanie tych środków,
b) przekazywanie środków zgodnie z wielkościami
planowanymi ( tak aby zabezpieczyć płynność
finansową)
c) ewidencja ponoszonych kosztów,
d) kontrola i reagowanie na odchylenia w realizacji
planu kosztów
Realizacja projektu od strony finansowej – ewidencja
kosztów
Dokumentacja potwierdzająca dokonanie płatności:






rachunki za wykonane prace
faktury VAT
kwity pobrane materiałów RW
karty pracy
karty drogowe
inne (np. delegacje)
Realizacja projektu od strony finansowej – ewidencja
kosztów
Rodzaj zestawienia
kosztów
Interpretacja
Wg kalendarzowych W jakim czasie
okresów
kalendarzowym
Wg pozycji z
harmonogramu
Wg rodzaju
Przykłady kosztów
 w miesiącu
 w kwartale
W jakim podprojekcie,
etapie, czynności,
działaniu?
• W ramach działania
np.: „Opracowanie
projektów
technicznych”
Jakie koszty?
 wynagrodzenia
 zużycie materiałów
 zużycie energii
Realizacja projektu od strony finansowej – ewidencja
kosztów
Rodzaj zestawienia
kosztów
Wg miesiąca
powstawania
Interpretacja
Gdzie?
Przykłady kosztów
 w zespole wykonawczym
 w komórce
organizacyjnej XXX
Wg kontraktów zleceń Jaki podmiot?
• wg kontraktu z
wykonawcą KK
• wg zlecenia dla
wykonawcy NN
Wg produktów
(nośników)
o wyrób A
o proces technologiczny B
Na co?
Realizacja projektu od strony finansowej – ewidencja
kosztów: zasady
 przedmiotem ewidencji są wszystkie koszty ponoszone w
projekcie w tym pozabudżetowe,
 ujmowanie kosztów w pełnej wysokości w okresie ich
skutkowania
(jeśli koszty powstałe w bieżącym okresie dotyczą kilku
miesięcy, wówczas powinny one być rozdzielane na właściwe
okresy, a nie zliczone w całości do kosztów miesiąca
bieżącego; i odwrotnie, jeśli pewne koszty płatne będą
dopiero w okresach przyszłych, jednocześnie wiadomo, że
częściowo dotyczą one okresu bieżącego, wówczas do
kosztów bieżącego okresu zalicza się odpowiednio obliczoną
ich część)
Realizacja projektu od strony finansowej – kontrola
kosztów
… jest podstawą kontroli postępu projektu w
wymiarze finansowym
Ocenę rzeczywistości kosztów przeprowadza się:
 Za określony okres czasu np.: za miesiąc,
 Narastająca od początku ( skumulowane)
np.: projektu, fazy etapu.
Realizacja projektu od strony finansowej –
monitorowanie kosztów
Monitorowanie i porównywanie ponoszonych
kosztów rzeczywistych z budżetowymi:
1. na bazie zerowej  wg budżetu bazowego –
początkowego
2. Przyrostowe  wg budżetu skorygowanego o
rzeczywiste wyniki poprzedniego etapu, działania,
okresu