8. Rozmowa oceniająca – wskazówki dla oceniających
advertisement
Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 71/2004 Prezydenta Miasta Radomia z dnia 20 lutego 2004r. Instrukcja dokonywania oceny pracowników - przed przystąpieniem do oceniania pracowników proszę dokładnie zapoznać się z definicjami i opisami kompetencji oraz z przyjętą skalą ocen, - w czasie oceny należy pamiętać aby formułować jedynie obiektywne oceny, - oceniając pracowników proszę brać pod uwagę oczekiwania stawiane wobec danego stanowiska, - przy ocenianiu proszę korzystać z całej skali ocen, a nie ograniczać się jedynie do ocen średnich, - oceny ekstremalne proszę stosować jedynie w uzasadnionych sytuacjach, - oceniając proszę nie skupiać się jedynie na przeszłości, ale także wyciągnąć wnioski dotyczące dalszego rozwoju zawodowego pracownika, - po ocenie proszę przeprowadzić rozmowę oceniającą z pracownikiem mającą na celu zarówno podsumowanie dotychczasowych wyników pracy, jak i wyznaczenie zadań na przyszłość. Opracowane zostały dwa rodzaje arkuszy ocen a mianowicie: - Arkusz Oceny Kadry Kierowniczej Przewidziany jest dla oceny osób zajmujących stanowiska dyrektorów, zastępców dyrektorów, kierowników zespołów, kierowników referatów, oraz samodzielnych stanowisk w Urzędzie - Arkusz Oceny Pracownika Przewidziany jest dla oceny osób zajmujących pozostałe / merytoryczne / stanowiska w Urzędzie. 317480997 Data utworzenia 2004-01-15 11:44:00 Strona 1 z 5 Utworzony przez: warstwa merytoryczna – Bożena Wiederek, warstwa techniczna – Robert Dąbrowski Opiniował: Włodzimierz Dłużewski Przewodnik do arkuszy ocen pracowników I. Cele i zasady przeprowadzenia ocen pracowników. Celem poniższego opracowania jest ułatwienie przeprowadzenia procesu oceny pracowników, poprzez wyjaśnienie poszczególnych kompetencji /według, których są oceniani pracownicy/ oraz przedstawienie przyjętej skali ocen. Przed przystąpieniem do wypełniania formularza, prosimy zapoznać się ze skalą ocen, wskazówkami dla ocenianego i oceniającego, możliwymi błędami popełnianymi przez osoby oceniane i oceniających oraz z opisem poszczególnych kompetencji będącymi składowymi obszarów w zakresie, których przeprowadzana jest ocena pracowników. 1. Skala ocen. Pracownicy są oceniani w skali od 1 - 6 w zakresie poszczególnych kompetencji, gdzie 1 oznacza najniższą ocenę w zakresie posiadanych kompetencji; a 6 - oznacza ocenę najwyższą 1 - niedostateczny 2 - mierny 3 - dostateczny 4 - dobry 5 - bardzo dobry 6 - celujący* * ocena powinna być wykorzystywana jedynie w przypadku pracowników szczególnie wyróżniających się w zakresie danej kompetencji 2. Podczas oceniania pracownika, należy pamiętać by: - pozostać obiektywnym, - zapoznać się z definicjami kompetencji i ze skalą ocen, - brać pod uwagę oczekiwania stawiane na danym stanowisku, - wykorzystywać stopnie w zakresie całej skali, pamiętając jednak, że stopnie ekstremalne odnoszą się do sytuacji wyjątkowych. 3. Błędy popełniane najczęściej przez oceniającego. W celu zachowania jak największej obiektywności, przed przystąpieniem do oceny proszę zapoznać się z wymienionymi poniżej tendencjami i błędami popełnianymi najczęściej przez oceniających: Efekt halo - tendencja do wykorzystywania opinii ogólnej o danym pracowniku w sytuacjach specyficznych. Efekt ostatniego okresu pracy - tendencja do brania pod uwagę postawy prezentowanej pod koniec okresu ewaluacji. Tendencja środka - tendencja do posługiwania się ocenami ze środka skali. Aby ewaluacja odegrała rolę pedagogiczną należy zdecydowanie wypowiadać się o plusach i minusach. Efekt podobieństwa - tendencja do przewartościowywania zachowań zbliżonych do tych, które reprezentuje oceniający. Ucieczka przed konfliktem - aby nie wywołać ewentualnych nieprzyjaznych reakcji ze strony Ocenianego - oceniający zawyża oceny. Efekt oczekiwań - wpływ na końcową ocenę pracownika swoich własnych oczekiwań dotyczących poziomu jego kompetencji. 4. Błędy popełniane najczęściej przez osoby oceniane (samoocena). Poza błędami popełnianymi opisanymi powyżej /tak jak osoba oceniająca/ istnieje niebezpieczeństwo: Fałszywej skromności - zaniżania oceny celem „przypodobania” się oceniającemu. Próby nacisku – zawyżenia własnej samooceny (w przypadkach osób z zawyżonym poziomem postrzegania samego siebie osób nie postrzegających rzeczywistości, traktujących siebie jako „pępek świata” – egocentryków. 317480997 Data utworzenia 2004-01-15 11:44:00 Strona 2 z 5 Utworzony przez: warstwa merytoryczna – Bożena Wiederek, warstwa techniczna – Robert Dąbrowski Opiniował: Włodzimierz Dłużewski 5. Możliwości popełnienia błędów przez oceniających Proces postrzegania ludzi ulega często różnym deformacjom, które mogą prowadzić do popełnienia błędów przy formułowaniu oceny. Poniżej wymienione zostały najczęściej występujące tendencje mogące zaburzyć proces oceny i wydawanych opinii, zapoznanie się z nimi, pomoże ograniczyć wpływ na formułowane oceny. Efekt halo - wpływ cech centralnych na spostrzeganie innych właściwości osoby, a w efekcie na ujednolicenie postrzegania danej osoby, pozytywny efekt halo - na podstawie zidentyfikowania u określonej osoby pewnej cechy dodatniej np. urody przypisuje się jej dalsze cechy pozytywne, takie jak wysoka inteligencja lub silna motywacja; negatywny efekt halo - osobie o istotnej cesze negatywnej np. brak taktu przypisuje się niską inteligencję, nieuczciwość itp. Tendencja środkowa - skłonność do wykorzystywania przez oceniających ocen jedynie ze środka skali, ponieważ pozwala im to uniknąć konieczności wypowiadania się na temat zdecydowanych plusów i minusów ocenianej osoby oraz uzasadniania swojej skrajnej opinii. Efekt ostatniego wrażenia - tendencja do brania pod uwagę postawy prezentowanej podczas okresu bezpośrednio poprzedzającego ocenę. Tendencja do pozytywnej oceny osób podobnych - wpływ postrzeganego obiektywnego (lub subiektywnego) podobieństwa osoby ocenianej do oceniającej na pozytywną oceną danej osoby (może to dotyczyć podobieństwa w zakresie zarówno zainteresowań, jak i prezentowanych wartości, przekonań oraz cech charakteru). Efekt poznawczego potwierdzania się hipotez - wpływ ukształtowanego nastawienia wobec osoby na jej późniejsze spostrzeganie i interpretowanie jej zachowań (spostrzeganie osoby poprzez pryzmat zgodności jej zachowań z własnymi oczekiwaniami ukształtowanymi w stosunku do niej) Wpływ samooceny na postrzeganie innych - wpływ oceny swojej osoby na kształtowanie zgodnych z nią opinii o innych (osoby posiadające pozytywną samoocena mają tendencję do przypisywania pozytywnych oceny innym osobom, natomiast osoby o zaniżonej samoocenie mają tendencję do bardziej krytycznej lub negatywnej oceny innych). Ucieczka przed konfliktem - tendencja do zawyżania ocen w celu uniknięcia nieprzyjaznych reakcji ze strony ocenianego. 6. Możliwości popełniania błędów przy samoocenie Pracownik, który dokonuje samooceny stawiany jest przed bardzo trudnym zadaniem. Należy obiektywnie ocenić swoje zachowanie, umiejętności, kompetencje itd. Dokonując samooceny należy postrzegać siebie od strony osoby trzeciej, stojącej obok, obiektywnej. Najczęściej popełniane błędy w samoocenie, poza błędami wymienionymi w pkt.5: Przedstawienia siebie jako idealnego pracownika – ma na celu wymuszenie na osobie oceniającej podwyższenia oceny – podwyższenia kategorii myślenia o jeden, dwa stopnie zawyżone, /możliwość wypośrodkowania sumy ocen wspólnych/, tendencja podwyższania opinii o sobie a tym samym podwyższania oceny. Zaniżania własnej samooceny- w celu wykazania skromności – nieczęsto fałszywej w celu wymuszenia na oceniającym podwyższania opinii o dwa stopnie w skali, by wypośrodkować wspólną ocenę. Osoby o niskiej samoocenie nie zawsze mogą liczyć na automatyczne podwyższanie ocen przez oceniającego. 317480997 Data utworzenia 2004-01-15 11:44:00 Strona 3 z 5 Utworzony przez: warstwa merytoryczna – Bożena Wiederek, warstwa techniczna – Robert Dąbrowski Opiniował: Włodzimierz Dłużewski 7. Skutki popełnionych błędów Błędy popełnione w procesie oceniania mają wpływ na obiektywność wydawanych opinii. Brak obiektywizmu, zbytnie kierowanie się emocjami, uczuciami, sympatiami bądź antypatiami powoduje, ze ocena pracowników nie odzwierciedla rzeczywistości w sposób sprawiedliwy. - Negatywne skutki niesprawiedliwych ocen: - frustracja, poczucie krzywdy u ocenianego (zaniżona ocena,) - spadek motywacji do pracy (zaniżona i zawyżona ocena), - rezygnacja z pracy (zaniżona ocena), - konflikty w zespole (zaniżona i zawyżona ocena). 8. Rozmowa oceniająca – wskazówki dla oceniających Rozmowa oceniająca z pracownikiem - stanowi niezbędne dopełnienie procesu oceny Przy przeprowadzaniu rozmowy należy pamiętać, aby: - zapewnić poufność rozmowie przeprowadzając ją „w cztery oczy", - dobrze przygotować się do przeprowadzenia rozmowy, mieć argumenty i konkretne przykłady na potwierdzenie swoich opinii, - ocenę zacząć od przedstawienia najpierw mocnych, a później słabych stron pracownika, w taki sposób, aby pracownik nie czuł się jedynie krytykowany, ale także doceniony, - pozwolić pracownikowi na wypowiedzenie jego stanowiska wobec poruszanych kwestii, aby przeprowadzana rozmowa była dialogiem, a nie monologiem służącym jedynie do wyrażenia swojej – oceniającego opinii, - skupić się na rozwojowym aspekcie rozmowy oceniającej, nie ograniczyć się jedynie do ocenienia, ale przejść do wskazówek, które pozwolą pracownikowi poprawić jakość i efektywność pracy poprzez wyjaśnienie przyczyn niepowodzeń i porażek, - zakończyć rozmowę uzgodnieniem z pracownikiem konkretnych zadań do wykonania na następny okres podlegający ocenie, celem jej podwyższenia. PAMIĘTAJMY: TYLKO RZECZOWY DIALOG SPRAWI, ŻE OCENA BĘDZIE OBIEKTYWNA I SPRAWIEDLIWA 317480997 Data utworzenia 2004-01-15 11:44:00 Strona 4 z 5 Utworzony przez: warstwa merytoryczna – Bożena Wiederek, warstwa techniczna – Robert Dąbrowski Opiniował: Włodzimierz Dłużewski II. WNIOSKI I REKOMENDACJE DLA KOMISJI OCENIAJĄCEJ 1.CECHY WYRÓŻNIAJĄCE PRACOWNIKA Ta część formularza służy do wyrażenia opinii na temat kompetencji prezentowanych przez pracownika i charakteryzujących go na tle grupy. 2. UMIEJĘTNOŚCI WYMAGAJĄCE DOSKONALENIA W tej części należy umieścić wskazówki na temat posiadanych przez pracownika kompetencji, których doskonalenie może przynieść wymierne korzyści dla pracownika i Urzędu. 3. STOPIEŃ PRZYSTOSOWANIA DO STANOWISKA W tej części oceniający powinien wypowiedzieć się na temat zaawansowania procesu adaptacji pracownika do stanowiska biorąc pod uwagę cechy specyficzne dla danej funkcji, doświadczenie i stopień zaangażowania w wykonywane obowiązki. w trakcie adaptacji - odnosi się do sytuacji kiedy zaangażowanie pracownika nie dorównuje oczekiwaniom ale wynika to z krótkiego stażu na danym stanowisku. nie zaadaptowany - odnosi się do pracownika, który mimo, że przeszedł już okres adaptacji nie dorównuje oczekiwaniom dla danego stanowiska zaadaptowany - odnosi się do pracownika, którego zaangażowanie i postawa odpowiadają oczekiwaniom. zaadaptowany bez motywacji - odnosi się do pracownika, który prezentuje odpowiednią postawę ale istnieje ryzyko stopniowego spadku motywacji związane z wykonywaniem rutynowych działań i brakiem nowych wyzwań. zaadaptowany z rezerwą potencjału - odnosi się do pracownika, który prezentuje właściwą postawę, ale ze względu na niskie wymagania stawiane wobec zajmowanego przez niego stanowiska, istnieje ryzyko niewykorzystania jego potencjału. 4. REKOMENDACJE Ta część służy do umieszczenia wskazówek dotyczących kierunku działania w celu podwyższenia kwalifikacji pracownika, lepszego wyboru stanowiska - bardziej zgodnego z potencjałem pracownika lub przeniesienie do innego działu. III. UZASADNIENIE REKOMENDACJI W tej części kierujący komórką organizacyjną powinien w sposób systematyczny i obiektywny odnieść się do wszystkich kwestii, które uważa za znaczące dla oceny pracownika (cechy, które pracownik powinien zmienić lub udoskonalić, zmiany długo i krótkoterminowe). 317480997 Data utworzenia 2004-01-15 11:44:00 Strona 5 z 5 Utworzony przez: warstwa merytoryczna – Bożena Wiederek, warstwa techniczna – Robert Dąbrowski Opiniował: Włodzimierz Dłużewski
