e-Zakupy
advertisement
Platforma e-Zakupy www.coig.pl Czym jest Platforma e–Zakupy Platforma e–Zakupy to nowoczesna platforma informatyczna, która obsługuje i wspomaga procesy biznesowe zachodzące w obszarze zakupów. Ze względu na duże możliwości w zakresie skalowania aplikacji, może być ona wykorzystywana przez firmy o prostej lub rozbudowanej strukturze organizacyjnej. Z Platformy mogą także korzystać jednostki administracji publicznej i samorządowej, sumując swoje plany i potrzeby zakupowe dla realizacji skonsolidowanych zakupów w określonych obszarach terytorialnych. Zastosowana koncepcja zorientowania Platformy na procesy biznesowe i uczestniczących w nich użytkowników sprawia, że nie można jej porównywać z żadnym modułem zakupowym wchodzącym w skład systemu zarządzania przedsiębiorstwem klasy ERP. Daje ona zupełnie inne spojrzenie na to jak może wyglądać nowoczesna aplikacja, nie ograniczająca się jedynie do rejestrowania zdarzeń. Osoba korzystająca z aplikacji posiada szeroki wachlarz narzędzi organizujących i ułatwiających jej codzienną pracę. Kolejną rzeczą, która odróżnia Platformę od innych aplikacji zakupowych dostępnych na rynku, jest możliwość skonfigurowania dla każdego obsługiwanego procesu dedykowanego mechanizmu obsługi ścieżek decyzyjnych. Oprócz odwzorowania procesu obsługi dokumentów, mechanizm zapewnia doskonały kanał komunikacji pomiędzy osobami uczestniczącymi w procesie, rozszerzając ją również na otoczenie zewnętrzne firmy, jakim jest dostawca lub administracja państwowa. Poprzez zastosowanie takich komponentów jak osobisty terminarz, lista zadań do wykonania i ich zintegrowanie z obsługiwanymi procesami, pracownik firmy dostaje doskonałe narzędzie do efektywnej pracy, które bezpośrednio wpływa na podniesienie jego wydajności. Platforma spełnia wszelkie standardy związane z bezpieczeństwem przechowywanych informacji wynikających z przepisów prawnych. Dostęp do niej jest realizowany poprzez przeglądarkę internetową z wykorzystaniem protokołu SSL zabezpieczonego 128 bitowym certyfikatem. Platforma wykorzystuje zasadę jednokrotnego logowania, a kluczowe operacje mogą być autoryzowane przy pomocy podpisu elektronicznego lub generowania haseł jednorazowych. Technologia Platformy jest zgodna ze światowymi trendami, a jej podstawową zaletą jest to, że Klient nie traci czasu na indywidualne instalacje na komputerach. Po przeprowadzeniu odpowiedniej konfiguracji, Platforma może bezpośrednio wymieniać informacje z aplikacjami informatycznymi wykorzystywanymi przez Klienta, a w szczególności z systemami klasy ERP. Pozwala to na lepsze dostosowanie aplikacji do już istniejących procesów biznesowych. Współpraca jest realizowana poprzez mechanizmy SOA. Platforma może być również elementem całego systemu klasy ERP-SZYK2, który także znajduje się w szerokiej gamie produktów oferowanych przez COIG S.A. Platforma posiada budowę modułową co pozwala na zbudowanie takiej konfiguracji, jaka będzie najbardziej korzystna dla Klienta. Któż z nas nie chciałby korzystać z takiej aplikacji, która kiedy rozpoczynamy naszą pracę informuje nas o tym co mamy dzisiaj do zrobienia. Przyjazny sposób wdrożenia platformy Wdrożenie aplikacji ogranicza się jedynie do konfiguracji Platformy zgodnie z potrzebami Klienta. Po jej zakupie można z niej korzystać niemal natychmiastowo. Wzrost efektywności pracy będzie widoczny już w pierwszych dniach uruchomienia. Jest to zaleta, której brakuje innym rozwiązaniom tego typu, gdzie zwykle wdrożenie trwa miesiącami i wymaga zmian organizacyjnych. Powodem tego jest konieczność dostosowania procesów biznesowych Klienta do aplikacji, co wpływa na dezorganizacje i obniżenie efektywności pracy. Poprzez zastosowanie nowoczesnych mechanizmów integracji z obsługiwanymi narzędziami informatycznymi, Klient nie ma potrzeby dokonywania zmian w realizacji procesów. Platforma może wykorzystać dotychczas stosowane w organizacji szablony dokumentów, dodatkowo oferując wspaniale zorganizowane repozytorium wraz z zaawansowaną wyszukiwarką. Dzięki zastosowaniu szerokiego spektrum ról i uprawnień system umożliwia precyzyjne zmapowanie procesów biznesowych, co może stać się impulsem do ich dalszej optymalizacji - oczywiście z wykorzystaniem Platformy e-Zakupy. Decydując się na zakup aplikacji, Klient oszczędza czas i nie ponosi dodatkowych kosztów związanych z procesem wdrożenia, dlatego zyskuje od razu. Aukcje Elektroniczne Moduł Aukcje Elektroniczne obsługuje procesy związane z przeprowadzaniem licytacji i aukcji elektronicznych, w tym wieloparametrowych, wraz z kryteriami poza cenowymi, zarówno zdarzeń samodzielnych, jak i stanowiących część postępowania zakupowego. Moduł może być także wykorzystywany do przeprowadzania postępowań zgodnie z ustawą Prawo Zamówień Publicznych. Jak pokazuje doświadczenie, wykorzystanie Aukcji Elektronicznych w procesach zakupowych może zredukować koszty zakupu nawet o połowę poprzez obniżenie cen nabywanych towarów i usług, skrócenie czasu negocjacji oraz zapewnienie przejrzystości prowadzonych negocjacji. Stosowanie Modułu może poprawić także wizerunek Klienta jako podmiotu wykorzystującego nowoczesne techniki gwarantujące równe traktowanie wszystkich partnerów biznesowych. Klient może wykorzystać Moduł nie tylko do zakupu towarów czy usług, umożliwia on również prowadzenie aukcji na sprzedaż towarów i usług, przez co zyskuje nie tylko na obniżeniu kosztów zakupu, ale także na podniesieniu efektywności sprzedaży. Planowanie Zakupów Moduł Planowanie Zakupów obsługuje procesy związane z opracowaniem planu zakupów w dowolnych cyklach czasowych, w podziale na komórki i oddziały firmy, zgodnie z jej strukturą organizacyjną. Dzięki wbudowanym mechanizmom integracji z wykorzystywanymi już przez Klienta systemami informatycznymi, Moduł może budować plany zakupowe w oparciu o stworzone już wcześniej przez Klienta plany budżetowe i rzeczowo-finansowe. Zastosowanie Modułu do codziennej pracy daje Klientowi określone korzyści w postaci redukcji ponoszonych kosztów. Dzieje się tak dzięki wykorzystaniu efektu skali poprzez zagregowanie popytu na różnych poziomach struktury organizacyjnej firmy. Architektura Platformy e–Zakupy Postępowania Zakupowe Moduł Postępowania Zakupowe obsługuje procesy związane z wyborem dostawcy, zarówno przez podmioty komercyjne, jak i działające zgodnie z ustawą o zamówieniach publicznych. Generowanie dokumentów na etapie przygotowania postępowania zakupowego, komunikacja osób uczestniczących w procesie, komunikacja z potencjalnymi dostawcami, kwalifikacja ofert oraz ich ocena odbywają się w systemie. Wykorzystanie Modułu w codziennej pracy służb odpowiedzialnych za przeprowadzanie postępowań zapewnia pełną kontrolę nad przebiegiem procesu wyboru dostawców, dodatkowo eliminuje zakupy przypadkowe, zapewnia standaryzacje stosowanych procedur oraz wpływa na podniesienie jakości stosowanej dokumentacji. Platforma e-Zakupy Rejestr Umów Moduł Rejestr Umów obsługuje procesy związane z rejestracją oraz przechowywaniem różnej kategorii umów zakupowych. Mogą to być umowy indywidualne, ramowe, z konsorcjami, a także aneksy do tych umów. Dodatkowo aplikacja monitoruje ich realizację zgodnie z wewnętrznymi procedurami firmy. Moduł oferuje również bardzo dobrze zorganizowane repozytorium umów wraz z możliwością dołączenia zeskanowanych dokumentów papierowych, zapewniając szybki i łatwy dostęp do każdej umowy bez względu na miejsce pracy. E–RFX Elektroniczne Zapytania Ofertowe Moduł Elektroniczne Zapytania Ofertowe (E-RFX) obsługuje proces wyboru dostawcy zgodnie z nowoczesnymi trendami rynkowymi. Pozwala on przeprowadzić jedno, lub wieloetapowe zapytania ofertowe drogą elektroniczną. Korzyści płynące z wykorzystania nowoczesnych technik zakupowych jakimi są E–RFX to przede wszystkim skrócenie czasu na ocenę i wybór ofert, przejrzystość procesu wyboru dostawcy, dostęp do aktualnych informacji o trendach cenowych, zwiększenie listy potencjalnych dostawców oraz postrzeganie Klienta przez otoczenie jako nowoczesnego i otwartego na nowe rozwiązania. Zamówienia Moduł Zamówienia obsługuje procesy związane z zamawianiem towarów i usług. Wspomaga zarządzanie całym procesem obiegu zapotrzebowania i wymusza na organizacji stosowanie się do korporacyjnej polityki zakupowej. Dzięki katalogom elektronicznym budowanym w oparciu o indeksy zakupowe możliwe jest jednoznaczne określanie przedmiotu zakupu. Moduł pozwala określić efektywność postępowania względem planów, kontrolować budżet oraz monitorować status zapotrzebowania na każdym jego etapie. Wyposażony jest w system informowania o potrzebie złożenia zamówienia bądź automatycznego generowania zamówienia w zależności od progów określonych przez Klienta. Dane gromadzone w module mogą posłużyć jako źródło informacji dla systemów informatycznych wspomagających obrót magazynowy poprzez wbudowane mechanizmy wymiany danych SOA lub współpracować z dedykowanymi produktami COIG S.A. obsługującymi obszar zarządzania materiałami. Portal Dostawcy Moduł Portal Dostawcy obsługuje procesy związane z komunikacją z dostawcami. Pozwala na dynamiczną wymianę dokumentów i informacji drogą elektroniczną, oraz stosowanie nowoczesnych metod zarządzania zapasem firmy przez dostawcę (VMI) dzięki możliwości integracji z wewnętrznymi i zewnętrznymi systemami informatycznymi Klienta i jego dostawców. Wymieniane drogą elektroniczną dokumenty nie ograniczają się jedynie do zamówienia, mogą to być dokumenty transportowe, awiza, dowody dostaw i pobrań lub inne. Moduł zapewnia efektywniejsze zarządzanie procesem zamawiania poprzez stosowanie nowoczesnych technik uzupełniania zapasu co przekłada się na redukcję kosztów oraz skrócenie czasu realizacji dostawy. Repozytorium i Raporty Platformy Moduł Repozytorium i Raporty Platformy prowadzi kartotekę dostawców sortymentów oraz katalogi usług, które mogą być budowane automatycznie w oparciu o zestaw parametrów. Prowadzi także katalogi cenników w ujęciu dostawcy, sortymentu czy powiązanego procesu. Moduł posiada również mechanizmy kwalifikacji i oceny dostawców. Raporty dostarczają informacji dotyczących założeń i ich realizacji w obszarach wszystkich obsługiwanych przez Platformę procesów. Moduł ten prognozuje zdarzenia jakie mogą wystąpić w przyszłości, dostarcza informacji historycznych. Zalety Przeznaczona dla małych i średnich firm oraz dużych - o rozbudowanej strukturze organizacyjnej wraz z jednostkami podległymi Możliwość wykorzystania przez jednostki administracji publicznej i samorządowej – agregacja planów i potrzeb zakupowych dla realizacji skonsolidowanych zakupów w określonych obszarach terytorialnych Wysoki poziom bezpieczeństwa przetwarzanych informacji Zgodność z ogólnie obowiązującymi przepisami prawa Proste i skuteczne mechanizmy autoryzacji użytkowników Obsługa poprzez przeglądarkę internetową Bardzo krótki czas wdrożenia Szerokie możliwości konfiguracji oraz dostosowania do indywidualnych potrzeb Klienta Integracja z innymi narzędziami informatycznymi na poziomie procesu Odwzorowanie procesów biznesowych funkcjonujących u Klienta Wykorzystanie szablonów dokumentacji stosowanej u Klienta Korzyści płynące ze stosowania Platformy e–Zakupy Optymalizacja Planowania ▪ Wykorzystanie efektu skali dzięki zagregowaniu popytu na poszczególne sortymenty i usługi na różnych poziomach struktury organizacyjnej firmy dla zadanych cyklów czasowych Standaryzacja procesów zakupowych ▪ Ujednolicenie stosowanej dokumentacji ▪ Ujednolicenie stosowanych procedur ▪ Dokonywanie zakupów zgodnie z podpisanymi umowami ▪ Kontrola realizacji procedur zakupowych Przejrzystość procedur zakupowych ▪ Gwarancja transparentnego przebiegu postępowań Skuteczne Zarządzanie Łańcuchem Dostaw ▪ Zastosowanie nowoczesnych technik zarządzania zapasem ▪ Możliwość zastosowania zarządzania zapasem przez dostawcę ▪ Skrócenie czasu realizacji zakupów Bezpośredni dostęp do informacji ▪ Baza dostawców wraz z systemem ich oceny ▪ Kartoteka sortymentów wraz z cennikiem oraz rozbudowaną bazą parametrów ▪ Katalog usług wraz z cennikiem ▪ Repozytorium umów i związanych z nimi dokumentów ▪ Komunikacja elektroniczna pomiędzy osobami uczestniczącymi w zdefiniowanych ścieżkach decyzyjnych Zmniejszenie pracochłonności obsługiwanych procesów zakupowych ▪ Efektywniejsze wykorzystanie zasobów w obsługiwanych procesach zakupowych ▪ Przejrzysty system odpowiedzialności wynikający z ustalonych ścieżek decyzyjnych Redukcja kosztów Z przeprowadzonych analiz wynika, że jednoczesne wystąpienie wszystkich wymienionych wcześniej korzyści może znacząco zredukować koszty związane z organizacją procesów zakupowych Rozwiązania, które tworzą przyszłość COIG S.A. – Sprawdzony Partner COIG S.A. jest firmą o 60-letniej tradycji informatycznej. Oferuje rozwiązania z wielu dziedzin zastosowań informatyki, od podstawowych zagadnień wspomagania zarządzania w górnictwie i innych gałęziach przemysłu, poprzez komputeryzację urzędów administracji terenowej, szpitali i przychodni, aż po rozwiązania dla małych i średnich jednostek organizacyjnych. Firma posiada wieloletnie doświadczenie w oferowaniu narzędzi wspierających proces przeprowadzania postępowań zakupowych. Ponad 25 tysięcy przeprowadzonych przetargów i aukcji dla naszych Klientów z użyciem rozwiązań autorstwa COIG S.A. zaowocowało wyprodukowaniem tak kompleksowego i przyjaznego produktu jakim jest Platforma e–Zakupy. Platforma e-Zakupy COIG S.A. ul. Mikołowska 100 40-065 Katowice tel.: +48 32 757 33 19 fax: +48 32 757 48 27 e-mail: [email protected] www.coig.pl
