Załącznik nr 1 - Ekonomicznie.pl

ZARZĄDZANIE ZAPASAMI
1. PODSTAWOWE POJĘCIA.
1.1. ZAPASY
ZAPASY jest to rzeczowa, niespieniężona
część środków obrotowych
przedsiębiorstwa zgromadzona z myślą o przyszłości. Bez nich trudno
mówić o sprawnie funkcjonującej firmie.
Wielkość i struktura zapasów
zależy od wielu czynników i okoliczności. Przede wszystkim od stopnia
zrównoważenia popytu i podaży na rynku zaopatrzeniowym. Jeżeli rynek
jest nasycony, przy tym w miarę zrównoważony, a poszczególne surowce
stosunkowo łatwo kupić - wówczas firma może gromadzić nieduże zapasy.
Ważną
rolę
odgrywa
zaopatrzeniowego,
tu
też
cykliczność
sprawność
dostaw,
organizacyjna
harmonijne
systemu
współgranie
z
przedsiębiorstwami transportowymi itd.
W gospodarce zapasami można stosować różne kryteria ich klasyfikacji.
Tradycyjnie więc dzieli się zapasy
według ich rodzajów. Wyróżnia się
zatem zapasy materiałów (surowce, paliwa, przedmioty nietrwałe). Kolejna forma - to zapasy produkcji nieukończonej, do
półfabrykaty i tzw. produkcję w toku.
której zalicza się
Wreszcie - zapasy wyrobów
gotowych i towarów.
Istotną zasadą klasyfikacji zapasów jest ich ekonomiczna celowość.
Wyróżnia się tu zapasy bieżące, czyli takie, które występują stale w
wielkościach niezbędnych dla utrzymania procesu produkcyjnego, a także
obrotu. Kolejna grupa to zapasy sezonowe, czyli zapasy występujące
okresowo w
wyniku sezonowych wahań wielkości produkcji, sprzedaży,
organizacji transportu itp. Istnieją także zapasy rezerwowe, gromadzone
w wyniku
rezerw.
decyzji różnych władz w sprawie utworzenia odpowiednich
Zapasy odgrywają istotną rolę w międzynarodowym handlu różnymi
towarami, zwłaszcza tymi, których
kontyngenty oraz
obrót regulowany jest przez tzw.
ustalanie minimalnego i maksymalnego poziomu cen.
Gdy nastąpi nadmierna podaż określonych produktów, należy
tzw. zapasy buforowe po to, aby przetrzymać
konieczności
rolniczych. W
ograniczania
produkcji
w
tworzyć
okres spadku cen bez
biednych
zazwyczaj
krajach
przypadku wyjątkowo dużego wzrostu cen kierowanie na
rynek zgromadzonych zapasów sprzyja zahamowaniu tempa wzrostu cen.
W praktyce ekonomicznej możemy wyróżnić także zapasy
czyli takie, które
przekraczają wielkość niezbędną
nadmierne,
do utrzymania
ciągłości produkcji i obrotu. Obok zapasów nadmiernych mogą poajwić się
zapasy zbędne, nie wykorzystywane przez przedsiębiorstwo, stanowiące
istotny hamulec w jego prawidłowym rozwoju.
2. MIEJSCE ZAPASÓW W ZARZĄDZANIU FINANSAMI FIRMY
W prowadzeniu działalności bardzo ważną rzeczą jest utrzymywanie
zapasów. Zapewnia to bowiem ciągłość procesów gospodarczych oraz
ciągłość produkcji i sprzedaży. Firma może gormadzić różne rodzaje
zapasów jak na przykład: materiały, produkcja w toku, wyroby gotowe. W
procesie gospodarczym każdy rodzaj zapasów odgrywa zupełnie inną rolę.
Firmy produkcyjne gromadzą głównie zapasy materiałów i produktów
gotowych. W firmach handlowych dominują zapasy towarów. W firmach
usługowych występują zapasy materiałów, które mogą być użyte do
realizacji usługi.
Posiadanie
dużych
zapasów
zapewnia
ciągłość
pracy
firmy.
Utrzymywanie wysokiego poziomu zapasów wymaga jednak odpowiednio
dużych środków finansowych. Środki te można pozyskać z kredytów lub
pożyczek. Z tego też względu firmy starają się optymalizować poziom
zapasów.
W związku z utrzymywaniem zapasów firma może otrzymywać opusty
cenowe związane z dokonywaniem zakupów materiałowych w większych
partiach dostaw. Poza tym zapobiega się w ten sposób skutkom braku
zapasów,
co
może
prowadzić
do
przerwania
ciągłości
produkcji
i
sprzedaży. Wielkość zapasów służących zapewnieniu ciągłości procesu
gospodarczego jest uzależniona od poziomu ryzyka utraty dostaw oraz
czasu realizacji dostawy z alternatywnego źródła zaopatrzenia. Firma
dzięki zgromadzonym zapasom może w sposób ciągły zaspokajać popyt.
Dzięki
temu
większymi
ma
mocniejszą
zapasami
ma
pozycję
możliwość
na
rynku.
realizacji
Firma
dysponując
większej
sprzedaży.
Gromadzenie zapasów umożliwia ochronę przed niekorzystnymi zmianami
cen. W ten sposób jest zmniejszane ryzyko zmiany cen, ryzyko kursowe
przy
zakupach
dokonywanych
za
waluty
obce
lub
ryzyko
stopy
procentowej, gdy zakupy są dokonywane na kredyt. Może się także
zdarzyć,
że
firmy
dokonują
większych
zakupów
materiałowych,
korzystając z pomyślnej koniunktury gospodarczej czy niższych cen.
Zakupy
materiałów
są
traktowane
jak
inwestyce.
Wcześniejsze
wydatkowanie środków i ich okresowe zamrożenie jest rekompensowane
oszczędnościami na późniejszych większych wydatkach, dokonywanych
przy wyższym poziomie cen. Zapasy te są gromadzone przy niższym
poziomie cen i później mogą być odsprzedane, gdy ceny będą wyższe.
Jak już wspomniałem na wstępie poszczególne grupy zapasów pełnią w
firmie różne funkcje.
Zapasy materiałów ułatwiają proces planowania. Umożliwiają w sposób
bardziej
elastyczny
modyfikować
założenia
planów
finansowych.
W
zależności od wielkości zfromadzonych zapasów podejmowane są przez
firmę różne decyzje. Odpowiednio duże zapasy materiałów zabezpieczają
przed
niekorzystnymi
zmianami
cen.
Jednak
może
okazać
się
to
niekorzystne szczególnie w razie obniżki cen. Duże zapasy materiałów
zabezpieczają także przed niekorzystnymi skutkami ograniczenia dostaw.
Ich przerwanie może zakłócić ciągłość procesu produkcji i sprzedaży.
Zakup dużych jednorazowych partii ułatwia uzyskanie obniżek cen.
Zapasy wyrobów gotowych mają na celu przede wszystkim zapewnienie
ciągłości sprzedaży. Posiadanie odpowiednio dużych zapasów prowadzi do
stabilizacji
produkcji.
Potrzeby
odbiorców
mogą
być
zaspokajane
zmniejszaniem stanu magazynu. Wówczas zwiększony popyt nie powoduje
gwałtownych wzrostów produkcji. Stan magazynów, jeśli zachodzi taka
potrzeba, można uzupełniać w następnych spokojniejszych okresach.
Zapasy produkkcji w toku służą do zapewnienia ciągłości produkcji.
Niedobór zapasów międzyoperacyjnych w przypadku zakłócenia pracy
określonego ogniwa produkcyjnego może doprowadzić do przerwania
ciągłości produkcji. Natomiast duże zapasy produkcji w toku mają wpływ
na wzrost kosztów ich utrzymania i jednocześnie pozwalają kontynuować
proces produkcji w przypadku większej awarii. Odpowiednia wielkość tych
zapasów zależy od oceny niezawodności procesu technologicznego.
3. METODY KSZTAŁTOWANIA ZAPASÓW
3.1 METODA ABC
W
metodzie
tej
zapasy
są
pogrupowane
według
kolejności
od
najddroższych do najmniej cennych. Zgodnie z tym Grupa A obejmująca
10% ogółu zapasów ujętych ilościowo, stanowi 50% wartości. Kolejne
30% ilościowych składników zakwalifikowanych do grupy B stanowi w
ujęciu wartościowym 35% ogółu zapasów. Jak można zauważyć aż 60%
zapasów w ujęciu ilościowym stanowi 15% ogółu zapasów w ujęciu
wartościowym.
Metoda ABC pozwala przyporządkować zapasy do różnych grup pod
względem ważności. Poza tym umożliwia właściwą koncentrację na
działaniach
w
zakresie
oszczędności
materiałowych,
w
których
spodziewane efekty będą największe. Może się także przyczyniać do
bardziej efektywnego wykorzystania ograniczonych zasobów środków
obrotowych firmy.
3.2. SYSTEM JUST-IN-TIME
System-Just-in-time jest jedną z najnowszych form kształtowania
zapasów. Zgodnie z tym podejściem firma zamawiająca stara się utrzymać
zapasy
na
poziomie
bliskim
zera.
Zapasy
są
realizowane
bardzo
skrupulatnie, z dokładnością co do dnia lub nawet godziny. Dlatego też
system ten wymaga bardzo zdyscyplinowanych dostawców oraz bardzo
zsynchronizowanego procesu technologicznego.
W podejściu tym koszty prowadzenia magazynów materiałowych ponoszą
dostawcy. Odbiorcy angażują mniej środków finansowych w zapasach .
Przyczynia się to do obniżenia kosztów utrzymywania zapasów, natomiast
z reguły rosną koszty realizacji dostaw. Dostawcy chcąc wykonać
zamówienia
z
wymaganą
przez
odbiorców
dokładnością
muszą
utrzymywać zapasy wytworzonych przez siebie produktów lub posiadać
rezerwy zdolności produkcyjnych. W zależności od tego jaki wybierzemy
sposób realizacji procesu produkcji musimy rozważyć te dwie grupy
kosztów. System just-in-time jest ryzykownym systemem zarządzania
zapasami. Można go stosować, jeśli nasi dostawcy są stosunkowo blisko
zlokalizowani.
3.3. MODEL EKONOMICZNEJ WIELKOŚCI PARTII DOSTAWY (EOQ)
Model Economic Order Quantity (EOQ) pozwala określić ekonomicznie
uzasadnioną wielkośc partii dostawy, która ma zapewnić minimalizację
całkowitych kosztów związanych z gospodarką zapasami. Te koszty to:
koszty utrzymania zapasów w magazynach, Ku, oraz koszty realizacji
zmówień (realizacji dostaw), Kz. Zarządzający firmą musi tak pokierować
procesem zaopatrzenia i utrzymania zapasów, aby łącznie koszty były jak
najniższe.
Model ten zakłada, że:

istnieją dwa rodzaje kosztów: proporcjonalne do ilości zapasów i
proporcjonalne do liczby zamówień;

jednostkowe koszty utrzymania zapasów są stałe. Całkowite koszty
utrzymania
zapasów
w
magazynach
(Ku)
są
proporcjonalne
do
średniego stanu zapasów, tj. do wielkości partii dostawy;

koszty realizacji jednego zamówienia (F) są stałe. Natomiast całkowite
koszty realizacji (Kz) dostaw są proporcjonalne do liczby dostaw w
okresie;

zapotrzebowanie
na
materiały
potrzebne
do
realizacji
procesu
gospodarczego jest stałe w rozpatrywanym okresie. Tempo zużywania
zapasów jest stałe;

ceny zakupowanych materiałów nie zależą od wielkości zamówień i ich
liczby;
rachunek jest prowadzony w nieograniczonym okresie. W analizach nie

jest uwzględniane zakńczenie działalności. Nie przewiduje się działań
prowadzących do pozbycia się zapasów;
nie ma tu ryzyka niezrealizowania dostawy i dlatego też nie występują

koszty braku zapasów;
niezależnie od tego jak długo zapasy przebywają w magazynie

zachowują przez cały czas swoją przydatność, nie tracą wartości
użytkowych;
okres wprowadzenia zapasów jest nieskończenie krótki. Moment

dostawy jest uznany za moment wprowadzenia materiału do procesu
produkcji.
Firma może być zaopatrywana na kilka sposobów. Można realizować
niewiele
dużych dostaw lub dokonywać częściej zakupów
w małych
partiach. W ten sposób dostarczana jest taka sama ilość materiałów.
Pierwsze podejście pozwala minimalizować koszty realizacji dostaw, zaś
drugie minimalizuje koszty utrzymania zapasów. W drugim przypadku
średni poziom zapasów jest niższy.
W modelu EOQ zakłada się że dostawy są realizowane regularnie oraz że
wielkość dostaw jest stała w analizowanym okresie. Stan zapasów zawiera
się w granicach: od stanu maksymalnego równego wielkości dostawy (Q)
do stanu minimalnego równego zeru. Dlatego też średni stan zapasów
magazynowych jest zależny od wielkości partii dostawy (Q) i wyraża się
wzorem:
Iśr=(Q+O)/2=Q/2
gdzie:
Iśr - średni stan zapasów magazynowych
Q- wielkość dostawy.
Koszty utrzymania jednostki zapasów w ciągu jednego okresu są równe
Cp.
Wtedy
to
całkowite
koszty
utrzymania
następującą funkcją:
Ku = Cp Iśr
zapasów
można
wyrazić
Ku = Cp (Q/2)
gdzie:
Ku - koszty utrzymania zapasów ogółem,
Cp - jednostkowe koszty utrzymania zapasów.
Liczba dostaw (n) jest zależna od wielkości partii dostaw i łącznego
zapotrzebowania na materiały w badanym okresie:
n = S/Q
gdzie:
S - zapotrzebowanie okresowe na materiały.
Łączne koszty realizacji zamówień (Kz) są pochodne w stosunku do
jednostkowych kosztów realizacji zamówienia (F) i liczby dostaw (n):
Kz = F n,
Kz = F (S/Q),
Łączne koszty zapasów (Ct) stanowią sumą kosztów utrzymania stanu
magazynowych (Ku) i kosztów realizacji wszystkich zamówień w okresie
(Kz):
Ct = Ku + Kz,
Ct = Cp(Q/2) + F(S/Q).
Chcąc znaleźć minimum tej funkcji, oblicza się jej pochodną ze względu
na zmienną Q i przyrównuje wartość pochodnej do zera:
C'p (Q) = Cp / 2 - F (S / Q2),
Cp / 2 - F (S / Q2) = 0
Po przekształceniu otrzymuje się wzór na optymalną wielkość partii dostawy (Q*):
Q* =
Jak wynika z powyższej formuły, ekonomicznie uzasadniona wielkość
partii dostawy (Q*) jest funkcją trzech zmiennych:
• okresowego zapotrzebowania na materiały (S),
• jednostkowych kosztów realizacji zamówienia (F),
• jednostkowych kosztów utrzymania zapasów w okresie (Cp).
Zależności między wielkością partii dostawy (Q) a kosztami całkowitymi
(Ct), kosztami zamówień (Kz) i kosztami utrzymywania zapasów (Ku)
zostały przedstawione graficznie na rysunku nr 2.
Rysunek nr 2
Model ekonomicznej wielkości partii dostawy (EOQ)
Koszty
Q*
Q
Wielkość partii
dostawy
Źródło: A. Rutkowski "Zarządzanie finansami", Polskie Wydawnictwo
Naukowe, Warszawa 2000, s. 381
W procesie zarządzania zapasami istotne jest odpowiednio wczesne
zamówienie dostawy materiałów, tak aby nie spowodować przerwania
ciągłości procesu gospodarczego. Zamówienie powinno być złożone, w
momencie gdy poziom zapasów osiągnie stan sygnalny. Zapas ten
powinien być wystarczający do zaspokojenia potrzeb materiałowych w
okresie realizacji dostawy. Jednocześnie, licząc się z zakłóceniami w
procesie dostaw, poziom zapasów nie powinien być niższy od ustalonego
zapasu bezpieczeństwa. Dlatego też poziom zapasów sygnalnych dla
złożenia
zamówienia
można
wyznaczyć
na
podstawie
następującej
formuły:
Zapas
=
(Zapas
+ (Czas realizacji
(Dzienne
sygnalny
bezpieczeństwa)
dostawy)
zapotrzebowanie).
Im szybciej zapasy materiałowe są zużywane, tym wcześniej należy złożyć
zamówienie na kolejną dostawę. Moment złożenia zamówienia może być
funkcją wielkości zapasów. Przy założeniu stałego tempa zużywania
zapasów problem ten można uprościć, składając zamówienia w sposób
powtarzalny, w regularnych odstępach czasu.
3.4. MODEL EKONOMICZNEJ WIELKOŚCI PARTII DOSTAWY Z
UWZGLĘDNIENIEM DYSKONTA
Model ekonomicznej wielkości partii dostawy (EOQ) można również
wykorzystać do obliczenia wielkości dostawy w przypadku, gdy firma ma
możliwość skorzystania z opustów cenowych, związanych z zakupami
powyżej pewnego poziomu. W tym przypadku łączne koszty utrzymania
zapasów wzrastają oraz jednocześnie firma korzysta z możliwości zapłaty
niższej ceny. Wyższe koszty utrzymania zapasów są rekompensowane
dzięki oszczędnościom. Czasami możliwość skorzystania z opustów jest
związana
z
koniecznością
przekroczenia
ekonomicznie
uzasadnionej
wielkości partii dostawy. Wówczas podstawowy model EOQ powinno
uzupełnić się
o wielkość oszczędności na wydatkach materiałowych.
Całościowe koszty utrzymania zapasów, realizacji zamówień oraz wielkości
wydatków na zakup materiałów przedstawia poniższy wzór:
Ct = Cp (Q / 2) + F (S / Q) + P S,
gdzie: P - cena jednostkowa kupowanego materiału (towaru),
pozostałe oznaczenia jak w podstawowym modelu ekonomicznej wielkości
partii dostawy.
Jak łatwo zauważyć do podstawowego modelu EOQ został wprowadzony
element (P S),
uwzględniający wielkość wydatków na zakup mateńałów. Wielkość tego
wydatku jest zależna od skorzystania lub też niekorzystania z opustu
cenowego. Jeżeli uwzględni się bazowy poziom cen (P0) dla optymalnej
wielkości partii dostawy (Q*), to łączne koszty utrzymania zapasów wraz z
wydatkami na zakup materiałów wyniosą (Ct0):
Ct 0 = Cp (Q* / 2) + F (S / Q*) + P0 S.
Dla nowego poziomu cen, uwzględniającego dyskonto (Pd) i większe
dostawy (Qd ), łączne koszty zapasów (Ctd) są równe:
Ctd = Cp (Qd / 2) + F
(S / Qd) + Pd S.
Jeżeli łączne koszty zapasów z uwzględnieniem dyskonta (C td) są niższe
od łącznych kosztów (Ct0) dla ekonomicznie uzasadnionej wielkości partii
dostawy (Q*), to akceptuje się propozycje zakupów większej partii
dostaw.
3.4. PODEJŚCIE INWESTYCYJNE W ZARZĄDZANIU ZAPASAMI
W
zarządzaniu
zapasami
można
również
zastosować
podejście
inwestycyjne. Gromadzenie większych zapasów wymaga wcześniejszego
poniesienia wydatków. Zapasy te przyniosą w niedalekiej przyszłości
korzyści,
wyrażające
się
w
dodatkowej
sprzedaży
i
dodatkowych
wpływach. Warunkiem akceptacji decyzji o zmianie stanu zapasów jest
spełnienie
wymogu,
aby
wartość
bieżąca
dodatkowych
wpływów
uzyskanych w wyniku wzrostu stanu zapasów była większa od wartości
bieżącej wydatków poniesionych na wzrost stanu zapasów. Ujemny wynik
odejmowania jest sygnałem do odrzucenia decyzji o ukształtowaniu
nowego poziomu zapasów. Aby ocenić efektywność decyzji, należy
wyznaczyć wszystkie przyrostowe przepływy pieniężne powiązane z daną
decyzją. Podejście to jest zaprezenane w przykładzie nr 1.
ZAKOŃCZENIE
Zapasy są niezbędnym czynnikiem wykorzystywanym w działalności
gospodarczej, produkcyjnej i handlowej. Poza tym zapewniają ciągłość
procesów gospodarczych. Jednak zbyt wysoki poziom zapasów prowadzi
do wzrostu kosztów. Z tego też względu poziom zapasów powinien być
zoptymalizowany z punktu widzenia minimalizacji łącznych kosztów
utrzymania
zapasów
i
realizacji
dostaw.
Służy
do
tego
model
ekonomicznej wielkości partii dostawy. Stosowanie modelu EOQ wymaga
spełnienia wielu rygorystycznych założeń. Przy tym nie uwzględnia
wartości pieniądza w czasie oraz czynników ryzyka. Jest to model
krótkoterminowy. Zakłada stałą szybkość zużywania zapasów i stałe ceny.
W przypadku różnicowania cen zależnie od wielkości dostawy, tj.
stosowania
dyskonta lub uwzględnienia konieczności tworzenia zapasów
bezpieczeństwa, podstawowy model EOQ jest poddawany modyfikacji.
Ustalając wielkość zapasów, można również wykorzystać podejście
inwestycyjne. Zgodnie z nim gromadzi się większe zapasy, ponosi się
wydatek inwestycyjny, licząc na większą sprzedaż i większe wpływy. Do
wyceny atrakcyjności określonej polityki tworzenia zapasów służy również
wartość bieżąca netto (NPV ).