Outsourcing

Czym jest i na czym
polega Outsourcing
• Jeśli jest coś czego nie potrafimy
zrobić wydajniej, taniej i lepiej niż
nasi konkurenci, nie ma sensu
żebyśmy to robili; powinniśmy
zatrudnić do wykonania tej pracy
kogoś, kto zrobi to lepiej" twierdził Henry Ford
• Outsourcing jest jedną z technik
zarządzania polegającą na
przekazywaniu wyspecjalizowanemu
partnerowi z zewnątrz (tzw.
outsourcerowi) zadań i procesów
niezbędnych do funkcjonowania
własnego przedsiębiorstwa, które
zostaną tam zrealizowane
efektywniej niż byłoby to możliwe
we własnym zakresie.
• Outsourcing może mieć przeróżne
oblicza. Począwszy od prostych
projektów usprawniających procesy
biznesowe, powodujących wzrost
konkurencyjności firmy, obniżenie
kosztów i po prostu ułatwiających życie
- po outsourc’owanie części produkcji
oraz skomplikowane projekty które
prowadzą niekiedy do powstania
"organizacji wirtualnej" czy też mogą
przekształcić się w trwałe alianse
strategiczne.
• Omawiając definicję outsourcingu i jej
zastosowanie w praktyce, należy zwrócić
uwagę na słowo długoterminowe –
oznacza to, że outsourcingiem raczej nie
będzie np. powierzenie firmie
zewnętrznej na pół roku poszukiwań
pracowników na wybranych kilka czy
kilkanaście stanowisk. Natomiast
podpisanie z podmiotem zewnętrznym
umowy np. dwuletniej obejmującej
kompleksową rekrutację pracowników na
większość stanowisk w firmie zlecającej
– już może zostać uznane za outsourcing.
Cel outsourcingu
Celem outsourcingu, w jego najbardziej ogólnym ujęciu, jest
zwiększenie skuteczności i efektywności prowadzonej
działalności. Na ten ogólny cel składają się różnorodne cele
cząstkowe. Są to przede wszystkim cele strategiczne. Głównym
celem strategicznym outsourcingu jest skoncentrowanie się
zakładu macierzystego na jego działalności kluczowej,
decydującej o jego pozycji konkurencyjnej i perspektywach
rozwojowych. Dzięki temu następuje zwiększenie swobody
doboru partnerów i warunków współdziałania z nimi. Swobodny
dobór partnerów pozwala uzyskać dostęp do know-how
niemożliwego do osiągnięcia własnymi siłami. Redukcja
problemów operatywnych, następująca w wyniku outsourcingu,
umożliwia kierownictwu zakładu macierzystego koncentrację na
problemach strategicznych. Outsourcing spowodować powinien
także lepszą realizację celów rynkowych, np. poprawę pozycji
rynkowej zakładu macierzystego, zwiększenie skali jego
działalności, dywersyfikację lub koncentrację rynkową
działalności.
Warunki outsourcingu
•
Zastosowanie outsourcingu wymaga spełnienia szeregu warunków.
Podstawowym warunkiem jest akceptacja wydzielenia ze strony
organu założycielskiego i kierownictwa zakładu macierzystego.
Outsourcing doprowadzić powinien do poprawy działania w
aspektach strategicznym, rynkowym, ekonomicznym,
organizacyjnym i motywacyjnym. Outsourcing nie może
spowodować osłabienia lub utraty kontroli nad wydzieloną
działalnością. Przedmiotem outsourcingu powinna być działalność
o wysokim stopniu autonomiczności rynkowej, przedmiotowej lub
terytorialnej. Powinna istnieć możliwość określenia wymiernych
ekonomicznie wyników tej działalności. Ważnym warunkiem
outsourcingu jest także istnienie stabilnego, konkurencyjnego
rynku usług outsourcingowych. Outsourcing nie może być celem
samym w sobie, musi być on podporządkowany celom
strategicznym zakładu macierzystego, a bilans konsekwencji
outsourcingu musi być jednoznacznie pozytywny w horyzoncie
strategicznym. Decyzja o outsourcingu nie może być ani
powierzchowna ani pochopna, musi być poprzedzona
wszechstronnymi i wnikliwymi analizami obejmującymi wszystkie
istotne aspekty problemu.
zastosowanie w
następujących
dziedzinach:
•
usługi finansowo analityczne i księgowe
(kadry i płace)
• usługi internetowe
• zarządzanie projektami w zakresie
controllingu
• zarządzania jakością
• zarządzanie dokumentami i administracja
• kompleksowe usługi informatyczne
• usługi szkoleniowe i zarządzanie
personelem
• usługi transportowe
• usługi ochrony mienia
• usługi marketingowe - call center
•
•
Outsourcing Informatyczny - jest to
przekazanie działu informatycznego firmie
zewnętrznej i należy do najefektywniejszych
strategii zarządzania przedsiębiorstwem.
Utrzymanie własnego działu IT jest bardzo
kosztowne i nie gwarantuje poziomu
świadczonych usług. Takie rozwiązanie
pozwala na szybką modernizację i
optymalizację procesów biznesowych.
Outsourcing Strategiczny IT - jest jedną z
najbardziej skomplikowanych odmian
outsourcingu. Polega na przekazaniu w
zarządzanie pełnej struktury informatycznej
wraz z wszelkimi zasobami operacyjnymi,
strukturą działania oraz procesami, przy
czym założone cele realizowane są tu poprzez
zarządzanie takim działem przez partnera
zewnętrznego
• Zarządzanie infrastrukturą
informatyczną
• Zarządzanie infrastrukturą internetową
Outsourcing w tej dziedzinie obejmuje:
• Hosting
• Hoteling, kolokacja
• Usługa BCS
• Usługa ASP
Ryzyka związane z
outsourcingiem (Wady)
• Utrzymanie jakości
• Uzależnienie od firmy outsourcingowej
• Konflikt interesów
• Rozmycie odpowiedzialności
• Utrata tożsamości
• Zwalnianie niewygodnych pracowników
Monitorowanie
outsourcingu
• Czas reakcji
• Poziom usługi
Przyczyny outsourcingu
(Zalety)
• Redukcja kosztów
• Uwolnienie zasobów przedsiębiorstwa
• Koncentracja zasobów na strategicznych
celach firmy.
• Koncentracja na umiejętnościach firmy
• Poprawa jakości
 Dostęp do wiedzy
• Zwiększenie elastyczności
• Większa efektywność
Szanse:
• redukcja kosztów
• możliwość skupienia się na
działalności podstawowej
• powierzenie określonych zadań
wysoko wykwalifikowanym
specjalistom
• uzyskanie dodatkowych korzyści,
które nie byłyby możliwe do
osiągnięcia dla firmy w innych
warunkach
Zagrożenia:
• obawa przed utratą kontroli nad
danym obszarem działania
• obawa przed trudnościami
komunikacyjnymi
• realizacja przewidywań na niższym
niż założony poziom
• poczynienie nierealnych założeń w
obszarze koszty-korzyści
Outsourcing funkcji finansowych i kadrowych jest
zagadnieniem trudnym i złożonym.
Najistotniejszą przyczyną takiego stanu rzeczy
jest powszechne pojmowanie obu ww. funkcji (a
w szczególności funkcji finansowej) jako
kompetencji niezbędnych do realizacji celów
strategicznych firmy. W rzeczywistości jednak
większość podmiotów może wydzielić te funkcje
do obszaru kompetencji pomocniczych, które
doskonale nadają się do outsourcingu. Decyzja o
przekazaniu prowadzenia funkcji finansowych i
kadrowych podmiotowi zewnętrznemu nie jest
dziś tylko sposobem na obniżkę kosztów, ale
świadomym i strategicznym wyborem sposobu
funkcjonowania danego podmiotu.
Najważniejszymi przyczynami dla których firmy
decydują się na outsourcing w funkcji są:
• możliwość koncentracji na funkcjach
zasadniczych,
• możliwość korzystania z najnowocześniejszych
rozwiązań, a także doświadczenia, wiedzy i
technologii firmy outsourcingowej,
• zmniejszenie kosztów,
• zwiększenie elastyczności firmy w zmieniającym
się środowisku,
• podniesienie jakości usług,
• restrukturyzacja usług,
• bezinwestycyjny rozwój,
• dzielenie się ryzykiem
Korzyści z outsourcingu wg. menadżerów:
• niższe koszty zlecanych prac 68%
• poprawa wyników firmy 62%
• wyraźniejsza specjalizacja firmy 57%
• dostęp do zewnętrznych ekspertyz i
szczególnych umiejętności 53%
• lepsza jakość i wyższa wydajność
zlecanych prac 52%
• większa konkurencyjność 44%
• nowe źródła przychodów 18%
Przykład
Outsourcing w Polsce stawia pierwsze kroki,
istnieje jednak już wiele przykładów firm
współpracujących na tej zasadzie. Jednym z
nich jest Obsługa Funduszy Inwestycyjnych
Sp. z o.o.. Głównym celem działalności tej firmy
jest pełnienie funkcji agenta transferowego dla
funduszy inwestycyjnych i emerytalnych.
Oznacza to prowadzenie rejestrów uczestników
funduszy, rozliczanie transakcji, księgowanie
obrotów na rachunkach nabyć, umorzeń i
prowizji, a także kontrola przepływu środków
pieniężnych
Oto inne Przykłady firm świadczących
usługi outsourcingowych w Polsce:
• - HP w Polsce jest już od wielu lat
niekwestionowanym liderem rynku
outsourcingowego oferując klientom
zaawansowane usługi outsourcingowe w
obszarze zarządzania systemami
informatycznymi.
• - ZETO SA - outsourcing IT,
projektowanie i wykonywanie sieci oraz
portali korporacyjnych,
Wraz ze zmianami w najszybciej
rozwijającym się aspekcie
współczesnego świata – technologii
informatycznej i elektronicznej –
coraz większe znaczenie ma
informacja. Dlatego z biegiem
czasu coraz więcej firm korzysta z
outsourcingu związanego z tą
dziedziną nauki. Dobry menager
mając niewielkie środki ale
dysponujący dużą ilością informacji
i potrafiącym je wykorzystać może
być konkurencją dla największych.
Podsumowując zastosowanie outsourcingu pozwala
przedsiębiorstwu skoncentrować się na swej
zasadniczej działalności, a całą uwagę poświecić
zaspakajaniu potrzeb klienta, aby zdobyć
przewagę konkurencyjną i osiągnąć zyski.
Outsourcing stanowi, więc strategiczne
narzędzie biznesowe, które pomaga zarządzać
przedsiębiorstwem i umożliwia mu szybszy
wzrost. Nie jest łatwo posiąść specjalistyczną
wiedzę na temat stale rozwijających się
technologii cyfrowych, a jeszcze trudniej być
stale na bieżąco. Znacznie lepiej i rozsądniej
jest zwrócić się do specjalistów z firmy
zewnętrznej mogących zagwarantować stały
poziom usług, niż stale inwestować w
pracowników, którzy po zdobyciu
specjalistycznej wiedzy najprawdopodobniej
odejdą, aby - z korzyścią dla siebie sprzedawać ją na otwartym rynku.