Jako najczęstsze błędy popełniane przez kadrę kierowniczą

Katarzyna Urbańczyk
Nr albumu 22996
Grupa ZZ5
Z badania Outsourcing Center Survey
przeprowadzonego przez Outsourcing Center
wynika, że przyczyny, z powodu których
outsourcing się nie udaje, bardzo rzadko leżą po
stronie dostawcy. Większość problemów leży po
stronie zlecającego.
Słaby poziom obsługi lub słabe wyniki to tylko 8%
wszystkich powodów nieudanego outsourcingu
Również niedopasowanie stron, różnice kulturowe –
stanowią jedynie 8% powodów. Większość problemów
leży po stronie klienta - zlecającego. W tym – co
zaskakujące – prawie jedna czwarta powodów to
niesprecyzowane oczekiwania ze strony klienta(25%).
Poważną przeszkodą są też różne interesy obydwu
stron, które stanowią jedną czwartą wszystkich
niepowodzeń w outsourcingu (15%). Kolejnymi
powodami są słaba komunikacja (11%) i kiepski
system kontroli i nadzoru (13%).
Najczęściej spotykanymi problemami
wiążącymi się z zastosowaniem outsourcingu
są:
 nieuzyskanie spodziewanych obniżek kosztów,
 ogólne pogorszenie jakości realizacji funkcji dotychczas
wykonywanej samodzielnie,
 niepowodzenia w wypracowaniu relacji prawdziwej współpracy
z dostawcą usług,
 spory między klientem a dostawcą usługi, zwłaszcza dotyczące
jakości usługi i wysokości wynagrodzenia,
 niewykorzystanie szans z uzyskania większej operacyjnej
elastyczności przy zaspokojeniu potrzeb klientów.
Zastosowanie outsourcingu jest procesem trudnym i
skomplikowanym. Według badań Gartnera ponad
50% kontraktów outsourcingowych podlega
renegocjowaniu, z czego 20% w trakcie pierwszych
12 miesięcy obowiązywania.
Dlaczego tak dużo projektów upada
przez niedoprecyzowanie oczekiwań ze
strony klienta?
Odpowiedź może dać teoria kosztów transakcyjnych,
którą przez wiele lat badał profesor Olivier Williamson.
Naukowiec uważa, że nie jest ważny fakt czy firma chce
wytwarzać produkt/usługę wewnętrznie, czy też decyduje
się na zlecenie wytwarzania na zewnątrz – zawsze
towarzyszą temu koszty transakcyjne. Aby być na nie
przygotowanym, każda firma powinna ocenić te koszty.
Dopiero po dokonaniu tej oceny, przedsiębiorstwo może
zoptymalizować sposób, w jaki funkcjonuje
Jako najczęstsze błędy popełniane przez kadrę
kierowniczą przedsiębiorstw stosujących lub wdrażających
outsourcing, mające wpływ na wystąpienie wskazanych
problemów, wymieniane są:
 niewłaściwy dobór kryteriów wyboru dostawcy,
kierowanie się wyłącznie kryterium cenowym,
 słabe relacje nabywca-dostawca podczas życia projektu,
 nie stosowanie charakterystyki świadczonych usług
(Service Level Agreement),
 nadmierna koncentracja na technologii i finansach,
pomijanie aspektu personalnego,
 zbyt pośpiesznie przygotowywany kontrakt.
Najczęstsze błędy w procesie
zarządzania zmianą
 John P. Kotter, profesor Harvard Business School na bazie
kilkudziesięcioletnich badań prowadzonych na tysiącach
przedsiębiorstw i organizacji, podaje następujące
przyczyny niepowodzeń w realizowanych w
przedsiębiorstwach procesach wdrażania zmian (także
zmian organizacyjnych).
 Przyczyny błędów można jednocześnie przełożyć na
kanon fundamentalnych zasad jakie powinny przyświecać
wdrożeniu każdej zmiany, również tak istotnej zmiany
jaką jest wdrożenie outsourcingu w organizacji.
Najczęstsze błędy wdrażania zmian
• Nieuświadomienie zespołowi konieczności dokonania zmian
(nieuchronność zmian);
• Brak silnej koalicji liderów zmiany (grupa wsparcia);
• Brak wystarczająco precyzyjnej wizji zmian, planu i celów (zbyt ogólna
wizja);
• Brak wystarczającej komunikacji wizji i planu zmiany (zbyt ogólne
komunikaty managementu);
• Nieusunięcie przeszkód utrudniających realizację wizji i planu (zasoby,
ludzie, procedury itp.);
• Brak systematycznego planowania i kreowania szybkich sukcesów
(podział na składowe);
• Zbyt wczesne świętowanie zwycięstwa (powodujące spadek
zainteresowania);
• Brak zakotwiczenia zmian w kulturze organizacyjnej (brak zwyczajów).
Do głównych problemów jakie
występują na początku współpracy
partnerów outsourcingowych, są
oczekiwania dotyczące jego wyników. Przekonanie, ze
poprawa jakości usług wystąpi natychmiast, jest założeniem
błędnym i może być źródłem niepowodzeń. Jako jedną z
przyczyn można tu wymienić fakt iż większość działań
związanych z przejściem na system outsourcingowy
wykonywanych jest przez dotychczasowych pracowników
przedsiębiorstwa, zatem nie jest możliwe aby od razu
zwiększyli swoja wydajność. Inną przyczyna jest fakt, iż
pracownicy obydwu firm musza przyzwyczaić sie do
współpracy, czego efektem będzie efekt synergii. Ale na to
potrzeba czasu, bowiem jak zostało to wcześniej napisane
outsourcing przynosi pożądane korzyści dopiero po pewnym
czasie.
Inne niebezpieczeństwa wynikające
ze stosowania outsourcingu, to:
 wystąpienie możliwości uzależnienia się od dostawcy,
 niemożność zachowania wysokiej jakości przy dużym
udziale obcych komponentów,
 zatarcie obrazu firmy wśród klientów,
 możliwość poniesienia strat wynikających z niesolidności
kooperantów,
 ujemne stosunki społeczne związane z redukcją personelu,
 ryzyko wzrostu kosztów.