14.2.1 Wniesienie jednoosobowej działalności
advertisement
Wszystko o działalnosci gospodarczej Przewodnik dla przedsiębiorców Wrocław, 2013 r. Wszystko o działalności gospodarczej – wfirma.pl Spis treści 1. Pierwsze kroki na drodze do własnej firmy ....................................................................... 6 1.1 Dobry pomysł – połową sukcesu................................................................................................... 6 1.2 Formy działalności – czyli jaka firma i jak ją założyć? .......................................................... 6 1.3 Jednoosobowa działalność gospodarcza czy spółka cywilna? – firma bez osobowości prawnej .................................................................................................................................. 7 1.3.1 Jednoosobowa działalność gospodarcza ........................................................................... 7 1.3.2 Spółka cywilna ............................................................................................................................. 8 1.3.3 Rejestracja i prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej oraz spółki cywilnej ........................................................................................................................................ 9 1.4 Spółki osobowe – niezupełne osoby prawne ........................................................................ 11 1.4.1 Spółka jawna .............................................................................................................................. 11 1.4.2 Spółka partnerska .................................................................................................................... 12 1.4.3 Spółka komandytowa ............................................................................................................. 13 1.4.4 Spółka komandytowo-akcyjna............................................................................................ 14 1.5 Spółki kapitałowe – osoby prawne ........................................................................................... 15 1.5.1 Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością .................................................................... 15 1.5.2 Spółka akcyjna .......................................................................................................................... 16 1.6 Formalności – czyli jak założyć spółkę .................................................................................... 17 2. Sposoby finansowania działalności .................................................................................... 20 2.1 Kredyty ................................................................................................................................................. 20 2.2 Leasing .................................................................................................................................................. 20 2.2.1 Leasing operacyjny ................................................................................................................. 20 2.2.2 Leasing finansowy ................................................................................................................... 21 2.3 Dotacje .................................................................................................................................................. 21 2.4 Inne ........................................................................................................................................................ 22 3. Rozliczenia z urzędem skarbowym – podatek VAT ...................................................... 23 3.1 Podmiot i przedmiot opodatkowania ....................................................................................... 23 3.2 Podatek VAT należny a naliczony .............................................................................................. 23 3.3 Aktualne stawki podatku VAT ..................................................................................................... 24 3.4 Moment powstania obowiązku podatkowego ...................................................................... 24 3.4.1 Faktury zaliczkowe ................................................................................................................. 25 3.4.2 Faktury za usługi budowlane i transportowe ............................................................... 25 2 Wszystko o działalności gospodarczej – wfirma.pl 3.5 Właściwość miejscowa US ............................................................................................................ 26 3.6 Deklaracje i terminy ........................................................................................................................ 26 3.7 Podatek VAT a kasa fiskalna ........................................................................................................ 26 3.7.1 Zwolnienia z kasy fiskalnej .................................................................................................. 26 3.7.2 Ulga na zakup kasy w deklaracji VAT ............................................................................... 28 4. Rozliczenia z urzędem skarbowym – podatek dochodowy........................................ 30 4.1 Podstawowe informacje o podatku dochodowym od osób fizycznych ....................... 30 4.2 Wybór formy opodatkowania ..................................................................................................... 31 4.3 Opodatkowanie na zasadach ogólnych – progresywna skala podatkowa ................. 32 4.4 Opodatkowanie podatkiem liniowym ...................................................................................... 33 4.5 Wady i zalety rozliczania według zasad ogólnych............................................................... 34 4.6 Zryczałtowane formy opodatkowania – ryczałt od przychodów ewidencjonowanych ............................................................................................................................... 34 4.7 Zryczałtowane formy opodatkowania – karta podatkowa .............................................. 36 4.8 Deklaracje i terminy płatności podatku .................................................................................. 37 5. Jak płacić niski PIT? – czyli rozliczanie kosztów uzyskania przychodów ............. 39 5.1 Koszty wg ustawy o PIT ................................................................................................................. 39 5.2 Amortyzacja jako co miesięczny koszt ..................................................................................... 39 5.3 Reprezentacja a reklama ............................................................................................................... 40 5.4 Rozliczenie firmy prowadzonej we własnym mieszkaniu ............................................... 40 5.5 Popularne wydatki zaliczane do pozostałych kosztów firmowych .............................. 41 5.6 Czego przedsiębiorca nie zaliczy do kosztów firmowych ................................................ 41 6. Kontakty z ZUS ........................................................................................................................... 43 6.1 Rejestracja w ZUS ............................................................................................................................. 43 6.2 Przywileje dla nowych przedsiębiorców – ZUS preferencyjny ...................................... 44 6.3 Rozliczenia z ZUS .............................................................................................................................. 45 6.4 Zbieg tytułu ubezpieczeń ZUS ..................................................................................................... 45 7. Obowiązki związane z zatrudnianiem pracowników .................................................. 46 7.1 Dokumentacja z okresu ubiegania się o pracę ...................................................................... 46 7.2 Badania ................................................................................................................................................. 46 7.3 Umowa .................................................................................................................................................. 46 7.4 Zakres obowiązków i regulacje wewnętrzne ........................................................................ 47 7.5 Szkolenie BHP .................................................................................................................................... 48 3 Wszystko o działalności gospodarczej – wfirma.pl 7.6 ZUS ......................................................................................................................................................... 48 7.7 Zaliczka na podatek dochodowy pracowników ................................................................... 48 7.8 Akta osobowe ..................................................................................................................................... 49 7.8.1 Dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie (grupa A) ............................................................................................................................................................... 49 7.8.2 Dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika (grupa B) ............................................................................................ 50 7.8.3 Dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia (grupa C) ....................................... 51 8. Zarządzanie zespołem ............................................................................................................. 52 8.1 Szef liderem dla pracowników .................................................................................................... 52 8.2 Motywowanie pracowników ....................................................................................................... 53 8.3 Zarządzanie przez cele czy zarządzanie jakością? .............................................................. 53 8.3.1 ZPC – zarządzanie przez cele ............................................................................................... 54 8.3.2 TQM – zarządzanie przez jakość ........................................................................................ 54 8.4 Jak przekonać pracownika do działania i zmian? ................................................................ 55 8.5 Wydawanie poleceń, ocena i zwolnienia ................................................................................. 55 9. Podstawy komunikacji interpersonalnej w firmie ....................................................... 57 9.1 Zasady skutecznej komunikacji .................................................................................................. 57 9.1.1 Słuchanie ..................................................................................................................................... 57 9.1.2 Komunikacja niewerbalna .................................................................................................... 57 9.1.3 Szacunek dla partnera ............................................................................................................ 58 9.1.4 Coś od siebie .............................................................................................................................. 58 9.2 Komunikacyjne błędy – czyli czego nie robić ........................................................................ 59 9.3 Kilka o słów o komunikacji pośredniej .................................................................................... 60 10. Elementy negocjacji w firmie ............................................................................................. 61 10.1 Czym są negocjacje? ...................................................................................................................... 61 10.2 Style i taktyki – jakim negocjatorem warto być ................................................................. 61 10.3 Jak wygląda plan negocjacji... .................................................................................................... 64 10.4 …a jak przebiegają one w praktyce ......................................................................................... 66 11. Wizerunek firmy i marketing............................................................................................. 68 11.1 Nazwa firmy ..................................................................................................................................... 68 11.2 Domena .............................................................................................................................................. 69 11.3 Reklama i pozyskiwanie klientów ........................................................................................... 70 4 Wszystko o działalności gospodarczej – wfirma.pl 11.3.1 Reklama banerowa ............................................................................................................... 70 11.3.2 Pay per click............................................................................................................................. 70 11.3.3 Affiliate marketing ................................................................................................................ 70 11.3.4 E-mail marketing ................................................................................................................... 71 11.3.5 Marketing wirusowy ............................................................................................................ 71 11.3.6 Bot – nowoczesny i interaktywny specjalista od marketingu.............................. 71 12. Zarządzanie czasem............................................................................................................... 73 12.1 Analiza czasu ................................................................................................................................... 73 12.2 Wytyczanie celów i priorytetów .............................................................................................. 74 12.3 Jak realistycznie podejść do czasu? ........................................................................................ 75 12.4 Delegowanie zadań ....................................................................................................................... 76 12.5 Prowadzenie spotkań a oszczędność czasu......................................................................... 76 13. Stres w działalności gospodarczej .................................................................................... 78 13.1 Dwa oblicza stresu ........................................................................................................................ 78 13.2 Stresory – co to takiego? ............................................................................................................. 78 13.3 Stresuje się ciało i umysł ............................................................................................................. 79 13.4 Optymalny poziom stresu .......................................................................................................... 80 13.5 Sposoby na radzenie sobie ze stresem .................................................................................. 81 14. Zmiana formy prawnej działalności ................................................................................ 82 14.1 Jakie formy działalności są do wyboru? ................................................................................ 82 14.2 Jak przekształcić jednoosobową działalność w inny podmiot? ................................... 83 14.2.1 Wniesienie jednoosobowej działalności gospodarczej aportem do spółki cywilnej lub osobowej ....................................................................................................................... 83 14.2.2 Likwidacja działalności gospodarczej i założenie nowej spółki ......................... 84 14.2.3 Sprzedaż działalności na rzecz istniejącej już spółki .............................................. 84 15. Zakończenie działalności gospodarczej ......................................................................... 86 15.1 Dokumenty likwidacyjne – spisy i wykazy .......................................................................... 86 15.2 Wyrejestrowanie działalności .................................................................................................. 87 5 Wszystko o działalności gospodarczej – wfirma.pl 1. Pierwsze kroki na drodze do własnej firmy Od czasu transformacji systemowej w Polsce znacząco wzrosła liczba prywatnych firm. Mimo kryzysów na rynku wciąż powstają nowe przedsiębiorstwa, a wielu ludzi zastanawia się nad zamienieniem zatrudnienia na etacie na pracę na własny rachunek. Aby takie pomysły i plany wcielić w życie, warto zapoznać się informacjami o tym, od czego zacząć i jak założyć własny biznes. 1.1 Dobry pomysł – połową sukcesu Popularne powiedzenie sprawdza się w tym przypadku doskonale – pomysł na biznes to pierwsza rzecz, jaką przyszły przedsiębiorca musi wymyślić. Ważne jest, że nie tylko wspaniała rynkowa innowacja może zagwarantować sukces. Jednym z największych atutów, który wręcz sam podsuwa pomysł na biznes, jest doświadczenie i znajomość konkretnej branży. Osoba posiadająca za sobą wieloletnią historię zatrudnienia ma nie tylko wiedzę, ale także niezbędne umiejętności, zdolności, potrafi lepiej przewidywać i szybciej znajdzie wyjście z trudnych sytuacji. Jak to wykorzystać? Można otworzyć biznes, w którym świadczone będą usługi podobne, jak podczas pracy na etacie, albo – stać się doradcą, konsultantem. Takie rozwiązanie często gwarantuje od razu klientów – były pracodawca, znający możliwości i wiedzę danej osoby, łatwiej nawiąże z nią współpracę niż z zupełnie obcym prywatnym przedsiębiorcą. Dobrym rozwiązaniem może być także założenie biznesu niszowego. Warto zorientować się, co na rynku już istnieje, ale czym konsumenci nie są do końca nasyceni lub czego poszukują w nieco innej formie. Niewielka ilość konkurentów to mniejsza konieczność walki o klienta, a także możliwość bardziej elastycznego kształtowania własnych cen, co – szczególnie w pierwszym okresie funkcjonowania firmy – będzie bardzo dużym plusem. Czasem bywa też tak, że pomysł na własną firmę doskonale dopasuje się do aktualnych potrzeb rynku. Warto to przemyśleć – start z nowym przedsiębiorstwem w sytuacji, gdy konsumenci nie będą zainteresowani jego ofertą w danym momencie, może skończyć się klęską. Ale już “wstrzelenie” się w odpowiedni moment daje większą gwarancję na znacznie szybsze powodzenie i lepszy rozwój firmy. Tym, co zawsze jest potrzebne nowemu przedsiębiorcy, jest entuzjazm, optymizm i rozsądek. Dobry pomysł, doskonały biznesplan mogą przynieść naprawdę duże korzyści, a motywacja właściciela jest niezbędna, aby nie poddać się już na samym początku. 1.2 Formy działalności – czyli jaka firma i jak ją założyć? Kiedy przyszły przedsiębiorca ustali już, w jakiej branży chciałby założyć swoją nową firmę, będzie musiał podjąć kolejną decyzję – wybrać odpowiednią formę 6 Wszystko o działalności gospodarczej – wfirma.pl działalności. Na szczęście – jest to nieco prostsze, niż poszukiwanie pomysłu, ponieważ w tym przypadku podatnik wybiera z zamkniętego katalogu możliwości. W zależności od branży i rodzaju działalności, ilości wspólników czy możliwości finansowych na starcie, można zdecydować się na jednoosobową działalność, spółkę cywilną lub też jedną ze spółek osobowych lub kapitałowych. Wszystkie mają konkretne wady i zalety – a poznanie ich zapewni nowemu przedsiębiorcy wybór lepiej dopasowany do jego potrzeb i możliwości. 1.3 Jednoosobowa działalność gospodarcza czy spółka cywilna? – firma bez osobowości prawnej Jednoosobowa działalność gospodarcza i spółka cywilna to formy działalności najlepsze na start. Ich założenie nie jest trudne ani kosztowne, a prowadzenie także nie powinno być problematyczne, nawet dla osób z niewielką wiedzą o prowadzeniu własnego biznesu. Określenie “osobowość prawna” oddaje zdolność jednostki do bycia podmiotem praw i obowiązków w stosunkach cywilnoprawnych. Oznacza to, że firma będąca osobą prawną może posiadać i dysponować własnym odrębnym majątkiem, zaciągać zobowiązania i nabywać prawa na własny rachunek, a także samodzielnie występować przed sądami i organami administracji. Jednoosobowa działalność gospodarcza oraz spółka cywilna takiej osobowości nie posiadają. W tym przypadku podmiotem praw i obowiązków jest właściciel lub właściciele firmy. Taka sytuacja niesie za sobą zarówno korzyści, jak i ryzyko – a to, który z aspektów będzie większy, zależy od potrzeb i wielkości przedsiębiorstwa. 1.3.1 Jednoosobowa działalność gospodarcza Taka forma działalności stanowi jedną z najpopularniejszych w Polsce. Założyć może ją każdy, kto ukończył 18 lat. Jednocześnie nie ma ograniczeń tylko do obywateli Polski – jednoosobową działalność gospodarczą mogą także uruchomić obywatele Unii Europejskiej oraz Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Zasady zakładania oraz prowadzenia takiej firmy zostały zawarte w Ustawie o swobodzie działalności gospodarczej z dnia 2 lipca 2004 r. oraz w Kodeksie cywilnym. Ważne! Jednoosobowa działalność oznacza, że firma posiada tylko jednego właściciela. Nie jest to natomiast ograniczenie, jeśli chodzi o możliwość zatrudniania pracowników. Taka forma działalności to rozwiązanie przeznaczone dla małego przedsiębiorstwa z jednym właścicielem. Doskonale sprawdzi się w przypadku osób aktywnych i nastawionych na cel oraz takich, które mają własne zdanie i nie lubią się podporządkowywać. W takiej firmie właściciel sam sobie jest panem, ustala godziny pracy, urlopy, ale też kierunki rozwoju i zmiany w działalności. 7 Wszystko o działalności gospodarczej – wfirma.pl Co bardzo ważne, zakładając jednoosobową działalność gospodarczą nie trzeba prowadzić pełnej księgowości. Dla takich firm przewidziano możliwość prowadzenia księgowości uproszczonej do chwili, gdy obroty nie przekroczą 1 200 000 euro. To ułatwienie oraz możliwość wyboru z kilku możliwych form obliczania podatku dochodowego pozwalają na prowadzenie własnego biznesu nawet osobom nieposiadającym wykształcenia w zakresie księgowości. Warto jednak pamiętać że to, co dla jednych będzie dużym plusem, innym może znacząco utrudnić działanie. Należy zatem zwrócić uwagę, że jednoosobowa działalność ceduje wszystkie obowiązki na jedną osobę – właściciela. Oznacza to często pracę po godzinach, brak urlopu i nadmierne obciążenie. Jeśli dodatkowo ktoś nie potrafi sam zmotywować się do pracy, może zbyt szybko osiąść na laurach. Jednoosobowa działalność nie nadaje się natomiast na budowanie dużego przedsiębiorstwa. Jako że nie posiada ona osobowości prawnej, jej właściciel w przypadku straty lub bankructwa reguluje zadłużenie, czerpiąc z całego swojego majątku – nie występuje tu podział na zasoby prywatne i firmowe. Natomiast firma w postaci jednoosobowej działalności często jest wykorzystywana jako “trampolina” od której zaczyna się przygodę z biznesem, aby w dalszych stadiach zmienić formę działalności na bardziej zaawansowaną. Tym, co dodatkowo zachęca do założenia firmy w postaci jednoosobowej działalności gospodarczej, jest możliwość korzystania z ulg i dotacji. Nowy przedsiębiorca może np. opłacać składki ZUS w niższej, preferencyjnej stawce przez pierwsze 24 miesiące prowadzenia firmy lub też wykorzystać unijną pomoc de minimis. 1.3.2 Spółka cywilna Spółka cywilna to jedyna spółka, która nie posiada osobowości ani zdolności prawnej i która funkcjonuje w oparciu o przepisy zawarte w Kodeksie cywilnym. Jej wspólnikami mogą być pełnoletnie osoby fizyczne. Łatwa w rejestracji i w prowadzeniu, opiera się na umowie pomiędzy wspólnikami, którzy deklarują dążenie do jednego, określonego celu gospodarczego. Spółka cywilna to dobre rozwiązanie dla niewielkich biznesów, także rodzinnych. Podobnie jak jednoosobowa działalność gospodarcza, nie jest odpowiednia dla budowania dużych przedsiębiorstw, ponieważ jej wspólnicy odpowiadają całym swoim majątkiem, co może powodować ogromne ryzyko. Z tego samego powodu warto także skupić się na znalezieniu takich wspólników, do których ma się zaufanie – każdy członek posiada tu bowiem takie same prawa, wobec czego nieporozumienia mogą negatywnie odbić się na funkcjonowaniu przedsiębiorstwa. Także ta forma może korzystać z prowadzenia księgowości uproszczonej. Dużym plusem spółki cywilnej jest możliwość połączenia różnorodnych zasobów – obok kapitału wspólnicy mogą tu także wnosić specjalistyczną wiedzę, zdolności czy doświadczenie. Jej przewagą nad działalnością jednoosobową jest także fakt istnienia 8 Wszystko o działalności gospodarczej – wfirma.pl więcej niż jednego właściciela, co daje bardziej elastyczne możliwości pracy i odpoczynku, a także więcej osób w przypadku rozwiązywania sytuacji kryzysowych. Tak jak w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej, spółka cywilna może stanowić rozwiązanie dobre na początek działalności, aby wraz z jej rozwojem zostać zmienioną na bardziej zaawansowaną formę. 1.3.3 Rejestracja i prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej oraz spółki cywilnej Jak już wspomniano, formalności związane z zakładaniem działalności jednoosobowej lub spółki cywilnej są relatywnie proste i wymagają najmniej zachodu. Zgodnie z zasadą “jednego okienka” rejestracja odbywa się – z kilkoma wyjątkami – przy pomocy jednego formularza CEIDG-1. Jest to druk, służący zapisaniu nowo powstałej firmy w Centralnej Ewidencji i Informacji Gospodarczej. Przyszli wspólnicy spółki cywilnej powinni rozpocząć drogę formalną od stworzenia umowy. Dokument taki, zgodnie z przepisami kodeksu, a także dotychczas stosowaną w tej kwestii praktyką, zawiera zazwyczaj: nazwę i siedzibę spółki, określenie wkładów wspólników, przedmiot i obszar działalności gospodarczej spółki, określenie zakresu uprawnienia do prowadzenia spraw spółki oraz jej reprezentowania przez wspólników, określenie udziału w zyskach i stratach spółki, wskazanie okresu, na jaki zawarto umowę, postanowienia dotyczące zmiany, wypowiedzenia i rozwiązania umowy spółki, inne prawa i obowiązki wspólników, postanowienia końcowe. Gdy wspólnicy posiadają już umowę, a przyszły właściciel jednoosobowej działalności także jest zdecydowany założyć firmę, należy zapoznać się z formularzem CEIDG-1. Druk ten stanowi przede wszystkim wniosek o wpis do Centralnej Ewidencji, co jest równoznaczne z powstaniem firmy. Dodatkowo wykorzystuje się go także jako: wniosek o wpis do krajowego rejestru urzędowego podmiotów gospodarki narodowej REGON, zgłoszenie identyfikacyjne albo aktualizacyjne do naczelnika urzędu skarbowego NIP, oświadczenie o wyborze formy opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych, zgłoszenie albo zmianę zgłoszenia płatnika składek do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, oświadczenie o kontynuowaniu ubezpieczenia społecznego rolników. 9 Wszystko o działalności gospodarczej – wfirma.pl Ważne! W przypadku spółki cywilnej do złożenia wniosku CEIDG-1 jest zobowiązany każdy ze wspólników indywidualnie. Ponadto, obok numeru NIP i REGON spółki, każdy wspólnik powinien posiadać także indywidualne numery. Przyszli przedsiębiorcy mają kilka możliwości złożenia wniosku CEIDG-1 do urzędu. Pierwszy z nich stanowi droga elektroniczna – po zarejestrowaniu się na stronie CEIDG wniosek może zostać wypełniony, podpisany i złożony do urzędu bez wychodzenia z domu. Jeśli ktoś nie darzy serwisu internetowego pełnym zaufaniem, może z niego skorzystać w części. Wniosek można wypełnić na stronie bez konieczności rejestrowania się. Następnie podatnik może wydrukować wypełniony formularz lub też nie drukować, ale pobrać ze strony specjalnie wygenerowany kod – i udać się do urzędu. Co ważne, odkąd Centralna Ewidencja zastąpiła ewidencje gminne każdy może wybrać dowolny urząd miasta albo gminy – bez obowiązku udawania się do swojego miejsca zamieszkania. Na miejscu należy przekazać urzędnikowi wydrukowany dokument lub też okazać kod. Na jego podstawie druk zostanie odnaleziony, wydrukowany i przedłożony do podpisu. Ostatnią metodą złożenia CEIDG-1, z której może skorzystać przedsiębiorca, jest wydrukowanie ze strony internetowej czystego blankietu lub też pobranie go w samym oddziale instytucji publicznej. Pusty formularz można wtedy wypełnić ręcznie i złożyć w urzędzie gminy. Gdy odpowiednio wypełniony formularz trafi do gminy, firma zostanie zarejestrowana. W tym momencie przedsiębiorcy powinni jeszcze dopełnić formalności w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych oraz urzędzie skarbowym. Formularz CEIDG-1 jest co prawda zgłoszeniem podatnika jako płatnika składek, ale nie jest podstawą zgłoszenia do ubezpieczenia. W tej kwestii należy złożyć do ZUS-u w terminie 7 dni od rozpoczęcia działalności specjalny druk ZUS-ZUA. Natomiast w urzędzie skarbowym podatnik powinien dopełnić formalności związanych z podatkiem VAT oraz podatkiem od czynności cywilno-prawnych. Aby stać się czynnym podatnikiem VAT, należy złożyć – także w terminie 7 dni od rozpoczęcia działalności – druk rejestracyjny VAT-R. Natomiast właściciele spółki cywilnej w terminie 14 dni muszą przedłożyć dodatkowo deklarację PCC-3, w której wykażą obliczoną i odprowadzoną kwotę podatku od czynności cywilno-prawnych. Taki podatek wynosi 0,5% z całości wkładu wspólników. Ważne! Przedsiębiorca, który zakłada jednoosobową działalność gospodarczą, nie musi opłacać podatku od czynności cywilno-prawnych. 10 Wszystko o działalności gospodarczej – wfirma.pl 1.4 Spółki osobowe – niezupełne osoby prawne Działalność gospodarcza w formie spółki osobowej jest nieco bardziej zaawansowana i skomplikowana, natomiast w pewnych kwestiach posiada niewątpliwą przewagę nad działalnością jednoosobową i spółką cywilną. Spółki osobowe są jednostkami nieposiadającymi wprawdzie osobowości prawnej, ale mającymi prawną zdolność. Dlatego też określa się je mianem niezupełnych lub ułomnych osób prawnych. Oznacza to, że mimo iż nie są one osobami prawnymi, to mogą być podmiotami praw i obowiązków cywilnoprawnych. Takie spółki posiadają już majątek odrębny od zasobów ich właścicieli, zobowiązania i prawa mogą być zaciągane na ich rachunek, a w postępowaniach sądowych występują samodzielnie. Przepisy dotyczące spółek osobowych są zawarte w Kodeksie spółek handlowych. Wśród spółek osobowych można komandytową oraz komandytowo-akcyjną. wyróżnić spółkę jawną, partnerską, 1.4.1 Spółka jawna Spółka jawna jest najprostszą formą działalności wśród spółek handlowych. W rzeczywistości prawie nie różni się od spółki cywilnej, a w kodeksie jest opisana bardzo lakonicznie jako spółka osobowa, którą przedsiębiorstwo prowadzi pod własną firmą, a która nie jest inną spółką handlową (art. 22 § 1). Wspólnikami spółki jawnej mogą być zarówno osoby fizyczne, jak i osoby prawne – w przepisach nie zastosowano żadnych ograniczeń. Nie ma obowiązku powoływania w jej ramach rady nadzorczej oraz zarządu, co w konsekwencji oznacza wspólne decyzje wszystkich wspólników. Z jednej strony jest to znaczące ułatwienie, które dobrze sprawdzi się w spółce zawartej przez znających się i zaufanych członków. W innym przypadku ewentualne niezgodności i spory mogą właściwie sparaliżować działanie przedsiębiorstwa. Ten rodzaj spółki jest dobrym rozwiązaniem dla niewielkich i średnich firm – w przypadku większego przedsiębiorstwa ryzyko może być bowiem zbyt duże. Jest to związane z faktem, że choć spółka jawna posiada i dysponuje własnym majątkiem, na który składają się wkłady wspólników, to nie jest to jedyne źródło odzyskania należności przez ewentualnego wierzyciela. Owszem, w sytuacji zadłużenia lub bankructwa długi są spłacane z majątku firmowego, jednak w przypadku jego wyczerpania wierzyciel może pobrać dalszą część zobowiązań z prywatnych zasobów wspólników. Podczas zakładania spółki jawnej przed podjęciem kroków rejestracyjnych należy sporządzić odpowiednią umowę. Taki dokument musi zostać stworzony w wersji pisemnej, i zawierać - zgodnie z art. 26. § 1 - dane firmy, siedziby i adresu, przedmiot działalności, nazwiska i imiona albo nazwy firm wspólników oraz ich adresy (bądź adresy doręczeń), a także nazwiska i imiona osób uprawnionych do reprezentacji 11 Wszystko o działalności gospodarczej – wfirma.pl i sposoby takiej reprezentacji. Jest to forma wystarczająca, wspólnicy nie mają obowiązku sporządzania dokumentu jako aktu notarialnego. Podatek dochodowy, którym powinno się opodatkować pochodzące ze spółki przychody, nie obciąża bezpośrednio działalności, ale poszczególnych wspólników. Oznacza to, że w tym przypadku zastosowanie ma ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT), a wspólnicy mogą się zdecydować na jedną z kilku form obliczania podatku (tak, jak w przypadku opisanych wcześniej działalności bez osobowości prawnej). 1.4.2 Spółka partnerska Tym, co wyróżnia spółkę partnerską na tle innych spółek osobowych, jest określona grupa osób, które mogą korzystać z takiej formy przy prowadzeniu działalności. W przepisach Kodeksu spółek handlowych przewidziano bowiem, że spółkę partnerską mogą założyć wyłącznie osoby fizyczne wykonujące wolne zawody. Ważne! Spółka partnerska nie może zostać założona – w przeciwieństwie do innych spółek – dla osiągnięcia wybranego celu gospodarczego. Jedynym celem tej formy działalności może być wykonywanie wolnych zawodów. W art. 88 kodeksu wyszczególnione zostały zawody, których przedstawiciele mogą stać się partnerami w spółce – są to mianowicie adwokat, aptekarz, architekt, inżynier budownictwa, biegły rewident, broker ubezpieczeniowy, doradca podatkowy, makler papierów wartościowych, doradca inwestycyjny, księgowy, lekarz, lekarz dentysta, lekarz weterynarii, notariusz, pielęgniarka, położna, radca prawny, rzecznik patentowy, rzeczoznawca majątkowy i tłumacz przysięgły. Tym, co może zachęcić do zorganizowania firmy w formie spółki partnerskiej, jest rozkład odpowiedzialności. Zgodnie z przepisami kodeksu, wspólnik nie jest odpowiedzialny i nie świadczy własnym majątkiem za czynności (w tym ewentualne błędy) wykonywane przez partnera w ramach spółki. Odpowiedzialność nie dotyczy też pracowników, zatrudnionych przez partnera. Jednakże każdy wspólnik może zobowiązać się do ponoszenia pełnej odpowiedzialności za spółkę – także za działania wspólników – w zamian za np. większy udział w zyskach. W takiej sytuacji należy zawrzeć odpowiednią adnotację w umowie. Natomiast jeśli chodzi o inne zobowiązania spółki, które nie są związane bezpośrednio z wykonywaniem zawodu, jak np. opłaty za media czy reklamę, partnerzy są za nie odpowiedzialni, w razie potrzeby także majątkiem własnym. Dlatego też, choć spółka partnerska jest odpowiednia dla dużego przedsiębiorstwa, to w przypadku większych nakładów na jej funkcjonowanie taka forma może wiązać się ze sporym ryzkiem. Reprezentować spółkę partnerską może – co do zasady – każdy jej partner, choć można ustalić inaczej i zawrzeć odpowiednią adnotację w umowie. Jednakże, kodeks 12 Wszystko o działalności gospodarczej – wfirma.pl przewiduje tu także możliwość powołania zarządu. Jego członkowie mogą, ale nie muszą być partnerami w spółce, zarządzanie można powierzyć osobom trzecim. Umowa spółki partnerskiej powinna zostać zawarta na piśmie. Zgodnie z art. 91 kodeksu, wspólnicy powinni w niej uwzględnić: określenie wolnego zawodu, przedmiot działalności, nazwiska i imiona partnerów, firmę i siedzibę, czas trwania (jeśli jest wyznaczony) oraz określenie wkładów i ich wartości. W przypadku, gdy któryś z partnerów zobowiązuje się do ponoszenia pełnej odpowiedzialności za spółkę lub gdy tylko wybrani wspólnicy będą firmę reprezentować, należy także wyszczególnić w umowie informacje na ten temat. Kodeks określa również dokładnie zasady nazywania spółki partnerskiej. Obok nazwy własnej powinno się tu pojawić nazwisko co najmniej jednego wspólnika oraz określenie “i partner”, “i partnerzy” lub “spółka partnerska”. Możliwe jest także zastosowanie skrótu „sp.p.”. Zaletą spółki partnerskiej jest brak określenia minimalnego początkowego oraz możliwość prowadzenia księgowości uproszczonej. kapitału 1.4.3 Spółka komandytowa Aby założyć spółkę komandytową, potrzebne są co najmniej dwie osoby – fizyczne lub prawne. Wśród wspólników przynajmniej jeden musi zostać komandytariuszem, natomiast drugi – komplementariuszem. Spółka komandytowa to doskonałe rozwiązanie dla przedsiębiorców, którzy mają dobry pomysł, ale nie mają odpowiedniego kapitału. Jeśli wybiorą oni taką formę prowadzenia działalności, staną się komplementariuszami. Komplementariusz w spółce prowadzi jej sprawy oraz reprezentuje ją wobec osób trzecich. Jednocześnie jest odpowiedzialny za zobowiązania całym swoim majątkiem – także prywatnym. Tak więc, z założenia komplementariusz jest osobą zarządzającą spółką. Natomiast komandytariusz to inwestor. Aby stać się wspólnikiem spółki komandytowej, musi wnieść do niej wkład – najczęściej w formie pieniężnej. Komandytariusz nie ponosi w spółce pełnej odpowiedzialności – świadczy on co prawda własnym majątkiem, ale tylko do wysokości ograniczonej sumą komandytową. W przepisach nie ustalono minimalnej czy maksymalnej kwoty takiej sumy, musi ona jednak zostać ustalona, a następnie wprowadzona do umowy firmy. Jednocześnie komandytariusz zajmuje stanowisko pasywne – nie prowadzi spraw firmy i – co do zasady – nie reprezentuje jej. Może się natomiast zdarzyć, że taki wspólnik będzie reprezentował spółkę jako pełnomocnik lub prokurant. W umowie spółki komandytowej należy zawrzeć – zgodnie z art. 105 kodeksu – firmę i siedzibę spółki, przedmiot działalności, czas trwania (jeśli jest oznaczony), wkłady wspólników i ich wartość oraz zakres odpowiedzialności każdego komandytariusza wobec wierzycieli – czyli wspomnianą wcześniej sumę komandytową. 13 Wszystko o działalności gospodarczej – wfirma.pl Na nazwę firmy muszą składać się nazwisko jednego lub kilku komplementariuszy oraz fraza “spółka komandytowa”. Dopuszczalne jest także stosowanie skrótu “sp.k.”. Jeśli zdarzy się, że komplementariuszem jest osoba prawna, w nazwie spółki należy podać pełną jej nazwę. Nie jest natomiast możliwe skorzystanie z nazwiska komandytariusza dla stworzenia nazwy. Jeśli taka sytuacja nastąpi, to taki komandytariusz odpowiada wobec osób trzecich tak, jak komplementariusz. W spółce komandytowej wymagane jest prowadzenie pełnej księgowości. Każdy ze wspólników rozlicza się z podatku dochodowego indywidualnie, na zasadach ustalonych w ustawie o PIT lub CIT, w zależności, czy chodzi o osobę fizyczną, czy prawną. Natomiast w kwestii podatku VAT podatnikiem jest cała spółka. 1.4.4 Spółka komandytowo-akcyjna Spółka komandytowo-akcyjna to dość specyficzna forma działalności. Łączy ona w sobie cechy spółki osobowej – odnosząc się najbardziej do zasad rządzących spółką komandytową – oraz spółki kapitałowej – będąc podobną do spółki akcyjnej. Taką formę działalności mogą wybrać wspólnicy – zarówno osoby fizyczne, jak i prawne – z których co najmniej jeden będzie komplementariuszem, a co najmniej jeden – akcjonariuszem. Tak jak w przypadku spółki komandytowej, komplementariusz stanowi tu stronę czynną, odpowiedzialną za spółkę całym swoim majątkiem, zarządzającą oraz odpowiedzialną za firmę. Natomiast akcjonariusz to inwestor, udostępniający swój kapitał i otrzymujący w zamian akcje spółki. Zgodnie z Kodeksem spółek handlowych, aby założyć spółkę komandytowoakcyjną, wspólnicy muszą posiadać kapitał zakładowy wynoszący minimum 50 000 zł. Dlatego też zakłada się, że taka forma prowadzenia działalności przeznaczona jest dla osób planujących rozwój na nieco większą skalę. Zasady działania spółki komandytowo-akcyjnej są określone nie w umowie, jak w przypadku innych spółek osobowych, ale w statucie, który musi zostać stworzony w postaci aktu notarialnego. Dokument ten powinien – zgodnie z art. 130 kodeksu – zawierać: firmę i siedzibę spółki, przedmiot działalności, czas trwania (o ile jest wyznaczony), wkłady każdego komplementariusza i ich wartość, wysokość kapitału zakładowego i sposób jego zebrania, informacje na temat akcji (ich wartość, liczbę zgodnie z poszczególnymi rodzajami, uprawnienia), nazwiska i imiona lub nazwy komplementariuszy oraz ich siedziby i adresy, organizację walnego zgromadzenia oraz rady nadzorczej. Status musi zostać podpisany przynajmniej przez wszystkich komplementariuszy, którzy zostaną następnie uznani za założycieli spółki. W nazwie spółki należy zawrzeć nazwisko jednego lub kilku komplementariuszy lub też nazwy, jeśli sprawa dotyczy osób prawnych. Niezbędne jest także dodanie frazy “spółka komandytowo-akcyjna” lub skrótu “S.K.A.”. Tak jak w przypadku spółki komandytowej, nie powinno się w nazwie umieszczać nazwisk akcjonariuszy. Jeśli do 14 Wszystko o działalności gospodarczej – wfirma.pl tego dojdzie, akcjonariusz ponosi za spółkę taką samą odpowiedzialność, jak komplementariusze. Dochody, uzyskiwane z prowadzenia spółki komandytowo-akcyjnej powinny być rozliczane indywidualnie przez jej członków, na zasadach ustawy o PIT lub CIT. W kwestii VAT za podatnika uznaje się całą spółkę. Księgowość w takiej formie działalności musi być prowadzona w postaci pełnych ksiąg podatkowych. 1.5 Spółki kapitałowe – osoby prawne Spółki kapitałowe są formą działalności wybieraną najczęściej przy prowadzeniu dużych przedsiębiorstw, choć niekoniecznie. Przepisy ich dotyczące zawarte zostały – podobnie jak w przypadku spółek osobowych – w Kodeksie spółek handlowych. Spółki kapitałowe są pełnoprawnymi osobami prawnymi. Oznacza to, że posiadają własny majątek, zupełnie odrębny od zasobów poszczególnych wspólników. Są samodzielne w kwestii nabywania praw i podejmowania zobowiązań, a także występowania przed sądami i organami administracji. 1.5.1 Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością stanowi jedną z najpopularniejszych form prowadzenia firmy. Może zostać założona w zasadzie w każdym celu dopuszczalnym przez prawo, niekoniecznie gospodarczym. Założycielami takiej spółki mogą być osoby fizyczne lub prawne. Istnieje także możliwość prowadzenia jednoosobowej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, co pozwala znacząco zmniejszyć ryzyko związane z prowadzeniem działalności indywidualnie. Jedynym wyjątkiem jest tu zakaz założenia jednoosobowej spółki z o.o. przez wyłącznie inną taką spółkę. Aby rozpocząć działalność w formie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, wspólnicy muszą posiadać kapitał zakładowy w kwocie min. 5000 zł. Pierwszym krokiem jest tutaj ustalenie umowy, która powinna mieć formę aktu notarialnego. Informacje, które muszą się w takim dokumencie znaleźć, to – zgodnie z art. 157 kodeksu – firma i siedziba spółki, przedmiot działalności, wysokość kapitału zakładowego, informacja czy wspólnik może posiadać więcej niż jeden udział, liczbę i wartość udziałów poszczególnych wspólników oraz czas trwania spółki (o ile został wyznaczony). Nazwa takiej spółki jest zupełnie dobrowolna, nie ma tu ograniczeń co do nazwisk czy nazw. Należy natomiast zawrzeć w niej frazę “spółka z ograniczoną odpowiedzialnością”, natomiast w obrocie można stosować skróty “sp. z o.o.” lub “s. z o.o.”. Odpowiedzialność za zobowiązania spółki powinna być co do zasady egzekwowana z majątku firmowego. Jednakże w sytuacji, gdy egzekucja taka okazałaby 15 Wszystko o działalności gospodarczej – wfirma.pl się nieskuteczna, za pokrycie długów będą odpowiadali solidarnie wszyscy wspólnicy, całym swoim majątkiem. W spółce z ograniczoną odpowiedzialnością należy prowadzić księgowość pełną. Dochody są w tym przypadku opodatkowane podatkiem dochodowym od osób prawnych na zasadach ustawy o CIT. W spółce z ograniczoną odpowiedzialnością funkcjonują trzy organy – zarząd, rada nadzorcza oraz zgromadzenie wspólników. Do zadań zarządu należy prowadzenie i reprezentowanie spółki wobec osób trzecich. Może się ona składać z jednej lub większej liczby osób, natomiast nie muszą one być wyłonione z członków spółki. Co do zasady, zarząd powoływany jest na kadencję – mandat członków wygasa po zakończeniu roku obrachunkowego. W razie potrzeby można jednak wprowadzić inne zasady w umowie spółki. Do zgromadzenia wspólników należą wszyscy członkowie spółki. Organ ten zbiera się raz w roku, w terminie do sześciu miesięcy od zakończenia poprzedniego roku obrachunkowego. Zgromadzenie ma na celu kontrolowanie poczynań spółki oraz wydaje odpowiednie uchwały. Część funkcji zgromadzenia ogólnego może zostać przeniesiona na trzeci organ spółki, jakim jest rada nadzorcza. Rada nie musi występować zawsze – co do zasady, obowiązek jej powołania występuje, gdy kapitał zakładowy przewyższa kwotę 500 000 zł, a członków jest więcej niż 25. 1.5.2 Spółka akcyjna Spółka akcyjna to najbardziej zaawansowana forma prowadzenia działalności gospodarczej. Wymagania, jakie trzeba spełnić przy jej zakładaniu oraz prowadzeniu powodują, że jest ona wybierana raczej przez średnie i duże przedsiębiorstwa. Założycielami i wspólnikami spółki akcyjnej może być jedna lub więcej osób fizycznych lub prawnych. Ograniczenia występują tu tylko w przypadku jednoosobowej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, która nie może być wyłącznym założycielem spółki akcyjnej. Statut firmy, dla której wybrano ten rodzaj działalności gospodarczej, powinien zostać spisany w postaci aktu notarialnego. Zgodnie z art. 304 Kodeksu spółek handlowych, w dokumencie takim powinny zostać zawarte informacje o firmie i jej siedzibie, wspólnikach, akcjach i członkach organów. Nazwa spółki – podobnie jak w przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością – może zostać ustalona dowolnie, jednakże należy ująć w niej frazę “spółka akcyjna”. W obrocie gospodarczym można w takiej sytuacji używać skrótu “S.A.”. W spółce akcyjnej występują trzy rodzaje organów – rada nadzorcza, zarząd oraz walne zgromadzenie akcjonariuszy. Wszystkie z nich należy powołać obowiązkowo, 16 Wszystko o działalności gospodarczej – wfirma.pl ponieważ w tym rodzaju działalności wszystkie aktywności mogą zostać podjęte tylko przy ich wykorzystaniu. Do walnego zgromadzenia należą wszyscy członkowie spółki. Przez ten organ podejmowane są wszystkie najważniejsze decyzje, w tym także – powoływanie rady nadzorczej. W radzie zasiada co najmniej trzech członków (w spółkach notowanych na giełdzie minimum 5). Jej głównym zadaniem jest badanie wszystkich dokumentów spółki, żądanie od pracowników sprawozdań, wyjaśnień i analiz, a także rewizja majątku spółki. W radzie nadzorczej zapada też decyzja dotycząca zarządu. Ten ostatni organ jest wybierany na okres maksymalnie 5 lat. Do jego zadań należy reprezentowanie spółki na zewnątrz, wobec osób trzecich. W spółce akcyjnej konieczne jest prowadzenie pełnej księgowości. Dochody są opodatkowane podatkiem dochodowym od osób prawnych na zasadach określonych w ustawie o CIT. 1.6 Formalności – czyli jak założyć spółkę Gdy przedsiębiorcy zdecydują się na wybór spółki osobowej lub kapitałowej jako formy prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej, należy zająć się związanymi z jej rejestracją formalnościami. W przypadku tych spółek – inaczej niż dla jednoosobowej działalności gospodarczej czy spółki cywilnej – należy zgłosić nowo powstałą firmę do Krajowego Rejestru Sądowego. Rejestracja spółki osobowej lub kapitałowej odbywa się w wybranym wydziale sądu rejestracyjnego, odpowiedniego dla okręgu, w którym będzie funkcjonowała spółka. Należy w tym przypadku skorzystać z właściwego formularza, który powinien zostać złożony osobiście w sądzie, bądź też przesłany drogą pocztową lub przy wykorzystaniu portalu internetowego Ministerstwa Sprawiedliwości. Bardzo ważne jest tu także zorientowanie się, jaki druk i załączniki są odpowiednie w przypadku konkretnej spółki. Informacje na ten temat można znaleźć w zamieszczonej poniżej tabeli: Wniosek podstawowy KRS-W1 (spółka jawna, partnerska, komandytowa) KRS-W2 Wnioski dodatkowe KRS-WB Wspólnicy spółki jawnej KRS-WC Wspólnicy spółki komandytowej KRS-WD Partnerzy KRS-WB Wspólnicy spółki jawnej lub komplementariusze spółki komandytowo-akcyjnej (spółka komandytowoakcyjna) KRS-WG Emisje akcji 17 Wszystko o działalności gospodarczej – wfirma.pl KRS-W3 (spółka z o.o.) KRS-W4 KRS-WE Wspólnicy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością podlegający wpisowi do rejestru KRS-WG Emisje akcji (spółka akcyjna) Dodatkowo, dla każdego rodzaju działalności należy załączyć: KRS-WA Oddziały, terenowe jednostki organizacyjne, KRS-WH Sposób powstania podmiotu, KRS-WK Organy podmiotu/wspólnicy uprawnieni do reprezentowania spółki, KRS-WL Prokurenci, KRS-WM Przedmiot działalności, KRS-ZN Sprawozdania finansowe i inne dokumenty. Ponadto, aby uzyskać wpis do KRS, należy wraz z formularzami złożyć pozostałe dokumenty, mianowicie: umowę (statut, ewentualnie akt założycielski jednoosobowej spółki kapitałowej), gdy umowę sporządzono w formie aktu notarialnego dołącza się wypis z tego aktu, wzory podpisów osób upoważnionych do reprezentowania spółki lub prokurenta (uwierzytelnione notarialnie albo złożone przed sędzią lub upoważnionym pracownikiem sądu), dokument o powołaniu członków zarządu spółki (dotyczy spółki z o.o., akcyjnej, a także partnerskiej, o ile ustanowiono w niej zarząd), ewentualnie pozostałych organów, a ponadto na osobnej kartce nazwiska, imiona i adresy członków zarządu, wykaz wspólników (partnerów, komplementariuszy, komandytariuszy) wraz z ich adresami (adresami dla doręczeń) bądź listę wspólników spółki z o.o., na osobnej kartce, oświadczenie zarządu o wniesieniu kapitału (dotyczy spółki komandytowoakcyjnej, z o.o., akcyjnej), nazwisko, imię albo firmę i siedzibę oraz adres jedynego wspólnika (akcjonariusza) – w przypadku jednoosobowej spółki z o.o. bądź akcyjnej, na osobnej kartce. Podczas rejestracji w KRS przedsiębiorcy mogą skorzystać z tzw. “jednego okienka” i dopełnić niezbędnych formalności na cele urzędu skarbowego. W takiej sytuacji, oprócz wymienionych wcześniej dokumentów, należy dodatkowo złożyć drugi egzemplarz umowy spółki i dokument, potwierdzający uprawnienia do korzystania z lokalu, w którym znajduje się siedziba firmy. Niezbędny jest także wniosek o wpis (lub 18 Wszystko o działalności gospodarczej – wfirma.pl zmianę wpisu) do rejestru REGON, zgłoszenie identyfikacyjne (lub aktualizacyjne) NIP ze wskazaniem właściwego naczelnika urzędu skarbowego oraz zgłoszenie płatnika składek ZUS (lub też jego zmianę). Nie należy także zapominać o dowodzie wpłaty opłaty sądowej za wpis w kwocie 500 zł oraz za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym w wysokości 100 zł. Sąd rejestrowy przesyła tak złożone dokumenty odpowiednio do właściwego urzędu statystycznego i skarbowego, a po uzyskaniu informacji o nadaniu spółce numeru NIP – dane są przekazywane do jednostki terenowej ZUS. WAŻNE! Jeśli podatnik rejestruje się do KRS drogą elektroniczną, pozostałe wnioski i zgłoszenia powinien złożyć samodzielnie (możliwe jest także wykorzystanie drogi elektronicznej). 19 Wszystko o działalności gospodarczej – wfirma.pl 2. Sposoby finansowania działalności Założenie własnej firmy najczęściej wiąże się z koniecznością dysponowania odpowiednim kapitałem. Niestety, nie każdy potencjalny przedsiębiorca jest w stanie sfinansować nowo otwartą działalność samodzielnie. Szczególnie, że nie tylko początek może być ciężki – nawet właściciele już istniejących firm czasem borykają się z problemem braku funduszy na rozwój. Warto zatem przyjrzeć się mechanizmom pozyskiwania kapitału z zewnątrz i ich wpływowi na księgowość i kwestie podatkowe firmy. 2.1 Kredyty Tradycyjnym źródłem finansowania jest kredyt. Pozyskując go, przedsiębiorca nie wykazuje przychodu ani kosztu. Dopiero w momencie sfinansowania zakupu danego towaru, majątku firmowego lub usługi związanej z prowadzoną działalnością środkami z kredytu, w działalności zostanie zaksięgowany koszt na podstawie faktury zakupu. Przy księgowaniu zakupu nie ma więc znaczenia, że został on sfinansowany kredytem. Dodatkowo jednak, poza zaliczeniem do kosztu faktycznej ceny nabycia danego towaru czy majątku, przedsiębiorca będzie mógł uznać za koszt naliczone od kredytu odsetki. Warunkiem jest, by były one zapłacone, bo tylko takie zalicza się do kosztów podatkowych. Potwierdzeniem ich opłacenia może być wyciąg bankowy lub dowód wpłaty. Ważną kwestią w kredytowaniu środków trwałych firmy jest umowa kredytowa. Może pojawić się w niej zapis o tym, że bank staje się, w pewnym procencie (najczęściej 49%), współwłaścicielem danej rzeczy. Dla przedsiębiorcy oznacza to, że nie może on dokonywać odpisów amortyzacyjnych od ogólnej wartości środka trwałego, a jedynie od tej, której jest właścicielem (zwykle 51%). Kredytowanie nie wpływa natomiast na zaliczanie do kosztów wydatków związanych z eksploatacją zakupionej rzeczy czy jej ubezpieczeniem. 2.2 Leasing Pozyskiwanie kapitału nie ogranicza się jedynie do pozyskiwania samego pieniądza. Często przedsiębiorcy potrzebny jest sprzęt czy też samo miejsce, w którym działalność mogłaby być prowadzona. W takim przypadku jedną z najczęściej spotykanych form finansowania jest leasing. Przedmiotem leasingu mogą być zarówno rzeczy ruchome, jak i grunty czy nieruchomości. Ujęcie leasingu w kosztach będzie zależało od rodzaju leasingu, bowiem w praktyce rozróżnia się dwa charaktery umów: leasing operacyjny i leasing finansowy. 2.2.1 Leasing operacyjny W przypadku leasingu operacyjnego rzecz leasingowana pozostaje przez cały okres leasingu własnością firmy leasingującej. Przedsiębiorca nie może zatem 20 Wszystko o działalności gospodarczej – wfirma.pl wprowadzić przedmiotu umowy do swojej ewidencji środków trwałych ani naliczać amortyzacji. Natomiast w przypadku tej formy leasingu wydatkami, które można uznać za koszty uzyskania przychodu, będą: raty leasingowe, często z automatycznie naliczonymi odsetkami, czynsz inicjalny (opłata wstępna), wydatki poniesione z tytułu eksploatacji przedmiotu leasingu, ubezpieczenie. 2.2.2 Leasing finansowy Umowa leasingu finansowego wskazuje, że rzecz będąca jej przedmiotem staje się od początku własnością leasingobiorcy. Zatem w tym przypadku określony sprzęt staje się od razu środkiem trwałym firmy, który należy wprowadzić ewidencji. W związku z powyższym nieco inny będzie zakres kosztów, ponoszonych w ramach leasingu finansowego. Można tu wyróżnić: odpisy amortyzacyjne, część odsetkową z raty leasingowej, wydatki związane z eksploatacją przedmiotu leasingu, ubezpieczenie. 2.3 Dotacje Zakładający działalność mają również możliwość korzystania z pomocy przyznawanej ze środków pochodzących z budżetu państwa czy ze środków unijnych. Otrzymane bezzwrotne dotacje są przychodem, ale podlegającym zwolnieniu z opodatkowania. Kwestię tę reguluje art. 21 ustawy o PIT. W związku z tym, przedsiębiorca korzystający z dotacji nie ma obowiązku wykazywania otrzymanych środków jako przychodu z działalności i odprowadzania od nich podatku dochodowego. Jednak z drugiej strony oznacza to, że zakupione z dotacji przedmioty nie będą traktowane jako koszt podatkowy. Zatem przedsiębiorca, kupując z dotacji sprzęt (np. maszyny stanowiące środek trwały), nie będzie mógł ująć w kosztach poniesionych z tego tytułu wydatków. Taka sama sytuacja będzie miała miejsce w przypadku zakupu towarów sfinansowanych dotacją. Pomimo tego, że przedsiębiorca otrzyma fakturę zakupu towarów, nie wprowadzi jej jako koszt podatkowy. Jedynym wyjątkiem od ogólnej reguły stanowiącej, że otrzymane dotacje nie stanowią przychodu firmy, a wydatki nimi sfinansowane nie są kosztem podatkowym, jest otrzymanie dotacji z Funduszu Pracy (jednorazowa pomoc dla bezrobotnego na rozpoczęcie działalności). Dotacja ta została uwzględniona w ustawie jako przychód zwolniony z opodatkowania, ale wydatki nią sfinansowane nie zostały wyłączone z kosztów. Dlatego też taka forma dotacji stanowi wyjątek dla celów księgowych – 21 Wszystko o działalności gospodarczej – wfirma.pl podatnik może ująć w kosztach zakup towarów czy usług sfinansowanych środkami z dotacji. Wyjątek ten nie dotyczy jednak zakupionych z dotacji środków trwałych, których odpisy amortyzacyjne i w tym wypadku nie będą stanowiły kosztu podatkowego. 2.4 Inne Pozyskanie środków dla początkujących przedsiębiorców, którzy często nie posiadają zdolności kredytowej, jest utrudnione. Zdarza się, że już na samym początku wyklucza się ich jako kredytobiorców. Wówczas mogą starać się oni o pożyczkę z tzw. inicjatyw społecznych, zwykle powiązanych z pomocą unijną. Takiej zwrotnej pożyczki przedsiębiorca nie traktuje jak dotacji, tylko rozlicza zakupy sfinansowane z jej środków podobnie jak przy kredycie. Pożyczka nie stanowi więc bezpośredniego przychodu dla przedsiębiorcy. Inaczej będzie w przypadku, gdy przedsiębiorca otrzyma refundację z urzędu pracy, związaną np. ze zorganizowaniem prac interwencyjnych. Wówczas otrzymane środki (jako częściowy zwrot poniesionych kosztów), będą stanowiły dla przedsiębiorcy pozostałe przychody podlegające opodatkowaniu podatkiem dochodowym. Jak widać niezwykle istotne jest, z jakiego rodzaju pomocy przedsiębiorca korzysta. Wpływa to bowiem na wymiar osiąganych korzyści oraz poprawność koniecznych do prowadzenia księgowych rozliczeń. 22 Wszystko o działalności gospodarczej – wfirma.pl 3. Rozliczenia z urzędem skarbowym – podatek VAT Podatek od towarów i usług jest powszechnym podatkiem, który jest rozliczany w większości przeprowadzonych transakcji. Zakładając działalność gospodarczą przedsiębiorca może zadecydować, czy chce rozliczać się z państwem z tej opłaty, czy też woli skorzystać ze zwolnienia. Aby wybrać najlepsze dla siebie rozwiązanie, trzeba przede wszystkim zapoznać się z podstawowymi informacjami na temat VAT. 3.1 Podmiot i przedmiot opodatkowania Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług (VAT) za podatników tego podatku uznaje się wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą: osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej, osoby fizyczne. Co ważne, są one podatnikami bez względu na cel lub rezultat takiej działalności. Natomiast przedmiotem opodatkowania jest większość operacji gospodarczych. Ich lista została wymieniona w art. 5 ust. 1 ustawy o VAT – zatem, opodatkowaniu podatkiem VAT podlega: odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju, eksport towarów, czyli potwierdzony przez urząd celny wywóz towarów z terytorium Polski poza terytorium Unii Europejskiej, jeżeli wywóz jest dokonany przez dostawcę lub na jego rzecz (eksport bezpośredni) bądź nabywcę mającego siedzibę poza terytorium kraju lub na jego rzecz (eksport pośredni), import towarów, a więc przywóz towarów z terytorium państwa trzeciego (spoza UE) na terytorium Polski, wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów (WNT) – nabycie prawa do rozporządzania towarami, które w wyniku dokonanej dostawy są wysyłane lub transportowane na terytorium Polski z innego kraju UE, wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów (WDT) – wywóz towarów z terytorium Polski do innych krajów członkowskich Unii Europejskiej. Aby dostawę można było uznać za WDT obie strony transakcji, zarówno dostawca jak i nabywca, muszą być podatnikami VAT UE zdefiniowanymi na potrzeby wewnątrzwspólnotowych transakcji (z wyłączeniem nowych środków transportu i wyrobów akcyzowych). 3.2 Podatek VAT należny a naliczony Podatek VAT, rozliczany w ramach przedsiębiorstwa można podzielić na dwa podstawowe rodzaje – podatek VAT należny oraz podatek VAT naliczony. Rozróżnienie to jest niezwykle istotne. 23 Wszystko o działalności gospodarczej – wfirma.pl Podatek VAT należny pojawia się w momencie, gdy przedsiębiorca dokonuje sprzedaży. Jest to kwota, którą należy odprowadzić do urzędu skarbowego. Natomiast podatek VAT naliczony występuje w chwili dokonania zakupu. Przedsiębiorca ma prawo (choć nie obowiązek) odliczenia tego podatku – czyli odzyskania go od fiskusa. Jako że odprowadzanie VAT należnego do urzędu, a następnie wnioskowanie o zwrot podatku naliczonego byłoby niepraktyczne, przedsiębiorcy dokonują niezbędnych rozliczeń za pomocą deklaracji. W zależności od stosunku podatku należnego do naliczonego możliwe są następujące sytuacje: podatek należny > podatek naliczony – zobowiązanie wobec US, nadwyżkę podatku należnego nad naliczonym należy wpłacić do urzędu, podatek należny = podatek naliczony – brak należności lub zobowiązań (w praktyce rzadko spotykana sytuacja), podatek należny < podatek naliczony – należność US wobec przedsiębiorcy, domyślnie nadwyżka ta jest przenoszona na następny okres rozliczeniowy, ale przedsiębiorca może także wnioskować o zwrot podatku. 3.3 Aktualne stawki podatku VAT Obecnie obowiązują stawki VAT o nieco podwyższonej wysokości. Aktualnie wiadome jest, że stawki w tej wysokości będą właściwe co najmniej do 2016 roku: 23% – stawka podstawowa stosowana przy sprzedaży towarów i usług na terenie kraju oraz przy WDT (w przypadku braku aktywnego numeru VAT kontrahenta z obszaru UE) i eksporcie towarów (w przypadku braku dokumentu celnego wywozu z terytorium Polski), 8% i 5% – stawki obniżone, stosowane również w transakcjach na terenie kraju oraz przy WDT i eksporcie towarów, 7% – stawka zryczałtowanego zwrotu podatku (w przypadku zwrotu rolnikom ryczałtowym kwoty podatku VAT przy sprzedaży produktów rolnych podatnikom VAT), 4% – stawka ryczałtu dla świadczących usługi taksówek osobowych, 0% – stosowana przy WDT, eksporcie towarów oraz w szczególnych przypadkach określonych w ustawie o VAT, które obejmują dostawę towarów i świadczenie usług na terytorium kraju. 3.4 Moment powstania obowiązku podatkowego Zgodnie ze stanem prawnym obowiązującym do końca 2013 r., obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wydania towaru lub wykonania usługi. Jeżeli zdarzenia te powinny być potwierdzone fakturą, to obowiązek powstanie z chwila jej wystawienia, nie później jednak niż w ciągu 7 dni (od daty wydania towaru lub wykonania usługi). Natomiast od 1 stycznia 2014 r. obowiązek podatkowy będzie powstawał – z wyłączeniem kilku określonych w ustawie wyjątków – z chwilą zakończenia dostawy 24 Wszystko o działalności gospodarczej – wfirma.pl towarów albo wykonania usługi. W związku z tym data wystawienia faktury przestanie być tak znacząca dla podatku VAT. Oprócz zasady ogólnej istnieje kilka sytuacji, w których moment powstania obowiązku podatkowego będzie związany ze zdarzeniem innym, niż zakończenie dostawy towarów albo wykonania usługi. Pierwszy wyjątek dotyczy sytuacji, w których rozliczenia dokonuje się na podstawie metody kasowej – w tym przypadku obowiązek podatkowy powstaje z chwilą otrzymania całości lub części zapłaty. Taka sytuacja dotyczy małych podatników, którzy zdecydowali się na rozliczanie metodą kasową, a także przypadków wskazanych w art. 19 ust. 5 ustawy o VAT. Drugi wyjątek występuje natomiast w przypadkach, kiedy momentem właściwym dla powstania obowiązku podatkowego będzie dzień wystawienia faktury. Najistotniejszą dla przedsiębiorców sytuacją jest sprzedaż usług dotyczących mediów oraz usług telekomunikacyjnych – czyli np. dostarczanie wody i gazu, odprowadzanie ścieków, dostarczanie Internetu itp. Ponadto wyjątkowe sytuacje, w których istotny będzie moment wystawiania faktury, zostały wymienione w art. 106b ust. 1 ustawy o VAT. Uwaga! Do końca roku 2013 obowiązek podatkowy w przypadku usług dotyczących mediów oraz usług telekomunikacyjnych powstaje w okresie, w którym wyznaczony jest termin płatności faktury. 3.4.1 Faktury zaliczkowe W obrocie gospodarczym niejednokrotnie zdarza się, że kontrahent wpłaca część albo całość należności jeszcze przed dostarczeniem towaru albo wykonaniem usługi. Zgodnie z ustawą o VAT, chodzi tu przede wszystkim o przedpłatę, zaliczkę, zadatek albo ratę. W takim przypadku sprzedawca ma obowiązek wystawienia kontrahentowi faktury zaliczkowej. Obowiązek podatkowy powstanie w tej sytuacji w chwili otrzymania „przedterminowej” należności. 3.4.2 Faktury za usługi budowlane i transportowe Szczególnym przypadkiem są również faktury, które dotyczą usług budowlanych i transportowych. W myśl art. 19 ust. 13 pkt. 2, obowiązek powstaje z chwilą otrzymania całości lub części zapłaty, nie później jednak niż 30 dnia, licząc od dnia wykonania usług. Natomiast od 1 stycznia 2014 r. w przypadku usług transportowych będzie stosowana ogólna zasada powstawania obowiązku podatkowego. Data wystawienia faktury będzie zatem istotna tylko dla usług budowlanych i budowlano-montażowych. 25 Wszystko o działalności gospodarczej – wfirma.pl 3.5 Właściwość miejscowa US Przedsiębiorca zarówno w kwestii podatku VAT, jak i podatku dochodowego musi rozliczyć się z właściwym dla niego urzędem skarbowym. W przypadku podatku dochodowego sprawa jest prosta – dla osób fizycznych właściwym jest ten ze względu na miejsce zamieszkania podatnika. W kwestii podatku VAT możliwe są natomiast dwie sytuacje. Jeśli przedsiębiorca prowadzi swoją działalność tylko w jednym miejscu – czyli tylko w jednym miejscu wykonuje czynności podlegające opodatkowaniu w VAT – to właściwym będzie urząd skarbowy właśnie ze względu na miejsce prowadzenia działalności. Jeśli jednak firma funkcjonuje w różnych miejscach – np. w postaci oddziałów – które podlegają pod różne urzędy skarbowe, wtedy właściwym organem będzie ten przypisany do miejsca zamieszkania podatnika – ten sam, w którym rozliczany jest podatek dochodowy. Uwaga! Jeśli chodzi o osoby prawne oraz jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej, to w ich przypadku właściwym organem skarbowym w kwestii podatku VAT jest ten ze względu na adres siedziby. 3.6 Deklaracje i terminy Przedsiębiorcy będący małymi podatnikami mają możliwość wyboru rozliczeń z tytułu podatku VAT w okresach miesięcznych lub kwartalnych. W zależności od decyzji, będą oni korzystali z następujących deklaracji: VAT-7 dla rozliczeń miesięcznych, VAT-7K dla kwartalnych. Deklaracje VAT należy złożyć do urzędu skarbowego do 25 dnia miesiąca, następującego po miesiącu lub kwartale, którego rozliczenie dotyczy. 3.7 Podatek VAT a kasa fiskalna Obowiązek stosowania kas fiskalnych do rejestrowania sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej wynika z art. 111 ustawy o VAT. Jeżeli z przyczyn niezależnych od podatnika nie może być prowadzona ewidencja sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, podatnik jest obowiązany ewidencjonować obroty i kwoty podatku należnego przy zastosowaniu rezerwowej kasy rejestrującej. Co ciekawe w przypadku, gdy ewidencjonowanie przy zastosowaniu kasy rezerwowej jest niemożliwe, podatnik nie może dokonywać sprzedaży. 3.7.1 Zwolnienia z kasy fiskalnej Istnieje możliwość skorzystania ze zwolnienia z rejestrowania sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej. Mówi o tym Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29.11.2012 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących. Zgodnie z jego zapisami przedsiębiorca nie ma 26 Wszystko o działalności gospodarczej – wfirma.pl obowiązku zakładania kasy fiskalnej do momentu, kiedy jego obrót ze sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych nie przekroczy 20000 zł. Zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania nie stosuje się w przypadku podatników, którzy w poprzednim roku podatkowym byli obowiązani do ewidencjonowania lub przestali spełniać warunki do zwolnienia. Zwolnienie traci moc po 2 miesiącach od przekroczenia limitu. Dodatkowo istnieje pewna grupa działalności, które nie mogą korzystać ze zwolnienia z kasy fiskalnej, nawet jeśli nie przekroczyły ustawowego limit. Zatem, zwolnień z obowiązku ewidencjonowania nie stosuje się w przypadku dostaw: gazu płynnego, części do silników (PKWiU 28.11.4), silników spalinowych wewnętrznego spalania w rodzaju stosowanych do napędu pojazdów (PKWiU 29.10.1), nadwozi do pojazdów silnikowych (PKWiU 29.20.1), przyczep i naczep; kontenerów (PKWiU 29.20.2), części przyczep, naczep i pozostałych pojazdów bez napędu mechanicznego (PKWiU 29.20.30.0), części i akcesoriów do pojazdów silnikowych (z wyłączeniem motocykli), gdzie indziej niesklasyfikowanych (PKWiU 29.32.30.0), silników spalinowych tłokowych wewnętrznego spalania w rodzaju stosowanych w motocyklach (PKWiU 30.91.3), sprzętu radiowego, telewizyjnego i telekomunikacyjnego, z wyłączeniem lamp elektronowych i innych elementów elektronicznych oraz części do aparatów i urządzeń do operowania dźwiękiem i obrazem, anten (PKWiU ex 26 i ex 27.90), sprzętu fotograficznego, z wyłączeniem części i akcesoriów do sprzętu i wyposażenia fotograficznego (PKWiU ex 26.70.1), wyrobów z metali szlachetnych lub z udziałem tych metali, których dostawa nie może korzystać ze zwolnienia od podatku, o którym mowa w art. 113 ust. 1 i 9 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, zwanej dalej "ustawą", płyt CD, DVD, kaset magnetofonowych, taśm magnetycznych (w tym kaset wideo), dyskietek, kart pamięci, kartridżów i innych analogowych lub cyfrowych nośników danych zawierających zapisane dane lub zapisane pakiety oprogramowania komputerowego, w tym również sprzedawanych łącznie z licencją na użytkowanie, wyrobów przeznaczonych do użycia, oferowanych na sprzedaż lub używanych jako paliwa silnikowe albo jako dodatki lub domieszki do paliw silnikowych, bez względu na symbol PKWiU, wyrobów tytoniowych (PKWiU 12.00), napojów alkoholowych o zawartości alkoholu powyżej 1,2% oraz napojów alkoholowych będących mieszaniną piwa i napojów bezalkoholowych, w których zawartość alkoholu przekracza 0,5%, bez 27 Wszystko o działalności gospodarczej – wfirma.pl względu na symbol PKWiU, z wyjątkiem towarów, dostarczanych w sposób określony w poz. 42 załącznika do rozporządzenia. Zwolnienia nie obejmuje także działalność, w zakresie której świadczone są usługi: przewozów pasażerskich w samochodowej komunikacji, z wyjątkiem przewozów wymienionych w poz. 15 i 16 załącznika do rozporządzenia, przewozu osób oraz ich bagażu podręcznego taksówkami. Wśród czynności zwolnionych z obowiązku ewidencjonowania, wymienionych w załączniku do rozporządzenia, znajduje się dostawa towarów w systemie wysyłkowym (pocztą lub przesyłkami kurierskimi). Jest to możliwe pod warunkiem, że zapłaty za wykonaną czynność dokonano w całości za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej (odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowokredytowej, której jest członkiem), a z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła i na czyją rzecz została dokonana (dane nabywcy, w tym jego adres). 3.7.2 Ulga na zakup kasy w deklaracji VAT Zgodnie z art. 111 ust. 4 ustawy o VAT podatnicy, którzy rozpoczną ewidencjonowanie przychodów za pomocą kasy rejestrującej w obowiązujących terminach, mogą odliczyć od podatku kwotę odpowiadającą 90% wartości netto kasy, jednak nie więcej niż 700 zł. Jeżeli w pierwszym okresie (miesiącu, kwartale), w którym podatnik chce skorzystać z ulgi, podatek należny (od sprzedaży) jest wyższy od naliczonego (od zakupów), o co najmniej wartość przysługującej ulgi z tytułu zakupu kasy, to przedsiębiorca ma prawo do pomniejszenia podatku należnego o całą kwotę tej ulgi. Przykład: Przedsiębiorca zakupił kasę fiskalną w kwocie 750 zł netto. Zgodnie z ustawą o VAT przysługuje mu prawo do odliczenia 90% wartości kasy, nie więcej niż 700 zł. W miesiącu skorzystania z ulgi kwota podatku VAT do zapłaty na rzecz urzędu skarbowego wynosiła 1200 zł. W tym przypadku kwota do odliczenia będzie wynosić 675 zł (750 zł x 90% = 675). Kwota mieści się w wyznaczonym limicie. Kwotę ulgi należy ująć w deklaracji VAT-7 bądź VAT-7K jako kwotę wydatkowaną na zakup kas rejestrujących, do odliczenia w danym okresie rozliczeniowym. Jeżeli w okresie dokonania odliczenia kwota podatku należnego jest wyższa od naliczonego, ale mniejsza od wartości przysługującej ulgi, a w kolejnym miesiącu/kwartale również wystąpi nadwyżka podatku należnego nad naliczonym – 28 Wszystko o działalności gospodarczej – wfirma.pl przedsiębiorca może odliczyć pozostałą cześć nierozliczonej kwoty ulgi w następnym okresie. Należy pamiętać, że gdy kwota nadwyżki w dalszym ciągu będzie niewystarczająca, wówczas odliczenia można dokonać w kolejnym okresie, ale pod warunkiem, że nie wystąpi nadwyżka podatku naliczonego nad należnym. Jeżeli natomiast w którymś z kolejnych okresów skorzystania z ulgi nastąpi nadwyżka podatku naliczonego nad należnym, to przedsiębiorca nie ma możliwości dokonania odliczenia. W takiej sytuacji w deklaracji wypełnia pozycję przeznaczoną dla ubiegających się o zwrot kwoty z tytułu ulgi na zakup kas rejestrujących. Należy jednak pamiętać, że za jeden okres przedsiębiorca może odliczyć kwotę ulgi nie wyższą niż: 25% kwoty przysługującej podatnikowi do odliczenia przed jego pierwszym dokonaniem (max. 25% x 700zł = 175 zł) – jeżeli podatnik składa deklaracje za okresy miesięczne, 50% (max. 350 zł) wartości określonej kwoty, pokrywającej wydatki na zakup kas rejestrujących, opisanej w ustawie – jeżeli podatnik składa deklaracje za okresy kwartalne. Przykład: Przedsiębiorca rozlicza się z tytułu podatku VAT za okresy miesięczne. Możliwa do odliczenia kwota ulgi z tytułu zakupu kasy wyniosła 675 zł. W styczniu kwota nadwyżki podatku należnego nad naliczonym (i tym samym podlegająca zapłacie do urzędu skarbowego) wynosiła 275 zł, i taką kwotę podatnik odliczył. W kolejnych trzech miesiącach występowały nadwyżki podatku naliczonego, stąd przedsiębiorca ubiegał się o zwrot pozostałej części ulgi. W lutym możliwe będzie odliczenie 169 zł (675 zł x 25%= 168,75, czyli po zaokrągleniu 169 zł). Podobnie będzie w marcu, natomiast w kwietniu odliczenie obejmie pozostałą kwotę w wysokości 62 zł. Przykład: Przedsiębiorca rozlicza się z tytułu podatku VAT za okresy kwartalne. Możliwa do odliczenia kwota ulgi z tytułu zakupu kasy wyniosła 675 zł. W I kwartale kwota nadwyżki podatku należnego nad naliczonym (i tym samym podlegająca zapłacie do urzędu skarbowego) wynosiła 75 zł. Taką też kwotę podatnik odliczył. W kolejnych 2 kwartałach występowały nadwyżki podatku naliczonego, stąd przedsiębiorca ubiegał się o zwrot pozostałej części ulgi. W II kwartale odliczyć można zatem kwotę 337,50 zł (675 zł x 50% = 337,50, po zaokrągleniu 338 zł). W III kwartale przedsiębiorca odliczył pozostało kwotę, w wysokości 262 zł. Bardzo istotne w kontekście możliwości skorzystania z ulgi na zakup kasy jest jej terminowe nabycie i zainstalowanie. Zgodnie bowiem z art. 111 ust. 4 ustawy o VAT z ulgi na zakup kasy mogą skorzystać wyłącznie podatnicy, którzy rozpoczną ewidencjonowanie obrotu i kwot podatku należnego w obowiązujących terminach. Rozpoczęcie ewidencjonowania sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej po ustawowo przewidzianym terminie wyłącza możliwość skorzystania z odliczenia. 29 Wszystko o działalności gospodarczej – wfirma.pl 4. Rozliczenia z urzędem skarbowym – podatek dochodowy Przy zakładaniu działalności gospodarczej każdy przedsiębiorca jest zobowiązany do złożenia wniosku o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, za pomocą formularza CEIDG-1. Jest to jednocześnie zgłoszenie do urzędu skarbowego, w którym zawiera się informacja m.in. o wybranej formie opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Na wszystkich osobach fizycznych i prawnych, które osiągają w danym roku dochody (niezależnie od ich wysokości) ciąży obowiązek rozliczania się z podatku dochodowego. W Polsce istnieją dwa rodzaje podatku dochodowego – PIT, czyli podatek od osób fizycznych, którego zasady rozliczania określają przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, oraz CIT – podatek dochodowy od osób prawnych, dla którego podstawowym aktem prawnym jest ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych. 4.1 Podstawowe informacje o podatku dochodowym od osób fizycznych Podatek dochodowy od osób fizycznych (PIT) dotyczy, jak sama nazwa wskazuje, osób fizycznych, także tych prowadzących indywidualną działalność gospodarczą czy będących wspólnikami spółki cywilnej lub spółek osobowych (a więc m.in. przedsiębiorców, emerytów i rencistów, zatrudnionych na umowę o pracę, zlecenia czy dzieło). Jest to najpopularniejszy podatek, którego głównym założeniem jest powszechność. W przypadku PIT źródłem opodatkowania jest dochód, czyli przychody pomniejszone o koszty poniesione w związku z ich uzyskaniem. Instytucją, która zajmuje się podatkami, jest urząd skarbowy. Podatek dochodowy od osób fizycznych rozliczany jest w urzędzie właściwym ze względu na miejsce zamieszkania podatnika, w przeciwieństwie do CIT (podatku dochodowego od osób prawnych), dla którego właściwym urzędem jest urząd skarbowy przyporządkowany ze względu na siedzibę spółki kapitałowej. Podatek dochodowy opłaca się w formie miesięcznej lub kwartalnej zaliczki. Z obowiązku tego podatnik powinien wywiązać się do 20 dnia następnego miesiąca (lub kwartału, jeżeli rozlicza się kwartalnie), a więc np. podatek za maj powinno się opłacić do 20 czerwca. Wyjątkiem jest karta podatkowa – tu rozliczenie następuje do 7 dnia następnego miesiąca 30 Wszystko o działalności gospodarczej – wfirma.pl 4.2 Wybór formy opodatkowania Jak zostało wcześniej wspomniane, już początkujący przedsiębiorca przy składaniu wniosku CEIDG-1musi zdecydować, jaką formę opodatkowania swoich dochodów wybiera. Możliwości są cztery (jednak nie wszystkie jednakowo dostępne): opodatkowanie na zasadach ogólnych, podatek liniowy, zryczałtowane formy opodatkowania: o ryczałt od przychodów ewidencjonowanych, o karta podatkowa. Przedsiębiorca, który przy rejestracji działalności w CEIDG nie wybrał formy opodatkowania, może tego dokonać na zasadach przewidzianych w ustawach podatkowych, a więc przez złożenie oświadczenia (wniosku) naczelnikowi urzędu skarbowego (art. 9a ust. 2 ustawy o PIT), jednak nie później niż w dniu uzyskania pierwszego przychodu. Jeżeli podatnik nie postanowi inaczej we wniosku do CEIDG ani nie złoży oświadczenia o wyborze innej formy, podstawową formą jest opodatkowanie według skali podatkowej (na zasadach ogólnych). Decyzja o danej formie opodatkowania nie jest decyzją “na całe życie” – ustawodawca przewidział możliwość jej zmiany, jednak ustalił też jeden bardzo istotny warunek – należy to zrobić do 20 stycznia roku podatkowego, którego nowa forma ma dotyczyć. Wypełniając wniosek CEIDG-1 przedsiębiorca wybiera również formę zapłaty zaliczki na podatek dochodowy. Istnieją trzy możliwości – zaliczka może być odprowadzana: co miesiąc, co kwartał, w sposób uproszczony. Uproszczony tryb opłaty zaliczek polega na comiesięcznym wpłacaniu zaliczki na podatek dochodowy, wyliczanej jednak nie na podstawie bieżących skumulowanych przychodów i kosztów, ale na podstawie dochodów uzyskiwanych dwa lub trzy lata temu. W związku z taką konstrukcją, zaliczki uproszczonej nie mogą wybrać przedsiębiorcy, którzy założyli dopiero działalność oraz ci, którzy przez ostatnie dwa, trzy lata wykazywali same straty lub nie osiągnęli dochodu powodującego zapłatę podatku. Zaliczka w formie uproszczonej wynosi 1/12 obliczonej kwoty podatku na podstawie danych z zeznania podatkowego za dwa lub trzy lata wstecz, obliczonej przy zastosowaniu odpowiedniej stawki – czyli skali podatkowej lub podatku liniowego. 31 Wszystko o działalności gospodarczej – wfirma.pl Zaliczki płacą podatnicy, którzy wybrali rozliczanie podatku na zasadach ogólnych lub podatkiem liniowym. Ryczałtowcy także mają obowiązek miesięcznego lub kwartalnego rozliczania się z podatku. W ich przypadku jednak nie jest to zaliczka na podatek dochodowy, a po prostu zryczałtowany podatek za konkretny okres. Zaliczki i należny podatek przedsiębiorca ma obowiązek wyliczać sam. Nie zrobi tego za niego urząd skarbowy. 4.3 Opodatkowanie na zasadach ogólnych – progresywna skala podatkowa Podstawą opodatkowania na zasadach ogólnych (wg progresywnej skali podatkowej) jest dochód, a więc przychód osiągnięty z prowadzonej działalności pomniejszony o koszt jego uzyskania. Pojawia się zatem pytanie, skąd wziąć wartości potrzebne do obliczenia dochodu? Otóż wszystkie osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą mają obowiązek prowadzenia ewidencji. W zależności od formy prowadzonej działalności oraz formy rozliczeń zakładają podatkową księgę przychodów i rozchodów (KPiR) bądź księgi rachunkowe. Właśnie na podstawie zapisów prowadzonych w tych ewidencjach przedsiębiorca będzie w stanie ustalić wysokość przychodów i kosztów dotyczących prowadzonej działalności. Głównym sposobem określającym wysokość zobowiązań podatkowych osób fizycznych jest skala podatkowa. Na jej podstawie ustala się, w jakiej wysokości podatnik zapłaci podatek od dochodów uzyskanych w danym roku podatkowym. Skala podatkowa na 2013 rok: Ponad 85 528 zł Wysokość podatku Do 85 528 zł 18% minus kwota zmniejszająca podatek 556 zł 02 gr - 14 839 zł 02 gr plus 32% nadwyżki ponad 85 528 zł Roczna kwota zmniejszająca podatek 556 zł 02 gr Roczny dochód niepowodujący obowiązku zapłaty podatku 3 091 zł Przy tej formie opodatkowania przedsiębiorca jest zobowiązany do zapłaty zaliczki na podatek dochodowy w sytuacji, gdy wysokość dochodu w danym roku podatkowym przekroczy kwotę wolną od podatku. Oznacza to, że jeżeli w określonym miesiącu (lub kwartale) dochody przedsiębiorcy przekroczą 3091 zł, jest on zobowiązany do zapłaty zaliczki za dany miesiąc (kwartał). Kwotę zaliczki oblicza się na podstawie danych zawartych w skali podatkowej – jest to 18% lub 32% osiągniętego dochodu, przy czym wyższą stawkę należy stosować, gdy dochód przedsiębiorcy przekroczy 85 528 zł. Nie oznacza to jednak, że cały dochód będzie opodatkowany tą 32 Wszystko o działalności gospodarczej – wfirma.pl wyższą stawką. Dochód w wysokości 85 528 zł będzie oprocentowany 18%, a więc podatek wyniesie 15 395,04 zł. Pomniejszony on zostaje o kwotę zmniejszającą podatek (556,02 zł), a dopiero następnie dodawany jest podatek w wysokości 32% liczony od tej części dochodów, które wykraczają poza kwotę 85 528 zł. Wyliczoną w ten sposób wysokość zaliczki na podatek dochodowy należy zaokrąglić do pełnych złotych. W przypadku końcówek kwot wynoszących mniej niż 50 gr, pomija się je, tzn. zaokrągla w dół. Natomiast przy zaokrąglaniu końcówek kwot wynoszących 50 gr lub więcej, kwotę zaokrągla się w górę. Przy rozliczaniu na zasadach ogólnych warto wziąć pod uwagę fakt, iż część dochodów osób fizycznych wyłączona jest spod opodatkowania na takich zasadach. Są to w szczególności: spadki i darowizny, przychody ze sprzedaży nieruchomości, odsetki od prywatnie udzielanych pożyczek, dochody z odsetek na kontach osobistych, działalność gospodarcza opodatkowana ewidencjonowanym, podatkiem liniowym. kartą podatkową, ryczałtem Podatnicy wybierający progresywną skalę podatkową mogą bez ograniczeń skorzystać z miesięcznego płacenia zaliczek. Kwartalne zaliczki są natomiast przewidziane dla przedsiębiorców rozpoczynających działalność lub będących małymi podatnikami – których przychody ze sprzedaży (łącznie z VAT) za poprzedni rok nie przekroczyły kwoty 1 200 000 euro (w 2013 r. 4 922 000 zł). Dla maklerów, agentów i zarządców funduszy inwestycyjnych limit ten jest niższy i wynosi 45 000 euro (w 2013 r. 185 000 zł). Warunkiem do bycia małym podatnikiem jest również brak prowadzenia działalności samodzielnie lub jako wspólnik spółki niemającej osobowości prawnej w okresie dwóch lat od roku rozpoczęcia (a dokładniej od końca roku poprzedzającego rok rozpoczęcia działalności). Z kolei z uproszczonego sposobu opłacania zaliczek przy tej formie opodatkowania nie mogą skorzystać podatnicy, którzy dopiero rozpoczęli działalność. 4.4 Opodatkowanie podatkiem liniowym Kolejną formą opodatkowania na zasadach ogólnych jest podatek liniowy, o jednej ustalonej stawce w wysokości 19%. Taką stawkę płaci się bez względu na wysokość osiągniętego dochodu (obliczanego tak, jak przy opodatkowaniu progresywną skalą podatkową). Z tej formy opodatkowania mogą skorzystać jedynie osoby prowadzące działalność gospodarczą (pod pewnymi warunkami) lub prowadzące działy specjalne produkcji rolnej. Liniowej stawki podatku nie mogą wybrać podatnicy uzyskujący przychody ze świadczenia usług na rzecz byłego lub obecnego pracodawcy 33 Wszystko o działalności gospodarczej – wfirma.pl odpowiadające czynnościom, które podatnik lub co najmniej jeden ze wspólników wykonuje lub wykonywał w roku podatkowym w ramach stosunku pracy lub spółdzielczego stosunku pracy. W takiej sytuacji wybór stawki liniowej może nastąpić dopiero po upływie roku czasu. Przy podatku liniowym istnieje możliwość skorzystania ze wszystkich trzech sposobów płacenia zaliczek na podatek dochodowy, jednak pod warunkiem spełnienia warunków takich, jak przy opisywanym wyżej podatku na zasadach ogólnych. 4.5 Wady i zalety rozliczania według zasad ogólnych Przez wzgląd na fakt, iż opodatkowanie na zasadach skali podatkowej jest podstawową i najczęściej stosowaną formą opodatkowania, warto zastanowić się, jakie są jej wady i zalety. Do zalet opodatkowania skalą podatkową niewątpliwie należą: stosowanie kwoty wolnej od podatku, możliwość korzystania z oferowanych przez rząd ulg i odliczeń, możliwość rozliczania się z małżonkiem, przywilej rozliczeń dedykowanych osobom samotnie wychowującym dzieci, możliwość zakwalifikowania wydatków powiązanych z osiągnięciem przychodów do kosztów uzyskania przychodu. Wadami związanymi ze skalą podatkową są: wysoki drugi próg podatkowy, obowiązek prowadzenia ściśle określonej ewidencji księgowej. Opodatkowanie w formie podatku liniowego może natomiast przynieść znaczące korzyści osobom, które osiągają bardzo wysokie dochody (ze wszystkich źródeł), mocno powyżej 85 tys. zł rocznie. Głównymi wadami podatku liniowego są: brak kwoty wolnej od podatku, brak możliwości rozliczania się razem z małżonkiem oraz brak ulg podatkowych. 4.6 Zryczałtowane formy opodatkowania – ryczałt od przychodów ewidencjonowanych Ryczałt jest uproszczoną formą rozliczania podatku dochodowego, bez ustalania podstawy wymiaru. Możliwość wyboru tej formy opodatkowania nie dotyczy wszystkich podmiotów – nie mogą z niej skorzystać m.in. osoby osiągające w całości lub części przychody z tytułu: prowadzenia aptek, działalności w zakresie: udzielania pożyczek pod zastaw, kupna i sprzedaży wartości dewizowych, handlu częściami i akcesoriami do pojazdów mechanicznych, 34 Wszystko o działalności gospodarczej – wfirma.pl usług tłumaczeń, pośrednictwa finansowego, usług reklamowych, detektywistycznych, rekrutacji pracowników, usług w zakresie edukacji, ochrony zdrowia ludzkiego, kultury i sportu, a dodatkowo podejmujących wykonywanie działalności po zmianie wykonywanej działalności, jeżeli małżonek lub małżonkowie przed zmianą opłacali podatek dochodowy na zasadach ogólnych. Wybór zryczałtowanej formy opodatkowania wiąże się z niemożnością odliczenia kosztów uzyskania przychodu. Dzieje się tak, ponieważ podatek zryczałtowany oblicza się na podstawie uzyskanych przychodów, a nie dochodu, jak w przypadku podatku na zasadach ogólnych (dlatego ryczałtowcy nie muszą prowadzić ewidencji poniesionych kosztów). Wyróżniamy następujące stawki zryczałtowanego podatku: 20%, 17%, 8,5%, 5,5%, 3%. To, która z nich będzie obowiązywała przedsiębiorcę, zależy od rodzaju prowadzonej działalności. I tak np. stawka 20% to stawka od przychodów z działalności w zakresie tzw. wolnych zawodów (np. lekarza, felczera, pielęgniarki, tłumacza). Z kolei stawka 17% dotyczy przychodów ze świadczenia niektórych usług niematerialnych (np. wynajmu samochodu, pośrednictwa w handlu hurtowym). Stawka 8,5% obowiązuje przy przychodach z działalności usługowej (w tym np. działalności gastronomicznej w zakresie sprzedaży napojów alkoholowych o zawartości alkoholu powyżej 1,5%). Osoby zajmujące się działalnością wytwórczą lub budowlaną skorzystają ze stawki 5,5%, natomiast przedsiębiorcy osiągający dochody z działalności usługowej w zakresie handlu oraz z działalności gastronomicznej obowiązuje stawka 3%. Jeżeli podatnik zobowiązany jest do prowadzenia ewidencji przychodów opodatkowanych różnymi stawkami, ryczałt ustala się według stawki właściwej dla przychodów z każdego rodzaju działalności. Podatnik będący ryczałtowcem zobowiązany jest do ewidencjonowania przychodów ze sprzedaży towarów i usług, gromadzenia i przechowywania dowodów zakupu towarów, prowadzenia wykazu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, ewidencjonowania wyposażenia, a w przypadku zatrudnienia pracownika – prowadzenia ewidencji zatrudnienia oraz karty wynagrodzeń pracowników. 35 Wszystko o działalności gospodarczej – wfirma.pl Zgodnie z ustawą o zryczałtowanym podatku dochodowym, z tej formy opodatkowania skorzystać mogą podatnicy, którzy w poprzednim roku podatkowym uzyskali przychody z działalności w kwocie nie wyższej niż 150 000 euro. Przy ryczałcie ewidencjonowanym możliwe jest skorzystanie z miesięcznego lub kwartalnego sposobu opłacania podatku. Przy czym w drugim przypadku otrzymane przychody z działalności prowadzonej samodzielnie lub przychody spółki w roku poprzednim nie mogą przekroczyć kwoty stanowiącej równowartość 25 000 euro. 4.7 Zryczałtowane formy opodatkowania – karta podatkowa Karta podatkowa zwana jest uproszczoną formą opodatkowania, głównie przez wzgląd na fakt, iż od podatników, którzy wybrali tę metodę rozliczania z urzędem skarbowym nie wymaga się prowadzenia ksiąg rachunkowych, składania zeznań podatkowych oraz wpłacania zaliczek na podatek dochodowy. Jednak w sytuacji, gdy klient zażąda od nich wystawienia stosownego dokumentu potwierdzającego sprzedaż, mają oni obowiązek spełnić takie żądanie oraz dodatkowo przechowywać kopię rachunku przez okres 5 lat. Jednak, aby móc skorzystać z karty podatkowej, należy spełnić szereg warunków przewidzianych w przepisach. Ta forma opodatkowania jest przeznaczona dla przedsiębiorców prowadzących ściśle określone rodzaje działalności gospodarczej usługowej, wytwórczo-usługowej i handlowej wyłącznie na terytorium kraju. Przepisy dotyczące karty podatkowej bardzo szczegółowo określają zakres i rozmiar prowadzonej działalności, a także warunki w jakich działalność powinna być wykonywana. Z tej formy opodatkowania mogą skorzystać m.in. zegarmistrz, krawiec, fryzjer czy taksówkarz. Jednak nie każdy taksówkarz czy fryzjer może rozliczać się za pomocą karty podatkowej. Aby było to możliwe, konieczne jest spełnienie następujących warunków: prowadząc działalność nie można korzystać z usług innych firm (z wyjątkiem usług specjalistycznych), a także zatrudniać osób na umowę zlecenia i umowę o dzieło do wykonywania prac związanych z działalnością podatnika. Możliwe jest natomiast zatrudnianie osoby na umowę o pracę – należy tylko pamiętać o limitach zatrudnienia przy poszczególnych rodzajach działalności; współmałżonek podatnika nie może prowadzić działalności gospodarczej w tym samym zakresie, co on. Dozwolone jest natomiast, aby współmałżonek pracował razem z podatnikiem. Przy karcie podatkowej stawki podatku nie są z góry przyporządkowane do konkretnych czynności (jak w przypadku ryczałtu ewidencjonowanego). Decyzję o wysokości podatku wydaje naczelnik właściwego urzędu skarbowego. Może on również wydać decyzję o odmowie przyznania karty podatkowej danemu podatnikowi. Od decyzji naczelnika można odwołać się do Dyrektora Izby Skarbowej w terminie 36 Wszystko o działalności gospodarczej – wfirma.pl 14 dni. Podatnik ma prawo również zrezygnować z karty podatkowej, jeżeli zgłosi to naczelnikowi urzędu w terminie do 14 dni od doręczenia decyzji. Decyzja o wysokości stawki podatku przy karcie podatkowej wydawana jest co roku. Nie wiąże się to jednak z koniecznością corocznego składania wniosku o wydanie takiej decyzji. Podatnik, któremu naczelnik raz wydał decyzję, automatycznie co roku dostaje nową. Przy karcie podatkowej, ustaloną przez naczelnika kwotę podatku wpłaca się do 7 dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni. Wyjątkiem jest grudzień, za który należy rozliczyć się jeszcze w danym roku podatkowym, do 28 grudnia. Ryczałtowiec na karcie podatkowej nie może skorzystać z kwartalnego ani z uproszczonego sposobu płacenia podatku. 4.8 Deklaracje i terminy płatności podatku Każdy przedsiębiorca, który osiąga w danym roku dochód, musi złożyć roczną deklarację, odpowiednią dla wybranej formy opodatkowania. Nie ma natomiast obowiązku składania comiesięcznych deklaracji, związanych z płaceniem zaliczki na podatek dochodowy. Termin złożenia deklaracji rocznej upływa dnia 30 kwietnia roku następnego. Formularz deklaracji, za pomocą której rozliczany jest podatek dochodowy na zasadach ogólnych, to PIT-36. W zeznaniu wykazuje się wszystkie osiągnięte przez daną osobę dochody, które są opodatkowane według skali podatkowej. Zeznanie roczne podatnik powinien złożyć do 30 kwietnia roku następnego. Dla podatku liniowego właściwą deklaracją jest PIT-36L. Jednak należy pamiętać, iż w tej deklaracji powinny znaleźć się informacje na temat dochodu osiągniętego jedynie w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Pozostałe dochody, co do zasady, należy wykazać w formularzu PIT-37. Wybranie tej formy rozliczania podatku wiąże się z brakiem możliwości rozliczeń wspólnie z małżonkiem oraz brakiem możliwości skorzystania z zasad przewidzianych dla osób samotnie wychowujących dzieci. Przy dochodzie wykazywanym w PIT-36L nie można korzystać z ulg, z wyjątkiem jednej, dotyczącej osiągania dochodów za granicą. Istnieje natomiast możliwość odliczenia zapłaconych składek na ubezpieczenie zdrowotne (7,75% podstawy wymiaru) oraz wpłaty na konto IKZE. Również w przypadku podatku liniowego, roczne zeznanie podatkowe należy złożyć do 30 kwietnia roku następnego. Deklaracja, która uwzględnia zryczałtowaną formę opodatkowania to PIT-28. Na tym formularzu wykazuje się jedynie przychód opodatkowany ryczałtem, natomiast dochody z innego tytułu, jak np. ze stosunku pracy wykazuje się w PIT-37. Tu również 37 Wszystko o działalności gospodarczej – wfirma.pl nie ma możliwości rozliczania się wspólnie z małżonkiem czy skorzystania z ulg na dzieci. Ryczałtowiec powinien złożyć deklarację roczną na formularzu PIT-28 do 31 stycznia roku następnego (ewentualny PIT-37 – do 30 kwietnia). Karta podatkowa wiąże się z obowiązkiem złożenia rocznej deklaracji na formularzu PIT-16A. Jeżeli podatnik uzyskał dochody również z innego źródła, wówczas konieczne jest wykazanie ich w odrębnej deklaracji - PIT-37. Tu również granicznym terminem złożenia deklaracji PIT-16A jest 31 stycznia roku następnego, a przy konieczności rozliczenia również dochodu z innego źródła – PIT-37 do 30 kwietnia. Płacenia podatków nie da się uniknąć. Dlatego w interesie każdego przedsiębiorcy jest wybór takiej formy i trybu opodatkowania (jeżeli oczywiście taki wybór jest możliwy), który będzie optymalny dla jego firmy. Przy podejmowaniu decyzji, co wybrać, należy wziąć pod uwagę wiele czynników, wśród których należy uwzględnić m.in.: rodzaj prowadzonej działalności (ponieważ niektóre działalności wiążą się z określonymi ograniczeniami), jej rozmiar, wysokość spodziewanych przychodów i kosztów (ponieważ warto zminimalizować obciążenie podatkowe), łatwość rozliczania się (w pewnej mierze od wybranej formy opodatkowania zależy sposób prowadzenia ewidencji księgowej). Jak zostało wspomniane już wcześniej – wybór konkretnej formy opodatkowania nie jest wyborem raz na zawsze. Jednak należy pamiętać, że zmiany w tym zakresie podatnik może dokonać tylko do 20 stycznia. Konieczne jest również poinformowanie o tym naczelnika urzędu skarbowego. 38 Wszystko o działalności gospodarczej – wfirma.pl 5. Jak płacić niski PIT? – czyli rozliczanie kosztów uzyskania przychodów Każda osoba prowadząca działalność gospodarczą ma na celu taką optymalizację kosztów z nią związanych, aby płacić jak najniższe podatki. Co jednak można uznać za koszt firmowy? Kiedy przedsiębiorca może powiększyć wysokość kosztów nie ponosząc dodatkowych wydatków? 5.1 Koszty wg ustawy o PIT Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Mowa tu o kosztach bezpośrednio lub pośrednio związanych z prowadzoną działalnością. Do kosztów bezpośrednich można zaliczyć z całą pewnością zakup towarów handlowych i materiałów. Natomiast do kosztów pośrednich będą należeć np. odpisy amortyzacyjne samochodu osobowego czy też wydatki na media. Nie ma w ustawie o PIT wyszczególnienia, co dokładnie może być kosztem podatkowym. Ustawodawca zamieścił za to w art. 23 ustawy katalog wyłączeń. Poza tym należy mieć na uwadze, że każdy wydatek wprowadzony jako koszt firmy musi mieć związek z prowadzoną działalnością, który w razie potrzeby przedsiębiorca będzie potrafił wykazać przed urzędem skarbowym. 5.2 Amortyzacja jako co miesięczny koszt Większość przedsiębiorców w ramach działalności gospodarczej korzysta ze środków trwałych. Te o niskiej wartości, do kwoty 3500 zł można zaliczyć bezpośrednio do kosztów. Ustawa o PIT daje również możliwość zaliczenia jednorazowo w koszty sprzętów o wartości powyżej 3500 zł, łącznie do kwoty 50 000 euro rocznie (w roku 2013 jest to kwota 205 000 zł). Z tego przywileju nie można jednak korzystać w przypadku samochodów osobowych – muszą one być amortyzowane w czasie. Dla mniejszych przedsiębiorców rozliczenie w czasie środków trwałych może okazać się bardziej korzystne. Co miesiąc dodatkowo w koszty będzie trafiał odpis amortyzacyjny, pomniejszający wartość dochodu do opodatkowania PIT. Dzięki temu firmy, które np. starają się o kredyt, wykażą równomierną wysokość osiąganych dochodów. Przedsiębiorca ma również prawo do uwzględnienia w środkach trwałych sprzętów prywatnych, wykorzystywanych w działalności gospodarczej. W niektórych przypadkach nie ma potrzeby ponosić dodatkowych wydatków, a kosztem będą odpisy amortyzacyjne sprzętów wprowadzonych do ewidencji środków trwałych. Najbardziej popularnymi przykładami są komputer, drukarka czy też samochód, które będą wykorzystywane wyłącznie w ramach prowadzonej działalności. 39 Wszystko o działalności gospodarczej – wfirma.pl 5.3 Reprezentacja a reklama Te dwa pojęcia są ze sobą często mylone, a ich rozgraniczenie jest niezwykle ważne ze względu na ujęcie w kosztach firmowych. Ustawodawca w art. 23 ustawy o PIT zastrzegł bowiem, że wydatki na reprezentację – w szczególności na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych – nie mogą stanowić kosztów podatkowych. Co do reklamy natomiast nie ma tego typu ograniczeń, należy kierować się jedynie zasadą racjonalności i gospodarczego uzasadnienia. Za reklamę można uznać działania polegające na zachęcaniu potencjalnych klientów do zakupu określonych towarów lub usług. Do najbardziej popularnych form reklamy należą: plakaty na billboardach, ulotki, ogłoszenia i spoty w mediach, bannery na stronach internetowych oraz serwisach społecznościowych, pozycjonowanie stron w wyszukiwarkach internetowych. W przypadku reprezentacji można się odnieść do wyroku NSA z dnia 25 stycznia 2012 r., sygn. akt II FSK 1445/10 (orzeczenie prawomocne), w którym stwierdzono, że koszty reprezentacji to wydatki związane z przedstawicielstwem: (...) termin ten w zakresie języka prawnego i prawniczego należy rozumieć jako "przedstawicielstwo, reprezentowanie czyichś interesów, występowanie w czyimś imieniu", a nie "wystawność, okazałość, wytworność (...). Norma ta nie zawiera żadnych wyjątków, tak odnoszących się do miejsca, w którym obowiązki przedstawicielskie są realizowane, jak i do wystawności lub braku wystawności w zakresie nabywania usług gastronomicznych, zakupu żywności lub napojów. Należy zatem stwierdzić, że wydatki na wszelkie tego typu usługi i artykuły, wiążące się z reprezentowaniem podatnika lub prowadzonego przez niego przedsiębiorstwa, nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów – niezależnie także od tego, czy usługi te i zakupione artykuły były wykorzystywane w kontaktach z kontrahentami w siedzibie przedsiębiorstwa (zakładu), czy też poza nią (...). 5.4 Rozliczenie firmy prowadzonej we własnym mieszkaniu Przedsiębiorca, który prowadzi działalność gospodarczą we własnym mieszkaniu, ma prawo do ujęcia w kosztach firmy części wydatków związanych z eksploatacją nieruchomości. Pierwszym krokiem, jaki należy wykonać, jest zgłoszenie miejsca zamieszkania jako miejsca siedziby firmy lub miejsca, gdzie jest prowadzona działalność, na formularzu CEIDG-1. Wiąże się to z koniecznością przedłożenia do urzędu gminy informacji o określonym metrażu pomieszczeń wykorzystywanych do działalności w celu opodatkowania wyższym podatkiem od nieruchomości przewidzianym dla firm. 40 Wszystko o działalności gospodarczej – wfirma.pl Wydatki związane z eksploatacją mieszkania trzeba rozdzielić na te związane z prowadzoną działalnością oraz te o charakterze osobistym. Najprostszym sposobem podziału będzie wyliczenie procentowe powierzchni zajmowanej w działalności do ogólnego metrażu nieruchomości. W wyniku wyliczonej proporcji do kosztów firmowych można zaliczyć odpowiednią część wydatków za: czynsz, energię elektryczną, wodę, gaz, centralne ogrzewanie. W przypadku telefonu domowego proporcję należy ustalić na podstawie bilingu załączonego do faktury, wyliczając wartość kosztów związanych z działalnością do ogólnej wartości faktury. Opłaty za Internet mogą natomiast stanowić koszt tylko w sytuacji, gdy z sieci korzysta się wyłącznie dla celów firmowych. 5.5 Popularne wydatki zaliczane do pozostałych kosztów firmowych Oprócz wymienionych powyżej wydatków istnieje szereg innych, które w świetle prawa są uznawane za koszt podatkowy. Należą do nich m.in.: wydatki na wynajem samochodu, w tym leasing, wydatki na paliwo i inne eksploatacyjne, związane z użytkowaniem samochodu prywatnego – do wartości wynikającej z ewidencji przebiegu pojazdu, opłaty bankowe i pocztowe, wydatki na remont pomieszczeń, w których prowadzona jest działalność, kawa, herbata, cukier, woda – w przypadku zatrudnienia pracowników, zakup licencji i oprogramowania, artykuły biurowe, w tym papier ksero, długopisy, segregatory itp., opłaty za pośrednictwo w sprzedaży, np. poprzez serwis Allegro, koszty delegacji, w tym diety, wydatki za wstęp na konferencje czy nocleg. 5.6 Czego przedsiębiorca nie zaliczy do kosztów firmowych W art. 23 ustawy o PIT zawarty jest katalog wydatków, które nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów. Oprócz wymienionych wcześniej wydatków na reprezentację, przedsiębiorca nie zaliczy do kosztów m.in.: wydatków na nabycie gruntów lub prawa wieczystego użytkowania gruntów, z wyjątkiem opłat za wieczyste użytkowanie gruntów, 41 Wszystko o działalności gospodarczej – wfirma.pl odpisów amortyzacyjnych z tytułu zużycia samochodu osobowego, w części ustalonej od wartości samochodu przewyższającej równowartość 20 000 euro, wydatków na spłatę pożyczek i kredytów (z wyjątkiem części odsetkowej raty), wartości własnej pracy podatnika, jego małżonka i małoletnich dzieci – takie osoby uznawane są w działalności za współpracujące, a ich wynagrodzenie nie może stanowić kosztu firmowego, grzywien i kar pieniężnych orzeczonych w postępowaniu karnym, karnym skarbowym, administracyjnym i w sprawach o wykroczenia oraz odsetek od tych grzywien i kar (w tym mandaty nałożone przez urząd skarbowy czy też mandaty za przekroczenie prędkości), odsetek za zwłokę z tytułu nieterminowych wpłat należności budżetowych (w tym odsetki za zwłokę w płaceniu podatków PIT oraz VAT). 42 Wszystko o działalności gospodarczej – wfirma.pl 6. Kontakty z ZUS Kontaktów z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) nie uniknie żaden przedsiębiorca. Właściciele działalności gospodarczych są bowiem zobowiązani do opłacania składek ZUS za siebie, a także za zatrudnianych pracowników. Obowiązek podlegania ubezpieczeniom społecznym powstaje już w dniu rozpoczęcia wykonywania działalności lub też w pierwszym dniu, w którym przedsiębiorca decyduje się zatrudnić pracownika. Od momentu rozpoczęcia wykonywania działalności przedsiębiorca podlega obowiązkowo ubezpieczeniu: społecznemu: o emerytalnemu, o rentowemu, o wypadkowemu (dotyczy wypadków w pracy i chorób zawodowych), zdrowotnemu. Dodatkowo przedsiębiorca może, ale nie musi, skorzystać z ubezpieczenia chorobowego. Opłacanie składek na ten cel uprawnia do wypłaty zasiłku z ZUS w przypadku niezdolności do pracy oraz do otrzymywania zasiłku macierzyńskiego. Ubezpieczenie chorobowe jest zaliczane do grupy ubezpieczeń społecznych. Niektóre z osób prowadzących działalność mają obowiązek opłacać składki na Fundusz Pracy. Są one obowiązkowe w sytuacji, gdy kwota podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalnie i rentowe wyniesie – w przeliczeniu na miesiąc – co najmniej tyle, ile wynosi minimalne wynagrodzenie za pracę (w roku 2013 jest to 1600 zł brutto, w 2014 – 1680 zł brutto). Natomiast z opłacania tej składki zwolnione są kobiety, które ukończyły 55 lat i mężczyźni po 60 roku życia. W przypadku pracowników wymiar i rodzaj ubezpieczeń zależy od charakteru umowy (o pracę czy jedna z umów cywilnoprawnych)oraz kwoty wynagrodzenia. Przedsiębiorca powinien także wiedzieć, że obowiązek opłacania ZUS w takim samym zakresie, jakiemu podlega przedsiębiorca, dotyczy także osób współpracujących. Zgodnie z przepisami, za taką osobę uznaje się małżonka, dzieci własne, dzieci drugiego małżonka i dzieci przysposobione, rodziców oraz macochę i ojczyma, którzy pozostają z przedsiębiorcą we wspólnym gospodarstwie domowym i współpracują przy prowadzeniu działalności. 6.1 Rejestracja w ZUS Osoby prowadzące działalność podlegają, co do zasady, obowiązkowemu opłacaniu składek ZUS na ubezpieczenie już od dnia rozpoczęcia działalności. Podczas rejestracji działalności za pomocą formularza CEIDG-1 przedsiębiorca zostaje automatycznie zgłoszony do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych jako płatnik składek 43 Wszystko o działalności gospodarczej – wfirma.pl (ZUS-ZFA). Jest to jednak jedynie informacja o tym, że przedsiębiorca stał się płatnikiem ZUS. W celu zgłoszenia do konkretnych kodów ubezpieczeń należy złożyć formularz ZUS-ZUA – dotyczący ubezpieczeń społecznych, oraz ZUS-ZZA – dotyczący ubezpieczenia zdrowotnego. Na rejestrację przedsiębiorca ma 7 dni od dnia rozpoczęcia działalności. Taki sam siedmiodniowy termin obowiązuje w przypadku rejestracji do ZUS nowo zatrudnionego pracownika. 6.2 Przywileje dla nowych przedsiębiorców – ZUS preferencyjny Niektóre z osób rozpoczynających jednoosobową działalność gospodarczą mogą opłacać składki ZUS na ubezpieczenia społeczne w wymiarze niższym niż ogólnie obowiązujący. Wymiar ten wynosi – zamiast 60% – 30% kwoty minimalnego wynagrodzenia za pracę. Jednakże należy pamiętać, że tzw. preferencyjny ZUS dotyczy jedynie składek społecznych. Zatem składka ubezpieczenie zdrowotnego zarówno dla nowego przedsiębiorcy, jak i dla właściciela firmy z dłuższym stażem, odprowadzana jest w takiej samej wysokości. Natomiast przedsiębiorca opłacający ulgowy ZUS nie ma obowiązku odprowadzania składek na Fundusz Pracy. Z obniżonych składek ZUS mogą skorzystać osoby, które prowadzą pozarolniczą działalność gospodarczą, wspólnicy spółek cywilnych oraz osoby wykonujące wolny zawód, które uzyskały wpis do ewidencji działalności gospodarczej. Podmioty te muszą jednak spełnić dodatkowe warunki: nieprowadzenia pozarolniczej działalności w okresie ostatnich 60 miesięcy kalendarzowych przed dniem rozpoczęcia wykonywania działalności, niewykonywanie działalności na rzecz byłego pracodawcy, na rzecz którego przed dniem rozpoczęcia działalności gospodarczej w bieżącym lub w poprzednim roku kalendarzowym wykonywały one w ramach stosunku pracy lub spółdzielczego stosunku pracy czynności wchodzące w zakres zakładanej działalności gospodarczej. Z ulgowych składek ZUS nie mogą natomiast skorzystać wspólnicy spółek jawnych, komandytowych lub partnerskich, a także jednoosobowy wspólnik spółki z o.o., twórcy i artyści. Z preferencyjnej wysokości składek ZUS przedsiębiorca może korzystać przez maksymalnie 24 miesiące. W momencie zakończenia tego okresu konieczne jest wyrejestrowanie z ZUS (formularz ZUS-ZWUA) i ponowne zarejestrowanie na formularzu ZUS-ZUA, ze wskazaniem nowy kod ubezpieczeń. Zakład nie powiadamia przedsiębiorcy o upływie okresu preferencyjnych składek. Prowadzący działalność sam jest zobowiązany do pilnowania terminów. 44 Wszystko o działalności gospodarczej – wfirma.pl 6.3 Rozliczenia z ZUS Przedsiębiorca do rozliczeń z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych wykorzystuje deklarację ZUS-DRA. Co ważne, obowiązek składania w ZUS samego formularza występuje tylko na początku działalności albo przy zmianie kodu ubezpieczeń (np. w momencie zakończenia okresu preferencyjnego ZUS). Natomiast w pozostałych przypadkach składanie tej deklaracji nie jest konieczne, pod warunkiem że przedsiębiorca opłaca składki w ich minimalnej wysokości (jeśli chce indywidualnie odprowadzać na ten cel sumy większe, deklaracje ZUS-DRA będą już konieczne). Składki ZUS i ewentualnie deklaracje przedsiębiorca ma obowiązek złożyć w ustalonych terminach – mianowicie: 10 dnia miesiąca za miesiąc poprzedni, gdy nie zatrudnia się w działalności pracowników, 15 dnia miesiąca za miesiąc poprzedni, gdy w działalności zatrudnieni są pracownicy podlegający obowiązkowi ubezpieczenia. Składki ZUS ubezpieczenia społecznego przedsiębiorcy stanowią koszt prowadzonej działalności. Jednakże należy pamiętać, że ująć je w kosztach można dopiero po opłaceniu, a nie zgodnie z datą wyliczenia. Zatem dla przykładu – składki ZUS za lipiec, opłacane zgodnie z przepisami 10 sierpnia, koszt będą stanowiły dopiero w sierpniu. 6.4 Zbieg tytułu ubezpieczeń ZUS Zdarzyć się może sytuacja, w której przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność równocześnie pracuje na umowę w innym przedsiębiorstwie, gdzie są za niego odprowadzane składki ZUS. W takim przypadku, jeśli właściciel działalności uzyskuje z tytułu zatrudnienia przychody nie niższe niż minimalne, nie ma obowiązku samodzielnego opłacania składek społecznych. Jedynym jego obowiązkiem jest odprowadzanie składek na ubezpieczenie zdrowotne. 45 Wszystko o działalności gospodarczej – wfirma.pl 7. Obowiązki związane z zatrudnianiem pracowników Wraz z rozwojem działalności gospodarczej przedsiębiorca może zdecydować się na zatrudnienie pracownika. W takiej sytuacji należy pamiętać, że z faktem tym wiąże się szereg formalności, związanych z nawiązaną umową. 7.1 Dokumentacja z okresu ubiegania się o pracę Jak wynika z Kodeksu pracy, pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących: imię (imiona) i nazwisko, imiona rodziców, datę urodzenia, miejsce zamieszkania (adres do korespondencji), wykształcenie, przebieg dotychczasowego zatrudnienia. Dodatkowo osoba ubiegająca się o stanowisko osobowym powinna dysponować – poza wypełnionym kwestionariuszem – świadectwami pracy, wszelkiego rodzaju dyplomami oraz dokumentami potwierdzającymi osiągnięte kwalifikacje i osiągnięcia zawodowe. Po zatrudnieniu pracodawca ma prawo żądać od pracownika podania także: innych danych osobowych, a także imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci, jeżeli jest to konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy, numeru PESEL pracownika nadanego przez Rządowe Centrum Informatyczne Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności (RCI PESEL). 7.2 Badania Osoba przyjmowana do pracy na podstawie umowy o pracę powinna zostać poddana obowiązkowemu wstępnemu badaniu lekarskiemu, które określi, czy nie ma żadnych przeciwwskazań do wykonywania pracy na danym stanowisku. Jak wynika z art. 229 Kodeksu pracy, badania te powinny odbywać się w godzinach pracy oraz na koszt pracodawcy. Dodatkowo, pracodawca musi przechowywać orzeczenia wydane na podstawie przeprowadzonych badań, np. w części A akt osobowych zatrudnionego. 7.3 Umowa Umowę o pracę należy zawrzeć na piśmie. Jeżeli umowa ta nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej, pracodawca powinien, najpóźniej w dniu rozpoczęcia 46 Wszystko o działalności gospodarczej – wfirma.pl pracy przez pracownika, potwierdzić na piśmie ustalenia co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków. Umowa o pracę określa strony i rodzaj umowy, datę jej zawarcia oraz warunki pracy i płacy, w szczególności: rodzaj pracy, miejsce wykonywania pracy, wynagrodzenie za pracę odpowiadające rodzajowi pracy, ze wskazaniem składników wynagrodzenia, wymiar czasu pracy, termin rozpoczęcia pracy. Umową, która zapewnia najbardziej stabilne zatrudnienie oraz jest najbardziej pożądana przez pracowników, jest umowa na czas nieokreślony. Jednakże obok niej w przepisach występują także inne typy umów o pracę. Najczęściej, zanim zawarta zostanie ta czas nieokreślony, pracownik zatrudniany jest na czas próbny albo określony. Tego typu porozumienia zawierane są w celu sprawdzenia, czy kandydat rzeczywiście nadaje się na proponowane stanowisko. Co ważne, po dwukrotnym zawarciu umowy na czas określony pracodawca – jeśli chce nadal zatrudniać pracownika – powinien zaproponować mu umowę na czas nieokreślony. Oprócz powyższych można spotkać się także z umowami na zastępstwo oraz na czas wykonania pracy. Pierwsza z nich stosowana jest wtedy, gdy jeden ze stałych pracowników jest długotrwale nieobecny (np. urlop macierzyński). Druga natomiast dotyczy sytuacji, w których okres pracy jest równoznaczny z czasem wykonania jakiegoś projektu czy zadania. Ponadto warto też pamiętać, że obok umów regulowanych przepisami Kodeksu pracy, zatrudnienie – choć na nieco innych warunkach – reguluje także Kodeks cywilny. Ta ustawa ma zastosowanie w sytuacjach, kiedy zawierana jest umowa zlecenia (pomiędzy zleceniodawcą i zleceniobiorcą) i umowa o dzieło (pomiędzy wykonawcą a zamawiającym). 7.4 Zakres obowiązków i regulacje wewnętrzne W ciągu siedmiu dni od zawarcia umowy o pracę pracodawca jest zobowiązany do udzielenia pracownikowi określonych informacji. Chodzi tutaj o: obowiązującą w zakładzie pracy dobową i tygodniową normę czasu pracy, częstotliwość wypłat wynagrodzenia za pracę, wymiar przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego, obowiązującą pracownika długość okresu wypowiedzenia umowy o pracę, układ zbiorowy pracy, którym pracownik jest objęty. 47 Wszystko o działalności gospodarczej – wfirma.pl Dodatkowo, pracownik powinien zostać także poinformowany o ewentualnej konieczności pracy w godzinach nocnych oraz przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności. 7.5 Szkolenie BHP Pracodawca jest obowiązany zapewnić nowemu pracownikowi przeszkolenie w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy przed dopuszczeniem go do pracy oraz prowadzenie okresowych szkoleń w tym zakresie. Szkolenia takie odbywają się w czasie pracy i na koszt pracodawcy. Szkolenie pracownika przed dopuszczeniem do pracy nie jest wymagane w przypadku podjęcia przez niego pracy na tym samym stanowisku pracy, które zajmował u danego pracodawcy bezpośrednio przed nawiązaniem z tym samym pracodawcą kolejnej umowy o pracę. 7.6 ZUS Jak wynika z art. 36 ust. 4 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, pracodawca ma obowiązek zgłosić zatrudnioną osobę do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w ciągu siedmiu dni od nawiązania stosunku pracy. Obowiązek ten dotyczy zgłoszenia na druku ZUS ZUA do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego. Przedsiębiorca – jako płatnik składek – będzie musiał obliczać i przekazywać składki ZUS pobierane od pracownika. Na dopełnienie tego obowiązku ma on czas do 15 dnia miesiąca za miesiąc, którego składki dotyczą. Pracownik może także zgłosić do ubezpieczenia zdrowotnego uprawnionych członków rodziny. Zgłoszenia dokonuje za pośrednictwem pracodawcy, który przekazuje do ZUS druk ZUS ZCNA. Osoba prowadząca pozarolniczą działalność gospodarczą i zatrudniająca przy tej działalności inne osoby, a więc opłacająca składki nie tylko na własne ubezpieczenia, rozlicza składki i/lub wypłacone świadczenia, sporządzając i przekazując do ZUS, za wszystkie zgłoszone do ubezpieczeń osoby, w tym za siebie druk ZUS DRA oraz odpowiednie imienne raporty miesięczne: składkowe – ZUS RCA (imienny raport miesięczny o należnych składkach i wypłaconych świadczeniach) lub ZUS RZA (raport imienny o należnych składkach na ubezpieczenie zdrowotne, przeznaczony dla ubezpieczonych, za których płatnik rozlicza wyłącznie składki na ubezpieczenie zdrowotne), i w razie potrzeby świadczeniowe – ZUS RSA (raport imienny o wypłaconych świadczeniach i przerwach w opłacaniu składek). 7.7 Zaliczka na podatek dochodowy pracowników Zatrudniając pracownika pracodawca jest zobowiązany również – poza opłacaniem składek ZUS – do wpłacania na konto urzędu skarbowego zaliczki na 48 Wszystko o działalności gospodarczej – wfirma.pl podatek dochodowy. Powinność ta powstaje również przy zatrudnianiu pracowników w oparciu o umowę zlecenie oraz o dzieło. Od 2007 roku nie ma obowiązku składania deklaracji miesięcznych PIT-4 za pracownika. Wystarczy jedynie opłacić zaliczkę na podatek z tego tytułu, w terminie do 20 dnia każdego kolejnego miesiąca. Dodatkowo pracodawca powinien pamiętać o złożeniu do 31 stycznia za rok poprzedni PIT-4R odnośnie pobranych zaliczek na podatek dochodowy pracowników. Druk ten musi trafić do właściwego urzędu skarbowego – właściwość tą określa się zgodnie z: miejscem zamieszkania płatnika – w przypadku gdy jest on osobą fizyczną, miejscem prowadzenia działalności płatnika, miejscem siedziby płatnika. Natomiast do końca lutego należy sporządzić w trzech egzemplarzach PIT-11 – informację o dochodach podatnika za rok poprzedni, po jednym dla: pracownika, pracodawcy, urzędu skarbowego. 7.8 Akta osobowe Pracodawca jest zobligowany do prowadzenia akt pracowniczych dla osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę. Dla każdego pracownika należy stworzyć oddzielne akta osobowe, podzielone na trzy części. 7.8.1 Dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie (grupa A) W tej grupie dokumentów powinny znaleźć się: wypełniony kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie, świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie, dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy, świadectwo ukończenia gimnazjum – w przypadku osoby ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego, orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku, inne dokumenty, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów. 49 Wszystko o działalności gospodarczej – wfirma.pl Ponadto osoba ubiegająca się o zatrudnienie może dodatkowo przedłożyć dokumenty potwierdzające jej umiejętności i osiągnięcia zawodowe, świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w innym roku kalendarzowym niż rok, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie oraz dokumenty stanowiące podstawę do korzystania ze szczególnych uprawnień w zakresie stosunku pracy. 7.8.2 Dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika (grupa B) Jeśli chodzi o dokumenty dotyczące stosunku pracy zawartego z konkretnym pracodawcą, to należą do nich: umowa o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta na piśmie – potwierdzenie ustaleń co do rodzaju umowy oraz jej warunków, a także zakres czynności (zakres obowiązków), jeżeli pracodawca dodatkowo w tej formie określił zadania pracownika wynikające z umowy o pracę, dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy, pisemne potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z przepisami i informacjami określonymi w § 3 oraz zaświadczenia o ukończeniu wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień określonych w przepisach wymienionych w art. 1891 Kodeksu pracy, dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się, dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych, oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie, dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia oraz wymierzeniem kary porządkowej, pisma dotyczące udzielenia pracownikowi dodatkowego urlopu macierzyńskiego, dodatkowego urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu ojcowskiego, urlopu wychowawczego oraz urlopu bezpłatnego, dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy, w przypadku określonym w art. 1867 Kodeksu pracy, orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi i kontrolnymi, umowę o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy, wnioski pracownika dotyczące ustalenia indywidualnego rozkładu jego czasu pracy (art. 142 Kodeksu pracy), stosowania do niego systemu skróconego 50 Wszystko o działalności gospodarczej – wfirma.pl tygodnia pracy (art. 143 Kodeksu pracy), a także stosowania do niego systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta (art. 144 Kodeksu pracy), wniosek pracownika o poinformowanie właściwego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej do właściwego inspektora pracy, korespondencję z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową we wszystkich sprawach ze stosunku pracy wymagających współdziałania pracodawcy z tą organizacją lub innymi podmiotami konsultującymi sprawy ze stosunku pracy, informacje dotyczące wykonywania przez pracownika powszechnego obowiązku obrony. 7.8.3 Dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia (grupa C) W momencie, kiedy stosunek pracy ulegnie rozwiązaniu, pracodawca jest zobowiązany do stworzenia trzeciej kategorii dokumentów, wśród których muszą znaleźć się: oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę, oświadczenie dotyczące żądania wydania świadectwa pracy (art. 97 § 11 Kodeksu pracy) oraz związane z niewypłaceniem pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy (art. 171 § 3 Kodeksu pracy), kopia wydanego pracownikowi świadectwa pracy, potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym (art. 884 § 2 Kodeksu postępowania cywilnego), umowa o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę, orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi po rozwiązaniu stosunku pracy. 51 Wszystko o działalności gospodarczej – wfirma.pl 8. Zarządzanie zespołem Szef firmy jest kluczową postacią w całej jej strukturze. To on decyduje o wzajemnych relacjach i wpływa na poziom zaangażowania pracowników podczas wykonywanych obowiązków. Jest przywódcą, na którym spoczywa odpowiedzialność formowania i zarządzania zespołem podwładnych. W początkowej fazie tworzenia się struktur w firmie jedną z najważniejszych kwestii jest wybór najlepszych kandydatów, nie tylko w aspekcie doświadczenia i wiedzy, ale również osobowości oraz utożsamiania się z wartościami firmy. Idealny pracownik powinien wyznawać te same cele, co organizacja, oraz posiadać określony zespół cech, dzięki którym będzie mógł efektywnie wykonywać swoje obowiązki. Jednym z powszechnie stosowanych sposobów, by w czasie rekrutacji uzyskać jak najwięcej cennych informacji o kandydacie, są: testy umiejętności (diagnozujące poziom intelektualny), testy osobowości, kwestionariusze motywacji i wywiad oparty na kompetencjach (tj. weryfikujący poziom kompetencji kandydata na podstawie analizy jego dotychczasowych doświadczeń w różnych sytuacjach zawodowych). 8.1 Szef liderem dla pracowników Pracodawca z chwilą zatrudnienia (choćby jednego) pracownika staje się częścią zespołu, którym dowodzi. Dlatego też istotne jest, aby świeżo upieczony szef potrafił wypracować sobie pozycję lidera. Lider (z ang. lead, czyli przewodzić) to osoba, za którą podążać ma reszta zespołu. Dobry lider charakteryzuje się takimi cechami, jak: opanowanie i kontrola emocji, zdecydowanie i umiejętność podejmowania świadomych, wyważonych decyzji, umiejętność dostrzeżenia wad i niedociągnięć u siebie, pracowników, jak i w całej organizacji, łatwość komunikowania się z innymi i umiejętność współpracy, umiejętność wzbudzania szacunku, zdyscyplinowanie, sumienność, umiejętność odkrywania potencjału drugiego człowieka. Sprawny lider potrafi wytworzyć w swoim zespole tzw. efekt synergii – umiejętności poszczególnych pracowników wzajemnie się potęgują, pozwalając grupie uzyskać wyższe wyniki. Osiągane w ten sposób korzyści nie są tożsame wyłącznie z dobrymi wynikami finansowymi czy sprzedażowymi. W zespole panuje dobra 52 Wszystko o działalności gospodarczej – wfirma.pl atmosfera, poczucie współodpowiedzialności za osiągnięcia oraz zaangażowanie wszystkich w wykonywaną pracę. 8.2 Motywowanie pracowników Jedną z głównych funkcji lidera w grupie jest motywowanie pracowników. Podstawą do rozpoczęcia efektywnego wykonywania tej roli jest znajomość potrzeb pracowników oraz dopasowanie działań do ich oczekiwań i umiejętności. Dobrze rozdzielone zadania pozwalają wykazać się pracownikom, a liderowi ułatwiają ocenę wykonanych zadań. Mimo, że dla większości osób jednym z ważniejszych czynników wpływających na ich motywację do pracy są finanse, to pełne zaangażowanie pracownika można osiągnąć również w inny sposób. Jest to istotne zwłaszcza w przypadku małych i średnich firm, kiedy pozapłacowe metody motywowania są o wiele skuteczniejsze niż niewielkie podwyżki pensji lub premie. Jednym ze sposobów motywowania pracowników jest zmiana ich obowiązków. Zmniejszenie monotonii pracy podnosi efektywność i sprzyja rozwojowi pracownika. Dodatkowo ważnym bodźcem identyfikowania się z firmą jest włączenie pracowników w podejmowanie decyzji ważnych dla całego zespołu. Tu wiele zależy od charakteru osoby – czy jest ona nastawiona na rozwój swoich umiejętności, czy też preferuje stałe stanowisko pracy i unika zmian. W tym przypadku nowe zadania mogą zniechęcić do pracy i negatywnie wpływać na pracę całego zespołu. Dlatego też rozszerzenie obowiązków pracownika, zwiększenie jego samodzielności i zakresu podejmowania decyzji może wpływać motywująco jedynie na ludzi, którzy wykazują chęć rozwoju. Każdy pracownik chce być doceniany za dobrze wykonaną pracę. Jednak pozytywny efekt można osiągnąć tylko wtedy, gdy pochwała udzielona jest zaraz po wykonaniu zadania. Ważne, by była ona szczera, podparta argumentami i przekazana w odpowiedniej formie – warto pamiętać, że dla wielu osób pochwała na forum może być krępująca. Krytyka i wskazywanie błędów także nie powinno się odbywać przy świadkach. Taką rozmowę należy przeprowadzić w cztery oczy i zasugerować pracownikowi, że ma możliwość poprawy swojego zachowania na przyszłość. Partnerskie relacje szefa z pracownikami i dobra atmosfera również pomagają budować zgrany zespół, wyzwalają lojalność, zaangażowanie i kreatywność. Regularne spotkania, partnerska forma prowadzenia rozmów i sprawna komunikacja pozytywnie wpływają na motywację całego zespołu. 8.3 Zarządzanie przez cele czy zarządzanie jakością? Efektywne i racjonalne zarządzanie zespołem czyni szefa prawdziwym liderem. Jednak opracowanie autorskiego i zarazem funkcjonalnego systemu zarządzania firmą może przysporzyć wiele trudności. Dlatego przedsiębiorca może posłużyć się istniejącymi już modelami zarządzania: ZPC (przez cele) i TQM (przez jakość). 53 Wszystko o działalności gospodarczej – wfirma.pl 8.3.1 ZPC – zarządzanie przez cele Zarządzania przez cele (ZPC) obejmuje następujące, powtarzające się cyklicznie fazy: systematyzację celów przedsiębiorstwa, wyznaczenie przez kierowników i podwładnych celów pośrednich i indywidualnych, skorelowanych ze strategicznym obszarem decyzyjnym, planowanie strategiczne i operacyjne oraz powiązanie celów indywidualnych z nadrzędnymi celami strategicznymi, bieżącą kontrolę realizacji celów należących do strategicznego obszaru decyzyjnego i do indywidualnego obszaru swobodnego działania, oceny efektywności zarządzania i pracy personelu, czyli informacje zwrotne o wynikach. Kluczową cechą tego modelu zarządzania jest wyznaczenie przez kierowników oraz podwładnych celów indywidualnych, celów strony przeciwnej oraz celów firmy, a następnie usystematyzowaniu ich i powiązaniu z głównym celem działania przedsiębiorstwa. Realizacja celów podlega bieżącej kontroli, która jest nastawiona na korektę błędów i w dużej mierze polega na samokontroli. W zarządzaniu przez cele podstawową zasadą, której należy bezwzględnie przestrzegać, jest z odpowiedzialność za powstałe błędy i wszelkiego rodzaju niedociągnięcia w realizacji celów. Celem ZPC jest wzmocnienie i motywowanie całej organizacji poprzez dopuszczenie pracowników do współkształtowania celów i zadań. W większości skutecznych systemów ZPC występuje sześć elementów: zaangażowanie, ustalanie celów na najwyższym stopniu zarządzania, cele indywidualne, uczestnictwo, samodzielność w wykonywaniu planów, przeglądy efektywności. 8.3.2 TQM – zarządzanie przez jakość Alternatywą dla koncepcji zarządzania przez cele jest model zarządzania jakością – TQM. Podobnie jak w przypadku ZPC uczestniczą w nim wszyscy pracownicy poprzez pracę zespołową, zaangażowanie, samokontrolę i stałe podnoszenie kwalifikacji. Natomiast podstawą tego stylu zarządzania jest osiem elementów, mianowicie: orientacja na klienta, przywództwo, 54 Wszystko o działalności gospodarczej – wfirma.pl zaangażowanie pracowników, podejście procesowe, systemowe podejście do zarządzania, ciągłe doskonalenie, podjęcie decyzji w oparciu o fakty, obustronne korzystne relacje z dostawcami. W zarządzaniu jakością dużą rolę odgrywa optymalizacja procesów produkcyjnych i – co ważne – doskonalenie jakości nigdy się nie kończy. Celem zarządzania TMQ jest osiągnięcie długotrwałego sukcesu, którego źródłem są zadowolenie klienta oraz korzyści dla organizacji i jej członków. 8.4 Jak przekonać pracownika do działania i zmian? Zdaniem psychologów człowiek posiada dwa stany działania – emocjonalny i racjonalny. W coachingu ten typ zależności jest porównywany do historii o słoniu i jeźdźcu lub kibicu i zawodniku. W momencie konfrontacji ze zmianami w człowieku wyzwala się jeden z tych stanów i często jest to słoń. On nie chce zmian, bo ich wprowadzanie męczy. Nie wynika to tylko i wyłącznie z lenistwa, ale również z tego, że kiedy człowiek próbuje modyfikować swoje zachowanie, musi się mocno kontrolować. Cała energia koncentruje się w tym miejscu, pochłaniając twórczy zapał do pracy. W takiej sytuacji konieczna jest interwencja lidera. Jako przywódca grupy musi wyłapać racjonalnych orędowników zmian i dogadać się z nimi. Jeździec, wykorzystując swoje kompetencje menedżerskie, jest w stanie przekonać słonia do zmian. Poprzez rozmowy i odpowiednią komunikację racjonalista będzie przygotowywał i oswajał upartego przeciwnika. Lider, wprowadzając zmiany w zespole musi pamiętać, że oprócz wsparcia zwolenników nowego, wiele zależy od jego postawy i działań. Przede wszystkim, nie może traktować milczenia jako akceptacji. Lider powinien wysłuchać uwag i problemów zgłaszanych przez zespół. Taka informacja zwrotna buduje właściwą atmosferę i stanowi podwaliny do sprawnego wprowadzania zmian. 8.5 Wydawanie poleceń, ocena i zwolnienia Szef jest odpowiedzialny w firmie za wydawanie poleceń. Sposób, w jaki są one przekazywane, jest niezwykle istotny, ponieważ może znacząco zmotywować, ale też zdemotywować podwładnych. Zatem aby polecenie było wydane skutecznie i przyniosło oczekiwane efekty, powinno spełniać kilka podstawowych cech: 55 Wszystko o działalności gospodarczej – wfirma.pl uprzejmy ton i forma prośby – choć oczywiste jest, że szef zlecając coś podwładnemu nie prosi, ale nakazuje, to taka forma pozwala okazać pracownikowi szacunek i jest odbierana znacznie bardziej pozytywnie, uzupełnione w podstawowe zwroty grzecznościowe, zwracanie się po imieniu, zrozumiałe i konkretne – aby pracownik wykonał zadanie i osiągnął taki cel, na jakim zależy szefowi, musi dokładnie zrozumieć intencje przełożonego, uzasadnione – świadomość celu działania działa bardzo motywująco i skutkuje lepszym przyłożeniem się o wykonywanego zadania, jak najmniej nakazów – o ile to możliwe, warto dać pracownikowi szansę na samodzielne zorganizowanie sobie pracy i wybranie metody działania – dzięki temu będzie on czuł się bardziej odpowiedzialny za zadanie i mocniej zintegrowany z firmą. Po wykonaniu poleceń szef dokonuje oceny pracownika. Może to robić raz w miesiącu lub bezpośrednio po zrealizowaniu określonego zadania. Ocena jest ważnym elementem współpracy, zarówno dla przedsiębiorcy, jak i pracownika. Dzięki niej podwładny otrzymuje ważną informację zwrotną o tym, co robi dobrze, a w których kwestiach popełnia błędy. Pracownik czuje potrzebę poprawienia swojej wydajności, jest zmotywowany do bycia pracownikiem idealnym. Druga strona również czerpie korzyści – wpływa na zwiększenie efektywności i zaangażowania danej osoby w firmie. Brak komunikacji oraz rozmów podsumowujących pracę może doprowadzić do sytuacji, w której szef podejmie decyzję o zwolnieniu, a pracownik będzie nią zaskoczony. Świadomość popełnianych błędów jest warunkiem koniecznym do poprawy. Dzięki niej pracodawca ma możliwość zaobserwowania zmian i chęci do pracy lub potwierdzenia swoich wątpliwości w stosunku do potencjału danego pracownika. Brak potencjału nie jest jedynym powodem, który decyduje o zwolnieniu. W zależności od profilu i kultury organizacji firmy są różne przyczyny zwolnień pracowników. Podjęcie takiej decyzji z pewnością nie powinno być powodowane stanem emocjonalnym, w którym w danej chwili znajduje się pracodawca. Należy “na zimno” przeanalizować wszystkie argumenty i oprócz wad pracownika przemyśleć również swoje postępowanie jako szefa wobec danej osoby. Czy jasno i konkretnie były wyjaśniane obowiązki i zadania, czy były stosowane pouczenia, czy pracodawca dał szansę na poprawę? Rachunek sumienia oraz wyciągnie nauk z tego typu sytuacji jest jak najbardziej wskazane. W małej działalności przedsiębiorcy przyzwyczajają się do swoich pracowników i trudno jest im podjąć decyzję o rezygnacji z któregoś z nich. Jednak szef nie powinien kierować się takimi emocjami jak przyzwyczajenie, ale faktami. Jeżeli dany pracownik przestał być efektywny i nie ma dla niego funkcji, którą mógłby objąć w firmie, dla dobra całego zespołu należy się z nim pożegnać. 56 Wszystko o działalności gospodarczej – wfirma.pl 9. Podstawy komunikacji interpersonalnej w firmie Działalność gospodarcza to nie tylko faktury i przepływy pieniężne – to także ludzie. Gdy firma się rozwija, nieuniknione stają się kontakty z coraz większą liczbą kontrahentów czy powiększającym się zespołem pracowników. W związku z tym warto, aby przedsiębiorca posiadał nie tylko wiedzę z zakresu podatków, ale także – z komunikacji interpersonalnej. 9.1 Zasady skutecznej komunikacji Słownikowa definicja komunikacji określa ją jako przekazywanie informacji w bezpośrednim kontakcie z drugą osobą. Oznacza to, że podejmując próbę porozumienia, odnosimy się do drugiej osoby – posiadającej własne zdanie, przekonania, plany. Żeby kontakt zakończył się sukcesem i zadowoleniem obu stron, warto zastosować kilka zasad skutecznej komunikacji. 9.1.1 Słuchanie Pozytywne wrażenie tworzy taki rozmówca, którego ciekawi zdanie partnera. Jako słuchacz nie przerywa, nie wykorzystuje każdej pauzy na wtrącenie się, nie ziewa. Co zatem robi? Zadaje pytania – otwarte, aby poszerzyć temat. Parafrazuje słowa partnera, wskazując, że nie tylko słucha, ale i rozumie. Potakuje, ale też zaprzecza, pokazuje swoje zdanie, przytaczając konkretne argumenty. Nie stara się zmienić punktu widzenia drugiej osoby, ale szuka kompromisowych rozwiązań. Taki partner w rozmowie wzbudzi dużo większą przychylność, niż skupiony na sobie i swoich interesach bufon. 9.1.2 Komunikacja niewerbalna Używane słowa i język wpływają w 100% na odbiór przekazu tylko wtedy, gdy kontakt odbywa się za pomocą formy pisanej. Już przy rozmowie telefonicznej odbiorca reaguje nie tylko na treść, ale i na ton głosu. Natomiast podczas rozmowy twarzą w twarz używane słowa znaczą dużo mniej, niż komunikacja niewerbalna. Co to oznacza? Przekaz musi być spójny – do treści trzeba dopasować mimikę, ułożenie ciała, ton głosu. Nawet obiecywanie złotych gór nie przyniesie rezultatu, gdy nadawca będzie wypowiadał się z zaciętą miną, założonymi rękami i nerwowo podrygującymi nogami. Co więcej – odbiorca, nawet podświadomie, zarejestruje wszystkie te sygnały, które nie zgadzają się z przekazywanymi słownie informacjami. A niespójny nadawca – to nadawca mniej lubiany i niewiarygodny. Z komunikacją niewerbalną wiąże się także bardzo ważna zasada – ludzie lubią osoby podobne do nich. Nie chodzi tu na szczęście o strój czy kolor włosów – chociaż gdy ktoś preferuje podobny styl, łatwiej zrobić dobre pierwsze wrażenie. W dopasowaniu najbardziej chodzi o pozycję ciała, ton głosu, dobór słów czy gestykulację. Osoba, która będzie mówiła w tym samym tempie, podobnie się poruszała, używała podobnych wyrażeń, a nawet – dopasuje tempo swoich oddechów do odbiorcy, 57 Wszystko o działalności gospodarczej – wfirma.pl będzie postrzegana jako znacznie bardziej sympatyczna niż ktoś, kto takich zabiegów nie zastosuje. Warto też zastanowić się, jaki temperament cechuje partnera interakcji i odpowiednio do niego dobierać wypowiedzi i zachowania. Najbardziej popularny podział charakterów uwzględnia cztery podstawowe typy: Charakter Jaki jest? towarzyski, lubiące kontakt z innymi, mający słabą pamięć do Sangwinik faktów, ale zapamiętujący to, co wyraziste i niecodzienne, spokojny, uporządkowany, Melancholik z dalekosiężnymi celami, często mocno perfekcjonistyczny, Choleryk zdecydowany, raczej narzucający własną wolę niż poddający się czyjejś, lubiący ruch i przeciwny stagnacji, Flegmatyk spokojny, zdystansowany i nieokazujący uczuć, nie narzucające innym swojej woli, Co lubi? towarzyskość, optymizm, humor, kontakty luźne i nieformalne, umiejętność słuchania. schludność i uporządkowanie, gruntowna wiedza w swojej dziedzinie, fakty i konkrety. konkrety, zdecydowanie, ale bez narzucania woli – najlepiej zaprezentować jasny cel, kilka sposobów jego osiągnięcia i pozostawić wybór. opanowanie, szczerość, stabilność i pewność. 9.1.3 Szacunek dla partnera Ludzie chcą czuć się ważni i doceniani. Warto tę potrzebę wykorzystać, szczególnie, że nie wymaga to dużego wysiłku. Najważniejsza jest tu akceptacja drugiej osoby. Można ją okazać poprzez uśmiech, pochwały czy docenianie osiągnięć. Jeśli krytyka – to konkretnego zachowania czy potknięcia, a nie całokształtu działań. Dzięki temu odbiorca będzie czuł się dobrze w interakcji, lepiej poczuje się też nadawca. Taki szacunek dla partnera jest szczególnie ważny w komunikacji z pracownikami – kiedy interakcja siłą rzeczy nie odbywa się na jednym poziomie, a jedna strona ma nieco więcej praw i mocy decyzyjnej. Nie trzeba badań naukowych, żeby stwierdzić, że pracownik traktowany “po ludzku” będzie znacznie bardziej wartościowy dla firmy. 9.1.4 Coś od siebie W komunikacji, szczególnie z kontrahentami, ważne jest pokazanie tego, co można zaoferować. Podkreślenie tego, co można dla drugiej osoby zrobić lub co osiągnie ona dzięki współpracy, bardzo mocno zmotywuje do komunikacji. Co więcej, można zadziałać też z drugiej strony – wskazując na to, co zostanie utracone, co zniknie lub czego się nie uzyska, gdy interakcja zostanie przerwana. Zgodnie z badaniami, osoby dużo bardziej motywuje obawa przed stratą, niż chęć zysku. Nie chodzi tu oczywiście o zastraszanie kontrahenta, a jedynie subtelne zasugerowanie, co w dalszej lub bliższej przyszłości może utracić, rezygnując ze współpracy. 58 Wszystko o działalności gospodarczej – wfirma.pl 9.2 Komunikacyjne błędy – czyli czego nie robić Może zdarzyć się, że w uczestnik interakcji przygotuje się doskonale ze skutecznych technik komunikacji, będzie uśmiechnięty, uważny i zasłuchany, a interakcja i tak pozostawi wiele do życzenia. Może to być spowodowane barierami, czasem oczywistymi i łatwo zauważalnymi, ale często tak zakamuflowanymi, że trudno je rozpoznać. Bariery i przeszkody komunikacyjne dzielą się na trzy podstawowe podgrupy. Pierwsza z nich dotyczy barier fizycznych. Może to być hałas, niefortunnie wybrane miejsce, gdzie zbyt dużo się dzieje i rozprasza, zakłócenia podczas rozmowy telefonicznej itd. Mimo iż to nie uczestnicy interakcji tworzą takie bariery, najłatwiej je zlikwidować – zastanowić się nad miejscem spotkania czy zmienić sposób komunikacji. Drugą grupą są przeszkody semantyczne, językowe – czyli niezrozumienie. Widoczne są one najbardziej przy komunikacji z obcokrajowcami, ludźmi z zupełnie innej kultury i społeczeństwa. Największą przeszkodą bywa bariera językowa, ale problematyczne mogą stać się także zachowania czy wypowiedzi, które powszechne w jednej kulturze, w drugiej stanowią poważny nietakt. Niezrozumienie występuje także w kontaktach między rodakami – gdy dochodzi do spotkania osób ze specyficznych kręgów zawodowych (lekarze, informatycy, księgowi) lub społecznych. Słowa i wyrażenia powszechne w jednym środowisku, w drugim stanowią zupełnie nieznany, obcy język. Także niedostosowanie poziomu wypowiedzi do możliwości odbiorcy może sprawiać nie lada kłopot w interakcji. Dlatego zawsze warto przygotowywać się do spotkania – zapoznać się choć pobieżnie z kulturą kraju ojczystego osoby, przejrzeć wiadomości z innej dziedziny, ale też samemu przygotować się do objaśniania trudniejszych zagadnień z własnej branży laikowi. Najtrudniejsze do przejścia są bariery z grupy trzeciej – psychologiczne. Do nich zaliczane są wszelkiego rodzaju stereotypy, zahamowania i niechęć do zmiany własnych przekonań. Można tu także wskazać na poczucie zagrożenia stron interakcji, które jest szczególnie ważne w przypadku relacji szef-pracownik. Podwładny, który obawia się o swoją przyszłość w firmie, nie będzie przekazywał komunikatów negatywnych – i tym samym pozbawi pracodawcę konstruktywnej krytyki, która mogłaby polepszyć sytuację w firmie. Bariery psychologiczne najtrudniej przełamać, ale nie jest to zazwyczaj niemożliwe. Warto zastanowić się, co czuje i czego potrzebuje druga strona, i przekazywać adekwatne do potrzeb komunikaty. Dobrym posunięciem jest też przygotowanie sobie zawczasu racjonalnych, nieoceniających argumentów, popartych faktami. W ten sposób przełamanie czyjegoś oporu może okazać się łatwiejsze. Niestety, może się zdarzyć także, że partnerem w interakcji będzie osoba o sztywnych, zupełnie 59 Wszystko o działalności gospodarczej – wfirma.pl nieelastycznych zasadach i przekonaniach. W tej sytuacji trzeba się pogodzić z faktem, że kontakt taki nie będzie w pełni efektywny. 9.3 Kilka o słów o komunikacji pośredniej Przedstawione metody skutecznej komunikacji i zakłócające ją błędy dotyczą przede wszystkim komunikacji bezpośredniej. Warto natomiast zastanowić się także nad metodami komunikacji pośredniej – za pomocą telefonu lub formy pisanej. Podczas rozmowy telefonicznej, jak wspomniano już wcześniej, odbiorca zwraca uwagę zarówno na treść wypowiedzi, jak i na ton głosu partnera interakcji. Jeśli nadawca będzie się jąkał, zbaczał z tematu i mówił tonem niepewnym, nie wzbudzi pozytywnej reakcji – szczególnie w potencjalnym kontrahencie czy kliencie, który przecież ryzykuje własnymi zasobami. Dlatego też warto przygotować się do telefonicznej rozmowy. Najbardziej przydatnym, a także najprostszym narzędziem będzie kartka papieru i długopis. Wypisanie celu rozmowy, poszczególnych tematów, o których trzeba wspomnieć, własnych możliwości i ograniczeń pozwoli zapanować nad chaosem. Na zakończenie rozmowy można też zastosować krótkie podsumowanie, odhaczając na swoim planie punkty – dzięki temu nie uciekną żadne ważne informacje. Taki plan telefonicznej rozmowy nie tylko rozwiązuje problem merytorycznej zawartości, ale także poprawia drugi aspekt, który jest ważny dla odbiorcy – styl mówienia. Pewny siebie nadawca posługuje się spokojnym głosem, wolnym tempem, wyraźnymi i zrozumiałymi zdaniami. Łatwiej mu także skorzystać z przedstawionych wcześniej metod skutecznej komunikacji i zastosować metodę “lustra” – dostosowując styl swojej wypowiedzi do stylu osoby po drugiej stronie kabla. Komunikacja za pomocą poczty elektronicznej wymaga natomiast najmniej przygotowań wstępnych – co jednak nie oznacza łatwiejszej pracy. Pisanie wiadomości pozwala na dokładne dopracowanie treści pod względem merytorycznym. Jednak poza suchymi faktami także tutaj należy pamiętać o odbiorcy – czyli osobie, dla której wiadomość jest przeznaczona. Dlatego trzeba szczególną uwagę zwrócić na poprawną ortografię, interpunkcję i budowę zdań. Tym, co bardzo ważne, jest również stosowanie odpowiednich form grzecznościowych. Dzięki odpowiedniemu dopracowaniu list elektroniczny może stać się pozytywną reklamą nadawcy. Niedopracowanie i niedbałość mogą się natomiast negatywnie odbić na kontakcie w przyszłości. Jak widać, metody zwiększające efektywność komunikacji nie są trudne do zastosowania – niektóre z nich często bywają stosowane intuicyjnie. Wysiłek jest wobec tego niewielki, a nierzadko może przynieść dodatkowe korzyści. 60 Wszystko o działalności gospodarczej – wfirma.pl 10. Elementy negocjacji w firmie Negocjacje to nie element występujący wyłącznie w filmach akcji – informacje i uregulowania dotyczące zawierania umów gospodarczych tym właśnie sposobem można znaleźć w art. 72 Kodeksu cywilnego. Dlatego też warto, aby przedsiębiorca wiedział, jak prowadzić negocjacje, jak ułożyć ich plan i jakie techniki wykorzystywać, aby uzyskać jak najwięcej dla swojej firmy. 10.1 Czym są negocjacje? Słowo negocjacje pochodzi z łaciny, gdzie negociare oznacza pertraktuję, handluję, prowadzę rozmowy handlowe. Zgodnie ze słownikiem języka polskiego, negocjacje – inaczej pertraktacje – to wspólne wyjaśnienie, przedstawienie poglądów, rozmowa prowadzona przez upoważnionych przedstawicieli (państw, korporacji, ugrupowań). W przedsiębiorstwie negocjacje są rozumiane jako rozmowy, mające doprowadzić do porozumienia między stronami i zawarcia umowy handlowej. Co ważne, pertraktacje takie toczy się niekoniecznie pomiędzy potencjalnymi kontrahentami czy klientami, ale także między pracownikami czy współwłaścicielami firmy. 10.2 Style i taktyki – jakim negocjatorem warto być Aby zostać dobrym negocjatorem warto zastanowić się nad tym, w jaki sposób w codziennym życiu rozwiązywane były różnice zdań. Dzięki temu można ustalić, jaki styl negocjacji preferuje przedsiębiorca, i w związku z tym – jakie techniki będzie mu najłatwiej zastosować. Podstawowy podział stylów negocjacji opiera się na dwóch cechach – poziomach aktywności-bierności i współpracy-walki. Dzięki nim można wyróżnić rozmowy o czterech charakterach: Styl współpracujący walczący aktywny strony analizują szczegółowo każdy element spornych treści, same podsuwają i rozważają argumenty, bez zbędnego zaangażowania emocjonalnego strony wkładają dużo energii w analizę szczegółów, jednak mogą przejawiać zbyt dużą nerwowość i działać zbyt emocjonalnie 61 pasywny strony nie angażują się mocno w negocjacje, opierając się tylko na tym, co już mają - np. ogólne wartości, przykładowe umowy. Jednocześnie jednak chcą ze sobą współpracować, mogą nawet poddawać się zdaniu przeciwnika strony opierają się na utartych schematach i przykładach, jednak mocniej angażują się w utrzymywanie dobrej relacji niż w uzyskanie kompromisu, co może odbijać się na postępach negocjacyjnych Wszystko o działalności gospodarczej – wfirma.pl Obok podstawowego podziału powstał kolejny, zróżnicowany ze względu na stosunek do partnera interakcji. Wyróżnia się tu trzy podstawowe rodzaje, mianowicie: styl miękki – cechuje go przyjazna atmosfera, nacisk na utrzymywanie dobrych relacji i odpowiednie traktowanie przeciwnika. Jakość relacji jest często ważniejsza niż uzyskanie profitów, co w konsekwencji prowadzi do poddawania się presji i ponoszenia strat. Osoba preferująca taki styl ufa drugiej stronie i niejednokrotnie odsłania dolną granicę ustępstw, pozbawiający się tym samym wielu argumentów; styl twardy – partner interakcji jest tu traktowany jako przeciwnik, stojący na drodze do zwycięstwa. Jedyną istotną kwestią jest cel, do którego należy dążyć bez względu na ludzi i jakość relacji. W tym rodzaju pertraktacji strony mogą stosować silną presję, ukrywając dolną granicę możliwych ustępstw. Interes przeciwnika nie stanowi tu żadnego argumentu, najważniejsze jest uzyskanie jak najwięcej dla siebie; styl rzeczowy – jest połączeniem stylów poprzednich. Liczy się w nim zarówno interakcja, jak i ostateczny cel. Negocjatorzy zajmują dość sztywne, określone stanowisko zorientowane na cel, wysuwają argumenty obiektywne i rzeczowe. Jednocześnie występują starania o utrzymanie pozytywnej atmosfery, sprzyjającej budowaniu kompromisu. Obie strony zdają sobie sprawę z istotności dążeń zarówno własnych, jak i przeciwników, i konstruktywnie poszukują rozwiązania. Idealnym rozwiązaniem w czasie negocjacji byłoby stosowanie rzeczowego stylu aktywno-współpracującego. Jest on bowiem najmocniej nastawiony na uzyskanie kompromisu i pewnych korzyści przez każdą ze stron, bez konieczności rezygnacji z pozytywnej, serdecznej komunikacji. Nie zawsze jednak prowadzenie negocjacji w tym tonie jest możliwe – wszystko bowiem zależy od stojącego po drugiej stronie człowieka, na którego zachowanie tak naprawdę nie ma się żadnego wpływu. Dlatego też stworzone zostały różnorodne techniki negocjacyjne, pozwalające wykorzystywać pewne sztuczki i zależności dla uzyskania pozytywnych wyników. Dzięki nim nawet negocjator preferujący styl miękki i pasywny będzie miał większe szanse w starciu z twardym przeciwnikiem. Co więcej – ich znajomość może także uchronić przed ewentualną próbą stosowania ich przez drugą stronę. Pierwszy rodzaj popularnych technik opiera się na manipulowaniu czasem. Kiedy negocjator zorientuje się, że drugiej stronie zależy na jak najszybszym dojściu do porozumienia, może spróbować nieco przeciągnąć rozmowy. Szczegółowa analiza konkretnych elementów umowy i celowe wahanie może doprowadzić do ustępstw ze strony przeciwnika, który będzie chciał przyspieszyć podjęcie decyzji. Z drugiej strony, jeśli negocjacje zbytnio się przeciągają, warto ustalić ostateczny termin ich zakończenia – powołując się na ważne dla firmy powody. Dzięki temu druga strona może również wcześniej zadeklarować pewne ustępstwa, działając pod presją czasu. 62 Wszystko o działalności gospodarczej – wfirma.pl W negocjacje z założenia wpisany jest przymus ustępowania. Warto nauczyć się, jak umiejętnie stosować oddawanie części własnych korzyści na rzecz przeciwnika, aby w rezultacie odnieść więcej korzyści, niż on. Odstępstwa od pierwotnie przedstawionych granic powinny być dokonywane z oporem, po długich pertraktacjach – zgodnie z zasadą, iż to co przychodzi trudniej, jest bardziej wartościowe. Kiedy partner w końcu zdobędzie coś dla siebie, będzie czuł się znacznie bardziej usatysfakcjonowany. Takie zadowolenie niesie za sobą pozytywny skutek, jakim jest chęć odwdzięczenia się. Przeciwnik, któremu poszło się na rękę, nie chce mieć długu u drugiej strony. W tej zasadzie tkwi jednak niebezpieczeństwo – trzeba bowiem samemu uważać na pułapkę wdzięczności. Nie każde ustępstwo warte jest odwzajemnienia. Można także wyrobić sobie pewien kredyt ustępstw – zgadzając się na odejście od swoich przekonań w mniej istotnych kwestiach. Wtedy łatwiej będzie twardo obstawać przy swoim zdaniu, gdy negocjacje zaczną dotyczyć spraw naprawdę ważnych. Jeśli chodzi o ustępstwa, skutecznym posunięciem jest wykorzystanie techniki, badającej skłonność do ustępstw drugiej strony. Najbardziej popularną metodą jest tzw. sytuacja hipotetyczna. Należy wtedy stworzyć zdanie “gdyby” - np. co by było, gdyby cenę obniżono o 30%. Odpowiedź drugiej strony powinna wtedy wskazać chociaż pobieżnie, jaka jest jej sytuacja i jakie ustępstwa będzie można w związku z tym uzyskać. Podczas negocjacji warto także wykorzystywać odwrotność ustępstw – czyli technikę wysokiego cenienia samego siebie. Ważne jest, aby pamiętać, że głównym celem negocjacji jest osiągnięcie tego, co zostało założone. Kompromis i podpisanie umowy ma służyć nadrzędnemu celowi, a nie być nim samym w sobie. Dlatego nie można wychodzić od zbyt niskich żądań. Ceniący się kontrahent, szef czy pracownik gwarantuje dbałość o interesy firmy, a co za tym idzie – dbałość o interesy tego, kto podpisze z nim umowę. Dlatego też warto pierwotne stanowisko określić na wysokim poziomie, choć oczywiście możliwym do przyjęcia dla partnera negocjacji. Nigdy nie powinno się także wyrażać zgody na pierwszą przedstawioną przez kontrahenta propozycję. Powyższe techniki wskazują, jak można wykorzystać nadarzające się podczas negocjacji okazje. Poza nimi można także dodać pewne chwyty od siebie. Popularnym, choć nadal nie wszystkim znanym podejściem, jest taktyka złego i dobrego policjanta. Wykorzystywana często podczas przesłuchań policyjnych, może równie dobrze sprawdzić się podczas negocjacji w firmie. Niezbędna jest tu obecność dwóch przedstawicieli jednej strony. Pierwszy musi być twardym, nieugiętym konserwatystą, niezgadzającym się na żadne ustępstwa. Dobrze, jeśli taka osoba dodatkowo potrafi grać osobę nieprzyjemną, zdystansowaną i chłodną. Na takim tle drugi negocjator – serdeczny, spokojny, zwracający uwagę na interesy drugiej strony, łagodzący groźnego kolegę wzbudzi znacznie większą przychylność i zaufanie. Co więcej, taka sytuacja może sprowokować drugą stronę do ustępstw – nie tylko dlatego, że takowe są czynione wobec niej. Negocjator zwracający uwagę na interesy drugiej strony, mimo że naraża się tym groźnemu koledze, wywołuje chęć odwdzięczenia się. 63 Wszystko o działalności gospodarczej – wfirma.pl Inną techniką, którą można wypróbować, jest pokazywanie – subtelne – własnych kompetencji i możliwości, jednocześnie podważając przekonania drugiej strony. Roztoczenie przed kontrahentem wizji tego, co może zyskać, lub jeszcze bardziej przekonującej (zgodnie z badaniami psychologicznymi) wizji tego, co utraci, rezygnując z umowy, może znacząco wpłynąć na podjęcie decyzji. Z drugiej strony warto zorientować się, jakie przekonania żywi przeciwnik – najlepiej, jeśli taka możliwość wystąpi jeszcze przed podjęciem pertraktacji. Przypuszczalnie znajdzie się choć kilka takich, które można z łatwością zbić trafnymi, rzeczowymi argumentami. W ten sposób negocjator podkreśla własne kompetencje, które stają się bardziej wiarygodne. Taktyki negocjacyjne warto znać i stosować, pamiętając jednak o umiarze. W dzisiejszym świecie szkoleń i poradników każdy właściwie ma szansę zostać swego rodzaju specjalistą od negocjacji. Dlatego decydując się na jakąś strategię, warto zastanowić się, czy na pewno odniesie ona skutek w stosunku do tego konkretnego kontrahenta. W tej kwestii natomiast na pewno przyda się rzetelny i dopracowany plan negocjacji. 10.3 Jak wygląda plan negocjacji... Do negocjacji nie można przystępować bez wcześniejszego przygotowania. Przede wszystkim znajomość sytuacji, klienta, możliwości i ograniczeń daje negocjatorowi pewność siebie i świadomość, że ma w ręku mocne atuty. Z drugiej strony – rzetelny, konkretny i pewny swoich racji przeciwnik wzbudzi znacznie większy szacunek niż osoba wahająca się, doczytująca pokątnie informacje i tworząca argumenty na bieżąco. Co więcej – przygotowanie do negocjacji to także pierwsze wrażenie, jakie odniesie potencjalny kontrahent czy pracownik. Oczywiste jest, że chętniej zwiążą oni swoje losy i zasoby z kimś, kto wydaje się pewny siebie, znający własną wartość i efektywnie dążący do celu. Dlatego też przed pertraktacjami należy przygotować ich plan. Pierwszy jego etap to rozpoznanie przeciwnika. Warto zapoznać się z pewnymi cechami drugiej strony, które mogą okazać się istotne. I tak, w przypadku: klienta – należy dowiedzieć się, jakie są cechy osobowości i typ temperamentu takiej osoby, co chce on osiągnąć, do czego dąży, a także jakie ma argumenty i zasoby; partnera biznesowego – warto poznać bardzo dobrze temperament i osobowość negocjatora, jego pozycję w firmie (inaczej rozmawia się z przedstawicielem bez mocy decyzyjnej, a inaczej – z zarządzającym wszystkim prezesem), pozycję firmy na rynku, jej wymagania, cele i możliwości. Jeśli wcześniej zdarzyła się już współpraca z danym kontrahentem, warto prześledzić jej historię – w razie ewentualnych uchybień w przeszłości negocjator uzyskuje dodatkowe argumenty; 64 Wszystko o działalności gospodarczej – wfirma.pl pracownika – także ważny jest temperament i osobowość, a ponadto wartości, które osoba wyznaje, jej cele i motywacja do ich osiągnięcia, kompetencje i możliwości, sytuacja rodzinna. Kiedy negocjator pozna już swojego przeciwnika, może zająć się celem. Należy bowiem zawsze pamiętać, że – jak już wcześniej wspomniano – uzyskanie kompromisu w drodze negocjacji to nie cel główny, a jedynie narzędzie do wyciągnięcia z umowy jak największych korzyści. Dlatego też warto przed negocjacjami ustalić dwa konkretne cele. Pierwszy z nich to cel maksymalny – czyli założenie, ile najwięcej można uzyskać z zawarcia danego kontraktu. Od przedstawienia takiego celu warto rozpocząć negocjacje. Drugim celem jest natomiast cel minimalny – czyli taki, poniżej którego nie można zejść, bo wiązałoby się to z negatywnymi konsekwencjami dla firmy. Cel minimalny najlepiej pozostawić w ukryciu i nie zdradzać go przeciwnikowi. Tym, co również warto jest przygotować, są własne atuty. Chodzi tu zarówno o przygotowanie się merytoryczne z danej dziedziny, jak i na refleksję nad tym, co możemy dać drugiej stronie. Przygotowanie sobie własnych mocnych stron będzie bardzo przydatne podczas stosowania podanej wcześniej taktyki roztaczania wizji tego, co kontrahent może osiągnąć, podpisując kontrakt. Po przygotowaniu następuje drugi etap planu, jakim jest określenie i dopracowanie przestrzeni negocjacyjnej. Chodzi tu o zastanowienie się nad ewentualnymi scenariuszami rozmowy. Mimo, iż może się to wydać zbędne, niczym wróżenie z fusów, to jednak takie “gdybanie” może znacząco zwiększyć komfort negocjatora. Dzięki wyobrażeniu sobie możliwych zdarzeń, zwłaszcza negatywnych i stresujących, można zawczasu przygotować sobie własne reakcje. Dzięki temu znacznie zmniejszy się poziom zaangażowania emocjonalnego i negocjatorowi będzie łatwiej skupić się na konkretnych, racjonalnych stronach rozmowy. Ostatni etap planowania to wyznaczenie miejsca i czasu negocjacji. Najlepiej jest, gdy negocjator znajduje się na własnym terenie – dzięki temu już na wstępie uzyskuje nieznaczną przewagę nad przeciwnikiem. Niestety, tę zasadę najczęściej zna także druga strona – dlatego zbytni nacisk na przeprowadzenie pertraktacji na własnym terytorium może wzbudzić podejrzenia, że nie jest się pewnym własnych racji i występuje obawa przed negocjacjami i przeciwnikiem W związku z tym, jeśli negocjator może sobie na to pozwolić, warto wybrać miejsce neutralne dla obu stron, co nie umniejszy znacząco komfortu żadnej z nich. Przedsiębiorca zawsze powinien mieć też na uwadze, o co toczą się pertraktacje i jakie jest jego stanowisko wobec nich. Nie zawsze bowiem najlepiej występować osobiście. Może się zdarzyć, że kontrakt ma dotyczyć wąskiej specjalizacji, na której zarządzający firmą zupełnie się nie zna. W takiej sytuacji najlepiej oddelegować do negocjowania specjalistę, który wytoczy znacznie bardziej odpowiednie argumenty. 65 Wszystko o działalności gospodarczej – wfirma.pl 10.4 …a jak przebiegają one w praktyce Gdy plan jest przygotowany, taktyki i style dopracowane w najdrobniejszych szczegółach, można przystąpić do negocjacji. Ich przebieg zależy oczywiście od wielu różnych aspektów, ale ogólnie przyjmuje się, że negocjacje składają się z trzech faz. W fazie wstępnej następuje zapoznanie uczestników i zawiązuje się relacja. Jest to moment na zrobienie odpowiedniego pierwszego wrażenia (ważne szczególnie przy wykorzystaniu techniki dobrego i złego policjanta). Strony przedstawiają oferty, pozostając wobec siebie neutralne i obserwując reakcje przeciwnika. Co ważne, należy w tym miejscu jasno i wyraźnie określić własny cel, a także ewentualne zastrzeżenia do propozycji drugiej strony. Jest to także moment na ustalenie reguł negocjacji. Dzięki dobremu wstępowi sam proces negocjowania będzie znacznie bardziej efektywny i szybki, strony nie będą bowiem zajmowały się niemożliwymi do zrealizowania pomysłami. Druga faza – tzw. rozwinięcie – to właściwie rozmowy negocjacyjne. Propozycje są na tym etapie rozwijane, przedstawiane są argumenty obu stron, a wszystkie aspekty powinny być dokładnie przeanalizowane. W tej fazie ujawnia się styl poszczególnych uczestników, a także kształtuje się charakter relacji – od bardzo formalnego, aż po niezobowiązujący i serdeczny. Rozwinięcie to etap, w którym można stosować opisane techniki, ale trzeba także bardzo uważać, aby nie wpaść w pułapkę zastawioną przez przeciwnika. Może się zdarzyć, że podczas rozwinięcia rozmowy utkną w martwym punkcie. Warto wtedy zastosować pewne metody, które złagodzą sytuację konfliktową. Przede wszystkim nie należy wdawać się w emocjonalną dyskusję – znacznie lepiej jest zachować dystans. Emocje negatywne także powinny zostać ukryte i stonowane. Aby sprowadzić rozmowę na właściwe tory, można podkreślić, co stanowi cel spotkania. Warto także zaproponować burzę mózgów – zgromadzenie wszystkich pomysłów na wyjście z impasu, które następnie zostaną omówione, przyjęte, odrzucone bądź zmodyfikowane. W ten sposób wszyscy uczestnicy będą mogli wyrazić swoje zdanie w sposób kontrolowany. Jeśli impas się przedłuża i uczestnicy nie widzą możliwości wyjścia z sytuacji patowej, warto przełożyć negocjacje na inny termin. W ten sposób obie strony mają czas na chłodne kalkulacje, ewentualnie ponowne omówienie sprawy wewnątrz własnej firmy. Ostatni etap negocjacji – faza końcowa – to zakończenie rozmów. Warto w tym momencie dokonać ostatecznych podsumowań, w których będą uczestniczyły obie strony. W ten sposób nie zostaną “przeoczone” ewentualne niezgodności, nim zostanie podpisana formalna umowa. Ostatecznym przypieczętowaniem zakończonych rozmów jest podpisanie dokumentu. 66 Wszystko o działalności gospodarczej – wfirma.pl Negocjowanie to proces, dzięki któremu do porozumienia mogą dojść strony o pozornie zupełnie odmiennych celach. Wobec tego warto nauczyć się, jak być dobrym negocjatorem - dobre przygotowanie jest w tym przypadku połową sukcesu. 67 Wszystko o działalności gospodarczej – wfirma.pl 11. Wizerunek firmy i marketing Budowanie wizerunku firmy jest procesem, który wymaga stałego i konsekwentnego działania, zarówno ze strony właściciela, jak i pracowników. Wizerunek firmy to sposób, w jaki dane przedsiębiorstwo jest postrzegane przez klientów, kontrahentów, pracowników, konkurencję, media – czyli całe otoczenie jednostki. To, czy jest on pozytywny, czy negatywny w dużym stopniu przekłada się na sukces lub klęskę firmy. W czasach silnej konkurencji rynkowej, to właśnie wizerunek firmy jest elementem, który często decyduje o zdobyciu zaufania rynku. Odpowiednio wypracowany i utrzymywany wizerunek daje przedsiębiorcy wiele korzyści. Przede wszystkim na jego podstawie budowane jest zaufanie konsumentów i partnerów biznesowych organizacji. Dzięki uzyskaniu takiej stabilności można następnie szybciej wprowadzać na rynek nowe produkty i prowadzić bardziej ekspansywną politykę sprzedaży. Dobry wizerunek przyciąga do firmy także wartościowych i wykwalifikowanych specjalistów. Natomiast podsumowując wszystkie te zalety można stwierdzić, że firma o pozytywnym marketingu ma stabilną pozycję i znaczną przewagę konkurencyjną nad konkurentami. Na wizerunek firmy składają się głównie: nazwa, logo wraz całą identyfikacją wizualną, rodzaj, w jaki firma komunikuje się z otoczeniem, kultura organizacji. 11.1 Nazwa firmy Nazwa firmy to podstawowy element, od którego należy rozpocząć budowanie dobrego wizerunku. Jest ona tak istotna, bowiem to właśnie od nazwy zależy, czy firma zaistnieje w świadomości konsumentów tak, jak założyli jej twórcy. Warto zatem zastanowić się, jakie hasła są najłatwiej zapamiętywane. Przede wszystkim – nie mogą to być długie i skomplikowane zdania, które trudno jest wymówić. Proste, krótkie hasła znacznie lepiej sprawdzą się w marce firmy. Co więcej, nazwa nie powinna być dobrana przypadkowo – przedsiębiorcy nie chodzi przecież o to, żeby klient zapamiętał wyłącznie wesoły slogan, nie kojarząc go przy tym z samą firmą. Należy zatem skupić się na takim doborze nazwy, która jest przynajmniej skojarzona z zakresem działalności przedsiębiorstwa, a najlepiej – jeśli jest z nim nierozerwalnie związana i na tyle specyficzna, że najszybciej kojarzy się właśnie z tą wybraną, konkretną branżą. Przedsiębiorca rozpoczynający działalność zawsze powinien zakładać co najmniej dwa scenariusze jej rozwoju – pozytywny i negatywny. Skoro tak, zawsze należy dopuścić myśl, iż kiedyś w przyszłości przedsiębiorstwo może stać się 68 Wszystko o działalności gospodarczej – wfirma.pl producentem nie tylko krajowym, ale też – międzynarodowym. W związku z tym wybierając nazwę warto zastanowić się, czy w innym państwie bądź innym obszarze językowym nie wzbudzi ona negatywnych, albo wręcz niestosownych skojarzeń. Dlatego też słowa, które poza granicami naszego kraju mogą mieć wydźwięk pejoratywny, nie powinny być brane pod uwagę, podobnie jak nazwy naszpikowane polskimi znakami diakrytycznymi. Zakładając biznes warto też zwrócić uwagę na fakt, iż w dzisiejszych czasach aby firma miała przyszłość, powinna zaistnieć w Internecie. Dlatego też dobrym rozwiązaniem jest wybór takiej nazwy dla przedsiębiorstwa, która jednocześnie stanie się adresem strony WWW. Dzięki temu potencjalni klienci czy kontrahenci z łatwością odnajdą w sieci stronę internetową firmy. 11.2 Domena Jak wspomniano wcześniej, domena powinna pochodzić od nazwy firmy lub też mocno do niej nawiązywać. Jeśli jednak profil działalności i zakres świadczonych przez nią usług nie jest jasno określony, można wybrać taką domenę, która najlepiej opisuje same usługi lub produkt. Przy wyborze domeny podstawową zasada jest używanie tylko liter, cyfr oraz myślników. Krótsze adresy są również z zasady najlepszym wyborem, ponieważ pozostawiają mniej miejsca na interpretację czy pomyłki. To zdecydowanie ułatwia zapamiętanie i przekazywanie dalej adresu WWW pomiędzy klientami czy kontrahentami. Ważne! Przeciętnie człowiek jest w stanie zapamiętać ciąg złożony z siedmiu cyfr. W nazwie domeny nie używa się polskich znaków. Przed ostateczną rejestracją należy sprawdzić, czy wybrana nazwa bez polskich znaków diakrytycznych jest zrozumiała, łatwa do wymówienia oraz czy nie brzmi śmiesznie. W adresie WWW firmy kluczową rolę odgrywa również jej ostatnia fraza, która może mieć znaczącą funkcję informacyjną. Warto zatem poznać znaczenie najczęściej spotykanych domen: com – działalność komercyjna, biznes, org – organizacje, działalność niekomercyjna, edu – szkolnictwo i edukacja, net – Internet, informatyka, pl, .eu, .co, .uk, .de, itd. – skrót nazwy kraju bądź obszaru. Jeśli wybrana domena okaże się już zajęta, a wybór innej, równie atrakcyjnej jest z różnych względów niemożliwy, warto dołożyć wszelkich starań, by odkupić adres WWW. Dane właścicieli poszczególnych domen można odnaleźć za pomocą specjalistycznych rejestrów, dostępnych w Internecie. 69 Wszystko o działalności gospodarczej – wfirma.pl 11.3 Reklama i pozyskiwanie klientów Gdy firma rozpoczyna swoją działalność, nadrzędną kwestią staje się pozyskanie klienta oraz dotarcie z usługą bądź produktem do jak największej liczby potencjalnych konsumentów i partnerów. Wielu małych i średnich firm nie stać na finansowanie kosztownych kampanii, zatem często jedynym wyjściem jest prowadzenie działań wizerunkowych. Nie wymagają one wysokich nakładów pieniężnych, a pozwalają na starcie zaznaczyć swoją obecność na rynku i wypracować pozytywny, godny zaufania wizerunek. Klasyczna reklama prasowa, telewizyjna czy radiowa to oczywiście nadal efektywne metody promowania własnej firmy, jednakże niewiele firm na starcie dysponuje środkami w takiej wysokości. Zatem warto skupić się na tańszych i nowocześniejszych metodach reklamowych, wykorzystujących narzędzia internetowe. 11.3.1 Reklama banerowa Polega na wykorzystaniu elementów graficznych, np. obrazków, animacji, zdjęć, GIF-ów czy haseł do przekierowania na inna stronę www reklamodawcy. Jest to jedna z najszybciej rozwijających się, a zarazem ciekawszych form reklamy internetowej. Daje duże pole do popisu jej wykonawcom. Dodatkowo banery mogą być zamieszczane w różnych częściach strony WWW, przy czym najskuteczniejsze są te miejsca, które na danej witrynie najbardziej rzucają się w oczy. 11.3.2 Pay per click Jest rodzajem reklamy internetowej, w której kluczową role odgrywa płatność za kliknięcie w link lub baner, a nie za jego wyświetlenie. Osoba zlecająca reklamę swojej firmy lub usługi, płaci za każdego użytkownika, który za pomocą banera przejdzie do strony produktu. 11.3.3 Affiliate marketing Jest metodą promowania biznesu on-line, w której osoba reklamując produkt albo usługę za pomocą strony internetowej jest nagradzana za każdego użytkownika, który odwiedzi, kupi lub przeprowadzi inną czynność na stronie reklamodawcy. W Polsce affiliate marketing znany jest bardziej pod pojęciem programu partnerskiego. Do najpopularniejszych i największych portali oferujących tą metodę marketingu należą portale społecznościowe, takie jak Nasza-Klasa, Facebook czy MySpace. To idealne miejsce na reklamę sprzedażową, polityczną i promocyjną, nie tylko ze względu na ilość użytkowników tych portali, ale także na ich różnorodność pod względem wieku, płci i statusu społecznego. 70 Wszystko o działalności gospodarczej – wfirma.pl 11.3.4 E-mail marketing Jest formą marketingu bezpośredniego, wykorzystującego pocztę elektroniczną jako główne narzędzie komunikacji. Do podstawowych zadań e-mailingu zalicza się budowę lojalności konsumenckiej, tworzenie określonych relacji z odbiorcami, budowę pożądanego wizerunku firmy lub organizacji, a także sprzedaż. Natomiast najpopularniejszymi jego narzędziami są: newslettery firmowe, biuletyny wewnętrzne, dzienniki elektroniczne oraz reklamy w wiadomościach e-mail. 11.3.5 Marketing wirusowy Marketing wirusowy jest formą promocji polegającą na rozpowszechnianiu przekazu reklamowego przez samych użytkowników Internetu. To oni występują w roli kreatorów opinii na temat np. działalności firmy, jakości oferowanych produktów lub usług czy też funkcjonalności i przydatności strony internetowej. Głównym celem tej formy marketingu jest szybkie i lawinowe rozprzestrzenianie się informacji w postaci rekomendacji danego produktu lub usługi. Jak wynika z badań, jedną z najpopularniejszych form promocji jest rekomendacja, stąd istnieje duże prawdopodobieństwo, iż firma pozyska w ten sposób nowych klientów. 11.3.6 Bot – nowoczesny i interaktywny specjalista od marketingu Bot, czyli program komputerowy kreowany najczęściej jako postać ludzka, jest nowoczesnym narzędziem całkowicie zmieniającym strukturę stron internetowych. Spełnia on priorytetowe postulaty stron marketingowych, takie jak wygoda w użytkowaniu, szybkość i łatwość wyszukiwania interesujących zasobów oraz nowoczesne techniki prezentacji. Poprzez swoje funkcjonalności spełnia on rolę przewodnika po stronie internetowej. Służy pomocą w poruszaniu się po złożonej strukturze linków oraz ułatwia korzystanie z nawigacji serwisu. Do jego kompetencji należy kontrolowanie percepcji klienta tak, aby kierowała się na najnowsze promocje i atrakcyjne oferty. Bot, tak jak klasyczny sprzedawca, jest "wyszkolony" z zakresu psychologii sprzedaży i zręcznie wykorzystuje sztukę perswazji. Jeśli osoba wizytująca stronę nie dokona za pierwszym razem zakupu, celem bota jest nawiązanie komunikacji poprzez sugestię pozostawienia np. adresu e-mail. To narzędzie ma się przyczynić do późniejszego nawiązania i utrzymania kontaktu. Dla właściciela strony e-mail pozostawiony w bazie ma szczególną wartość, ponieważ dobrowolnie i świadomie został przekazany firmie. Oznacza to, że wysyłanie doń korespondencji będzie zgodne z prawem, a także że – z założenia – spotka się z aprobatą odbiorcy. Rola bota, tak jak w przypadku realnego sprzedawcy, może być decyzyjna w procesie zakupu. Po dokonaniu syntezy otrzymanych informacji, a także analizy 71 Wszystko o działalności gospodarczej – wfirma.pl ścieżki, którą poruszał się odbiorca, w kompetencji bota leży zasugerowanie produktu zgodnego z oczekiwaniami klienta. Jeśli internauta będzie przebywał na stronie poświęconej np. turystyce, bot może zainicjować rozmowę na temat zainteresowań. Jeśli dowie się, że głównym hobby dyskutanta jest nurkowanie, wówczas zaserwuje mu wszystkie oferty wyjazdowe związane z tą dyscypliną. Jak więc widać, marketing wcale nie musi wykorzystywać drogich narzędzi – na początek firma z powodzeniem może wykorzystywać możliwości, jakie powszechnie oferuje Internet. Inwestycje w bardziej zaawansowaną reklamę mogą natomiast następować później, stopniowo, wraz ze wzrostem znaczenia firmy na rynku. 72 Wszystko o działalności gospodarczej – wfirma.pl 12. Zarządzanie czasem Efektywne zarządzanie czasem w dużej mierze polega na optymalnym wykorzystaniu go w konsekwentnym dążeniu do celu. Celem tym może być wykonanie konkretnego zadania, długofalowe działania lub solidny odpoczynek. Jak pokazują ostatnie badania, Polacy są jednymi z najmniej wydajnych pracowników na świecie, przy czym tygodniowy czas pracy w naszym kraju należy do najdłuższych w Europie. Zatem statystyczny polski pracownik pracuje długo, ale nieefektywnie. Jaka może być tego przyczyna? Źródła problemu należy szukać w niewłaściwym planowaniu i gospodarowaniu czasem. Sztuka dobrego zarządzania terminowym wykonywaniem zadań nie jest darem, z którym człowiek się rodzi lub nie, jest umiejętnością, którą można wypracować. Na proces zarządzania i kontrolowania czasem składa się wiele elementów. Warto skupić się choćby na najważniejszych z nich, aby otrzymać pozytywne efekty. 12.1 Analiza czasu Punktem, od którego należy rozpocząć optymalizację czasu względem pracy, jest analiza. Dokładne zbadanie zalet, słabości i błędów, które wydłużają pracę można wykonać za pomocą analizy SWOT. Sporządzona w ten sposób tabela czynników ułatwia podjęcie najkorzystniejszych decyzji odnośnie przyszłych działań: czynniki zewnętrze: o szanse – wydarzenia, zjawiska, po których jednostka nie spodziewa się, że mogą pomóc w rozwoju, o zagrożenia – wydarzenia, zjawiska, po których jednostka spodziewa się, że mogą jej przeszkodzić w trenerskim rozwoju zawodowym, czynniki wewnętrzne: o silne strony – cechy, zdolności, umiejętności, które posiada dana osoba. Przynoszą jednostce pożytek. Silne strony to także takie cechy, które nie są akceptowane przez daną osobę, choć inni je podziwiają, o słabe strony – zachowania, nawyki, przyzwyczajenia, które utrudniają skuteczne działanie i mają wpływ na jednostkę. Ważne, aby nie pomijać tu także informacji zwrotnych otrzymywanych od innych. Po sporządzeniu analizy czynników, które wpływają na czas i jakość pracy, należy przebadać wykorzystywany czas. Istnieją dwa sposoby, które pozwalają dokonać rzeczowej oceny eksploatacji czasu. Pierwszy z nich, nazywany budżetem czasu, polega na zapisywaniu co 15 minut przez kilka dni, co w danym czasie jest robione, a następnie analizie zanotowanych działań. Jest to metoda dość pracochłonna i wymagająca dużej wytrwałości i samodyscypliny. Jednak dzięki opracowaniu budżetu czasu można dogłębnie przeanalizować, co rzeczywiście dzieje się z czasem. 73 Wszystko o działalności gospodarczej – wfirma.pl Druga metoda dotyczy tzw. „złodziei czasu” i opiera się na stworzeniu listy czynników zewnętrznych i wewnętrznych, które obniżają efektywność i wydłużają czas wykonania powierzonych zadań. Warto pamiętać, że często przyczyna marnowania czasu leży w samym człowieku, a nie poza nim. Dlatego podczas sporządzania takiej listy wskazana jest również ocena swoich zachowań. Do najczęstszych pożeraczy czasu należą: niewłaściwy system segregowania dokumentów, odwracanie uwagi, hałas, niezapowiedziani goście, brak motywacji, obojętny stosunek do pracy, nieprecyzyjna komunikacja, jej brak lub nadmiar, próba wykonania wszystkiego na raz, niedostateczna koordynacja pracy zespołu, brak priorytetów, za mało delegowania zadań, niewłaściwa ich kontrola, brak samodyscypliny, osobista dezorganizacja – „zawalone biurko”, czas oczekiwania (np. umówione spotkania, terminy), nieumiejętność mówienia “nie”, niepełne, spóźnione informacje, niedoprowadzanie spraw do końca, przedłużające się posiedzenia, prywatne pogawędki, odkładanie pracy na później, chęć posiadania informacji o wszystkim, pośpiech, zniecierpliwienie, przeglądanie serwisów społecznościowych. 12.2 Wytyczanie celów i priorytetów Sposobem na wyeliminowanie czynników, które dekoncentrują i obniżają wydajność, jest wyznaczenie wyraźnego celu i określenie priorytetów w dążeniu do niego. Na początek można zrobić coś prostego i przyjemnego, dzięki temu satysfakcja z pierwszego osiągniętego sukcesu zmotywuje do realizacji następnych, trudniejszych celów. W dążeniu do wyznaczonych celów należy wystrzegać się nadmiernej doskonałości i perfekcjonizmu. Ważne, aby starać się wykonać zadanie jak najlepiej, ale niekoniecznie idealnie. Perfekcjonistyczne podejście generuje bowiem z jednej strony pośpiech i chęć jak najszybszego wywiązania się z zadania, z drugiej – kładzie nacisk na to, aby nie popełnić żadnych błędów. Tym samym bardzo łatwo jest wpaść w pułapkę błędnego koła, w wyniku którego żaden rezultat nie będzie zadowalający. 74 Wszystko o działalności gospodarczej – wfirma.pl Cechy dobrze sformułowanego celu określa pewna zasada, nazwana – od pierwszych liter poszczególnych aspektów – zasadą SMART(ER). Zatem, dobry cel powinien być: Specific – konkretny, aby bez wątpliwości wiedzieć, do czego się dąży, Measurable – mierzalny, czyli posiadający sposób na jednoznaczne określenie, kiedy cel zostanie osiągnięty, Achievable – osiągalny, możliwy do zrealizowania, Realistic – realny, dla konkretnego człowieka w konkretnym otoczeniu, Time and cost oriented – określony w czasie i w kosztach, Exciting – ekscytujący, ponieważ szczere zainteresowanie tematem znacząco zwiększa motywację do osiągnięcia celu, Recorded – zapisany, udokumentowanie celu zwiększa motywację i niweluje chęć obniżania poprzeczki w razie przeciwności. Aby określić priorytety, można wykorzystać popularną metodę kombinacji ważności i pilności. Kluczem do sprawnego gospodarowania czasem jest nadanie jednoznacznych kierunków zaplanowanym pracom. W tym celu należy wykorzystać Macierz Eisenhowera – listę zadań uporządkowaną w czterech grupach: Ważne Pilne sprawy naglące, trudne i kryzysowe, o określonym terminie realizacji, najczęściej wymagające osobistego wykonania, Niepilne codzienne zadania, wykonywane rutynowo, mogą podlegać delegacji, Nieważne plany dalekosiężne, dotyczące zapobiegania problemom, mogą być zlecane, należy je planować, systematycznie realizować i sprawdzać stopień zaawansowania, klasyczni złodzieje czasu – najczęściej pewne przyjemności nieuznawane za konieczną przerwę w pracy – należy je wyeliminować. 12.3 Jak realistycznie podejść do czasu? Umiejętność oszacowania czasu względem realizacji zadania jest niezwykle istotna przy planowaniu. Warto zwrócić uwagę na fakt, że w praktycznie każdym miejscu pracy dzień roboczy składa się z dwóch typów czasu – zarezerwowanego i dostępnego. Czas zarezerwowany dotyczy codzienny czynności, które rutynowo wykonywane są w miejscu pracy. Są to zatem codzienne obowiązki, raportowanie, zaplanowane przerwy kawowe czy obiadowe itp. Czas dostępny jest natomiast tą częścią, która jest istotna w procesie planowania. W tym czasie występują dwa rodzaje godzin. Podczas czerwonych pracownikowi nie wolno przeszkadzać – są one bowiem przeznaczone na najbardziej intensywne, wymagające skupienia i zaangażowania zadania. Godziny zielone są natomiast pożytkowane na zadania ważne, ale mnie wymagające, raczej 75 Wszystko o działalności gospodarczej – wfirma.pl rutynowe i mechaniczne. W tym momencie pracę można przerwać, gdyż dzięki jej mało wymagającemu charakterowi powrócenie do zadania po przerwie jest stosunkowo mało problematyczne. Ważne! Pierwsza godzina jest najpowolniejszą godziną w biurze. Pracownicy w tym czasie robią kawę, porządkują korespondencję i plotkują – to najlepszy moment na załatwienie ważnych spraw. 12.4 Delegowanie zadań Umiejętne delegowanie zadań doskonale wpływa na kondycję firmy. Dzięki temu narzędziu szef może znacząco odciążyć własne barki, poświęcając się najważniejszym dla działalności projektom, a jednocześnie zlecić pozostałe zadania osobom jak najbardziej kompetentnym. Ponadto, delegowanie zadań często pozytywnie wpływa na relacje pomiędzy pracownikami, którzy czują się bardziej zaangażowani w sprawy firmy. Skuteczna delegacja zadań powinna rozpoczynać się od postawienia sobie pięciu podstawowych pytań: Co? – określenie samego zadania, Kto? – wybór najbardziej odpowiedniej osoby, Dlaczego? – uzasadnienie wyboru – niezwykle istotne, ponieważ brak konkretnych argumentów może stwarzać pozory faworyzowania niektórych pracowników, Jak? – określenie sposobu działania lub tylko udzielenie wskazówek (w zależności od stopnia ważności zadania i kompetencji pracownika), Kiedy? – określenie terminów na realizację działania. Delegowanie zadań jest z jednym z najważniejszych narzędzi, jakim dysponuje pracodawca. Nieumiejętne wykorzystywanie może prowadzić do spadku motywacji w zespole, powstania konfliktów i nieterminowego realizowania projektów. Unikanie takich sytuacji jest możliwe poprzez: delegowanie zadań w początkowym stadium realizacji projektu, planowanie rezerwy czasowej, przydzielanie zadań i obowiązków adekwatnie do zdolności i możliwości pracownika, angażowanie pracownika postawą osoby, która deleguje zadanie, stosowanie pochwał za dobre wypełnianie powierzonych obowiązków. 12.5 Prowadzenie spotkań a oszczędność czasu Spotkania z pracownikami są absolutną koniecznością. Dobra i sprawna komunikacja w firmie przekłada się na możliwość zaoszczędzenia znaczącej ilości czasu. 76 Wszystko o działalności gospodarczej – wfirma.pl Poprawnie zorganizowane i przeprowadzone zebranie skutkuje natomiast skuteczną, płynną i efektywną pracą całego zespołu. Aby jednak zebranie zostało przeprowadzone naprawdę sprawnie i efektywnie, warto przed jego rozpoczęciem przygotować sobie pewien plan. Dzięki zastosowaniu poniższych punktów przedsiębiorca może znacznie lepiej wykorzystać czas przeznaczony na spotkania z pracownikami. Odpowiednie strategie należy zacząć stosować przygotowywania zebrania. Warto zatem zwrócić uwagę na: już w momencie termin – dostępny dla wszystkich i niekolidujący z innymi ważnymi zdarzeniami bądź świętami, uczestników – kto powinien zostać zaproszony, przy czym osoby, które są niezbędne dla prawidłowego przebiegu spotkania, nie mogą w tym czasie przebywać np. w delegacji, na zwolnieniu albo na urlopie, temat, materiały i sprzęt – łatwe do przekazania, w formie wydruków bądź prezentacji, w zależności od możliwości technicznych firmy; jeśli zebranie wymaga przygotowania materiałów także przez uczestników (np. raportów), należy ich o tym powiadomić z odpowiednim wyprzedzeniem, organizacja – odpowiednio duża sala, komfortowe warunki dla uczestników i prowadzącego, ewentualne wskazanie protokolanta. Uczestnicy zebrania powinni zostać o nim poinformowania odpowiednio wcześniej, ze szczególnym zwróceniem uwagi na datę, godzinę i miejsce wydarzenia. Nie jest to trudne w małych firmach, jednakże wraz ze wzrostem pracowników dotarcie i uzyskanie potwierdzenia od każdego z nich może być nieco czasochłonne. Podczas samego zebrania to na organizatorach spoczywa odpowiedzialność za jego przebieg. Warto zatem także w tym miejscu zastosować się do kilku podstawowych zasad: jasne sformułowanie celu, problemów, zadań, które mają zostać omówione, wyjaśnienie ewentualnych niejasności – np. zdefiniowanie pojęć, których użycie jest niezbędne, a które dla niektórych uczestników mogą być niezrozumiałe, jeśli prezentacja – to krótka, warto postawić na dyskusję, panowanie nad porządkiem – przede wszystkim nad związkiem dyskusji z tematyką zebrania, porządkowanie wypowiedzi, niedopuszczanie do monologów czy dłuższych dyskusji na stronie, podsumowywanie poszczególnych fragmentów obrad. Na zakończenie zebrania jego organizator powinien dokonać krótkiego, zwięzłego podsumowania i wypunktowania najważniejszych wniosków i decyzji. 77 Wszystko o działalności gospodarczej – wfirma.pl 13. Stres w działalności gospodarczej Coraz więcej osób mając dosyć wiecznie niezadowolonego szefa, złośliwych współpracowników i robienia wszystkiego “na wczoraj”, decyduje się na założenie własnej firmy, licząc, że w ten sposób zwolnią, złapią oddech i w końcu zaczną robić to, co lubią. Niewątpliwie prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z szeregiem profitów i dla wielu osób okazuje się strzałem w dziesiątkę. Jednak aby osiągnąć założone cele i wytrwać na rynku pełnym konkurencji i haczyków prawnych, przedsiębiorca musi pamiętać o tym, że mimo wszystko nie zarządza swoją firmą sam. Już na samym początku stoi przed nim bardzo ważne zadanie – poskromienie “doradcy”, który jeśli zostanie poza kontrolą, może zrobić więcej złego niż dobrego. O czym mowa? O stresie. Aby jednak takie opanowanie było możliwe, warto dokładniej przyjrzeć się temu zjawisku. 13.1 Dwa oblicza stresu Na początku warto zaznaczyć, iż stres jest normalną reakcją organizmu. Fakt, że ktoś doświadcza związanego z nim napięcia nie jest niczym nadzwyczajnym. Krótko mówiąc, jest to odczuwany przez człowieka dyskomfort psychiczny, pojawiający się na skutek wystąpienia w środowisku tzw. stresorów. Najczęściej doświadcza się tego stanu, gdy występuje rozbieżność między stawianymi wymaganiami, a możliwościami dającymi szansę poradzenia sobie z nimi. Często mówi się o dwóch obliczach stresu. W psychologii przyjmuje się, że występują dwa jego rodzaje – dystres i eustres. Pierwszy z nich to stres negatywny, który wywołuje silne poczucie dyskomfortu, ogranicza sprawność umysłową, powoduje upośledzenie codziennego funkcjonowania i stanowi poważne zagrożenie dla zdrowia. Drugie, lepsze oblicze stresu, to tzw. eustres. Spełniając wiele ważnych funkcji w organizmie człowieka, przynosi określone korzyści, np. mobilizuje do działania przed wykonaniem ważnego zadania. Ten rodzaj stresu przejawia się w podnieceniu, tremie aktora i przede wszystkim przynosi satysfakcję – to on powoduje zadowolenie po pełnym obowiązków, intensywnym dniu, gdy czuje się, iż zainwestowanie energii przyniosło zakładane skutki. 13.2 Stresory – co to takiego? Ogólnie rzecz biorąc, stresorami są wszystkie sytuacje, bodźce, które wywołują reakcję nerwową. Reakcja taka jest bardzo indywidualna – różne osoby mogą w różny sposób zinterpretować to samo zdarzenie. U jednych dana sytuacja może wywołać bardzo silną, paraliżującą reakcję na stres, natomiast inni mogą pozostać na nie obojętni. Bardzo ważna jest umiejętność rozpoznawania stresorów i dokładne obserwowanie reakcji organizmu na nie. Przy odpowiedniej wiedzy na swój temat 78 Wszystko o działalności gospodarczej – wfirma.pl możliwe staje się kontrolowanie odpowiedzi organizmu na różne zdarzenia oraz utrzymywanie optymalnego poziomu pobudzenia organizmu. Co może stresować? Wyróżnia się różne kategorie stresorów, w zależności od tego, czego dotyczą. W kontekście osoby prowadzącej własną działalność warto wspomnieć o stresorach związanych z przeciążeniem ilościowym pracą. Dotyczy to sytuacji, w których do wykonania jest zbyt dużo obowiązków, albo kiedy czasu na podstawowe zadania jest za mało. Przeciążenie może mieć również charakter jakościowy, związany np. z koniecznością zachowania czujności przez dłuższy czas, odpowiedzialnością za sprawy finansowe, jak i interpersonalne, podejmowaniem nadzwyczajnie ważnych decyzji. Prowadzenie własnej działalności może wiązać się również z niejasnością pełnionej roli zawodowej. Wcześniejsza praca na etat mogła wiązać się z większą jasnością obowiązków i zadań do wykonania. Przedsiębiorca, szczególnie początkujący może odczuwać stres spowodowany brakiem wiedzy na temat sposobu zarządzania własną firmą, obowiązków z tym związanych itp. Ponadto często bywa tak, że osoba prowadząca własną działalność, wpadając w wir pracy i zarządzania własną firmą zapomina lub zwyczajnie nie ma czasu na najlepsze antidotum – odpoczynek. Jednak stresory to nie tylko duża ilość obowiązków i odpowiedzialność, ale również złe fizyczne warunki pracy. Osoby prowadzące własną działalność często na siedzibę firmy wybierają swój dom lub mieszkanie. Rzadko zdarza się, iż w takim wypadku spełnione są wszystkie wymagania BHP, związane chociażby z odpowiednio zaprojektowanym stanowiskiem pracy. Inną sprawą pozostaje brak higieny intelektualnej spowodowany nieoddzieleniem miejsca pracy od miejsca wypoczynku. Do tego wszystkiego sytuację pogarszać mogą stresory związane z życiem prywatnym przedsiębiorcy. Niewielki odsetek osób potrafi odciąć się podczas pracy od doświadczanych trudności wynikających z sytuacji rodzinnej i odwrotnie. Warto pamiętać, iż problemem jest nie tylko przynoszenie pracy do domu, ale również domu do pracy. 13.3 Stresuje się ciało i umysł Działanie stresu jest globalne, dlatego jego efekty odczuwane są w całym organizmie. Może on w znaczący sposób zmienić sposób odczuwania, myślenia i zachowania osoby. Dzieje się tak, ponieważ dawniej jego zadaniem było przygotowanie człowieka do reakcji na zagrożenie. Jak zostało wyżej wspomniane – działanie stresu może być zarówno pozytywne, jak i negatywne. Pozytywne skutki widoczne są szczególnie przy działaniu krótkotrwałego, jednorazowego stresu, związanego np. z koniecznością wykonania jakiegoś zadania. Niewątpliwie, do dobrych stron stresu można zaliczyć: szybsze podejmowanie decyzji, 79 Wszystko o działalności gospodarczej – wfirma.pl a dzięki temu – szybsze działanie, mobilizację ostatnich zasobów sił, ochronę przed nadmiernym obciążeniem (ze względu na to, że wywołuje zmęczenie i wymusza przerwę), napędzanie procesu uczenia się. Niestety, przy długotrwałym działaniu stresu, organizm człowieka staje się przemęczony ciągłym stanem pobudzenia i może dojść do bardzo dotkliwych dolegliwości, odczuwanych na poziomie zarówno fizjologicznym, jak i psychicznym. Wśród negatywnych efektów stresu można wymienić: częste bóle i zawroty głowy, nadmierną potliwość, osłabioną odporność, bezsenność, silny lęk, depresję, niepokój, rozdrażnienie, nietolerancję, wybuchowość, niską samoocenę, obniżenie motywacji do działania, obniżenie koncentracji, trudność kojarzenia, rozproszenie, ograniczenie szybkości i jasności myślenia, otępienie, błądzenie myślami, zmniejszenie się kreatywności, gwałtowność reakcji, nadużywanie leków, alkoholu, narkotyków, ograniczenie kontaktów towarzyskich. Jak widać, zarówno korzyści, jak i koszty wynikające z działania stresu w znaczący sposób mogą wpływać na sposób funkcjonowania przedsiębiorcy. Biorąc pod uwagę, iż do działania stresu często dochodzi duża odpowiedzialność za prowadzenie własnej firmy, skutki, szczególnie długotrwałego podenerwowania, mogą doprowadzić do poważnego kryzysu psychicznego, fizycznego, a przez to również ekonomicznego osoby prowadzącej własną działalność. 13.4 Optymalny poziom stresu Jak wynika z wcześniejszych rozważań, jakość działania człowieka w dużej mierze zależy od poziomu doświadczanego przez niego stresu. Psychologowie udowodnili, że każdy ma swój optymalny poziom pobudzenia, przy którym funkcjonuje najlepiej. Oznacza to, iż przy zbyt niskim poziomie stresu efektywność pracy również jest niska, często odczuwa się znużenie, znudzenie, przekonanie, że nic nie ma sensu. Podobnie – zbyt wysoki poziom stresu negatywnie wpływa na funkcjonowanie, powodując skutki wymienione wyżej. Ważne jest uświadomienie sobie, iż stres nie jest czymś zewnętrznym, niedającym się kontrolować. Wręcz przeciwnie – każdy człowiek, przy odpowiednim zaangażowaniu, jest w stanie regulować jego odczuwany poziom, szczególnie przez postawę wobec doświadczanych zdarzeń. Ponadto, jak zostało wcześniej wspomniane, zjawisko to jest naturalne i niezbędne do prawidłowego funkcjonowania organizmu. Najczęściej problemy nie są spowodowane samym stresem, ale tym, jak się na niego reaguje. 80 Wszystko o działalności gospodarczej – wfirma.pl Opanowanie umiejętności radzenia sobie ze stresem może doprowadzić do znacznej poprawy funkcjonowania, zarówno w pracy, jak i w życiu osobistym. Optymalny poziom pobudzenia pozwala na odprężenie fizyczne wraz z przypływem energii, poczucie wiary w siebie, łatwość organizacji zadań. Jak zatem minimalizować negatywne konsekwencje i jednocześnie wycisnąć jak najwięcej z pozytywnych efektów stresu? 13.5 Sposoby na radzenie sobie ze stresem Aby możliwe było osiągnięcie optymalnego poziomu stresu i czerpaniu z niego siły do walki z codziennymi przeciwnościami, konieczne jest jego opanowanie za pomocą różnych technik. Sposobów jest naprawdę wiele – kwestia odnalezienia odpowiednich i najbardziej skutecznych. Można próbować aktywnie poradzić sobie ze stresem, np. poprzez usunięcie stresora lub zmniejszenie jego negatywnych skutków. Dla osób, które odzyskują spokój w momencie, gdy czują, że mają wszystko pod kontrolą, idealnym sposobem może okazać się planowanie, rozważanie, jak poradzić sobie z danym problemem, jakie kroki należy podjąć. Osoby, które nie mają tak dobrej podzielności uwagi, w momencie działania stresora, mogą wyłączyć się z alternatywnych obowiązków i skupić się tylko na problemie i jego rozwiązaniu. Bardzo dobrą metodą jest również tzw. pozytywna reinterpretacja zdarzenia, a co za tym idzie – rozwój przez dostrzeganie w konkretnym doświadczeniu pozytywnych aspektów. Można również próbować zapanować nad czysto fizjologiczną reakcją na stres przez stosowanie odpowiednich technik oddechowych, relaksacyjnych, ćwiczeń fizycznych, ale również kontakt z bliskimi. Wszystko to może ustrzec przez impulsywnym działaniem i podejmowaniem pochopnych decyzji. Wiele osób sięga po sposoby radzenia sobie ze stresem, które określa się mianem niekonstruktywnych. Chodzi przede wszystkim o odcinanie się od problemu, czekanie, aż rozwiązanie samo się pojawi albo szukanie ulgi w różnego rodzaju używkach. Należy pamiętać, iż takie rozwiązania, owszem – dają efekt, ale zazwyczaj problem prędzej czy później wraca, i to ze zdwojoną siłą. Zapanowanie nad stresem nie jest trudne, a skutki takiego działania z pewnością gwarantują wiele korzyści – szczególnie w przypadku osób prowadzących własną działalność. Odpowiednie utemperowanie tego “doradcy” może sprawić, iż z takimi samymi pokładami energii możliwe będzie wykonanie znacząco większej liczby zadań oraz odczuwalnie poprawi się sposób funkcjonowania organizmu. W dobie Internetu dostęp do skutecznych technik antystresowych jest łatwy i spośród szerokiej oferty każdy może wybrać coś odpowiedniego dla siebie. 81 Wszystko o działalności gospodarczej – wfirma.pl 14. Zmiana formy prawnej działalności Jednoosobowa działalność gospodarcza to najprostsza forma prowadzenia własnej firmy. Ma one swoje zalety (m.in. niższe koszty samego prowadzenia, mniejsza biurokracja), ale także i wady. Minusy pojawiają się głównie w momencie, gdy firma się rozrasta. Wówczas pojawia się przekroczenie pewnego limitu obrotów (1 200 000 mln euro, czyli 4 936 560 zł), co powoduje konieczność przejścia z księgowości uproszczonej na pełne księgi i utratę przywilejów związanych z byciem małym podatnikiem. Rozwój firmy związany jest również ze zwiększeniem odpowiedzialności m.in. finansowej, a przecież w jednoosobowej działalności przedsiębiorca odpowiada całym swoim majątkiem – również prywatnym – za sprawy firmowe. Kontynuacja prowadzenie działalności w takiej formie, jak dotychczas powoduje więc przyjęcie na siebie dużego ryzyka. Jeszcze inna kwestia związana z rozwojem firmy dotyczy pozyskania funduszy, majątku czy pomysłów, co często wiąże się z koniecznością znalezienia wspólnika, a w jednoosobowej działalności nie ma miejsca dla dwóch właścicieli. To tylko niektóre z przykładów, które obrazują konieczność zmiany formy prowadzenia działalności z jednoosobowej działalności na inną. Zatem warto przyjrzeć się możliwością, jakie stoją w tej kwestii przed przedsiębiorcą. 14.1 Jakie formy działalności są do wyboru? W Polsce występuje wiele form prowadzenia działalności. Na początek przedsiębiorca powinien określić, czy chce przekształcić działalność w spółkę cywilną, osobową czy kapitałową. Rozwiązanie dylematu w dużej mierze zależy od powodów zmiany formy prowadzenia działalności. Jeżeli chcemy po prostu rozpocząć współpracę ze wspólnikiem, możemy wybrać spółkę cywilną lub jedną ze spółek osobowych. Formy te nie wymagają wkładu własnego. Jednak należy zwrócić uwagę na to, że stworzenie spółki osobowej w większości przypadków nie chroni nas przed odpowiedzialnością za zobowiązania spółki. Mało tego – może nawet poszerzyć zakres odpowiedzialności o działania wspólnika. Podejmując więc decyzję o współpracy w ramach spółki należy dokładnie zapoznać się z charakterem odpowiedzialności, jaki przyjmuje na siebie przedsiębiorca wchodzący w spółkę oraz uważnie przeanalizować zawieraną umowę. Spółki kapitałowe różnią się od pozostałych głównie ograniczeniem odpowiedzialności. Spółki te maja charakter prawny, co pozwala rozgraniczyć majątek i sprawy spółki od prywatnego majątku właściciela czy wspólników. Wyjątkiem od zasady ogólnej jest umyślne niezaprzestanie zaciągania zobowiązań, gdy sytuacja finansowa firmy jest bardzo zła. Oprócz takich przypadków wspólnicy spółki kapitałowej nie odpowiadają za nią swoim osobistym majątkiem. Zatem jeżeli przedsiębiorca decyduje się na przekształcenie działalności w spółkę z powodu rozszerzenia działalności, zwiększenia jej obrotów, a zarazem ryzyka, to wybór formy prowadzenia firmy jako spółki kapitałowej wyłączy go z osobistej odpowiedzialności za 82 Wszystko o działalności gospodarczej – wfirma.pl zaciągnięte zobowiązania, a tym samym zmniejszy ryzyko osobiste w prowadzonej działalności. 14.2 Jak przekształcić jednoosobową działalność w inny podmiot? W praktyce wykorzystywane są trzy główne sposoby przekształcenia w spółkę cywilną, osobową lub kapitałową, a mianowicie: wniesienie jednoosobowej działalności gospodarczej aportem do spółki, likwidacja działalności gospodarczej, a następnie założenie nowej spółki, sprzedaż majątku działalności na rzecz spółki. Dodatkowo istnieje czwarty sposób na dokonanie zmiany, ograniczone jednak do konkretnej sytuacji – przekształcenia jednoosobowej działalności gospodarczej w spółkę kapitałową. 14.2.1 Wniesienie jednoosobowej działalności gospodarczej aportem do spółki cywilnej lub osobowej Sposób ten jest optymalny jeżeli chodzi o kwestie podatkowe. Opiera się na założeniu spółki jeszcze przed likwidacją działalności, a następnie wniesieniu aportem całego przedsiębiorstwa do spółki. Takie działanie jest możliwe na podstawie art. 551 KC. W ten sposób pomijana jest konieczności zapłaty podatku VAT od spisu z natury. Należy jednak zwrócić uwagę na aport majątku trwałego, przy nabyciu którego przysługiwało odliczenie VAT – może to bowiem prowadzić do konieczności sporządzenia korekty. Wniesienie wkładu w postaci zorganizowanej części przedsiębiorstwa w zamian za udziały w spółce stanowi odpłatne zbycie i powoduje powstanie przychodu, który jednak jest zwolniony z opodatkowania podatkiem dochodowym na mocy art. 21 ust.1 pkt 50b ustawy o PIT. Podatkiem, jaki przedsiębiorca będzie musiał w takim przypadku zapłacić, to podatek PCC (od czynności cywilnoprawnych). Zapłata tego zobowiązania powinna nastąpić w terminie 14 dni od dnia przeniesienia aportu. Opłatę wraz z formularzem PCC-3 składa się w urzędzie skarbowym właściwym ze względu na miejsce zamieszkania Podczas aportu środków trwałych istotna jest również kwestia związana z amortyzacją środków trwałych. Ustalając amortyzację w spółce, należy uwzględnić dotychczasowe odpisy z prowadzonej wcześniej działalności. Jeżeli środki trwałe zostały w 100% zamortyzowane w działalności, w spółce nie mogą podlegać już amortyzacji. Wraz z przeniesieniem działalności do spółki poza przeniesieniem fizycznym rzeczy dochodzi do przekazania niektórych praw i obowiązków działalności na spółkę. 83 Wszystko o działalności gospodarczej – wfirma.pl Należy pamiętać, że takie dane identyfikacyjne, jak NIP czy nazwa nie przechodzą na nowo utworzoną spółkę. Spółce podczas rejestracji zostanie nadany nowy numer NIP. W związku z tym może nastąpić problem z wykorzystaniem m.in. kas rejestrujących używanych wcześniej w działalności. Aby móc z nich korzystać w spółce, należałoby dokonać wymiany ich pamięci. 14.2.2 Likwidacja działalności gospodarczej i założenie nowej spółki Jeżeli przed założeniem nowej spółki przedsiębiorca zdecyduje się zlikwidować działalność gospodarczą, jest zobowiązany do sporządzenia spisu z natury oraz opłacenia podatku VAT wynikającego z likwidacyjnego spisu. Przy tym sposobie przekształcenia przedsiębiorca opodatkować będzie musiał dochód uzyskany za odpłatne zbycie majątku firmy. Przystąpić do założenia nowej spółki przedsiębiorca może w dowolnym terminie. 14.2.3 Sprzedaż działalności na rzecz istniejącej już spółki Warunkiem jest, aby spółka ta posiadała osobowość prawną. W tej sytuacji dochodzi do przeniesienia składników przedsiębiorstwa – takich jak m.in. nazwa firmy czy ruchomości w postaci urządzeń, materiałów czy towarów, a także praw własności lub praw rzeczowych. Wyrejestrowanie działalności następuje dopiero po sprzedaniu majątku spółki. Po tym fakcie można wstąpić do spółki jako wspólnik. Rozwiązanie to, podobnie jak wniesienie działalności aportem, będzie zwolnione z podatku VAT. Natomiast nie ominiemy już obowiązku zapłacenia podatku dochodowego od sprzedanych spółce elementów majątku. Uzyskany ze sprzedaży przychód może posłużyć jako wkład własny wniesiony wraz z przystąpieniem do spółki jako nowy wspólnik. W 2011 roku w ramach zmniejszania barier administracyjnych dla obywateli i przedsiębiorców powstała jeszcze jedna możliwość przekształcenia jednoosobowej działalności gospodarczej w jedną ze spółek kapitałowych. Przekształcenie to następuje od momentu wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego. W tym samym momencie również działalność jest automatycznie wyrejestrowywana z CEIDG. Aby dokonać przekształcenia w taki sposób, należy: przygotować plan przekształcenia – w formie notarialnej, zwierający informacje na temat wartości bilansowej przedsiębiorcy przekształcanego (na wybrany dzień miesiąca poprzedzającego sporządzenie planu), wraz opinią biegłego rewidenta i załącznikami: o projektem oświadczenia o przekształceniu przedsiębiorcy, o projektem aktu założycielskiego spółki, o wyceną składników majątku (aktywów i pasywów) przedsiębiorcy przekształcanego, 84 Wszystko o działalności gospodarczej – wfirma.pl o sprawozdaniem finansowym sporządzonym dla celów przekształcenia, złożyć oświadczenie o przekształceniu – w tym samym momencie można podpisać akt założycielski spółki, bowiem dotyczące jej dokumenty powinny być sporządzone w formie aktu notarialnego, powołać członków organów spółki przekształconej, zawrzeć umowę spółki (sp. z o.o.) lub stworzyć jej statut (spółka akcyjna) – w zależności od rodzaju spółki, dokonać wpisu przekształconej spółki do Krajowego Rejestru Sądowego. Tak przekształcona działalność gospodarcza staje się spółką kapitałową. Jeżeli przedsiębiorca zdecyduje się na nową nazwę, przez 12 miesięcy od przekształcenia wraz z nią będzie musiał również podawać starą nazwę. Można natomiast pozostać przy nazwie obowiązującej byłą działalność dodając jedynie odpowiednią końcówkę identyfikującą formę prawną spółki – sp. z o.o. lub S.A. Plusem tego sposobu przekształcenia jest przeniesienie praw i obowiązków działalności na powstałą spółkę. Spółka będzie podmiotem tych samych praw i obowiązków w sprawach administracyjnych, cywilnoprawnych oraz związanych z prawem pracy. Natomiast należy zwrócić uwagę na to, iż pomimo wprowadzenia nowego przepisu w zakresie Kodeksu spółek handlowych nie zainicjowano równoczesnych zmian w zakresie prawa podatkowego. W związku z tym prawa podatkowe nie przechodzą po przekształceniu na powstałą spółkę. Oznacza to, że tak jak przy wniesieniu działalności aportem do nowej spółki, nowa forma przedsiębiorstwa nie może korzystać ze “starego” numeru NIP oraz ulg podatkowych przysługujących wcześniej przedsiębiorcy. 85 Wszystko o działalności gospodarczej – wfirma.pl 15. Zakończenie działalności gospodarczej Niesprzyjająca sytuacja na rynku, nietrafiony pomysł na biznes czy też zmiana formy działalności gospodarczej – te i inne czynniki mogą spowodować, że przedsiębiorca zmuszony zostanie do zamknięcia prowadzonej przez siebie działalności. Z tym faktem związane są pewne obowiązki, których należy dopełnić – warto wobec tego zapoznać się z informacjami na ten temat, aby nie przeoczyć żadnej formalności. 15.1 Dokumenty likwidacyjne – spisy i wykazy Przedsiębiorca, zanim uda się do urzędu w celu dopełnienia niezbędnych formalności związanych z likwidacją firmy, musi sporządzić odpowiednie remanenty oraz wykazy. Dla celów podatku dochodowego należy sporządzić spis z natury oraz wykaz środków trwałych i wyposażenia. W pierwszym dokumencie należy ująć wszystkie towary handlowe i materiały, które firma posiada – tak, jak podczas sporządzania klasycznego remanentu na rozpoczęcie lub zakończenie roku podatkowego. Wykaz środków trwałych i wyposażenia jest konieczny z tego powodu, że zgodnie z ustawą o PIT sprzedając sprzęty firmowe przedsiębiorca uzyskuje przychód z działalności, który podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym. W przypadku firmowego wyposażenia pozostałego po likwidacji przedsiębiorstwa podatek musi zostać odprowadzony, jeśli w momencie sprzedaży minęło mniej niż 6 lat od daty zakończenia działalności. Po tym czasie zbycie składników majątku nie będzie już podlegało opłacie. Wykaz środków trwałych i wyposażenia powinien zawierać: liczbę porządkową, określenie (nazwę) składnika majątku, datę nabycia składnika majątku, kwotę wydatków poniesionych na nabycie składnika majątku oraz kwotę wydatków poniesionych na nabycie składnika majątku zaliczoną do kosztów uzyskania przychodów, wartość początkową, metodę amortyzacji, sumę odpisów amortyzacyjnych, wysokość wypłaconych środków pieniężnych należnych wspólnikom z tytułu udziału w spółce niebędącej osobą prawną na dzień wystąpienia lub likwidacji. Ważne! Sporządzając ww. dokumenty należy poinformować o tym fakcie naczelnika właściwego urzędu skarbowego, w terminie co najmniej siedmiu dni przed. Jeśli przedsiębiorca jest czynnym podatnikiem podatku VAT, w sytuacji likwidacji działalności powinien sporządzić także drugi spis z natury. Jednakże w tym dokumencie, 86 Wszystko o działalności gospodarczej – wfirma.pl obok towarów i materiałów, muszą znaleźć się także inne zasoby firmy – środki trwałe i wyposażenie, przy zakupie których został odliczony podatek VAT. Taki spis z natury jest niezbędny z tego powodu, iż firmowe środki trwałe, a także inne składniki majątku są traktowane w świetle ustawy o VAT jak towar. Oznacza to, że jeśli przy ich nabyciu został odliczony podatek, to w momencie likwidacji takie składniki muszą zostać opodatkowane. Podstawę stanowi tutaj kwota netto nabycia lub koszt wytworzenia. Ważne! Wartość sporządzonego spisu z natury należy uwzględnić w ostatniej składanej deklaracji VAT. 15.2 Wyrejestrowanie działalności Jeśli likwidowana jest jednoosobowa działalność gospodarcza bądź też spółka cywilna, przedsiębiorca wykorzystuje dla celów formalnych znany mu już formularz CEIDG-1. Składając wniosek o wyrejestrowanie należy wypełnić jedynie niezbędne dane formalne – nie ma tu konieczności uzupełniania całego druku. Złożenie formularza CEIDG-1 służy także do wykreślenia firmy z rejestru CEIDG. Ponadto niezbędne dane przesyłane są także do ZUS-u, dzięki czemu zakład ubezpieczeń dokonuje zgłoszenia zmiany płatnika składek ZUS bądź KRUS. Jedynie przedsiębiorca, który w swojej firmie zatrudniał pracowników, musi pamiętać o złożeniu dodatkowego druku ZUS-ZWUA, za pomocą którego wyrejestrowuje swoich podwładnych. Czynni podatnicy VAT są zobowiązania także do złożenia formularza VAT-Z. Za jego pomocą dokonuje się poinformowania urzędu skarbowego o zaprzestaniu wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług. Taki wniosek należy złożyć we właściwym urzędzie skarbowym. 87
