zintegrowane systemy finansowe charakterystyka

ZINTEGROWANE
SYSTEMY FINANSOWE
CHARAKTERYSTYKA
SYSTEMU
FINANSOWOKSIĘGOWEGO
dr Marian Krupa
AGENDA
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Charakterystyka nowoczesnego systemu
finansowo-księgowego (FK)
Ustawa o rachunkowości a informatyzacja
księgowości
Przykład systemu FK (mySAP Financials)
Przykład systemu FK (Oracle Financials )
Przykład systemu FK (TETA_Finanse)
Pytania
1. Charakterystyka
nowoczesnego systemu
finansowo-księgowego (FK)
Rozwój zintegrowanych systemów
zarządzania (ZSZ)
INTEGRATION
IMIS / DEM
E-comerce
E-BUSINESS
CRM / SCM / HRS
LOGISTICS
MRP / ERP
ES
FINANCE
FI / CO / AM
EIS
DSS
DW
DECISIONS
TPS
1950
1960
1970
1980
1990
2000
System finansowo-księgowy FK
Oczekiwania
1. Zadaniem systemu finansowo-księgowego jest
prowadzenie ewidencji księgowej, zgodnie z wymogami
ustawy o rachunkowości i w oparciu o zakładowy plan
kont.
2. System FK musi dostarczać informacji o aktualnych
saldach i obrotach na wszystkich kontach, dając tym
samym podstawę do sporządzenia obligatoryjnych
sprawozdań finansowych[1].
[1] A. Januszewski, Informatyka w przedsiębiorstwie. Systemy i proces informatyzacji, Bydgoszcz 2001, s. 50.
System finansowo-księgowy FK
Charakterystyka
1.
Księga główna
2.
Zobowiązania
3.
Należności
4.
Alokacja kosztów i przychodów
5.
Wielowalutowość i wielojęzyczność
6.
Wielozakładowość i konsolidacja
7.
Raporty i statystyka
8.
Ślad rewizyjny[1].
[1] A. Januszewski, Informatyka w przedsiębiorstwie. Systemy i proces informatyzacji, Bydgoszcz 2001, s. 51-54.
System finansowo-księgowy FK
Księga główna

Powinna być prowadzona w podziale na
okresy rozrachunkowe

Plan kont powinien mieć elastyczną budowę

Równoległy dostęp do danych w okresów
bieżących i ubiegłych
System finansowo-księgowy FK
Zobowiązania

Dokładne dane dostawców

Tworzenie grup dostawców

Historia prowadzonych transakcji

Kontrola rozliczeń

Kontrola płatności, płatności całkowite, cząstkowe

Automatyzacja procesu zapłaty

Automatyczne księgowanie w księdze głównej

Potwierdzenia salda kontrahentów
System finansowo-księgowy FK
Należności

Dokładne dane odbiorców

Grupowanie odbiorców

Informacje kredytowe, limity, stan wykorzystania

Historia transakcji

Pozycje otwarte

Płatności zrealizowane i zgłoszone

Częściowe zapłaty

Upusty

Monitowanie, kary

Prezentowanie płynności finansowej firmy
System finansowo-księgowy FK
Analiza kosztów i przychodów

Szczegółowe rozbijanie kosztów i przychodów
trakcie rejestracji

Księgowanie w podziale na jednostki kosztowe

Algorytmy podziału kosztów wspólnych
(procentowe, proporcjonalne)
System finansowo-księgowy FK
Wielowalutowość i wielojęzyczność

Transakcje w wielu walutach – automatyczne
przeliczanie przed zaksięgowaniem do księgi
głównej

Automatyczne księgowanie różnic kursowych

Przechowywanie tabel kursowych

Przeliczanie i prezentowanie informacji w różnych
walutach

Równoległe prowadzenie dla każdej waluty osobnej
księgi głównej
System finansowo-księgowy FK
Wielozakładowość i konsolidacja

Wymagane w przedsiębiorstwach holdingowych i
wielooddziałowych

Różne plany kont dla różnych firm (zakładów)

Konsolidacja głównych sprawozdań finansowych
(bilans, rachunek wyników, cash-flow)

Uwzględnienie rozliczeń wewnątrzzakładowych
między oddziałami
System finansowo-księgowy FK
Raporty i statystyka

Wszystkie obligatoryjne sprawozdania

Łatwy w użyciu generator raportów

Możliwość eksportu danych do arkuszy
kalkulacyjnych
System finansowo-księgowy FK
Ślad rewizyjny

Możliwość wskazania dokumentów źródłowych dla
każdego zapisu (dekretu księgowego)

Możliwość wskazania wszystkich dekretów
składających się na stan danego konta

Wprowadzanie danych powinno odbywać się
poprzez zapisy w dziennikach (rejestrach)

Możliwość pracy na dokumentach źródłowych
System finansowo-księgowy FK
– opis struktury
przykład
System finansowo-księgowy FK
Kartoteka sald i
obrotów
Polecenia
Kartoteki
dziedzinowe
rachunkowości
księgowania
SYSTEM FINANSOWO - KSIĘGOWY
Bilans
Rachunek
zysków i
strat
Cash Flow
Raporty
[1] A. Januszewski, Informatyka w przedsiębiorstwie. Systemy i proces informatyzacji, Bydgoszcz 2001, s. 50.
Główne powiązania
informacyjne między
podsystemami dziedzinowymi
(funkcjonalnymi)
TECHNICZNE
przygotowanie
produkcji
Kartoteka
technologiczna
PLANOWANIE
PRODUKCJI
Kartoteka
strukturalna
Gospodarka
zatrudnieniowo
-płacowa
Kartoteka
pracowników
Kartoteka
płacowa
Plany
produkcyjne
Gospodarka
środkami
trwałymi
Gospodarka
materiałowa
Plan zużycia
materiałów
Kartoteka
materiałowa
Kartoteka
środków
trwałych
Gospodarka
wyrobami
gotowymi
Czas pracy
środków
trwałych
Kartoteka
wyrobów
gotowych
Cennik
wyrobów
gotowych
FINANSE i
KSIĘGOWOŚĆ
Główne powiązania informacyjne
między podsystemami
dziedzinowymi
[1] A. Januszewski, Informatyka
Kartoteka
sald i obrotów
w przedsiębiorstwie. Systemy i
proces informatyzacji, Bydgoszcz
2001, s. 52.
2. Ustawa o rachunkowości
a informatyzacja
księgowości
Ustawa
z dnia 29 września
1994 r. o rachunkowości
Tekst ujednolicony po zmianie z 1 marca 2002 r. roku.
Stan prawny na 1 kwietnia 2002 roku
http://www.rp.pl/prawo/doc/rach0313/rach01.ht
ml
SPIS TREŚCI
Rozdział 1 Przepisy ogólne (Art. 1-8) ·
 Rozdział 2 Prowadzenie ksiąg rachunkowych (Art. 9-25)
 Rozdział 3 Inwentaryzacja (Art. 26-27) ·
 Rozdział 4 Wycena aktywów i pasywów oraz ustalenie wyniku finansowego (Art. 28-44)
 Rozdział 4a Łączenie się spółek (Art. 44a-44d)
 Rozdział 5 Sprawozdania finansowe jednostki (Art. 45-54)
 Rozdział 6 Sprawozdania finansowe jednostek powiązanych (Art. 55-63d)
 Rozdział 7 Badanie i ogłaszanie sprawozdań finansowych (Art. 64-70)
 Rozdział 8 Ochrona danych (Art. 71-76) ·
 Rozdział 9 Odpowiedzialność karna (Art. 77-79)
 Rozdział 10 Przepisy szczególne i przejściowe (Art. 80-83)
 Rozdział 11 Zmiany w przepisach obowiązujących, przepisy końcowe (Art. 84-86) ·
 Załączniki

http://www.rp.pl/prawo/doc/rach0313/rach01.ht
Ustawa o rachunkowości
 Art.
9 – prowadzenie ksiąg w języku polskim i
walucie polskiej
 Art.
10 ust. 1 i 2 – dokumentacja opisująca zasady
rachunkowości
 Art.
11-25 – prowadzenie ksiąg rachunkowych
 Art.
71 – 76 – ochrona danych
Ustawa o rachunkowości
Art. 10 – opis zasad (polityki)
rachunkowości powinien zawierać m.in.:
Zakładowy plan kont
 Wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe z
określeniem ich struktury
 Opis systemu informatycznego
 Wykaz programów (także wykorzystywanych pośrednio)
 Wersje użytkowego oprogramowania
 Opis algorytmów oraz parametrów (tj funkcji lub danych)
 Programowe zasady ochrony danych
 Fizyczne zasady ochrony danych

Ustawa o rachunkowości
Dokument dopuszczający system F-K
do eksploatacji powinien zawierać:
Nazwę programu oraz producenta
 Wersję programu
 Datę zakupu
 Wykaz osób dokonujących testów i ich podpisy
 Określenie czy system spełnia wymogi ustawy i czy jest
celowy
 Datę dopuszczenia systemu do użytkowania wraz z
podpisem osoby dopuszczającej

Ustawa o rachunkowości
Zasady ochrony danych, programu
i sprzętu (zapobieżenie fizycznej utraty danych):
Zabezpieczenie przed utratą lub uszkodzeniem danych
 Uniemożliwienie nieupoważnionego dostępu do danych,
programów i sprzętu
 Zabezpieczenie przed zdarzeniami losowymi
 Zapobieganie utracie danych przy awarii lub braku zasilania
 Wydłużenie czasu przechowywania dokumentacji do 5 lat od
upływu „jej ważności”
 Dopuszczenie możliwości archiwizowania danych na nośnikach
komputerowych i zdefiniowanie trwałości zapisu informacji
przy prowadzeniu ksiąg przy użyciu komputera

Ustawa o rachunkowości
Zmiany precyzujące zasady prowadzenie
ksiąg przy użyciu komputera:
(Możliwość przetwarzania danych poza siedzibą jednostki, pod warunkami art. 11 )
 Wprowadzanie danych odbywa
się w siedzibie jednostki
 Natychmiastowy dostęp do serwera
 W siedzibie jednostki znajdują się zarchiwizowane dane z
poprzednich okresów
 Możliwa jest weryfikacja poprawności wprowadzanych danych z poziomu
programu
 Możliwość przechowywania danych w formie elektronicznej
 Równoważnym drukowaniu ksiąg na koniec roku obrotowego, jest
przeniesienie ich zawartości na inny komputerowy nośnik danych
Ustawa o rachunkowości
Zmiany precyzujące zasady prowadzenie
ksiąg przy użyciu komputera:
Określenie, że ekran monitora powinien być tak samo
oznaczony jak wydruk, w takim przypadku jest
równoważny wydrukowi art. 13 ust 4
 Zdefiniowanie trwałego nośnika danych art. 13 ust 6
 Zapisane dane nie mogą być modyfikowane lub zmazane
 Trwałość nośnika nie krótsza niż przewidują przepisy
 Ukrycie zapisu – zakaz „niewidocznych” zapisów art. 23 ust 1

Ustawa o rachunkowości
Zmiany
precyzujące zasady prowadzenie
ksiąg przy użyciu komputera:

Parametry przetwarzania danych art. 24 ust 4 pkt 3
 Automatyczna
ust 1a
dekretacja została usankcjonowana art. 21
3. Przykład systemu FK
1. CELE:
1.
Najważniejszym zadaniem rachunkowości jest ewidencja operacji
gospodarczych zgodnie z Powszechnie Akceptowanymi Zasadami
Księgowości (GAAP) – ustawa o Rachunkowości
2.
Uzyskanie pełnej kontroli księgowej począwszy od bilansu lub
rachunku wyników poprzez różne rodzaje wykazów sald i
obrotów aż do pojedynczych wpisów na kontach i dokumentach
źródłowych
3.
Prowadzenie pełnej księgowości jest podstawą zintegrowanego
systemu controllingu na różnym poziomie szczegółowości
4.
Controlling jako narzędzie wspomagające zarządzanie oraz
podejmowanie decyzji powinien zawierać również system
planowania gospodarczego
Podstawowe definicje:
Dziennik: lista wszystkich księgowań dokonanych w danym okresie. W
systemie SAP R/3 możemy przygotować sprawozdanie w
dowolnym momencie.
Dokument: dowód dokonania operacji gospodarczej. W systemach
informatycznych rachunkowości wyróżniamy dokumenty
oryginalne oraz tzw. dokumenty EPD (elektroniczne
przetwarzanie danych)
Dokument księgowy: dokument składający się z nagłówka i
przynajmniej dwóch pozycji. Saldo transakcji DK musi wynosić
zero. Podczas księgowania w R/3 automatycznie system
aktualizuje obroty na zaksięgowanych kontach.
Dokument referencyjny: dokument stosowany jako wzorzec podczas
księgowania danego dokumentu księgowego.
Dokument wzorcowy: Specjalny rodzaj dokumentu referencyjnego,
który nie powoduje aktualizacji obrotów.
Podstawowe definicje:
Księga: System wzajemnie powiązanych kont w celu opisania w
systemie rachunkowości danych transakcyjnych realizowanych w
przedsiębiorstwie.
Księga Główna: Księga rachunkowości finansowej, która zdefiniowana
jest w celu sporządzenia ustawowo wymaganych sprawozdań
finansowych.
Księga pomocnicza: Księga, która jest zdefiniowana w celu
przedstawienia zdarzeń gospodarczych dotyczących dostawców i
odbiorców.
Księga lokalna: Księga, w której zapamiętywane są dane wprowadzone
dla jednostek gospodarczych.
Księga globalna: Księga, w której archiwizowane są dane dotyczące
globalnych spółek, jednostkom gospodarczym
przyporządkowanych globalnym spółkom (sprawozdania
skonsolidowane).
Podstawowe definicje:
Workflow: Opis sekwencji czynności wymaganych do zrealizowania
określonego zadania. Czasowa i logiczna kolejność czynności,
powiązana z zestawieniem warunków, w systemie R/3 jest
kontrolowana przez tzw. menedżera workflow.
Kod SWIFT: (ang. Society for Worldwide Interbank Financial
Telecommunication). Ogólnoświatowy system identyfikacji
banku w obrocie płatniczym. Istotne dla automatycznego
obrotu płatniczego.
Grupa kapitałowa: grupa przedsiębiorstw, która ustawowo zobowiązana
jest do sporządzani pełnego, skonsolidowanego sprawozdania
finansowego.
Konto centrali/filii: Konto w systemie R/3 umożliwiające równoczesne
dokonywanie transakcji u klienta w zachowaniu relacji między
centralą a filią. Zamówienia, dostawy i faktury wprowadzone na
kontach filii księgowane są automatycznie na koncie centrali.
Aplikacje finansowe – moduły, podmoduły
MODUŁ/PODMODUŁ
Nazwa angielska
MODUŁ/PODMODUŁ
Nazwa polska
FI Financial Accounting
Rachunkowość finansowa
FI - GL General Ledger
Księga główna
FI - GLX Extended Ledger
Rozszerzona księga
FI - AR Accounts Receivable
Należności
FI - AP Accounts Payable
Zobowiązania
FI - AM Asset Management
Środki trwałe
FI - LC Legal Consolidation
Sprawozdania skonsolidowane
FI - FC Financial Controlling
Controlling finansowy
FI - CM Cash Management
Zarządzanie środkami pieniężnymi
FI - FA Financial Asset Management
Zarządzanie majątkiem finansowym
FI - TRV Travel Expenses (HR -TRV)
Rozliczanie kosztów podróży
Aplikacje finansowe – moduły, podmoduły
Księgowanie dokumentów w FI (SAP R/3)
Organizacja ksiąg w FI (SAP R/3)
Procesy biznesowe FI (SAP R/3)
Aplikacje finansowe – moduły, podmoduły
CO Controlling
Controlling
CO - CCA Cost Center Accounting
Analiza miejsc powstawania kosztów
CO - ABC Activity-Based Cost
Accounting
CO - OPA Order and Project
Accounting
Analiza rodzajowa kosztów
Analiza finansowa zamówień i projektów
CO - PCA Product Cost Accounting
Analiza kosztów produktu
CO - PA Profitability Analysis
Analiza zyskowności
CO - PCA Profit Center Accounting
Analiza centrów zysków
Aplikacje finansowe – moduły, podmoduły
Aplikacje finansowe – moduły, podmoduły
ECM - Enterprise Controlling Module
Kontrola przedsiębiorstwa
SAP- EIS Executive Infromation System
System Informacji kierownictwa
LO-LIS Logistics Information
System
System informacji logistycznej
FIS - Financial Information System
System informacji finansowej
HRIS - Human Resources
Information System
System informacji kadrowo-płacowej
TR - Treasury Management Module
Średnio i długoterminowe planowanie finansowe
TR - CM Cash Management
Zarządzanie płynnością
TR - FM Funds Manager
Przyporządkowanie funduszy do budżetów
TR - TM Treasury Management
Zarządzanie rozliczaniem transakcji
Aplikacje finansowe – moduły, podmoduły
IM - Investment Management
Zarządzanie inwestycjami kapitałowymi
IM - FA Tangible Fixed Assets
Analiza i zarządzanie inwestycjami
IM - FI Financial Investment
Zarządzanie rozliczaniem transakcji
PS Project System
Zarządzanie projektami
mySAP Financials
Opis funkcjonalności aplikacji finansowych
w
mySAP Financials (SAP R/3)
mySAP Financials
składa się z następujących obszarów
funkcjonalnych:
Operacje finansowe
Elektroniczne fakturowanie, płatności i rozliczanie
(EBPP)
Elektroniczna obsługa transakcji finansowych
Weryfikacja i przetwarzanie faktur
Zarządzanie transakcjami bankowymi i relacjami z
bankami
Rozliczenia wewnętrzne
mySAP Financials
składa się z następujących obszarów
funkcjonalnych:
Rachunkowość
Sprawozdanie finansowe
Księga główne i księgi pomocnicze
Rachunek kosztów i przychodów
Rozliczanie zadań i projektów
Kalkulacja kosztów wyrobów i usług
mySAP Financials
składa się z następujących obszarów
funkcjonalnych:
Analizy gospodarcze
Analizy finansowe
Analizy relacji z klientami
Analizy łańcucha dostaw
Analizy handlu i rynków elektronicznych
Analizy zarządzania kadrami
Analizy cyklu życia produktu
mySAP Financials
składa się z następujących obszarów
funkcjonalnych:
Zarządzanie strategią i organizacją
Zarządzanie relacjami z właścicielami kapitału i
otoczeniem biznesowym
Tworzenie i realizacja strategii
Ocena efektywności
Planowanie strategiczne i symulacje
Konsolidacja
mySAP Financials
składa się z następujących obszarów
funkcjonalnych:
Dodatkowe obszary funkcjonalne
Finansowe portale elektroniczne
Zarządzanie podróżami służbowymi
Zarządzanie nieruchomościami
Zarządzanie finansami organizacji
Zarządzanie premiami i prowizjami
AUTOMATYZACJA
Inne procedury automatyczne
w module FI
Prace okresowe i procedury
automatyczne w FI (SAP R/3)
INTEGRACJA
INTEGRACJA RACHUNKOWOŚCI W SAP R/3
Integracja jest osiągnięta dzięki:
 Istnieniu wspólnego planu kont dla rachunkowości finansowej i
kosztowej
 Zastosowaniu zasady dokumentowania operacji gospodarczych
 Umożliwieniu równoległego wpisywania danych rachunku
kosztów i rachunkowości finansowej
 Uzgadnianie pojedynczych wpisów oraz sum częściowych kont dla
danego okresu lub rodzaju transakcji
 Przesyłanie danych związanych z rozliczeniami z systemu
rachunkowości finansowej do systemu rachunku kosztów i vice versa
INTEGRACJA RACHUNKOWOŚCI W SAP R/3
Różne moduły finansowe odnoszą się do różnych
perspektyw i umożliwiają realizację
sprawozdawczości na różnych poziomach
szczegółowości
Rachunkowość
menedżerska
CONTROLLING
5. Controlling w systemie SAP R/3 jako narzędzie
zarządzania efektywnością gospodarowania zasobami
Controlling: funkcje rachunku MPK
Współczesne Centrum Zarządzania
4. Przykład systemu FK
Oracle Financials
 Daily Business Intelligence
 Marketing
 Sprzedaż
 Kontrakty
 Finanse
 HRMS
 Projekty
 Planowanie
 Zamówienia
 Zakupy
 Produkcja
 Opracowywanie Produktu
 Finanse
Oracle Financials to zintegrowany zestaw sprawdzonych
aplikacji do prowadzenia księgowości i zarządzania
finansami w nowoczesnym e-biznesie.
 skraca zamykanie ksiąg nawet dziesięciokrotnie,
 zapewnia globalną spójność,
 podnosi efektywność operacyjną,
 przyspiesza proces podejmowania trafniejszych decyzji.
 Finanse
Oracle Financials składa się z następujących elementów:
 General Ledger (księga główna),
 Assets (środki trwałe),
 Payables (zobowiązania),
 Receivables (należności),
 Cash Management (zarządzanie środkami pieniężnymi),
 Treasury (zarządzanie ryzykiem finansowym),
 Property Manager (menedżer nieruchomości),
 Self-Service Financials (finanse samoobsługowe),
 Financials Intelligence (inteligentna analiza danych finansowych)
 Mobile Financials (wersja dla pracowników mobilnych).
Pytania?