bazy danych iv

BAZY DANYCH VII
System Access - Definiowanie i zastosowania formularzy;Raporty i makropolecenia
1. Uruchom Microsoft Access włącz Asytenta. Przeczytaj informacje o formularzach, raportach i makrach.
Formularze pozwalają na prezentację danych w sposób przyjazny dla użytkownika; stanowią one rodzaj
"graficznej ramki" pozwalającej na pewną aranżację sposobu prezentacji danych, podobnie jak to może mieć
miejsce w dokumentach, formularzach, folderach, etc. Formularze zawierają elementy stałe, "dekoracyjne", np.
napisy zawierające nazwy, etykiety, objaśnienia, etc. i "ozdobniki graficzne", jak linie, ramki, czy tło, etc. oraz
obiekty "dynamiczne", aktywne, tzw. formanty, tzn. obiekty graficzne, takie jak pola tekstowe, pola wyboru,
przyciski, etc., które służą do zwiększenia użyteczności formularza (jego "ożywienia") poprzez umożliwienie
dwustronnej komunikacji z użytkownikiem.
Raporty pozwalają na syntetyczną reprezentację wyselekcjonowanych danych, przetworzonych i zredagowanych
zgodnie z wymaganiami użytkownika. Użycie i projektowanie raportów wymaga wcześniejszego skonfigurowania
drukarki (lub przynajmniej zainstalowania jej sterownika).
Makroinstrukcje (makra) to zestawy czynności realizowane automatycznie na życzenie użytkownika,
predefiniowane na etapie projektowania. Służą one do realizacji powtarzających się sekwencji czynności oraz
definiowania sekwencji operacji przypisywanych przyciskom na formularzu.
2. Zapoznaj się z informacjami n.t. formularzy i raportów oraz makroinstrukcji w Asystencie. Przeczytaj
informacje ogólne oraz n.t. możliwości tworzenia i zastosowania formularzy, raportów i makroinstrukcji.
3. Użycie formularzy: Zapoznaj się z przykładowymi bazami danych zainstalowanymi na twoim komputerze (np.
Northwind Traders). Uruchom bazę i zapoznaj się z jej funkcjonowaniem. Wypróbuj działanie formularzy.
4. Analiza projektu (elementy): Spróbuj przeanalizować projekty wybranych tabel, zapytań, formularzy i
raportów. Przeanalizuj możliwe do zdefiniowania połączenia. Zobacz, jakie połączenia generowane są
automatycznie w przypadku przejścia do konstrukcji zapytań.
5. Formularze: Otwórz swoją bazę danych, np. tą, która była projektowana na poprzednich zajęciach. Będziemy
projektować przykładowe formularze dla tej bazy danych.
Do projektowania formularzy i raportów można dostać się z klikając odpowiednią zakładkę okna prezentacji
elementów baz danych, a następnie przycisk NOWY (nowy obiekt) lub PROJEKTUJ (istniejący obiekt).
Kliknij zakładkę Formularz w oknie bazy danych. Na początek spróbuj wygenerować prosty formularz
korzystając z automatycznej generacji formularzy. Wybierz opcję Autoformularz/kolumnowy; uruchomiona
zostanie automatczna procedura generacji formularza dla wybranej tabeli. Pamiętaj, że zawsze generując formularz
musisz podać źródło danych: tabelę lub kwerendę. Po wygenerowaniu formularza zastosuj go do przeglądania,
wyszukiwania, edycji danych i dodawania danych.
Zwróć uwagę, że w czasie pracy z formularzami możesz korzystać z filtrów i sortowania (tak jak w przypadku
tabel; funkcje te dostępne są również pod prawym przyciskiem myszy).
Możesz też wypróbować autoformularz tabelaryczny i o formacie arkusza danych (inne formy prezentacji
danych).Zapamiętaj wygenerowane formularze; jako trwałe obiekty bazy danych nadają się one do ponownego
użycia. Mogą też być przedmiotem dalszego projektowania.
6. Formularze: elementy projektowania. Jako następny krok możesz spróbować dokonać zmian w
wygenerowanym automatycznie formularzu; przejdź w tym celu do opcji widoku Projekt. Wypróbuj możliwości
edycji formularzy w systemie ACCESS. W szczególności wypróbuj możliwości przesuwanie i zmiany rozmiarów
elementów, ich usuwania i wstawiania, zmiany napisów na etykietach, zmiany własności formatów (np. własności
tekstu), etc.
Aby móc wykonać pewną operację na obiekcie formularza należy najpierw go zaznaczyć (mówi się, że element ten
uzyskuje fokus; w tym celu należy wskazać go kursorem myszy i kliknąć (działa to tylko przy widoku projekt!).
Zaznaczenie obiektu sygnalizowane jest pojawieniem się ramki z czarnych kwadratów -- wypróbuj ich
zastosowanie do przesuwania i zmian wymiarów obiektu (wszystkie pola po ich wybraniu dają się przesuwać i
można modyfikować ich wymiary).
7. Aranżacja elementów formularza: W trakcie edycji możliwa jest zmiana położenia i rozmiaru obiektów na
formularzu oraz zmiana kolorów. Można też dodawać nowe obiekty i usuwać stare.
W trakcie edycji dostępny jest przybornik -- wypróbuj jego możliwości. Uwaga: nie zawsze dodawanie nowego
formantu jest sensowne!
8. Nagłówek, stopka i szczegóły formularza: formularz zawiera nagłówek, stopkę i szczegóły (stanowią one
zasadniczą część formularza). Dostęp do nagłówka i stopki można uzyskać z menu Widok oraz poprzez
poszerzenie odpowiedniego paska.
9. Własności formularza i jego elementów: Gotowy formularz charakteryzowany jest przez wartości ponad stu
atrybutów. Można się z nimi zapoznać w trybie edycji formularza, klikając przycisk Własności (dostępne z menu).
Własności dostępne są też pod prawym przyciskiem myszy dla formularza lub aktywnego (zaznaczonego)
formantu; wybrane własności można modyfikować. Wypróbuj, jaki efekt da modyfikacja pewnych własności,
wybranych przez Ciebie.
10. Kreator formularzy: Spróbuj wygenerować samodzielnie prosty formularz. Skorzystaj teraz z Kreatora
formularzy; tym razem wybierz np. opcję Jednokolumnowy. Możesz także nie korzystać z Kreatora i
samodzielnie tworzyć formularz wg własnej koncepcji, ale może to być trudniejsze. W celu umieszczenia pól tabeli
lub kwerendy na formularzu załaduj najpierw tą tablicę lub kwerendę na ekran (patrz: menu); dostępne będą
wszystkie polaz danej tablicy/kwerendy. Wypróbuj różne opcje dostępne podczas tworzenia formularzy.
Uwaga: formularz zaprojektowany wstępnie z wykorzystaniem Kreatora formularzy można następnie
przeprojektować „ręcznie” w i w ten sposób dostosować go do specyficznych wymagań.
11. Obliczenia: w formularzu można realizować obliczenia; w tym celu trzeba wstawić pole tekstowe z
przybornika i przy pomocy edytora wyedytować wyrażenie obliczające jego treść. Nazwy pól podaje się w
nawiasach kwadratowych. Wyrażenie powinno zaczynać się symbolem „=”. Np. Jeżeli dostępne są pola
[CenaJednostkowa]
i
[IlośćElementów],
to
pole
[Wartość]
Można
zdefiniować
jako
=
[CenaJednostkowa]*[IlośćElementów].
Obliczenia mogą służyć np. do wyznaczania wartości obliczalnych na podstawie danych z rekordu (jak np.
wyliczanie wartości jako iloczyn ceny jednostkowej i ilości j.w.) lub modyfikacji napisów (np. dodawanie tytułów
przed nazwiskiem), etc. Pola wyliczeniowe mogą być realizowane podobnie jak w kwerendach.
12. Formularz z podformularzem: Aby umieścić dane z dwóch tabel w jednym formularzu można albo
przygotować najpierw odpowiednią kwerendę łączącą wybrane pola z tych tabel i wykreować formularz na jej
podstawie, lub też użyć podformularza, tj. formularza pomocniczego osadzonego w formularzu zasadniczym;
tworzą one tzw. formularz zespolony. Przycisk podformularza znajduje się na przyborniku. Po umieszczeniu
podformularza we właściwym formularzu użyj kreatora podformularzy (włącza się automatycznie). Istnieje
możliwość włączenia gotowego formularza jako podformularz lub kreacji nowego. Podformularz powinien być
powiązany z formularzem; wiązanie może być zadane wcześniej jako połączenie zdefiniowane dla użytych tabel;
jeżeli nie, to Access wskazuje domyślne połączenie lub trzeba je zdefiniować. Przykład zastosowania takiej
konstrukcji to jednokrotne wyświetlanie osób (klientów) w formularzu głównym i ich wszystkich telefonów w
podformularzu lub np. autora (jednokrotnie) i jego wszystkich książek). Wypróbuj działanie z bazą danych z
wykorzystaniem podformularza.
13. Raporty: Raporty przeznaczone są głównie do wydruku różnego rodzaju zestawień, sprawozdań, bilansu, etc.,
czyli informacji o charakterze podsumowań. W odróżnieniu od formularza raport nie pozwala zmieniać stanu bazy
danych, a drukowana informacja ma charakter sumaryczny. Tutaj zapoznamy się tylko bardzo pobieżnie z
wybranymi możliwościami generacji raportów. Kliknij zakładkę Raporty i spróbuj wygenerować prosty raport z
użyciem Kreatora raportów. Jeżeli wybierzesz opcję Autoraport, to twój raport będzie wytworzony
automatycznie; jeżeli chcesz sam tworzyć raport, wybierz jego schemat, np. Jednokolumnowy. Spróbuj utworzyć
prosty raport z pomocą Kreatora raportów.
Uwaga: przy braku skonfigurowanej drukarki ACCESS może nie pozwolić na generację raportu.
Tworzenie raportów jest w zasadzie podobne do tworzenia formularzy; zasadnicze różnice polegają na
zastosowaniu -- raporty operując na wszystkich elementach bazy danych pozwalają w sposób syntetyczny
prezentować jej stan, formularze zaś służą do ułatwienia bieżącej komunikacji z bazą danych. Nie próbuj drukować
raportu, o ile nie jest dostępna drukarka!.
14. Makropolecenia: Makra to zgrupowane zestawy instrukcji, służące do realizacji określonych przez
użytkownika (projektanta) typowych, powtarzających się czynności, najczęściej złożonych z szeregu bardziej
elementarnych komend. Komendy te są predefiniowane w systemie Access i wybierane z listy w trakcie budowy
makra. Polecenia są parametryzowane aktualnymi nazwami elementów bazy danych, takimi jak tabele, formularze,
etc. Makra definiowane są w zależności od potrzeb z wykorzystaniem predefiniowanych czynności standardowych.
Najprostsze makra mogą np. uruchamiać kwerendy lub wyświetlić formularz, który steruje wykonaniem aplikacji.
Makra mogą być uruchamiane przez użytkownika lub też automatycznie, z poziomu formularza (aby to osiągnąć
trzeba zdefiniować odpowiedni przycisk na formularzu i określić zdarzenie jako uruchamianie makra lub po prostu
przeciągnąć odpowiednią nazwę makra do projektu formularza).