SYSTEM GROT2-T Celem systemu GROT 2

SYSTEM GROT2-T
Celem systemu GROT 2-T jest nadzór i obsługa wszelkich elementów związanych z
procesem produkcji w branży meblarskiej. System został stworzony według wymagań i
wskazówek specjalistów, którzy od lat zarządzają procesami produkcji w polskich
przedsiębiorstwach.
Wśród korzyści możliwych do osiągnięcia przez Pańskie przedsiębiorstwo dzięki
systemowi GROT 2-T wymienić można:
 obniżenie kosztów transportu o 5% dzięki precyzyjnemu planowaniu produkcji,
 skrócenie czasu realizacji zamówienia z pięciu do trzech tygodni,
 wzrost wydajności pracowników produkcyjnych dzięki akordowym systemom
motywacyjnym,
 zmniejszenie obciążenia działu sprzedaży nawet o 70%,
 zmniejszenie stanów magazynowych o 25%,
 wyeliminowanie pomyłek na etapach produkcji kolejno od zaopatrzenia po
załadunek gotowego wyrobu,
 poprawę relacji z kontrahentami dzięki wzrostowi jakości produktów i obsługi
klienta.

Obok możliwości wymienionych w opisach poszczególnych modułów, w systemie
GROT 2-T zaimplementowaliśmy funkcje, które działają w czasie rzeczywistym. Jedną z
nich jest automatyczny mechanizm uaktualniania do najnowszej wersji, który gwarantuje
integrację i aktualność oprogramowania. Użytkowników systemu GROT 2-T pracujących
w rozproszonych geograficznie lokalizacjach może wspierać mechanizm replikacji
danych pomiędzy instalacjami GROT – gwarantujący, że różne ośrodki będą pracować na
spójnych zbiorach danych. W system wbudowaliśmy także unikatowy mechanizm
zgłoszeń do centrum obsługi Swift Software - helpdesk. Jedno wciśnięcie klawisza
wystarczy by pojawił się formularz zgłoszeniowy przesyłany bezpośrednio do konsultanta.
Czas reakcji naszego serwisu wynosi tylko kilka minut. Dzięki temu, gdy potrzebny jest
nowy raport lub pilna modyfikacja systemu, możecie Państwo liczyć na natychmiastową
pomoc.
ZAKRES WDROŻENIA – TAPICERNIA + STOLARNIA
1.Asortyment i normy – baza normatywna i kalkulacje kosztów wytwarzania.
Moduł umożliwia wygodne zarządzanie opisem technologii wytworzenia wyrobu. Każdy
mebel można przedstawić w hierarchicznej strukturze o nieograniczonej liczbie poziomów.
W module „Normy” przechowywane są informacje o ilości potrzebnego materiału wraz z
czasami normatywnymi wykorzystywanymi do kalkulacji kosztów robocizny i obciążenia
stanowisk w procesie planowania. Dzięki temu pozyskuje się narzędzie, które skutecznie
porządkuje i wspiera czynności składające się na proces produkcji.








System pozwala uniknąć nadmiernie rozbudowanego systemu indeksów wyrobów
gotowych dzięki tzw. „maskerom” - grupom zamienników materiałowych.
Dowolny element struktury wyrobu może być elementem zmiennym, określanym
dopiero na etapie przyjmowania zamówienia. System GROT 2-T umożliwia
nieograniczoną liczbę kombinacji w wyrobie.
System sam podpowiada podstawienia pod maskery, dzięki bazie powiązań
materiałowych.
Konfigurator wyrobu – powstają różne wersje (konfiguracje) danego modelu, bez
konieczności tworzenia nowego indeksu. Dzięki temu baza modeli jest przyjazna i
przejrzysta.
Możliwość grupowej zmiany norm produkcyjnych.
Wielość cenników kalkulacyjnych – możliwość prowadzenia kalkulacji cenowych
w wielu wariantach, uwzględniających różne rodzaje cen np. Minimalne, średnie
ważone, najwyższe ceny oferowane itp.
Wynik kalkulacji w postaci prostego arkusza Excela – doskonałe wsparcie dla
pracowników, którym niezbędne są szybkie wyceny mebli w różnych wariantach.
Na bieżąco dostępna jest funkcja kalkulacji CKP – Całkowitego Kosztu Produkcji i
kalkulacji CKW – Całkowitego Kosztu Wytworzenia.
Raporty – kilkadziesiąt zestawień dostosowanych do specyficznych potrzeb każdej
firmy i osób nią zarządzających.
2. Produkcja – zarządzanie planami produkcji
Moduł „Produkcja” jest wysokiej klasy narzędziem dla fabryk o profilu tapicerskim.
Zapewnia bieżącą kontrolę nad działem produkcji przedsiębiorstwa, dzięki funkcjom takim
jak:
 Prowadzenie planu produkcji z uwzględnieniem (wizualizacją) przewidywanego
obciążenia stanowisk pracy
 Przewidywanie zdolności produkcyjnych z uwzględnieniem planów urlopowych i
indywidualnej normy wykonania dla poszczególnych pracowników
 Rejestracja (kody kreskowe) i czytelna wizualizacja w czasie rzeczywistym etapu
realizacji każdego zlecenia za pomocą kolorów (np.
tapicernia/szwalnia/krajalnia/klejarnia/poduszkarnia)
 Mechanizmy planowania tur produkcyjnych, z uwzględnieniem czynników
logistycznych.
 Pełna informacja o pracownikach, materiałach i ruchach magazynowych w
przebiegu produkcji każdej sztuki wyrobu,
 Możliwość inwentaryzacji za pomocą palmtopa prefabrykatów w toku produkcji,
 Przewodniki produkcyjne – zastosowanie czytników, kodów kreskowych w
poszczególnych etapach produkcji,
 Wystawianie i rozliczanie kart pracy dla pracowników na dzień,
 Drukowanie etykiet końcowych na wyroby na stanowisku pakowania z możliwością
automatycznego stosowania oznaczeń kontrahenta (sprzedaż pod wieloma
markami)
Rejestracja produkcji na magazyn - stolarnia
Rejestracja czasu pracy maszyn i ludzi to bogate źródło danych o wydajności produkcji.

GROT zawiera proste i przyjazne rozwiązanie do rejestracji zaawansowania zleceń
oraz czasu pracy pracowników i maszyn dla produkcji seryjnej znakomicie
sprawdzające się w stolarniach, ślusarniach itp.
 Prostota interfejsu umożliwia obsługę systemu pracownikom bez żadnego
doświadczenia w pracy z komputerem. W działaniu modułu wykorzystywane są
kody kreskowe. Firma zwiększa wydajność pracy pracowników produkcyjnych,
zyskuje bieżący dostęp do danych o postępie realizacji zleceń produkcyjnych,
działaniach pracowników produkcji, wykonanych lub nie wykonanych pracach.
 Funkcja rejestracji parametrów jakościowych wyrobów ma decydujące znaczenie w
poprawie jakości, a także kluczowe znaczenie przy wprowadzaniu norm ISO i SPC.
Automatycznie rejestrowane co wyznaczony odstęp czasu mogą być parametry
jakościowe takie jak np. siły zrywające, twardość, średnica.
 Baza danych o przebiegu produkcji jest źródłem cennych raportów, jak np.:
Historia pracy pracownika
Historia realizacji zamówienia
Historia pracy maszyn w okresie
Przerwy w pracy pracowników
Nieprawidłowe pomiary
Ustawienia maszyn w okresie
3.
Zaopatrzenie – obsługa zaopatrzenia materiałowego i kooperacyjnego.
Działanie „Zaopatrzenia” jest ścisłe powiązanie z danymi z modułów „Produkcja” i
„Magazyny”. Moduł umożliwia optymalizację zapasów magazynowych poprzez szybki
wgląd w bieżące i przewidywane stany magazynowe.
 Sporządzanie Zapotrzebowań na postawie: przyjętych zamówień na wyroby,
przebieg realizacji już wykonywanych, dostępnych stanów magazynowych i
zaplanowanych dostaw.
 Przewidywanie stanu magazynowego w kolejnych tygodniach (minimalizacja stanu
dzięki dostawom Just-In-Time)
 Budowa bazy kooperantów i dostawców z uwzględnieniem warunków współpracy.
Mechanizmy porównywania ofert.
 Ewidencjonowanie i obsługa zamówienia do dostawców. Mechanizmy wysyłania
dokumentów faxem lub mailem.
 Automatyczne saldowane i kierowane do żądanego magazynu - kontrola realizacji i
zgodności z zamówieniem.
 Definiowanie różnych nazw towarów dla dostawców, słownik jednostek miary,
indeksów dostawców
4.
Gospodarka magazynowa – obsługa magazynów.
Moduł „Gospodarka magazynowa” w ścisłym powiązaniu z planem produkcji i
zaopatrzenia
 Mechanizmy sygnalizacji stanów minimalnych
 Prognozowanie wydań na podstawie napływających zleceń
 Wykorzystanie kodów kreskowych.
 Możliwość ewidencji stanów na miejscach składowania
 Wyświetlenia stanu magazynu wyrobów wg numerów zleceń
 Automatyczne generowanie treści dokumentów. RW – na podstawie
zapotrzebowania na plan produkcji lub kartę pracy, WZ – na podstawie
zaplanowanych wysyłek, PW – na podstawie zarejestrowanej kontroli jakości
mebla, PZ – na podstawie zamówionych dostaw
5.
Sprzedaż – obsługa i fakturowanie zamówień krajowych i eksportowych
Moduł „Sprzedaż” to narzędzie stworzone według specyficznych wymagań działu
handlowego tapicerni, które uwzględnia unikatowy charakter napływających zamówień.
Pozwala zaoszczędzić czas przeznaczony na przyjęcie i weryfikację zamówienia, obsługę
kontrahenta, zarządzanie rabatami i cennikami.
 Badanie mocy produkcyjnych już na etapie przyjmowania zamówienia przez dział
sprzedaży
 Budowa bazy partnerów handlowych, zawierającej warunki płatności i dostaw,
stawki transportowe, rabaty.
 Automatyczne rozsyłanie potwierdzeń zamówień, faktur przez e-mail lub faksem.
 Mechanizmy tworzenia odrębnych cenników dla poszczególnych grup odbiorców.
 System rabatowy i cennikowy uwzględniający wariantowość wyrobów.
 Obsługa dowolnej liczby wzorników - przypisanie odmiany wyrobu do grup
cenowych.
 Ewidencjonowanie wizyt przedstawicieli, kontaktów z klientem, akcji mailingowych.
 Fakturowanie na kontrahenta lub odbiorcę.
 Możliwość obliczania prowizji dla handlowców i sprzedawców
 Powiadomienia SMS.
 Układanie tur produkcyjnych i wysyłkowych – nadzór nad samochodami,
załadunkiem, stopniem realizacji planowanej wysyłki.
 Powiadomienia o opóźnieniach.
 Obsługa limitów kredytowych z możliwością automatycznej blokady kontrahenta
 Transmisja danych do wybranych systemów księgowo-podatkowych
 Ewidencjonowanie transportów.
 Planowanie wysyłek z możliwością wizualizacji tras
 tworzenie wielojęzycznych szablonów dokumentów oddzielnie dla grup
kontrahentów
 przypisywanie nazw obcych produktom,
 dopasowanie wydruku faktur do języka partnera handlowego.
Sprzedaż eksportowa – obsługa zamówień eksportowych
6.
Dzięki programowi "Sprzedaż eksportowa" współpraca z kontrahentami zagranicznymi
wspomagana jest od etapu rejestracji zamówień, przez przygotowanie dokumentacji
handlowej i logistycznej, aż do wystawienia dokumentów potwierdzających dokonanie
transakcji.
Moduł oferuje tę samą bogatą funkcjonalność, która dostępna jest w sprzedaży
krajowej,rozbudowaną dodatkowo takie funkcje, jak:









baza kontrahentów zawierająca informacje o stosowanych dla danego
odbiorcy cennikach (dowolna ilość), sposobach zapłaty, upustach, blokadach
dostaw w przypadku braku płatności,
możliwość grupowania kontrahentów,
możliwość przypisania jednego odbiorcy (sklepu) kilku kontrahentom
tworzenie wielojęzycznych szablonów dokumentów oddzielnie dla grup
kontrahentów
możliwość przypisywanie nazw obcych produktom,
sprzedaż w wielu walutach,
wystawianie deklaracji INTRASTAT,
dopasowanie wydruku faktur do języka partnera handlowego.
Sporządzanie raportów takich jak:
Harmonogram produkcji eksportowej
Faktury kontrahenta
Wartość materiałów powierzonych w turach w okresie
Średni kurs walut w podanym okresie
Sprzedaż na kraje
Wagi towarów
Warianty cenowe wyrobu
Zaokrąglenia wynikające z przeliczenia kursów
Kontakt przedstawicieli z klientami exp.
7.
Grot-Mobile – kontrola załadunku i rozładunku, inwentaryzacji i lokalizacji w
magazynie za pomocą palmtopów z czytnikiem kodów kreskowych.
Moduł służący do obsługi ręcznych komputerów z czytnikiem kodów, nieoceniony przy
kontroli wysyłek wyrobów gotowych, przyjęciu dostaw, lokalizacji wyrobów w magazynie.

Rejestracja załadunku poszczególnych paczek zestawu na samochód

Funkcja zapamiętania przez system lokalizacji magazynowych.

Funkcja kontroli przyjęcia towaru do magazynu,

Możliwość szybkiej inwentaryzacji magazynu
8.
Grot.NET – ekstranetowy moduł Business-to-Business dla partnerów
handlowych.
GROT.NET jest narzędziem odciążającym dział handlowy w przyjmowaniu zamówień, ich
weryfikowaniu i działaniach związanych z obsługą zamówień w realizacji. Pozwala
zaoszczędzić czas na potwierdzenie i weryfikacje zamówień, oraz środki finansowe
przeznaczone na te działania (telefony faxy itp.).
 System do samodzielnego (za pomocą przeglądarki internetowej) wprowadzania
zamówień przez sklepy
 Funkcja dostępu do historii zamówień, reklamacji, faktur i ich płatności przez
internet
 Możliwość udostępnienia kontrahentom informacji o stanie realizacji zamówienia.
 Wprowadzanie i przeglądanie statusu zgłoszeń reklamacyjnych.
 Mechanizmy kolportacji cenników i materiałów reklamowych skierowanych do
wybranego lub wszystkich klientów
 Regulacja dostępu poszczególnych pracowników sklepu do wrażliwych informacji
9. Finanse i kadry – obsługa bazy pracowników i dokumentów finansowych.
Moduł Finanse i Kadry wspiera przedsiębiorstwo w zarządzaniu zasobami ludzkimi i
pieniężnymi. Wśród jego możliwości znajdziemy m.in.:
 Wymiana danych z zewnętrznymi systemami F/K i K/P
 Funkcja importu danych o przelewach z systemów bankowych i ich przypisywaniu
do faktur,

Wystawianie not odsetkowych,

Budowa kartoteki pracowników z uwzględnieniem struktury zatrudnienia

Mechanizmy kontroli płatności za faktury kosztowe,

Rejestr faktur wewnętrznych,

Definiowanie form zatrudnienia, typów stanowisk, czynności akordowych,

Rejestracja czasu pracy, arkusze obecności,

Obliczanie wynagrodzeń w systemach akordowych, wg . stawek godzinowych i
mieszanych,

Rejestr urlopów i absencji,

Arkusze wypłat, kosztów,

Obsługa dokumentów kasowych (KW, KP, zaliczki) z możliwością prowadzenia
dowolnej liczby kas walutowych,

Zarządzanie składem zespołów produkcyjnych,
10. Ewidencja wejść/wyjść pracowników za pomocą kart zbliżeniowych

Bieżący wgląd w stan osobowy załogi

Automatyczne generowanie arkusza obecności i import danych RCP do arkusza
wypłat
11. Serwis reklamacyny
Moduł do obsługi reklamacji pozwala utrzymać wysoki poziom jakości obsługi klientów.
Pozwala szybko reagować na zgłoszenia i ustalić osoby odpowiadające za usterki.
System narzuca ustalone procedury rozpatrzenia zgłoszenia, przygotowuje listę
materiałów i rozlicza całość kosztów po zakończeniu zdarzenia. Wśród możliwości
programu wymienić można:
 Zarządzanie reklamacjami – przydzielanie zespołów, notatek serwisowych,
powiadamianie o stanie realizacji,
 możliwość powiadamiania klienta o zmianie statusu reklamacji za pomocą SMS lub
e-mail,
 karty serwisowe – ewidencja przebiegu realizacji reklamacji,
 sporządzanie zamówień na produkcję, na potrzebne materiały,
 sporządzanie specyfikacji – zarządzanie wysyłką części,
 karta załadunkowa – zestaw elementów i materiałów, przydzielanych każdemu
zespołowi,
11. Analityka
 Wdrożenie oprogramowania Open-Source BI pozwalającego na przeprowadzanie
analiz wielowymiarowych (tzw. kostki analityczne OLAP) - łatwe przeglądanie i
analizowanie danych na temat sprzedaży, kosztów, stanów magazynowych,
pracowników, ewidencji czasu pracy
 zabezpieczony hasłem dostęp do danych za pomocą przeglądarki internetowej z
dowolnego komputera podłączonego do sieci
 Opracowanie kokpitów menedżerskich (BI dashboards) dla pracowników
kierownictwa
WYMAGANIA SPRZĘTOWE
System GROT cechują niewielkie potrzeby sprzętowe, co umożliwia optymalizację
nakładów na sprzęt. Do użytkownika należy przygotowanie następującej infrastruktury:
1. Serwer
Ze względu na bezpieczeństwo przechowywania danych i wymóg zapewnienia ciągłości
pracy urządzeń, zalecamy zakup podstawowego modelu serwera renomowanego
producenta.
Ważne jest, by posiadał następujące cechy:
• macierz dyskową z co najmniej dwoma dyskami – są gwarancją bezpieczeństwa
danych
• niezawodny zasilacz – zapewnieni ciągłość pracy urządzenia,
• zasilacz awaryjny UPS
• stałe łącze internetowe – umożliwi ciągłą aktualizację i konserwację systemu
Szacunkowa cena zakupu nowego serwera firmy Hewlett Packard to 3100zł.
2. Stacje użytkowników
Do obsługi systemu wystarczą dowolne komputery PC z systemem Windows.
3. Czytniki kodów kreskowych
System może pracować na dowolnych czytnikach obsługujących Code-128 z końcówką
KBD/PS2. Szacunkowy koszt to 170zł/szt. Konieczny będzie zakup co najmniej 4 takich
urządzeń (w tym jedno zapasowe)
4. Palmtop przemysłowy
W celu obsługi lokalizacji i załadunku wyrobów gotowych konieczny będzie zakup
urządzenia PDA z sytemem Windows Mobile, czytnikiem kodów kreskowych i kartą
sieciową WiFi. Polecamy sprawdzone urządzenia firmy Motorola łatwo dostępne w cenie
około 2500 zł za urządzenie poleasingowe. Używane przez większość firm kurierskich w
Polsce.
5. Drukarka etykiet.
Polecamy drukarkę firmy Zebra, model gk420 w cenie około 1100zł lub w przypadku
ciężkich warunków pracy, drukarkę Zebra S4M w cenie około 3000 zł. Możemy też
wykorzystać posiadane przez Państwa urządzenia, jeśli umożliwią wydruk na ustalonym
wspólnie formacie.
6. Infrastruktura sieciowa
Należy zapewnić dostęp do sieci LAN na stanowisku rejestracyjnym oraz sieć
bezprzewodową Wi-Fi w magazynie wyrobów oraz na rampie załadunkowej i jej
bezpośredniej okolicy. Jeśli obecna infrastruktura sieciowa nie spełnia tych warunków,
konieczny będzie zakup urządzenia typu WLAN access-point w cenie około 150zł/szt
Sugerujemy zakup sprzętu u lokalnego dostawcy – zapewni to szybki serwis w razie
wystąpienia takiej konieczności.