zarządzanie podstawowe pojęcia i definicje
advertisement
ZARZĄDZANIE – podstawowe pojęcia i definicje ZARZĄDZANIE PODSTAWOWE POJĘCIA I DEFINICJE: 1. Definicja zarządzania wg.: W.F.Taylor – Dokładne poznanie tego czego oczekuje się od ludzi, a następnie dopilnowanie, by wykonali to w najlepszy i najtańszy sposób. R.Manteuffel – Zadaniem zarządzania jest zrobienie wszystkiego co jest możliwe, aby dopilnować do maksimum spełnienia celu jaki stoi przed przedsiębiorstwem. Jest to możliwe tylko wtedy, gdy istnieje harmonia w posługiwaniu się środkami produkcji, technologią i czynnikiem pracy. E.Lipiński – Decydujący kluczowy czynnik (produkcja, siła wytwórcza), który wyznacza sukces lub porażkę przedsiębiorstwa. P.F.Drucker –„ Podejmowanie działań dla osiągnięcia celów.” „Ostateczny test zarządzania to wydajność w biznesie.” „Największa inowacja XX w.” L.Gościński – Całość procesu zarządzania to wieloetapowy proces podejmowania decyzji. J.Zieleniewski – Formułowanie celu działania, planowanie, organizowanie, pozyskiwanie i rozmieszczenie zasobów. Istotą zarządzania jest podejmowanie decyzji o wyborze celów i ich realizacja. K.Koźmiński – Zarządzanie to swego rodzaju wędrówka przez chaos, której istotą jest panowanie nad różnorodnością i przekształcenia potencjalnego konfliktu we współpracę.” lub „Konstruowanie rzeczywistości z dostępnych zarządzającemu elementów” 2. Pojęcia : Zarządzanie jest to celowe podejmowanie, przez odpowiednie osoby (kadrę), decyzji i działań prowadzących – dzięki wykorzystaniu posiadanych zasobów – do osiągnięcia złożonych celów w sposób skuteczny i sprawny (racjonalny), lub celowe dysponowanie zasobami (np. Fundacje – nie mają jako takiego dochodu z produkcji czy sprzedaży). Fundacje – nie mają jako takiego dochodu z produkcji czy sprzedaży). 3. Istota zarządzania: Głównym aktorem procesu zarządzania jest Manager. Zarządza się zasobami: rzeczowymi; ludzkimi (pracownicy i ich wiedza); finansowymi; technologią; informacjami. Zarządzanie jest działalnością kompleksową, którą rozłożyć można na elementy składowe w trzech wymiarach: szczebla zarządzania; obszar zarządzania; funkcji. www.wkuwanko.pl 1 ZARZĄDZANIE – podstawowe pojęcia i definicje Szczebel zarządzania: I Poziom – kierownictwo naczelne (dyrektor, prezes); II Poziom – kierownik wydziału, zakładu, filii itp. III Poziom – kierownik sekcji, zmiany, mistrz. Obszar zarządzania – określony obszar za który odpowiada manager np. dyrektor zakładu, szef kadr, kierownik sekcji, mistrz, itp. Zarządzanie zasobami odbywa się poprzez funkcje zarządzania, które najczęściej określa się jako: planowanie; organizowanie; współdziałanie z ludźmi (kierowanie ludźmi); kontrolowanie. Czynności między funkcyjne: informowanie; koordynowanie; nadzorowanie. Funkcje zarzadzania Planowanie: - celów - metody realizowania celów - wyników - zasobów - działan Organizowanie: - struktur -zespołów -czynności i działań -współpracy Kierowanie ludźmi -przewodzenie -motywowanie -komunikowanie -ocenianie -reprezentowanie Kontrolowanie - określenia obszarów i kryteriów kontroli - określenia standardów i procedur kontroli wnioski, zalecenia i działania korygujące 4. Cechy zarządzania i wymiar czasu: Cechy zarządzania wg. P.F.Drucker’a: www.wkuwanko.pl 2 ZARZĄDZANIE – podstawowe pojęcia i definicje zarządzanie dotyczy przede wszystkim ludzi. jest głęboko osadzone w kulturze. wymaga prostych i zrozumiałych wartości, celów działań i zadań. powinno doprowadzić do tego, aby organizacja była zdolna do uczenia się, czyli adaptacji do zmieniających się warunków. wymaga komunikowania się. (komunikacja zewnętrzna (ze światem) i wewnętrzna). wymaga rozbudowania systemu wskaźników. (jakości, rentowności, wydajności, itp.) musi być jednoznacznie zorientowana na podstawowy i najważniejszy rezultat jakim jest zadowolony klient. Ducker zwraca uwagę na elementy takie jak: - kulturę; - kooperację; - klienta. Wymiar czasu wg Druckera jest elementem procesu zarządzania gdyż: - zarządzanie to dążenie do wykonania pożądanej przyszłości przy uwzględnieniu teraźniejszości i przeszłości, - wywołuje skutki i zjawiska w miarę upływu czasu, - w określonej epoce, której jest odbiciem. 5. Zarządzanie nauka czy sztuka ? Zarządzanie bardziej przypomina sztukę, ale jednocześnie jest przedmiotem badań i zostało usystematyzowane w postaci wielu teorii. Pracę managera można systematycznie analizować i klasyfikować według cech i aspektów zarządzania. Przedmiotem działania zarządzania jest działanie praktyczne, a managerowie przygotowują się zawodowo, czerpiąc swoją wiedze z dorobku różnych nauk i poprzez praktykę. Wzrost praktycznego znaczenia zarządzania doprowadził do powstania badań naukowych z tego zakresu, a z tym usystematyzowania pojęć, terminów, reguł i zasad, które stanowią zasób wiedzy składający się na zarządzanie. Wiedza ta ma częściowo charakter: - wiedzy praktycznej starającej się objaśnić zachowania się organizacji i ludzi w realizacji założonych celów oraz w sytuacji problemowej wymagającej dopasowania się i podejmowania decyzji. - wiedzy normatywnej stanowiącej zbiór praktycznych zaleceń (zasad, metod) dotyczących zarządzania organizacją i skutecznego komunikowania się z ludźmi. Zarządzanie jest nauką empiryczną o interdyscyplinarnym charakterze wykorzystującą dorobek innych nauk takich jak: ekonomia, psychologia oraz wielu innych. www.wkuwanko.pl 3 ZARZĄDZANIE – podstawowe pojęcia i definicje SZKOŁY I KIERUNKI ZARZĄDZANIA: Klasyczna szkoła zarządzania. (datuje się od drugiej połowy XIX wieku) Człowiek jest traktowany instrumentalnie, na podstawie stereotypu człowieka ekonomicznego, biernego wykonawcy zadań, na którego można oddziałowywać za pomocą bodźców materialnych oraz kształtować (wpływać na) jego umiejętności. Naukowe zarządzanie (przemysłowe) – zajmuje się poprawą osiąganych wyników i dotyczy głównie zarządzania pracownikami poprzez analizę warunków pracy, szkolenia pracowników i ich dobór, pomiar wyników wydajności pracy, itp. Frederick Winslow Taylor (1856-1915) – w książce pt. “Zasady naukowego zarządzania” napisał, że sprawne zarządzanie wymaga między innymi: naukowego opracowania każdego elementu na danym stanowisku naukowego doboru pracowników (szkolenia) i przygotowania ich do wykonywania pracy rozdziału planowania od wykonania i daleko idącego podziału pracy kontroli wykonania przez zarządzającego zróżnicowania bodźców finansowych odpowiednio do wydajności i pomiarów czasu funkcjonalnej struktury organizacyjnej. Inni przedstawiciele: Henri Le Chateller (1850-1936) – opracował formułę cyklu zorganizowanego, składającego się z pięciu etapów. wybór celu, który mamy osiągnąć zbadanie środków i warunków potrzebnych do osiągnięcia tego celu przygotowanie środków i warunków uznanych za potrzebne wykonanie stosowne do przyjętego planu kontrola otrzymanych wyników. Karol Adamiecki (1866-1936) – opracował między innymi: prawo harmonii – wiążące się z ograniczeniem strat czasu pracy w toku produkcji poprzez uzgadniania – składającego się z: harmonii doboru – czyli im dokładniej się dobrane współpracujące ze sobą organy, tym lepszy jest skutek ekonomiczny harmonii działania – przy współpracy poszczególnych organów otrzymuje się większą sprawność, gdyż czasy działania są ze sobą uzgodnione harmonii duchowej – łączenie emocjonalne jednostek ludzkich współpracujących w jednym, zdrowym organizmie, jakim jest zakład wytwórczy prawo przeciwdziałania (reguła przekory) – wprowadzenie zmian powinno odbywać się stopniowo, zgodnie z racjonalnymi procedurami prowadzącymi do zmniejszenia przeciwdziałań i kosztów, pamiętając o tym że: „każda zmiana budzi opór” Administracyjne zarządzanie – dotyczy zarządzania całą organizacją, poszczególnymi jej działaniami i czynnościami Henri Fayol (1841-1925) – twórca tego nurtu, który w swojej głównej pracy „Administracja przemysłowa i handlowa” z 1916r. zarządzanie określił jako administrację, rozumianą jako uniwersalny zbiór funkcji (planowania, organizowania, rozkazywana, koordynowania i kontrolowania) www.wkuwanko.pl 4 ZARZĄDZANIE – podstawowe pojęcia i definicje dowiódł, że zarządzanie jest wspólne dla różnych rodzajów działalności w biznesie, administracji państwowej, w instytucjach i w gospodarstwie domowym działania składające się na zakres zarządzania, podzielił na sześć czynności: techniczne, handlowe, finansowe, ochronne, rachunkowe i administracyjne (kierownicze) oraz umiejętność - zarządzenie z ich wykonaniem wyróżnił 14 zasad zarządzania, między innymi takie jak: hierarchia uwzględniającą drogę służbową i komunikację jednolitość kierownictwa – każdą grupą czynności w organizacji powinien nadzorować jeden kierownik jedność rozkazodawstwa – pracownik powinien otrzymywać polecenia tylko od jednego kierownika stabilizacja personelu – sprzyjająca planowaniu Biurokratyczne zarządzanie – dotyczyło sposobu działania w ramach organizacji i wykonywania władzy organizacyjnej oraz zasad kierowania. Max Weber (1862-1920) - w swojej pracy „Teoria organizacji społecznej i ekonomicznej” wyróżnił idealne typy władzy organizacyjnej: charyzmatyczną, tradycjonalną, racjonalną stworzył idealny typ biurokracji, który jest modelem sposobu wykonywania władzy charakteryzujący się: formalny system zasad postępowania i procedur bezosobowość stosunków organizacji podział pracy hierarchiczną strukturą organizacyjną sformalizowanym systemem przyjmowania i awansowania pracowników legalnym charakterem władzy kierowników biurokracja zapewnia korzyści z racjonalizacji, a ułatwia to władza racjonalna, która jako jedyna może być stosowana efektywnie w organizacji, gdyż można ją zwiększać, wyszczuplać przekazywać, odbierać itp. Szkoła behawioralna (powstała około lat 60) – bierze pod uwagę ludzi, ich zachowania i postawy oraz relacji między nimi i współdziałanie grupy (człowiek społeczny) H Majo (1880-1949) – prowadzi tzw. Eksperyment w Hawtherne, który dotyczył warunków pracy, wydajności i wynagrodzenia grupy osób. Wyniki wskazywały, że zachowanie pracowników kształtuje grupa, pracują dobrze, jeśli są zadowoleni z pracy i mają przeświadczenie, że kierownictwo dba o warunki pracy i poświęca im uwagę (emocjonalna reakcja łańcuchowa) Nurt stosunków międzyludzkich jednostka i grupa w organizacji oraz ich zachowania przełożony w organizacji i jego zachowanie integracja potrzeb pracownikowi z celami organizacji Człowiek jest motywowany przez potrzeby, układające się w hierarchię i obejmujące bodźce finansowe i społeczną akceptację. Przedstawiciele: E. Mayo, A. Maslow, D. McGregor. www.wkuwanko.pl 5 ZARZĄDZANIE – podstawowe pojęcia i definicje Nurt potencjału ludzkiego (podejście organizacyjne) – rozpatruje zachowania organizacyjne, tj. zadowolenie z pracy, stres, motywację, przywództwo, dynamikę grupową, politykę organizacyjną, konflikty między ludzkie itp. W kontekście dostosowania struktur organizacyjnych do potrzeb ludzkich w celu samorealizacji w pracy. Przedstawiciele: D. McGregor, R. Likert, C. Argyris Szkoła ilościowa (matematyczna) – koncentruje się na opracowaniu modeli matematycznych, będących uproszczeniem organizacji i zachodzących tam procesów (modele, symulacja, scenariusze) służących do podejmowania decyzji. Współczesne kierunki zarządzające Podejście systemowe – traktuje organizację jako wyodrębnioną z otoczenia całość składającą się z powiązanych (bezpośrednio lub pośrednio) ze sobą części (podsystemów) będącą systemem otwartym, na którą wpływ ma otoczenie i zachodzące w nim zmiany czerpiącą i wykorzystującą informację na podstawie współdziałania z otoczeniem, innymi systemami i podsystemami (sprzężenia i informacje zwrotne) pozwalającą uzyskać efekty synergii – gdyż wynik współpracy działów organizacji jest wyższy niż suma ich działań cząstkowych (2+2>4) zagrożoną wystąpieniem entropii – tj. chaotyczności i rozpadu systemy, gdy nie dostrzega się zagrożeń i otoczenia. Podejście sytuacyjne – uwzględniające między innymi: kierownicy znają organizację i otoczenie, dlatego też najlepiej potrafią określić jej dostosowanie do sytuacji i jej złożoność w zmieniającym się otoczeniu zadaniem kierowników jest ustalenie najlepszej metody w danych warunkach z punktu widzenia zrealizowania celów organizacji. dla określenia zmian wykorzystuje się różne zmienne sytuacyjne, przy czym najczęściej wielkość organizacji i stopień rutyny w technologii, niepewność środowiska i różnice indywidualne pracowników. Najczęściej stosuje się podejście systemowe i sytuacyjne. ORGANIZACJA I UWARUNKOWANIA JEJ DZIAŁANIA Organizacja i system: System – wyodrębniona część otaczające nas rzeczywistości, która mam wewnętrzną strukturę i relacje między poszczególnymi jej częściami (wyodrębnionymi wg określonego klucza). Organizacja – jest systemem, w którym występuje kategoria celu, odznaczającym się przyczynianiem się części do powodzenia całości, a więc współdziałania do osiągnięcia globalnego celu gr. organize – tworzenie harmonijnych i porządkowanych całości Główne cechy systemu organizacji: funkcja (cel) zasoby wytwórcze (poziom, struktura, jakość) otoczenie kolejność postępowania wejścia (ludzie, maszyny, zasoby wytwórcze) www.wkuwanko.pl 6 ZARZĄDZANIE – podstawowe pojęcia i definicje wyjścia (produkty, informacje) Wejście transformacja wyjście Rodzaje organizacji Ogólny podział organizacji: organizacje gospodarcze (nazywane są przedsiębiorstwami) organizacje niekomercyjne organizacje administracyjne organizacje społeczne Zasoby organizacji i ich wpływ na jej funkcjonowanie: Model działania organizacji: W organizacji ważne są wszystkie zasoby czynników wytwórczych, ale szczególne znacznie mają zasoby ludzkie, ich jakość oraz zdolność do zmiany. Racjonalizując wykorzystanie zasobów wytwórczych, trzeba stworzyć warunki do efektywnego i sprawnego ich działania. Rola managera w zarządzaniu organizacją Podstawą działalności organizacji jest manager (kierownik), który animuje jej działalność oraz podejmuje decyzje dot. zakresu działalności i jej intensywności. Bycie managerem wymaga: pracy z ludźmi i poprzez ludzi dla zrealizowania celów organizacji oraz wpływania na pracowników poprzez ich motywowanie, pobudzanie, inicjatywę, odpowiedzialność ponoszenia ryzyka i niepewności dla osiągnięcia złożonego celu (celów) w oparciu o wizję, przedsięwzięcia i podporządkowania je sposobów i środków działania śledzenia zmian i dostosowania się do sytuacji na rynku wprowadzenia innowacji w metodach wytwarzania, organizacji pracy i zarządzania organizacją, a w następstwie tego w wielkości i strukturze produkcji (lub usługach) tworzenia nowych wartości (produktów i usług) akceptowalnych przez rynek Otoczenie organizacji Otoczeniem nazywamy wszystko co jest poza organizacją i może na nią oddziaływać. www.wkuwanko.pl 7 ZARZĄDZANIE – podstawowe pojęcia i definicje Osoby fizyczne i prawne, grupy społeczne i instytucje, które mają wpływ na działanie organizacji określone są mianem grupy interesów (strategicznych kibiców). Rodzaje otoczenia a) z punktu widzenia grup interesu zewnętrznego: makrootoczenie (otoczenie ogólne) – tworzące warunku działania i funkcjonowania organizacji, głównie polityczne, ekonomiczne, społeczne, techniczne itp. mikrootoczenie (otoczenie konkurencyjne, operacyjne), które tworzą konkretne organizacje lub grupy, które mogą wpływać na organizacje (dostawcy, odbiorcy, konkurenci itp.) b) z punktu widzenia oddziaływania: Otoczenie sterowalne na, które organizacja może wpływać (np. na popyt, konkurencję itp.) Otoczenie niesterowalne na, które nie ma ona wpływu (np. na prawo, idealizowaną politykę gospodarczą) c) z punktu widzenia jej charakteru: stałe zmienne burzliwe Podstawowe metody analizy: makrootoczenie; analiza PEST, obejmuje czynniki polityczne ekonomiczne społeczne technologiczne mikrootoczenie – model pięciu sił Portera uwzględnia: rywalizację między istniejącymi organizacjami w branży pozycję i siłę przetargową dostawców pozycję i siłę przetargową odbiorców zagrożenie ze strony nowych konkurentów zagrożenia ze strony substytutów ZARZĄDZANIE CELAMI I PLANOWANIE W ORGANIZACJI Cele organizacji i zarządzanie przez cele Cel – to, do czego się dąży i chce się osiągnąć. Cele charakteryzują się dwoma aspektami: treściowy – to, co zostało wybrane lub zamierzone ilościowy – poziom trudności, poziom aspiracji Zarządzenie ZPC – obejmuje sformalizowane procedury (uporządkowane działanie) rozpoczynające się od ustalenia celów i prowadzące do oceny ich realizacji. W związku z tym należy sformułować drzewo celów. www.wkuwanko.pl 8 ZARZĄDZANIE – podstawowe pojęcia i definicje Cel nadrzędny to misja organizacji. Misja oznacza po co jest organizacja i co chce robić. Niezbędne wymagania dla celów: cele należy kształtować dla całej organizacji cele należy sformułować strategicznie i operacyjnie cele muszą być aktualne i realne cele muszą być niesprzeczne i mieć przypisaną rangę (system celów wzajemnie ze sobą powiązanych) cele organizacji powinny być zbieżne z celami pracowników cele powinny być uszeregowane wg terminów realizacji Decyzje i proces decyzyjny łac. Decisio oznacza rozstrzygnięcie lub postanowienie Decyzja jest to: Wybór dot. przyszłych kierunków i sposobów działania Proces intelektualno-emocjonalny, który kończy się przeświadczeniem, że wie się jak osiągnąć cel Wybór dobrowolny lub pod wpływem przymusu W procesie podejmowania decyzji występują: problem wymagający rozwiązania Podmiot podejmujący decyzję (decydent) Zbiór wariantów możliwych decyzji Funkcja korzyści – zależna od wariantu i systemu wartości Informacja wewnętrzna i zewnętrzna Inne elementy w zależności od sytuacji i problemu Proces podejmowania decyzji składa się z 4 etapów: identyfikacja problemu decyzyjnego przygotowanie decyzji podjęcie decyzji realizacji decyzji Istota i cele planowania Planowanie pochodzi z łac. planta – szkic budynku, co oznacza zaprojektowanie schematu działania. Planowanie dotyczy przyszłości. Planowanie jest procesem polegającym na świadomym ustalaniu kierunku działania oraz podejmowania decyzji opartych na celach, faktach i dobrze przemyślanych ocenach. Prawidłowo ułożone plany określają przynajmniej 10 czynników: ostateczne określenie celu lub celów związanych z planem zadania, które muszą być wykonane zasoby – wielkość, struktura i zapotrzebowanie w czasie osoby odpowiedzialne za wykonanie poszczególnych zadań miejsce, w którym planowane zadania mają się odbyć metody, procesy i procedury, które będą zastosowane www.wkuwanko.pl 9 ZARZĄDZANIE – podstawowe pojęcia i definicje procedury i porządek, które należy zachować wiążące terminy, rozkłady i harmonogram wyznaczenie miar do oceny i weryfikacji osiągnięć punkty i czas sprawdzania wykonania Etapy planowania Etapy przygotowania planów: określenie celów działania ocena sytuacji ustalenie procedury ustalenie harmonogramu planu przypisanie odpowiedzialności sprawdzenie możliwości realizacji i kosztów planu Gwiazda planowania Metody i techniki planowania W planowaniu stosujemy: w zależności od pewności (stan znany): Metoda bilansowania Ekstrapolacja trendów W zależności od ryzyk (zwane prawdopodobieństwo) Metody bilansowania Ekstrapolacja trendów Planowanie wielowariantowe (wszystkie warianty) W zależności od niepewności (brak znajomości przyszłości) Metody bilansowania www.wkuwanko.pl 10 ZARZĄDZANIE – podstawowe pojęcia i definicje Ekstrapolacja trendów Planowanie wielowariantowe (wszystkie warianty) Planowanie otwarte (nie określamy sposobów realizacji) Rodzaje planów i ich przydatność Podstawowe różnice między planami: horyzont czasu zakres stopień szczegółowości Rodzaje planów: rodzaje planów wg charakteru planu: strategiczne, taktyczne i operacyjne rodzaje planów wg ich pola: kompleksowe, problemowe, wynikowe rodzaje planów wg czasu: długookresowe, średniookresowe, długookresowe rodzaje planów wg charakteru działań (przykładowo): plan zaopatrzenia, plan zatrudnienia, plan marketingu, plan kosztów Bariery planowania: przeszkody, które nie pozwalają osiągnąć celu: bariery zasobowe (rzeczowa, brak środków do produkcji, bariera zasobów ludzkich, brak ludzi lub kwalifikacji, bariera finansowa) bariera metodologiczna (brak wkomponowania planowania w system zarządzania, brak przygotowania planu wielowariantowego, brak dostatecznego spojrzenia w przyszłość) bariera informacyjna (brak informacji o otoczeniu) bariera psychologiczno-społeczna ZARZĄDZANIE STRATEGICZNE Istota zarządzania strategicznego: Formułowanie strategii przedsiębiorstwa jest treścią kompleksowego, interdyscyplinarnego i wielofazowego procesu zwanego zarządzaniem strategicznym. Istotą zarządzania strategicznego jest integracja wszelkich organizacji, wymiarów i analizy organizacji, fazy opracowania z realizacją, kontrolą wymiaru technicznego, ekonomicznego, społecznego, organizacyjnego itp. Procesowo zarządzanie strategiczne łączy ze sobą: zarządzanie techniczne zarządzanie ekonomiczno-finansowe zarządzanie potencjałem pracy (zatrudnieni ludzie i ich kwalifikacje) zarządzanie kulturą organizacyjną Zarządzanie strategiczne (zintegrowane, kompleksowe) opera się na idei dopasowania organizacji do otoczenia (środowiska), a tam, gdzie to możliwe zdobywanie nad nim kontroli. Opracowując system zarządzania strategicznego należy dążyć, by były powiązane ze sobą następujące elementy: planowanie (strategiczne na taktyczne i bieżące) i zarządzanie przez cele planowanie, organizowanie i kultura organizacji wytyczanie celów, systemów motywowania i awansu Strategia, jej istota, cechy i funcie www.wkuwanko.pl 11 ZARZĄDZANIE – podstawowe pojęcia i definicje "Strategia" pochodzi od gr. strategom – prowadzenie wojny. Strategia jest ogólnym programem (zbiorem sposobów lub zasad), określania celów i zamierzeń organizacji oraz przyjęcia kierunków działania (realizacji) z uwzględnieniem reakcji na otoczenie. Model strategii Wizja rozwoju i działania organizacji określa jej długofalową przyszłość i pozycję, przy założeniu możliwie najlepszych warunków. Z wizji wynika Misja, która jest najbardziej systematyczną prezentacją kierunku działań i integracji wewnątrz organizacji. Misja określa cele działań, a te z kolei zadania do zrealizowania i spodziewane wyniki. Wizja misja cel zadania wyniki Cechy strategii: horyzont czasu i układ decyzji (zróżnicowany od 5-...lat) zapewnienie zasobów skupienie wysiłków wszechobecność (dot. całej firmy dana strategia, ale są też strategie funkcjonalne, np. strategia marketingu) efekty Efekty przygotowania i wdrażania strategii: analiza strategiczna generowanie wyjściowych wariantów strategii ocena i wybór strategii przygotowanie i wdrożenie strategii kontrola i weryfikacja strategii Proces tworzenia strategii: Analiza strategiczna i jej metody Analiza strategiczna jest to postępowanie badawcze, które celem jest ocena aktualnie realizowanej przez organizację strategii zarządzania oraz wytyczenie możliwych kierunków dalszej działalności w zależności od uwarunkowań otoczenia. Zakres pełnej analizy strategicznej obejmuje trzy obszary: www.wkuwanko.pl 12 ZARZĄDZANIE – podstawowe pojęcia i definicje makrootoczenie Mirkootocznie Potencjał wewnętrzny organizacji Funkcja analizy strategicznej: diagnostyka projekcyjna Analiza strategiczna ma systemowy i kompleksowy charakter przy wykorzystaniu metod ilościowych i jakościowych z różnych dziedzin: ekonomii socjologii psychologii statystyki itp. Przykładowe metody analizy strategicznej: makrootoczenia – analiza PEST mikrootoczenia – model pięciu sił Portera organizacji łańcuchowych wartości Metody jednoczesnego badania otoczenia i organizacji: analiza SWOT zróżnicowana karta wyników Analiza SWOT obejmuje analiza organizacji silne strony (strengths) słabe strony (weaknesses) analiza otoczenia: szanse (opportunities) zagrożenia (threats) Silne strony i szanse mają charakter pozytywny. Słabe strony i zagrożenia mają charakter negatywny. Zrównoważona karta wyników umożliwia spojrzenie na organizację z 4 perspektyw. Klienta (odbiorcy, konsumenta) Wewnętrznych procesów Rozwoju (innowacji) Finansowej Zasoby zarządzania strategicznego są ogólnymi wytycznymi, które kształtują zarówno myślenie strategiczne jak i sposób zarządzania organizacją w istniejących warunkach. Podstawowe zasady zarządzania strategicznego: zasada celowości – formułowanie wizji i misji organizacji oraz systemu drzewa celów, zadań i wyników zasada myślenia strategicznego – rozwiązywania dzisiejszych problemów z punktu widzenia przyszłości (wizji) www.wkuwanko.pl 13 ZARZĄDZANIE – podstawowe pojęcia i definicje zasada podejście systemowego i kompleksowego, tj. traktowania organizacji jako układu wielowymiarowego o powiązaniach wewnętrznych i zewnętrznych, które determinują jej działania Rodzaje strategii Ze względu na obszar, który obejmuje strategia, wyróżnia się strategia organizacji strategia jednostki tej organizacji (zwykle określonego rodzaju działalności) strategie funkcjonalne (np. marketingu) ze względu na rozwój: strategie aktywne: wzrostu innowacyjne (przedsiębiorcze) strategie bierne (pasywne): stabilizacji obronne strategie mieszane. ORGANIZOWANIE W ZARZĄDZANIU 1. Istota i etapy organizowania Organizowanie – tworzenie stanowisk pracy, grupowanie ludzi i zasobów materialnych w jednostki organizacyjne oraz kształtowanie więzi współpracy i podległości między pracownikami. Organizowanie jest procesem wieloetapowym obejmującym: 1) szczegółowe ustalenie pracy 2) podział pracy na zadania i czynności 3) departamentalizację - grupowanie zadań i pracowników 4) ustalanie hierarchii organizacyjnej 5) integrowanie poszczególnych działów w zwartą całość sprawdzanie skuteczności funkcjonowania organizacji i ew. wprowadzenie poprawek w celu zwiększenia skuteczności Formalizacja organizacji Formalizacja oznacza określenie i utrwalenie na piśmie celów, zadań, reguł i wzorów wykonania prac na poszczególnych stanowiskach, określają one: cele i zadania organizacji, jej jednostek i komórek, stanowisk kierowniczych i wykonawczych odpowiadające im zakresy uprawnień i odpowiedzialności wzorce działań, które z założenia powinny prowadzić do osiągnięcia celów Zapewnienie tych standardów ma na celu: zapewnienie ładu wewnętrznego poprzez podział zadań i odpowiedzialności zapewnienie harmonizacji czasu, miejsca i sposobu działania zapewnienie uzyskania założonych wyników zmniejszenie poziomu konfliktów na tle kompetencyjnym zmniejszenie poczucia niepewności i miejsca w organizacji zmniejszenie niesprawiedliwości przy ocenie pracy www.wkuwanko.pl 14 ZARZĄDZANIE – podstawowe pojęcia i definicje struktury organizacyjne i ich typy W wyniku organizowania powstaje: struktura organizacji – sieć stanowisk pracy, podział, uprawnień i odpowiedzialności oraz formalne współdziałanie Role organizacyjne – stanowiska pracy składające się z wykonywanych zadań, uprawnień niezbędnych do wykonania zadań oraz motywatorów ukierunkowujących działania Więź organizacyjna – służbowa, funkcjonalna, technologiczna, handlowa, informacyjna itp. Typy struktur organizacyjnych: struktura liniowa, to taka w której każdy podwładny ma jednego przełożonego, pcz czym może mieć charakter struktury płaskiej struktury smukłe *struktury sztabowo-liniowej Rodzaje sztabów: doradcze – komórka planowania, analiz ekonomicznych itp. Kontrolne – księgowość, analiza kosztów, jakość produkcji Przyboczne – asystent, doradca itp. Struktura funkcjonalna Struktura funkcjonalna polega na tym, że pracownik liniowy podlega jednocześnie kilku przełożonych, z których każdy odpowiedzialny jest za jedną z funkcji zarządzania. www.wkuwanko.pl 15 ZARZĄDZANIE – podstawowe pojęcia i definicje Struktura macierzowa Struktura macierzowa powstaje poprzez narzucenie na funkcjonalny schemat powiązań "poprzecznych" (zadaniowych). Mają dużą elastyczność działania i możliwość doboru specjalistów. Uwarunkowania wyboru struktur organizacyjnych Projektowanie struktur organizacyjnych obejmuje: projektowanie stanowisk pracy (zakresu specjalizacji) grupowanie stanowisk pracy wg: wyboru, klientów, lokalizacji i wg podobnych czynności (funkcjonalne itp.) ustalenie rozpiętości zarządzanie i podporządkowania stanowisk określenie stopnia centralizacji i decentralizacji PRZYWÓDZTWO I PROCES ODDZIAŁYWANIA W ORGANIZACJI Modele i rodzaje władzy oraz autorytetu Kierowanie jako proces oddziaływania lub współdziałania z ludźmi, mający na celu: ukierunkowanie ich działań w pożądany sposób pobudzenie kierowanych do pożądanych działań Kierowanie ludźmi można określić jako sprawowanie władzy w ujęciu czynnościowym, który może mieć 3 wymiary: waga władzy, tj. w jaki sposób sprawujący władzę wpływa, aby zamierzone czynności zostały zrealizowane zasięg władzy, tj. liczba podwładnych zakres władzy, tj. liczba zachowań poddających się władzy Sprawowanie władzy i możliwość wpływania na innych w organizacji wynika z: formalnej pozycji kierownika kompetencji fachowych, władzy i mistrzostwa (kompetencji) osobowości wyjątkowych cech lub właściwości (charyzmy) uczucia (sympatia, zaufanie, podziw, strach, nienawiść) Wymienione czynniki składają się na autorytet: www.wkuwanko.pl 16 ZARZĄDZANIE – podstawowe pojęcia i definicje formalny: związany z miejscem w strukturze organizacji rzeczywisty: związany z akceptacją, z uznaniem itp. przez podwładnych, innych kierowników i przełożonych Istota i źródła przywództwa Przywództwo – polega na wywoływaniu wśród członków zespołu takich stanów emocjonalnych, które skłonią ich do zaangażowanego współdziałania przy tworzeniu, realizowaniu wspólnych misji, celów i zadań. Efektywność przywództwa mierzona jest skutecznością realizacji celów i zadań grupy oraz stopniem zadowolenia podwładnych. Wymiary przywództwa: wspieranie ułatwienie współdziałania wzbudzenie entuzjazmu (poznanie, zachęta) ułatwienie działań Główne źródła przywództwa: władza autorytet osobowość i charyzma Nie każdy kierownik (manager) jest przywódcą i odwrotnie. Najczęstsze różnice między kierownikiem i przywódcą: kierownik wykorzystuje swoją władzę, przywódca wyzwala reakcje dobrowolne kierownik kieruje, przywódca kształci kierownik jest nastawiony na wydajność, przywódca na skuteczność kierownik mówi: Proszę to zrobić, przywódca: Zróbmy to Style kierowania i przewodzenia Style kierowania i przewodzenia zależą od: warunków działania organizacji i jej zasobów strategii organizacji kultury organizacji dojrzałości zespołu rodzaju zadania-pracy osobistych preferencji Style kierowania: autokratyczny (1 kierownik wydaje polecenia) demokratyczny (wspólnie podejmuje się decyzje) liberalny (kierownik nie interesuje się prowadzeniem firmy i pracownikami) Style kierowania (wg R. Likerta) opierają się na: kierownikach nastawionych na zadania styl opresyjno-autokratyczny www.wkuwanko.pl 17 ZARZĄDZANIE – podstawowe pojęcia i definicje styl autokrytyczno życzliwy kierownikach nastawionych na ludzi styl konsultatywny (kierownik pyta, zbiera opinie od pracowników) styl poztycypacyjny DEMOKRAKTYCZNY (pracownicy uczestniczą przy podejmowaniu decyzji) Sytuacyjne style kierowania – dostosowane do warunków działania organizacji w wyniku: wzajemnego dostosowania przywódcy i podwładnych wyznaczenia ścieżek do celu (wzajemne dostosowanie) Style kierowania w zależności od dojrzałości grupy: Style kierowania w zależności delegowania władzy: Zakres władzy wykorzystywanej przez managera i zarazem Zakres swobody udzielanej podwładnym Manager: dyktuje decyzje podaje do wiadomości (M1) – Przekazuje Manager przedstawia uzasadnia pyta podejmuje decyzje (M2) – Przekonuje Manager przedstawia problem akceptuje rozwiązania (M3) – Konsultuje Manager deleguje decyzje pilnuje strategii, celu, granic kompetencji (M4) - Zleca Dzisiaj dąży się, aby style kierowania przekształcały się w style przewodzenia, przybierając charakter: - przywódcy transakcyjnego lub transformacyjnego www.wkuwanko.pl 18 ZARZĄDZANIE – podstawowe pojęcia i definicje Siatka kierownica (wg R. R. Blakea i J. S. Moutona) – kierowanie zubożone – kierownik niczym się nie zajmuje 1.9 – kierowanie klubowe - kierownik dba o ludzi, nie dba o zadania 9.1 – kierowanie autokratyczne 9.9 – kierowanie zespołowe 5.5 – kierowanie zrównoważone Zakres i uwarunkowania delegowania władzy Delegowanie władzy jest to przydzielenie drugiej osobie uprawnień i odpowiedzialności za wykonanie określonych zadań. Co delegujemy? Zadania standardowe, rutynowe i operacyjne. Przyczyny delegowania władzy: odciążenie kierownika od zadań typowych dążenie do zwiększenia ilości wykorzystywanej pracy bliższe sytuowanie podwładnego względem rozwiązanego problemu i lepsza jego znajomość Czynności związane ze skutecznym delegowaniem: Ustal, które zadania można delegować Ustal kto ma otrzymać dane zadanie Zapewnić środki do wykonania przydzielonego zadania Przydziel zadanie, określ jego zakres, szczegóły i termin Stwórz system sprzężeń zwrotnych W razie potrzeby przygotuj się na interweniowanie Zarządzanie zasobami ludzkimi i motywowanie pracowników Istota zarządzania zasobami ludzkimi Zarządzanie zasobami ludzkimi (ZZL) organizacji jest zespołem działań, polegających na kształtowaniu zasobów ludzkich zdolnych do realizacji jej celów, obejmujących przyciąganie, rozwój i utrzymanie efektywnie działającej kadry. Zarządzanie ZZL charakteryzuje się czterema cechami: systematyczność i kompleksowość – obejmuje wszystkie zagadnienia związane z kapitałem ludzkim w firmie spójność – działania powinny być do siebie dopasowane długofalowość – w powiązaniu ze strategią działania i rozwoju organizacji adekwatność – do sytuacji organizacji i jej specyfiki System ZZL w organizacji składa się z : strategii zatrudnienia dotyczącej kształtowania potencjału społecznego www.wkuwanko.pl 19 ZARZĄDZANIE – podstawowe pojęcia i definicje polityki personalnej i kadrowej dotyczącej zasad, reguł, metod i narzędzi ZZL (np. rekrutacji czy oceny kadr) organizacji spraw personalnych i kadrowych stosowanych narzędzi zarządzania zasobami ludzkimi Istota motywacji i motywowania Motywacja – jest to ogół bodźców, pobudek oraz stan gotowości ludzi do określonego zachowania się i działania. Motywacja wewnętrzna – wynika z potrzeb danego człowieka Motywacja zewnętrzna (inaczej motywowanie) – wynika z zachęty (np. system nagród i kar) Funkcją motywowania jest uruchamianie i organizowanie ludzkiego zachowania, skierowanego na osiągnięcie określonego celu. Proces motywowania wymaga od managera: określenia predyspozycji, potrzeb i aspiracji pracowników oraz uznawanych przez nich wartości stworzenia zróżnicowanych motywatorów uporządkowania systemu motywacyjnego i celów organizacji starania się o uzyskanie akceptacji systemu motywacyjnego przez pracowników ustalenia działań preferowanych przez organizację stosowania narzędzi motywujących Modele motywacji Modele wynikające z teorii zarządzania Model tradycyjny zakładał, że człowiek z natury jest leniwy i tylko wynagrodzenie może go motywować do pracy. Model stosunków współdziałania – ludzie lubią się czuć ważni, użyteczni i lubiani, jest to dla nich najważniejsze. Należy ich motywować poprzez poczucie przydatności i znaczenia pozostawiając im decyzje działania. Model zasobów ludzkich wiąże się z dążeniem do rozwoju (osiągnięć) i realizacji ważnych celów. Motywacja zależy nie tylko od pieniędzy i zadowolenia, ale także od osiągnięć i samorealizacji. Teoria X – człowiek z natury jest leniwy Teoria Y – człowiek chętnie pracuje (osiągnięcia, samorealizacja) Teoria Z – pracownik ujawnia swoje chęci do pracy w zależności od kierownika, który może go motywować bądź nie Teorie motywacji Teorie treści – podstawą ich są potrzeby, których niezaspokojenie jest źródłem napięcia i braku równowagi. Przywrócenie tej równowagi motywuje ludzi poprzez wyznaczanie celu i jego realizację. Jest wiele klasyfikacji potrzeb, ale najpopularniejsze to: www.wkuwanko.pl 20 ZARZĄDZANIE – podstawowe pojęcia i definicje koncepcja piramidy potrzeb (wg A. Maslowa) teoria ERG (wg C. P. Alderfera), w której wyróżnia się potrzeby egzystencji (E-existence) potrzeby kontaktów społecznych (R-relatedness) potrzeby wzrostu lub rozwoju (G-growth) Potrzeby osiągnięć, przynależności i władzy (wg McCielanda) Dwuczynnikowa teoria motywacji (wg Fredericka Herzberga): Czynniki higieny pracy zarobki warunki prac stosunku z przełożonymi polityka przedsiębiorstw Motywatory osiągnięcia rozwój i awanse zakres odpowiedzialności treść pracy uznanie Teorie procesu – określają w jaki sposób i przez jakie cele motywowane są poszczególne osoby. W teorii tej dużą rolę odgrywa przełożony wyznaczający cele, motywujący działania i oceniający ich wykonanie. Podstawowe teorie z tego zakresu Teorie oczekiwań (wg V. Vvooma) – daje odpowiedź, czego dana osoba oczekuje w wyniku swojego zachowania. Bierze pod uwagę trzy czynniki, które determinują motywację: potrzeby – oczekiwanie związek przyczynowo-skutkowy między wysiłkiem a celem prawdopodobieństwo, że dane działanie przyniesie zaspokojenie .................. potrzeby Teoria celu (wg Lathana i Locke’a) Efekty pracy są wyższe, jeśli są jasno wyznaczone cele, gdy są akceptowane przez pracowników i gdy jest informacja zwrotna o efektach. Teoria sprawiedliwości (wg J. S. Adamsa) Ludzie dążą do sprawiedliwości społecznej w postaci nagród za osiągnięcia. Teoria wzmocnienia (modyfikacji zachowań) Zajmuje się określeniem wpływu poprzednich zachowań na obecne Zasady motywowania pracowników Wyraźnie określić cel, aby pracownicy wiedzieli co mają zrobić i wierzyli, że mogą to osiągnąć Nie nagradzaj jednakowo, należy różnicować Brak reakcji może również modyfikować zachowania Nie zapomnij powiedzieć podwładnym co mogą zrobić, aby uzyskać wzmocnienie www.wkuwanko.pl 21 ZARZĄDZANIE – podstawowe pojęcia i definicje Powiedz pracownikom co robią źle Nie udzielaj kary w obecności innych Nagroda powinna wynikać z dokonań i być sprawiedliwa Stwórz atmosferę, w której niepowodzenie nie oznacza przegranej, lecz jest kolejnym krokiem do sukcesu Własną motywację utrzymuj na wysokim poziomie PODEJŚCIE DO ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ 1.Jakość- jej istota i znaczenie JAKOŚĆ- pojęcie złożone w zależności od sposobu podejścia: Ujęcie transcendentalne- widzi jakość filozoficznie jako stan absolutnej nieskazitelności i doskonałości Ujęcie ukierunkowane na produkt- jako obecność określonych składników, charakterystyk wyboru itp. Ujęcie ukierunkowane na użytkownika- zaspokojenie jego potrzeb Ujęcie ukierunkowane na produkcję- dotrzymanie w produkcji złożonych wartości podobnych w specyfikacjach Ujęcie ukierunkowane na wartość- jakość jako porównanie otrzymanej korzyści do podanej ceny 2. Normalizacja i zapewnienie jakości. NORMALIZACJĄ nazywamy opracowanie i wprowadzenie obowiązujących przepisów ( norm) w zakresie przebiegu procesu wytwórczego i jego optymalnego uporządkowanie. Normy obejmują ustalenia dotyczące postulowanej jakości i mogą one występować jako: Obligatoryjne- obowiązujące z mocy prawa Fakultatywne- obowiązujące w następstwie zawartej umowy Certyfikacja procesów gospodarczych i ich produktów jest podstawą zarządzania jakością, ujmującą: Zgodność ze specyfikacją Profilaktykę Standard jakości jako brak usterek Zapewnienie jakości jako następstwo przestrzegania przyjętych norm i działań obejmujących: Działania do pożądanego stanu Racjonalną metodykę postępowania i bezbłędną prace Statystyczną kontrolę procesu produkcyjnego Badania statystyczne odbiorców produktów Motywowanie i szkolenie wszystkich pracowników formy Rzetelną informację o jakości Podstawową rolę w zarządzaniu jakością mają normy ISO ( International Standard Organisation). www.wkuwanko.pl 22 ZARZĄDZANIE – podstawowe pojęcia i definicje 3.Poglądy na zarządzanie jakością. W historycznym podejściu do zarządzania jakością można wyróżnić następujące sposoby: Kontrola techniczna- dotycząca funkcji kontrolnych w odniesieniu do wyrobów, detalu, stanowiska itp. Kontrola jakości- opierająca się na założeniu, że jakości nie da się wymusić kontrolę, lecz należy ją wytworzyć. Są zespoły jakości, działania profilaktyczne, samokontrola Sterowanie jakością- obejmuje planowanie i stymulowanie jakością poprzez funkcje regulowania i systemy pracy bezusterkowej, Kompleksowe zarządzanie jakością- w którym cała organizacja ( firma) i wszystkie funkcje zarządzania są zaangażowane w uzyskanie jak największego poziomu jakości poprzez podejście systemowe Koło Dominga jako stały cykl podnoszenia jakości (PDCA): TRADYCYJNE: Jakość wiąże się z produktem Za jakość odpowiada dział kontroli jakości Kontrola jakości prowadzona jest po wytworzeniu produktu Doskonalenie jakości zwiększa koszty całkowite Systemy jakości oparte na karach wyzwalają mechanizmy ochronne Jakość to sprawa techniczna i fachowa Jakość nie stanowi najważniejszego kryterium oceny decyzji WSPÓŁCZESNE: Jakość wiąże się z organizacją Za jakość odpowiadają wszystkie komórki formy Proces zarządzania jakością zaczyna się na początku każdego etapu realizacji produktu Dążenie do zapewnienia jakości wyznacza aktywność innowacyjną i współdziałanie Jakość jest jednym z najważniejszych instrumentów walki konkurencyjnej Jakość to cel strategiczny Jakość jest podstawowym kryterium oceny dyrekcji Kompleksowe zarządzanie jakością (TQM) Koncepcja „totalne zarządzanie jakością” ( Total Quality Menagment) lub zarządzanie przez jakość. Kompleksowość zarządzania jakością łącznie wyznaczają wymiary kompleksowości zarządzania i kompleksowości jakości. Jakość w systemie TQM można zdefiniować jako: Jakość wyrobu lub usługi ( orientacja na produkt) Jakość procesu pracy ( orientacja na proces) Jakość pracy i warunków pracy ( orientacja na czynności) Jakość stosunków z otoczeniem ( orientacja na środowisko) Kompleksowe ujęcie zarządzania jakością wymaga połączenia ze sobą następujących elementów: Strategii, w tym celu i planu oraz taktyki i poziomu operacyjnego www.wkuwanko.pl 23 ZARZĄDZANIE – podstawowe pojęcia i definicje Stosowanie odpowiednich technologii i technik wytwarzania oraz metod zarządzania dla osiągnięcia założonych celów Przywództwa menadżera i motywacji zatrudnionych oraz ich zaangażowania i przekonania o konieczności procesu doskonalenia jakości i wprowadzania zmian Powszechnego i ciągłego uczestnictwa, kształcenia i doskonalenia w tym poprzez praktykę Podejście kazein w zarządzaniu jakością. Jest to proces ciągłego usprawniania na drodze doskonałości. Jego istota polega na zmianie małych rzeczy na większe, gorszych na lepsze oraz wyznaczanie i osiąganie coraz to wyższych standardów. Filozofia Kazein przedstawiona jest w postaci parasola, pod których kryją się najważniejsze jej zasady. 1. Orientacja na klienta Kompleksowe sterowanie jakością Koło jakości System składania wniosków Dyscyplina w miejscu pracy Robotyka Kompleksowa automatyzacja 2. Kankan Poprawa jakości Ściśle na czas Zero defektów Aktywność małych grup partnerskich Współdziałanie pracownika z kierownikiem Poprawa produktywności Rozwoje nowych produktów www.wkuwanko.pl 24
