zał. 1 - Gmina Stare Babice

Gmina Stare Babice
ul. Rynek 32
05-082 Stare Babice
Polska
tel. (022) 722 95 36
fax (022) 722 95 36
Stare Babice, dnia 20 styczeń 2011 r.
SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW
ZAMÓWIENIA
DLA
PRZETARGU NIEOGRANICZONEGO
przeprowadzonego zgodnie z postanowieniami ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r.
Prawo zamówień publicznych
(tekst jednolity Dz. U. z 2010 Nr 113, poz. 759 z późń. zm.)
„Dostawa i wdrożenie systemu
Elektronicznego Obiegu Dokumentów
dla Urzędu Gminy Stare Babice”
Specyfikacja niniejsza zawiera 66 stron
„Dostawa i wdrożenie systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów dla Urzędu Gminy w Starych Babicach”
Opracował Konrad Chojecki, www.klon.com.pl
SIWZ – Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia
Spis treści:
1.Nazwa i adres Zamawiającego............................................................................................................. 4
2.Definicje. ............................................................................................................................................... 4
3.Tryb udzielenia zamówienia. ................................................................................................................ 4
4.Opis przedmiotu zamówienia. .............................................................................................................. 4
5.Termin wykonania zamówienia. ........................................................................................................... 6
6.Zamówienia częściowe, zamówienia uzupełniające. ........................................................................... 6
7.Informacja o ofercie wariantowej i umowie ramowej. ........................................................................... 6
8.Warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełnienia tych warunków.6
9.Wykaz oświadczeń lub dokumentów, jakie mają dostarczyć Wykonawcy w celu potwierdzenia
spełniania warunków udziału w postępowaniu oraz potwierdzenia, że oferowana dostawa odpowiada
wymaganiom Zamawiającego. ................................................................................................................ 7
10.Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia. ........................................................ 8
11.Sposób porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcami oraz przekazywania oświadczeń i
dokumentów, osoby uprawnione do porozumiewania się z Wykonawcami. ........................................... 8
12.Wyjaśnianie treści SIWZ i tryb wprowadzania zmian w dokumentach o udzielenie zamówienia
publicznego . ........................................................................................................................................... 9
13.Wymagania dotyczące wadium. ......................................................................................................... 9
14.Termin związania ofertą. .................................................................................................................. 11
15.Opis sposobu przygotowania oferty. ................................................................................................ 11
16.Miejsce, termin składania i otwarcia oraz sposób złożenia oferty. ................................................... 13
17.Tryb oceny ofert. ............................................................................................................................... 13
18.Opis sposobu obliczenia ceny. ......................................................................................................... 15
19.Kryteria oceny ofert. ......................................................................................................................... 15
20.Odrzucenie ofert ............................................................................................................................... 16
21.Ogłoszenie wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ....................................... 16
22.Wybór Wykonawcy i zawarcie umowy ............................................................................................. 16
23.Wymagania dotyczące zabezpieczenia należytego wykonania umowy. ......................................... 17
24.Informacje ogólne dotyczące kwestii formalnych umowy w sprawie niniejszego zamówienia. ....... 18
25.Warunki wprowadzenia zmian do treści zawartej umowy w sprawie zamówienia publicznego ...... 19
„Dostawa i wdrożenie systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów dla Urzędu Gminy w Starych Babicach”
2
SIWZ – Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia
26.Sytuacje dopuszczające unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ....... 19
27.Podwykonawstwo. ............................................................................................................................ 19
28.Środki ochrony prawnej. ................................................................................................................... 19
29.Informacje uzupełniające .................................................................................................................. 20
30.Wykaz załączników do niniejszych SIWZ. ........................................................................................ 20
Wzór umowy w sprawie zamówienia publicznego. ............................................................................... 58
„Dostawa i wdrożenie systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów dla Urzędu Gminy w Starych Babicach”
Opracował Konrad Chojecki, www.klon.com.pl
3
SIWZ – Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia
1. Nazwa i adres Zamawiającego.
Gmina Stare Babice
ul. Rynek 32 05-082 Stare Babice
tel./fax (022) 722 95 36
2. Definicje.
Na potrzeby niniejszej Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia za:
1. Wykonawcę – uważa się osobę fizyczną, osobę prawną albo jednostkę organizacyjną
nieposiadającą osobowości prawnej, która ubiega się o udzielenie zamówienia publicznego,
złożyła ofertę lub zawarła umowę w sprawie zamówienia publicznego.
2. Zamawiającego – uważa się Gminę Stare Babice z siedzibą w Starych Babicach, ul. Rynek
32.
3. SIWZ – Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia.
4. Ustawa, p.z.p. – Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z
2010 Nr 113, poz. 759 z późń. zm.)
3. Tryb udzielenia zamówienia.
Przetarg nieograniczony, art. 39 ustawy z dnia 29 st ycznia 2004 r. p.z.p.
4. Opis przedmiotu zamówienia.
1. Przedmiotem zamówienia jest dostawa i wdrożenie Systemu Elektronicznego Obiegu
Dokumentów dla Urzędu Gminy Stare Babice w postaci zintegrowanego i jednolitego systemu
informatycznego obejmującego:
1) dostawę licencji Systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów (SEOD), oprogramowania
systemowego serwerów, narzędziowego, baz danych;
2) wdrożenie oprogramowania SEOD;
3) uruchomienie modułów internetowych składających się na Platformę Usług Elektronicznych
Online;
4) opracowanie e-Formularzy dla e-Usług;
5) opracowanie Ścieżek elektronicznego procedowania spraw;
6) szkolenia dla użytkowników oraz administratorów;
7) dostawy sprzętu (zgodne ze specyfikacją zawartą w „Szczegółowym opisie przedmiotu
zamówienia” – załącznik nr 1 do SIWZ):
a) serwer, na którym zostanie zainstalowane oprogramowanie SEOD
b) skanery dokumentów do pracy z SEOD
c) czytniki kodów kresowych do pracy z SEOD
d) drukarka kodów kreskowych
e) streamer
f) macierz dyskowa
8) Opieka autorska do 31.12.2012 r.
2. Rzeczowa realizacja projektu obejmuje niżej wymienione implementacje:
1) System Elektronicznego Obiegu Dokumentów (SEOD) – oprogramowanie posiadające m.in.
funkcjonalność obejmującą: rejestrację korespondencji, rejestrację i obsługę spraw,
prowadzenie rejestrów, elektroniczny obieg i wymianę dokumentów, elektroniczną
archiwizację dokumentów, przekazywanie korespondencji, monitorowanie, raportowanie,
wyszukiwanie spraw, korespondencji, rejestrów, zintegrowaną kartotekę personelu
zawierającą informacje o przynależności pracowników do poszczególnych komórek
organizacyjnych, kontrolę dostępu do systemu poprzez identyfikację użytkowników systemu
zintegrowaną z kartoteką personelu, niezależne archiwum dokumentów (repozytorium), które
może gromadzić dokumenty niezależnie od tych pogrupowanych w teczkach aktowych.
2) Platforma Usług Elektronicznych Online (PUEO) składa się z następujących głównych
komponentów:
„Dostawa i wdrożenie systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów dla Urzędu Gminy w Starych Babicach”
Opracował Konrad Chojecki, www.klon.com.pl
4
SIWZ – Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
a) Platformy e-Spraw – odpowiedzialną za dwukierunkową elektroniczną komunikację
interesantów z urzędem.
b) Platformy e-Formularzy – umożliwiającą tworzenie, przechowywanie i wyświetlanie
elektronicznych formularzy, przeznaczonych dla interesantów urzędu złożonych z
gotowych struktur informacyjnych (tzw. „metadanych”), służących do opisu i walidacji
określonego typu informacji takich jak adres, kod pocztowy, nip, data, załącznik,
formularz. Struktury te mają zapewniać jednolitość podstawowych tagów xml dla
wszystkich elektronicznych formularzy.
Przedstawione przez Wykonawcę rozwiązanie musi zapewnić możliwość całkowitej elektronizacji
pracy urzędu: po odpowiedniej konfiguracji systemu urząd będzie mógł realizować wszystkie
procedury urzędowe w sposób elektroniczny. W szczególności system musi umożliwiać
wykonywanie wszystkich przewidzianych przez prawo oraz dobrą praktykę urzędową czynności
oraz pozwalać na odzwierciedlenie pełnego sposobu realizacji spraw w systemie.
Pełen zakres prac oraz szczegółowy opis przedmiotu zamówienia wraz z warunkami technicznymi
przedstawiony jest w „Szczegółowym opisie przedmiotu” – załącznik nr 1
Wykonawca zainstaluje, przeprowadzi wdrożenie w siedzibie Urzędu Gminy Stare Babice,
ul. Rynek 32 i ul. Rynek 21 Stare Babice.
Wykonawca w ramach realizacji zamówienia zobowiązany jest do wdrożenia (skonfigurowania i
uruchomienia) dostarczonego oprogramowania i urządzeń. Wdrożenie musi uwzględnić
rzeczywistą organizację pracy Urzędu.
Wykonawca przeprowadzi szkolenia pracowników Urzędu w celu przygotowania do użytkowania
wdrożonego systemu informatycznego. Zakres szkoleń uzależniony jest od stanowiska
pracownika i pełnionej przez niego funkcji.
Wykonawca przekaże Zamawiającemu licencję na oprogramowanie z wszelkimi prawami do jej
użytkowania.
Wykonawca udzieli Zamawiającemu 36 miesięcznej gwarancji na dostarczone systemy i
wykonane wdrożenie.
Wykonawca będzie świadczył w czasie obowiązywania gwarancji usługi serwisowe pozwalające
na usuwanie występujących awarii.
Zdefiniowano wymagania minimalne, dopuszcza się rozwiązania o parametrach równoważnych
lub lepszych, pod warunkiem udokumentowania przez Wykonawcę równoważnej lub lepszej
funkcjonalności i wydajności.
Wszystkie elementy przedmiotu dostawy opisane w SIWZ dostarcza Wykonawca.
Wykonawca dostarczy sprzęt fabrycznie nowy, (przez co należy rozumieć – wyprodukowany nie
dawniej, niż na 6 miesięcy przed ich dostarczeniem do siedziby Zamawiającego i nieużywany,
przy czym Zamawiający dopuszcza, by urządzenia były rozpakowane i uruchomione przed ich
dostarczeniem wyłącznie przez Wykonawcę i wyłącznie w celu weryfikacji działania urządzenia, w
takim wypadku), wolnego od wad i obciążeń prawami osób trzecich. Wykonawca będzie posiadał
dokumenty potwierdzające, że pochodzą od autoryzowanych przedstawicieli producentów i
zostały wprowadzone do obrotu zgodnie z prawem.
Wykonawca dołączy instrukcji obsługi w języku polskim dla wszystkich dostarczonych urządzeń.
Wykonawca dostarczy oprogramowanie w wersji aktualnej, tzn. opublikowanej przez producenta
nie wcześniej niż 5 miesięcy przed terminem składania ofert,
W okresie gwarancji Wykonawca zobowiązuje się do dokonania napraw, z czasem reakcji serwisu
24 godziny od momentu zgłoszenia usterki, w czasie:
1) w przypadku błędu krytycznego (uniemożliwiającego poprawną pracę systemu) – 24h;
2) w przypadku błędu ważnego (możliwa praca z wyłączeniem drobnych funkcjonalności) – 5 dni;
3) w przypadku błędu drobnego – 10 dni (dni robocze).
Wykonawca obowiązany jest posiadać certyfikat znaku bezpieczeństwa, deklarację zgodności lub
certyfikat zgodności z Polską Normą lub aprobatę techniczną i inne dokumenty stwierdzające
jakość dostarczonych urządzeń.
Wykonawca na żądanie Zamawiającego okaże niezbędne atesty, świadectwa certyfikaty i inne
dokumenty stwierdzające jakość towarów.
Wykonawca oświadcza, że zapoznał się ze strukturą organizacyjną Zamawiającego, organizacją
pracy oraz pozostałymi warunkami wykonania Usługi u Zamawiającego w tym szczególnie z
„Dostawa i wdrożenie systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów dla Urzędu Gminy w Starych Babicach”
Opracował Konrad Chojecki, www.klon.com.pl
5
SIWZ – Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia
wykorzystywaną infrastrukturą informatyczną, oprogramowaniem a także, że uzyskał wszelkie
konieczne informacje i upewnił się, co do wszystkich istotnych spraw, jakie mogą mieć znaczenie
dla prawidłowego wykonania zobowiązań umownych. Ponadto Wykonawca oświadcza, że
podejmie wszelkie racjonalne kroki, aby uchronić Zamawiającego przed zbędnym lub nadmiernym
zakłóceniem jego działalności w trakcie wdrażania i uruchamiania Systemów.
20. Zamawiający oczekuje, że Wykonawcy zapoznają się dokładnie z treścią wszystkich dokumentów
postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Oferty sporządzane niezgodnie z wymogami
SIWZ będą odrzucone.
21. Klasyfikacja robót wg Wspólnego Słownika Zamówień:
48 00 00 00-8 Pakiety oprogramowania i systemy informatyczne
72 26 30 00-6 Usługi wdrożeniowe
48 82 00 00-2 Serwery
5. Termin wykonania zamówienia.
Wykonawca zobowiązany jest wykonać prace związane z realizacją zamówienia (dostawą i
wdrożeniem systemu SEOD i PUEO) w terminie 45 dni kalendarzowych od daty zawarcia umowy i
sprawować opiekę autorską do 31.12.2012 r.
6. Zamówienia częściowe, zamówienia uzupełniające.
1. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych.
2. Zamawiający przewiduje zamówienia uzupełniające w wysokości do 20 % wartości zamówienia
podstawowego.
7. Informacja o ofercie wariantowej i umowie ramowej.
1. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych.
2. Zamawiający nie przewiduje zawarcia umowy ramowej.
8. Warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny
spełnienia tych warunków.
1. O udzielenie zamówienia publicznego w niniejszym postępowaniu mogą ubiegać się Wykonawcy,
którzy spełniają niżej wymienione warunki udziału w postępowaniu:
1) Nie podlegają wykluczeniu na podstawie art. 24 p.z.p.
2) Posiadają wiedzę i doświadczenie, tj. o niniejsze zamówienie może ubiegać się Wykonawca,
który w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres
prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wykonali należycie (tzn. rozpoczęli i
zakończyli):
a) co najmniej 3 zamówienia polegające na wdrożeniu systemu elektronicznego obiegu
dokumentów będącego przedmiotem oferty Wykonawcy dla jednostek administracji
publicznej lub samorządu terytorialnego o wartości min. 100 tys. zł brutto każde
zamówienie w tym, co najmniej jedno gdzie łączna liczba użytkowników systemu obiegu
dokumentów wynosiła, co najmniej 60 osób,
b) co najmniej 1 zamówienie polegające na dostawie i uruchomieniu Portalu WWW
umożliwiającego świadczenie e-usług publicznych.
3) Znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie niniejszego
zamówienia, tj. posiadają opłaconą polisę, a w przypadku jej braku innego dokumentu
potwierdzającego, że Wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w
zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia na kwotę min.
150 000 zł.
2. Zgodnie z art. 26 ust. 2b p.z.p. Wykonawca może polegać na wiedzy i doświadczeniu, potencjale
technicznych, osobach zdolnych do wykonania zamówienia lub zdolnościach finansowych innych
podmiotów, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków. Wykonawca w
takiej sytuacji zobowiązany jest udowodnić Zamawiającemu, iż będzie dysponował zasobami
niezbędnymi do realizacji zamówienia, w szczególności przedstawiając w tym celu pisemne
„Dostawa i wdrożenie systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów dla Urzędu Gminy w Starych Babicach”
Opracował Konrad Chojecki, www.klon.com.pl
6
SIWZ – Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia
zobowiązanie tych podmiotów do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na okres
korzystania z nich przy wykonywaniu zamówienia.
3. Ocena spełniania przedstawionych powyżej warunków zostanie dokonana wg formuły: spełnia –
nie spełnia na podstawie załączonych do oferty wymaganych dokumentów.
9. Wykaz oświadczeń lub dokumentów, jakie mają dostarczyć Wykonawcy w celu
potwierdzenia
spełniania warunków
udziału w
postępowaniu
oraz
potwierdzenia, że oferowana dostawa odpowiada wymaganiom Zamawiającego.
1. W celu potwierdzenia, że oferowane dostawy odpowiadają wymogom określonym w SIWZ a w
szczególności w „Szczegółowym opisie przedmiotu” Załącznik Nr 1 do SIWZ Wykonawca dołączy
do oferty Załącznik Nr 2 do Oferty – oświadczenie o posiadanych funkcjonalnościach systemu
elektronicznego obiegu dokumentów wraz ze zrzutami ekranowymi lub próbkami systemu.
2. W celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu Wykonawcy zobowiązani są
przedłożyć następujące dokumenty:
1) Załącznik Nr 1 do Oferty – oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu i nie
podleganiu wykluczeniu na podstawie art. 24 p.z.p.
2) Aktualny odpis z właściwego rejestru, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru, w
celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy,
wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert
(w przypadku wspólnego ubiegania się o udzielenie niniejszego zamówienia przez dwóch lub
więcej Wykonawców w ofercie muszą być złożone przedmiotowe dokumenty dla każdego z
nich),
3) Aktualne zaświadczenie właściwego naczelnika urzędu skarbowego potwierdzające, że
Wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków lub zaświadczenia, że uzyskał przewidziane
prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w
całości wykonania decyzji właściwego organu, wystawionych nie wcześniej niż 3 miesiące
przed upływem terminu składania ofert
(w przypadku wspólnego ubiegania się o udzielenie niniejszego zamówienia przez dwóch lub
więcej Wykonawców w ofercie muszą być złożone przedmiotowe dokumenty dla każdego z
nich),
4) Aktualne zaświadczenie właściwego oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub
Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego potwierdzające, że Wykonawca nie zalega
z opłacaniem składek na ubezpieczenie zdrowotne i społeczne, lub potwierdzenie, że uzyskał
przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub
wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu, wystawionych nie wcześniej
niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert
(w przypadku wspólnego ubiegania się o udzielenie niniejszego zamówienia przez dwóch lub
więcej Wykonawców w ofercie muszą być złożone przedmiotowe dokumenty dla każdego z
nich),
5) Formularz nr 2 Doświadczenie Wykonawcy – Wykaz wykonanych zamówień w zakresie
niezbędnym do wykazania warunku wiedzy i doświadczenia z podaniem jej przedmiotu, daty
wykonania i odbiorcy, oraz załączeniem dokumentu potwierdzającego, że zamówienia
zostały wykonane należycie.
Jeżeli Wykonawca, wykazując spełnienie warunku, o którym mowa w pkt. 8.1.2 SIWZ ( z art.
22 ust. 1 pkt 2 ustawy), polega na wiedzy i doświadczeniu innych podmiotów na zasadach
określonych w art. 26 ust. 2b ustawy Zamawiający wymaga przedstawienia informacji, o
której mowa powyżej dotyczącej tych podmiotów.
(w przypadku wspólnego ubiegania się o udzielenie niniejszego zamówienia przez dwóch lub
więcej Wykonawców w ofercie muszą być złożone dokumenty potwierdzające łączne
spełnienie warunku);
6) Opłaconą polisę, a w przypadku jej braku inny dokument potwierdzający, że Wykonawca
potwierdzającą, że Wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie
prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia na kwotę 150 000 zł.
„Dostawa i wdrożenie systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów dla Urzędu Gminy w Starych Babicach”
Opracował Konrad Chojecki, www.klon.com.pl
7
SIWZ – Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Jeżeli z treści polisy wynika odroczona płatność to wraz z polisą Wykonawca musi
dostarczyć dokument świadczący o jej opłaceniu np. kopię przelewu bankowego.
(w przypadku wspólnego ubiegania się o udzielenie niniejszego zamówienia przez dwóch lub
więcej Wykonawców w ofercie dokumenty ma obowiązek złożyć ten lub ci z Wykonawców,
którzy w imieniu wszystkich wykazywać będą spełnianie tego warunku);
W przypadku, gdy, zgodnie z art. 26 ust. 2b, Wykonawca będzie polegał na wiedzy i
doświadczeniu, potencjale technicznym i osobach zdolnych do wykonania zamówienia lub
zdolnościach finansowych innych podmiotów, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z
nimi stosunków. W takiej sytuacji Wykonawca zobowiązany jest udowodnić Zamawiającemu, iż
będzie dysponował zasobami niezbędnymi do realizacji zamówienia, w szczególności
przedstawiając w tym celu pisemne zobowiązanie tych podmiotów do oddania mu do
dyspozycji niezbędnych zasobów na okres korzystania z nich przy wykonywaniu
zamówienia.
Jeżeli Wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej
Polskiej, zamiast dokumentów, o których mowa powyżej w pkt. 9 składa dokumenty wystawione w
formie i terminach przewidzianych w § 4 Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2009
r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać Zamawiający od Wykonawcy oraz form, w
jakich te dokumenty mogą być składane (Dz. U. z 31 grudnia 2009 r. Nr 226 poz. 1817)
W przypadku złożenia przez Wykonawców dokumentów zawierających dane w innych walutach
niż PLN, Zamawiający, jako kurs przeliczeniowy waluty, przyjmie średni kurs NBP z dnia publikacji
ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych Ten sam kurs Zamawiający przyjmie przy
przeliczaniu wszelkich innych danych finansowych.
Wykonawca składa powyższe dokumenty w formie oryginału lub kopii poświadczonej za zgodność
z oryginałem przez Wykonawcę, tj. osoby upoważnione do reprezentowania Wykonawcy.
W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia oraz w przypadku
podmiotów, o których mowa w art. 26 ust. 2 b ustawy, kopie dokumentów dotyczące odpowiednio
Wykonawcy lub tych podmiotów są poświadczone za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę
lub te podmioty.
Dokumenty sporządzone w języku obcym są składane wraz z tłumaczeniem na język polski,
poświadczonym przez Wykonawcę, tj. osoby upoważnione do reprezentowania Wykonawcy.
10. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia.
1. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie niniejszego zamówienia muszą spełniać warunki
udziału w postępowaniu oraz złożyć dokumenty potwierdzające spełnianie tych warunków zgodnie
z zapisami zawartymi w pkt 8 i 9 SIWZ. Ponadto tacy Wykonawcy ustanawiają Pełnomocnika do
reprezentowania ich w niniejszym postępowaniu albo reprezentowania ich w postępowaniu i
zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.
2. Wszelka korespondencja prowadzona będzie wyłącznie z Pełnomocnikiem.
3. Jeżeli oferta Wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie zostanie wybrana
Zamawiający zażąda przed zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego umowy
regulującej współpracę tych Wykonawców.
11. Sposób porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcami oraz
przekazywania
oświadczeń
i
dokumentów,
osoby
uprawnione
do
porozumiewania się z Wykonawcami.
1. W niniejszym postępowaniu oświadczenia, wnioski, zawiadomienia, informacje lub dokumenty
Zamawiający i Wykonawcy przekazują pisemnie lub faksem.
2. Jeżeli Zamawiający lub Wykonawca przekazują oświadczenia lub dokumenty faksem, każda ze
stron na żądanie drugiej niezwłocznie potwierdza fakt ich otrzymania.
3. Osobami upoważnionymi przez Zamawiającego do kontaktowania się z Wykonawcami w
sprawach dotyczących niniejszego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego są
pracownicy Referatu Zamówień Publicznych:
Jacek Kłopotowski, Iwona Mika
poniedziałek – piątek w godzinach 800 - 1600
„Dostawa i wdrożenie systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów dla Urzędu Gminy w Starych Babicach”
Opracował Konrad Chojecki, www.klon.com.pl
8
SIWZ – Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia
12. Wyjaśnianie treści SIWZ i tryb wprowadzania zmian w dokumentach o
udzielenie zamówienia publicznego.
1. Każdy Wykonawca, który ubiega się o udzielenie zamówienia ma prawo zwrócić się do
Zamawiającego o wyjaśnienie treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia w terminie nie
później niż do końca dnia, w którym upływa połowa wyznaczonego terminu składania ofert.
2. Pytania Wykonawców muszą być formułowane na piśmie i składane faksem lub pisemnie na
adres Zamawiającego podany w niniejszych wskazówkach dla Wykonawców.
3. Zamawiający niezwłocznie udzieli odpowiedzi wszystkim Wykonawcom, jednak nie później niż na
2 dni przed upływem terminu składania ofert.
4. Pytania Wykonawców oraz odpowiedzi Zamawiającego przekazywane za pomocą faxu lub
pisemnie uważa się za złożone i przekazane w terminie, jeżeli ich treść dotarła do adresata przed
upływem terminu na zadawanie pytań i udzielanie odpowiedzi. Kopie odpowiedzi Zamawiającego
będą wysłane pozostałym Wykonawcom wraz z treścią pytania, lecz bez ujawniania źródła
zapytania - o ile w dniu wysyłki znane będą ich adresy oraz umieszczone na stronie internetowej
Zamawiającego.
5. Zamawiający w szczególnie uzasadnionych przypadkach w dowolnym czasie przed upływem
terminu składania ofert może zmodyfikować treść dokumentów postępowania o udzielenie
zamówienia publicznego z własnej inicjatywy lub w odpowiedzi na zapytania Wykonawców.
6. Każda taka zmiana staje się wiążąca z momentem jej wprowadzenia.
7. Zamawiający powiadomi Wykonawców pisemnie o treści wprowadzonych zmian w dokumentach
postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.
8. Jeżeli w wyniku zmiany treści SIWZ nieprowadzącej do zmiany treści ogłoszenia o zamówieniu
jest niezbędny dodatkowy czas na wprowadzenia zmian w ofertach Zamawiający przedłuży termin
składania ofert i poinformuje o tym Wykonawców oraz zamieści informację na stronie internetowej
oraz zamieści ogłoszenie o zmianie ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych.
9. Zamawiający nie przewiduje zwołania zebrania Wykonawców.
13. Wymagania dotyczące wadium.
1. Wysokość wadium.
Każdy Wykonawca zobowiązany jest zabezpieczyć swoją ofertę wadium w wysokości:
2 000 zł (słownie: dwa tysiące złotych)
2. Forma wadium.
Wadium może być wniesione w następujących formach:
1) Pieniądzu
2) Poręczeniach bankowych lub poręczeniach spółdzielczej kasy oszczędnościowo – kredytowej,
z tym, że poręczenie kasy jest zawsze poręczeniem pieniężnym
3) Gwarancjach bankowych
4) Gwarancjach ubezpieczeniowych
5) Poręczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w art. 6 b ust. 5 pkt 2 ustawy z dnia
9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (Dz. U. 2007 nr
42, poz. 275 z późn. zm.).
3. Wymagania Zamawiającego dotyczące wadium wnoszonego w formie gwarancji
(poręczenia)
W przypadku składania przez Wykonawcę wadium w formie gwarancji (poręczenia), gwarancja
(poręczenie) powinna być sporządzona zgodnie z obowiązującym prawem i winna zawierać
następujące elementy:
1) Nazwę dającego zlecenie – Wykonawcy, Beneficjenta gwarancji (poręczenia) –
Zamawiającego, Gwaranta (Poręczyciela) – banku lub instytucji ubezpieczeniowej
udzielających gwarancji oraz wskazanie ich siedzib
2) Określenie wierzytelności, która ma być zabezpieczona gwarancją (poręczeniem)
3) Kwotę gwarancji (poręczenia)
4) Termin ważności gwarancji (poręczenia)
„Dostawa i wdrożenie systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów dla Urzędu Gminy w Starych Babicach”
Opracował Konrad Chojecki, www.klon.com.pl
9
SIWZ – Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia
5) Zobowiązanie Gwaranta (Poręczyciela) do zapłacenia kwoty gwarancji (poręczenia) na
pierwsze pisemne żądanie Beneficjenta (Zamawiającego) zawierające oświadczenie, iż
Wykonawca, którego ofertę wybrano:
a) Odmówił podpisania umowy na warunkach określonych w ofercie, lub
b) Nie wniósł zabezpieczenia należytego wykonania umowy, lub
c) Zawarcie umowy stało się niemożliwe z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy
d) W odpowiedzi na wezwanie, o którym mowa w art. 26 ust. 3 ustawy – Prawo zamówień
publicznych (Dz. U. z 2007 Nr 223, poz. 1655 z późn. zm.), nie złożył dokumentów, o
których mowa w art. 25 ust. 1 ustawy – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 Nr
223, poz. 1655 z późn. zm.) lub pełnomocnictw, chyba, że udowodni, że wynika to z
przyczyn nieleżących po jego stronie.
6) Gwarancja (poręczenie) muszą być podpisane przez upoważnionego przedstawiciela Gwaranta
(Poręczyciela). Podpis musi być sporządzony w sposób umożliwiający jego identyfikację, tzn.
czytelny lub złożony wraz z imienną pieczątką.
4. Miejsce i sposób wniesienia wadium.
1) Wadium wnoszone w pieniądzu należy wpłacić przelewem na następujący rachunek bankowy
Zamawiającego:
65 8015 0004 3000 1124 3030 0009
z dopiskiem
„WADIUM – Dostawa i wdrożenie systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów dla Urzędu
Gminy w Starych Babicach”
2) Wadium wnoszone w innych dopuszczonych przez Zamawiającego formach należy złożyć w
formie oryginału wraz z pismem przewodnim w siedzibie Zamawiającego w sekretariacie
Urzędu Gminy, pokój nr 18.
UWAGA! Nie należy załączać oryginału dokumentu wadialnego do oferty. Do oferty
prosimy o załączenie kopi potwierdzającej wniesienie wadium.
5. Termin wniesienia wadium.
Wadium należy wnieść przed upływem terminu składania ofert, przy czym wniesienie wadium w
pieniądzu za pomocą przelewu bankowego Zamawiający będzie uważał za skuteczne tylko
wówczas, gdy znajdzie się na rachunku Zamawiającego przed upływem terminu składania ofert.
6. Zwrot wadium.
Zamawiający zwróci niezwłocznie wadium według zasad określonych w art. 46 p.z.p., tj.
1) Wszystkim Wykonawcom – niezwłocznie po wyborze oferty najkorzystniejszej lub
unieważnieniu postępowania, z wyjątkiem Wykonawcy, którego oferta została wybrana, jako
najkorzystniejsza z zastrzeżeniem art. 46 ust. 4 a pzp (pkt. 11. 8. 4) SIWZ)
2) Wykonawcy, którego oferta została wybrana, jako najkorzystniejsza – niezwłocznie po zawarciu
umowy w sprawie zamówienia publicznego oraz wniesieniu zabezpieczenia należytego
wykonania umowy.
3) Na wniosek Wykonawcy, który wycofał ofertę przed upływem terminu składania ofert –
niezwłocznie.
7. Ponowne wniesienie wadium.
Zamawiający zażąda ponownego wniesienia wadium przez Wykonawcę, któremu zwrócono
wadium na podstawie art. 46 ust. 1 pzp (pkt. 11.6.1 SIWZ), jeżeli w wyniku rozstrzygnięcia
odwołania jego oferta została wybrana, jako najkorzystniejsza. Wykonawca wniesie wadium w
terminie określonym przez Zamawiającego.
8. Utrata wadium.
Zamawiający zatrzymuje wadium wraz z odsetkami, jeżeli Wykonawca, którego oferta została
wybrana:
1) Odmówił podpisania umowy w sprawie zamówienia publicznego na warunkach określonych w
ofercie,
2) Nie wniósł wymaganego zabezpieczenia należytego wykonania umowy,
„Dostawa i wdrożenie systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów dla Urzędu Gminy w Starych Babicach”
Opracował Konrad Chojecki, www.klon.com.pl
10
SIWZ – Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia
3) Zawarcie umowy w sprawie zamówienia publicznego stało się niemożliwe z przyczyn leżących
po stronie Wykonawcy,
4) W odpowiedzi na wezwanie, o którym mowa w art. 26 ust. 3 p.z.p., nie złożył dokumentów
lub oświadczeń, o których mowa w art. 25 ust. 1 p.z.p., lub pełnomocnictw chyba, że
udowodni, że wynika to z przyczyn nieleżących po jego stronie.
14. Termin związania ofertą.
1. Wykonawca pozostaje związany złożoną ofertą przez okres 30 dni kalendarzowych. Bieg terminu
związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.
2. Oferta wybrana w wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego zachowuje swoją
ważność do dnia podpisania umowy, jednak przez okres nie dłuższy niż 30 dni kalendarzowych,
licząc od daty złożenia oferty.
3. Wykonawca samodzielnie lub na wniosek Zamawiającego może przedłużyć termin związania
ofertą, z tym, że Zamawiający może jednokrotnie, co najmniej na 3 dni przed upływem terminu
składania ofertą, zwrócić się do Wykonawców o wyrażenie zgody na przedłużenie terminu
związania ofertą o czas oznaczony nie dłuższy niż 60 dni.
4. Wykonawca może odmówić wyrażenia zgody na przedłużenie terminu ważności oferty bez utraty
wadium.
5. Przedłużenie terminu związania ofertą jest dopuszczalne tylko z jednoczesnym przedłużeniem
okresu ważności wadium albo, jeżeli nie jest to możliwe, z wniesieniem nowego wadium na
przedłużony okres związania ofertą. Jeżeli przedłużenie terminu związania ofertą dokonywane jest
po wyborze oferty najkorzystniejszej, obowiązek wniesienia nowego wadium lub jego przedłużenia
dotyczy jedynie Wykonawcy, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza.
6. Zamawiający będzie żądał przedłużenia okresu wniesionego wadium o okres równy przedłużeniu
ważności oferty. W przypadku gdyby nie było to możliwe Zamawiający zażąda wniesienia nowego
wadium obejmującego przedłużony okres związania z ofertą.
7. O zamiarze przedłużenia okresu ważności ofert Zamawiający zawiadomi pisemnie wszystkich
Wykonawców.
8. Wykonawcy, który wyrazi zgodę na przedłużenie terminu ważności oferty nie zezwoli się na
modyfikacje żadnego z dokumentów tworzących ofertę.
15. Opis sposobu przygotowania oferty.
1. Wymagania podstawowe.
1) Każdy Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę.
2) Ofertę należy przygotować ściśle według wymagań określonych w niniejszej SIWZ.
3) Oferta musi być podpisana przez osoby upoważnione do reprezentowania Wykonawcy
(Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia).
Oznacza to, iż jeżeli z dokumentów określających status prawny Wykonawcy lub
pełnomocnictwa wynika, iż do reprezentowania Wykonawcy upoważnionych jest łącznie kilka
osób dokumenty wchodzące w skład oferty muszą być podpisane przez wszystkie te osoby.
Upoważnienie osób podpisujących ofertę do jej podpisania musi bezpośrednio wynikać z
dokumentów dołączonych do oferty. Oznacza to, że jeżeli upoważnienie takie nie wynika
wprost z dokumentu stwierdzającego status prawny Wykonawcy to do oferty należy dołączyć
pełnomocnictwo wystawione przez osoby do tego upoważnione.
4) Wzory dokumentów dołączonych do niniejszej SIWZ muszą być wypełnione przez Wykonawcę i
dołączone do oferty bądź też przygotowane przez Wykonawcę w zgodnej z niniejszą SIWZ
formie.
5) Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.
2. Forma oferty.
1) Oferta musi być sporządzona w języku polskim, mieć formę pisemną. Dokumenty sporządzone
w języku obcym są składane wraz z tłumaczeniem na język polski, poświadczonym przez
Wykonawcę.
„Dostawa i wdrożenie systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów dla Urzędu Gminy w Starych Babicach”
Opracował Konrad Chojecki, www.klon.com.pl
11
SIWZ – Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia
2) Stosowne wypełnienia we wzorach dokumentów stanowiących załączniki do niniejszej SIWZ
i wchodzących następnie w skład oferty mogą być dokonane komputerowo, maszynowo lub
ręcznie.
3) Ofertę należy złożyć w formie uniemożliwiającej jej przypadkowe zdekompletowanie.
4) Wszystkie strony oferty muszą być parafowane przez osobę podpisującą (podpisujące)
ofertę zgodnie z treścią dokumentu określającego status prawny Wykonawcy lub
treścią załączonego do oferty pełnomocnictwa.
5) Wszelkie miejsca w ofercie, w których Wykonawca naniósł poprawki lub zmiany wpisywanej
przez siebie treści, muszą być parafowane przez osobę (osoby) podpisującą (podpisujące)
ofertę.
6) Dokumenty wchodzące w skład oferty mogą być przedstawiane w formie oryginałów lub
poświadczonych przez Wykonawcę za zgodność z oryginałem kopii natomiast w przypadku
pełnomocnictwa, o którym mowa w pkt. 15.1.3) SIWZ w formie oryginału lub poświadczonej
kopii. Oświadczenia sporządzane na podstawie wzorów stanowiących załączniki do niniejszej
SIWZ powinny być złożone w formie oryginału. Zgodność z oryginałem wszystkich
zapisanych stron kopii dokumentów wchodzących w skład oferty musi być
potwierdzona przez osobę podpisującą ofertę zgodnie z treścią dokumentu określającego
status prawny Wykonawcy lub treścią załączonego do oferty pełnomocnictwa.
7) W przypadku, gdy złożona przez Wykonawcę kserokopia dokumentu będzie nieczytelna lub
będzie budziła uzasadnione wątpliwości, co do jej prawdziwości Zamawiający zażąda
przedstawienia oryginału lub notarialnie poświadczonej kopii dokumentu.
8) W przypadku, gdy informacje zawarte w ofercie stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa w
rozumieniu przepisów art. 11 ust 4 Ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (Dz. U.
1993 r. nr 47, poz. 211 z późn. zm.) i zgodnie z art. 8 ust 3 ustawy, co, do których Wykonawca
zastrzega, że nie mogą być udostępnione innym uczestnikom postępowania, musza być
oznaczone klauzulą: „Informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu art. 11
ust. 4 Ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji”.
Dokumenty te winny być umieszczone w osobnej wewnętrznej kopercie, odrębnie od
pozostałych dokumentów zawartych w ofercie. Strony należy ponumerować w taki sposób,
aby umożliwić ich dopasowanie do pozostałej części oferty (należy zachować ciągłość
numeracji stron oferty). Wykonawca nie może zastrzec informacji, o których mowa w art. 86
ust. 4 ustawy – Prawo Zamówień Publicznych.
3. Zawartość oferty.
Kompletna oferta musi zawierać:
1) Ofertę Wykonawcy sporządzoną na podstawie wzoru do niniejszej SIWZ,
2) Formularz nr 1 – Dane Ogólne,
3) Stosowne Pełnomocnictwo(a) – w przypadku, gdy upoważnienie do podpisania oferty nie
wynika bezpośrednio ze złożonego w ofercie odpisu z właściwego rejestru,
4) W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, dokument
ustanawiający Pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie
zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie niniejszego
zamówienia publicznego, dotyczy również spółek cywilnych, o ile stosowne zapisy nie
wynikają z treści umowy spółki,
5) Parafowany na każdej stronie wzór umowy wraz z Załącznikiem Nr 1,
6) Pozostałe dokumenty wymienione w pkt 9 niniejszej SIWZ,
4. W przypadku, gdy, zgodnie z art. 26 ust. 2b, Wykonawca będzie polegał na wiedzy i
doświadczeniu, potencjale technicznym i osobach zdolnych do wykonania zamówienia lub
zdolnościach finansowych innych podmiotów, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z
nimi stosunków. W takiej sytuacji Wykonawca zobowiązany jest udowodnić Zamawiającemu, iż
będzie dysponował zasobami niezbędnymi do realizacji zamówienia, w szczególności
przedstawiając w tym celu pisemne zobowiązanie tych podmiotów do oddania mu do
dyspozycji niezbędnych zasobów na okres korzystania z nich przy wykonywaniu
zamówienia.
„Dostawa i wdrożenie systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów dla Urzędu Gminy w Starych Babicach”
Opracował Konrad Chojecki, www.klon.com.pl
12
SIWZ – Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia
5. Zamawiający prosi o dołączenie spisu treści i ponumerowanie wszystkich zapisanych stron oferty.
Strony zawierające informacje niewymagane przez Zamawiającego (np.: prospekty reklamowe o
firmie, jej działalności, itp.) nie muszą być numerowane i parafowane.
6. Koszt sporządzenia oferty.
Wszystkie koszty związane ze sporządzeniem i przedłożeniem oferty ponosi Wykonawca
niezależnie od wyniku postępowania. Zamawiający nie przewiduje zwrotu żadnych kosztów
udziału Wykonawcy w postępowaniu
16. Miejsce, termin składania i otwarcia oraz sposób złożenia oferty.
1. Ofertę należy złożyć w siedzibie Zamawiającego w pokoju nr 18 – Sekretariat Urzędu Gminy w
Starych Babicach (05-082), ul. Rynek 32 w terminie do dnia 28 stycznia 2011 r. do godziny
1200.
2. Ofertę należy złożyć w nieprzezroczystej, trwale zabezpieczonej przed otwarciem kopercie
(paczce). Kopertę (paczkę) należy opisać następująco:
Gmina Stare Babice ul. Rynek 32, 05-082 Stare Babice
Oferta w postępowaniu na „Dostawa i wdrożenie systemu Elektronicznego Obiegu
Dokumentów dla Urzędu Gminy w Starych Babicach”
Nie otwierać przed dniem: 28 stycznia 2011 r. do godziny 1205
Na kopercie (paczce) oprócz opisu jw. należy umieścić nazwę i dokładny adres Wykonawcy wraz
z numerem telefonu i faksu.
3. W przypadku wysyłania oferty pocztą, kurierem Zamawiający nie gwarantuje, że oferta dotrze we
wskazane wyżej miejsce we właściwym czasie ze względu na różne godziny przyjmowania
korespondencji oraz inną komórkę organizacyjną
4. Zamawiający zastrzega sobie prawo przesunięcia terminu składania ofert w trybie wynikającym z
punktu 12 ppkt. 8 niniejszych wskazówek dla Wykonawców. W takim przypadku wszystkie prawa i
obowiązki Zamawiającego i Wykonawców odnoszące się do terminu pierwotnego będą odnosiły
się do terminu zmienionego.
5. Zamawiający nie bierze odpowiedzialności za skutki braku zachowania powyższych warunków
przez Wykonawców.
6. Otwarcie złożonych ofert nastąpi w dniu 28 stycznia 2011 r. o godzinie 1205 w siedzibie
Urzędu Gminy w Starych Babicach w Sali Konferencyjnej.
7. Otwarcie ofert będzie poprzedzone podaniem kwoty, jaką Zamawiający zamierza przeznaczyć na
sfinansowanie zamówienia i stwierdzeniem prawidłowości złożenia ofert. Następnie zostanie
zbadana nienaruszalność kopert z ofertami.
8. Kolejność otwierania ofert nastąpi wg kolejności ich wpływu (data, godzina).
9. Po otwarciu każdej oferty zostanie podana do wiadomości zebranych nazwa i adres Wykonawcy
oraz informacje dotyczące ceny.
10. Oferty w kopertach naruszonych będą traktowane, jako odtajnione i zwrócone Wykonawcom bez
rozpatrywania.
11. Oferty złożone po terminie zostaną niezwłocznie zwrócone Wykonawcom bez rozpatrywania.
Kolejność otwierania ofert nastąpi wg kolejności ich wpływu (data, godzina).
17. Tryb oceny ofert.
1. Uzupełnianie i wyjaśnianie dokumentów potwierdzających spełnienie warunków udziału w
postępowaniu oraz spełnienie przez oferowane dostawy i usługi wymagań określonych przez
Zamawiającego.
1) Jeżeli w toku badania ofert Zamawiający uzna za konieczne to w trybie art. 26 ust. 3 wezwie
Wykonawców, którzy nie złożyli wymaganych przez Zamawiającego oświadczeń lub
dokumentów potwierdzających spełnienie warunków udziału w postępowaniu oraz spełnienie
przez oferowane dostawy i usługi wymagań określonych przez Zamawiającego, (o których
mowa w art. 25 ust. 1 pzp), lub którzy nie złożyli pełnomocnictw albo, którzy złożyli wymagane
przez Zamawiającego oświadczenia lub dokumenty potwierdzających spełnienie warunków
udziału w postępowaniu oraz spełnienie przez oferowane dostawy i usługi wymagań
określonych przez Zamawiającego, (o których mowa w art. 25 ust. 1 pzp) zawierające błędy,
„Dostawa i wdrożenie systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów dla Urzędu Gminy w Starych Babicach”
Opracował Konrad Chojecki, www.klon.com.pl
13
SIWZ – Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia
lub którzy złożyli wadliwe pełnomocnictwa do ich złożenia, chyba że mimo ich złożenia oferta
Wykonawcy podlega odrzuceniu albo konieczne byłoby unieważnienie postępowania.
Złożone na wezwanie Zamawiającego oświadczenia i dokumenty powinny potwierdzić
spełnienie przez Wykonawcę warunków udziału w postępowaniu oraz spełnienie przez
oferowane dostawy i usługi wymagań określonych przez Zamawiającego, nie później niż w
dniu, w którym upłynął termin składania ofert.
2) Jeżeli w toku badania ofert Zamawiający uzna za konieczne to w trybie art. 26 ust. 4 wezwie
Wykonawców do złożenia wyjaśnień dotyczących oświadczeń lub dokumentów
potwierdzających spełnienie warunków udziału w postępowaniu oraz spełnienie przez
oferowane dostawy i usługi wymagań określonych przez Zamawiającego.
3) Wykonawca ma obowiązek dostarczyć żądane przez Zamawiającego oświadczenia i
dokumenty oraz udzielić żądanych przez Zamawiającego wyjaśnień w terminie 3 dni.
Wszelkie żądane przez Zamawiającego wyjaśnienia muszą być udzielone na piśmie.
4) Jeżeli Wykonawca w terminie 3 dni od otrzymania żądania Zamawiającego nie dostarczy
żądanych dokumentów i oświadczeń lub nie udzieli żądanych wyjaśnień zostanie wykluczony
z udziału w postępowaniu na podstawie art. 24 ust. 2 pkt. 4 pzp. i Zamawiający zatrzyma
wadium w trybie art. 46 ust. 4 a.
2. Wyjaśnienia treści ofert i poprawianie oczywistych omyłek.
1) W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców udzielenia wyjaśnień
dotyczących treści złożonych ofert zgodnie z art. 87 pzp.
2) Wykonawca ma obowiązek udzielić Zamawiającemu wszelkich wyjaśnień w terminie 3 dni.
Wszelkie żądane przez Zamawiającego wyjaśnienia muszą być udzielone na piśmie.
3) Niedopuszczalne jest prowadzenie między Zamawiającym, a Wykonawcą negocjacji
dotyczących złożonej oferty oraz, z zastrzeżeniem treści następnego punktu, dokonywanie
jakiejkolwiek zmiany w jej treści.
4) Zamawiający poprawi w tekście oferty oczywiste omyłki pisarskie, oczywiste omyłki
rachunkowe, z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek oraz inne
omyłki polegające na niezgodności oferty ze specyfikacją istotnych warunków zamówienia,
niepowodujące istotnych zmian w treści oferty – niezwłocznie zawiadamiając o tym
Wykonawcę, którego oferta została poprawiona.
3. Sposób oceny zgodności oferty z treścią niniejszej SIWZ.
Ocena zgodności oferty z treścią SIWZ przeprowadzona zostanie wyłącznie na podstawie analizy
dokumentów i oświadczeń, jakie Wykonawca zawarł w swej ofercie z zastrzeżeniem treści art. 26
ust. 3 p.z.p.
4. Sprawdzanie wiarygodności ofert.
1) Zamawiający zastrzega sobie prawo sprawdzania w toku oceny oferty wiarygodności
przedstawionych przez Wykonawców dokumentów, oświadczeń, wykazów, danych i
informacji.
2) Zamawiający zastrzega sobie prawo sprawdzania w toku oceny oferty, czy zadeklarowane
przez Wykonawcę w Załączniku nr 2 do oferty „Oświadczenie o funkcjonalnościach
oferowanego Systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów” oraz Platformy Usług
Elektronicznych, funkcjonalności oferowanego Systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów
jest zgodne ze stanem faktycznym.
W tym celu Wykonawca może zostać poproszony w wyznaczonym terminie o
zademonstrowanie działania Systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów w zakresie
Załącznika nr 2.
Zadeklarowane funkcjonalności uznaje się za zgodne ze stanem faktycznym, jeśli wykonana
demonstracja wykaże, że wszystkie deklarowane funkcjonalności rzeczywiście są zawarte w
systemie.
W przypadku wystąpienia błędu technicznego sprzętu uniemożliwiającego prowadzenie
prezentacji, Wykonawca może, celem usunięcia błędu, dokonać niezbędnych z jego punktu
widzenia napraw prezentowanego systemu. Łączny czas trwania dokonywania takich napraw
nie może przekroczyć 1 godziny.
„Dostawa i wdrożenie systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów dla Urzędu Gminy w Starych Babicach”
Opracował Konrad Chojecki, www.klon.com.pl
14
SIWZ – Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia
Zamawiający ma prawo żądać modyfikowania wartości parametrów, bądź danych
wprowadzanych do systemu na wartości podane przez niego, celem sprawdzenia czy
opisywana funkcjonalność nie jest symulowana.
3) Zamawiający zastrzega sobie prawo do zwrócenia się do Wykonawcy o udzielenie wyjaśnień w
celu ustalenia czy oferta zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia w
trybie art. 90 pzp.
4) W przypadku stwierdzenia przez Zamawiającego w trakcie sprawdzania ofert, że złożenie oferty
stanowi czyn nieuczciwej konkurencji – oferta zostanie przez Zamawiającego odrzucona na
podstawie art. 89 ust. 1 pkt. 3) p.z.p.
5) Przedstawienie przez Wykonawcę informacji nieprawdziwych mających wpływ na wynik
postępowania o udzielenie niniejszego zamówienia skutkować będzie wykluczeniem
Wykonawcy z prowadzonego postępowania, zgodnie z art. 24 ust. 2 pkt 2) p.z.p., niezależnie
od innych skutków przewidzianych prawem.
18. Opis sposobu obliczenia ceny.
1. W ofercie należy podać cenę brutto obliczoną w oparciu o kalkulację własną, uwzględniającą
wykonanie całego zakresu zamówienia opisanego w SIWZ i jego specyfikę.
2. Cena musi być wyliczona w zaokrągleniu do dwóch miejsc po przecinku (zasada zaokrąglania:
poniżej 5 należy końcówkę pominąć, równe i powyżej 5 należy zaokrąglić w górę).
3. Ceną oferty są ceny brutto wymienione w ofercie Wykonawcy.
4. W przypadku rozbieżności pomiędzy ceną jednostkową podaną cyfrą a ceną jednostkową podaną
słownie, jako wartość właściwa zostanie uznana wartość podana słownie.
5. Wszelkie rozliczenia związane z realizacją zamówienia publicznego, którego dotyczy niniejsza
SIWZ dokonywane będą w PLN.
6. Sposób zapłaty i rozliczenia za realizację niniejszego zamówienia, określone zostały w niniejszej
SIWZ (wzorze umowy w sprawie zamówienia publicznego).
19. Kryteria oceny ofert.
1. W niniejszym postępowaniu oferty oceniane będą na podstawie kryterium:
Cena ofertowa brutto C – 100%
2. Określenie ilości punktów w kryterium cena ofertowa brutto C dokonane zostanie na podstawie
wzoru:
C = 0,80 C1 + 0,20 C2, gdzie
C1 – cena ofertowa brutto za dostawę i wdrożenie systemu EOD, tj. oprogramowanie (licencje),
wdrożenie, szkolenia, instrukcje (opisy techniczne) i nośniki oraz sprzęt i opiekę autorska do
końca 2012 r.
C2 – cena ofertowa brutto rocznej opieki aktualizacyjnej (autorskiej) po zakończeniu opieki
autorskiej objętej umową wdrożeniową
a) Określenie ilości punktów C1 za cenę ofertową brutto za dostawę i wdrożenie systemu EOD, tj.
oprogramowanie (licencje), wdrożenie, szkolenia, instrukcje (opisy techniczne) i nośniki oraz
sprzęt i opiekę autorska do końca 2012 r., będzie dokonywany wg wzoru
Cena brutto C1 najniższej oferty
Ilość punktów C1 = ---------------------------------------------------- x 100
Cena brutto C1 oferty ocenianej
b) Określenie ilości punktów C2 za cenę ofertową brutto rocznej opieki aktualizacyjnej (autorskiej)
po zakończeniu opieki autorskiej objętej umową wdrożeniową będzie dokonywany wg wzoru
Cena brutto C2 najniższej oferty
Ilość punktów C2 = ---------------------------------------------------- x 100
Cena brutto C2 oferty ocenianej
„Dostawa i wdrożenie systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów dla Urzędu Gminy w Starych Babicach”
Opracował Konrad Chojecki, www.klon.com.pl
15
SIWZ – Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia
3. Obliczanie wartości poszczególnych kryteriów dla badanej oferty wykonywane będzie z
dokładnością 0,01.
4. Oferta, która otrzyma najwyższą liczbę punktów spośród ważnych ofert zostanie uznana za
najkorzystniejszą.
20. Odrzucenie ofert
Zamawiający odrzuci ofertę, jeżeli:
1. Jest niezgodna z ustawą
2. Jej treść nie odpowiada treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia, z zastrzeżeniem art.
87 ust. 2 pkt. 3 ustawy
3. Jej złożenie stanowi czyn nieuczciwej konkurencji w rozumieniu przepisów o zwalczaniu
nieuczciwej konkurencji
4. Zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia
5. Została złożona przez Wykonawcę wykluczonego z udziału w postępowaniu o udzielenie
zamówienia
6. Zawiera błędy w obliczeniu ceny
7. Wykonawca w terminie 3 dni od dnia otrzymania zawiadomienia nie zgodził się na poprawienie
omyłki, o której mowa w art. 87 ust. 2 pkt. 3 ustawy
8. Jest nieważna na podstawie odrębnych przepisów.
21. Ogłoszenie wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego
Wyniki przetargu zostaną ogłoszone niezwłocznie po jego zakończeniu w siedzibie Urzędu Gminy w
Starych Babicach i na stronie internetowej.
Niezależnie od ogłoszenia wyników postępowania w powyższym miejscu i czasie o decyzji
Zamawiającego zostaną pisemnie powiadomieni wszyscy Wykonawcy.
22. Wybór Wykonawcy i zawarcie umowy
1. Zamawiający podpisze umowę z tym Wykonawcą, który:
1) Złożył ofertę odpowiadającą wymaganiom określonym w niniejszej SIWZ
2) Został zakwalifikowany do postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w wyniku
spełnienia warunków określonych w niniejszej SIWZ
3) Przedłożył ofertę najkorzystniejszą z punktu widzenia kryteriów przyjętych w niniejszym
postępowaniu.
2. Podpisanie umowy nastąpi z zastrzeżeniem art. 183 pzp w terminie nie krótszym niż 5 dni od dnia
przesłania zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty, jeżeli zawiadomienie to zostało
przesłane faksem lub drogą elektroniczną, albo 10 dni, – jeżeli zostało przesłane w inny sposób.
3. Zamawiający może zawrzeć umowę przed upływem terminów, o których mowa, powyżej jeżeli w
postępowaniu złożono tylko jedną ofertę, lub w postępowaniu nie odrzucono żadnej oferty oraz nie
wykluczono żadnego Wykonawcy.
4. Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana, uchyli się od zawarcia umowy w sprawie
zamówienia publicznego lub nie wniesie wymaganego zabezpieczenia należytego wykonania
umowy, wówczas złożone przez niego wadium przepadnie na rzecz Zamawiającego, a
Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert, bez
przeprowadzania ich ponownego badania i oceny chyba, że zachodzą przesłanki, o których mowa
w art. 93 ust. 1.
5. Zamawiający pisemnie powiadomi Wykonawcę o terminie podpisania umowy. Podpisanie umowy
odbędzie się w siedzibie Zamawiającego.
6. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia publicznego (np. konsorcja)
zobowiązani są do dostarczenia umowy regulującej współpracę podmiotów występujących
wspólnie na zadanie objęte zamówieniem, najpóźniej w dniu podpisania umowy z Zamawiającym.
„Dostawa i wdrożenie systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów dla Urzędu Gminy w Starych Babicach”
Opracował Konrad Chojecki, www.klon.com.pl
16
SIWZ – Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia
23. Wymagania dotyczące zabezpieczenia należytego wykonania umowy.
1. Informacje ogólne.
Zabezpieczenie należytego wykonania umowy służy pokryciu roszczeń z tytułu niewykonania lub
nienależytego wykonania umowy.
2. Wysokość zabezpieczenia należytego wykonania umowy.
1) Zamawiająca ustala zabezpieczenie należytego wykonania umowy zawartej w wyniku
postępowania o udzielenie niniejszego zamówienia w wysokości 10% ceny brutto podanej w
ofercie.
2) Zabezpieczenie należytego wykonania umowy musi być wniesione przed podpisaniem umowy
(nie wniesienie zabezpieczenia należytego wykonania umowy jest jedną z przesłanek
zatrzymania wadium).
3. Forma zabezpieczenia należytego wykonania umowy.
1) Zabezpieczenie należytego wykonania umowy może być wniesione według wyboru Wykonawcy
w jednej lub w kilku następujących formach:
a) Pieniądzu
b) Poręczeniach bankowych lub poręczeniach spółdzielczej kasy oszczędnościowo –
kredytowej, z tym, że poręczenie kasy jest zawsze poręczeniem pieniężnym
c) Gwarancjach bankowych
d) Gwarancjach ubezpieczeniowych
e) Poręczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w art. 6 b ust. 5 pkt 2 ustawy z
dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (Dz. U.
2007 nr 42, poz. 275 z późn. zm.)
2) Zamawiająca nie wyraża zgody na wniesienie zabezpieczenia należytego wykonania umowy w
formach wskazanych w art. 148 ust. 2 ustawy.
3) Zabezpieczenie wnoszone w pieniądzu Wykonawca wpłaci przelewem na następujący
rachunek bankowy Zamawiającej:
65 8015 0004 3000 1124 3030 0009
z dopiskiem
„ZABEZPIECZENIE NALEŻYTEGO WYKONANIA UMOWY – Dostawa i wdrożenie systemu
Elektronicznego Obiegu Dokumentów dla Urzędu Gminy w Starych Babicach”.
4) W przypadku wniesienia wadium w pieniądzu Wykonawca może wyrazić zgodę na zaliczenie
kwoty wadium na poczet zabezpieczenia.
5) Jeżeli zabezpieczenie wniesiono w pieniądzu, Zamawiająca przechowuje je na
oprocentowanym rachunku bankowym.
4. Wymagania Zamawiającej dotyczące zabezpieczenia należytego wykonania umowy
wnoszonego w formie gwarancji (poręczenia)
W przypadku składania przez Wykonawcę zabezpieczenia w formie gwarancji (poręczenia),
gwarancja (poręczenie) muszą być sporządzone zgodnie z obowiązującym prawem i muszą
zawierać następujące elementy:
1) Nazwę dającego zlecenie – Wykonawcy, Beneficjenta gwarancji (poręczenia) – Zamawiającej,
Gwaranta (Poręczyciela) – banku lub instytucji ubezpieczeniowej udzielających gwarancji oraz
wskazanie ich siedzib
2) Określenie wierzytelności, która ma być zabezpieczona gwarancją (poręczeniem)
3) Kwotę gwarancji (poręczenia) – 10% ceny brutto podanej w ofercie
4) Termin ważności gwarancji (poręczenia) obejmujący cały okres związania stron umową,
włącznie z okresem rękojmi za wady
5) W treści zabezpieczenia należytego wykonania umowy muszą znaleźć się klauzule, z których
będzie wynikać, że Gwarant (Poręczyciel) zobowiązuje się nieodwołalnie i bezwarunkowo do
wypłaty Zamawiającej kwoty do wysokości sumy zabezpieczenia, na każde pisemne żądanie
zgłoszone przez Zamawiającą.
6) W treści zabezpieczenia należytego wykonania umowy nie mogą znaleźć się klauzule, z
których będzie wynikać, że jakakolwiek zmiana, uzupełnienie lub modyfikacja umowy lub
„Dostawa i wdrożenie systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów dla Urzędu Gminy w Starych Babicach”
Opracował Konrad Chojecki, www.klon.com.pl
17
SIWZ – Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia
zakresu prac, które mają być wykonane lub któregokolwiek z dokumentów umowy wymaga
zgody Gwaranta (Poręczyciela) a brak zgody Gwaranta (Poręczyciela) na tego typu zmiany,
uzupełnienia i modyfikacje zwalnia Gwaranta (Poręczyciela) od odpowiedzialności prawnej w
ramach gwarancji/poręczenia zabezpieczenia należytego wykonania umowy.
7) W treści zabezpieczenia należytego wykonania umowy niedopuszczalne jest stosowanie
jakichkolwiek klauzul warunkowych uzależniających realizację zabezpieczenia (wypłatę
zabezpieczenia) od:
a) Spełnienia jakichkolwiek warunków dodatkowych, dokonania dodatkowych czynności
przez Zamawiającą
b) Czynności faktycznych lub prawnych samego Wykonawcy czy osób trzecich
c) Uznania żądania za bezsporne
8) Gwarancja (poręczenie) muszą być podpisane przez upoważnionego przedstawiciela Gwaranta
(Poręczyciela). Podpis musi być sporządzony w sposób umożliwiający jego identyfikację, tzn.
czytelny lub złożony wraz z imienną pieczątką.
9) W przypadku, gdy zabezpieczenie należytego wykonania umowy, będzie wnoszone w formie
innej niż pieniądz, Zamawiający wymaga, przesłania projektu treści dokumentu
gwarancyjnego do akceptacji przed wyznaczonym terminem zawarcia umowy.
10) W przypadku uchybienia warunkom opisanym powyżej i złożenia gwarancji (poręczenia)
niezgodnych z wymogami niniejszej SIWZ Zamawiająca ma prawo odmówić podpisania
umowy z winy Wykonawcy i zatrzymać wadium.
11) Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana nie wniesie zabezpieczenia należytego
wykonania umowy, Zamawiający może wybrać najkorzystniejszą ofertę spośród pozostałych
ofert stosownie do treści art. 94 ust. 2 p.z.p.
12) Do zmiany formy zabezpieczenia umowy w trakcie realizacji umowy stosuje się art. 149 p.z.p.
5. Zwrot zabezpieczenia należytego wykonania umowy.
1) Zamawiająca zwróci zabezpieczenie w terminie 30 dni od dnia wykonania zamówienia i uznania
przez Zamawiającą za należycie wykonane w wysokości 70% kwoty zabezpieczenia.
2) Zamawiająca pozostawi na zabezpieczenie roszczeń z tytułu rękojmi za wady kwotę wynoszącą
30% wysokości zabezpieczenia.
3) Kwota, o której mowa w poprzednim punkcie niniejszej SIWZ jest zwracana nie później niż w 15
dniu po upływie okresu rękojmi za wady.
4) Zamawiająca zwraca zabezpieczenie wniesione w pieniądzu z odsetkami wynikającymi z
umowy rachunku bankowego, na którym było ono przechowywane, pomniejszone o koszt
prowadzenia tego rachunku oraz prowizji bankowej za przelew pieniędzy na rachunek
bankowy Wykonawcy.
24. Informacje ogólne dotyczące kwestii formalnych umowy w sprawie niniejszego
zamówienia.
Zgodnie z art. 139 i 140 p.z.p. umowa w sprawie niniejszego zamówienia:
1. Zostanie zawarta w formie pisemnej
2. Mają do niej zastosowanie przepisy kodeksu cywilnego, jeżeli przepisy ustawy nie stanowią
inaczej
3. Jest jawna i podlega udostępnieniu na zasadach określonych w przepisach o dostępie do
informacji publicznej
4. Zakres świadczenia Wykonawcy wynikający z umowy jest tożsamy z jego zobowiązaniem
zawartym w ofercie
5. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia ponoszą solidarną
odpowiedzialność za wykonanie umowy i wniesienie zabezpieczenia należytego wykonania
umowy.
6. Jest zawarta na okres wskazany w niniejszej SIWZ
7. Podlega unieważnieniu:
1) Jeżeli zachodzą przesłanki określone w art. 146 p.z.p.
2) W części wykraczającej poza określenie przedmiotu zamówienia zawarte w niniejszej SIWZ.
„Dostawa i wdrożenie systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów dla Urzędu Gminy w Starych Babicach”
Opracował Konrad Chojecki, www.klon.com.pl
18
SIWZ – Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia
25. Warunki wprowadzenia zmian do treści zawartej umowy w sprawie zamówienia
publicznego
1. Zamawiający przewiduje możliwość wprowadzenia zmian do treści zawartej umowy dotyczące
zmiany przedmiotu zamówienia, zmiany terminu wykonania przedmiotu zamówienia lub zmiany
ceny za przedmiot umowy w następujących przypadkach:
1) Z powodu okoliczności siły wyższej, niezależnej od Zamawiającego i Wykonawcy, a której nie
można było przewidzieć i która nie pozwala na kontynuację robót będących przedmiotem
zamówienia, np. wystąpienia zdarzenia losowego wywołanego przez czynniki zewnętrzne,
którego nie można było przewidzieć, w szczególności zagrażającego bezpośrednio życiu lub
zdrowiu ludzi lub grożącego powstaniem szkody w znacznych rozmiarach.
2) Z powodu działań osób trzecich uniemożliwiających wykonanie przedmiotu zamówienia, które
to działania nie są konsekwencją winy którejkolwiek ze stron.
3) Z powodu wystąpienia okoliczności technicznych, których strony nie były w stanie przewidzieć,
pomimo zachowania należytej staranności.
2. Zamawiający przewiduje również możliwość wprowadzenia zmian do treści zawartej umowy
dokonane na podst. art. 144 ust. 1 pzp w zakresie zmian nieistotnych, rozumianych w ten sposób,
że wiedza o ich wprowadzeniu do umowy na etapie postępowania o udzielenie zamówienia nie
wpłynęłaby na krąg podmiotów ubiegających się o udzielenie zamówienia czy też wynik
postępowania.
26. Sytuacje dopuszczające unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia
publicznego
Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia
publicznego wówczas, gdy:
1. Nie złożono żadnej oferty niepodlegającej odrzuceniu;
2. Cena najkorzystniejszej oferty lub oferta z najniższą ceną przewyższa kwotę, którą Zamawiający
może przeznaczyć na finansowanie zamówienia, chyba, że Zamawiający może powiększyć tę
kwotę do ceny najkorzystniejszej oferty;
3. W przypadkach, o których mowa w art. 91 ust. 5, zostały złożone oferty dodatkowe o takiej samej
cenie;
4. Nastąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że prowadzenie postępowania lub wykonania
zamówienia nie leży w interesie publicznym, czego nie można było wcześniej przewidzieć;
5. Postępowanie obarczone jest niemożliwą do usunięcia wadą uniemożliwiającą zawarcie
niepodlegającej unieważnieniu umowy w sprawie zamówienia publicznego.
27. Podwykonawstwo.
1. Zamawiający ze względu na specyfikę zamówienia nie dopuszcza powierzenia Podwykonawcom
wykonania głównej części zamówienia tj. oprogramowania Systemu Elektronicznego Obiegu
Dokumentów i Platforma Usług Elektronicznych, pozostała część zamówienia jest dopuszczona
do powierzenia wykonania Podwykonawcy jednak musi być zachowana funkcjonalność, która była
przedmiotem oferty złożonej Zamawiającemu w postępowaniu o udzielenie zamówienia.
2. Zamawiający żąda wskazania przez Wykonawcę w ofercie części zamówienia, której wykonanie
zamierza powierzyć podwykonawcom. Wskazanie niniejszego nastąpi w Formularzu Oferty.
3. Zamawiający nie zgadza się na zlecanie wykonania całości lub części zamówienia dalszym
podwykonawcom.
28. Środki ochrony prawnej.
Wykonawcom, oraz innym osobom, których interes prawny w uzyskaniu niniejszego zamówienia
doznał lub może doznać uszczerbku w wyniku naruszenia przez Zamawiającego przepisów
ustawy, przysługują środki ochrony prawnej przewidziane w dziale VI p.z.p.
„Dostawa i wdrożenie systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów dla Urzędu Gminy w Starych Babicach”
Opracował Konrad Chojecki, www.klon.com.pl
19
SIWZ – Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia
29. Informacje uzupełniające
1. W sprawach nieuregulowanych w niniejszej specyfikacji mają zastosowanie odpowiednie przepisy
ustawy Prawo zamówień publicznych oraz kodeksu cywilnego.
2. Prosimy Wykonawców o wnikliwe zapoznanie się z treścią niniejszej SIWZ oraz dokładne
wypełnianie załączników celem uniknięcia ewentualnych błędów mających wpływ na
zakwalifikowanie oferty do postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.
30. Wykaz załączników do niniejszych SIWZ.
Załącznikami do niniejszej SIWZ są:
1. Załącznik Nr 1 do SIWZ – Szczegółowy opis przedmiotu
2. Oferta Wykonawcy
3. Załącznik Nr 1 do Oferty – oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu i nie
podleganiu wykluczeniu na podstawie art. 24 p.z.p. ust. 1
4. Załącznik Nr 2 do Oferty – Oświadczenie o funkcjonalnościach oferowanego Systemu
Elektronicznego Obiegu Dokumentów
5. Formularz nr 1 – Dane ogólne
6. Formularz nr 2 – Doświadczenie Wykonawcy
Wzór umowy w sprawie zamówienia publicznego
„Dostawa i wdrożenie systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów dla Urzędu Gminy w Starych Babicach”
Opracował Konrad Chojecki, www.klon.com.pl
20
SIWZ – Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia
Załącznik Nr 1 do SIWZ
SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
A. Słownik pojęć
SEOD – System Elektronicznego Obiegu Dokumentów – system
teleinformatyczny o charakterze back-office dla potrzeb elektronicznego obiegu dokumentów oraz
obiegu spraw (workflow), a także modelowania i optymalizacji procesów administracji publicznej;
system obiegu dokumentów (dokumentacji), obejmujący wszystkie czynności kancelaryjne (w tym
archiwizacje), dotyczące zarówno dokumentów papierowych jak i elektronicznych; system
umożliwiający obsługę spraw z wykorzystaniem dokumentu elektronicznego, służący do
przyjmowania, rejestracji, dekretowania i przekazywania dokumentów między osobami
(interesantami, urzędnikami). System SEOD posiada również repozytorium plików, które można
podzielić umożliwiające gromadzenie dokumentów niezależnie od dokumentów wchodzących w
skład teczek aktowych i spraw.
2.
PUEO – Platforma Usług Elektronicznych – system teleinformatyczny o
charakterze front-office mający za zadanie zapewnienie dwukierukowej, transakcyjnej wymiany
danych pomiędzy klientem (interesantem) a urzędem.
1.
B. Ogólny opis przedmiotu zamówienia
Przedmiotem zamówienia jest dostawa i wdrożenie systemu
Elektronicznego Obiegu Dokumentów dla Urzędu Gminy Stare Babice w zakresie:
1) Dostawa, instalacja i wdrożenie oprogramowania administracyjnego Elektroniczny Obieg
Dokumentów i oprogramowania administracyjnego Platforma Usług Elektronicznych,
2) Szkolenia dla użytkowników oraz administratorów.
3) Dostawy sprzętu:
a. Serwer, na którym zostanie zainstalowane oprogramowanie SEOD
b. Skanery dokumentów do pracy z SEOD
c. Czytniki kodów kresowych do pracy z SEOD
d. Drukarka kodów kreskowych
e. Streamer
f. Macierz dyskowa
4) Opieka autorska do 31.12.2012 r.
2.
Rzeczowa realizacja projektu obejmuje niżej wymienione implementacje:
1) System Elektronicznego Obiegu Dokumentów (SEOD) – oprogramowanie posiadające m.in.
funkcjonalność obejmującą: rejestrację korespondencji, rejestrację i obsługę spraw,
prowadzenie rejestrów, elektroniczny obieg i wymianę dokumentów, elektroniczną
archiwizację dokumentów, przekazywanie korespondencji, monitorowanie, raportowanie,
wyszukiwanie spraw, korespondencji, rejestrów, zintegrowaną kartotekę personelu
zawierającą informacje o przynależności pracowników do poszczególnych komórek
organizacyjnych, kontrolę dostępu do systemu poprzez identyfikację użytkowników systemu
zintegrowaną z kartoteką personelu, niezależne archiwum dokumentów (repozytorium), które
może gromadzić dokumenty niezależnie od tych pogrupowanych w teczkach aktowych.
2) Platforma Usług Elektronicznych Online (PUEO) składa się z następujących głównych
komponentów:
a. Platformy e-Spraw – odpowiedzialną za dwukierunkową elektroniczną komunikację
interesantów z urzędem.
b. Platformy e-Formularzy – umożliwiającą tworzenie, przechowywanie i wyświetlanie
elektronicznych formularzy, przeznaczonych dla interesantów urzędu złożonych z
gotowych struktur informacyjnych (tzw. „metadanych”), służących do opisu i walidacji
określonego typu informacji takich jak adres, kod pocztowy, nip, data, załącznik,
formularz. Struktury te mają zapewniać jednolitość podstawowych tagów xml dla
wszystkich elektronicznych formularzy.
1.
„Dostawa i wdrożenie systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów dla Urzędu Gminy w Starych Babicach”
Opracował Konrad Chojecki, www.klon.com.pl
21
SIWZ – Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia
C. Miejsce realizacji dostaw i usług
Dostawy i usługi realizowane będą w siedzibach Urzędu Gminy Stare Babice na terenie Gminy Stare
Babice.
D. Wymagania ogólne
Przedstawione przez Wykonawcę rozwiązanie musi zapewnić możliwość całkowitej elektronizacji
pracy urzędu: po odpowiedniej konfiguracji systemu urząd będzie mógł realizować wszystkie
procedury urzędowe w sposób elektroniczny. W szczególności system musi umożliwiać wykonywanie
wszystkich przewidzianych przez prawo oraz dobrą praktykę urzędową czynności oraz pozwalać na
odzwierciedlenie pełnego sposobu realizacji spraw w systemie.
1.
Dostarczane aplikacje muszą być otwarte na integrację z innymi
systemami. Funkcje biznesowe powinny być udostępniane przez aplikacje w formie usług, do
których interfejsy opisane są z użyciem standardu WSDL zgodnego z WS-I Basic Profile 1.1
2.
Wymiana danych pomiędzy poszczególnymi częściami systemu
(aplikacjami) i/lub zewnętrznymi źródłami danych musi zachodzić z użyciem protokołu SOAP za
pomocą usług, o których mowa w pkt 1
3.
System powstały w wyniku niniejszego zamówienia musi funkcjonować
zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa,
4.
Zamawiający wymaga, by dostarczone urządzenia były nowe (tzn.
wyprodukowane nie dawniej, niż na 6 miesięcy przed ich dostarczeniem) oraz by były
nieużywane,
5.
Całość dostarczonego sprzętu musi być objęta gwarancją opartą o
świadczenia gwarancyjne producentów, lub ich autoryzowanych w zakresie serwisu partnerów w
okresie wymaganym w SIWZ.
6.
Zamawiający zastrzega sobie prawo zażądania testów poszczególnych
funkcjonalności przed wyborem oferty.
7.
Wykonawca zapewnia i zobowiązuje się, że zgodne z niniejszą umową
korzystanie przez Zamawiającego z dostarczonych produktów nie będzie stanowić naruszenia
majątkowych praw autorskich osób trzecich.
8.
Oferowane urządzenia w dniu składania ofert nie mogą być
przeznaczone przez producenta do wycofania z produkcji lub sprzedaży.
9.
Oferowane oprogramowanie w dniu składania ofert nie może być
przeznaczone przez producenta do wycofania z produkcji, sprzedaży lub wsparcia technicznego.
10.
Zamawiający wymaga, by dostarczone oprogramowanie było
oprogramowaniem w wersji aktualnej na dzień poprzedzający dzień składania ofert.
11.
Dla dostarczonego oprogramowania należy dostarczyć:
1)
Licencje
2)
nośniki instalacyjne,
3)
instrukcje użytkownika i administratora
E. Wymagania szczegółowe.
1.
W zakresie SEOD – wymagania szczegółowe zostały zawarte w
Załączniku nr 2. Na dzień składania oferty oferowane rozwiązanie musi zawierać wszystkie
wymienione tam funkcjonalności, co Wykonawca potwierdza oświadczeniem twierdzącym przy
każdej z nich. Na dowód posiadania funkcjonalności opisanej w punkcie 2.2 Załącznika nr 2
oferent winien załączyć wydruki odpowiednich zrzutów ekranowych z przykładowo
skonfigurowanego systemu lub wersję demonstracyjną oprogramowania wraz z instrukcją obsługi
systemu. W przypadku dołączenia wersji demonstracyjnej (próbki) systemu wymagane jest
dostarczenie wersji LiveCD lub równoważnej (uruchamialnej z płyty CD/DVD). Instrukcja do
systemu winna w tym przypadku zawierać :
1)
Login i hasło do systemu
„Dostawa i wdrożenie systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów dla Urzędu Gminy w Starych Babicach”
Opracował Konrad Chojecki, www.klon.com.pl
22
SIWZ – Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia
Ścieżkę, zgodnie, z którą Zamawiający będzie w stanie wywołać
odpowiedni ekran systemowy umożliwiający potwierdzenie występowania każdej
funkcjonalności opisanej w Załączniku nr 2 do SIWZ pkt 2.2.
3)
Instrukcję administratora i użytkownika
4)
Licencję czasową na okres 30 dni umożliwiająca testowanie próbki
oprogramowania zawartego na płycie LiveCD lub równoważnej
2.
W zakresie PUEO
Wdrożenie obejmuje opisane poniżej moduły funkcjonalne systemu mające zapewnić świadczenie eusług dla firm i obywateli poprzez realizację:
1)
dostępności do pełnej i bieżącej informacji o wszystkich usługach,
2)
pobierania formularzy i innych druków związanych z wykonywaniem
usługi publicznej,
3)
interakcji umożliwiającej wypełnienie formularza na komputerze oraz
przesłanie go z zabezpieczeniem zwrotnym,
4)
transakcji realizującej pełne wykonanie usługi na podstawie formularza
lub wniosku.
Zamawiający wymaga, aby moduły oprogramowania stanowiące PUEO posadowione były na
platformie sprzętowej Wykonawcy i udostępnione za pośrednictwem sieci Internet. Wykonawca jest
zobowiązany udostępnić narzędzia administracyjne PUEO Zamawiającemu w zakresie niezbędnym
do skutecznego zarządzania. Zamawiający wymaga, aby komunikacja z panelem administracyjnym
PUEO była zabezpieczona za pomocą protokołu HTTPS.
2.1 Platforma e-Spraw
2.1.1 Elementem PUEO ma być Platforma e-Spraw. Będzie ona odpowiedzialna za
dwukierunkową elektroniczną komunikację interesantów z urzędem.
2.1.2 Komunikacja dwukierunkowa odbywać się będzie poprzez skrzynkę kontaktową, która
będzie spersonalizowanym, wymagającym uwierzytelniania, interfejsem dostępu interesanta
do usług publicznych przez przeglądarkę WWW.
2.1.2 Po zalogowaniu się do skrzynki identyfikatorem i hasłem klient urzędu będzie miał dostęp
do następujących funkcjonalności - będzie mógł:
 wypełnić w dowolny spośród udostępnionych e-formularzy, dołączyć załączniki i wysłać
go do urzędu, otrzymując w odpowiedzi elektroniczne potwierdzenie odbioru,
 podpisać wysyłane dokumenty podpisem elektronicznym weryfikowanym przez certyfikat
kwalifikowany,
 uzyskać informacje o zdarzeniach, które zaszły w związku z jego wnioskami złożonymi w
urzędzie (przyjęcie opłaty, przyjęcie wniosku, wezwanie do uzupełnienia wniosku),
 otrzymać wydane decyzje oraz zapoznać się ze związanymi z nimi należnościami, a
także odebrać odpowiednie dokumenty w postaci elektronicznej (potwierdzenie odbioru,
wpłaty, treść wezwania),
 uzyskać informację o stanie spraw i korespondencji, którą złożył do urzędu, a także o
innych istotnych okolicznościach dotyczących przesyłanej do urzędu korespondencji i
prowadzonych spraw (złożone i wymagane opłaty wraz z terminami wniesienia,
informacja o pozytywnej lub negatywnej weryfikacji podpisu elektronicznego, okres
procedowania sprawy, data odbioru dokumentu z decyzją administracyjną),
 uzyskać informację o historii dokonywanych w skrzynce kontaktowej operacji (dostęp do
logu operacji wraz z czasem ich wykonania),
 przerwać swoje działania zachowując częściowo wypełniony danymi formularz, do edycji
którego może powrócić później,
 dokonać opłaty administracyjnej przez Internet w oparciu o uprzednio zdefiniowane przez
administratora portalu płatności powiązane z indywidualnymi numerami kont
bankowych.
2.1.4 Dla celów zwymiarowania systemu należy przyjąć, że system musi być w stanie obsłużyć
do 25 000 skrzynek kontaktowych.
2.1.5 Oprócz skrzynki kontaktowej na Platformie Usług Elektronicznych On-Line będą znajdowały
się informacje ogólne dostępne dla wszystkich obywateli, takie jak:
2)
„Dostawa i wdrożenie systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów dla Urzędu Gminy w Starych Babicach”
Opracował Konrad Chojecki, www.klon.com.pl
23
SIWZ – Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia
 wyszczególnienie e-usług publicznych dostępnych w ramach Systemu,
 formularze spraw do wydruku w formacie .pdf (przeznaczone do ręcznego wypełniania),
 inne zamieszczane przez Administratora.
2.1.6 Kształtowanie polityki zawartości stron publicznych PUEO oraz zarządzanie skrzynkami
kontaktowymi będzie możliwe przez Administratora Systemu.
2.1.7 Generowanie Urzędowego Poświadczenia Odbioru (zgodnie z obowiązującymi przepisami
prawa) podpisywane ma być przez sprzętowy moduł bezpieczeństwa HSM zgodny z normą
FIPS 140-2 poziom 3. Zamawiający przez cały czas trwania umowy zakłada użytkowanie
urządzenia HSM będącego w gestii Wykonawcy.
2.2 Platforma e-formularzy
2.2.6 Platforma e-formularzy ma umożliwiać tworzenie, przechowywanie i wyświetlanie eformularzy, przeznaczonych dla klientów urzędu.
2.2.2 e-formularze mają być wykonane w technologii XML (XML+XSLT+XMLSchema) lub w
technologii Xforms.
2.2.3 e-formularze będą złożone z gotowych struktur informacyjnych (tzw. „metadanych”),
służących do opisu i walidacji określonego typu informacji takich jak adres, kod pocztowy,
NIP, data, załącznik, formularz. Struktury te mają zapewniać jednolitość podstawowych
tagów XML dla wszystkich e-formularzy. Będą mogły być tworzone i modyfikowane przez
uprawnionego administratora.
2.2.4 e-formularze oraz metadane mają być wersjonowane, przy czym raz wprowadzone wersje
muszą być nieusuwalne i niemodyfikowalne.
2.2.5 W skład platformy ma wejść edytor e-formularzy, umożliwiający:
 tworzenie e-formularzy metodą drag&drop (z gotowych struktur – metadanych),
 import/eksport e-formularzy
 tworzenie e-formularzy umożliwiających klientowi wielokrotne powielenie określonego
pola lub grupy pól (np. umożliwiających dodanie dowolnej ilości załączników),
 definiowanie pól słownikowanych
 zamieszczanie dowolnych elementów tekstowych i graficznych oraz treści pomocy
kontekstowej w ramach e-formularza,
 definiowanie wymaganych opłat związanych z e-formularzem,
 definiowanie reguł wyświetlania oraz reguł walidacji w ramach e-formularza,
 zapis tworzonych e-formularzy w wersji roboczej,
 podgląd, wypełnianie treścią i walidację e-formularza w celach testowych,
 wykorzystanie raz wprowadzonych treści (reguły wyświetlania, teksty, e-formularze itp.)
do tworzenia nowych e-formularzy.
 dodanie opłat administracyjnych na etapie składania e-formularza
2.2.6 Ponadto platforma umożliwi:
 zamieszczenie dowolnego e-formularza w repozytorium e-formularzy, jako kolejnej wersji
istniejącego e-formularza lub jako nowego e-formularza,
 podpięcie dowolnego e-formularza do dowolnej kategorii sprawy w module e-urząd,
 konwersję pustych oraz wypełnionych e-formularzy do formatu PDF,
 przypisywanie e-formularzy do poszczególnych kategorii spraw udostępnianych w
module e-urząd.
3.
W celu zapewnienia zgodności z innymi systemami administracji
publicznej system powinien:
 Zostać zaprojektowany z wykorzystaniem koncepcji architektury zorientowanej na usługi (SOA)
 Pozwalać na kontakt klientów z Urzędem za pośrednictwem skrzynki podawczej systemu
ePUAP
 Pozwalać na obsługę elektronicznych formularzy dokumentów pochodzących z Centralnego
Repozytorium Dokumentów systemu ePUAP
 Dopuszczać wykorzystanie zaufanego profilu ePUAP, jako jednej z metod autoryzacji i
uwierzytelniania klientów administracji publicznej,
 Umożliwiać realizację usług złożonych za pośrednictwem platformy ePUAP
„Dostawa i wdrożenie systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów dla Urzędu Gminy w Starych Babicach”
Opracował Konrad Chojecki, www.klon.com.pl
24
SIWZ – Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia
 Powyższe wymogi muszą być zrealizowane niezależnie od wymogów w zakresie budowy
Platformy Usług Elektronicznych. Dokumenty wpływające do urzędu za pośrednictwem
skrzynki podawczej systemu ePUAP muszą być obsługiwane w sposób jednorodny w
stosunku do dokumentów wpływających za pośrednictwem skrzynki podawczej Platformy
Usług Elektronicznych. Nie jest dopuszczalna realizacja wymogów w zakresie przyjmowania
dokumentów elektronicznych jedynie za pośrednictwem platformy ePUAP.
F. Wdrożenie
1.
Wykonawca skonfiguruje i uruchomi dostarczone oprogramowanie i
urządzenia. Dotyczy to zarówno oprogramowania dziedzinowego, jak również oprogramowania
wspomagającego. Wdrożenie musi uwzględniać rzeczywistą organizację pracy Urzędu.
2.
Wykonawca przygotuje (w trakcie realizacji zadania) procedury działania
na okoliczność awarii systemu. Procedury będą dostosowane do rzeczywistej organizacji pracy
Urzędu.
3.
Procedury awaryjne mają obejmować min.:
a.
Komu zgłosić awarię,
b.
Postępowanie w okresie oczekiwania na reakcję serwisu,
c.
Osoby kontaktowe, koordynatorów dla danego typu awarii,
d.
Ewentualne rekonfiguracje systemu w celu zapewnienia właściwego
dalszego działania systemu.
G. Szkolenia Zwykłych Użytkowników, Liderów i Administratorów
1.
2.
3.
4.
5.
Przygotowanie pracowników urzędu do użytkowania wdrożonego
systemu informatycznego będzie wykonywane w formie:
a.
System SEOD
i.
szkoleń stanowiskowych w urzędzie – użytkownik systemu (70 osób)
ii.
szkoleń seminaryjnych w urzędzie (zajęcia z rzutnikiem multimedialnym)
– wszyscy użytkownicy (70 osób)
iii.
szkoleń stanowiskowych w urzędzie – Lider systemu (21 osób)
iv.
szkolenia stanowiskowe w urzędzie – Administrator systemu (2 osób)
b.
System PUEO
i.
szkolenia stanowiskowe w urzędzie – użytkownik systemu (12 osób)
ii.
szkolenia stanowiskowe w urzędzie – Administrator systemu (2 osób)
Zakres szkolenia umożliwi przeszkolonej osobie sprawne posługiwanie
się systemem stosownie do pełnionej przez nią roli i nie będzie mniejszy niż:
a.
dla szkoleń, o których mowa w punkcie 1.a.i – 6h/osobę
b.
dla szkoleń, o których mowa w punkcie 1.a.ii – 2h/osobę
c.
dla szkoleń, o których mowa w punkcie 1.a.iii – 4h/osobę
d.
dla szkoleń, o których mowa w punkcie 1.a.iv – 10h/osobę
e.
dla szkoleń, o których mowa w punkcie 1.b.i – 3h/osobę
f.
dla szkoleń, o których mowa w punkcie 1.b.ii – 6h/osobę
Poziom wyszkolenia pozwoli osobom przeszkolonym w ramach szkolenia
Lidera na szkolenie pozostałych użytkowników końcowych systemu - urzędników oraz
świadczenie im wsparcia w zakresie typowo występujących problemów i sytuacji praktycznych.
Szkolenia w zakresie oprogramowania użytkowego przeznaczone dla
Administratorów umożliwią im przygotowanie do roli Lidera oraz ponadto konfigurowanie
parametrów systemu pod względem funkcjonalności i wydajności a także dokonywanie
konfiguracji systemów.
Grupy szkoleniowe powinny być nie większe niż 7 osób w przypadku
Liderów i 10 osób w przypadku użytkowników zwykłych. Szkolenie będzie odbywać się w sali
udostępnionej przez Zamawiającego. Wykonawca zobowiązuje się na czas szkolenia bezpłatnie
wyposażyć salę w niezbędny sprzęt (komputery, rzutniki, monitory itp.) konieczny do
przeprowadzenia skutecznego szkolenia.
„Dostawa i wdrożenie systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów dla Urzędu Gminy w Starych Babicach”
Opracował Konrad Chojecki, www.klon.com.pl
25
SIWZ – Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia
H. Opracowanie wzorów dokumentów elektronicznych oraz ścieżek workflow
Wzory formularzy elektronicznych – 25 szt. Lista rodzajów spraw, dla
których opracowane mają być formularze zostanie uzgodniona po podpisaniu umowy z
Wykonawcą.
2.
Wzory ścieżek procedowania spraw (workflow) – 20 szt. Lista zostanie
uzgodniona po podpisaniu umowy z Wykonawcą. Dla celów związanych z oceną przez
Wykonawcę stopnia skomplikowania każdej ścieżki sprawy przyjmuje się, że procedura będzie
składała się z 10 kroków.
1.
I. Uwarunkowania licencyjne.
Zaproponowane przez Wykonawcę warunki licencjonowania:
1.
muszą być nieograniczone czasowo,
2.
muszą umożliwiać rozbudowywanie systemów na własne potrzeby przez
Zamawiającego bez konieczności ponoszenia dodatkowych opłat,
3.
licencja nie może być przywiązana do komputera (stacji klienckiej),
4.
licencja ma być udzielona na użytek Urzędu Gminy Stare Babice i
umożliwiać pracę 70 użytkowników lub licencja może być bez ograniczenia liczby użytkowników.
5.
W zakresie oprogramowania innych producentów (np.: motor bazy
danych, system operacyjny serwerów), w tym tego dystrybuowanego na zasadach sublicencji, a
dostarczonego przez Wykonawcę w ramach niniejszego zamówienia Zamawiający dopuszcza
dostarczenie oryginalnej licencji stosowanej przez producenta i wystawionej na Zamawiającego.
Zamawiający nie dopuszcza jednak dostarczenia licencji na jakikolwiek komponent systemów
wymagających okresowego płatnego odnowienia/subskrypcji.
6.
W zakresie produktów własnych Wykonawcy oraz rozwiązań
informatycznych opracowanych samodzielnie i wdrożonych przez Wykonawcę na potrzeby
realizacji niniejszego zamówienia (bez względu na ich postać, np.: podsystemu, modułu,
rozszerzenia, standardowego oprogramowania, komponentu, wtyczki - tzw. plug-in, skryptu,
skryptu kompilowanego lub innej formy zawierającej kod wykonywalny) wymagane jest
dostarczenie Zamawiającemu licencji umożliwiających korzystanie z tych produktów na
następujących zasadach:
7.
licencje zostaną udzielone na czas nieoznaczony i będą to licencje
nieodwołalne i niewyłączne.
J. Gwarancja i serwis
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Wykonawca udzieli gwarancji na całość dostarczonych systemów i
wykonane wdrożenie na okres 3 lat. Wszelkie koszty gwarancji wraz z serwisem gwarancyjnym są
w pełni włączone do ceny ofertowej.
Termin gwarancji biegnie od dnia odbioru przez Zamawiającego,
potwierdzonego protokołem odbioru.
Zgłoszenie uszkodzenia dokonuje się drogą uzgodnioną z Zamawiającym
na etapie wdrożenia systemu. Wymagane jest udostępnienie serwisu internetowego
umożliwiającego rejestrację zgłoszeń przez przedstawicieli Zamawiającego oraz podanie adresu
tego serwisu na etapie składania oferty.
Czas reakcji serwisu wynosi 24 godziny od momentu zgłoszenia usterki.
Czas usunięcia awarii oprogramowania wynosi: w przypadku błędu
krytycznego (uniemożliwiającego poprawną pracę systemu) – 24h, ważnego (możliwa praca z
wyłączeniem drobnych funkcjonalności) – 5 dni, drobnego – 10 dni (dni robocze).
Ponadto Wykonawca w ramach gwarancji na dostarczony sprzęt wykona:
1)
na miejscu u Zamawiającego bezpłatny przegląd gwarancyjny
dostarczonego sprzętu w ilości min. 1 / rok / urządzenie. Przeglądy gwarancyjne dotyczą:
a. serwerów, macierzy dyskowych, skanerów itp,
b. urządzeń odpowiedzialnych za łączność i transmisję danych,
2)
naprawy sprzętu w siedzibie Zamawiającego,
„Dostawa i wdrożenie systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów dla Urzędu Gminy w Starych Babicach”
Opracował Konrad Chojecki, www.klon.com.pl
26
SIWZ – Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia
w przypadku konieczności zabrania sprzętu zobowiązuje się do
podstawienia, właściwego skonfigurowania i uruchomienia Urządzenia Zastępczego, które
będzie mogło w pełni przejąć funkcje uszkodzonego urządzenia
4)
wymieni/naprawi dostarczony w ramach postępowania sprzęt,
5)
naprawi/usunie awarie gwarancyjne,
6)
zapewni autoryzowany serwis producenta dla serwerów, streamerów i
macierzy dyskowych,
7)
zapewni wykonywanie serwisu gwarancyjnego przez personel
posiadający wymagane certyfikaty i autoryzacje producenta sprzętu,
8)
w przypadku wystąpienia 3 awarii podlegających gwarancji, licząc awarie
dla każdego urządzenia z osobna, wymieni dane urządzenie na nowe,
9)
w przypadku uszkodzeń i konieczności wymiany zespołów
przechowujących trwale zapisane informacje (dyski twarde, pamięci FLASH) pozostawia
wymienione urządzenia u Zamawiającego,
10)
za wszelkie prace gwarancyjne wraz z dojazdem, delegacją itp.
Wykonawca nie pobiera dodatkowych opłat.
7.
Ponadto Wykonawca w ramach gwarancji na dostarczone
oprogramowanie wykona:
1)
wykona u Zamawiającego przeglądy gwarancyjne oprogramowania i baz
danych w ilości min. 1/półrocze/. Przeglądy gwarancyjne obejmują:
a. Kontrolę integralności i spójności baz danych,
b. Doprowadzenie do integralnych i spójnych baz danych,
c. Poprawę, kontrolę, konfiguracji i poprawności działania oprogramowania.
2)
usunie awarie programowe,
3)
usunie błędy baz danych (w tym brak spójności i integralności danych,
itp.) nie polegające na błędnej obsłudze,
4)
będzie informował Zamawiającego o dostępnych aktualizacjach /
poprawkach oprogramowania systemowego a w przypadku sprzętu i/lub Oprogramowania
znajdującego się w Centrum Danych Wykonawcy bez zbędnej zwłoki (informując o tym
uprzednio Zmawiającego i po otrzymaniu jego zgody) zaimplementuje ww poprawki
5)
będzie implementował poprawki i/lub nowe wersje oprogramowania
użytkowego wchodzącego w skład tego projektu bez zbędnej zwłoki (informując o tym
uprzednio Zmawiającego i po otrzymaniu jego zgody)
6)
zadba, aby sprawdzenie dostępności aktualizacji/poprawki odbyło się
przed każdym przeglądem systemu; Zamawiający wymaga jednak, aby Wykonawca
sprawdził, czy dana aktualizacja/poprawka nie wpływa negatywnie na działanie systemu,
7)
nie pobiera dodatkowych opłat za wszelkie prace gwarancyjne wraz z
dojazdem, delegacją itp.
8)
Czas naprawy oprogramowania użytkowego odnosi się do
oprogramowania użytkowego dostarczonego przez Wykonawcę w ramach niniejszego
postępowania, dla którego Wykonawca posiada możliwość prawną i techniczną ingerencji w
kod źródłowy.
9)
Przez naprawę dla awarii programowej Zamawiający rozumie:
a. naprawę wadliwego oprogramowania,
b. rekonfigurację wadliwych ustawień,
c. naprawę baz danych,
d. naprawę zawartości baz danych w zakresie spójności i integralności danych,
10)
Do programowych awarii gwarancyjnych Zamawiający zalicza:
a. wszelkie awarie w funkcjonowaniu oprogramowania,
b. błędy baz danych (w tym brak spójności i integralności danych, itp.) niezawinione przez
użytkowników systemu (tzn. nie powstałe na wskutek błędnego wprowadzania danych i
złej obsługi systemu).
11)
Zamawiający wyraża zgodę na uzupełnienie systemu o urządzenia i
oprogramowanie konieczne do ustanowienia zdalnego dostępu na potrzeby serwisu
oprogramowania przez Wykonawcę. Koszty związane z ustanowieniem zdalnego dostępu
3)
„Dostawa i wdrożenie systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów dla Urzędu Gminy w Starych Babicach”
Opracował Konrad Chojecki, www.klon.com.pl
27
SIWZ – Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia
muszą zostać uwzględnione w cenie oferty – dotyczy to tej części urządzeń i
oprogramowania, które zostaną zainstalowane u Zamawiającego. Wymagania techniczne
dotyczące zdalnego dostępu na potrzeby serwisu oprogramowania:
a. połączenie za pomocą VPN,
b. ograniczenie liczby adresów IP z jakich może być nawiązane połączenie zdalne.
12)
Wykonawca powinien dokonywać dostosowania oferowanego systemu
przy każdej zmianie przepisów prawnych dotyczących Zamawiającego, w trakcie trwania
umowy.
K. Wsparcie dla użytkowników
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
System musi cechować się przyjaznym interfejsem użytkownika opartym
na typowych rozwiązaniach interfejsów systemów internetowych i intranetowych: wykorzystywać
menu, listy, formularze, przyciski, referencje (linki), itp.
System musi być wyposażony w pomoc przeznaczoną dla wszystkich
typów użytkowników. Zakres i tematyka pomocy musi obejmować poszczególne zadania
realizowane przez użytkowników. Zagadnienia pomocy muszą być opisane w kontekście zadań
wykonywanych przez użytkowników.
System musi być wyposażony w polskojęzyczne podręczniki użytkownika
i administratora w wersji elektronicznej (zawierającej wyszukiwarkę) oraz w dokumentację
techniczną.
Podręczniki muszą wyjaśniać działanie systemu oraz pokazywać na
przykładach, jak użytkownik/administrator może wykonać w systemie typowe zadania.
Wykonawca przedstawi szczegółowy opis organizacji wsparcia dla
użytkowników oraz procesów obsługi na następujących poziomach funkcjonowania systemów:
1)
Dla Użytkowników Wewnętrznych i Administratorów przez Wykonawcę,
2)
Użytkowników Zewnętrznych przez Użytkowników Wewnętrznych,
Dla usługi wsparcia użytkowników Wykonawca wdroży u siebie narzędzie
o funkcjonalności co najmniej: rejestracji zgłoszeń oraz informacji dla Użytkownika Wewnętrznego
oraz Zamawiającego o czasie odpowiedzi i realizacji oraz statusie zgłoszenia. Narzędzie musi
umożliwiać realizację zgłoszeń z poziomu przeglądarki WWW.
Wykonawca zapewni telefoniczne konsultacje merytoryczne przy
rozwiązywaniu problemów z oprogramowaniem lub sprzętem komputerowym dostarczonym w
ramach systemów w Godzinach Roboczych.
L. Dokumentacja
Zamawiający wymaga, aby opracowana przez Wykonawcę dokumentacja w języku polskim zawierała,
co najmniej następujące treści:
1.
Wykonawca przekaże struktury wszystkich dokumentów elektronicznych
służących do wymiany danych z zewnętrznymi systemami.
2.
Wykonawca przygotuje pełną dokumentację powykonawczą obejmującą
m.in.:
1)
Opis architektury logicznej i fizycznej systemu
2)
opis użytych bibliotek (funkcji, parametrów),
3)
opis techniczny rodzajów i zastosowanych protokołów komunikacji,
4)
szczegółowy schemat baz danych systemu, uwzględniający powiązania i
zależności między tabelami,
5)
opis techniczny procedur aktualizacyjnych.
6)
Opis sposobu przeprowadzenia migracji danych do struktur bazy
7)
Opis reguł walidacji danych
„Dostawa i wdrożenie systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów dla Urzędu Gminy w Starych Babicach”
Opracował Konrad Chojecki, www.klon.com.pl
28
SIWZ – Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia
3.
4.
5.
6.
7.
Wykonawca dostarczy wszelkie niezbędne materiały uzupełniające do
powyższej dokumentacji powykonawczej, które są konieczne do właściwej eksploatacji systemu
(instrukcje obsługi każdego modułu, struktury i powiązania baz danych – zgodnie w szczególności
z przepisami prawa dotyczącymi ochrony danych osobowych).
Wykonawca przygotuje (w trakcie realizacji projektu) procedury
bieżących prac konserwacyjnych dla poszczególnych składowych systemu obejmujące w
szczególności:
1)
Częstotliwość dokonywania przeglądów,
2)
Zakres przeglądów konserwacyjnych,
3)
Procedury konserwacyjne muszą zostać zaakceptowane przez
Zamawiającego
Wykonawca w trakcie realizacji projektu przedstawi wykaz niezbędnych
elementów i zalecanych materiałów eksploatacyjnych, które Zamawiający powinien uwzględnić w
przyszłych umowach serwisowych, a które są konieczne do pełnego funkcjonowania systemu
(przeglądy, wymiana części, aktualizacje, itp.). Wykaz ten nie jest równoznaczny z podjęciem się
przez Wykonawcę jakichkolwiek dodatkowych obowiązków, np. dostawy tych elementów czy
wykonywania usług, za wyjątkiem tych elementów, które są w sposób jawny częścią oferty.
Wykonawca dostarczy dokumentację dla administratora systemu
zawierającą: opis czynności i zasad umożliwiających administratorom wykorzystywanie
wszystkich cech funkcjonalnych systemu w zakresie przewidzianym dla pracy administratora
(instalacja baz danych systemu, konfiguracja stacji roboczych, opis wymaganych pakietów
instalacyjnych i ich wersji, archiwizacja danych, odtwarzanie danych, wymagane formaty przy
imporcie i eksporcie danych itp.)
Wykonawca w ramach gwarancji nieodpłatnie i bez zbędnej zwłoki
zobowiązuje się dostarczać Zamawiającemu aktualizacje dokumentacji podwykonawczej (wynikłą
z zmian w systemie) tak aby zamawiający dysponował aktualnym stanem systemu.
M. Pozostałe obowiązki Wykonawcy
1.
Wykonawca zobowiązany jest zapewnić w ramach oferty usługi
internetowe zapewniające ciągłość publikacji w Internecie dla następujących elementów systemu
Platformy Usług Elektronicznych (wraz z wszystkimi komponentami/podsystemami składowymi),
2.
Usługi internetowe, o których mowa w pkt 1 świadczone będą od dnia
uruchomienia danego systemu/podsystemu do końca okresu gwarancji. Wymagana jest
dostępność powyższych usług na poziomie 24 godziny na dobę/ 7 dni w tygodniu.
3.
Wykonawca po uruchomieniu systemu SEOD będzie zobowiązany do
udzielania wsparcia w miejscu wdrożenia, co oznaczać będzie obecność, co najmniej jednego
wykwalifikowanego pracownika Wykonawcy przez 7 kolejnych dni po uruchomieniu, przez co
najmniej 6 godzin dziennie.
4.
Wykonawca
udzieli
bezterminowej
licencji
na
dostarczone
oprogramowanie, wraz z możliwością zainstalowania kopii oprogramowania przez Zamawiającego
na serwerze zapasowym, który podejmuje pracę w przypadku awarii pierwszego. Jednocześnie
wykonawca przekaże nośniki instalacyjne do wszystkich elementów dostarczonego systemu wraz
z instrukcją instalacji.
5.
Opieka autorska dostarczonego oprogramowania musi być zapewniona
do końca roku 2012 z możliwością jej przedłużenia na kolejne lata do końca roku 2015 po cenie
rocznej opieki aktualizacyjnej wyspecyfikowanej w ofercie.
N. Utrzymanie Platformy Usług Elektronicznych
Zamawiający wymaga, aby moduły oprogramowania stanowiące PUE posadowione były u
Wykonawcy na platformie sprzętowej Zamawiającego (dostarczonej w ramach projektu przez
Wykonawcę) i udostępnione za pośrednictwem sieci Internet. Wykonawca jest zobowiązany
udostępnić narzędzia administracyjne PUE Zamawiającemu w zakresie niezbędnym do skutecznego
zarządzania. Zamawiający wymaga, aby komunikacja z panelem administracyjnym PUE była
zabezpieczona za pomocą protokołu HTTPS.
Wykonawca zobowiązuje się do:
„Dostawa i wdrożenie systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów dla Urzędu Gminy w Starych Babicach”
Opracował Konrad Chojecki, www.klon.com.pl
29
SIWZ – Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia
Zapewnienia dostępności i nieprzerwanego świadczenia usług, tj.
zapewnienie stabilnego, zgodnego z parametrami technicznymi, działania infrastruktury
używanego Centrum Danych, przez nie mniej niż 99,8% czasu świadczenia usług w danym roku
kalendarzowym oraz przez nie mniej niż 99,0% czasu świadczenia usług w miesiącu. Przyjmuje
się zatem, że maksymalny czas rozwiązania problemów (to jest sumaryczny czas wszystkich
ewentualnych niezaplanowanych przerw w świadczeniu usług lub niedostępności usług
spowodowanych problemami z infrastrukturą) nie może przekroczyć w ciągu miesiąca 7 godzin i
10 minut.
2.
Wykonawca zagwarantuje, że wszelkie prace związane z okresową
konserwacją lub rozbudową infrastruktury, które mogą mieć wpływ na dostępność lub ciągłość
świadczenia usług Wykonawcy, będą wykonywane planowo, tylko gdy będzie to niezbędne i nie
częściej niż 2 razy w miesiącu, wyłącznie pomiędzy godziną 2:00 a 6:00.
Zamawiający będzie informowany o tego typu pracach na minimum 24 h przed ich
rozpoczęciem i sumaryczny czas tego typu prac nie przekroczy 4 h w miesiącu. Wykonanie
prac w innych godzinach niż określone wyżej będzie wymagało uzyskania zgody
Zamawiającego.
3.
Wykonawca zagwarantuje, że:
1)
W dni robocze, w godzinach od 7:00 do 23:00 maksymalny czas reakcji
pracowników Centrum Danych na wykryte lub zgłoszone w tym czasie problemy z
infrastrukturą Wykonawcy lub zasobami Zamawiającego nie może przekroczyć 2 godzin.
2)
W dni robocze, w godzinach od 23:00 do 7:00 oraz w weekendy i dni
wolne od pracy, maksymalny czas reakcji pracowników Centrum Danych na wykryte lub
zgłoszone w tym czasie problemy z infrastrukturą Zamawiającego nie może przekroczyć 4
godzin.
3)
Asysta techniczna w rozwiązaniu krytycznych problemów z zasobami
Zamawiającego jest świadczona 24 godziny na dobę, 365 dni w roku.
4)
Asysta techniczna w rozwiązaniu innych problemów technicznych z
zasobami Zamawiającego jest świadczona w godzinach pracy zleceniobiorcy, tj. pomiędzy
7:00 a 23:00 w dni robocze.
1.
O. Równoważność rozwiązań
1.
Wszędzie tam, gdzie przedmiot zamówienia jest opisany poprzez
wskazanie znaków towarowych, patentów lub pochodzenia, Zamawiający dopuszcza
zastosowanie przez Wykonawcę rozwiązań równoważnych w stosunku do opisanych w SIWZ,
pod warunkiem, że będą one posiadały, co najmniej takie same lub lepsze parametry techniczne i
funkcjonalne, i nie obniżą określonych w SIWZ standardów.
2.
W przypadku, gdy Wykonawca zaproponuje urządzenia, instalacje,
materiały i inne elementy równoważne, zobowiązany jest wykonać i załączyć do oferty
zestawienie wszystkich zaproponowanych urządzeń, instalacji, materiałów oraz innych elementów
równoważnych i wykazać ich równoważność w stosunku do urządzeń, instalacji, materiałów i
innych elementów opisanych w SIWZ, stanowiącej opis przedmiotu zamówienia ze wskazaniem
nazwy, strony i pozycji, których dotyczy.
3.
Wszystkie zaproponowane przez Wykonawcę równoważne urządzenia,
instalacje, materiały lub inne elementy muszą:
1)
posiadać parametry techniczne i funkcjonalne nie gorsze od określonych
w SIWZ, zapewniać pełną kompatybilność sprzętową i programową z rozwiązaniami
określonymi w SIWZ,
2)
gwarantować sposób administrowania i zarządzania systemami,
wynikający wprost z rozwiązania projektowego zawartego w SIWZ,
3)
posiadać stosowne dopuszczenia i atesty.
„Dostawa i wdrożenie systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów dla Urzędu Gminy w Starych Babicach”
Opracował Konrad Chojecki, www.klon.com.pl
30
SIWZ – Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia
P. Sprzęt
1.
Serwer systemu SEOD – 1 szt.
Wykonawca jest zobowiązany w swej ofercie dobrać sprzęt serwerowy o parametrach
niezbędnych do wydajnej pracy oferowanego systemu SEOD w Urzędzie Gminy Stare Babice,
jednak parametry wybranego urządzenia nie mogą być niższe niż:
Parametry techniczne (minimalne)
RACK 19 cali (wraz ze wszystkimi elementami niezbędnymi do zamontowania
Obudowa
serwera w oferowanej szafie)
64 bity, czterordzeniowy, minimalna częstotliwość taktowania rdzenia 2,40 GHz
Procesor
Intel Xeon Processor E5530 lub równoważny według testów
SPECint_rates_2006.
Liczba procesorów
1, możliwość rozbudowy do 2 procesorów.
Pamięć operacyjna
Minimum 6 GB z możliwością rozbudowy do 144 GB
Minimum 2 sloty PCI-Express generacji 2, w tym minimum jeden slot pełnej
Sloty rozszerzeń
długości I wysokości oraz minimum jeden slot x16.
Zainstalowane 4 x dysk 146 GB typu Hot Swap, Serial Attached SAS, 10 000
Dysk twardy
obr./min., możliwość rozbudowy do 8 dysków
Kontroler macierzowy SAS wyposażony w pamięć cache 256 MB, zapewniający
Kontroler
obsługę 8 napędów dyskowych SAS oraz obsługujący poziomy RAID 0/1/1+0/5
Karty sieciowe
2 porty Ethernet 10/100/1000 Mb/s z funkcją Wake-On-LAN, RJ45,
Karta graficzna
Zintegrowana karta graficzna minimum 32 MB pamięci
1 x szeregowy
Porty
4 x USB 2.0 (w tym jeden wewnętrzny).
VGA
Zasilacz
2 szt., typ Hot-plug,
Chłodzenie
Zestaw wentylatorów redundantnych
1x Kontroler SCSI 1-ch U320 PCI-E;
Kontroler 1-kanałowy; Co najmniej 1 konektor wewnętrzny i 1 zewnętrzny;
Kontroler pamięci
Interfejs Hosta PCI-E; Protokół SCSI – Ultra 320, Wide Ultra3 SCSI, Wide Ultra
masowej –
2SCSI, Ultra SCSI; Metoda przesyłu danych x4 PCI-E; Transfer SCSI 320MB/s;
dodatkowy
Zewnętrzne połączenie SCSI – jeden 68-Pin port VHDCI; Wewnętrzne połączenie
SCSI – jeden SCSI-3 (68-Pin) port; Kontroler musi być dedykowany do użycia z
napędem taśmowym opisanym w pkt 5
Napęd optyczny
DVD±RW
Serwer musi być wyposażony w kartę zdalnego zarządzania (konsoli)
pozwalającej na: włączenie, wyłączenie i restart serwera, podgląd logów
sprzętowych serwera i karty, przejęcie pełnej konsoli tekstowej serwera
Zarządzanie i
niezależnie od jego stanu (także podczas startu, restartu OS). Możliwość
obsługa
rozbudowy o funkcjonalność przejęcia zdalnej konsoli graficznej i podłączania
techniczna
wirtualnych napędów CD i FDD bez konieczności dokładania dodatkowych kart
sprzętowych w sloty PCI-X/PCI-Express. Rozwiązanie sprzętowe, niezależne od
systemów operacyjnych, zintegrowane z płytą główną lub jako karta
zainstalowana w gnieździe PCI.
Support
3-letnia gwarancja producenta w miejscu instalacji.
„Dostawa i wdrożenie systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów dla Urzędu Gminy w Starych Babicach”
Opracował Konrad Chojecki, www.klon.com.pl
31
SIWZ – Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia
2.
Lp.
1.
2.
3.
4.
5.
Skaner dokumentowy – 2 szt.
Nazwa komponentu
Wymagane parametry techniczne
Dwustronny A4 z automatycznym podajnikiem
Typ skanera
dokumentów, skanowanie monochromatyczne / odcienie
szarości / kolor
Automatyczny na co najmniej 50 kartek o gramaturze
Podajnik dokumentów
80g/m2 z regulowanymi prowadnicami
Gramatura papieru dla
41 – 209 g/m2
automatycznego podajnika
Obsługiwany format papieru dla
A8 do A4
automatycznego podajnika
Funkcja skanowania długich
Min. 304 cm
dokumentów
6.
Rozdzielczość optyczna
600 dpi
7.
Rozdzielczość skanowania
Od 50 do 600 dpi ze skokiem co 1 dpi, 1200dpi
8.
Tryb skanowania
8 bit w odcieniach szarości
24 bit w kolorze
9.
10.
11.
12.
13.
14.
Prędkość skanowania format
A4, 200dpi, tryb czarno-biały
Prędkość skanowania format
A4, 300dpi, tryb kolorowy
Źródło światła
Element światłoczuły
Interfejs
Obsługiwane systemy
15. Separacja wsadów
Skanowanie kart magnetycznych
16. zgodnych z ISO7810 do grubości
1,4mm
Rozpoznawanie
17.
podwójnych pobrań
18. Imprinter
Poprawianie jakości skanowanych
19.
dokumentów
Min. 40 kartek na minutę lub 80 obrazów na minutę
Min. 30 kartek na minutę lub 60 obrazów na minutę
Zimna lampa katodowa
CCD x 2
USB 2.0
Win 2000/XP/Vista (TWAIN, ISIS)
Za pomocą „patchcode” i „barcode” z tworzeniem
podfolderów
3 karty z podajnika ADF
Czujnik ultradźwiękowy oraz inteligentna funkcja
podwójnych pobrań
Opcja
Software Kofax VRS Pro
20. Dzienne obciążenie
Minimum 3500 stron
21. Skanowanie do formatów
TIFF, Multipage TIFF, PDF, PDF/A, JPEG, JPEG2000
24. Certyfikaty
Zgodność z normami technicznymi: znak CE i Energy
Star
„Dostawa i wdrożenie systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów dla Urzędu Gminy w Starych Babicach”
Opracował Konrad Chojecki, www.klon.com.pl
32
SIWZ – Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia
3.
Czytnik kodów kreskowych - 4 szt.
Źródło światła: dioda laserowa, długość fali 650 nm
Kształt promienia: 1 linia skanująca Zakres odczytu (DOF): do 43 cm
Prędkość odczytu: 100 skanów/sek.
Źródło zasilania: zasilanie z komputera lub z zasilacza
Sygnalizacja: dźwiękowa i optyczna Waga: do 150 g (bez przewodu)
Bezpieczny upadek: wielokrotne upadki z wys. 1, 5 m na beton
Temperatura pracy: od 0°C do 50°C
Dop. wilgotność otoczenia: 5%-95% bez kondensacji
Dostępne interfejsy: RS-232, emulacja klawiatury, IBM 468X/9X, USB, Synapsa, Undecoded
Wymagany kontrast kodu: min 20%
Odczytywane kody kreskowe: UPC/EAN, UPC/EAN with Supplementals, UCC/EAN 128, Code 39,
Code 39 Full ASCII, Code 39 TriOptic, Code 128, Code 128 Full ASCII, Codabar, Interleaved 2 of
5, Discrete 2 of 5, Code 93, MSI, Code 11, IATA, RSS variants, Cinese 2 of 5
4.
Drukarka kodów kreskowych - 2 szt.
Parametry minimalne:
Druk: termiczny / termo transferowy
Rozdzielczość: 8 pkt/mm (203 dpi)
Prędkość druku: 100 mm/s
Max. szerokość zadruku: 104 mm
Max. długość etykiet: 279 mm (559 mm z dodatkową pamięcią)
Min. śr. wewn. rolki z etykietami: 25 mm – 38 mm
Max. śr. zewn. rolki z etykietami: 127 mm
Temperatura pracy: 5˚C - 40˚C
Język programowania: EPL2
Pamięć: 256KB SRAM, 512KB Flash
Interfejs: USB, RS-232, Centronics (opt. Internal Ethernet)
Zasilacz: 230V 50Hz
Drukowane kody kreskowe: UCC/EAN, JAN, UPC, Code 39, Code 11, Code 93, Code 128, FIM
Postnet, PDF417, MaxCode, Code 49, Codabar, Interleaved 2 of 5, MSI/Plessey
Oprogramowanie: sterownik drukarki Windows,
Dostępne opcje: obcinak, zewnętrzny czujnik wysunięcia etykiet, adapter USB
5.
STREAMER szt. 1
Nazwa (parametr/wymaganie)
Streamer (napęd taśmowy)
Akcesoria
Minimalny wymagany
Technologia nagrywania LTO-3 Ultrium 920; pojemność pamięci
masowej 800GB z kompresją 2: 1; szybkość przesyłania danych
432GB/h przy kompresji 2: 1; wielkość bufora 64MB; interfejs hosta
Ultra320 LVD SCSI, obudowa zewnętrzna 5.25”
10x taśma do stremera wielokrotnego zapisu o pojemności 800GB
„Dostawa i wdrożenie systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów dla Urzędu Gminy w Starych Babicach”
Opracował Konrad Chojecki, www.klon.com.pl
33
SIWZ – Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia
6.
Macierz iSCSINazwa
(parametr/wymaganie)
Cechy urządzenia
System operacyjny
Procesor
Pamięć RAM
Ilość dysków
Sieć
Złącza dodatkowe
Obsługa trybów RAID
Funkcje RAID
Obudowa
Zasilanie
Protokoły sieciowe
Szyfrowanie wolumenów
Zarządzanie dyskami
Inne usługi
Kopie zapasowe
Powiadomienie awaryjne
Inne usługi
Wbudowany serwer WWW
Zarządzanie systemem
MACIERZ iSCSI szt. 1
Minimalny wymagany
Współpraca z Microsoft Active Directory w zakresie autoryzacji
dostępu; Szyfrowany dostęp SSL/YLS dla serwera FTP; Kontrola
dostępu na podstawie adresów IP (dozwolone / zabronione); Dostęp i
administracja poprzez HTTPS (SSL); Współpraca z zasilaczami
awaryjnymi UPS; Szyfrowanie całych wolumenów dyskowych kluczem
AES 256bit;
Embeded Linux;
Co najmniej Intel Atom 1.6Ghz (D510- dual core);
Nie mniej niż 2GB DDR;
8x HDD 1.5TB 7200rpm SATA2, 32MB cache; średnie opóźnienie
4.16ms; czas wyszukiwania przy odczycie losowym <8.5ms; czas
wyszukiwania przy zapisie losowym <10.0ms;
2x GbE;
4x USB, 1x RS232;
RAID 6; RAID 5+spare; RAID 5; RAID 1; RAID 0; JBOD; Single;
Rozbudowa i zmiana trybu RAID “on-line” bez restartu;
Rackmount 2U;
Zasilacz wbudowany redundantny 2x 300W;
CIFS / SMB; AFP; NFS; http; FTP; HTTPS; NTP’ SNMP; SSH;
AES 256 bitowe;
Skanowanie złych sektorów; SMART;
iSCSI target; Virtual Disk;
Kopia na nośnik zewnętrzny; szyfrowana replikacja;
e-mail; SMS; LED;
Kosz sieciowy; monitor zasobów on-line;
PHP; MySQL; SQLite; phpMyAdmin; Joomla;
Poprzez przeglądarkę internetową;
„Dostawa i wdrożenie systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów dla Urzędu Gminy w Starych Babicach”
Opracował Konrad Chojecki, www.klon.com.pl
34
SIWZ – Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia
[Nagłówek firmowy Wykonawcy]
OFERTA WYKONAWCY
Do
Gminy Stare Babice
ul. Rynek 32
05-082 Stare Babice
Odpowiadając na ogłoszenie o postępowaniu prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego na
zadanie „Dostawa i wdrożenie systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów dla Urzędu
Gminy w Starych Babicach” zgodnie z wymaganiami określonymi w SIWZ
1. Oferujemy wykonanie przedmiotu zamówienia opisanego w SIWZ za cenę:
C1 – cena ofertowa brutto za dostawę i wdrożenie systemu EOD, tj. oprogramowanie (licencje),
wdrożenie, szkolenia, instrukcje (opisy techniczne) i nośniki oraz sprzęt i opiekę autorska do
końca 2012 r.
brutto ……………………………………………. zł
słownie ………………………………………….. zł
C2 – cena ofertowa brutto rocznej opieki aktualizacyjnej (autorskiej) po zakończeniu opieki
autorskiej objętej umową wdrożeniową
brutto ……………………………………………. zł
słownie ………………………………………….. zł
2. Zobowiązujemy się:
 wykonać prace związane z realizacją zamówienia w terminie 45 dni kalendarzowych od daty
zawarcia umowy
 sprawować opiekę autorską do końca 2012 r.,
 sprawować opiekę aktualizacyjną (autorską) po zakończeniu opieki autorskiej objętą umową
wdrożeniową na warunkach niniejszej oferty.
3. Udzielamy 36 miesięcznej gwarancji dla dostarczonych systemów i wykonanego wdrożenia oraz
dostarczonego sprzętu.
4. Oświadczamy, że:
 sprzęt oferowany w niniejszym postępowaniu przetargowym będzie zakupiony przez
Wykonawcę w oficjalnym kanale sprzedaży producenta na obszarze RP, co oznacza, że
będzie sprzętem nowym, oryginalnym, posiadającym pakiet usług gwarancyjnych kierowanych
do użytkowników z obszaru RP.
 kwota oferty zawiera wszystkie koszty związane z wykonaniem zamówienia.
 zapoznaliśmy się ze Specyfikacją Istotnych Warunków Zamówienia i nie wnosimy do niej
żadnych zastrzeżeń, oraz że zdobyliśmy konieczne informacje do przygotowania oferty, a
oferowany przedmiot dostawy jest zgodny z przedmiotem zamówienia określonym w SIWZ,
 załączone do oferty dokumenty opisują stan prawny i faktyczny, aktualny na dzień otwarcia
ofert (odpowiedzialność karna na podstawie art. 233 kk),
 akceptujemy przedstawiony w materiałach przetargowych wzór umowy.
5. Oświadczamy, że uważamy się za związanych niniejszą ofertą na czas wskazany w SIWZ, tj. 30
dni od dnia otwarcia ofert. Pozostanie ona dla nas wiążąca i może być przyjęta w każdej chwili
przed tą datą.
„Dostawa i wdrożenie systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów dla Urzędu Gminy w Starych Babicach”
Opracował Konrad Chojecki, www.klon.com.pl
35
SIWZ – Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia
6. Następujące roboty zamierzamy zlecić podwykonawcom:1
1) ......................................................................................................................................................
2) ...................................................................................................................................................
3) ......................................................................................................................................................
7. Wadium o wartości ……………………………………..… zł wnieśliśmy w dniu................. w formie
………….....................................................................................................................................
8. W przypadku wystąpienia okoliczności, o których mowa w art. 46 ust. 4 a oraz art. 46 ust. 5
ustawy Prawo zamówień publicznych nie będziemy zgłaszać roszczeń do wniesionego wadium.
9. Jeżeli ta oferta zostanie wybrana, jako najkorzystniejsza zobowiązujemy się, przed podpisaniem
umowy, do wniesienia Zabezpieczenia Należytego Wykonania Umowy w wysokości 10 % od ceny
brutto podanej w punkcie 1.
10. W przypadku udzielenia nam zamówienia zobowiązujemy się do zawarcia umowy wg
załączonego wzoru w miejscu i terminie wskazanym przez Zamawiającego.
………………………………
/miejscowość i data/
1
…….……………………………………………
/pieczęć i podpis osoby uprawnionej/
Jeżeli roboty nie będą zlecane podwykonawcom należy wpisać „nie dotyczy”
„Dostawa i wdrożenie systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów dla Urzędu Gminy w Starych Babicach”
Opracował Konrad Chojecki, www.klon.com.pl
36
SIWZ – Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia
Załącznik Nr 1 do Oferty – oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu i nie
podleganiu wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 p.z.p.
OŚWIADCZENIE
O SPEŁNIENIU WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU
dotyczy zadania: „Dostawa i wdrożenie systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów dla
Urzędu Gminy w Starych Babicach”
ZAMAWIAJĄCY:
Gmina Stare Babice
ul. Rynek 32
05-082 Stare Babice
WYKONAWCA:
…………………………………………………………………………………………………………………..
/nazwa i adres Wykonawcy/
OŚWIADCZAM(Y), ŻE:
Stosownie do treści art. 44 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. prawo zamówień publicznych (tekst
jednolity Dz. U. z 2010 Nr 113, poz. 759 z późn. zm.)
1. Spełniamy warunki udziału w niniejszym postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego
określone w SIWZ,
2. Nie podlegamy wykluczeniu z postępowania o udzielenie niniejszego zamówienia na podstawie
przesłanek zawartych w art. 24 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień
publicznych (tj. Dz. U. z 2010 Nr 113, poz. 759 z późń. zm.).
……………………………………………
/miejscowość i data/
………………………………………………………………
/pieczęć i podpis osoby uprawnionej/
„Dostawa i wdrożenie systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów dla Urzędu Gminy w Starych Babicach”
Opracował Konrad Chojecki, www.klon.com.pl
37
SIWZ – Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia
Załącznik Nr 2 do Oferty – oświadczenie o posiadanych funkcjonalnościach systemu elektronicznego
obiegu dokumentów
OŚWIADCZENIE
O POSIADANYCH FUNKCJONALNOŚCIACH SYSTEMU
ELEKTRONICZNEGO OBIEGU DOKUMENTÓW
dotyczy zadania: „Dostawa i wdrożenie systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów dla
Urzędu Gminy w Starych Babicach”
ZAMAWIAJĄCY:
Gmina Stare Babice
ul. Rynek 32
05-082 Stare Babice
WYKONAWCA:
…………………………………………………………………………………………………………………..
/nazwa i adres Wykonawcy/
Niniejszym oświadczamy, że oferowany System Elektronicznego Obiegu Dokumentów zawiera
wszystkie wymagane przez Zamawiającego elementy opisane w Specyfikacji Istotnych Warunków
Zamówienia.
W celu udokumentowania posiadanych funkcjonalności przedstawiam wraz z oświadczeniem:
□ zrzuty ekranu
□ Płytę LiveCD (lub inną równoważną próbkę) zawierająca system w wersji próbnej wraz z
dokumentacja o której mowa w SIWZ pkt E.1
(proszę zaznaczyć odpowiednią pozycję)
……………………………………………
/miejscowość i data/
………………………………………………………………
/pieczęć i podpis osoby uprawnionej/
„Dostawa i wdrożenie systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów dla Urzędu Gminy w Starych Babicach”
Opracował Konrad Chojecki, www.klon.com.pl
38
SIWZ – Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia
Opis
Spełnia
[T/N]
1. Wymagania ogólne
1.1. Wymagania prawne
Rozwiązania wchodzące w skład Systemu są zgodne z aktami prawnymi regulującymi pracę
urzędów oraz realizacji e-usług. System jest zgodny w szczególności z następującymi
przepisami:
1. Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji
kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. 1999 nr 112, poz. 1319
z późn. zm.).
2. Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. 1960 r.
Nr 30 poz. 168 z późn. zm.).
3. Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 27 listopada 2006 r. w
sprawie sporządzania i doręczania pism w formie dokumentów elektronicznych (Dz. U. 2006
r. Nr 227 poz. 1664).
4. Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach
(Dz. U. 1983 r. Nr 38 poz. 173 z późn. zm.).
5. Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z
dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania
materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. 2002 r. Nr 167 poz. 1375).
6. Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r.
w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych (Dz. U. 2006 r. Nr
206 poz. 1517).
7. Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r.
w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi (Dz. U.
2006 r. Nr 206 poz. 1518).
8. Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r. w
sprawie wymagań technicznych formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na
których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych (Dz. U.
2006 r. Nr 206 poz. 1519).
9. Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. 1997 r. Nr 133 poz.
883).
10. Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 3 czerwca 1998 w
sprawie określenia podstawowych warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny
odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych
osobowych (Dz. U. 1998 r. Nr 80 poz. 521).
11. Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 1 października 2001 r.
zmieniające rozporządzenie w sprawie określenia podstawowych warunków technicznych i
organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do
przetwarzania danych osobowych (Dz. U. 2001 r. Nr 121 poz. 1306).
12. Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w
sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i
organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do
przetwarzania danych osobowych (Dz. U. 2004 r. Nr 100 poz. 1024).
13. Ustawa z dnia 22 stycznia 1999 o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. 1999 r. Nr 11 poz.
95).
14. Ustawa z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. 2001 r. Nr 112
poz. 1198).
15. Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 18 stycznia 2007 r. w
sprawie Biuletynu Informacji Publicznej (Dz. U. 2007 r. Nr 10 poz. 68).
16. Ustawa z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. 2001 r. Nr 130 poz.
1450).
„Dostawa i wdrożenie systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów dla Urzędu Gminy w Starych Babicach”
Opracował Konrad Chojecki, www.klon.com.pl
39
SIWZ – Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia
Opis
Spełnia
[T/N]
17. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 7 sierpnia 2002 r. w sprawie określenia warunków
technicznych i organizacyjnych dla kwalifikowanych podmiotów świadczących usługi
certyfikacyjne, polityk certyfikacji dla kwalifikowanych certyfikatów wydawanych przez te
podmioty oraz warunków technicznych dla bezpiecznych uradzeń służących do składania i
weryfikacji podpisu elektronicznego (Dz. U. 2002 r. Nr 128 poz. 1094).
18. Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 24 lipca 2007 r. w
sprawie warunków udostępniania formularzy i wzorów dokumentów w postaci elektronicznej
(Dz. U. 2007 r. Nr 151 poz. 1078).
19. Ustawa z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. 2002 r.
Nr 144 poz. 1204).
20. Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji podmiotów realizujących zadania publiczne
(Dz. U. 2005 r. Nr 64 poz. 565).
21. Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków
organizacyjno-technicznych
doręczania
dokumentów
elektronicznych
podmiotom
publicznym (Dz. U. 2005 r. Nr 200 poz. 1651).
22. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 27 września 2005 r. w sprawie sposobu, zakresu i
trybu udostępniania danych zgromadzonych w rejestrze publicznym (Dz. U. 2005 r. Nr 205
poz. 1692).
23. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 11 października 2005 r. w sprawie minimalnych
wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz. U. 2005 r. Nr 212 poz. 1766).
24. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 11 października 2005 r. w sprawie minimalnych
wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w formie elektronicznej
(Dz. U. 2005 r. Nr 214 poz. 1781).
25. Rozporządzenie Ministra Nauki i Informatyzacji z dnia 19 października 2005 r. w sprawie
testów akceptacyjnych oraz badania oprogramowania interfejsowego i weryfikacji tego
badania (Dz. U. 2005 r. Nr 217 poz. 1836).
26. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 28 marca 2007 r. w sprawie Planu Informatyzacji
Państwa na lata 2007-2010 (Dz. U. 2007 r. Nr 61 poz. 415).
27. Ustawa z dnia 5 lipca 2002 r. o ochronie niektórych usług świadczonych drogą elektroniczną
opartych lub polegających na dostępie warunkowym (Dz. U. 2002 r. Nr 126 poz. 1068 z
późn. zm.).
1.2. Wymagania bezpieczeństwa systemu
1. Tworzenie kopii zapasowych (backup). Oferowane rozwiązanie musi umożliwiać, tworzenie
kopii zapasowych (backup) danych na urządzenia archiwizujące typu streamer.
Zaoferowane rozwiązanie musi być zdolne do tworzenia kopii zapasowych (backupu)
danych dokonywanych nie rzadziej niż raz w tygodniu. Procedura tworzenia kopii
zapasowych musi być zgodna z Instrukcją kancelaryjną.
2. Zabezpieczenia komunikacji. Poszczególne komponenty Systemu muszą komunikować się
ze sobą oraz z systemami zewnętrznymi w sposób zapewniający poufność danych.
Dopuszcza się, jako rozwiązanie wykorzystanie protokołu SSL lub połączenia VPN.
3. Ochrona przed złośliwym kodem. System ma zapobiegać możliwości wprowadzenia i
uruchomienia złośliwego kodu do aplikacji działających SOD.
4. Ochrona przed nieuprawnionym dostępem. Uwierzytelnianie użytkowników w ramach
aplikacji będzie odbywać się za pomocą loginu i hasła lub karty procesorowej (dla niektórych
użytkowników, według konfiguracji Systemu dokonanej przez administratora).
5. System powinien posiadać mechanizm bezpieczeństwa polegający na automatycznym
generowaniu sum kontrolnych plików, które jednoznacznie identyfikują zapisany w systemie
plik (np. załącznik), potwierdzając w ten sposób jego wiarygodność.
6. System powinien zapewniać porównywanie sum kontrolnych plików z zapamiętanym
wzorcem i informować w trakcie przeglądania dokumentów o zaistniałych zmianach /
„Dostawa i wdrożenie systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów dla Urzędu Gminy w Starych Babicach”
Opracował Konrad Chojecki, www.klon.com.pl
40
SIWZ – Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia
naruszeniach integralności plików. Porównywanie sum kontrolnych z wzorcem musi się
odbywać w sposób automatyczny.
Opis
Spełnia
[T/N]
1.3. Wymagania wydajnościowe
1. Odpowiednia wydajność oznacza, że system zapewnia odpowiednio szybką reakcję na
działania użytkowników – średni czas odświeżania/odbudowy ekranu po czynności
wykonanej przez użytkownika nie może być dłuższy niż 2 sek. Warunek ten nie dotyczy
funkcji, które są związane z wykonywaniem globalnych operacji na bazie danych takich, jak
np. sporządzanie raportów i jednocześnie nie są wykonywane w trakcie codziennej,
rutynowej pracy z systemem.
2. System Obiegu Dokumentów
2.1. Architektura systemu, wykorzystywane technologie
1. System zbudowany jest w architekturze trójwarstwowej, złożonej z:
a)programu klienckiego (kod generowany dla przeglądarki internetowej),
b)serwera aplikacji (kod zarządzający aplikacją, wykonujący funkcje z zakresu logiki
biznesowej, pośredniczący między żądaniami programu klienckiego a funkcjami
udostępnianymi przez motor bazy danych),
c) motoru bazy danych, zarządzającego SQL-ową bazą danych.
2. System umożliwia pracę na minimum jednej bazie komercyjnej oraz jednej bazie typu Open
Source
3. Zastosowany motor bazy danych umożliwia, a warstwa aplikacyjna systemu wykorzystuje:
a)podzapytania (ang. subqueries),
b)kontrolę spójności referencyjnej danych (ang. referential integrality),
c) wbudowane języki proceduralne (ang. stored procedural languages),
d)rozbudowane indeksy,
e)klucze obce,
f) sekwencje,
g)kursory,
h)widoki,
i) definiowane typy.
4. System występuje w wersjach pozwalających na uruchomienie warstwy serwera aplikacji i
bazodanowej w środowiskach systemowych bazujących na technologii Microsoft Windows
2000 i wyższych oraz w środowiskach opartych na systemie Linux. Uruchomione w różnych
środowiskach systemowych wersje systemu wzajemnie współpracują (otwartość
systemowa).
5. System jest systemem w pełni transakcyjnym.
6. System w warstwie klienckiej musi poprawnie działać w różnych środowiskach (Windows,
Linux) z przeglądarkami WWW Microsoft Internet Explorer od wersji 7 oraz Firefox od wersji
3.0, z obsługą Wirtualnej Maszyny Javy (przez obie przeglądarki).
7. System poza obsługą mechanizmów współpracy z edytorami OpenOffice i Microsoft Word
nie wymaga instalacji dodatkowych komponentów typu plug-in przez użytkowników
(urzędników, administratorów, klientów urzędu). System realizuje wszystkie czynności przez
przeglądarkę internetową z obsługą wirtualnej maszyny Java.
8. Do realizacji wybranych funkcji administracyjnych (archiwizacja bazy danych, aktualizacja
oprogramowania) dopuszcza się pracę na konsoli administracyjnej serwera. Dla
komponentów oprogramowania systemowego i narzędziowego, dla których wymagane jest
operowanie na konsoli administracyjnej serwera wymagane jest, aby wszystkie te czynności
można było realizować wykorzystując interfejs tekstowy za pośrednictwem protokołu SSH
lub równoważnego.
9. Udostępniany przez przeglądarkę internetową interface użytkowników aplikacji wykorzystuje
takie kontrolki jak: menu, listy pozycji, drzewo, menu kontekstowe, przyciski. Ponadto, w
„Dostawa i wdrożenie systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów dla Urzędu Gminy w Starych Babicach”
Opracował Konrad Chojecki, www.klon.com.pl
41
SIWZ – Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia
celu usprawnienia i przyspieszenia działań, opisany interface wykorzystuje technologię
AJAX.
Opis
Spełnia
[T/N]
10. Dostarczone oprogramowanie musi posiadać polskojęzyczny interfejs użytkownika oraz
obsługę polskich liter i sortowania wg polskiego alfabetu. Dotyczy to całego obszaru
systemu.
11. Dopuszczalne formaty przetwarzanych plików nie mogą być ograniczone przez technologię
Systemu.
12. System jest skalowalny, przy czym skalowanie systemu może odbywać się przez:
a) dołączenie dodatkowych stanowisk – zwiększanie liczby użytkowników,
b) rozbudowę warstwy aplikacyjnej (zwiększenie zasobów komputerów obsługujących
warstwę poprzez rozbudowę pamięci, zwiększenie liczby procesorów oraz zwiększanie
liczby maszyn),
c) rozbudowę warstwy bazodanowej (zwiększenie zasobów komputerów obsługujących
warstwę poprzez rozbudowę pamięci, zwiększenie liczby procesorów, zwiększenie
pojemności pamięci masowych).
13. Wszystkie dostarczane komponenty oprogramowania w ramach SOD muszą tworzyć
jednolity system informatyczny, w szczególności poprzez:
a) wykorzystanie wspólnej platformy systemowej serwerów aplikacji i baz danych,
b) wykorzystanie jednej wspólnej bazy danych (struktura tabel musi być jedna, wspólna dla
wszystkich komponentów), w szczególności wszystkie dane muszą być zapisywane i
odczytywane z jednej bazy danych,
c) wykorzystanie wspólnego interfejsu użytkowników, każdego typu (szeregowych i
administratorów),
d) wykorzystanie wspólnych kartotek wspomagających przez poszczególne komponenty
(kartoteka interesantów urzędu, struktura organizacyjna urzędu, rejestry urzędowe),
e) wykorzystanie wspólnego i spójnego systemu uprawnień,
f) jedno miejsce logowania się do poszczególnych komponentów systemu.
14. System umożliwia rozpraszanie repozytorium dokumentów w ramach jednego systemu
obiegu dokumentów na wiele komputerów rozmieszczonych w różnych lokalizacjach
geograficznych (np. budynki urzędu).
15. System wykorzystuje standard XML do wymiany danych i opisu ścieżek procedowania
sprawy.
16. System nie jest uzależniony od wyboru pakietów biurowych wykorzystywanych w tworzeniu i
aktualizacji dokumentów pracowników urzędu (np. edytorów tekstów, arkuszy kalkulacyjnych
itp.).
17. System pozwala na jednoczesny dostęp do danych wielu użytkownikom oraz zapewnia
ochronę tych danych przed utratą spójności lub zniszczeniem.
18. Dla zapewnienia wysokiego poziomu bezpieczeństwa wszystkie dokumenty tworzone, i/lub
przetwarzane w systemie muszą być przechowywane w bazie odrębnej w stosunku do bazy
przechowującej rdzenne dane systemu. System musi umożliwiać skonfigurowanie kilku
serwerów przechowujących repozytorium plików.
19. Wszystkie funkcje systemu muszą być zintegrowane w jeden spójny systemem i dostępne
dla użytkowników oraz administratorów poprzez graficzną przeglądarkę internetową.
Dopuszcza się odstępstwo od tej zasady, jedynie w stosunku do obsługi skanera i fax-u, ale
do ich obsługi system może tylko i wyłącznie wykorzystywać aplety Java, pobierane z
serwera i uruchamiane w oknie przeglądarki w technologii trójwarstwowej. Niedopuszczalne
jest instalowanie dodatkowego oprogramowania po stronie klienta.
20. System cechuje niezależność działania od poszczególnych komponentów repozytorium tj. w
przypadku awarii komputerów bądź łączy zachowuje zdolność działania za wyjątkiem
dostępu do dokumentów zlokalizowanych w repozytorium, które uległo awarii. Po usunięciu
awarii system jest zdolny do automatycznego usunięcia ewentualnie zaistniałych
niespójności danych.
„Dostawa i wdrożenie systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów dla Urzędu Gminy w Starych Babicach”
Opracował Konrad Chojecki, www.klon.com.pl
42
SIWZ – Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia
Opis
Spełnia
[T/N]
Zrzut
ekranu
2.2. Minimalne wymagania funkcjonalne
1. System umożliwia przyjmowanie korespondencji przychodzącej złożonej pocztą
elektroniczną (SMTP) na adres e-mail urzędu bądź komórki organizacyjnej,
poprzez formularze elektroniczne z wykorzystaniem nośników cyfrowych:
dyskietki 3½”, płyt CD i DVD oraz pamięci Flash ROM z łączem USB v. 1.1 i v.2.0
2. System umożliwia rejestrację papierowej korespondencji przychodzącej wraz z
załącznikami i skanowanie jej do postaci elektronicznej.
3. Moduł do skanowania dokumentów musi umożliwiać minimum:
a) obracanie obrazu,
b) dowolne sortowanie dokumentów,
c) usuwanie stron,
d) dodawanie nowego skanu dokumentu pomiędzy istniejące skany,
e) skanowanie konfigurowalne z apletu czarno-białe lub w kolorze,
f) dodanie paska narzędzi (usuwanie, sortowanie, obracanie, konwertowanie
kolorów) do okna z listą zeskanowanych dokumentów,
g) dodanie sortowania ręcznego dokumentów (za pomocą metody przeciągnij i
upuść),
h) sortowanie automatyczne - rosnąco i malejąco,
i) obracanie skanów w lewo, w prawo i o 180 stopni,
j) redukcja kolorów do odcieni szarości i czarno-białego,
k) możliwość dołączania plików (z dysku) do listy wcześniej utworzonych
dokumentów.
4. System umożliwia zapisanie fizycznej lokalizacji załącznika papierowego
(dokumentacji, wniosku, sprawy) i śledzenie jego obiegu niezależnie do obiegu
dokumentów zeskanowanych lub elektronicznych
5. System umożliwia podpisanie dokumentów podpisem elektronicznym i
weryfikacje podpisu elektronicznego w oparciu o mechanizm zapisujący w
systemie wynik weryfikacji
6. System umożliwia przetwarzanie spraw oraz korespondencji zgodnie z
Instrukcjami Kancelaryjnymi.
7. System generuje raporty i statystyki dotyczące i pozwalające na monitorowanie
przepływu pracy.
8. System umożliwia przypisywanie sprawom, pismom oraz dokumentom słów
kluczowych i atrybutów oraz szybkie przeszukiwanie repozytorium według słów
kluczowych
9. System umożliwia łączenie pism lub dokumentów ze sprawami poprzez
tworzenie powiązań. System umożliwia administratorowi tworzenie własnej listy
powiązań (relacji).
10. System umożliwia oznaczanie kodem kreskowym dokumentu papierowego
(nadruk lub naklejka), ewidencjonowanie w systemie przydzielonego pismu kodu
kreskowego oraz identyfikowanie w systemie (danych ewidencyjnych) dokumentu
przy użyciu czytnika kodów kreskowych.
11. System umożliwia cofnięcie dokumentu do ponownej dekretacji – także w
przypadku dekretacji wielostopniowych.
12. System umożliwia pozostawienie pisma bez rozpatrzenia.
13. System umożliwia skopiowanie pisma z zachowaniem pierwotnej numeracji i
rozdysponowanie kopii (egzemplarzy) pisma na wiele stanowisk (w tym
przypadku numeracja wszystkich kopii i dokumentów do nich utworzonych musi
być jednolita). Powstałe kopie (egzemplarze) muszą być oddzielnymi obiektami
„Dostawa i wdrożenie systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów dla Urzędu Gminy w Starych Babicach”
Opracował Konrad Chojecki, www.klon.com.pl
43
SIWZ – Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia
systemu – operacje oraz zdarzenia związane z działaniami użytkowników w
odniesieniu do kopiowanego pisma są realizowane oddzielnie i niezależnie w
stosunku do każdej kopii (egzemplarza).
Opis
Spełnia
[T/N]
Zrzut
ekranu
14. System umożliwia sporządzenie listy spraw posiadających określone procedury
postępowania (workflow) i grupowanie ich w listy rozwijane przypisane
merytorycznie do wydziałów lub referatów. W przypadku spraw nieustalonych
(ad-hoc) system winien grupować sprawy w jednej liście rozwijanej.
15. System winien umożliwiać wstępną rejestrację pism, blokując numer w książce
podawczej urzędu oraz umożliwiać późniejsze ich uzupełnienie w trakcie pełnej
rejestracji pisma. Wstępna rejestracja pisma winna odnotowywać minimum
datę wpływu i ilość załączników oraz generować potwierdzenie złożenia
dokumentów w kancelarii urzędu. Dokumenty takie winny być opatrywane
etykietami ewidencyjnymi z numerem.
16. System umożliwia wprowadzanie korespondencji: przychodzącej, wewnętrznej
i wychodzącej oraz nadawanie korespondencji i sprawom automatycznych
statusów odpowiednich do stopnia realizacji, (co najmniej: przyjęcie sprawy na
kancelarię, przekazanie do dekretacji, przekazanie sprawy do rozpatrzenia w
wydziale lub im równoważne).
17. W stosunku do korespondencji wychodzącej (pism wychodzących), system
automatyzuje jej obsługę, poprzez prowadzenie pocztowej książki nadawczej w
formie rejestru. Ponadto system umożliwia drukowanie kopert, pocztowych
potwierdzeń odbioru i naklejek adresowych.
18. System umożliwia określenie rodzaju korespondencji za pomocą pola
słownikowego.
19. System musi posiadać następujące wbudowane ewidencje z zawartymi
mechanizmami słownikowymi:
 komórek organizacyjnych urzędu (sama struktura organizacyjna urzędu ma być
oparta o model drzewa i zawierać podstawowe dane na temat komórek
pracowników z podziałem na pracowników urzędu: imię, nazwisko, opis
stanowiska pracy, opis miejsca pracy, telefony kontaktowe itp);
 pracowników Urzędu - (struktura organizacyjna Urzędu oparta o model drzewa,
zawierająca podstawowe dane na temat komórek z podziałem na pracowników
Urzędu (login, imię, nazwisko, opis stanowiska pracy, opis miejsca pracy,
telefony kontaktowe, adresy e-mail),
 kontrahentów urzędu z podziałem, co najmniej na osoby fizyczne i prawne
obejmujące następujące dane: imię, nazwisko, nr PESEL, nr NIP, nr REGON,
adresy (siedziba i adres do korespondencji), nr telefonu, adres poczty e-mail.
 miejscowości (słownik miejscowości zgodny z TERYT),
 ulice (słownik ulic miejscowości zgodny z TERYT)
20. W Systemie ma być zawarte automatyczne tworzenie dziennika korespondencji
przychodzącej i wychodzącej, wraz z tworzeniem pocztowej książki nadawczej.
Generowana pocztowa książka nadawcza musi być zgodna ze wzorem
wskazanym przez Zamawiającego;
„Dostawa i wdrożenie systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów dla Urzędu Gminy w Starych Babicach”
Opracował Konrad Chojecki, www.klon.com.pl
44
SIWZ – Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia
21. Metryczka korespondencji przychodzącej w Systemie musi posiadać minimum
takie pola jak:
 rodzaj dokumentu (przychodzący, wychodzący, wewnętrzny);
 klasyfikację dokumentu (dodatkowe określenie dokumentu powiązane z jego
rodzajem np. skarga, wniosek, faktura, odpowiedź itp.), możliwość zmiany
przez użytkowników załatwiających sprawę;
 datę wpływu (podpowiadana przez system, z możliwością jej modyfikacji dla
uprawnionych użytkowników);
 nadawcę / odbiorcę;
 krótki opis korespondencji, streszczenie pisma;
 nr zawarty na piśmie (znak pisma, nr faktury itp.);
 datę na piśmie;
 opis załączników pozostających w formie papierowej.
22. System umożliwia rozszerzenie o inne atrybuty metryczki korespondencji
przychodzącej w Systemie z wykorzystaniem elementów, o których mowa w
punkcie 2.2.19.
23. System umożliwia definiowania metryki dla dowolnych dokumentów
przychodzących (np. wniosków) oraz dla dowolnych dokumentów
wychodzących, (np. decyzje, postanowienia, zaświadczenia, korespondencja).
24. System umożliwia definiowanie i prowadzenie, co najmniej 5000 rejestrów
urzędowych
(wydziałowych,
urzędowych,
innych),
wprowadzanie
korespondencji, spraw oraz dokumentów (dowolne pliki elektroniczne) do
zdefiniowanych wcześniej rejestrów. Istnieje możliwość wydrukowania raportów
i zestawień ze zdefiniowanych rejestrów.
25. System na bieżąco generuje spisy spraw i udostępnia je pracownikom zgodnie
z Instrukcją Kancelaryjną.
26. System obsługuje podteczki oraz uwzględnia je w spisach spraw, tj. generuje
oddzielne spisy dla podteczek.
27. System umożliwia generowanie sygnatury sprawy zgodnie z Instrukcjami
Kancelaryjnymi właściwymi dla jednostek samorządu terytorialnego.
28. System gromadzi całość dokumentacji składającej się na daną sprawę w
postaci teczek (folderów) spraw. Teczka sprawy pozwala gromadzić, co
najmniej następujące typy obiektów: załączniki w postaci plików lub referencji
do plików, referencje do innych spraw, notatki. Dopuszczalna liczba obiektów w
teczce każdego typu jest nie mniejsza niż 500.
29. System umożliwia obsługę przepływu pracy (workflow), czyli automatyczne
przemieszczanie sprawy pomiędzy użytkownikami systemu (pracownikami
urzędu) w ustalonej dla danej kategorii spraw kolejności (zgodnie ze
zdefiniowaną uprzednio ścieżką procedowanych sprawy).
30. System umożliwia procedowanie sprawy trybem „ad hoc” tj. poprzez
definiowanie na bieżąco kolejnego stanowiska zajmującego się sprawą, bez
konieczności wykorzystywania uprzednio zdefiniowanej ścieżki procedowania
sprawy. System umożliwia zaniechanie procedowania sprawy zgodnie ze
ścieżką i kontynuowanie jej trybem „ad hoc”.
31. System posiada modeler ścieżek procedowania spraw. Modeler ten umożliwia
definiowanie nowych oraz edytowanie istniejących ścieżek procedowania
sprawy. System musi mieć możliwość prezentowania ścieżki procedowania
spraw w formie grafu, gdzie węzły grafu muszą reprezentować wykonywane
czynności a strzałki proces przekazywania sprawy pomiędzy stanowiskami
realizującymi poszczególne czynności.
„Dostawa i wdrożenie systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów dla Urzędu Gminy w Starych Babicach”
Opracował Konrad Chojecki, www.klon.com.pl
45
SIWZ – Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia
32. System umożliwia wprowadzanie zmian kadrowych, urlopów i zastępstw bez
konieczności modyfikacji ścieżek procedowania oraz w przypadkach braku
pracownika na danym stanowisku (np. z powodu urlopu) przekazywanie
sprawy na inne stanowisko bądź automatycznie, bądź zgłaszając kierownikowi
odpowiedniego szczebla konieczność jej „ręcznego” przypisania.
33. System ma możliwość bieżącego monitorowania o czasie pozostałym do
terminowego zakończenia przez użytkownika sprawy z przypisaną ścieżką
procedowania. System posiada mechanizm informowania użytkownika o
zaległościach ze wskazaniem ilości dni zaległych oraz informuje o zbliżających
się sprawach które ulegną przeterminowaniu.
34. System umożliwia kierowanie sprawy do osoby z wykorzystaniem kryterium
najmniejszego obciążenia stanowiska (najmniejsza liczba procedowanych
przez niego w danym momencie spraw) w danej grupie stanowisk (komórce
organizacyjnej).
35. System umożliwia pełnotekstowe wyszukiwanie dokumentów elektronicznych w
repozytorium dokumentowym co najmniej dla następujących formatów: txt, .pdf,
.doc, .rtf, .xls, .ppt, .odt, .sxw.
36. System zapewnia wersjonowanie dokumentów, tj. zachowywanie kolejnych
wersji
plików
dołączanych
do
dokumentów.
Umożliwia
także
ewidencjonowanie, przeglądanie oraz przywracanie starszych wersji plików.
Ponadto system musi rejestrować historię wszystkich zmian wprowadzonych
do metryki dokumentu.
37. System posiada gotowe raporty informujące o historii każdej sprawy: wykaz
wszystkich urzędników pracujących nad daną sprawą, wraz z załączonymi
przez nich dokumentami oraz wykonanymi czynnościami a także czasem
przetwarzania przez nich sprawy na węźle. System ma możliwość
sporządzania – za dany okres, dla danego pracownika, grup pracowników,
kategorii sprawy – zestawień: liczby załatwionych spraw, ilości przetworzonej
korespondencji.
38. System musi udostępniać graficzną wizualizację historii realizacji sprawy.
Wizualizacja graficzna przyjmie formę grafu i będzie wskazywać węzeł, w
którym sprawa aktualnie się znajduje. Ponadto na grafie muszą być wyraźnie i
oddzielnie zaznaczone węzły już przebyte oraz kierunki i węzły jeszcze na, do
których sprawa może trafić.
39. System posiada wewnętrzny edytor tekstowy niezależny od pakietów
biurowych umożliwiający tworzenie notatek z wykorzystaniem wyłącznie
przeglądarki internetowej bez konieczności załączania dokumentów
tworzonych w zewnętrznych aplikacjach. Edytor treści posiada narzędzie
pozwalające na sprawdzenie poprawności pisowni polskiej.
40. System umożliwia każdemu użytkownikowi samodzielne zdefiniowanie
własnego słownika dekretacji i komentarzy. Użytkownik będzie mógł
wykorzystać zdefiniowane wartości z tego słownika do opatrywania
dokumentów i spraw komentarzami oraz dekretacjami kierowanymi do osób, na
którą następuje dekretacja.
41. System umożliwia prowadzenie ewidencji wzorów dokumentów. Ewidencja
musi uwzględniać podział zgodny ze struktura urzędu umożliwiając
zapisywanie różnych dokumentów w różnych wydziałach. Wzory dokumentów
definiowane są, co najmniej w następujących formatach: RTF, OpenOffice,
DOC, txt, xml. System winien posiadać wbudowany edytor WYSIWYG
umożliwiający definiowanie i zapisywanie wzorów dokumentów w oparciu o
język HTML.
42. Poszczególne wersje wzorów muszą być przechowywane w bazie wraz z datą
„Dostawa i wdrożenie systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów dla Urzędu Gminy w Starych Babicach”
Opracował Konrad Chojecki, www.klon.com.pl
46
SIWZ – Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia
ich obowiązywania/wersją.
„Dostawa i wdrożenie systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów dla Urzędu Gminy w Starych Babicach”
Opracował Konrad Chojecki, www.klon.com.pl
47
SIWZ – Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia
43. System umożliwia prowadzenie kalendarza wyposażonego w terminarz
współpracujący z obsługą spraw oraz notatnika przez poszczególnych
użytkowników systemu.
44. System umożliwia edycję zawartości kalendarza i notatnika innych urzędników
oraz ich grup przez osoby uprawnione.
45. System ma możliwość bieżącego monitorowania i informowania użytkownika o
zbliżających się terminach w kalendarzu użytkownika.
46. System udostępnia użytkownikom urzędu jedną wspólną książkę teleadresową.
47. System w stosunku do zarchiwizowanych spraw umożliwia zautomatyzowany
eksport załączonych plików na zewnętrzne nośniki w formie tzw. paczki
archiwalnej.
48. System wspomaga pracę Archiwum Zakładowego zgodnie z Rozporządzeniem
MSWIA w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami
elektronicznymi (Dz. U. z 2006, Nr 206, poz. 1518), a w szczególności
powinien umożliwiać:
 archiwizowanie spraw (przekazywanie do archiwum zakładowego)
 generowanie potwierdzeń przekazania akt do archiwum zakładowego – spisy
zdawczo odbiorcze,
 potwierdzanie przejęcia akt do archiwum zakładowego,
 generowanie spisów dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do
zbrakowania,
 brakowanie dokumentów ewidencjonowanych,
 tworzenie „paczki archiwalnej” dla dokumentacji archiwalnej.
Czynności związane z obsługą archiwum powinny pozwalać na pełne
udokumentowanie przeprowadzonych czynności. Wszelkie generowane spisy
dokumentów oraz zawartość paczki archiwalnej powinny być zgodne z
obowiązującym formatem wymiany danych udostępnionym przez Naczelną
Dyrekcję Archiwów Państwowych.
49. System
współpracuje
z
oprogramowaniem
umożliwiającym
kompresję/dekompresję plików (załączników) z wykorzystaniem programów
archiwizujących: ZIP, RAR, TAR, GZIP lub innych popularnych programów
archiwizujących.
50. Automatyczne podpowiadanie odbiorcy (wnioskodawca, strony) korespondencji
na podstawie wbudowanej w system ewidencji interesantów
51. Mechanizm informowania o wymaganych dokumentach (załącznikach) do
związanych z wszczynanym typem sprawy.
52. Możliwość zaznaczenia oraz mechanizm podpowiadania preferowanego przez
interesanta sposobu komunikacji z Urzędem.
53. Możliwość wszczynania spraw „z Urzędu”, np. wprowadzania dokumentów i
zakładania spraw, bez konieczności zarejestrowania dokumentu udziału
54. Szybkie wyszukiwanie informacji przy wykorzystywaniu wielu kryteriów
(wyszukiwanie po numerach PESEL, NIP, REGON, nazwisku, nazwie, adresie
itp.
55. System umożliwia wyszukiwanie dokumentów i spraw za pomocą wielu
kryteriów z możliwością ich łączenia w celu dokładniejszego wyszukiwania.
System umożliwia zadanie do 10 kryteriów szczegółowych wynikający z
uprzednio wyspecyfikowanych na etapie wdrożenia.
56. System umożliwia wyszukiwanie z użyciem symboli wieloznacznych.
57. Automatyczne sprawdzenie poprawności wprowadzanych do systemu danych
typu np. NIP, PESEL, REGON.
58. Definiowanie procedur pracy w oparciu o procesy obiegu dokumentów.
„Dostawa i wdrożenie systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów dla Urzędu Gminy w Starych Babicach”
Opracował Konrad Chojecki, www.klon.com.pl
48
SIWZ – Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia
59. Automatyczna kontrola terminów załatwiania poszczególnych spraw.
60. Możliwość wglądu w sprawy prowadzone przez podwładnych i ich zamykania.
61. Możliwość przejmowania spraw podwładnych i przekazywania ich innym
pracownikom.
62. Możliwość udostępniania sprawy innym użytkownikom do wglądu (bez prawa
edycji) lub do opracowania (z prawem edycji).
63. Możliwość przekazywania spraw/dokumentów do innych jednostek, w tym
opiniowanie zewnętrzne skutkujące wstrzymaniem postępowania zgodnie z
KPA.
64. Tworzenie raportu zawierającego wszystkie wątki dekretacji typu: kto i kiedy do
kogo dekretował, kiedy zostało odebrane itp.
65. Udostępnianie mechanizmu ogłoszeń umożliwiającego na systemowe
tworzenie informacji dla pracowników Urzędu. Ogłoszenia powinny mieć
możliwość łatwego edytowania treści poprzez wbudowany w system edytor,
określania terminu ważności oraz adresatów (wszyscy pracownicy,
zdefiniowane grupy, poszczególne osoby).
66. Mechanizm komunikatów, tj. zapewnienie użytkownikom narzędzi do
komunikacji i przesyłania plików do wskazanego użytkownika lub określonej
grupy użytkowników a także rejestracji treści i czasów przekazania
komunikatów.
67. Możliwość przesyłania dokumentów wraz z załącznikami (plikami) pomiędzy
użytkownikami z możliwością wyboru adresata bądź grupy adresatów.
68. Możliwość definiowania sposobu wysyłki korespondencji wychodzącej z
uwzględnieniem gońców.
69. System zawiera moduł obsługi pracy gońców uwzględniający możliwość
przyporządkowania gońca do rejonów definiowanych poprzez określenie
miasta, ulic, zakresu numerów adresowych. System winien wspomagać
rozdzielanie korespondencji dla gońców z uwzględnieniem rejonizacji oraz
umożliwiać generowanie wydruków książki doręczeń.
70. Możliwość rejestracji pism dostarczonych przez gońców w dniu następnym.
71. Wydruk kopert, zwrotek i naklejek adresowych.
72. Możliwość zarejestrowania kilku pism wysyłanych do jednego adresata w
jednej kopercie adresowej – ta funkcja musi być dostępna zarówno dla
referenta kierującego pismo do wysyłki jak i pracownika kancelarii wysyłkowej.
73. Możliwość rezerwacji numerów (pozycji) w rejestrze korespondencji
wychodzącej (pocztowa książka nadawcza) umożliwiającą równoległą
rejestrację przez pracowników rejestrujących przy zachowaniu kolejności
zarejestrowanych pism zgodnie z ich ułożeniem fizycznym.
74. Ułatwienie rejestracji pism wskazanych do wysłania przez referentów.
Rejestracja powinna umożliwiać szybkie wyszukanie pisma w pismach
przeznaczonych do wysyłki i oznaczenie go jako wychodzącego w danym dniu.
75. System powinien umożliwiać administratorom zdefiniowanie parametrów
korespondencji wychodzącej, takich jak ceny, gabaryty kopert, przedziały
wagowe, typy wysyłki, oraz umożliwiać użytkownikom opisanie zdefiniowanymi
parametrami korespondencję wychodzącą.
76. Sporządzanie raportu informującego o kosztach związanych z wysyłką listów.
77. System ma zarejestrować zwroty pism oraz zwrotek z poziomu rejestru pism
wychodzących (bezpośrednio przy piśmie). Skutkuje to automatycznym
pojawieniem się zarejestrowanego dokumentu w teczce sprawy przy
właściwym dokumencie.
„Dostawa i wdrożenie systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów dla Urzędu Gminy w Starych Babicach”
Opracował Konrad Chojecki, www.klon.com.pl
49
SIWZ – Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia
78. Mechanizmy kontroli dostępu użytkowników (także administratorów) do
gromadzonych danych oraz realizowanych operacji wraz z ich rejestracją,
System musi zawierać mechanizm logów systemowych – rejestracja zdarzeń
kluczowych dla działania systemu, śledzenie operacji dokonywanych na
słownikach, zapisywanie wszystkich operacji przeprowadzanych na
dokumentach (odczyt, zapis, modyfikacja, dodanie wersji), możliwość
przeglądania logów i generowania na ich podstawie raportów,
79. System musi posiadać mechanizmy służące do zarządzania dostępem do
danych przechowywanych w systemie. W szczególności:
 możliwość zarządzania na poziomie dostępu użytkownika;
 możliwość zarządzania na poziomie dostępu grupy pracowników;
 możliwość zarządzania na poziomie dostępu do spraw na podstawie
klasyfikacji opartej o Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt;
 możliwość zarządzania na poziomie dostępu do spraw na podstawie
przynależności użytkownika do Komórki Organizacyjnej Urzędu.
80. Automatyczne
tworzenia
dziennika
korespondencji
przychodzącej,
wychodzącej oraz przychodzącej i wychodzącej w komórce organizacyjnej.
81. Mechanizm zachowywania danych z poprzedniej rejestracji korespondencji
ułatwiających rejestrację kolejnego pisma np. od tego samego nadawcy.
82. Możliwość emisji dokumentu potwierdzającego przyjęcie pisma do Urzędu wraz
z generacją unikalnego kodu jednoznacznie identyfikującego interesanta lub
sprawę.
83. Obsługa dokumentów zwrotnego potwierdzenia odbioru (zwrotki) przez
adresata (nośnik papierowy i elektroniczny). Zarejestrowana zwrotka powinna
być umieszczana przy dokumencie, którego dotyczy w aktach sprawy.
84. Obsługa zwrotów – pism nie dostarczonych adresatom. Odnotowanie ich
wpływu oraz umieszczenie tejże informacji w aktach sprawy.
85. Podgląd standardowych formatów plików graficznych (skanów), w
szczególności, jpg, pdf w dostarczonej wraz z systemem przeglądarce.
Dopuszcza się otwieranie plików w formacie PDF z wykorzystaniem
odpowiednio skonfigurowanego oprogramowania Adobe Reader.
86. Możliwość przeglądania w procesie dekretacji listy dokumentów wraz z
podglądem opisujących je danych (metryk) i załączonych plików. Podgląd
metryk i plików musi być tak realizowany, żeby użytkownik nie był zmuszony do
opuszczenia widoku listy dokumentów.
87. Wykonywanie wielopoziomowej dekretacji oraz dekretacji równoległej (na tym
samym poziomie kompetencji).
88. Możliwość zwielokrotniania pisma na etapie dekretacji, czyli przesłania
dokumentu w wielu kopiach do różnych komórek organizacyjnych oraz
pracowników urzędu.
89. Podgląd innych typów dokumentów (.txt, .rtf, .odt, .ods, itd.), za pomocą
systemowych lub zewnętrznych, dostarczonych przez Wykonawcę
przeglądarek. Na stanowiskach posiadających prawa do edycji możliwość
otwierania dokumentów w zainstalowanych przez Zamawiającego aplikacjach
biurowych.
90. Możliwość śledzenia lokalizacji załączników fizycznych, mechanizm
wymuszania, potwierdzenia ich otrzymania (również w trakcie realizacji spraw).
91. System posiada zintegrowany faks-serwer tj. umożliwia automatyczne
wprowadzanie korespondencji przychodzącej do urzędu faksem, wysyłanie
korespondencji wychodzącej za pomocą faksu, powiadamianie nadawcy o
terminie i statusie wysłanego faksu lub związanych z nim problemów,
wszczynanie spraw z faksów.
„Dostawa i wdrożenie systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów dla Urzędu Gminy w Starych Babicach”
Opracował Konrad Chojecki, www.klon.com.pl
50
SIWZ – Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia
92. System ma umożliwiać prowadzenie i koordynowanie sprawy realizowanej
równolegle przez kilka komórek organizacyjnych lub kilku referentów.
93. Automatyczne oznaczanie spraw, jako załatwionych po określonym terminie
(np. ustawowym okresie odwołania).
94. Możliwość wprowadzenia spraw rozpatrzonych tradycyjnie przed wdrożeniem
systemu elektronicznego obiegu jak i aktualnie prowadzonych w momencie
uruchomienia systemu.
95. Bieżące śledzenie drogi dokumentów, w tym również informacja na temat daty
wysyłki.
96. Podgląd historii obiegu sprawy. Podgląd zawiera co najmniej informację o
wykonanych etapach procesu, o etapach pozostałych do zakończenia procesu,
o czasie i osobach wykonujących poszczególne etapy.
97. Możliwość dodawania adnotacji do obrazów dokumentów lub dodawania
notatek.
98. Wszystkie funkcje niezbędne do administrowania systemem winny być zawarte
w jednym spójnym z pozostałymi funkcjami obszarze systemu.
99. System musi umożliwiać edycję JRWA z poziomu panelu administratora.
JRWA ma posiadać możliwość rozbudowy o kolejne stopnie oraz opis kategorii
archiwalnych.
100. System ma posiadać możliwość samodzielnego tworzenia treści
publikowanej (statusu) sprawy w BIP.
101. Korekta spraw - osoba z odpowiednim uprawnieniem może dowolnie
edytować znaki spraw, kasować znak sprawy, cofając jednocześnie do
poprzedniego etapu pismo, kasować wystawione w sprawie dokumenty,
zmieniać opis sprawy nadany przez referenta przy zachowaniu spójności
danych.
102. Możliwości zmiany terminu zakończenia sprawy przez uprawnionych
przełożonych.
103. Możliwość dynamicznego pobierania następnego wolnego numeru sprawy
podczas korekty pism/spraw oraz podczas zakładania znaku sprawy.
104. Definiowanie wzorów wydruków za pomocą edytora z predefiniowanymi
zmiennymi typu data, miejscowość, nr sprawy itd.
105. Możliwość elastycznego przypisywania pism lub spraw osobom najmniej
obciążonym.
106. Oddzielny rejestr oraz proces dla faktur (i innych dokumentów nie
podlegających rejestracji).
107. System umożliwia dodatkowy podział spraw definiowany w wydziale na
zasadzie atrybutów (dodatkowa kategoryzacja) niezależnie od podziału
wynikającego z JRWA. System umożliwia filtrowanie spraw po atrybutach.
108. System powinien posiadać możliwość importowania dokumentów
OpenOffice i Microsoft Word we wbudowanym edytorze WYSWIG.
109. Możliwość definiowania z poziomu systemu dowolnych skrótów
klawiszowych, które obsługuje przeglądarka WWW w celu wywołania
określonych przez system czynności.
„Dostawa i wdrożenie systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów dla Urzędu Gminy w Starych Babicach”
Opracował Konrad Chojecki, www.klon.com.pl
51
SIWZ – Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia
110. System EOD posiada repozytorium dokumentów działający niezależnie od
repozytorium dokumentów znajdującego się w systemie EOD. Repozytorium to
powinno umożliwiać:
a) tworzenie katalogów i podkatalogów w formie drzewa z nieograniczoną
liczbą zagnieżdżeń służących do przechowywania dokumentów.
b) Każdy dokument jest opisany za pomocą określonej liczby atrybutów
zwanych w dalszej części metryką dokumentu.
c) Niezależnie od metryki dokumentowi mogą być przypisane słowa kluczowe
oraz relacje.
i. Relacja jest to sposób wiązania dokumentów ze sobą, w którym istotny
jest kierunek wiązania tzn., jeśli dokument A wiążemy odpowiednią
relacją z dokumentem B to dokument B jest połączony relacją odwrotną
z dokumentem A.
ii. Słowa kluczowe wykorzystywane we wszystkich dokumentach stanowią
centralny słownik repozytorium, którym zarządzanie wymaga nadanie
odpowiedniego uprawnienia. Ich liczba może być nieograniczenie duża.
d) Relacje dotyczące jednego dokumentu mogą być nadawane w
nieograniczonej liczbie tych samych bądź różnych relacji.
e) Relacja określona jest poprzez nazwę oraz wskazuje kierunek relacji, tzn.
możliwe jest jednoznaczne wskazanie dokumentu źródłowego oraz
docelowego. Przykłady relacji:
i. Dokument XXX zmienia treść dokumentu YYY, co oznacza, iż dokument
YYY jest zmieniony przez dokument XXX.
ii. Dokument XXX uchyla dokument YYY, co oznacza, że dokument YYY
jest uchylony przez dokument XXX.
iii. Dokument XXX jest związany z dokumentem YYY, co oznacza, że
dokument YYY jest związany z dokumentem XXX.
111. System umożliwia kopiowanie dokumentów z systemu EOD bezpośrednio do
wybranego katalogu repozytorium dokumentów.
112. System posiada wbudowanego klienta poczty elektronicznej o
funkcjonalności, co najmniej:
a) Wysyłanie i odbieranie poczty
b) Tworzenie filtrów dla wiadomości
c) Zakładanie wielu kont pocztowych
d) Obsługę, co najmniej protokołu POP3
e) Zakładanie dowolnej ilości folderów dla korespondencji.
113. Klient poczty elektronicznej umożliwia obsługę kilku kont pocztowych przez
każdego użytkownika.
114. Klient poczty elektronicznej obsługuje szyfrowanie SSL.
115. System posiada możliwość zintegrowania z serwerem OCR.
116. Rozpoznawanie tekstu jest możliwe dla wybranych użytkowników, którym
nadano stosowne uprawnienia.
117. System EOD winien posiadać wbudowany komunikator umożliwiający
wymianę informacji tekstowych wraz z dowolnymi załącznikami pomiędzy
dowolnymi użytkownikami systemu EOD.
Komunikator ten winien powiadamiać o zdarzeniach dotyczących spraw i
dokumentów. Użytkownik w swoich preferencjach musi mieć możliwość
definiowania zdarzeń o których chce być informowany.
118. System
EOD
winien
posiadać
wbudowany
moduł
rezerwacji
zarejestrowanych w systemie ogólnodostępnych zasobów (np. sale,
samochody, rzutniki multimedialne i inne sprzęty, etc.). System podczas
rezerwacji zasobu musi umożliwiać podgląd jego aktualnej rezerwacji.
„Dostawa i wdrożenie systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów dla Urzędu Gminy w Starych Babicach”
Opracował Konrad Chojecki, www.klon.com.pl
52
SIWZ – Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia
2.3. Administracja systemem
1. System pozwala na uwierzytelnianie się użytkowników z wykorzystaniem
nazwy użytkownika i poufnego hasła oraz umożliwia autoryzację dostępu do
obiektów: danych i dokumentów.
2. System umożliwia definiowanie ról, tj. grup uprawnień użytkowników, jakie
posiadają w systemie oraz dostępnych mu funkcjonalności. System uprawnień
jest zdolny do odzwierciedlenia uprawnień i odpowiedzialności poszczególnych
urzędników, stosowany w jednostkach samorządu terytorialnego i wynikający z
Instrukcji Kancelaryjnych. Uprawnienia użytkowników są niezależne od
systemu uprawnień systemu plikowego obsługiwanego przez system
operacyjny lub motoru bazy danych - muszą w całości być obsługiwane przez
aplikację. Zakres uprawnień musi umożliwiać, co najmniej: nadawanie
uprawnień do przeglądania dokumentów, edycji własnych dokumentów, edycji
dokumentów innych użytkowników. System uprawnień musi być spójny, tj. nie
może wystąpić (nawet hipotetyczna) sytuacja jednoczesnego otrzymania
uprawnień nawzajem się wykluczających (np. jednoczesne nadanie i odebranie
uprawnień do odczytu).
3. System prowadzi dziennik zdarzeń (w postaci logów systemowych) i dostępu
do obiektów danych, spraw i dokumentów, umożliwiający odtwarzanie historii
aktywności poszczególnych użytkowników systemu. System umożliwia eksport
dziennika zdarzeń do pliku.
4. Możliwość śledzenia wydajności systemu poprzez czasy wykonywania
skryptów.
5. Uwierzytelnianie użytkowników do aplikacji może odbywać się za pomocą
loginu i hasła albo certyfikatu PKI (w zależności od potrzeb użytkownika).
Logowanie może odbywać się także za pomocą usługi Active Directory.
6. Wiedza o systemie zawarta w podręczniku administratora i dokumentacji
technicznej musi pozwalać na rozszerzanie systemu zarówno w odniesieniu do
wydajności jak i pojemności.
7. System uprawnień administracyjnych w Systemie ma być hierarchiczny, tzn.
będzie możliwość powołania przez Administratora innych administratorów i
nadania im części posiadanych przez siebie uprawnień (z możliwością
ograniczenia nadanego zakresu uprawnień do pojedynczego wydziału,
wybranych lokalizacji).
8. Wszystkie zadania administracyjne w ramach oprogramowania SEOD mają
być wykonywane przez graficzny interfejs użytkownika, dostępny przez
przeglądarkę WWW.
„Dostawa i wdrożenie systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów dla Urzędu Gminy w Starych Babicach”
Opracował Konrad Chojecki, www.klon.com.pl
53
SIWZ – Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia
9. Moduł procesów pracy (workflow) musi posiadać:
a) automatyczną weryfikację poprawności i kompletności zaprojektowanego
procesu, tj. sprawdzenie logiczne, czy procedura nie zawiera martwych
punktów albo zakleszczeń,
b) procedowanie sprawy trybem „ad hoc” tj. poprzez definiowanie na bieżąco
kolejnego stanowiska zajmującego się sprawą, bez konieczności
wykorzystania uprzednio zdefiniowanej ścieżki procedowania sprawy,
c) system umożliwia zaniechanie na dowolnym etapie procedowania sprawy
zgodnie ze ścieżką i kontynuowanie jej trybem „ad hoc” oraz umożliwia
powrót na ścieżkę procedowania,
d) realizację ścieżek równoległych wraz z mechanizmem synchronizacji,
e) dzielenie spraw na podzadania i delegowanie ich do realizacji do różnych
osób i komórek organizacyjnych,
f) realizację ścieżek alternatywnych,
g) kontrolę i redefinicję procesów po ich wdrożeniu, kontrolę realizacji
poszczególnych etapów procedury,
h) określanie czasu zakończenia procesu, nadawanie terminów,
i) realizację poleceń przekazanych pocztą wewnętrzna z możliwością
śledzenia i kontroli etapu,
j) automatyczne lub ręczne przesyłanie spraw miedzy etapami,
k) wycofywanie spraw do poprzednich użytkowników,
l) redefinicję wdrożonych procesów, możliwość zapisu ścieżek do centralnej
bazy lub plików lokalnych, z zachowaniem historii (procesy już rozpoczęte),
m) przydzielanie praw dostępu do poszczególnych etapów procesu na
poziomie: użytkownika, grupy, roli, względnej hierarchii podległości,
n) definiowanie szablonów typowych spraw: domyślnej ścieżki, formularze,
wzorcowe załączniki,
o) korekta spraw - osoba z uprawnieniem w osobnym module może dowolnie
edytować znaki spraw, kasować znak sprawy, cofając jednocześnie do
poprzedniego etapu pismo, kasować wystawione w sprawie dokumenty,
zmieniać opis sprawy,
10. System umożliwia tworzenie grup zadaniowych złożonych z dowolnie
wybranych pracowników urzędu (użytkowników systemu) istniejących poza
regularną strukturą urzędu.
11. Uprawnienia użytkowników tworzących grupę zadaniową muszą być
niezależne od uprawnień nadanych użytkownikom w ich macierzystych
komórkach organizacyjnych.
2.4. Wsparcie dla użytkowników
1. System musi cechować się przyjaznym interfejsem użytkownika opartym na
typowych rozwiązaniach interfejsów systemów internetowych i intranetowych:
wykorzystywać menu, listy, formularze, przyciski, referencje (linki), itp.
2. System musi być wyposażony w pomoc przeznaczoną dla wszystkich typów
użytkowników. Zakres i tematyka pomocy musi obejmować poszczególne
zadania realizowane przez użytkowników. Zagadnienia pomocy muszą być
opisane w kontekście zadań wykonywanych przez użytkowników.
3. System musi być wyposażony w polskojęzyczne podręczniki użytkownika i
administratora w wersji elektronicznej (zawierającej wyszukiwarkę) oraz w
dokumentację techniczną. Podręczniki muszą wyjaśniać działanie systemu
oraz pokazywać na przykładach, jak użytkownik/administrator może wykonać w
systemie typowe zadania.
„Dostawa i wdrożenie systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów dla Urzędu Gminy w Starych Babicach”
Opracował Konrad Chojecki, www.klon.com.pl
54
SIWZ – Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia
2.5. Platforma Usług Elektronicznych Online (PUEO)
1. Platformya Usług Elektronicznych Online, będzie odpowiedzialna za
dwukierunkową elektroniczną komunikację interesantów z urzędem.
2. Komunikacja dwukierunkowa odbywać się będzie poprzez skrzynkę
kontaktową, która będzie spersonalizowanym, wymagającym uwierzytelniania,
interfejsem dostępu interesanta do usług publicznych przez przeglądarkę
WWW.
3. Po zalogowaniu się do skrzynki identyfikatorem i hasłem klient urzędu będzie
mógł:
a) wypełnić dowolny spośród udostępnionych e-formularzy, dołączyć załączniki
i wysłać go do urzędu, otrzymując w odpowiedzi elektroniczne
potwierdzenie odbioru,
b) podpisać wysyłane dokumenty podpisem elektronicznym weryfikowanym
przez certyfikat kwalifikowany,
c) uzyskać informacje o zdarzeniach, które zaszły w związku z jego wnioskami
złożonymi w urzędzie (przyjęcie opłaty, przyjęcie wniosku, wezwanie do
uzupełnienia wniosku, wydanie decyzji) oraz o związanych z nimi
należnościach, a także odebrać odpowiednie dokumenty w postaci
elektronicznej (potwierdzenie odbioru, wpłaty, treść wezwania, decyzji),
d) uzyskać informację o stanie spraw i korespondencji, którą złożył do urzędu,
niezależnie od jej postaci (dokument papierowy lub elektroniczny) oraz
sposobu złożenia (osobisty lub przez Platformę Usług On-Line), a także o
innych istotnych okolicznościach dotyczących przesyłanej do urzędów
korespondencji i prowadzonych spraw,
e) uzyskać informację o historii dokonywanych ostatnio w skrzynce kontaktowej
operacji (dostęp do logu operacji wraz z czasem ich wykonania),
f) przerwać swoje działania zachowując częściowo wypełniony danymi
formularz, do edycji, którego może powrócić później,
„Dostawa i wdrożenie systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów dla Urzędu Gminy w Starych Babicach”
Opracował Konrad Chojecki, www.klon.com.pl
55
SIWZ – Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia
FORMULARZ NR 1
DANE OGÓLNE
1. Zarejestrowana nazwa Firmy:
2. Zarejestrowany adres:
3. Nr Telefonu:
4. Nr Faksu:
5. E – mail:
6. NIP:
7. REGON:
„Dostawa i wdrożenie systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów dla Urzędu Gminy w Starych Babicach”
Opracował Konrad Chojecki, www.klon.com.pl
56
SIWZ – Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia
FORMULARZ NR 2
DOŚWIADCZENIE WYKONAWCY
L.p.
Nazwa
Zamawiającego
Nazwa zadania
Data
wykonania
Wartość
Liczba
użytkowników
systemu
1
2
3
4
Należy wskazać tylko cztery zadanie, które spełnia warunki udziału w postępowaniu określone w pkt
8 SIWZ,
Należy załączyć dokument potwierdzający, że zamówienie zostało wykonane.
W przypadku, gdy, zgodnie z art. 26 ust. 2b pzp, Wykonawca będzie polegał na wiedzy i
doświadczeniu, innych podmiotów, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nimi
stosunków. W takiej sytuacji Wykonawca zobowiązany jest udowodnić Zamawiającemu, iż będzie
dysponował zasobami niezbędnymi do realizacji zamówienia, w szczególności przedstawiając w tym
celu pisemne zobowiązanie tych podmiotów do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na
okres korzystania z nich przy wykonywaniu zamówienia.
W przypadku opisanym powyżej Wykonawca zaznaczy tę informację w kolumnie „Uwagi”
……………………………………………
/miejscowość i data/
………………………………………………………………
/pieczęć i podpis osoby uprawnionej/
„Dostawa i wdrożenie systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów dla Urzędu Gminy w Starych Babicach”
Opracował Konrad Chojecki, www.klon.com.pl
57
SIWZ – Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia
Wzór umowy w sprawie zamówienia publicznego.
UMOWA NR ........./ 2011
zawarta w dniu .................................. w Starych Babicach pomiędzy Gminą Stare Babice mającą swą
siedzibę w Starych Babicach, ul. Rynek 32, posiadającą NIP 118-202-55-48, zwaną dalej
„Zamawiającym” reprezentowaną przez
Krzysztofa Turka – Wójta Gminy
a
...........................................................................
z
siedzibą
......................................................
posiadającą NIP ..................................., zwaną dalej „Wykonawcą”, reprezentowanym przez
........................................................................
NIP ........................., REGON .......................................,
W rezultacie dokonania przez Zamawiającego wyboru oferty Wykonawcy w przetargu
nieograniczonym w trybie art. 39 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych
Dz. U. z 2010 Nr 113, poz. 759 z późń. zm.) została zawarta umowa o następującej treści:
§1
[przedmiot umowy]
1. Przedmiotem umowy jest dostawa i wdrożenie Systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów dla
Urzędu Gminy Stare Babice w postaci zintegrowanego i jednolitego systemu informatycznego
obejmującego:
1) dostawę licencji Systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów (SEOD), oprogramowania
systemowego serwerów, narzędziowego, baz danych;
2) wdrożenie oprogramowania SEOD;
3) uruchomienie modułów internetowych składających się na Platformę Usług Elektronicznych
Online;
4) opracowanie e-Formularzy dla e-Usług;
5) opracowanie Ścieżek elektronicznego procedowania spraw;
6) Szkolenia dla użytkowników oraz administratorów;
7) Dostawy sprzętu (zgodne ze specyfikacją zawartą w „Szczegółowym opisie przedmiotu
zamówienia” – załącznik nr 1 do SIWZ):
a) Serwer, na którym zostanie zainstalowane oprogramowanie SEOD
b) Skanery dokumentów do pracy z SEOD
c) Czytniki kodów kresowych do pracy z SEOD
d) Drukarka kodów kreskowych
e) Streamer
f) Macierz dyskowa
8) Opiekę autorską do 31.12.2012 r.
2. Rzeczowa realizacja projektu obejmuje niżej wymienione implementacje:
1) System Elektronicznego Obiegu Dokumentów (SEOD) – oprogramowanie posiadające m.in.
funkcjonalność obejmującą: rejestrację korespondencji, rejestrację i obsługę spraw,
prowadzenie rejestrów, elektroniczny obieg i wymianę dokumentów, elektroniczną
archiwizację dokumentów, przekazywanie korespondencji, monitorowanie, raportowanie,
wyszukiwanie spraw, korespondencji, rejestrów, zintegrowaną kartotekę personelu
zawierającą informacje o przynależności pracowników do poszczególnych komórek
„Dostawa i wdrożenie systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów dla Urzędu Gminy w Starych Babicach”
Opracował Konrad Chojecki, www.klon.com.pl
58
SIWZ – Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia
organizacyjnych, kontrolę dostępu do systemu poprzez identyfikację użytkowników systemu
zintegrowaną z kartoteką personelu, niezależne archiwum dokumentów (repozytorium), które
może gromadzić dokumenty niezależnie od tych pogrupowanych w teczkach aktowych.
2) Platforma Usług Elektronicznych Online (PUEO) składa się z następujących głównych
komponentów:
a) Platformy e-Spraw – odpowiedzialną za dwukierunkową elektroniczną komunikację
interesantów z urzędem.
b) Platformy e-Formularzy – umożliwiającą tworzenie, przechowywanie i wyświetlanie
elektronicznych formularzy, przeznaczonych dla interesantów urzędu złożonych z
gotowych struktur informacyjnych (tzw. „metadanych”), służących do opisu i walidacji
określonego typu informacji takich jak adres, kod pocztowy, nip, data, załącznik,
formularz. Struktury te mają zapewniać jednolitość podstawowych tagów xml dla
wszystkich elektronicznych formularzy.
3. Szczegółowy zakres zadań i dostaw będących przedmiotem umowy przedstawiają:
1) Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia a w szczególności Szczegółowy opis przedmiotu
zamówienia stanowiący załącznik nr 1 do SIWZ,
2) Oferta Wykonawcy wraz z załącznikami.
§2
[obowiązki Wykonawcy]
1. Wykonawca zobowiązany jest do:
1) Dostarczenia rozwiązania zapewniającego możliwość całkowitej elektronizacji pracy urzędu: po
odpowiedniej konfiguracji systemu urząd będzie mógł realizować wszystkie procedury
urzędowe w sposób elektroniczny. W szczególności system musi umożliwiać wykonywanie
wszystkich przewidzianych przez prawo oraz dobrą praktykę urzędową czynności oraz
pozwalać na odzwierciedlenie pełnego sposobu realizacji spraw w systemie.
2) Wykonania przedmiotu umowy zgodnie z obowiązującymi przepisami i normami, w tym
zakresie,
3) Odpowiedzialności, za jakość stosowanych materiałów oraz za jakość wykonanych dostaw i
usług,
4) Dostarczenia sprzętu fabrycznie nowego, (przez co należy rozumieć – wyprodukowanego nie
dawniej, niż na 6 miesięcy przed ich dostarczeniem do siedziby Zamawiającego i
nieużywanego, przy czym Zamawiający dopuszcza, by urządzenia były rozpakowane i
uruchomione przed ich dostarczeniem wyłącznie przez Wykonawcę i wyłącznie w celu
weryfikacji działania urządzenia, w takim wypadku Wykonawca jest zobowiązany do
poinformowania Zamawiającego o zamiarze rozpakowania sprzętu, a Zamawiający ma prawo
inspekcji sprzętu przed jego rozpakowaniem ), wolnego od wad i obciążeń prawami osób
trzecich i posiadania dokumentów potwierdzających, że pochodzą od autoryzowanych
przedstawicieli producentów i zostały wprowadzone do obrotu zgodnie z prawem.
5) Dołączenia instrukcji obsługi w języku polskim dla wszystkich dostarczonych urządzeń.
6) Dostarczenia oprogramowania w wersji aktualnej, tzn. opublikowanej przez producenta nie
wcześniej niż 5 miesięcy przed terminem składania ofert,
7) Przekazania Zamawiającemu licencji na oprogramowanie z wszelkimi prawami do jej
użytkowania
8) Przerwania wykonywania zamówienia na żądanie Zamawiającego oraz zabezpieczenia
wykonanego zamówienia przed zniszczeniem,
9) Zapewnienia bezpieczeństwa pracowników i osób trzecich oraz dbania o należyty porządek i
ochronę mienia na terenie wykonywania zamówienia,
10) Posiadania polisy lub innego dokumentu potwierdzającego, że Wykonawca jest ubezpieczony
od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej na kwotę
minimum 150.000,00 zł na czas realizacji umowy,
11) Wykonawca ponosi odpowiedzialność za szkody wyrządzone osobom trzecim powstałe w
związku z realizacją przedmiotu umowy,
12) Nie ujawniania i do nie wykorzystywania bez uprzedniej pisemnej zgody Zamawiającego
planów, rysunków i wzorów, lub dokumentów i informacji dostarczonej przez Zamawiającego
„Dostawa i wdrożenie systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów dla Urzędu Gminy w Starych Babicach”
Opracował Konrad Chojecki, www.klon.com.pl
59
SIWZ – Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia
lub na jego rzecz w związku z tą umową, jakiejkolwiek osobie trzeciej i w innych celach niż
wykonanie umowy.
13) Posiadania certyfikatu znaku bezpieczeństwa, deklaracji zgodności lub certyfikatu zgodności z
Polską Normą lub aprobatę techniczną i innych dokumentów stwierdzających jakość
dostarczonych urządzeń.
14) Okazania na żądanie Zamawiającego niezbędnych atestów, świadectw, certyfikatów i innych
dokumentów stwierdzających jakość towarów.
2. Wykonawca oświadcza, że:
1) zapoznał się ze strukturą organizacyjną Zamawiającego, organizacją pracy oraz pozostałymi
warunkami wykonania Usługi u Zamawiającego w tym szczególnie z wykorzystywaną
infrastrukturą informatyczną, oprogramowaniem a także, że uzyskał wszelkie konieczne
informacje i upewnił się, co do wszystkich istotnych spraw, jakie mogą mieć znaczenie dla
prawidłowego wykonania zobowiązań umownych.
2) podejmie wszelkie racjonalne kroki, aby uchronić Zamawiającego przed zbędnym lub
nadmiernym zakłóceniem jego działalności w trakcie wdrażania i uruchamiania Systemów.
3) całość dostarczanego sprzętu i oprogramowania pochodzi od autoryzowanych przedstawicieli
producentów,
4) korzystanie przez Zamawiającego z dostarczonych produktów nie będzie stanowić naruszenia
majątkowych praw autorskich osób trzecich,
5) oferowane oprogramowanie i urządzenia nie są przeznaczone przez producenta do wycofania z
produkcji, sprzedaży lub serwisowania.
§3
[termin realizacji przedmiotu umowy]
Realizacja przedmiotu umowy (dostawa i wdrożenie systemu SEOD i PUEO) nastąpi w terminie 45 dni
kalendarzowych od daty zawarcia umowy, opieka autorska świadczona będzie do 31.12.2012 r.
§4
[wynagrodzenie Wykonawcy]
1. Obowiązującą formą wynagrodzenia zgodnie ze Specyfikacją Istotnych Warunków Zamówienia
oraz ofertą Wykonawcy jest wynagrodzenie ryczałtowe (w rozumieniu art. 632 KC), które wyraża
się kwotą:
brutto: ………………………………… zł
słownie: …………………………………………….. zł
2. Kwota określona w ust. 1 zawiera wszystkie koszty i składniki związane z prawidłową realizacją
przedmiotu umowy zgodnie z wymaganiami stawianymi przez Zamawiającego
3. Zamawiająca nie przewiduje udzielania zaliczek na poczet wykonania przedmiotu umowy.
1.
2.
3.
4.
5.
§5
[rozliczenie przedmiotu umowy]
Strony postanawiają, że rozliczenie przedmiotu umowy odbędzie się na podstawie prawidłowo
wystawionej faktury.
Podstawę do wystawienia faktury stanowi protokół odbioru stwierdzający wykonanie przedmiotu
zamówienia podpisany przez obie strony oraz przedstawienie Zamawiającemu oświadczeń, o
których mowa w pkt. 3 niniejszego paragrafu.
Wykonawca zobowiązany jest przedłożyć Zamawiającemu w swoim imieniu oraz od
podwykonawcy oświadczenia o uregulowaniu wszelkich wzajemnych zobowiązań finansowych
związanych z wykonanymi pracami dotyczącymi przedmiotu umowy.
Zamawiający ma obowiązek zapłaty faktury w terminie 30 dni licząc od daty doręczenia
prawidłowo wystawionej faktury.
Za datę zapłaty uznaje się datę złożenia polecenia przelewu w banku Zamawiającego.
§6
[przedstawiciele]
1. Strony ustanawiają przedstawicieli odpowiedzialnych za prawidłową realizację przedmiotu umowy
„Dostawa i wdrożenie systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów dla Urzędu Gminy w Starych Babicach”
Opracował Konrad Chojecki, www.klon.com.pl
60
SIWZ – Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia
w osobach:
1) …………………………………………. – Przedstawiciel Zamawiającego
2) …………………………………………. – Przedstawiciel Wykonawcy
2. Zmiana przedstawicieli Stron nie powoduje zmiany niniejszej umowy. O zmianie tych osób Strony
będą informować się pisemnie nie później niż w trzecim dniu roboczym od dnia, w którym
nastąpiła zmiana.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
1.
2.
3.
4.
5.
§7
[sprawdzenie i odbiór towarów]
Przedstawiciel Zamawiającego uprawniony jest do wydawania Wykonawcy poleceń związanych, z
jakością i ilością dostaw, które są niezbędne do prawidłowego oraz zgodnego z umową
wykonania przedmiotu umowy. Upoważniony jest również do odbioru dostaw w imieniu
Zamawiającego.
Przedmiotem odbioru jest wykonanie pełnego zakresu dostawy i wdrożenia określonego w §1
niniejszej umowy i Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia.
Czynności związane z odbiorem przedmiotu umowy będą realizowane w następujących
terminach:
1) potwierdzenie przez przedstawiciela Zamawiającego zakończenia wykonania dostaw i
sprawdzenie kompletności i prawidłowości dokumentów odbioru, złożonych przez Wykonawcę
nastąpi w ciągu 3 dni roboczych od daty zgłoszenia przez przedstawiciela Wykonawcy
gotowości do odbioru i przekazania niezbędnych dokumentów,
2) jeżeli Zamawiający uzna, że dostawy zostały zakończone i nie będzie miał zastrzeżeń, co do
kompletności dostarczonych dokumentów, przeprowadzenie odbioru przedmiotu umowy
nastąpi w ciągu 5 dni roboczych od dnia potwierdzenia przez przedstawiciela Zamawiającego
zakończenia wykonywania dostaw i złożenia kompletnych dokumentów odbioru.
Jeżeli w toku czynności odbioru zostaną stwierdzone wady, to Zamawiający może wyznaczyć
Wykonawcy dodatkowy termin na dostawę towarów wolnych od wad, bez ponoszenia przez
Zamawiającego z tego tytułu jakichkolwiek dodatkowych kosztów.
Strony postanawiają, że z czynności odbioru będzie spisany protokół, zawierający wszelkie
ustalenia dokonane w toku odbioru, jak też dodatkowe terminy wyznaczone na dostawę towarów
wolnych od wad.
Wykonawca zobowiązany jest do zaproponowania terminu odbioru zakwestionowanych uprzednio
towarów, jako wadliwych. Dostawa towarów wolnych od wad powinna być stwierdzona
protokolarnie.
Zamawiający dokona odbioru towarów, o których mowa w pkt. 5 i sporządzi protokół z przyjęcia
towarów w terminie 4 dni kalendarzowych.
§8
[odbiór końcowy przedmiotu umowy]
Strony postanawiają, że odbiór przedmiotu umowy nastąpi po zrealizowaniu przez Wykonawcę
całego zakresu stanowiącego przedmiot niniejszej umowy, tj. dostarczeniu w stanie zupełnym i
wdrożeniu dostarczonego systemu wraz z urządzeniami oraz przeprowadzeniu całości prac
określonych w § 1 niniejszej umowy.
Wykonawca zgłosi Zamawiającej gotowość do odbioru w formie pisemnej. Wraz ze zgłoszeniem
gotowości do odbioru Wykonawca dostarczy Zamawiającej dokumentację powykonawczą, tj.
instrukcje obsługi, licencje
Zamawiająca przystąpi do czynności odbioru terminie 3 dni od dnia zgłoszenia gotowości do
odbioru zawiadamiając o tym Wykonawcę.
Strony postanawiają, że z czynności odbioru zostanie sporządzony protokół zawierający wszelkie
ustalenia dokonane w toku odbioru, jak też terminy na usunięcie stwierdzonych w trakcie odbioru
wad.
W przypadku stwierdzenia, że dostarczony system wraz ze sprzętem jest niezgodny z
zamówieniem lub nie jest kompletny, Zamawiający odmówi odbioru części lub całości przedmiotu
umowy sporządzając protokół zawierający przyczyny odmowy odbioru. Zamawiający wyznaczy
„Dostawa i wdrożenie systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów dla Urzędu Gminy w Starych Babicach”
Opracował Konrad Chojecki, www.klon.com.pl
61
SIWZ – Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia
termin 5 dni roboczych na dostarczenie prawidłowego przedmiotu. Procedura czynności odbioru
zostanie powtórzona.
6. W czasie końcowego odbioru Zamawiający może zlecić weryfikację poprawności realizacji
przedmiotu Umowy osobie posiadającej odpowiednią wiedzę specjalistyczną w tym zakresie.
7. Każda ze Stron Umowy ma prawo żądać zwołania narady koordynacyjnej w celu omówienia
merytorycznych spraw związanych z realizacją przedmiotu Umowy. O terminie i miejscu narady
należy poinformować zainteresowanych najpóźniej na 6 dni przed planowanym terminem narady.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
§9
[rękojmia, gwarancja jakości, reklamacje]
Wykonawca zobowiązuje się wobec Zamawiającego do spełnienia wszelkich roszczeń wynikłych z
tytułu nienależytego wykonania przedmiotu umowy na podstawie obowiązujących przepisów
Kodeksu Cywilnego i rękojmi za wady fizyczne.
Wykonawca odpowiada wobec Zamawiającego za wady fizyczne i prawne wszelkich
dostarczonych towarów i wykonanego wdrożenia.
Przez wadę fizyczną rozumie się w szczególności jakąkolwiek niezgodność towarów z opisem
przedmiotu zamówienia zawartym w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia.
Wykonawca gwarantuje Zamawiającemu, że towary dostarczone w ramach umowy są wolne od
wad fizycznych. Zamawiający może wykonywać uprawnienia z tytułu gwarancji niezależnie od
uprawnień z tytułu rękojmi za wady fizyczne towarów.
O wykryciu wady w okresie gwarancyjnym Zamawiający obowiązany jest zawiadomić Wykonawcę
na piśmie. Strony uzgadniają na piśmie sposób i termin wymiany towaru lub dokonania naprawy w
celu usunięcia wady.
Wykonawca zobowiązany jest zapewnić w ramach umowy usługi internetowe zapewniające
ciągłość publikacji w Internecie Platformy Usług Elektronicznych (wraz z wszystkimi
komponentami/podsystemami składowymi),
Usługi internetowe, o których mowa w pkt 6 świadczone będą od dnia uruchomienia danego
systemu/podsystemu do końca okresu gwarancji. Wymagana jest dostępność powyższych usług
na poziomie 24 godziny na dobę/ 7 dni w tygodniu.
Wykonawca po uruchomieniu systemu SEOD będzie zobowiązany do udzielania wsparcia w
miejscu wdrożenia, co oznaczać będzie obecność, co najmniej jednego wykwalifikowanego
pracownika Wykonawcy przez 7 kolejnych dni po uruchomieniu, przez co najmniej 6 godzin
dziennie.
Wykonawca udzieli niezbywalnej i bezterminowej licencji na dostarczone oprogramowanie, wraz z
możliwością zainstalowania kopii oprogramowania przez Zamawiającego na serwerze
zapasowym, który podejmuje pracę w przypadku awarii pierwszego. Jednocześnie Wykonawca
przekaże nośniki instalacyjne do wszystkich elementów dostarczonego systemu wraz z instrukcją
instalacji.
Wykonawca udzieli gwarancji dla dostarczonych systemów i wykonane wdrożenie na okres 3 lat.
Termin gwarancji biegnie od dnia odbioru przez Zamawiającego, potwierdzonego protokołem
odbioru.
Wykonawca udziela 36 miesięcznej gwarancji na dostarczony sprzęt świadczonej w siedzibie
Zamawiającego w następnym dniu roboczym od zgłoszenia usterki. Okres gwarancji rozpoczyna
się z dniem podpisania protokołu odbioru sprzętu.
Zgłoszenie uszkodzenia dokonuje się drogą elektroniczną uzgodnioną z Zamawiającym na etapie
wdrożenia systemu.
Czas reakcji serwisu wynosi 24 godziny od momentu zgłoszenia usterki.
Czas usunięcia awarii oprogramowania wynosi: w przypadku błędu krytycznego
(uniemożliwiającego poprawną pracę systemu) – 24h, ważnego (możliwa praca z wyłączeniem
drobnych funkcjonalności) – 5 dni, drobnego – 10 dni (dni robocze).
Gwarancja na wykonany przedmiot niniejszej umowy obejmuje zarówno „robociznę”, jak i
wbudowane materiały oraz wszelkie inne koszty niezbędne do spełnienia warunków gwarancji.
W przypadku wątpliwości, co do zasadności roszczeń reklamacyjnych lub uprawnień
wynikających z gwarancji strony umowy mogą powołać niezależnego rzeczoznawcę, celem
„Dostawa i wdrożenie systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów dla Urzędu Gminy w Starych Babicach”
Opracował Konrad Chojecki, www.klon.com.pl
62
SIWZ – Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia
wydania opinii w sprawie. Uzyskana w niniejszym trybie ekspertyza jest dla stron wiążąca, a jej
koszty poniesie strona, na niekorzyść, której wydano opinię.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
§ 10
[opieka autorska]
Wykonawca zobowiązuje się świadczyć Zamawiającemu opiekę autorską w ramach niniejszej
umowy. Okres opieki autorskiej objętej niniejszą umową rozpoczyna się z dniem podpisania
protokołu zakończenia wdrożenia i trwa do 31. 12. 2012 r.
Przedmiotem usługi opieki autorskiej świadczonej przez Wykonawcę na rzecz Zamawiającego
jest:
1) dostawa nowych uaktualnień i nowych wersji oprogramowania, uwzględniających zmiany w
powszechnie obowiązujących przepisach prawnych, niosących konieczność modyfikacji
programów użytkowych i wykonanie niezbędnych, związanych z tym czynności mających na
celu dostosowanie oprogramowania do zmienionych powszechnie obowiązujących przepisów
prawnych w terminie nie dłuższym niż 30 dni licząc od terminu otrzymania informacji
niezbędnych do realizacji zmian programu, chyba, że vacatio legis nie pozwala na
dochowanie tego terminu. W uzasadnionych przypadkach dopuszcza się w porozumieniu z
Zamawiającym zmianę terminu realizacji modyfikacji użytkowanych funkcji w związku ze
zmianą obowiązującego prawa od wymaganego 30 dniowego.
2) gotowość świadczenia pomocy telefonicznej pod numerami:
tel....................... fax ...................... przez dostarczenie odpowiednich informacji w wypadku,
gdy użytkownicy oprogramowania lub aplikacji, nie mogą osiągnąć zamierzonych efektów
pracy.
Wszelkie usługi opieki autorskiej, o których mowa w umowie odnosić się będą do prawidłowej
obsługi i informacji o funkcjonowaniu oprogramowania, a nie do jego parametryzacji.
Usługi opieki autorskiej świadczone są przez Wykonawcę na następujących zasadach:
1) dostosowywanie Systemu do aktualnego stanu prawnego,
2) szkolenia pracowników w zakresie zmian wynikających z aktualizacji Systemu – nadzoru nad
eksploatacją Systemu,
3) usuwanie skutków nieprawidłowości danych wynikłych z awarii Systemu,
4) konsultacje w przypadku realizacji nietypowych potrzeb Zamawiającego przy eksploatacji
Systemu
5) dostarczanie aktualnych wersji Systemu modyfikowanych przez autora Systemu
6) doradztwo i konsultacje telefoniczne związane z eksploatacją Systemu
7) pomoc w likwidacji skutków wynikających z błędów popełnionych przez Zamawiającego w
czasie eksploatacji Systemu
8) pomoc w zakresie odzyskiwania baz danych w sytuacjach awaryjnych
9) okresową optymalizację Systemu
Wykonawca zapewni kontynuowanie opieki autorskiej (zgodnie z zasadami zawartymi w ust. 4 i
po cenie nie wyższej niż cena za roczną opiekę aktualizacyjną (autorską), którą Wykonawca
zaoferował w Ofercie Wykonawcy) na podstawie odrębnych umów przynajmniej przez okres 36
miesięcy od daty zakończenia opieki autorskiej świadczonej na podstawie niniejszej umowy.
Wykonawca oświadcza, że usługi opieki autorskiej świadczone będą z należytą starannością
przez odpowiednio przeszkolony, fachowy personel.
§ 11
[podwykonawcy]
1. Wykonawca nie może powierzyć podwykonawcy wykonania głównej części zamówienia tj.
oprogramowania Systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów i Platforma Usług
Elektronicznych, pozostała część zamówienia jest dopuszczona do powierzenia wykonania
podwykonawcy jednak musi być zachowana funkcjonalność, która była przedmiotem oferty
złożonej Zamawiającemu w postępowaniu o udzielenie zamówienia.
2. Wykonawca przedłoży Zamawiającej do akceptacji umowy lub projekty umów z Podwykonawcami
na roboty, o których mowa w ust. 1, wraz z dokumentacją określającą zakres robót do wykonania
przez Podwykonawcę w terminie 14 dni od dnia podpisania niniejszej umowy.
„Dostawa i wdrożenie systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów dla Urzędu Gminy w Starych Babicach”
Opracował Konrad Chojecki, www.klon.com.pl
63
SIWZ – Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia
3. Po upływie terminu, o którym mowa w ust. 2 Wykonawca oświadcza, że nie będzie korzystał z
innych podwykonawców niż wskazanych zgodnie z postanowieniami ust. 2.
4. Zamawiająca zastrzega sobie, że ustalone z Podwykonawcami ceny nie mogą przekroczyć cen
określonych w ofercie Wykonawcy za dany zakres robót.
5. Wykonawca na żądanie Zamawiającej zobowiązuje się udzielić wszelkich informacji dotyczących
Podwykonawców.
6. Wykonawca ponosi wobec Zamawiającej pełną odpowiedzialność za roboty wykonywane przez
Podwykonawców.
7. Podwykonawca odpowiada solidarnie wobec Zamawiającej za należyte wykonanie umowy w
zakresie prac, na które zawarł umowę z Wykonawcą. Stosowne postanowienie musi znaleźć się w
umowie Wykonawcy z Podwykonawcą.
8. Zamawiająca nie wyraża zgody na zlecanie robót przez Podwykonawców dalszym
Podwykonawcom. Stosowne postanowienie musi znaleźć się w umowie Wykonawcy z
Podwykonawcą.
§ 12
[polisa ubezpieczeniowa]
1. Przed upływem 7 – go dnia do wygaśnięcia dołączonej do oferty polisy ubezpieczeniowej lub
innego dokumentu potwierdzającego, że Wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności
cywilnej w zakresie prowadzonej działalności Wykonawca dostarczy Zamawiającej nowy
dokument będący kontynuacją ubezpieczenia.
2. W przypadku niedostarczenia dokumentów potwierdzających ubezpieczenie Wykonawcy od
odpowiedzialności cywilnej, o których mowa w ust. 1 Zamawiająca wykupi polisę ubezpieczeniową
u dotychczasowego ubezpieczyciela Wykonawcy na koszt Wykonawcy. Potrącenie należności
nastąpi z faktury Wykonawcy, na co Wykonawca wyraża zgodę.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
§ 13
[zabezpieczenie należytego wykonania umowy]
Wykonawca wniósł przed podpisaniem umowy zabezpieczenie należytego wykonania umowy w
wysokości 10 % wynagrodzenia umownego brutto, tj.:
................................................................................................................................................ zł
słownie: ..............................................................................................................................................
w formie: .............................................................................................................................................
Strony postanawiają, że:
1) 70% kwoty zabezpieczenia określonej w § 13 ust. 1 zostanie zwrócone w terminie 30 dni od
dnia wykonania zamówienia (tj. od dnia odbioru końcowego robót) i uznania przez
Zamawiającą za należycie wykonane,
2) pozostałe 30 % zostanie zatrzymane przez Zamawiającą na zabezpieczenie roszczeń z tytułu
rękojmi za wady i zostanie zwrócone nie później niż w 15 dniu po upływie tego okresu.
Zabezpieczenie należytego wykonania umowy, zostanie zwrócone w terminach i na zasadach
określonych powyżej.
W przypadku przekroczenia/zmiany terminu realizacji umowy Wykonawca przedłuży
zabezpieczenie należytego wykonania umowy o czas przekroczenia/zmiany.
W przypadku, gdy przedmiot umowy nie został wykonany w terminie określonym w § 3 ust. 1, a
zabezpieczenie należytego wykonania umowy zostało wniesione w innej formie niż w pieniądzu,
najpóźniej na 7 dni przed upływem terminu ważności zabezpieczenia Wykonawca dostarczy
Zamawiającej przedłużenie obowiązującej gwarancji(poręczenia) lub przedłoży nową
gwarancję(poręczenie) lub wpłaci pełną kwotę zabezpieczenia na konto Zamawiającej na termin
niezbędny do zakończenia prac.
Jeżeli Wykonawca nie dokona czynności, o których mowa w ust. 5 powyżej, Zamawiająca wystąpi
do Gwaranta(Poręczyciela) z wezwaniem do zapłaty zabezpieczenia w pełnej kwocie z
dotychczasowej gwarancji(poręczenia) należytego wykonania umowy.
§ 14
[zmiana umowy]
„Dostawa i wdrożenie systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów dla Urzędu Gminy w Starych Babicach”
Opracował Konrad Chojecki, www.klon.com.pl
64
SIWZ – Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia
1. Zmiana postanowień niniejszej umowy wymaga zachowania formy pisemnej pod rygorem
nieważności.
2. Zamawiający przewiduje możliwość wprowadzenia zmian do treści zawartej umowy dotyczące
zmiany przedmiotu zamówienia, zmiany terminu wykonania przedmiotu zamówienia lub zmiany
ceny za przedmiot umowy w następujących przypadkach:
1) Z powodu okoliczności siły wyższej, niezależnej od Zamawiającego i Wykonawcy, a której nie
można było przewidzieć i która nie pozwala na kontynuację robót będących przedmiotem
zamówienia, np. wystąpienia zdarzenia losowego wywołanego przez czynniki zewnętrzne,
którego nie można było przewidzieć, w szczególności zagrażającego bezpośrednio życiu lub
zdrowiu ludzi lub grożącego powstaniem szkody w znacznych rozmiarach.
2) Z powodu działań osób trzecich uniemożliwiających wykonanie przedmiotu zamówienia, które
to działania nie są konsekwencją winy którejkolwiek ze stron.
3) Z powodu wystąpienia okoliczności technicznych, których strony nie były w stanie przewidzieć,
pomimo zachowania należytej staranności.
3. Zamawiający przewiduje również możliwość wprowadzenia zmian do treści zawartej umowy
dokonane na podst. art. 144 ust. 1 pzp w zakresie zmian nieistotnych, rozumianych w ten sposób,
że wiedza o ich wprowadzeniu do umowy na etapie postępowania o udzielenie zamówienia nie
wpłynęłaby na krąg podmiotów ubiegających się o udzielenie zamówienia czy też wynik
postępowania.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
§ 15
[kary]
Strony postanawiają, że obowiązującą je formą odszkodowania stanowią w pierwszej kolejności
kary umowne.
Strony zastrzegają sobie prawo dochodzenia kar umownych za niewykonanie lub nienależyte
wykonanie przedmiotu umowy w następujących przypadkach i wysokości:
1) 2 % wynagrodzenia brutto określonego w § 5 ust. 1 umowy, za każdy dzień opóźnienia w
wykonaniu przedmiotu umowy,
2) 1 % wynagrodzenia brutto określonego w § 5 ust. 1 umowy, za każdy dzień opóźnienia w
usunięciu wad stwierdzonych przy odbiorze lub w okresie rękojmi liczony od upływu terminu
wyznaczonego na usunięcie wad,
3) 25 % wynagrodzenia brutto określonego w § 5 ust. 1 umowy, za odstąpienie od umowy z
przyczyn zależnych od Wykonawcy,
Jeśli w toku wykonania umowy, Wykonawca stwierdzi zaistnienie okoliczności, które dają
podstawę do oceny, że jakiekolwiek jego świadczenie nie zostanie wykonane w terminie
określonym w umowie, Wykonawca niezwłocznie zawiadomi Zamawiającego na piśmie o
niebezpieczeństwie wystąpienia opóźnienia. Zawiadomienie określi prawdopodobny czas
opóźnienia i jego przyczynę.
Wykonawca wyraża zgodę na potrącenie przez Zamawiający kar umownych z bieżącego
wynagrodzenia przysługującego Wykonawcy.
W przypadku odstąpienia przez Zamawiającego od umowy z przyczyn zależnych od Wykonawcy
kary naliczone do dnia odstąpienia są nadal należne.
Strony postanawiają, że kary umowne stają się wymagalne z chwilą zaistnienia podstawy do ich
naliczania bez konieczności odrębnego wezwania.
Wykonawca oświadcza, że zgadza się na potrącenie naliczonych kar umownych z wystawionej
faktury. Potrącenie kary umownej nie zwalnia Wykonawcy z obowiązku dokończenia dostaw, ani z
innych zobowiązań umownych.
Strony zastrzegają sobie prawo do odszkodowania przenoszącego wysokość kar umownych do
wysokości rzeczywiście poniesionej szkody.
§ 16
[odstąpienie od umowy]
1. Stronom przysługuje prawo odstąpienia od umowy w następujących sytuacjach:
1) Zamawiającemu przysługuje prawo do odstąpienia od umowy w razie wystąpienia istotnej
zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie umowy nie leży w interesie publicznym,
„Dostawa i wdrożenie systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów dla Urzędu Gminy w Starych Babicach”
Opracował Konrad Chojecki, www.klon.com.pl
65
SIWZ – Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia
czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, odstąpienie od umowy w tym
wypadku może nastąpić w terminie 30 dni od powzięcia wiadomości o powyższych
okolicznościach,
2) Zamawiającemu przysługuje prawo do natychmiastowego odstąpienia od umowy z przyczyn
leżących po stronie Wykonawcy:
a) jeżeli Wykonawca z nieuzasadnionych przyczyn nie rozpoczął realizacji umowy w ciągu 7
dni kalendarzowych od ustalonego terminu rozpoczęcia prac, pomimo wezwania
wystosowanego przez Zamawiającego, złożonego na piśmie,
b) jeżeli Wykonawca z nieuzasadnionych przyczyn przerwał realizację wykonywania prac i
przerwa ta trwa dłużej niż 5 dni roboczych, pomimo wezwania wystosowanego przez
Zamawiającego złożonego na piśmie,
c) jeżeli Wykonawca nienależycie wykonuje swoje zobowiązania umowne,
d) jeżeli opóźnienie Wykonawcy w spełnieniu świadczenia wynosi, co najmniej trzydzieści
dni
e) jeżeli zostanie ogłoszona likwidacja lub upadłość firmy Wykonawcy,
f) jeżeli zostanie wydany nakaz zajęcia majątku Wykonawcy,
3) Wykonawcy przysługuje prawo odstąpienia od umowy, jeżeli:
a) Zamawiający nie wywiązuje się z obowiązku zapłaty faktur mimo dodatkowego wezwania
w terminie 1 miesiąca od upływu terminu na zapłatę faktury określonego w niniejszej
umowie,
b) Zamawiający zawiadomi Wykonawcę, iż wobec zaistnienia uprzednio nieprzewidzianych
okoliczności nie będzie mogła spełniać swoich zobowiązań umownych wobec
Wykonawcy.
2. Odstąpienie od umowy powinno nastąpić w formie pisemnej pod rygorem nieważności takiego
oświadczenia i powinno zawierać uzasadnienie.
3. W przypadku odstąpienia od umowy:
1) w terminie 7 dni Wykonawca przy udziale Zamawiającego sporządzi szczegółowy protokół
inwentaryzacji dostaw w toku według stanu na dzień odstąpienia
2) Wykonawca zabezpieczy przerwane usługi w zakresie obustronnie uzgodnionym, jeżeli
towarzyszą one dostawom. W przypadku nie wywiązania się Wykonawcy z tego obowiązku,
Zamawiający zabezpieczy przerwane usługi na koszt Wykonawcy.
3) Wykonawca sporządzi wykaz tych materiałów lub urządzeń, które nie mogą być wykorzystane
przez Wykonawcę do realizacji innych usług nie objętych niniejszą umową, jeżeli odstąpienie
od umowy nastąpiło z przyczyn niezależnych od niego.
4) Wykonawca zgłosi, aby Zamawiający dokonał odbioru usług przerwanych, które były
wykonywane przy dostawach, jeżeli odstąpienie od umowy nastąpiło z przyczyn, za które
Wykonawca nie odpowiada
5) Wykonawca usunie z terenu wykonywania usług urządzenia przez niego dostarczone.
6) Zamawiający w razie odstąpienia od umowy z przyczyn, za które Wykonawca nie odpowiada,
obowiązany jest do dokonania odbioru dostaw przerwanych oraz zapłaty wynagrodzenia za
dostawy, które zostały wykonane do dnia odstąpienia.
4. Strona, z której winy zostało dokonane odstąpienie od umowy, niezależnie od kar umownych,
poniesie koszty wynikłe z odstąpienia od umowy, w tym koszty zabezpieczenia przerwanych
dostaw
§ 17
[zmiana adresu Wykonawcy]
1. Wykonawca jest zobowiązany do niezwłocznego przesyłania do Zamawiającego pisemnej
informacji o zmianie danych Wykonawcy zawartych w umowie. Zmiana ta nie wymaga dokonania
zmiany umowy.
2. W przypadku nie powiadomienia przez Wykonawcę Zamawiającego o zmianie danych zawartych
w umowie, wszelką korespondencję wysyłaną przez Zamawiającego zgodnie z posiadanymi przez
niego danymi strony uznają za doręczoną.
§ 18
„Dostawa i wdrożenie systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów dla Urzędu Gminy w Starych Babicach”
Opracował Konrad Chojecki, www.klon.com.pl
66
SIWZ – Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia
[spór]
1. W razie powstania sporu na tle wykonania niniejszej umowy strony się zobowiązuje przede
wszystkim do wyczerpania drogi postępowania reklamacyjnego.
2. Reklamacje wykonuje się poprzez skierowanie konkretnego roszczenia do strony.
3. Strona ma obowiązek do pisemnego ustosunkowania się do zgłoszonego przez drugą stronę
roszczenia w terminie 7 dni od daty zgłoszenia roszczenia.
4. W razie odmowy uznania roszczenia, względnie nie udzielenia odpowiedzi na roszczenia w
terminie, o którym mowa w ust. 3 każda ze stron uprawniona jest do wystąpienia na drogę
sądową.
5. Właściwym do rozpoznania sporów wynikłych na tle realizacji niniejszej umowy jest sąd
miejscowo właściwy dla siedziby Zamawiającego.
§ 19
[postanowienia końcowe]
1. Prawa i obowiązki wynikające z niniejszej umowy nie mogą być przeniesione na osoby trzecie bez
zgody drugiej Strony wyrażonej na piśmie.
2. Wykonawca nie może przenieść wierzytelności wynikającej z niniejszej umowy na osoby trzecie
bez zgody Zamawiającego wyrażonej na piśmie.
3. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego.
§ 20
[prymat treści umowy]
W przypadku rozbieżności pomiędzy treścią umowy a załącznikami do umowy pierwszeństwo mają
zapisy zawarte w umowie.
§ 21
[egzemplarze umowy]
Umowę sporządzono w 3 egzemplarzach, 2 egzemplarze dla Zamawiającego i 1 egzemplarz dla
Wykonawcy.
§ 22
[załączniki do umowy]
Wykaz załączników do umowy:
1. Oferta Wykonawcy wraz z Załącznikami
2. SIWZ wraz z Załącznikiem Nr 1 Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia
……………………………………
Zamawiający
……………………………………
Wykonawca
„Dostawa i wdrożenie systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów dla Urzędu Gminy w Starych Babicach”
Opracował Konrad Chojecki, www.klon.com.pl
67