Załącznik do Zarządzenia Dyrektora Nr 3/2012 z dnia 5 listopada
advertisement
Załącznik do Zarządzenia Dyrektora Nr 3/2012 z dnia 5 listopada 2012 r. Regulamin udzielania zamówień publicznych, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14.000 euro w Miejskiej Bibliotece Publicznej w Opocznie Dział I. Postanowienia ogólne §1 1. Regulamin udzielania zamówień o wartości nie przekraczającej równowartości kwoty 14 000 euro realizowanych w Miejskiej Bibliotece Publicznej w Opocznie, zwany w dalszej części Regulaminem, określa zakres, zasady oraz tryb postępowania Zamawiającego przy udzielaniu zamówień z pominięciem stosowania przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych. 2. Do zamówień, których wartość nie przekracza 6.000 zł nie stosuje się procedur niniejszego Regulaminu. 3. Niniejszy regulamin nie ma także zastosowania do zakupu w przypadkach nagłych, jak: awarie sprzętu, urządzeń, instalacji wodno-kanalizacyjnej, elektrycznej, robót budowlanych spowodowanych wystąpieniem zdarzeń spowodowanych działaniem sił przyrody, których skutki wymagają natychmiastowych działań. 4. Przy zamówieniach o jakich mowa w ust. 2 i 3 należy zawsze kierować się zasadami gospodarności i uczciwej konkurencji, stosując, tam gdzie jest to tylko możliwe, zapytanie o cenę. Dopuszcza się zapytania drogą telefoniczną, faksem lub e-mailem, co należy udokumentować w formie notatki służbowej. 5. Postanowienia niniejszego Regulaminu nie mają zastosowania w przypadku konieczności stosowania innych, niż określone w postanowieniach niniejszego Regulaminu procedur postępowania związanych z wydatkowaniem środków publicznych pochodzących z budżetu Unii Europejskiej. 6. Podstawą wydatkowania środków publicznych przez Miejską Biblioteka Publiczną w Opocznie o których mowa w art. 4 pkt 8 Ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r., Nr 113, poz. 759) jest budżet biblioteki na dany rok, w tym kwoty zaplanowane na realizację poszczególnych zadań. §2 Użyte w niniejszym regulaminie określenia oznaczają: Ustawa - ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r., Nr 113, poz. 759). Zamawiający – Miejska Biblioteka Publiczna w Opocznie. Wnioskujący - pracownik, do którego obowiązków służbowych na podstawie odrębnych przepisów, należy wykonanie sprawy z danego zakresu. Rozporządzenie - Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 16 grudnia 2011 r. w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych (Dz. U. z 2011 r. Nr 282, poz. 1650). Dostawy - nabywanie rzeczy, praw oraz innych dóbr, w szczególności na podstawie umowy sprzedaży, dostawy, najmu, dzierżawy oraz leasingu. Usługi - wszelkie świadczenia, których przedmiotem nie są roboty budowlane lub dostawy, a są usługami określonymi w przepisach wydanych na podstawie art. 2a ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r., Nr 113, poz. 759). Najkorzystniejsza oferta - oferta, która przedstawia najkorzystniejszy bilans ceny i innych kryteriów odnoszących się do przedmiotu zamówienia, albo ofertę z najniższą ceną, a w przypadku zamówień z zakresu działalności twórczej lub naukowej, których przedmiotu zamówienia nie można z góry opisać w sposób jednoznaczny i wyczerpujący - ofertę, która przedstawia najkorzystniejszy bilans ceny i innych kryteriów odnoszących się do przedmiotu zamówienia publicznego. Roboty budowlane - wykonanie lub zaprojektowanie i wykonanie robót budowlanych w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane (Dz. U. z 2010 r. Nr 243, poz. 1623 ze zm. ), a także realizację obiektu budowlanego w rozumieniu ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane za pomocą dowolnych środków, zgodnie z wymaganiami określonymi przez zamawiającego. Środki publiczne - środki publiczne w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 r. Nr 157, poz. 1240). Dział II. Zasady udzielania zamówień z wyłączeniem zastosowania przepisów Ustawy §3 1. Wydatkowanie środków finansowych winno być celowe, gospodarne i oszczędne, z poszanowaniem zasad: uzyskiwania najlepszych efektów z poniesionych nakładów, uczciwej konkurencji i jawności. 2. Szacunkowa wartość przedmiotu zamówienia nie przekraczająca równowartości kwoty 14000 euro nie stanowi jedynego i wystarczającego uzasadnienia do niestosowania przepisów Ustawy. Wnioskujący powinien ponadto wykazać, że jego wniosek nie narusza przepisów Ustawy dotyczących zakazu dzielenia przedmiotu zamówienia na części oraz zaniżania jego wartości w celu uniknięcia stosowania procedur oraz zasad i trybów udzielania zamówień. 3. Postępowanie o udzielenie zamówienia objęte niniejszym regulaminem prowadzi się w formie pisemnej w języku polskim. §4 1. Udzielenie zamówienia zgodnie z postanowieniami niniejszego Regulaminu powinno być poprzedzone oszacowaniem wartości przedmiotu zamówienia z uwzględnieniem postanowień Rozporządzenia. 2. Podstawą obliczenia wartości szacunkowej zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług, ustalone przez Zamawiającego z należytą starannością z uwzględnieniem postanowień ust. 3-6. 3. Podstawą obliczenia wartości zamówienia na dostawy jest wartość rynkowa rzeczy, praw lub innych dóbr będących przedmiotem dostawy . 4. Podstawą obliczenia wartości przedmiotu zamówienia na usługi jest całkowita szacunkowa wartość rynkowa świadczeń objętych zamówieniem. 5. Podstawą obliczenia wartości przedmiotu zamówienia na roboty budowlane jest kosztorys budowlany. 6. Wartość rynkową zamówienia, o której mowa w ust. 2 oraz 3 określa się na podstawie przeciętnych cen stosowanych w mieście Opocznie. 7. W przypadku braku możliwości oszacowania wartości przedmiotu zamówienia, zgodnie z ust. 6 Zamawiający może oszacować wartość przedmiotu zamówienia na podstawie powszechnie dostępnych cenników, katalogów, folderów reklamowych oraz informacji zamieszczanych na stronach www . §5 1. Podstawą obliczenia wartości przedmiotu zamówienia na dostawy i usługi powtarzające się okresowo jest łączna wartość zamówień tego samego rodzaju: - udzielonych w terminie poprzednich 12 miesięcy lub w poprzednim roku budżetowym, z uwzględnieniem zmian ilościowych zamawianych usług lub dostaw oraz prognozowanego na dany rok wskaźnika cen towarów i usług konsumpcyjnych ogółem, albo, - których zamawiający zamierza udzielić w terminie 12 miesięcy następujących po pierwszej usłudze lub dostawie. 2. W przypadku dopuszczenia możliwości składania ofert częściowych wartością zamówienia jest łączna wartość poszczególnych części zamówienia. 3. Na realizację zamówień o wartości przekraczającej 6 000 zł sporządza się pisemną umowę. Dział III. Procedura udzielania zamówień o wartości przekraczającej 6000 zł., a nie przekraczającej, wyrażonej w złotych, równowartości 14 000 euro §6 1. Dla realizacji zamówienia podlegającego postanowieniom niniejszego Regulaminu pracownik zamawiający, z zachowaniem zasad określonych w dziale II, przygotowuje projekt wniosku na realizację zamówienia publicznego. 2. Wniosek, o którym mowa w ust. 1 powinien zawierać w szczególności: - szczegółowy opis przedmiotu zamówienia, - szacowaną wartość przedmiotu zamówienia, - termin realizacji zamówienia. 3. W przypadku braku akceptacji wniosku przez Dyrektora BMBP należy zaniechać realizacji wnioskowanego zamówienia. 4. Po uzyskaniu akceptacji wniosku przez Dyrektora MBP pracownik zamawiający jest zobowiązany do przeprowadzenia pisemnego rozeznania rynku polegającego na skierowaniu zaproszenia do składania ofert ( zał nr 1 do regulaminu)do co najmniej 3 wykonawców świadczących dostawy, usługi oraz roboty budowlane będące przedmiotem zamówienia oraz publikacji informacji o zamiarze udzielenia zamówienia na stronie internetowej MBP w Opocznie. 5. Koperty ze złożonymi ofertami otwierane są i oceniane przez komisję w składzie 3 osobowym powołaną przez dyrektora. 6. Zamówienie powierza się wykonawcy, który złożył najkorzystniejszą ofertę. 7. W przypadku gdy jedynym kryterium oceny ofert jest cena, a wśród ofert złożonych występują co najmniej dwie najkorzystniejsze, identyczne pod względem ceny, postępowanie o zamówienie należy powtórzyć od etapu zaproszenia do składania ofert. 8. Jeżeli na zaproszenie do składania ofert nie wpłynie żadna oferta, zamówienie można powierzyć z pominięciem postanowień niniejszego Regulaminu w sytuacji udokumentowanego zaproszenia do co najmniej 5 wykonawców. 9. Pracownik zamawiający zobowiązany jest do: - niezwłocznego, po ocenie ofert, sporządzenia protokołu z czynności postępowania ( zał nr 2 do regulaminu) oraz po jego podpisaniu przez komisję, do przedłożenia przedmiotowego protokołu do akceptacji Dyrektora MBP - przygotowania projektu umowy na realizację zamówienia i przedłożenie jej do sprawdzenia i parafowania przez Dyrektora MBP - monitorowania i nadzoru nad realizacją zamówienia po podpisaniu umowy w wyniku przeprowadzonego przedmiotowego postępowania. 10. W przypadku gdy w odpowiedzi na zaproszenie do składania ofert wpłynie oferta, co do której zachodzą przesłanki do jej odrzucenia z powodu: - niezgodności jej treści z warunkami określonymi w zaproszeniu do składania ofert, - popełnienia czynu nieuczciwej konkurencji w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji poprzez jej złożenie, - rażąco niskiej ceny w stosunku do przedmiotu zamówienia; - błędów w obliczeniu ceny, - braków w wymaganej w postępowaniu dokumentacji, Zamawiający jest obowiązany do jednorazowego wezwania Wykonawcy do uzupełnienia brakującej dokumentacji lub złożenia dodatkowych wyjaśnień. W przypadku gdy Wykonawca nie dopełni obowiązku złożenia żądanych dokumentów lub zostaną one uznane za niewystarczające oferta podlega odrzuceniu. 11. W przypadku gdy przeprowadzone zgodnie z niniejszym regulaminem postępowanie nie zostanie rozstrzygnięte, zamówienie można powierzyć z pominięciem ust. 1-11. 12. Wykonawca jest zobowiązany do złożenia oferty w formie pisemnej. Zamawiający wraz z ofertą może żądać dodatkowych dokumentów, w szczególności dokumentów potwierdzających doświadczenie wykonawcy, dysponowanie zasobami technicznymi lub osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, spełnianie przez oferowane dostawy, usługi lub roboty budowlane wymagań określonych przez zamawiającego. 14. Dokumentacja dotycząca postępowania o udzielenie zamówienia jest przechowywana w biurze MBP- zgodnie z przepisami instrukcji kancelaryjnej. Dział IV. Odpowiedzialność za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania §7 1. Odpowiedzialność za przestrzeganie postanowień niniejszego regulaminu, a w szczególności za prowadzenie postępowań w nim uregulowanych ponosi dyrektor oraz pracownicy zamawiający, do których należą zadania z tego zakresu. 2. Pracownicy zamawiający odpowiedzialni za dokonywanie na gruncie postanowień niniejszego Regulaminu opisu przedmiotu zamówienia są zobowiązani do dochowania w każdym przypadku należytej staranności podczas realizacji przedmiotowych obowiązków. Załącznik nr 1 do o wyrażonej kwoty 14 000 euro Regulaminu udzielania wartości w złotych zamówień nieprzekraczającej równowartości ZAPROSZENIE DO ZŁOŻENIA OFERTY (wzór ramowy) na realizację: ......................................... . Opis sposobu przygotowania oferty: Oferta powinna być złożona w zamkniętej kopercie. Na kopercie należy umieścić nazwę oraz adres Zamawiającego, nazwę i adres Wykonawcy oraz napis: Oferta na realizację zadania: Oferta powinna zostać napisana w języku polskim, trwałą i czytelną techniką. Oferta powinna obejmować całość zamówienia określonego przez Zamawiającego. Opis przedmiotu zamówienia: ............................................................................................................................................................... ............................................................................................................................................................... ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… Przy wyborze oferty Zamawiający będzie się kierował następującym/i kryterium/iami: .................................................... , kryterium wagowe: % .................................................... , kryterium wagowe: % .................................................... , kryterium wagowe: % Wykonawca składając ofertę, jest zobowiązany dołączyć do niej następujące dokumenty: 1 . 2 . 3 . Opis sposobu obliczania ceny: W cenę oferty należy wliczyć wszystkie koszty wykonania zamówienia. Wykonawca jest zobowiązany do podania ceny netto usługi/dostawy/roboty budowlanej będącej przedmiotem zamówienia powiększonej o obowiązujący podatek VAT. Cena podana przez Wykonawcę za świadczoną usługę/dostawę/robotę budowlaną obowiązuje przez cały okres obowiązywania umowy i nie będzie podlegała waloryzacji (podać klauzulę/sposób waloryzacji świadczenia). Miejsce i termin złożenia oferty: Ofertę należy złożyć w terminie do dnia: Zamawiającego ul. do godz w siedzibie , pok. zamkniętej kopercie opisanej zgodnie ze wskazówkami z pkt. I. Oferta otrzymana przez Zamawiającego po upływie terminu na składanie ofert zostanie zwrócona bez otwierania Wykonawcy i nie będzie podlegała procesowi oceny. Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę, wykonawca może wprowadzić zmiany lub wycofać złożoną przez siebie ofertę przed upływem terminu wyznaczonego na składanie ofert. Miejsce oraz termin otwarcia oferty: Otwarcie złożonych w postępowaniu ofert nastąpi w siedzibie Zamawiającego ul. Osoba uprawniona do kontaktów z Wykonawcą jest/ są: tel. Informacje dotyczące zawarcia umowy: W terminie do ……… dni od dnia powiadomienia przez Zamawiającego o wyborze oferty Wykonawca, którego oferta została uznana za najkorzystniejszą w postępowaniu, jest zobowiązany do podpisania umowy. Umowa musi zawierać w swojej treści wszystkie elementy oferty Wykonawcy. (data, podpis) Załączniki: Formularz ofertowy, Projekt umowy Załącznik nr 2 do o wyrażonej kwoty 14 000 euro regulaminu udzielania wartości w złotych zamówień nieprzekraczającej równowartości PROTOKÓŁ z czynności postępowania o zamówienie, którego wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14.000 euro 1. Przedmiot zamówienia: robota budowlana dostawa usługa ……………………………………………………………………. 2.Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia: ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….. A. Zapytanie skierowano do: ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………….. Zapytanie skierowano faksem, mailem, telefonicznie (właściwe podkreślić) Oferty otrzymano ……………………………… od: ………………………………………… ……………………………………………… Wybór wybrano ofertę ……………………………………… oferty ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… przy uwzględnieniu następujących wymagań: ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… Uzasadnienie wyboru: ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….. ......................................................... (prowadzący postępowanie) ZATWIERDZAM: …………………………………….. (data i podpis)
