zarządzenie - bip.dobrodzien.
advertisement
Załącznik nr 1 do Zarządzenia Nr S.0050.46.2014 Burmistrza Dobrodzienia z dnia 18.04.2014 r. w sprawie wprowadzenia regulaminu udzielania zamówień publicznych, których wartość przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 15.000 euro i nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30.000 euro w Urzędzie Miejskim w Dobrodzieniu. Regulamin udzielania zamówień publicznych, których wartość przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 15.000 euro nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30.000 euro w Urzędzie Miejskim w Dobrodzieniu §1 1. Zamówienia, których wartość szacunkowa nie przekracza w danym roku budżetowym wyrażoną w złotych równowartości kwoty 30.000 euro netto, dokonywane są z pominięciem trybów postępowania określonych w ustawie z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 907, z późn. zm.), zwanej dalej „ustawą Pzp”. 2. Zamówienia, których wartość szacunkowa przekracza w danym roku budżetowym wyrażoną w złotych równowartość kwoty 15.000 euro netto i nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30.000 euro netto, powinny być dokonywane są zgodnie z postanowieniami niniejszego regulaminu. 3. Zamówienia, których wartość szacunkowa nie przekracza w danym roku budżetowym wyrażoną w złotych równowartość kwoty 15.000 euro netto, mogą być dokonywane z pominięciem postanowień niniejszego regulaminu. 4. W przypadkach szczególnie uzasadnionych charakterem i specyfiką zamówienia lub pilną potrzebą (np. wystąpienie awarii, klęski żywiołowej itp.) dopuszcza się możliwość dokonywania zamówień, których wartość przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 15.000 euro netto i nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30.000 euro netto z pominięciem zasad wyboru określonych w niniejszym regulaminie, co winno zostać w odpowiedni sposób opisane np. poprzez sporządzenie stosownej notatki wraz z uzasadnieniem powodu dokonania takiego zamówienia. 5. Zamówienia, o których mowa w ust. 2 – 4 niniejszego paragrafu, powinny być dokonywane w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady należytej staranności i uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów, umożliwiające terminową realizację zamówień oraz w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań. 6. Postępowania, o których mowa w ust. 2 – 4 o udzielenie zamówienia należy przeprowadzać z zachowaniem zasady uczciwej konkurencji oraz zasady równego traktowania wykonawców. 7. Średni kurs złotego w stosunku do euro, stanowiący podstawę przeliczania wartości zamówień, określa się zgodnie z postanowieniami rozporządzenia wydanego na podstawie art. 35 ust. 3 ustawy Pzp. §2 1. Określenie przedmiotu zamówienia powinno odpowiadać zadaniu opisanemu w planie finansowym Gminy Dobrodzień i mieścić się w kwocie zaplanowanej na jego realizację. 2. Pracownik danego referatu realizujący określone zamówienie lub inna upoważniona osoba realizująca określone zamówienie przed udzieleniem zamówienia, powinien uzyskać wcześniejszą akceptację kierownika tegoż referatu, oprócz pracownika pracującego na samodzielnym stanowisku realizującego określone zamówienie. 3. Pracownik danego referatu lub inna upoważniona osoba realizująca określone zamówienie bądź pracownik pracujący na samodzielnym stanowisku realizujący określone zamówienie, przed udzieleniem zamówienia, powinien sprawdzić, czy tożsame zamówienie lub jego część nie stanowi części składowej innego zamówienia realizowanego w drodze umowy o udzielenie zamówienia publicznego w trybie ustawy Pzp. §3 1. Podstawę do dokonywania zamówień określonego rodzaju stanowi budżet Gminy Dobrodzień na dany rok budżetowy, aktualny w dniu ustalania wartości szacunkowej danego rodzaju zamówienia. 2. Przy ustalaniu wartości szacunkowej danego rodzaju zamówień, o których mowa w ust. 1 niniejszego paragrafu, należy w sposób szczególny przestrzegać przepisów ustawy Pzp 1 dotyczących zakazu dzielenia zamówień oraz zaniżania wartości zamówień w celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy Pzp. 3. Jeżeli w trakcie roku budżetowego, po dokonaniu zamówienia określonego rodzaju, nastąpiła zmiana budżetu Gminy Dobrodzień powodująca zwiększenie środków finansowych na tego rodzaju zamówienia, podstawą do ustalenia wartości szacunkowej zamówienia jest wysokość kwoty, o którą dokonano zwiększenia w planie finansowym zamówień danego rodzaju. 4. Odpowiedzialność oraz kontrola zgodności zapotrzebowań z budżetem Gminy Dobrodzień spoczywa na kierowniku danego referatu realizującego określone zamówienie bądź pracowniku pracującym na samodzielnym stanowisku realizującym określone zamówienie. §4 1. Pracownik danego referatu lub inna upoważniona osoba realizująca określone zamówienie bądź pracownik pracujący na samodzielnym stanowisku realizujący określone zamówienie, przed realizacją określonego zamówienia, przeprowadza rozeznanie rynku mające na celu wyłonienie wykonawcy tego zamówienia, spełniającego możliwie w najszerszym stopniu wymagania opisane w zapytaniu ofertowym, a w szczególności analizuje ceny, jakie oferują wykonawcy za wykonanie przedmiotu zamówienia. 2. Obowiązkiem pracownika danego referatu lub innej upoważnionej osoby realizującej określone zamówienie bądź pracownika pracującego na samodzielnym stanowisku realizującego określone zamówienie jest zgodne z § 1 bezstronne, obiektywne, staranne, rozeznanie, zakwalifikowanie oraz przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. 3. Zaproszenie do składania ofert odbywa się w drodze zapytania ofertowego opisującego przedmiot zamówienia, z ewentualną propozycją umowy, jeżeli zachodzi taka konieczność (tzn. można wraz zapytaniem przesłać wykonawcom do akceptacji wzór umowy). 4. Zapytania ofertowe, o których mowa w ust. 3 niniejszego paragrafu, kieruje do wykonawców pracownik danego referatu lub inna upoważniona osoba realizująca określone zamówienie bądź pracownik pracujący na samodzielnym stanowisku, w formie pisemnej/faksowej/drogi elektronicznej lub ustnej (telefonicznie) z podaniem terminu składania ofert. 5. W przypadku kierowania zapytań na piśmie/faksem lub drogą elektroniczną (wydruk z komputera), powinno się je załączyć do dokumentacji z przeprowadzonego postępowania. 6. Zapytania ofertowe, o których mowa w ust. 3 niniejszego paragrafu, powinno się kierować, do co najmniej trzech wykonawców, chyba, że wykonanie przedmiotu zamówienia oferuje mniejsza liczba wykonawców. 7. Oferty powinny być składane w formie pisemnej/faksowej/drogi elektronicznej do wyznaczonego terminu. 8. Pracownik danego referatu lub inna upoważniona osoba realizująca określone zamówienie bądź pracownik pracujący na samodzielnym stanowisku realizujący określone zamówienie, w uzasadnionych przypadkach (np. na prośbę wykonawcy) może przedłużyć termin składania ofert, informując o tym fakcie wszystkich wykonawców, którym przesłał zapytanie ofertowe. 9. Oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje Urzędu Miejskiego w Dobrodzieniu, zwanego w dalszej części niniejszego regulaminu „Urzędem” i wykonawcy przekazują pisemnie. Dopuszcza się przekazywanie oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji faksem lub drogą elektroniczną - z niezwłocznym potwierdzeniem faktu zapoznania się z ich treścią, zawsze, jeżeli zażąda tego któraś ze stron. §5 1. Pracownik danego referatu lub inna upoważniona osoba realizująca określone zamówienie bądź pracownik pracujący na samodzielnym stanowisku realizujący określone zamówienie, po skompletowaniu zapytań ofertowych, o których mowa w § 4 oraz nadesłanych ofert wraz z ewentualnymi załącznikami do tych dokumentów, przedkłada je przed Komisję przetargową, o której mowa w § 6. 2. Komisja przetargowa po zapoznaniu się z dokumentami wymienionymi w ust. 1 niniejszego paragrafu i dokładnym zbadaniu ofert, wybiera z pośród nich ofertę najkorzystniejszą. §6 1. Każdorazowo wyboru oferty najkorzystniejszej dokonuje Komisja przetargowa w składzie: 1. Z-ca Burmistrza/Sekretarz Gminy – Przewodniczący Komisji przetargowej; 2. Kierownik/pracownik referatu realizującego określone zamówienie lub inna upoważniona osoba realizująca określone zamówienie bądź pracownik pracujący na samodzielnym stanowisku realizujący określone zamówienie – Sekretarz; 2 3. Pracownik ds. zamówień publicznych – Członek Komisji przetargowej. 2. Sekretarz Komisji przetargowej może, jeżeli uważa to za stosowne, po wyborze oferty najkorzystniejszej zaprotokółować wyniki prac tej komisji. §7 W toku badania i oceny ofert Urząd w razie wątpliwości dotyczących treści złożonych ofert może zażądać od wykonawców (w wyznaczonym przez siebie terminie), stosownych wyjaśnień oraz uzupełnienia brakujących lub błędnych dokumentów w ofercie, wymaganych przez Urząd w zapytaniu ofertowym. §8 Urząd może odrzucić ofertę, która nie będzie spełniać możliwie w najszerszym stopniu wymagań opisanych w zapytaniu ofertowym, o którym mowa w § 4 ust. 3. §9 1. Urząd może unieważnić postępowanie o udzielenie zamówienia, jeżeli zajdzie którakolwiek z niżej wymienionych okoliczności: a) nie zostanie złożona żadna oferta niepodlegajaca odrzuceniu, b) cena najkorzystniejszej oferty lub oferta z najniższą ceną przewyższy kwotę, którą Urząd zamierza przeznaczyć na sfinasowanie zamówienia, chyba że Urząd może zwiększyć te kwotę do ceny najkorzystniejszej oferty, c) wystąpi istotna zmiana okoliczności powodująca, że prowadzenie postępowania lub wykonanie niniejszego zamówienia nie będzie leżeć w interesie Urzędu, czego nie można było wcześniej przeiwdzieć, d) postępowanie obarczone będzie niemożliwią do usinięcia wadą lub uniemożliwiającą zawarcie ewntualnej umowy. 2. Pracownik danego referatu lub inna upoważniona osoba realizująca określone zamówienie bądź pracownik pracujący na samodzielnym stanowisku, może, jeżeli uważa to za stosowne, zawiadomić wszystkich wykonawców, którzy złożyli oferty w toczącym się postępowaniu, o unieważnieniu postępowanie o udzielenie zamówienia, z ewntualnym uzasadnieniem takiej decyzji. § 10 Jeżeli cena najkorzystniejszej oferty przekroczy wyrażoną w złotych równowartość kwoty 30.000 euro netto, wszczęte zgodnie z niniejszym regulaminem postępowanie musi zostać unieważnione, co powinno zostać odpowiednio zaprotokołowane, zaś zamówienie w takim przypadku musi być dokonane zgodnie z ustawą Pzp, a ewentualny protokół oraz pozostałe dokumenty unieważnionego postępowania mogą być wykorzystane przy ustaleniu wartości szacunkowej zamówienia publicznego realizowanego już w drodze ustawy Pzp. § 11 1. Zamówień udziela się wykonawcy, który złoży najkorzystniejszą ofertę, chyba, że zajdą okoliczności uzasadniające unieważnienie postępowania, o których mowa w § 9 ust. 1. 2. Za ofertę najkorzystniejszą, w zależności od rodzaju zamówienia, uważa się ofertę spełniającą możliwie w najszerszym stopniu wymagania opisane w zapytaniu ofertowym, jak np. szybkość dostawy, koszty eksploatacji, gwarancje, walory użytkowe, estetyczne, jakościowe, zaawansowanie techniczne itp. oraz przedstawiająca najniższą cenę bądź przedstawiającą najkorzystniejszy bilans cen lub najkorzystniejszą cenę w stosunku do zaoferowanych parametrów/warunków wykonania przedmiotu zamówienia zawartych w wybranej ofercie. 3. W przypadku uzyskania dwóch identycznych najkorzystniejszych ofert, wykonawcy mogą zostać poproszeni o złożenie ofert dodatkowych lub zaproszeni do dodatkowych negocjacji. 4. Pracownik danego referatu lub inna upoważniona osoba realizująca określone zamówienie bądź pracownik pracujący na samodzielnym stanowisku, może, jeżeli uważa to za stosowne, zawiadomić wszystkich wykonawców, którzy złożyli oferty w toczącym się postępowaniu, o wyborze najkorzystniejszej oferty. 3 § 12 1. W przypadku dokonywania zamówień ze środków publicznych na dostawy, usługi lub roboty budowlane, których wartość przekracza 15.000 euro netto i nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30.000 euro netto dokonanie wydatku powinno być poprzedzone zawarciem pisemnej umowy, jeżeli zachodzi taka konieczność, poprzedzone procedurą opisaną w niniejszym regulaminie. 2. W przypadku dokonywania zamówień na usługi lub dostawy powtarzające się okresowo, których łączna wartość zamówień tego samego rodzaju w danym roku budżetowym w dniu ustalenia wartości szacunkowej przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 15.000 euro netto i nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30.000 euro netto, dokonanie zamówienia powinno być poprzedzone zawarciem pisemnej umowy, jeżeli zachodzi taka konieczność, poprzedzone procedurą opisaną w niniejszym regulaminie. § 13 1. Faktura wystawiona przez wybranego wykonawcę realizującego zamówienie na podstawie ustnej dyspozycji zlecenia lub umowy, powinna być opisana przez pracownika danego referatu lub inną upoważnioną osobę realizującą określone zamówienie bądź pracownika pracującego na samodzielnym stanowisku realizującego określone zamówienie. 2. Kierownik danego referatu bądź pracownik pracujący na samodzielnym stanowisku realizujący określone zamówienie powinien czuwać od początku do końca nad pomyślnym jego zrealizowaniem. 3. Cała dokumentacja z przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego wraz z załącznikami i złożonymi ofertami powinna być przechowywana w danym referacie realizującym określone zamówienie bądź u pracownika pracującego na samodzielnym stanowisku. §14 1. Pracownicy Urzędu Miejskiego w Dobrodzieniu z tytułu powierzonych im obowiązków winni zapoznać się z treścią niniejszego regulaminu i przestrzegać zawartych w nim postanowień. 2. Nadzór nad przestrzeganiem postanowień regulaminu powierza się kierownikom referatów bądź pracownikom pracujących na samodzielnych stanowiskach, realizujących określone zamówienia. 3. Nadzór nad poprawnym przebiegiem procedury udzielania zamówień publicznych zgodnej z zapisami niniejszego regulaminu powierza się pracownikowi ds. zamówień publicznych. 4. W sprawach nieuregulowanych niniejszym regulaminem mają zastosowanie przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych, akty wykonawcze do tej ustawy oraz Kodeks cywilny. 4
