pobierz

Załącznik nr 4 do zarządzenia
Wojewody Pomorskiego
z dnia r.
Wykaz korespondencji wyłączonej z korespondencji wewnętrznej
za pośrednictwem systemu EZD
Lp.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Rodzaj korespondencji
a) dokumentacja oznaczona klauzulą niejawności (zastrzeżone,
poufne, tajne, ściśle tajne)
b) poświadczenia dostępu do informacji niejawnych
c) ankiety bezpieczeństwa osobowego
d) oświadczenia o stanie majątkowym i lustracyjne
pracowników Urzędu
Pisma dotyczące udostępniania danych z bazy CEWIUP/PESEL
Pisma dotyczące udostępniania dokumentacji archiwalnej
znajdującej się w kartotekach paszportowych
Korespondencja z Wydziału Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców
dotycząca zwrotu nadpłat paszportowych
Korespondencja z Wydziału Nieruchomości i Skarbu Państwa
stanowiąca podstawę do wypłaty środków finansowych
Inna korespondencja będąca podstawą do zwrotu lub zapłaty
środków finansowych
Sprawy socjalno-bytowe załatwiane w ramach zakładowego
funduszu świadczeń socjalnych
Wniosek o:
a) przyznanie bezzwrotnej pomocy finansowej
b) dofinansowanie z ZFŚS do imprez sportowo – rekreacyjnych
c) przyznanie z ZFŚS pożyczki na cele mieszkaniowe
d) dofinansowanie z ZFŚS do wypoczynku dzieci i młodzieży
e) dofinansowanie z ZFŚS w formie ekwiwalentu do
wypoczynku zorganizowanego we własnym zakresie
Umowa o przyznanie pożyczki z ZFŚS na cele mieszkaniowe
Magazynowanie środków trwałych i nietrwałych – prowadzone
w systemie SENTE:
a) MP - magazyn przyjmie
b) MW - magazyn wyda
c) Pz - przyjęcie zewnętrze
d) Rw - rozchód wewnętrzny
Ewidencja środków trwałych i nietrwałych (ewidencja w systemie
OPTI-est):
a) Zmiana miejsca użytkowania
b) Pc - zmniejszenie wartości środka
c) Pk - przekazanie środka trwałego
Komórka
organizacyjna
wnosząca
o wyłączenie
IN
SO
SO
BD
BD
BD
BKO
BKO
BL
BL
11
d) Ot – przyjęcie środka trwałego
e) Korekta amortyzacji
Ewidencja osobistego wyposażenia pracowników
BL
BL
15
Eksploatacja i likwidacja środków trwałych i przedmiotów
nietrwałych
Spisy i protokoły inwentaryzacyjne, sprawozdania z przebiegu
inwentaryzacji, różnice inwentaryzacyjne i inne dokumenty
dotyczące inwentaryzacji składników majątkowych PUW
w Gdańsku
Inwestycje, plany wydatków inwestycyjnych, pisma dot. zmian
w planie
Karty eksploatacji pojazdów służbowych
16
Miesięczne karty kontroli zużycia paliwa
BL
17
BL
18
Dokumentacja dot. Pojazdów służbowych (karta pojazdu, dowody
rejestracyjne, świadectwo homologacji pojazdu)
Nagrody
BKO
19
Przygotowanie danych o środkach na nagrody
BKO
20
Decyzje o wysokości środków na nagrody
BKO
21
Listy przyznanych nagród
BKO
22
SIWZ wraz załącznikami i zmianami
BL
23
Ogłoszenia o zamówieniu i udzieleniu zamówienia oraz o zmianie
BL
24
Umowy z wykonawcami
BL
25
Spisy zdawczo – odbiorcze akt przekazywanych przez Wydziały
BL
12
13
14
BL
BL
BL
Zasiłki chorobowe:
a) druki ZUS ZLA
b) wniosek do wypłaty zasiłku opiekuńczego Z-15
c) zaświadczenie Z-3
d) wnioski o świadczenia rehabilitacyjne
Listy płac i ich załączniki
BKO
BKO
29
Rachunki do umów cywilnoprawnych zawieranych z osobami
nieprowadzącymi działalności gospodarczej
IMIR
30
Dokumentacja zgłoszeniowa i rozliczeniowa z ZUS
BKO
31
Zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu
BKO
26
27
28
BKO
BKO
32
PIT-y
BKO
FB
34
Dowody księgowe (faktury, noty księgowe, wezwania do zapłaty,
potwierdzenie sald, deklaracja VAT – 7, polecenia księgowania,
dokumenty magazynowe, inne)
Wnioski o zaangażowanie środków finansowych
35
Rozliczenie kosztów podróży służbowej wraz z załącznikami
FB
36
Wnioski na zaliczki gotówkowe
FB
37
Dokumentacja dotycząca prowadzenia KZP
FB
38
FB
39
Wnioski o uruchomienie środków z rezerwy celowej budżetu
państwa, z rezerwy Wojewody
Rozliczanie czasu pracy
BKO
40
Dowody obecności w pracy
BKO
prace zlecone bez składek na ubezpieczenia społeczne
prace zlecone ze składkami na ubezpieczenia społeczne
wnioski o wypłatę wynagrodzeń członkom komisji
dane o wynagrodzeniach do rezerw celowych, do
sprawozdań
b) informacje do prasy
c) informacje do badań rynku
d) zabezpieczenie środków finansowych do wypłaty
e) zestawienie zmian w funduszu nagród
f) potwierdzenie środków na PFRON
g) miesięczne zestawienia nagród jubileuszowych i odpraw
emerytalnych
h) potwierdzenie środków na wynagrodzenia nowo
zatrudnionych pracowników, przedłużenie umowy
i) oświadczenie do rozliczenia należności z tytułu używania
samochodu osobowego do celów służbowych
Zapotrzebowania, opisy przedmiotów zamówień do postępowań
centralnych składanych na platformie informatycznej Centrum Usług
Wspólnych i w drodze wymiany e-mailowej.
Cała dokumentacja dotycząca:
a) budżetu i jego zmiany
b) finansowania inwestycji
Powoływanie i odwoływanie organów rządowej administracji
zespolonej w województwie, w tym:
a) wniosek o powołanie i odwołanie ze stanowiska
b) występowanie do organów wyższego stopnia o zgodę na
powołanie
c) akt powoływania i akt odwoływania
Sprawozdawczość statystyczna
BKO
33
41
42
43
44
45
46
a)
b)
c)
a)
FB
BKO
BL
FB
BKO
BKO
47
48
49
50
51
52
53
54
55
56
57
Dokumentacja dotycząca wszczęcia i przebiegu naboru
BKO
a) wniosek o ustalenie wysokości wynagrodzenia dla osób
nowo powołanych
b) wniosek o przyznanie nagrody uznaniowej
c) pismo ustalające wysokość wynagrodzenia
a) kolejna umowa pracownika
b) umowa o pracę
c) informacja o warunkach pracy, porozumienie zmieniające,
d) wniosek o zmniejszenie wymiaru etatu, pismo dotyczące
zmniejszenia wymiaru etatu lub pismo o odmowie
zmniejszenia wymiaru etatu
e) świadectwa pracy, wnioski o wydanie świadectwa pracy
a) pismo informujące o przyznaniu/odmowie przyznania
awansu finansowego i/lub stanowiskowego
b) wniosek o przyznanie dodatku zadaniowego
c) pismo o przyznaniu/odmowie przyznania dodatku
specjalnego lub zadaniowego
d) pismo informujące o oddelegowaniu pracownika na okres do
3 miesięcy do innej pracy
Wniosek o wydanie opinii, opinie o pracowniku, arkusz ocen
BKO
Pismo informujące o przyznaniu nagrody (jubileuszowej,
uznaniowej, z tytułu podnoszenia kwalifikacji zawodowych) oraz
listy gratulacyjne z tym związane
a) wniosek o ukaranie
b) wyjaśnienia pracownika
c) nakładanie kary
d) wniesienie sprzeciwu od wymierzenia kary
a) pismo kierowane do rzecznika dyscyplinarnego
b) pismo
kierowane
do
przewodniczącego
komisji
dyscyplinarnej
c) dokumentowanie postępowania przed komisją dyscyplinarną
d) nakładanie kary
e) akta osobowe pracowników w tym wszystkie dokumenty
dotyczące pracownika, które muszą być złożone do akt
osobowych w formie papierowej
a) wniosek o wydanie zaświadczenia
b) druki bankowe do wypełnienia
a) oświadczenie pracownika o świadczeniu pracy w
określonych godzinach w tym samym dniu, na który uzyskał
zwolnienie lekarskie
b) wykaz pracy w godzinach nocnych za dany okres
rozliczeniowy
c) wykaz
pracy
w
godzinach
nadliczbowych
(dobowych i średniotygodniowych)
d) pismo o wypłatę dodatkowego wynagrodzenia z tytułu pracy
w godzinach nadliczbowych oraz w godzinach nocnych
a) wniosek pracownika o indywidualny czas pracy lub system
czasu pracy
b) pismo informujące o zgodzie lub braku zgody na
indywidualny czas pracy lub system czasu pracy
BKO
BKO
BKO
BKO
BKO
BKO
BKO
BKO
BKO
58
59
60
61
62
63
64
65
66
67
68
a) pismo zlecające pracę w godzinach nadliczbowych oraz
wniosek o rekompensatę za pracę w godzinach
nadliczbowych
b) urlopy wypoczynkowe, w tym:
 pismo informujące o ekwiwalencie za niewykorzystany
urlop wypoczynkowy
 wniosek o udzielenie urlopu wypoczynkowego złożony
przez pracownika nieobecnego w pracy
Urlopy macierzyńskie, ojcowskie i wychowawcze, w tym:
a) wniosek o udzielenie/przerwanie urlopu
b) pismo informujące o przyznaniu/przerwaniu urlopu
c) oświadczenie drugiego rodzica dziecka o niekorzystaniu
z urlopu wychowawczego w tym samym czasie
Urlopy bezpłatne, w tym:
a) wniosek o udzielenie urlopu bezpłatnego
b) pismo o udzieleniu /odmowie udzielenia urlopu
Dodatkowe zatrudnienie osób zatrudnionych, w tym wniosek
o wyrażenie zgody na dodatkowe zatrudnienie
Emerytury, renty, w tym pismo informujące o przyznaniu odprawy
emerytalnej lub rentowej
Badania lekarskie w zakresie medycyny pracy, w tym:
a) pismo informujące o konieczności wykonania badania
kontrolnego, okresowego
b) wniosek o skierowanie pracownika na badania kontrolne,
okresowe
Wniosek o wypłatę ekwiwalentu m.in. za zakup okularów
korekcyjnych, za używanie własnej odzieży i obuwia roboczego, za
pranie odzieży roboczej
Opinie Pomorskiego Wojewódzkiego Inspektora Nadzoru
Geodezyjnego i Kartograficznego w sprawie refundacji przez Skarb
Państwa spółdzielniom mieszkaniowym kosztów prac
Karty kontroli
Wniosek o wypłatę ekwiwalentu za umundurowanie oraz jego pranie
i konserwację
Dokumentacja związana z komisją egzaminacyjną kandydatów na
instruktorów
BKO
BKO
BKO
BKO
BKO
BKO
BKO
WIGK
PN
PSŁ
WI