Zaproszenie mediów

Zaproszenie mediów
Jak można przyciągnąć media do odwiedzenia naszej firmy?
Powodów do zaproszenia mediów do sklepu, kwiaciarni czy centrum ogrodniczego może być
wiele. Aby zorganizować konferencję prasową wystarczy mieć ciekawy pomysł
marketingowy lub zorganizować promocję wybranych produktów w odpowiednim okresie
(np. aranżacji z gwiazdami betlejemskimi w okresie bożonarodzeniowym). Organizacja
takiego wydarzenia może wydawać się trudna, ale nawet dla małych firm stanowi doskonałą
okazję do wypromowania biznesu. Poniżej przedstawiamy przykładową listę wydarzeń,
którymi mogą zainteresować się media:
• Dzień otwarty
• Wystawa adwentowa
• Festiwal kwiatów
• Profesjonalne warsztaty dotyczące sezonowych aranżacji (np. bukiet na Walentynki,
aranżacja na stół wielkanocny, wieńce adwentowe i bożonarodzeniowe)
• Otwarcie nowej szklarni
• Poszerzenie powierzchni sprzedaży
• Rozpoczęcie produkcji gwiazd betlejemskich w sierpniu
• Rozpoczęcie sezonu gwiazdy betlejemskiej (szklarnia pełna kwitnących gwiazd
betlejemskich)
Im ciekawszy program wydarzenia, tym większe prawdopodobieństwo, że uda się
przyciągnąć lokalne media. Obecność lokalnych celebrytów lub ważnych osobistości zwiększy
prestiż wydarzenia i pozytywnie wpłynie na frekwencję. Należy jednak pamiętać, że nawet
bardzo ciekawy program wydarzenia oraz sławne osoby nie gwarantują obecności mediów.
Dziennikarze dostają wiele zaproszeń i ze względu na obowiązki służbowe nie są w stanie ich
wszystkich przyjąć. Bezpośredni kontakt może zwiększyć jednak szanse na ich obecność.
Utrzymywanie dobrych relacji z mediami jest bardzo ważne i procentuje publikacją
pozytywnych materiałów na temat firmy.
Co należy wziąć pod uwagę pisząc zaproszenie?
Udział dziennikarza w spotkaniu zależy również od formy zaproszenia. Formułując jego treść
należy pamiętać o:
• utrzymaniu krótkiej i zwięzłej formy – format zaproszenia nie powinien przekraczać
A4,
• czytelnej czcionce i odpowiednim formatowaniu (1,5 linii odstępu między wierszami;
akapitami; min. 5 cm marginesów z każdej strony),
• uwzględnieniu następujących elementów:
-
logo, data
napis „Zaproszenie” (pogrubione)
napis „Zaproszenia dla XXX”
zwrot grzecznościowy: “Szanowny Panie/ Szanowna Pani”
krótkie wprowadzenie (1/4 do maksymalnie 1/3 strony), które powinno
zawierać odpowiedzi na pytania w kilka zdaniach (Kto? Co? Kiedy? itp.)
- data i godzina, miejsce (dokładny adres)
- program wydarzenia
- informacja o możliwości przeprowadzenia wywiadu (podanie ram czasowych)
- gotowość do udzielenia wszelkich odpowiedzi na pytania („W przypadku
pytań, pozostajemy do Państwa dyspozycji”)
- imię i nazwisko wraz danymi kontaktowymi do osoby odpowiedzialnej za
kontakt z mediami.
• sprawdzeniu treści pod kątem gramatycznym i stylistycznym,
• sprawdzeniu, czy informacje o dacie i miejscu wydarzenia są poprawne.
Na co należy zwrócić uwagę przy zapraszaniu mediów na wydarzenie?
Zaproszenie do mediów powinno być wysłane na 7-10 dni przed planowanym wydarzeniem.
Ważne jest również, aby najpierw zaprosić dziennikarzy telefonicznie, co pozwoli na
przedstawienie firmy i jej działalności oraz zachęcenie do przybycia na konferencję lub
prezentację wystawy. Następnie należy wysłać drukowane, spersonalizowane zaproszenie na
ręce dziennikarza (o ile nie odrzucił on naszego zaproszenia podczas rozmowy).
W przypadku wysłania zawiadomienia drogą mailową, ważne jest, aby w tytule wiadomości
zaznaczyć, że jest to zaproszenie dla mediów. Tekst powinien być zwięzły, zawierający
najważniejsze informacje na temat wydarzenia oraz najlepiej zaadresowany do redaktora
naczelnego lub osoby zainteresowanej tą tematyką. Zaproszenie powinno stanowić załącznik
do wiadomości (plik pdf).
Poniżej znajduje się przykładowa treść maila z zaproszeniem:
Szanowny Panie Redaktorze/ Szanowna Pani Redaktor,
Mam przyjemność zaprosić Pana/ Panią na …… (wystawę, pokaz), która/y odbędzie
się dnia X o godz. Y . Szczegóły dotyczące wydarzenia przesyłam w załączonym
zaproszeniu. Będzie nam miło gościć Pana/ Panią na organizowanym przez nas
spotkaniu.
Z wyrazami szacunku,
Jan Kowalski
Dyrektor firmy XXX
Dane kontaktowe
Wysyłając zaproszenie do kilku osób, należy zawsze ukryć listę odbiorców wiadomości. Jeśli
liczba zapraszanych mediów nie jest długa, można wysłać pojedyncze, spersonalizowane
wiadomości. W przypadku korespondencji seryjnej, należy wpisać adresy e-mail w polu
UDW, tak aby nie wyświetlały się odbiorcom. Nie powinniśmy wymagać potwierdzenia
obecności, ponieważ dziennikarze nie lubią takich zobowiązań. Często decyzja redakcji
zapada, na krótko przed planowanym wydarzeniem. Jeżeli liczba lub imiona uczestników są
ważne ze względu na przygotowane atrakcje, należy zadzwonić, zachęcić do przybycia i
podpytać o ewentualną obecność.
O czym należy pamiętać podczas wydarzenia?
Bardzo ważne jest, aby wyznaczyć osobę, która będzie towarzyszyć dziennikarzowi w trakcie
wydarzenia. Jej rolą będzie reprezentowanie firmy oraz udzielanie w kompetentny sposób
odpowiedzi na wszelkie pytania związane z jej działalnością. Dziennikarzy zawsze należy
traktować jak honorowych gości, uroczyście ich przywitać, zaproponować coś do picia lub
jedzenia oraz odpowiedzieć na ich pytania oraz prośby.
Co jeśli media się nie zjawią?
Jeśli dziennikarze odmówią wzięcia udziału w wydarzeniu, nie należy brać tego personalnie.
Zdarza się to często i nie świadczy o popełnionym przez nas błędzie. W tym przypadku, po
zakończeniu wydarzenia, należy przesłać do zaproszonych osób informację prasową wraz ze
zdjęciem.