W której części akt osobowych pracownika należy

W której części akt osobowych pracownika należy przechowywać świadectwa
pracy wydane w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem umowy
terminowej?
Po nowelizacji (w 2011 roku) kodeksu pracy świadectwa pracy wydaje się w związku z rozwiązaniem
lub wygaśnięciem stosunku pracy (art. 97 § 1 k.p.), a w przypadku, w którym pracownik jest
zatrudniony na podstawie umów terminowych (umowy o pracę na okres próbny, umowy o pracę na
czas określony lub umowy o pracę na czas wykonania określonej pracy) zawartych w okresie 24
miesięcy (liczonych od zawarcia pierwszej z nich) - w związku z zakończeniem ostatniej z nich (art. 97
§ 11 k.p.). W takiej sytuacji, mimo kontynuowania zatrudnienia i rozwiązania w międzyczasie kilku
umów o pracę, świadectwo wydaje się dopiero w dniu upływu 24-miesięcznego terminu albo później,
gdy ostatnia z ww. umów nawiązana jeszcze przed upływem 24 miesięcy ulegałaby rozwiązaniu już
po nim. Dokumentuje ono wówczas zakończone okresy zatrudnienia przypadające w ww. terminie.
Ponadto, świadectwo pracy wydaje się w każdym czasie, w którym żąda tego pracownik w związku z
rozwiązaniem lub wygaśnięciem każdej z ww. umów terminowych lub za łączny okres zatrudnienia na
ich podstawie, a przypadający przed zgłoszeniem żądania (art. 97 § 13 k.p.). Zasadą jest zatem
wydawanie świadectwa pracy w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem każdej umowy o pracy,
wyjątkiem natomiast – ostatniej ze wskazanych umów terminowych zawartej w 24-miesięcznym
okresie zatrudnienia oraz na żądanie pracownika.
Kopie świadectwa pracy pracodawca przechowuje się w aktach osobowych pracownika (§ 4
rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy
oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania z dnia 15 maja 1996 roku (Dz. U. Nr 60, poz. 282).
Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie zakresu prowadzenia przez
pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia
akt osobowych pracownika z dnia 28 maja 1996 roku (Dz. U. Nr 62, poz. 286 ze zm.), dokumenty
związane z ustaniem zatrudnienia, w tym dotyczące żądania wydania świadectwa pracy (art. 97 § 11
k.p.) oraz kopię wydanego pracownikowi świadectwa pracy, przechowuje się w części C akt
osobowych pracownika. W pozostałych częściach akt – A i B przechowuje się odpowiednio
dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie (w tym świadectwa pracy z
poprzednich miejsc pracy potwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające
w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie) oraz dokumenty dotyczące
nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika.
W związku z powyższym należałoby uznać, że w części C akt osobowych pracownika przechowuje się
kopie wszystkich świadectw pracy wydanych pracownikowi za okres (okresy) zatrudnienia u danego
GACH, HULIST, MIZIŃSKA, WAWER – ADWOKACI I RADCOWIE PRAWNI SP.P.
pracodawcy, w tym również świadectwa pracy dokumentujące okresy zatrudnienia na podstawie
umów terminowych.
Za takim stanowiskiem przemawiają następujące względy. Rozporządzenia nie dokonują w tym
zakresie żadnego rozróżnienia i mówią o „kopii świadectwa pracy” oraz „dokumentach związanych z
ustaniem zatrudnienia”. Kodeks pracy mówi natomiast o „świadectwie pracy” wydawanym w związku
z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy, co jest tożsame z rozwiązaniem lub wygaśnięciem
podstawy jego nawiązania - umowy o pracę, dokumentującym zakończone okresy zatrudnienia. Przez
„ustanie zatrudnienia” należy rozumieć nie tylko łączny okres zatrudnienia pracownika, ale także
okres zatrudnienia na podstawie poszczególnej umowy o pracę łączącej go z pracodawcą (por.
uchwała Składu Siedmiu Sędziów Sądu Najwyższego z dnia 15 stycznia 2003 roku, III PZP 20/02). W
takim kontekście, niejako na marginesie, można jeszcze dodać, że nie ma podstaw by zakwalifikować
świadectwo pracy jako dokument dotyczący „przebiegu zatrudnienia” pracownika (i przechowywać w
części B akt osobowych), mimo że pozornie mogłoby się wydawać, że jest ono przecież wydawane w
trakcie jego trwania.
Autor:
Agnieszka Śniegowska, radca prawny w Kancelarii GACH, HULIST, MIZIŃSKA, WAWER – adwokaci i radcowie
prawni sp.p.
(www.ghmw.pl)
Jeśli byliby Państwo zainteresowani przeanalizowaniem tej kwestii prosimy o kontakt
z naszymi ekspertami.
Osoby kontaktowe:
Joanna
Mizińska,
adwokat
partner w kancelarii „Gach Hulist Mizińska Wawer - adwokaci i radcowie prawni” sp.p.
+48
668
017
220
e-mail: [email protected]