UMOWA nr SG……………………… - Sąd Okręgowy w Koninie

UMOWA nr SG.
na: Wykonanie archiwizacji dokumentacji z zakresu administracji i nadzoru
Sądu Rejonowego w Słupcy
zawarta w dniu ……… 2016 r. w Koninie pomiędzy:
Sądem Okręgowym w Koninie, 62-510 Konin, ul. Energetyka 5, NIP: 665-26-90-152
reprezentowanym przez
Ewę Kamińską - Dyrektora Sądu Okręgowego w Koninie
zwanym dalej Zamawiającym
a
………………………………………………………………………………………………
§1
1. Przedmiotem umowy jest usługa archiwizacji dokumentacji z zakresu administracji
i nadzoru Sądu Rejonowego w Słupcy zgodnie z ofertą Wykonawcy z dnia ………, stanowiącą
załącznik nr 1 do niniejszej umowy.
2. Usługa archiwizacji polegać będzie na:
a. kompleksowym przygotowaniu i uporządkowaniu dokumentacji wytworzonej w Sądzie
Rejonowym w Słupcy w latach: 1961-1998 oraz w 2004-2014, w celu przekazania
do właściwego archiwum zakładowego,
b. weryfikacji poprawności lub nadania kwalifikacji archiwalnej w przypadku jej braku,
c. zewidencjonowaniu dokumentacji przez sporządzenie spisów zdawczo-odbiorczych
w formie elektronicznej i papierowej, osobno dla każdego roku i kategorii archiwalnej,
a w przypadku materiałów, których okres przechowywania upłynął, spisów przekazania
do Archiwum Państwowego lub spisów brakowania,
d. umieszczeniu dokumentacji w teczkach wiązanych, po wcześniejszym opatrzeniu
numeracją stron zapisanych i uporządkowaniu dokumentów wewnątrz tych teczek oraz
trwałym połączeniu stron za pomocą taśmy bawełnianej w przypadku kat. A,
a w przypadku kat. B klipsu archiwizacyjnego,
e. właściwym oznakowaniu i opisaniu teczek.
3. Usługa archiwizacji wykonana zostanie zgodnie z udostępnionymi przez Zamawiającego
przepisami kancelaryjno –archiwalnymi:
a) Instrukcją kancelaryjną, która określa szczegółowe zasady i tryb postępowania
z dokumentacją w zakresie rejestrowania spraw, sporządzania, ewidencjonowania
i przechowywania dokumentacji oraz jej przyjmowania, przekazywania i wysyłania, a także
przekazywania do archiwum zakładowego;
b) Jednolitym Rzeczowym Wykazem Akt - wewnętrznym normatywem, na podstawie którego
dokonuje się podziału całej dokumentacji, wynikającej z regulaminu organizacyjnego, który
zawiera klasyfikację dokumentacji powstałej w toku działalności Sądu oraz jej kwalifikację
archiwalną;
c) Ustawą z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach
(t.j. Dz. U. 2015 poz.1446);
d) Rozporządzeniem Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z 20 października 2015 r.,
w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów
archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej
(Dz.U. z 2015 poz. 1743);
e) Ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz. U. z 2015 r. poz.
2135);
4.
5.
6.
7.
f) Ustawą z dnia 6 czerwca 1997 r. – kodeks karny (Dz. U. z 1997 r. Nr 88, poz. 553 z późn.
zm.);
g) Zarządzeniem Ministra Sprawiedliwości z dnia 30 grudnia 1985r. w sprawie archiwów
zakładowych w jednostkach organizacyjnych resortu sprawiedliwości (Dz. U. Ministra
Sprawiedliwości z 1985r. nr 8 poz. 55).
Dokumentacja objęta przedmiotem zamówienia podlega archiwizacji w ramach kategorii A,
kategorii B jako kategorii niearchiwalnej (wraz z podkategoriami oraz dokumentacją
niesklasyfikowaną) oraz kategorii B, w której upłynął okres przechowywania.
Dokumentacja zawiera wydruki w różnych formatach, na papierze biurowym, połączone
zszywkami, spinaczami lub zbindowane w koszulkach. Zgromadzona jest w teczkach lub
segregatorach.
W ramach realizacji zamówienia Wykonawca zobowiązany jest do:
a. udzielenia pełnomocnictwa osobie lub osobom, realizującym zamówienie do podpisywania
dokumentów związanych z realizacją zamówienia, tj. m.in. spisów zdawczo-odbiorczych,
protokołów przekazania dokumentacji do archiwizacji, protokołów odbioru zarchiwizowanej
dokumentacji;
b. przedłożenia, złożonych przez wszystkie osoby uczestniczące w wykonywaniu prac,
oświadczeń o znajomości ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U.
2015, poz. 2135 z t.j.), oraz o tym, iż znane są im skutki w zakresie odpowiedzialności za
naruszenie przepisów tej ustawy oraz o zachowaniu w tajemnicy wszelkich informacji
powziętych przy wykonywaniu umowy zarówno w czasie jej realizacji jak i po zakończeniu;
c. uporządkowania wytworzonej dokumentacji archiwalnej znajdującej się w Sądzie Rejonowym
w Słupcy;
d. dokonania weryfikacji klasyfikacji i kwalifikacji już dokonanej przedmiotowej dokumentacji
do archiwizacji z ewentualną korektą w przypadku niewłaściwej klasyfikacji lub kwalifikacji;
e. przygotowania i prawidłowego opisania teczek aktowych według obowiązujących przepisów;
f. sporządzenia w formie papierowej spisów zdawczo-odbiorczych odrębnie dla materiałów
archiwalnych (4 egzemplarze) oraz dokumentacji niearchiwalnej (3 egzemplarze) jak również
w formie elektronicznej w arkuszu kalkulacyjnym Microsoft Office Excel, przekazanym na
płycie CD/DVD odpowiednio opisanej;
g. przygotowania do brakowania lub do przekazania do Archiwum Państwowego dokumentacji
zgodnie z instrukcją kancelaryjną Sądu Rejonowego w Słupcy, Jednolitym Rzeczowym
Wykazem Akt oraz instrukcją archiwalną, a także wszystkich innych działań w ramach
przytoczonych dokumentów, o których nie wspomniano a ich wykonanie jest niezbędne celem
właściwego przygotowania przedmiotowej dokumentacji w celu przekazania do właściwego
archiwum zakładowego.
Działania opisane w pkt. 6 Wykonawca zrealizuje przy użyciu własnych środków, uwzględniając
w ofercie wszystkie koszty niezbędne do wykonania usługi archiwizacji dokumentów, w tym
koszty wszelkich materiałów biurowych, teczek bezkwasowych wiązanych (dla kategorii
archiwalnej A oraz BE o parametrach teczki 250/280/300g/m2, wymiarach 320 x 250 x 35 mm
i tasiemce o szerokości 10 mm oraz długości 200-300 mm), klipsów archiwizacyjnych a dla
kategorii A taśmy bawełnianej o szerokości 5 mm (dla kategorii archiwalnej A oraz BE), teczek
kwasowych (w przypadku dokumentów niearchiwalnych o okresie przechowywania nie dłuższym
niż 10 lat o parametrach teczki 250/280/300g/m2, wymiarach 320 x 250 x 35 mm i tasiemce
o szerokości 10 mm oraz długości ok 200-300 mm), oraz innych niezbędnych materiałów do
zrealizowania przedmiotu zamówienia. Zamawiający dopuszcza możliwość zastosowania części
teczek zarówno bezkwasowych jak i kwasowych o wymiarach grzbietu 50 mm:
a. w przypadku prac archiwizacyjnych dokumentacji niearchiwalnej o okresie
przechowywania nie dłuższym niż 10 lat (kat. B5, B10) należy usunąć dokumenty
z koszulek oraz wszelkiego rodzaju klipsy a strony ponumerować, trwale połączyć
klipsem archiwizacyjnym a następnie umieścić w odpowiednio opisanej teczce;
b. w przypadku prac archiwizacyjnych dokumentacji niearchiwalnej kat. B, której okres
przechowywania upłynął należy usunąć dokumenty z koszulek oraz wszelkiego rodzaju
metalowe klipsy a następnie strony trwale połączyć klipsem archiwizacyjnym wraz
z odpowiednio opisaną stroną tytułową;
c. w przypadku prac archiwizacyjnych dokumentacji archiwalnej kat. A oraz podlegającej
ekspertyzie kat. BE należy usunąć dokumenty z koszulek oraz wszelkiego rodzaju
metalowe elementy, zapisane strony ponumerować ołówkiem i trwale połączyć za
pomocą taśmy bawełnianej a następnie umieścić w odpowiednio opisanej teczce.
8. Realizacja usługi odbywać się będzie w siedzibie Sądu Rejonowego w Słupcy, w godzinach
pracy Sądu Rejonowego w Słupcy tj. w poniedziałek w godzinach 8:00 – 16:00 oraz od wtorku
do piątku w godzinach 07:30-15:30 bez prawa przenoszenia dokumentacji poza wyznaczone
przez Zamawiającego miejsce archiwizacji. Zamawiający nie dopuszcza realizacji
przedmiotowego zamówienia później niż do godziny 16:00 w poniedziałek oraz 15:30 od wtorku
do piątku.
9. Wykonawca przedłoży Zamawiającemu w ciągu 3 dni od dnia rozpoczęcia realizacji usługi
wstępnie zarchiwizowane trzy teczki z każdej kategorii jako wzorzec celem uzyskania akceptacji
Zamawiającego.
10. Wykonawca zobowiązany jest prowadzić, w arkuszu kalkulacyjnym Microsoft Office Excel,
zbiorczy i chronologiczny wykaz zarchiwizowanej dokumentacji.
11. Dokumentacja podlegająca archiwizacji będzie przekazywana Wykonawcy etapami zgodnie
z ustalonym harmonogramem na podstawie protokołu przekazania sporządzonego w dwóch
egzemplarzach, tj. po jednym dla każdej ze Stron.
§2
Termin wykonania umowy wynosi 10 tygodni od daty podpisania umowy.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
§3
Wykonawca oświadcza, że posiada kwalifikacje niezbędne do prawidłowego wykonania
zamówienia oraz że powierzy wykonanie przedmiotu umowy osobom wskazanym
w Wykazie osób przewidzianych do realizacji zamówienia, zgodnie ze złożoną ofertą.
Zamawiający oświadcza, że administratorem zbioru danych osobowych zawartych
w przekazanych materiałach archiwalnych jest Prezes Sądu Rejonowego w Słupcy.
Dostęp do powierzonych Wykonawcy danych osobowych mogą posiadać tylko osoby,
którym nadano upoważnienie wskazane w art. 37 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r.
o ochronie danych osobowych (t.j. Dz. U. 2015 poz.2135). Upoważnienie nadaje Prezes Sądu
Rejonowego w Słupcy osobie/osobom wskazanym przez Wykonawcę.
Wykonawca jest zobowiązany do przestrzegania przepisów ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r.
o ochronie danych osobowych (t.j. Dz. U. 2015 poz.2135) oraz przepisów wykonawczych do
tej ustawy w zakresie powierzonych mu danych osobowych.
Wykonawca oświadcza, iż spełnia wszystkie wymagania ustawy o ochronie danych
osobowych, a w szczególności określone w art. 36-39a dotyczące zabezpieczenia danych
przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, zabraniem przez osobę nieuprawnioną,
przetwarzaniem z naruszeniem ustawy oraz zmianą, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem.
Wykonawca oświadcza, iż sposób prowadzenia i zakres dokumentacji, o której mowa
7.
8.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
1.
2.
3.
4.
w art. 39a ustawy o ochronie danych osobowych oraz środki techniczne i organizacyjne
zastosowane w celu zapewnienia ochrony przetwarzanych danych są zgodne z przepisami
rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r.
w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych
i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące
do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. 2004, Nr 100, poz. 1024).
Wykonawca odpowiada za szkody, jakie powstały wobec Zamawiającego, Sądu Rejonowego
w Słupcy lub osób trzecich w wyniku niezgodnego z umową przetwarzania danych
osobowych.
Wykonawca zobowiązuje się wykonywać umowę z najwyższą starannością, zgodnie
z obowiązującymi przepisami prawa, a w szczególności odpowiada za jakość i terminowość
wykonania umowy.
§4
Przed rozpoczęciem realizacji przedmiotu umowy Zamawiający przedstawi Wykonawcy
wszelkie instrukcje i informacje niezbędne do jego realizacji.
Wszelkie materiały przekazane Wykonawcy przez Zamawiającego w związku z wykonaniem
umowy, a także powstałe w wyniku jej wykonania - pisemne, graficzne, zapisane w formie
elektronicznej lub w inny sposób - nie mogą być bez uprzedniej pisemnej zgody
Zamawiającego udostępnione jakiejkolwiek osobie trzeciej ani ujawnione w inny sposób.
Wykonawca zobowiązuje się zwrócić Zamawiającemu wszelkie materiały otrzymane
od Zamawiającego w związku z wykonaniem umowy.
Realizacja umowy odbywa się na koszt i ryzyko Wykonawcy.
Zamawiający jest uprawniony do kontrolowania postępu i jakości świadczonych usług
oraz do zgłaszania Wykonawcy uwag i zaleceń w tym przedmiocie.
Wszelkie zastrzeżenia, co do jakości i prawidłowości wykonanych usług, osoba odbierająca
zobowiązana jest zgłosić w protokole odbioru.
W razie zgłoszenia zastrzeżeń w protokole odbioru Zamawiający wyznaczy Wykonawcy
na piśmie stosowny termin, nie dłuższy jednak niż 5 dni w celu:
a) usunięcia stwierdzonych protokołem końcowym usterek i wad,
b) dokonania ponownej archiwizacji tej części dokumentacji, która nie została wykonana
zgodnie z umową.
Wykonawca zobowiązuje się usunąć wady lub dokonać ponownej archiwizacji
w wyznaczonym przez Zamawiającego terminie bez prawa do osobnego wynagrodzenia
z tego tytułu.
§5
Z tytułu należytego wykonania przedmiotu umowy Wykonawcy będzie przysługiwało łączne
wynagrodzenie w kwocie nie większej niż ……… zł brutto (słownie………….).
Cena jednostkowa za wykonanie poszczególnych usług wynosi:
a) za archiwizację dokumentacji kategorii A - …………..zł netto za metr bieżący (słownie:
złotych netto) + ………..zł podatek VAT=……….zł brutto (słownie: złotych brutto),
b) za archiwizację dokumentacji kategorii B - …………..zł netto za metr bieżący (słownie:
złotych netto) + ………..zł podatek VAT=……….zł brutto (słownie: złotych brutto)
c) za archiwizację dokumentacji niesklasyfikowanej - …………..zł netto za metr bieżący
(słownie: złotych netto) + ………..zł podatek VAT=……….zł brutto (słownie: złotych
brutto),
Wykonawca oświadcza, że ceny za 1 mb podane w ofercie są stałe i nie ulegną zmianie przez
okres obowiązywania umowy.
Wynagrodzenie obejmuje również koszt zakupu materiałów niezbędnych do wykonania
5.
6.
7.
8.
9.
przedmiotowych prac.
Wysokość wynagrodzenia Wykonawcy zostanie ustalona na podstawie rzeczywistej liczby
metrów bieżących zarchiwizowanych dokumentów w oparciu o sporządzony przez Wykonawcę
i pracownika Sądu Rejonowego w Słupcy pomiar metrów bieżących ujęty na podstawie spisów
zdawczo-odbiorczych w protokole odbioru. Wynagrodzenie Wykonawcy będzie uregulowane
za usługi faktycznie wykonane po zakończeniu całej archiwizacji.
Obmiar metrów bieżących zostanie dokonany po zarchiwizowaniu dokumentów,
po wcześniejszym ułożeniu dokumentacji na półkach w systemie książkowym, zgodnym
ze sporządzoną ewidencją. Obmiar będzie dokonany przez upoważnionego pracownika Sądu
Rejonowego w Słupcy oraz Wykonawcy.
Rozliczenie za wykonane prace odbędzie się na podstawie, prawidłowo wystawionej faktury
i dokumentu potwierdzającego prawidłowe wykonanie usługi.
Płatność nastąpi w terminie 21 dni od daty doręczenia Zamawiającemu faktury, na numer
rachunku bankowego wskazany w treści faktury.
Za datę dokonania płatności przyjmuje się datę obciążenia rachunku Zamawiającego.
§6
1. Wykonawca zobowiązany będzie do zapłaty kar umownych w następujących sytuacjach
i wysokościach:
a) w razie odstąpienie od umowy przez Zamawiającego z powodu okoliczności, za które
odpowiada Wykonawca lub przez Wykonawcę z przyczyn nie dotyczących Zamawiającego,
w wysokości 10% wynagrodzenia brutto, o którym mowa w §5 ust.1.,
b) w razie opóźnienia w wykonaniu umowy lub w wykonaniu obowiązku, o którym mowa w §4
ust.7 w wysokości 0,5% wynagrodzenie brutto, o którym mowa w §5 ust.1 za każdy rozpoczęty
dzień opóźnienia,
c) za niewłaściwe wykonanie umowy w wysokości 1% wynagrodzenie brutto, o którym mowa w
§5 ust.1. za każdy stwierdzony przypadek wykonania umowy niezgodnie z jej treści.
2. Zamawiający zastrzega sobie prawo potrącenia kar z wynagrodzenia Wykonawcy, jeżeli
Wykonawca nie zapłaci kary w terminie oznaczonym w nocie księgowej wzywającej do zapłaty.
3. Zamawiający zastrzega sobie prawo dochodzenia roszczeń uzupełniających w przypadku, gdy
szkoda z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania umowy przekroczy kwotę kar umownych.
1.
2.
§7
Wykonawca nie może powierzyć wykonania zakresu niniejszej umowy innemu podmiotowi
bez zgody Zamawiającego.
Wykonawca ponosi odpowiedzialność za powierzone mu materiały i dokumentację. W razie
uszkodzenia lub zniszczenia zobowiązany jest pokryć koszty ich naprawy lub odtworzenia.
§8
Do bieżącej współpracy w sprawach związanych z wykonywaniem umowy, w tym
do sporządzania protokołów przekazania i odbioru dokumentacji oraz protokołu końcowego,
są upoważnieni:
- ze strony Zamawiającego - .................................................................,
- ze strony Sądu Rejonowego w Słupcy – Justyna Błaszczyk, sekretarz sądowy, archiwista
- ze strony Wykonawcy - ......................................................................
2. Zmiana osób i danych, o których mowa w ust. 1 następuje poprzez pisemne powiadomienie
drugiej Strony i nie wymaga zmiany treści umowy.
1.
3.
1.
2.
3.
4.
Zmiany osób, o których mowa w § 3 ust. 1, po stronie Wykonawcy możliwe będą wyłącznie
w przypadkach wystąpienia obiektywnych i niezawinionych przez Wykonawcę okoliczności
uniemożliwiających realizację zamówienia i jedynie na pisemny wniosek Wykonawcy za
pisemną zgodą Zamawiającego oraz pod warunkiem zapewnienia przez Wykonawcę nowej
osoby, posiadającej kwalifikacje zawodowe co najmniej takie same jak osoby wskazanej w
ofercie, na podstawie której wybrano Wykonawcę.
§9
Wszelkie zmiany i uzupełnienia do niniejszej umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem
nieważności.
W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową mają zastosowanie przepisy powszechnie
obowiązujące.
Wszelkie spory wynikające z umowy lub pozostające z nią w związku, nie wyłączając sporów
o zapłatę kar umownych lub odszkodowań, rozstrzygał będzie Sąd Powszechny, właściwy
miejscowo według siedziby Zamawiającego.
Umowę sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, dwa egzemplarze dla
Zamawiającego oraz jeden dla Wykonawcy.
WYKONAWCA
ZAMAWIAJĄCY