Bez tytu*u slajdu
advertisement
PROMOWANIE RÓŻNORODNOŚCI KULTUROWEJ I ARTYSTYCZNEJ W RAMACH EUROPEJSKIEGO DZIEDZICTWA KULTUROWEGO PL09 w ramach Mechanizmu Finansowego EUROPEJSKIEGO OBSZARU GOSPODARCZEGO 2009-2014 szkolenie z zakresu wnioskowania o płatność i rozliczania projektu MINISTERSTWO KULTURY I DZIEDZICTWA NARODOWEGO Warszawa 29.04.2014 r. 1 Zakres szkolenia Kwalifikowalność kosztów Zamówienia Rozliczanie partnerstwa Prawa i obowiązki wynikające z umowy finansowej Wprowadzanie zmian do budżetu Raport okresowy 2 Kwalifikowalność wydatków zgodnie z kategoriami budżetowymi 3 Ogólne zasady kwalifikowalności wydatków: Za wydatki kwalifikowalne uznaje się wydatki, które jednocześnie: 1) są niezbędne do prawidłowej realizacji projektu, 2) zostały uwzględnione w Planowanym budżecie, 3) zostały faktycznie poniesione w okresie kwalifikowalności wydatków dla projektu, 4) zostały prawidłowo zaksięgowane, rzetelnie udokumentowane, możliwe do zweryfikowania, 5) nie są finansowane z innych środków pomocowych, 6) są zgodne z obowiązującymi przepisami prawa. 4 Ogólne zasady kwalifikowalności wydatków: „Wydatki faktycznie poniesione” to znaczy rzeczywiste • Refundacji polegają tylko faktycznie zrealizowane wydatki (zapłacone), a nie zaksięgowane koszty (zafakturowane) • Zaliczka nie jest uznawana za wydatek rzeczywisty do czasu jej rozliczenia • Nie uznaje się za koszty kwalifikowalne kosztów szacunkowych lub domniemanych • Koszty rzeczywiste muszą wynikać z ksiąg rachunkowych lub dokumentów podatkowych beneficjenta poniesiony w okresie realizacji projektu. 5 Ogólne zasady kwalifikowalności wydatków: Wydatek kwalifikowalny to znaczy: • Ekonomicznie uzasadniony tzn. musi być rozsądny, zgodny z zasadami należytego zarządzania finansami i normalnego postępowania beneficjenta Może zdarzyć się tak, że Operator uzna jakiś wydatek za niekwalifikowalny pomimo, że będzie on zgodny z wytycznymi o kwalifikowalności wydatków powołując się na brak ekonomicznego uzasadnienia • Nieodzowny do realizacji projektu tzn. musi bezpośrednio wynikać z merytorycznego zakresu projektu • Ujęty w księgach według zasad rachunkowości stosowanych (na co dzień) przez beneficjenta, co oznacza, że beneficjent nie powinien stosować innych zasad ewidencji na potrzeby realizacji projektu niż te, które normalnie stosuje 6 Ogólne zasady kwalifikowalności wydatków: Wydatki niekwalifikowalne w ramach Programu: koszt zakupu ziemi i nieruchomości; amortyzacja i zakup środków trwałych, w tym zakup instrumentów muzycznych; nagrody, stypendia, kary; wkład rzeczowy, w tym wolontariat; opłaty za transakcje finansowe i inne koszty czysto finansowe, z wyjątkiem kosztów związanych z rachunkami wymaganymi przez KMF, Krajowy Punkt Kontaktowy lub obowiązujące prawo oraz koszty usług finansowych nałożonych przez umowę finansową; • podatek VAT, gdy przepisy prawa pozwalają na jego odzyskanie • • • • • 7 Ogólne zasady kwalifikowalności wydatków: Koszty osobowe: • Dopuszczalne są wszystkie formy zatrudnienia personelu zgodne z prawem polskim, • Beneficjent ma więc do wyboru umowę o pracę zgodną z Kodeksem Pracy, umowę zlecenie, umowę o dzieło itp. zgodnie z Kodeksem Cywilnym, • W ramach umowy o pracę Beneficjent ma możliwość zatrudnienia pracownika nowego, Własnego – na pełen etat, część etatu, lub poprzez zwiększenie zakresu obowiązków tzw. dodatek zadaniowy, • W przypadku oddelegowania pracownika do pracy na rzecz projektu w części etatu konieczna jest zmiana umowy, zakresu obowiązków pracownika oraz wskazanie wymiaru czasu jaki będzie on poświęcał na projekt, 8 Ogólne zasady kwalifikowalności wydatków: Koszty osobowe: • W przypadku braku wskazania wymiaru czasu przeznaczonego na projekt konieczne jest prowadzenie kart czasu pracy, • Karty czasu pracy stanowią potwierdzenie ilości godzin czy dni przeznaczonych na pracę oddelegowanego pracownika nad projektem, • Bardzo ważne, żeby karty te były w sposób poprawny opisane tzn. zawierały : tytuł projektu, nazwę beneficjenta, kalendarz, opis wykonanych zadań oraz podpis opatrzony datą pracownika jak i osoby odbierającej pracę, 9 Ogólne zasady kwalifikowalności wydatków: Koszty osobowe: • Przy zatrudnianiu pracowników na mocy umów o pracę ważną kwestią jest to, że nie stosuje się w ich przypadku Ustawy Prawo Zamówień Publicznych oraz Wytycznych ws. zamówień publicznych • Problemem związanym z rozliczeniami kosztów osobowych jest kwestia doboru odpowiedniej formy prawnej wiążącej beneficjenta z pracownikami- nie na każdy zakres prac można zawrzeć umowę o dzieło • Należy pamiętać, że umowa o dzieło może zostać rozliczona dopiero po odebraniu przedmiotowego dzieła. W przypadku jego braku umowa taka nie zostanie uznana za zrealizowaną a co za tym idzie nie będzie podlegała rozliczeniu 10 Ogólne zasady kwalifikowalności wydatków: Koszty osobowe: Dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków: • Umowa o pracę, • Aneks do umowy/ porozumienie zmieniające, • Lista płac, • Deklaracja ZUS DRA, • Przelewy: pensji netto, do ZUS, do US i innych potrąceń wynikających z listy płac (np. PZU) • Karta czasu pracy (jeśli dotyczy), • Kalkulacja wynagrodzeń (jeśli dotyczy), • Oświadczenie o rozliczaniu wynagrodzenia jedynie z Programu PL09 11 Ogólne zasady kwalifikowalności wydatków: Koszty podróży służbowych/ delegacji: • W przypadku delegacji służbowych istotnym szczegółem jest podmiotowe prawo do bycia delegowanym • Prawo to dotyczy tylko i wyłącznie pracowników zatrudnionych w organizacji beneficjenta na mocy prawa pracy • W przypadku zatrudniania pracowników na mocy umowy zlecenia czy umowy o dzieło warunki wyjazdów, ponoszenia w ramach nich kosztów powinny zostać zapisane w warunkach zawartej umowy • Jest to bardzo częsty błąd beneficjentów, którzy przedstawiają do refundacji rozliczone delegacje wraz z wypłaconymi dietami pracowników zatrudnionych na mocy innych umów niż umowa o pracę, który skutkuje odmową refundacji poniesionych kosztów 12 Ogólne zasady kwalifikowalności wydatków: Koszty transportu: • Refundacji podlegają zarówno bilety komunikacji miejskie, międzymiastowej (autobus, pociąg) jak i międzynarodowej (samolot, prom) • W stosunku do biletów kolejowych i samolotowych refundacja dotyczy wydatków na podróż druga klasą • W celu potwierdzenia poniesienia wydatku konieczne jest załączenie do dokumentacji dowodu poniesienia danego kosztu, czyli np. biletu • W celu rozliczenia wynajmu środka transportu konieczna jest umowa o świadczenie usługi, faktura oraz dowód zapłaty 13 Ogólne zasady kwalifikowalności wydatków: Koszty transportu: • Warto zwrócić uwagę, że instytucje nadzorujące wdrażanie projektów bardzo często proszą o przedstawienie tzw. badania rynku w celu poświadczenia, że wydatek został poniesiony zgodnie z zasadami konkurencyjności, gospodarności i racjonalności Dlatego warto zawsze, w przypadku zamawiania usług przeprowadzić badanie rynku poprzez np.: zapytania mailowego do trzech wykonawców lub porównania ofert odstępnych w Internecie 14 Ogólne zasady kwalifikowalności wydatków: Koszty transportu: • W przypadku rozliczenia samochodu prywatnego do użytku służbowego nie może on zostać rozliczony na podstawie faktur za paliwo • Jest to najczęściej popełniany błąd przez jednostki spoza sektora finansów publicznych • W celu poprawnego rozliczenia wydatków związanych z używaniem samochodu prywatnego do celów służbowych kierownik jednostki powinien zawrzeć z właścicielem samochodu (pracownikiem) umowę użyczenia samochodu prywatnego • Kwalifikowalność kosztów transportu samochodem prywatnym jest uwarunkowana rachunkiem ekonomicznym 15 Ogólne zasady kwalifikowalności wydatków: Koszty transportu: • Umowa ta jest rozliczana na podstawie tzw. kilometrówki czyli ewidencji przejechanych kilometrów pomnożonych przez wskaźnik wskazany w Rozporządzeniu Ministra Transportu z dnia 31 stycznia 2008r. • Ogólne zasady wykorzystywania samochodów prywatny w celach służbowych reguluje Rozporządzenia Ministra Transportu i Gospodarki Morskiej z dnia 26 marca 1998r. (Dz. U.Nr. 41 poz. 239) • Koszty samochodów służbowych Beneficjenta należy rozliczyć na podstawie faktur za zakupione paliwo + Karta Drogowa + wyliczenie średniej ilości spalanego paliwa przez dany samochód 16 Ogólne zasady kwalifikowalności wydatków: Koszty zakwaterowania i wyżywienia: • Koszty te rozliczamy na podstawie zawartych umów o świadczenie usług, faktur oraz dowodów zapłaty • Tak jak w przypadku kosztów transportu w przypadku wydatkowania środków poniżej progu ustawowego (Ustawa Prawo Zamówień Publicznych) poniżej 30 000 euro netto, konieczne jest zastosowanie Wytycznych MRR • W przypadku, gdy projekt polega na organizacji cyklu spotkań należy sprawdzić kwoty przeznaczone w budżecie na zakwaterowanie czy wyżywienie nie przekraczają ustawowych progów 17 Ogólne zasady kwalifikowalności wydatków: Koszty podróży wyżywienia: służbowych/ delegacji, transportu, zakwaterowania i Dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków: • wniosek/ polecenie wyjazdu służbowego, • rozliczenie delegacji, • bilety (lotnicze, kolejowe itp.) • faktury za nocleg, transport, wyżywienie wraz z potwierdzeniem zapłaty • sprawozdanie z wyjazdu zagranicznego, • agenda spotkania (ważne-kwestia zapewnionego wyżywienia-potrącenia) • dowód wypłacenia zaliczki na delegację oraz jej rozliczenia/ dowód zwrotu kosztów poniesionych w czasie delegacji 18 Ogólne zasady kwalifikowalności wydatków: Koszty biurowe, sprzęt: • W przypadku tych kosztów należy pamiętać o stosowaniu ustawy Prawo Zamówień Publicznych i Wytycznych MRR w tym zakresie oraz o poprawnym szacowaniu zamówienia, czyli sumowaniu kwot w danej pozycji w okresie trwania projektu a nie w perspektywie roku kalendarzowego • Ważne, aby na etapie przygotowywania wniosku aplikacyjnego nie zapomnieć o żadnej pozycji dotyczącej kosztów biurowych ponieważ Operator może nie wyrazić zgody na możliwości rozszerzania budżetu o nowe pozycje w trakcie realizacji projektu • Ważne, że sprzęt kwalifikowalny w ramach Programu to wydatek do 3500 brutto tj. wydatek nieinwestycyjny 19 Ogólne zasady kwalifikowalności wydatków: Koszty biurowe, sprzęt : Dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków: • Umowy z dostawcą lub zamówienie • Faktura/rachunek • Dowód zapłaty • Protokół odbioru 20 Ogólne zasady kwalifikowalności wydatków: Koszty obsługi finansowej: • Program nakłada na beneficjenta obowiązek otworzenia dwóch odrębnych rachunków bankowych dla obsługi finansowej projektu • Koszty związane z otworzeniem takich rachunków jak i ich prowadzenie są kosztami kwalifikowanymi • Zatrudnienia obsługi księgowej przy realizacji projektu dotyczą takie same zasady jak w przypadku zatrudniania personelu czy zamawianiu usług w ramach realizowanego projektu może to być zatrudnienie na podstawie umowy o pracę, beneficjent może rozliczyć zatrudnianą do tej pory u siebie osobę na umowę o pracę w określonej części etatu za pomocą karty czasu pracy lub skorzystać z umów z zakresu prawa cywilnego 21 Ogólne zasady kwalifikowalności wydatków: Koszty pośrednie: • Są one rozliczane na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków • Ich poziom jest określany w umowie finansowej • Warunkiem ich rozliczenia przez Beneficjenta jest posiadanie systemu księgowości analitycznej oraz przedstawienie uzasadnionej metody kalkulacji 22 Ogólne zasady kwalifikowalności wydatków: Koszty wynagrodzeń artystów i specjalistów: • Wyłanianie artystów w trybie art.67ust 1 „wolna ręka” wiąże się ze spełnieniem konkretnych przesłanek: c) w przypadku udzielania zamówienia w zakresie działalności twórczej lub artystycznej • Przesłanka ta nie zostaje spełniona w przypadku reprezentowania artysty przez więcej niż jedną agencję • Każde postępowanie wymaga udokumentowania- tak jest też w przypadku trybu tzw. „wolnej ręki”, w którym trzeba pamiętać o etapie negocjacji 23 Zamówienia publiczne poniżej progu ustawowego ZGODNIE Z WYTYCZNYMIE MINISTRA ROZWOJU REGIONALNEGO W ZAKRESIE UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ W RAMACH MECHANIZMU FINANSOWEGO EOG 2009-2014 ORAZ NORWESKIEGO MECHANIZMU FINASOWEGO 2009-2014, DO KTÓRYCH NIE MA ZASTOSOWANIA USTAWA Z DNIA 29 STYCZNIA 2004R.-PRAWO ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH 24 Zamówienia publiczne: • Wytyczne dotyczą wszystkich, którzy nie są zobowiązani do stosowania Ustawy Prawo Zamówień Publicznych oraz zamówień, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14 tysięcy euro • Usługi i dostawy są sumowane w ramach danego projektu realizowanego przez Beneficjenta biorąc pod uwagę łączne spełnienie kryteriów: a) Tożsamości przedmiotowej zamówienia b) Tożsamości czasowej zamówienia c) Tożsamości podmiotowej zamówienia (możliwość wykonania zamówienia przez jednego wykonawcę) 25 Zamówienia publiczne: Zamówienie pomiędzy 3500 PLN a 14 tys. euro • upublicznienie zapytania ofertowego na swojej stronie internetowej lub wysłania zapytania ofertowego do co najmniej trzech potencjalnych wykonawców • zapytanie powinno zawierać: opis przedmiotu zamówienia, kryteria oceny ofert, termin składania ofert • zapytanie można wysłać w formie pisemnej, elektronicznej lub faksem, w przypadku powszechnej dostępności zamówienia, o ustalonych standardach jakościowych, przy jedynym kryterium-cena-możliwe jest uzyskanie informacji o ofercie wykonawcy telefonicznie, poprzez stronę internetową wykonawcy lub bezpośredni kontakt z wykonawcą • w przypadku jednego potencjalnego wykonawcy beneficjent negocjuje warunki umowy z wykonawcą 26 Zamówienia publiczne: Zamówienie powyżej 14 tys. euro dla podmiotów nie objętych ustawą PZP • upublicznienie zapytania ofertowego na swojej stronie internetowej, w przypadku braku strony, na stronach internetowych przeznaczonych do zamieszczania ogłoszeń albo prasie ogólnopolskiej lub lokalnej w zależności od znaczenia zamówienia • zapytanie powinno zawierać: opis przedmiotu zamówienia, kryteria oceny ofert, termin składania ofert-nie mniej niż 7 dni kalendarzowych od dnia ogłoszenia • w przypadku powszechnej dostępności zamówienia, o ustalonych standardach jakościowych, przy jedynym kryterium-cena-możliwe jest wysłanie zapytania w formie pisemnej, elektronicznej lub faksem, do co najmniej 3 potencjalnych wykonawców bez konieczności upubliczniania na stronie internetowej lub prasie 27 Zamówienia publiczne: Zamówienie powyżej 14 tys. euro dla podmiotów nie objętych ustawą PZP • W przypadku jednego potencjalnego wykonawcy beneficjent negocjuje warunki umowy z wykonawcą • Beneficjent wysyła informację o wyniku postępowania do każdego wykonawcy, który złożył ofertę lub zamieszcza wyniki postępowania na stronie internetowej, na której wywiesił zapytanie lub publikuje w prasie, w której drukował zapytanie ofertowe • W przypadku gdy beneficjent nie otrzymał dwóch ważnych ofert, należy jeden raz powtórzyć procedurę • Jeżeli w przypadku powtórzenia procedury nie otrzymał dwóch ważnych ofert, można zawrzeć umowę z wykonawcą, który jako jedyny złożył ofertę lub po przeprowadzeniu negocjacji z jednym wykonawcą 28 Zamówienia publiczne: Zamówienie nie objętych ustawą PZP – udokumentowanie procedury • Beneficjent ma obowiązek udokumentowania procedury udzielenia zamówienia poprzez sporządzenie notatki • Notatka powinna zawierać co najmniej: a) informację o sposobie upublicznienia zapytania lub informację do jakich co najmniej trzech podmiotów wysłał zapytanie lub informację o tym, że na rynku nie jest znanych trzech potencjalnych wykonawców wraz z uzasadnieniem, b) wykaz ofert, które wpłynęły, c) wykazanie wybranej oferty wraz z uzasadnieniem, d) datę sporządzenia notatki i podpis, e) załączniki: potwierdzenie publikacji, złożone oferty lub wydruk ze strony wykonawcy, oświadczenie zgodnie ze wzorem w załączniku nr 1 29 Sposób rozliczania partnerstw w projekcie 30 Sposób rozliczania partnerstw w projekcie: • Najważniejsze aby pamiętać, że partnerstwo to wspólne działanie na rzecz osiągnięcia celu określonego w projekcie • Taka definicja uniemożliwia zlecanie partnerowi wykonywanie usług lub prowadzenie pomiędzy partnerami zwykłej wymiany handlowej zakończonej wystawieniem faktury lub rachunku • Beneficjent rozlicza się z całości kosztów projektu, zarówno z kosztów własnych jak i kosztów ponoszonych przez Partnera • Stosunki między partnerem a beneficjentem określone są w umowach partnerskich • Partner może otrzymać zwrot kosztów udziału w projekcie. Obowiązują go wówczas takie same zasady jak beneficjenta • Informacja o wyborze sposobu rozliczania się jaki będzie obowiązywał w trakcie realizacji projektu pomiędzy Beneficjentem a partnerem powinna znaleźć się w umowie partnerskiej 31 Sposób rozliczania partnerstw w projekcie: Rozliczenie na podstawie kopii dokumentów finansowych i dowodów zapłaty • Przy wyborze takiej opcji – Partnera z Państw-Darczyńców obowiązują takie same zasady dotyczące rozliczania wydatków finansowych jak polskiego Beneficjenta 32 Sposób rozliczania partnerstw w projekcie: Rozliczenie na podstawie noty obciążeniowej • Partner w celu uzyskania zwrotu poniesionych wydatków wystawia notę obciążeniową Beneficjentowi • Partner do noty załącza dokumenty takie same jak Beneficjent rozliczający się z Operatorem czyli np. rozliczoną delegację swojego pracownika, fakturę za bilet lotniczy i nocleg itp. wraz z potwierdzeniem zapłaty oraz zestawienie tabelaryczne wskazujące jakie poszczególne koszty składają się na kwotę widniejącą na nocie obciążeniowej • Beneficjent po zweryfikowaniu poprawności i kompletności przedłożonych dokumentów na podstawie powyższej noty obciążeniowej wypłaca Partnerowi wnioskowaną kwotę 33 Sposób rozliczania partnerstw w projekcie: Rozliczenie na podstawie noty obciążeniowej • Beneficjent dokonuje na przekazanych dokumentach pełnego opisu i przedstawia Operatorowi: kopię noty obciążeniowej, tłumaczenie not, zestawienie wydatków (tabelarycznie), uwzględniając poniższe informacje lp. wydatku; nr ewidencji księgowej Partnera; nr i rodzaj dowodu finansowego; nazwa wydatku; nr i nazwa pozycji budżetowej z planowanego budżetu, z którym powiązany jest wydatek (nie dotyczy wydatków poniesionych na nawiązywanie partnerstw w ramach Funduszu Współpracy Dwustronnej); wartość wydatku w walucie, w której został poniesiony wartość wydatku w PLN 34 Sposób rozliczania partnerstw w projekcie: Rozliczenie na podstawie noty obciążeniowej • Na końcu przetłumaczonej noty obciążeniowej należy przedstawić sumę poniesionych wydatków • Zestawienie wydatków musi mieć formę umożliwiającą porównanie danych z informacjami zawartymi w raporcie. Przy takim przygotowaniu dokumentów Beneficjent nie przedstawia Operatorowi kopii dokumentów potwierdzających wydatki Partnera. Jednakże należy pamiętać, że Beneficjent ponosi odpowiedzialność za formalno-rachunkowe rozliczenie Partnera 35 Sposób rozliczania partnerstw w projekcie: Rozliczenie na podstawie raportu niezależnego biegłego rewidenta • Innym sposobem rozliczenia wydatków poniesionych w tracie realizacji projektu przez partnera jest raport niezależnego biegłego rewidenta potwierdzający, że zgłoszone wydatki zostały poniesione zgodnie z Regulacjami, przepisami prawa krajowego i praktykami rachunkowości kraju Partnera, • Warto zwrócić uwagę, iż powyżej przedstawiony sposób rozliczania się jest bardzo kosztowny, a wydatek z nim związany jest kwalifikowalny o ile został wpisany do Planowanego budżetu 36 Sposób rozliczania partnerstw w projekcie: Rozliczenie na podstawie raportu niezależnego biegłego rewidenta • Powyższy raport powinien zawierać następujące kluczowe informacje: wstęp odnoszący się do okresu, którego raport dotyczy oraz zasad raportowania, które zostały wykorzystane do sporządzenia dokumentu potwierdzenie, że audyt został przeprowadzony zgodnie z prawem, wytycznymi i dobrymi praktykami rachunkowości; opis elementów, które zostały objęte raportem oraz zastosowanych standardów raportu audytowego; uwagi dot. wypełnienia przez organizację zobowiązań w celu zapewnienia, że informacje związane z księgowością zostały należycie udokumentowane; informacje na temat kwalifikowalności VATu (jeśli dotyczy) 37 Sposób rozliczania partnerstw w projekcie: Wkład własny Partnera projektu • Partner projektu może wnieść również wkład własny finansowy do projektu. Szczegóły dotyczące wniesienia wkładu własnego do projektu przez Partnera powinny zostać uregulowane w umowie partnerskiej • Partner może przekazać na konto Beneficjenta ustaloną kwotę wnoszonego przez siebie wkładu własnego lub może ponieść wydatki na realizację projektu do wskazanej wysokości na konkretne wskazane w umowie partnerskiej pozycje kosztowe zgodne z Planowanym budżetem projektu. W takim przypadku, potwierdzenie wniesienia wkładu może zostać zawarte jako część raportu biegłego rewidenta 38 Sposób rozliczania partnerstw w projekcie: Wkład własny Partnera projektu • W przypadku ponoszenia przez Partnera wydatków, które mają zostać uznane za wkład własny, zobowiązany jest on do przekazania Beneficjentowi pełnej dokumentacji finansowej w celu załączenia jej do raportu przekazywanego Operatorowi przez Beneficjenta. Dokumentacja ta musi być przetłumaczona na język polski przez Beneficjenta, a kwoty poprawnie przeliczone na PLN zgodnie z polskimi przepisami prawa, np. zgodnie z ustawą o rachunkowości 39 Umowa Finansowa 40 Umowa Finansowa Zasady realizacji projektów zawarte w umowie finansowej: Artykuł 1 – Ramy prawne W ramach realizacji Projektu, Beneficjent jest zobowiązany do: • Pełnego stosowania wszystkich właściwych przepisów prawa wspólnotowego, krajowego i miejscowego (Memorandum, Regulacje, wytyczne ws. zamówień, wszelkie wytyczne w zakresie Programu); • Podpisując umowę Beneficjent oświadcza, że znana mu jest treść ww. dokumentów; 41 Umowa Finansowa Zasady realizacji projektów zawarte w umowie finansowej: Artykuł 5 – Wysokość dofinansowania i współfinansowanie • • • • Beneficjent zobowiązuje się zapewnić płynność finansową projektu i pokrywać wszelkie wydatki związane z realizacją projektu Beneficjent zobowiązuje się do pokrycia ze środków własnych wszelkich wydatków niekwalifikowalnych Wzrost całkowitego kosztu realizacji Projektu lub wydatków kwalifikowanych w ramach Projektu w trakcie jego realizacji, powyżej pułapu określonego w ust. 5 i 6 niniejszego artykułu nie stanowi podstawy do zwiększenia dofinansowania przez Operatora W przypadku zwiększenia kosztów lub wydatków realizacji Projektu, o których mowa w ust. 4-6, wynikających w szczególności z niedoszacowania kosztów Projektu w tym wzrostu cen, Beneficjent zobowiązuje się pokryć je ze środków własnych 42 Umowa Finansowa Zasady realizacji projektów zawarte w umowie finansowej: • • • Artykuł 8 – Kwalifikowalność wydatków Wydatki poniesione przed dniem 20.12.2013 r. oraz po dniu (data zakończenia realizacji projektu – zgodnie z wnioskiem aplikacyjnym) nie są kwalifikowane Końcowa data kwalifikowalności wydatków nie może wykraczać poza dzień 30 kwietnia 2016 r. Dla wdrażania projektu mają zastosowanie szczegółowe zasady kwalifikowalności wydatków określone w rozdziale 7 Regulacji 43 Umowa Finansowa Zasady realizacji projektów zawarte w umowie finansowej: • • • • Artykuł 10 – System płatności Dofinansowanie jest przekazywane w systemie zaliczkowym oraz refundacji, przy czym o kolejną płatność okresową można wnioskować po potwierdzeniu prawidłowości rozliczenia 70% łącznej kwoty przekazanej wcześniej; płatność końcowa w wysokości nie mniejszej niż 20% kwoty dofinansowania Beneficjent jest obowiązany do prowadzenia odrębnej ewidencji księgowej dotyczącej przychodów, kosztów i wydatków realizowanego Projektu Beneficjent zobowiązuje się do otwarcia dwóch odrębnych rachunków bankowych na środki z MF EOG oraz z Min. KiDN Podstawą dokonania płatności jest złożenie i zatwierdzenie przez OP odpowiedniego raportu 44 Umowa Finansowa Zasady realizacji projektów zawarte w umowie finansowej: Artykuł 10 – System płatności Do raportu Beneficjent załącza: • kopie faktur lub innych równoważnych dokumentów, • potwierdzenie dokonania zapłaty, • kopie umów, • potwierdzenia wykonania usług/dzieł, • kopie list płac, • dzieła, • kopie not wydatków partnera wraz z listą poniesionych wydatków, • kopie raportów biegłego rewidenta zgłoszonych przez partnerów projektu. 45 Umowa Finansowa Zasady realizacji projektów zawarte w umowie finansowej: Artykuł 10 – System płatności Terminy: • Beneficjent przedkłada do Operatora raport w terminie 10 dni roboczych po upływie okresu raportowania, (styczeń-kwiecień, maj-sierpień, wrzesieńgrudzień) • Operator w terminie 15 dni roboczych dokonuje weryfikacji i przekazuje uwagi do Beneficjenta • Beneficjent w terminie 10 dni roboczych od otrzymania wezwania do uzupełnienia przekazuje poprawione dokumenty 46 Umowa Finansowa Zasady realizacji projektów zawarte w umowie finansowej: • • Artykuł 13 – Kontrola i audyt Beneficjent zobowiązuje się zapewnić kontrolę realizacji i stopnia wdrażania Projektu w ramach swoich istniejących wewnętrznych procedur kontroli Beneficjent zobowiązuje się poddać kontroli i audytowi w zakresie realizacji Projektu oraz postanowień niniejszej umowy, w szczególności dotyczącej wypełniania warunków wymienionych w art. 6, przeprowadzonemu: – w przypadku kontroli - przez Operatora, KPK, KMF lub jednostkę upoważnioną do działania w jego/ich imieniu, – w przypadku audytu - przez Instytucję Audytu, której funkcję pełni Minister Finansów lub inną upoważnioną instytucję krajową oraz Komitet Mechanizmu Finansowego lub jednostkę upoważnioną do działania w jego/ich imieniu, a także Komisję Audytorów EFTA. 47 Umowa Finansowa Zasady realizacji projektów zawarte w umowie finansowej: • • • Artykuł 13 – Kontrola i audyt Kontrolę i audyt przeprowadza się w siedzibie Beneficjenta lub w miejscu realizacji Projektu Kontrole i audyt mogą być przeprowadzane przez cały okres realizacji Projektu, przez okres obowiązywania Umowy wskazany w art. 25 ust. 1 i 2 niniejszej umowy oraz w okresie do 5 lat od dnia zakończenia realizacji projektu. Jeżeli właściwe przepisy prawa nie stanowią inaczej, Beneficjent w przypadku kontroli lub audytu jest zawiadamiany na 7 dni przed terminem ich przeprowadzenia. 48 Umowa Finansowa Zasady realizacji projektów zawarte w umowie finansowej: • • Art. 14 – Zmiany Umowy Wszelkie zmiany Umowy wymagają zgodnej woli stron wyrażonej na piśmie Zmiany Projektu, które nie mają wpływu na planowany zakres rzeczowy, wyniki, rezultaty czy cele Projektu, a skutek finansowy ogranicza się do: 1) zmiany „Harmonogramu wydatkowania środków przez Wnioskodawcę”, 2) kumulatywnych przesunięć kwot między kategoriami budżetowymi w wysokości do 20% całkowitych kosztów kwalifikowalnych, uważa się za dokonane, jeżeli w terminie 10 dni roboczych od dostarczenia na piśmie zmienionego „Planu budżetu projektu” wraz z uzasadnieniem Operator nie zgłosi do niego uwag 49 Umowa Finansowa Zasady realizacji projektów zawarte w umowie finansowej: • • • Art. 14 – Zmiany Umowy Przesunięcia nie mogą spowodować wzrostu kategorii „Koszty wynagrodzeń osób obsługujących projekt” Przesunięcia powyżej 20% całkowitych kosztów kwalifikowalnych Projektu oraz pozostałe zmiany wymagają zgody Operatora Programu i aneksowania Umowy w formie pisemnej pod rygorem nieważności Beneficjent ma obowiązek powiadomienia Operatora o zmianach wymagających jego zgody w terminie 14 dni kalendarzowych przed planowaną zmianą 50 Raport okresowy i końcowy 51 Raport - procedury Termin przesłania do MKiDN- 10 dni roboczych po zakończeniu trymestru Forma przesłania – 1 egz. w języku polskim, w wersji elektronicznej i papierowej wraz z wymaganymi załącznikami. Formularz dostępny na stronie internetowej MKiDN Rozpatrzenie przez MKiDN- 15 dni roboczych od otrzymania wersji papierowej Wezwanie do uzupełnień- elektronicznie lub drogą pocztową Czas na uzupełnienia- nie dłużej niż 10 dni roboczych liczonych od następnego dnia roboczego po otrzymaniu wezwania 52 Raport – struktura Informacje o projekcie: Zgodnie z danymi podanymi w we wniosku aplikacyjnym oraz umowie finansowej Część merytoryczna: Zgodnie z informacjami przekazanymi przez przedstawicieli DFE 53 Raport – struktura Część Finansowa: Tabela nr 1-dane powinny być zgodne z wnioskiem aplikacyjnym oraz umową finansową Tabela nr 2 – dane powinny być zgodne ze stanem rzeczywistym na dzień sporządzania raportu okresowego Ważne: kolejna transza powinna być zgodna z kwotą wskazaną w części 8 Raportu pt.: „Aktualny harmonogram wydatkowania środków przez Wnioskodawcę w PLN” 54 Raport – struktura Zestawienie rzeczywiście poniesionych wydatków w podziale na źródła finansowania w PLN Podajemy: - kwoty z poprzednich okresów rozliczeniowych łącznie -kwoty wydatków rozliczanych w obecnym okresie -wydatki łącznie Wskazanie sposobu wydatkowania przychodów 55 Raport – struktura Zestawienie dokumentów potwierdzających wydatki Podajemy: - numer ewidencji księgowej, -nazwę dokumentu (f-ra/rachunek) i nr dokumentu, -łączną kwotę dokumentu, -kwotę wydatku kwalifikowalnego, -łączną kwotę podatku Vat, -nazwę wydatku zgodnie z budżetem, -datę wystawienia dokumentu, -sposób dokonania zapłaty (przelew, karta, gotówka), -datę dokonania zapłaty. 56 Raport – struktura Zestawienie poniesionych wydatków względem planowanego budżetu w PLN Podajemy: - w kolumnie „Grupy/kategorie/podkategorie/ nazwy wydatków z „Planowanego budżetu projektu”, -kwoty zgodnie z „Planowanym budżetem”, -kwoty sumarycznie z poprzednich okresów sprawozdawczych, -kwoty z obecnego okresu sprawozdawczego, -sumę kwoty „przeszłych” i obecnie wydatkowanych, -różnicę pomiędzy „Planowanym budżetem” a sumą wszystkich dotychczasowych wydatków, -wartość procentową wykonania budżetu w stosunku do planu. 57 Raport – struktura Zestawienie zmian w kategoriach względem planowanego budżetu w PLN – pokazuje zmiany do 20% Podajemy: -podajemy nazwy pozycji zgodnie z Planowanym budżetem, -podajemy kwoty z Planowanego budżetu, -podajemy kwotę przesunięć finansowych (-,+), -podajemy kwoty Planowanego budżetu po zmianach, -podajemy kwoty przesunięć w danym okresie sprawozdawczym, -podajemy powód zaistniałych zmian, -podajemy sumy zmian. 58 Raport – struktura Aktualny harmonogram wydatkowania środków przez Wnioskodawcę w PLN Podajemy: - Uaktualniony harmonogram wydatkowania środków przez Beneficjenta w trakcie realizacji projektu: w trymestrach, które się zakończyły - kwoty rzeczywiście poniesionych wydatków , w trymestrach przyszłych. 59 Raport – struktura Podpis beneficjenta Rzetelność informacji zawartych we wniosku potwierdza podpis osoby upoważnionej do reprezentowania beneficjenta. Data - dzień wypełnienia przez beneficjenta wniosku o płatność. W przypadku, kiedy wniosek będzie poprawiany jego nowa wersja powinna być podpisana po raz kolejny z odpowiednio zmienioną datą. 60 Raport – struktura Załączniki do raportu: • kopie dokumentów potwierdzających i uzasadniających prawidłową realizację Projektu (w formie papierowej, poświadczone za zgodność z oryginałem przez osobę upoważnioną do reprezentowania beneficjenta) 61 Raport – struktura Forma przekazania dokumentów Dokumenty należy dostarczyć spięte w segregatorze lub w innej formie zabezpieczającej je przed pomieszaniem, ułożone według kategorii budżetowych, zgodnie ze kolejnością podaną w zestawienia wydatków kwalifikowalnych. 62 Przykładowy opis dokumentu finansowego Powinien być na każdej fakturze i rachunku, jeśli nie ma miejsca – tworzymy oddzielny załącznik do danej faktury/rachunku: Opis wydatku……………………………… poniesiony w ramach projektu……………dofinansowanego ze środków MF EOG i Ministra KiDN w ramach umowy finansowej nr……………z dnia……….. Kwota wydatku kwalifikowalnego …………….PLN w ramach dokumentu finansowego lub kwota wydatku kwalifikowalnego ……….PLN poniesiona w ramach kosztów pośrednich rozliczanych na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków nr pozycji w budżecie……….. Poziom dofinansowania nn. dokumentu w ramach projektu wynosi…..%, z tego: MF EOG 90%, Min.KiDN 10% nr pozycji w ewidencji księgowej………… Zakup/usługa zgodny/a z art….ustawy PZP lub Wytycznymi MRR w zakresie udzielania zamówień w ramach MF EOG i NMF. 63 Przykładowy opis dokumentu finansowego Na fakturze powinny znaleźć się również inne standardowe informacje takie jak dane dotyczące rozksięgowania kosztu, nazwisko i podpis osoby księgującej, zatwierdzającej koszty, informacja o dowodzie księgowym, płatności itd. 64 Przykładowy opis dokumentu finansowego W części merytorycznej Podajemy informacje, które pozwolą połączyć dany koszt z wydarzeniem projektu, np.: koszt dotyczy spotkania w dniu (podajemy daty i miejsce wydarzenia); Wyżywienie (lub inna kategoria) dla (ilu) osób; Spotkanie dotyczyło (podajemy cel spotkania). Opisując koszt transportu – informujemy jaka grupa / kto / wyjechał / dokąd, kiedy w jakim celu. 65 DZIĘKUJĘ BARDZO ZA UWAGĘ. ŻYCZĘ POWODZENIA W REALIZACJI I ROZLICZANIU PROJEKTÓW Marta Wilamek
