Regulamin postępowania w sprawie planowania i udzielania

advertisement
Załącznik Nr 1
do Zarządzenia Nr 40
Dyrektora Powiatowego
Urzędu Pracy w Kielcach
z dnia 1 lipca 2014r.
Regulamin postępowania w sprawie planowania i udzielania zamówień
publicznych w Powiatowym Urzędzie Pracy
w Kielcach
Postanowienia ogólne
§1
Regulamin opracowano na podstawie następujących przepisów prawnych:
1. Ustawa z dnia 29.01.2004 r. Prawo zamówień publicznych /t.j. Dz. U. z 2013 r., poz.
907 z późn. zm./
2. Ustawa z dnia 27.09.2009 r. o Finansach publicznych /t.j. Dz. U. z 2013 r., poz. 885
z późn. zm./.
§2
Ilekroć w regulaminie jest mowa o :
1. zamawiającym
–
należy
przez
to
rozumieć
Powiatowy
Urząd
Pracy
w Kielcach,
2. kierowniku zamawiającego – należy przez to rozumieć Dyrektora Powiatowego
Urzędu Pracy w Kielcach lub osobę posiadającą pisemne upoważnienie do działania
w jego imieniu,
3. koordynatorze
- należy przez to rozumieć pracownika Wydziału Organizacji
i Kadr koordynującego czynności w procesie udzielania zamówień publicznych,
4. wnioskodawcy – należy przez to rozumieć kierowników komórek organizacyjnych
PUP w Kielcach lub upoważnionych przez nich pracowników,
5. regulaminie – należy przez to rozumieć regulamin
postępowania w sprawie
planowania i udzielania zamówień publicznych w Powiatowym Urzędzie Pracy
w Kielcach,
6. komisji – należy przez to rozumieć komisję przetargową, powołaną przez kierownika
zamawiającego w szczególności do oceny spełnienia przez wykonawców warunków
udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia oraz do badania i oceny oferty,
1
7. planie zamówień publicznych – należy przez to rozumieć zatwierdzony przez
kierownika zamawiającego zbiorczy plan zamówień publicznych na dany rok
budżetowy,
8. wydziałach – należy przez to rozumieć wydziały i komórki równorzędne wydziałom
w PUP w Kielcach,
9. wartości zamówienia – należy przez to rozumieć całkowitą szacunkową wartość
zamówienia, bez podatku od towarów i usług ( VAT), ustaloną przez zamawiającego
z należytą starannością,
10. SIWZ – należy przez to rozumieć Specyfikację Istotnych Warunków Zamówienia,
11. ustawie – należy przez to rozumieć ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo
zamówień publicznych /t.j. Dz. U. z 2013 r., poz. 907 z późn. zm./
§3
1. Regulamin
określa
wewnętrzną
organizację
postępowania
w
sprawach
o udzielenie zamówień publicznych, które finansowane są w całości lub
w części ze środków finansowych będących w dyspozycji Powiatowego Urzędu Pracy
w Kielcach bez względu na źródło pochodzenia tych środków.
2. Regulamin obejmuje następujące fazy działań:
1) planowanie zamówień,
2) przygotowanie postępowań,
3) prowadzenie postępowań,
4) przygotowanie umowy i nadzór nad jej realizacją,
5) sprawozdawczość, ewidencję i obieg dokumentów dotyczących zamówień
publicznych.
3. Zamawiającym jest Powiatowy Urząd Pracy w Kielcach reprezentowany przez
Dyrektora.
4. Zamówień publicznych udziela się wyłącznie wykonawcom wybranym zgodnie
z przepisami ustawy.
5. W procesie udzielania zamówień publicznych uczestniczą:
a) kierownik zamawiającego,
b) wnioskodawcy,
c) komisja przetargowa,
d) koordynator
2
Zadania uczestników procesu zamówień publicznych
§4
1. Kierownik zamawiającego:
1) sprawuje nadzór nad udzielaniem zamówień publicznych,
2) zatwierdza roczny plan zamówień publicznych,
3) podejmuje decyzję o rozpoczęciu postępowania o zamówienie publiczne,
4) powołuje komisję przetargową,
5) określa organizację, tryb pracy oraz zakres obowiązków członków komisji
przetargowej,
6) podejmuje decyzję w sprawie wyboru trybu postępowania,
7) zatwierdza wybór najkorzystniejszej oferty wybranej przez komisję przetargową,
8) zatwierdza dokumentację postępowania,
9) zawiera umowy z wybranymi wykonawcami.
2. Wnioskodawcy – do zadań wnioskodawców w szczególności należy:
1) sporządzanie
zestawienia
swoich
potrzeb
w
zakresie
dostaw,
usług
i robót budowlanych,
2) sporządzanie wycinkowego planu zamówień publicznych wydziału,
3) określenie wartości szacunkowej zamówienia netto (w złotych) oraz należnej
stawki VAT, na druku stanowiącym Załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu
4) realizacja umowy,
5) szczegółowe określenie przedmiotu zamówienia i innych elementów zamówienia
w sposób jednoznaczny i wyczerpujący za pomocą dokładnych i zrozumiałych
określeń wraz z podaniem nazwy i kodu CPV,
6) szczegółowe określenie terminu realizacji zamówień, wymagań dla wykonawców
oraz kryteria oceny i wyboru oferty.
3. Koordynator – do zadań koordynatora w szczególności należy :
1) sporządzanie zbiorczego planu zamówień publicznych na podstawie planów
komórek organizacyjnych PUP w Kielcach,
2) prowadzenie centralnego rejestru zamówień publicznych,
3) uczestniczenie w pracach komisji przetargowej,
4) prowadzenie dokumentacji postępowania,
3
5) przygotowanie SIWZ,
6) publikacja
dokumentacji
w
Biuletynie
Informacji
Publicznej,
Dzienniku
Urzędowym Unii Europejskiej,
7) sporządzanie rocznych sprawozdań o udzielonych zamówieniach,
8) wszczęcie i prowadzenie postępowań o zamówienie publiczne,
9) przygotowywanie projektów umów.
4. Komisja przetargowa:
1) przeprowadza postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego,
2) jest powoływana do wszystkich postępowań o zamówienie publiczne, których
wartość przekracza równowartość kwoty określonej w art. 4 pkt. 8 ustawy Prawo
zamówień publicznych
3) organizację Komisji przetargowej, tryb pracy oraz zakres obowiązków członków
komisji określa Regulamin Pracy Komisji Przetargowej w Powiatowym Urzędzie
Pracy w Kielcach.
Planowanie Zamówień Publicznych
§5
1. Udzielanie zamówień publicznych w PUP w Kielcach odbywa się na podstawie
rocznego ( zbiorczego ) planu zamówień publicznych, opracowanego na podstawie
wycinkowych planów zamówień sporządzonych w wydziałach wnioskodawców.
2. Plany zamówień publicznych należy sporządzać w oparciu o przewidywane potrzeby
i posiadane przez zamawiającego środki finansowe.
3. Do dnia 15 lutego wnioskodawcy składają do koordynatora ds. zamówień publicznych
wycinkowe plany na dostawy, usługi i roboty budowlane na dany rok budżetowy.
4. Na podstawie złożonych planów koordynator sporządza w terminie do dnia 28 lutego
plan zamówień publicznych Powiatowego Urzędu Pracy w Kielcach na dany rok
i przekazuje Dyrektorowi do zatwierdzenia.
Procedury zamówień publicznych w Powiatowym Urzędzie Pracy w Kielcach
§6
1. Zamawiający przygotowuje i przeprowadza postępowanie o udzielenie zamówienia
w sposób zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji oraz równe traktowanie
wykonawców.
4
2. Udzielanie
zamówień,
których
wartość
netto
nie
przekracza
wyrażonej
w złotych równowartości kwoty 30 000 euro, odbywa się z pominięciem przepisów
ustawy /art. 4 pkt 8/ w oparciu o regulamin udzielania zamówień publicznych do
kwoty nie przekraczającej równowartości 30 000 euro.
3. Udzielanie zamówień, których łączna wartość netto przekracza wyrażoną w złotych
równowartość kwoty 30 000 euro, odbywa się zgodnie procedurami określonymi
w ustawie z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych
nakładów.
4. Nie można rozpocząć postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, jeśli
w planie finansowym urzędu nie zostały przeznaczone środki na realizację
zamówienia.
5. W
przypadku
zaistnienia
nieprzewidzianych
okoliczności
dopuszczalne
jest
rozpoczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, nieprzewidzianego
w planie finansowym urzędu, z zachowaniem procedury określonej w ust. 6
niniejszego paragrafu.
6. Rozpoczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego następuje po
zatwierdzeniu wniosku o wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia przez
Dyrektora Powiatowego Urzędu Pracy w Kielcach oraz Głównego Księgowego.
7. Nie można, w celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy, dzielić zamówienia na
części lub zaniżać jego wartości.
8. Postępowanie o zamówienie publiczne w zależności od trybu udzielenia zamówienia,
obejmuje:
1) przygotowanie postępowania:
a) złożenie
wniosku
o
rozpoczęcie
postępowania
o
udzielenie
rejestrze
zamówień
zamówienia publicznego i jego zatwierdzenie,
b) rejestracja
postępowania
w
centralnym
publicznych
c) przygotowanie dokumentacji : SIWZ, ogłoszenia o zamówieniu,
zaproszenia do udziału w postępowaniu.
2) wszczęcie postępowania tj. publikacja ogłoszenia o zamówieniu lub przekazanie
zaproszenia do udziału w postępowaniu,
3) przeprowadzenie postępowania, a w szczególności:
a)
przekazanie SIWZ wykonawcom,
5
b)
opublikowanie SIWZ na stronie internetowej zamawiającego
c)
otwarcie ofert,
d)
badanie i ocena ofert,
e)
wybór ofert
4) zakończenie
postępowania
tj.
podpisanie
umowy
lub
unieważnienie
postępowania.
Dokumentacja zamówień publicznych
§7
1. Dokumentację postępowania o udzielenie zamówień publicznych prowadzi się
w formie pisemnej, na zasadach określonych ustawą oraz regulaminem.
2. Prowadzony jest
centralny rejestr
zamówień
publicznych
przekraczających
równowartość kwoty 30 000 euro.
3. Każdemu postępowaniu o zamówienie publiczne zostaje nadany centralny numer
postępowania.
4. Dokumentacja postępowań o udzielenie zamówienia zawiera w szczególności:
1) wniosek w sprawie wszczęcia postępowania,
2) ogłoszenie o zamówieniu lub zaproszenie do udziału w postępowaniu
(zgodnie z wymogami ustawy),
3) specyfikację
Istotnych
Warunków
Zamówienia
(SIWZ)
wraz
z załącznikami (zgodnie z wymogami ustawy),
4) oferty,
5) protokół z załącznikami wraz z umową w sprawie zamówienia publicznego,
w przypadku jej zawarcia (zgodnie z wymogami ustawy).
5. Wniosek o wszczęcie postępowania w sprawie udzielenia zamówienia publicznego
przedstawiany jest do akceptacji i podpisu przez Dyrektora Powiatowego Urzędu
Pracy w Kielcach oraz Głównego Księgowego.
6. Po zakończeniu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego całość
dokumentacji archiwizowana będzie w wydziałach realizujących zamówienie.
7. Roczne sprawozdanie o udzielonych zamówieniach publicznych, sporządzone przez
koordynatora ds. zamówień publicznych, przekazuje się Prezesowi Urzędu Zamówień
Publicznych w terminie do 1 marca każdego roku następującego po roku, którego
sprawozdanie dotyczy
6
8. Plany zamówień PUP w Kielcach, plany zamówień wydziałów, ogłoszenia
o
zamówieniach
planowanych,
centralny
rejestr
zamówień
publicznych,
sprawozdanie o udzielonych zamówieniach publicznych oraz pozostałe dokumenty
dotyczące zamówień publicznych, należy przechowywać przez okres 4 lat po upływie
roku którego dotyczą.
Obieg dokumentów
§8
1. Przyjmowaniem ofert od wykonawców zajmuje się koordynator.
2. Przyjmowanie ofert odbywa się według zasady opatrzenia każdej oferty pieczęcią
wpływu z datą, dokładną godziną i minutą wpływu oraz liczbą porządkową oferty
w danym postępowaniu.
Umowy w sprawie zamówień publicznych
§9
1. Do zawierania i realizacji umów w sprawie zamówień publicznych należy stosować
w szczególności przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych i Kodeksu cywilnego
2. Umowy w sprawach zamówień publicznych o wartości zamówienia przekraczającej
równowartość w złotych 30 000 euro, pod rygorem nieważności, wymagają formy
pisemnej, chyba że przepisy odrębne wymagają formy szczególnej
3. Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego, które nie zostało unieważnione,
prowadzi do zawarcia umowy.
4. Zakres świadczenia wykonawcy wynikający z umowy jest tożsamy z jego obowiązkiem
zawartym w ofercie, z zastrzeżeniem wyjątków określonych w ustawie. Umowa jest
nieważna w części wykraczającej poza określenie przedmiotu zamówienia zawarte
w SIWZ
5. W zawartych umowach w sprawie zamówienia publicznego należy umieścić zapisy
zabezpieczające interesy zamawiającego, a w szczególności:
1) precyzyjne i zgodne z SIWZ określenie przedmiotu i warunków realizacji
zamówienia,
2) precyzyjne określenie warunków odbioru zamówienia oraz ścisłe powiązanie ich
z warunkami płatności,
7
3) precyzyjne określenie warunków gwarancji jakości, zabezpieczenia należytego
wykonania umowy
4) zamieszczenie klauzuli dotyczącej kar umownych lub innych sankcji przypadku nie
wypełnienia warunków umowy,
5) zamieszczenie klauzuli dotyczącej możliwości zmian zawartej umowy,
6) zamieszczenie klauzuli dotyczącej możliwości odstąpienia zamawiającego od
umowy,
7) zamieszczenie
klauzuli
dotyczącej
stosowania
właściwego
prawa
i właściwego sądu w przypadku rozstrzygania sporów dotyczących zawartej
umowy.
6. Projekty umów w sprawie zamówienia publicznego winny być zaakceptowane pod
względem formalno-prawnym przez radcę prawnego.
7. Osobą uprawnioną do podpisywania umów w sprawach zamówień publicznych jest
Dyrektor Powiatowego Urzędu
Pracy w Kielcach
lub osoby posiadające
pełnomocnictwo do dokonywania czynności prawnych w imieniu urzędu,
w zakresie otrzymanego pełnomocnictwa.
8. Umowy
należy
sporządzać
w
niezbędnej
dla
danego
przypadku
ilości
jednobrzmiących egzemplarzy, jednak nie mniej niż w dwóch z czego jeden
egzemplarz przeznaczony jest dla zamawiającego i jeden dla wykonawcy.
Postanowienia końcowe
§ 10
1. Regulamin
obowiązuje
wszystkie
wydziały
Powiatowego
Urzędu
Pracy
w Kielcach
2. Za przestrzeganie niniejszego regulaminu oraz zapoznanie z jego postanowieniami
pracowników, odpowiedzialni są kierownicy wydziałów.
3. W sprawach nieuregulowanych w niniejszym regulaminie mają zastosowanie akty
prawne regulujące zamówienia publiczne, a w szczególności ustawa Prawo zamówień
publicznych z dnia 29 stycznia 2004 r. /tekst jednolity Dz. U. z 2013 r. poz. 907
z późn. zm/.
4. Regulamin wchodzi w życie z dniem podpisania.
8
Załącznik nr 1
......................................................
(pieczęć jednostki/ komórki organizacyjnej)
Kielce dn. ................... 20....... r.
Oszacowanie wartości zamówienia publicznego
1. Nazwa komórki organizacyjnej zgłaszającej zamówienie publiczne do realizacji:
....................................................................................................................................................,
2. Przedmiot zamówienia - nazwa usługi/dostawy/ roboty budowlanej*
.....................................................................................................................................................
3. Sposób obliczenia wartości szacunkowej zamówienia przez jednostkę dokonującą
zgłoszenia:
Wartość zamówienia oszacowano na podstawie Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z
dnia 23 grudnia 2013 r. w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego
podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych / Dz. U. z 2013 r., poz. 1692).
Średni
kurs
złotego
w
stosunku
do
euro
wynosi
4,2249
złotych.
Wartość szacunkową oblicza się bez podatku od towarów i usług, z należytą starannością.
W umowach zawieranych na okres dłuższy niż 12 miesięcy wartość zamówienia oblicza się
mnożąc wartość szacunkową obliczona dla 12 m-cy przez każdy kolejny rok trwania umowy,
powiększoną o wskaźnik inflacji.
1) Termin związania umową: ..................................................................................................,
(określić długość trwania umowy: umowa jednorazowa, umowa wieloletnia)
2) Wartość szacunkowa zamówienia netto ............................... zł ................................ euro,
3) Zamawiający przewiduje/nie przewiduje* zgodnie z art. 67 ust. 1 pkt 6,7 ustawy udzielenia
zamówień uzupełniających do wysokości 20% (50%) zamówienia podstawowego w
kwocie: ...............................................zł
....................................................... euro,
4) Stawka podatku VAT przewidywana dla usługi/dostawy/roboty budowlane* .............%,
5) Ustalenia wartości szacunkowej dokonano w dniu ..........................................................,
Ustalenia wartości szacunkowej dokonano na podstawie:
………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………………………
Osoba odpowiedzialna za ustalenie wartości szacunkowej zamówienia:
....................................................................................................................................................
(imię i nazwisko pracownika dokonującego obliczenia wartości szacunkowej zamówienia)
................................................................
(Podpis kierownika komórki organizacyjnej)
* niepotrzebne skreślić
9
Download
Random flashcards
123

2 Cards oauth2_google_0a87d737-559d-4799-9194-d76e8d2e5390

bvbzbx

2 Cards oauth2_google_e1804830-50f6-410f-8885-745c7a100970

Motywacja w zzl

3 Cards ypy

Create flashcards