Załącznik Nr 1 - Urząd Rejestracji Produktów Leczniczych, Wyrobów

Załącznik Nr 1 do Regulaminu udzielania zamówień publicznych
URZĄD REJESTRACJI
PRODUKTÓW LECZNICZYCH, WYROBÓW MEDYCZNYCH I PRODUKTÓW BIOBÓJCZYCH
AL. JEROZOLIMSKIE 181C; 02-222 WARSZAWA; TEL. +48 22 492-11-00; FAX +48 22 492-11-09
NIP 521-32-14-182
REGON 015249601
BIURO KADR
UR.BK.26.2.2017.AM.1
Warszawa, dnia 01-03-2017
Zapytanie ofertowe
w sprawie zamówienia, do którego nie stosuje się ustawy – Prawo zamówień publicznych*
Urząd Rejestracji Produktów Leczniczych, Wyrobów Medycznych i Produktów Biobójczych zaprasza
do składania ofert na (opis przedmiotu zamówienia, sposób i termin wykonania):
realizację szkolenia e-learningowego z zakresu przepisów o ochronie danych osobowych dla osób
upoważnionych do przetwarzania danych osobowych, polegającego na utworzeniu modułów
dedykowanych szkoleń wewnętrznych dostępnych on-line dla pracowników Urzędu
i udostępnieniu na platformie e-learningowej Wykonawcy.
Termin wykonania zamówienia: 2017-2019
Wymagania:
- szkolenie e-learningowe powinno zostać przygotowane zgodnie z wymaganiami Zamawiającego
w oparciu o własne rozwiązania Wykonawcy oraz udostępnione pracownikom Zamawiającego na
platformie e-learningowej Wykonawcy;
- szkolenie e-learningowe powinno umożliwić pracownikom Zamawiającego skorzystanie z niego
wyłącznie przy użyciu przeglądarek internetowych. Wykonawca jest zobowiązany do określenia
w ofercie minimalnych wersji przeglądarek, z którymi szkolenie jest zgodne oraz określenia
pozostałych wymogów technicznych niezbędnych do przeprowadzenia szkolenia – przykładowo:
numerów portów otwartych do komunikacji z platformą szkoleniową;
- wykonawca w okresie od dnia potwierdzenia przez Zamawiającego odbioru Szkolenia bez
zastrzeżeń zapewni:
a. ciągły i nieprzerwany dostęp on-line do Szkolenia,
b. utrzymanie funkcjonalności swojej platformy e-learningowej oraz dołoży wszelkich starań,
aby dostęp on-line do Szkolenia działał bezawaryjnie,
c. wsparcie (help desk) dla Uczestników Szkolenia,
- szkolenie zostanie przygotowane i udostępnione Zamawiającemu w minimum trzech wariantach
treści dedykowanych poszczególnym grupom stanowisk pracy występujących u Zamawiającego
(zróżnicowanym ze względu na specyfikę przetwarzanych danych) dostosowanych do specyfiki
Zamawiającego,
- w ramach realizacji Szkolenia, Wykonawca zapewni:
możliwość pobierania z platformy e-learningowej Wykonawcy (w formacie możliwym do
wydrukowania) przez Uczestnika Szkolenia oraz pracownika Zamawiającego odpowiedzialnego
za sprawy szkoleń, spersonalizowanego zaświadczenia o ukończeniu Szkolenia,
możliwość generowania przez Zamawiającego zbiorczych raportów z odbytego Szkolenia,
- szkolenie powinno być każdorazowo zakończone testem zdobytej wiedzy oraz wydaniem
imiennego zaświadczenia o ukończeniu szkolenia, możliwym do wydrukowania zarówno przez
pracownika odbywającego szkolenie jak pracownika Zamawiającego odpowiedzialnego za sprawy
szkoleń;
- treść szkolenia powinna być aktualizowana na bieżąco przez Wykonawcę w okresie trwania usługi
w przypadku zmian przepisów prawnych w zakresie przedmiotu szkolenia,
- rozwiązanie powinno zapewniać możliwość generowania przez Zamawiającego zbiorczych
raportów z odbytych szkoleń w formie arkusza Excel lub innym formacie uzgodnionym
z Zamawiającym;
*
Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2015 r. poz. 2164, ze zm.)
1
-
szkoleniu będzie podlegać około 800 pracowników Zamawiającego w formie szkoleń
indywidualnych;
szkolenie zostanie przeprowadzone w terminach uzgodnionych z Zamawiającym,
w orientacyjnym okresie lat 2017 – 2019.
Szczegółowy program szkolenia powinien zawierać następujące zagadnienia (w formie
dostosowanej do specyfiki poszczególnych grup stanowisk pracy):
1) podstawowe przepisy ustawy o ochronie danych osobowych
2) system ochrony danych osobowych w Urzędzie (podstawowe pojęcia, rola ABI, ASI,
dokumenty dotyczące przetwarzania danych, regulacje wewnętrze, w tym polityka
bezpieczeństwa, nadawanie upoważnień, zbiory danych osobowych, itp.);
3) praktyczne aspekty zasad przetwarzania danych uwzględniające specyfikę Urzędu
(postępowania administracyjne, dysponowanie danymi osobowymi interesantów,
pracowników i współpracowników Urzędu oraz kandydatów do pracy itp.);
4) zasady pracy w zakresie bezpieczeństwa danych osobowych w wersji papierowej
i w systemach informatycznych;
5) zasady udostępniania danych osobowych wewnątrz Urzędu oraz przekazywanie danych
podmiotom zewnętrznym (np. przez telefon);
6) wskazanie zagrożeń związanych z ochroną danych osobowych:
7) sankcje za naruszenie przepisów o ochronie danych osobowych;
8) powierzanie przetwarzania danych;
9) zapoznanie uczestników z procedurami minimalizującymi ryzyko.
Zapytanie ofertowe kierowane jest do Wykonawców, którzy posiadają uprawnienia i kwalifikacje,
umożliwiające im wykonanie ww. zamówienia oraz dysponują potencjałem kadrowym i technicznym,
odpowiednim do wykonania tego zamówienia.
Realizacja szkolenia zostanie powierzona Wykonawcy, który zgodnie z § 8 Rozporządzenia Prezesa
Rady Ministrów w sprawie szczegółowych warunków organizowania i prowadzenia szkoleń w służbie
cywilnej – spełnia następujące kryteria:
-
posiada doświadczenie w prowadzeniu działalności szkoleniowej;
posiada odpowiadający potrzebom organizatora szkolenia program szkolenia lub zapewni jego
opracowanie;
dysponuje pracownikami lub współpracownikami dającymi rękojmię należytej realizacji
programu szkolenia, w szczególności posiadającymi odpowiednie kwalifikacje i doświadczenie.
Potwierdzeniem spełnienia kryteriów, o których mowa wyżej, będą następujące dokumenty:
-
oświadczenie o spełnianiu kryteriów wraz z informacjami na temat posiadanego doświadczenia
w prowadzeniu działalności szkoleniowej;
proponowany szczegółowy program szkolenia;
wykaz osób, które będą realizować program szkolenia, wraz z informacjami na temat ich
kwalifikacji i doświadczenia, przede wszystkim w prowadzeniu szkoleń z zakresu służby
przygotowawczej w służbie cywilnej;
Wymagane jest przygotowanie i zrealizowanie przez Wykonawcę, co najmniej 5 szkoleń z zakresu
przepisów o ochronie danych osobowych, polegającego na utworzeniu modułów dedykowanych
szkoleń wewnętrznych dostępnych on-line, w tym przynajmniej 1-go szkolenia dla pracowników
administracji publicznej (członków korpusu służby cywilnej).
Zestawienie dotyczące doświadczenia w przygotowaniu i przeprowadzeniu szkoleń e-learningowych
z zakresu przepisów o ochronie danych osobowych powinno zawierać dane, tj. nazwa firmy, w której
zostało przeprowadzone szkolenie, temat szkolenia, grupa docelowa, dla której przeprowadzone
zostało szkolenie, data szkolenia, imię i nazwisko osoby przygotowującej szkolenie, liczba godzin
szkoleniowych.
Zamawiający zastrzega sobie możliwość prowadzenia negocjacji w celu ustalenia ostatecznej ceny,
z wybranymi wykonawcami, którzy złożyli oferty zawierające cenę oraz spełniają wymagania
w zakresie właściwości podmiotowej i przedmiotu zamówienia.
2
Sposób obliczenia ceny: (liczba zamawianych towarów/usług, pomnożona przez zaoferowane ceny
jednostkowe,
a w przypadku usług lub dostaw powtarzających się okresowo, także przez czas wykonywania
zamówienia, np. liczbę miesięcy obowiązywania umowy).
Cena powinna zawierać wszystkie koszty przygotowania i przeprowadzenia szkolenia
w szczególności:
- koszt opracowania programu szkolenia w minimum 3 wariantach wymaganych przez
Zmawiającego (zwanego dalej szkoleniem),
- koszt przygotowania szkolenia, tj. utworzenia modułów dedykowanych szkoleń i udostępnienia
on-line dla pracowników Zamawiającego na platformie e-learningowej Oferenta,
- koszt udostępnienia szkolenia Zamawiającemu w okresie uzgodnionym z Zamawiającym
(orientacyjnie lata 2017 – 2019);
- koszt aktualizacji treści programu szkolenia i modułów szkoleń w okresie trwania usługi
w przypadku zmian przepisów prawnych w zakresie przedmiotu szkolenia,
- koszt odbycia szkolenia przez 800 pracowników Zamawiającego,
- koszt przygotowania i przeprowadzenia testów sprawdzających nabytą wiedzę (egzamin)
kończących szkolenie (on line);
- koszt wydania zaświadczenia o ukończeniu szkolenia z wynikiem pozytywnym lub negatywnym
(on line, z możliwością wydruku),
- koszt udostępnienia Zamawiającemu raportów ze szkoleń oraz możliwości śledzenia statystyki
szkoleń na platformie Wykonawcy;
- koszt wynagrodzenia dla osób przygotowujących szkolenie oraz odpowiedzialnych za sprawy
organizacyjne,
- koszt przeprowadzenia ankiety wśród uczestników szkolenia na podstawie arkusza indywidualnej
oceny szkolenia (AIOS) uczestników i sporządzenia sprawozdania, które zawiera podstawowe
informacje o szkoleniu, oraz analizę AIOS sporządzonych przez pracowników uczestniczących
w szkoleniu (na podstawie wzorów druków Urzędu).
Zapytanie ofertowe kierowane jest do oferentów/wykonawców, którzy posiadają uprawnienia
i kwalifikacje, umożliwiające im wykonanie ww. zamówienia oraz dysponują potencjałem kadrowym
i technicznym, odpowiednim do wykonania tego zamówienia.
Ewentualne wyjaśnienia uzyskać można przed upływem składania ofert kontaktując się pocztą
elektroniczną na adres/y [email protected] oraz [email protected]
Oferty prosimy składać na formularzu załączonym do zapytania ofertowego, w terminie do dnia
17.03.2017 r., pocztą elektroniczną jednocześnie na adres: [email protected] oraz
[email protected]
Wpłynięcie oferty zostanie niezwłoczne potwierdzone danemu wykonawcy pocztą elektroniczną.
Złożenie oferty jest równoznaczne z wyrażeniem zgody na zawarcie umowy.
Zamawiający zastrzega sobie możliwość prowadzenia negocjacji w celu ustalenia ostatecznej ceny,
z wybranymi wykonawcami, którzy złożyli oferty oraz spełniają wymagania w zakresie właściwości
podmiotowej i przedmiotu zamówienia.
Wykonanie zamówienia zostanie powierzone wykonawcy, który zaoferował ostatecznie najniższą
cenę za wykonanie zamówienia i przyjął wymagania zamawiającego określone w zapytaniu
ofertowym, w tym zgodził się na zawarcie pisemnej umowy.
Sporządził:
Zatwierdził:
3
OFERENT/WYKONAWCA:
nazwa, siedziba, adres, e-mail,
telefon, telefaks, NIP, REGON
OFERTA
ZAMAWIAJĄCY:
Urząd Rejestracji Produktów Leczniczych,
Wyrobów Medycznych i Produktów Biobójczych
02-222 Warszawa, Al. Jerozolimskie 181C
W odpowiedzi na zapytanie ofertowe (znak sprawy) …………………………………………,
dotyczące zamówienia w przedmiocie…………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………..
składam/y ofertę na wykonanie ww. zamówienia za cenę brutto ………………………….zł,
w tym kwota podatku od towarów i usług wynosi……………………………..zł.
1. Oświadczam/y, że posiadam/y uprawnienia i kwalifikacje, umożliwiające mi/nam wykonanie ww.
zamówienia oraz dysponuję/my potencjałem kadrowym i technicznym, odpowiednim do
wykonania tego zamówienia.
2. Oświadczam/y, że wykonam/y zamówienie w terminie ………………………………
3. Oświadczam/y, że udzielam/y ……………………miesięcy gwarancji* na ………….
…………………………………………………………………………………………….,
4. Oświadczam/y, że zapoznaliśmy się z warunkami umowy, które stanowią załącznik do zapytania
ofertowego, a w przypadku wyboru mojej/naszej oferty jako najkorzystniejszej zobowiązuję/emy
się do zawarcia umowy na określonych w niej warunkach, w terminie wyznaczonym przez
zamawiającego**.
5. Uważam/y się za związanych tą ofertą w terminie ……. dni od upływu terminu składania ofert.
6. Wyrażam/y zgodę na zamieszczenie przez zamawiającego na stronie podmiotowej Biuletynu
Informacji Publicznej, zawartych w ofercie danych oferenta/wykonawcy oraz ceny lub cen.
……………………………..
miejscowość, data
*
…………………………………………………
podpis oferenta/wykonawcy, pieczątka
wypełnić w przypadku dostaw towarów objętych gwarancją jakości lub usług gwarantowanych na określonym poziomie, albo usunąć
możliwe jest modyfikowanie tego punktu przez komórkę właściwą odpowiednio do przedmiotu lub warunków wykonania zamówienia
**
4