Procedura wewnętrzna postępowania w sprawie prowadzenia bazy
advertisement
Załącznik do Zarządzenia Nr OR.I-0152-720/10 Prezydenta Miasta Opola z dnia 29 listopada 2010 r. Procedura wewnętrzna postępowania w sprawie prowadzenia bazy danych oświatowych w Systemie Informacji Oświatowej 1. Podstawa prawna Ustawa z dnia 19 lutego 2004 r. o systemie informacji oświatowej (Dz.U. z 2004 r. Nr 49, poz. 463, z 2005 r. Nr 64, poz. 565, z 2007 r. Nr 42, poz. 273), Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 16 grudnia 2004 r. w sprawie szczegółowego zakresu danych oświatowych, terminów przekazywania danych między bazami danych oświatowych oraz wzorów wydruków zestawień zbiorczych (Dz.U. Nr 277, poz. 2746, z 2005 r. Nr 53, poz. 473, z 2007 r. Nr 161, poz. 1141). 2. Cel Wdrożenie procesu sprawdzania kompletności i poprawności danych przekazanych przez szkoły i placówki oświatowe z ich baz danych oświatowych wchodzących w skład bazy danych oświatowych prowadzonej przez miasto Opole, tak aby proces gromadzenia i przekazywania danych Opolskiemu Kuratorowi Oświaty przebiegał zgodnie z przepisami i w wyznaczonych terminach. 3. Wykaz odpowiedzialności 1) Naczelnik Wydziału Oświaty odpowiada za: a. nadzór nad wykonywaniem czynności zgodnie z procedurą, b. przekazanie Opolskiemu Kuratorowi Oświaty danych z prowadzonej przez miasto Opole bazy danych oświatowych. 2) Naczelnik Wydziału Budżetu odpowiada za nadzór nad wykonywaniem czynności zgodnie z procedurą. 3) Kierownik Referatu Organizacji i Rozwoju Oświaty odpowiada za bieżącą weryfikację punktów procedury. 4) Kierownik Referatu Jakości Kadr i Projektów Edukacyjnych odpowiada za bieżącą weryfikację punktów procedury. 5) Kierownik Referatu Inwestycji, Remontów i Eksploatacji Obiektów Oświatowych odpowiada za bieżącą weryfikację punktów procedury. 6) Kierownik Referatu Sprawozdawczości Oświaty odpowiada za bieżącą weryfikację punktów procedury. 7) Stanowisko ds. analizy i gromadzenia danych oświatowych odpowiada za terminowe, rzetelne i zgodne z prawem wykonywanie czynności określonych w pkt. 4-18 Opisu postępowania. 8) Stanowisko ds. administracji i obsługi sekretariatu odpowiada za terminowe wykonywanie czynności określonej w pkt. 3 Opisu postępowania. 9) Stanowiska ds.: przedszkoli, ds. szkół podstawowych i gimnazjów, ds. szkół ponadgimnazjalnych odpowiadają za terminowe i rzetelne wykonywanie czynności określonej w pkt. 13a Opisu postępowania. 10) Stanowiska ds. kadrowych i awansu zawodowego oraz ds. organizacyjno – kadrowych odpowiadają za terminowe i rzetelne wykonywanie czynności określonej w pkt. 13b Opisu postępowania. 11) Stanowisko ds. eksploatacji obiektów oświatowych odpowiada za terminowe i rzetelne wykonywanie czynności określonej w pkt. 13c Opisu postępowania. 12) Stanowiska ds. kontroli finansowej odpowiadają za terminowe i rzetelne wykonywanie czynności określonej w pkt. 13d, 15, 16 i 18 Opisu postępowania. 13) Stanowisko ds. rozliczenia szkół niepublicznych oraz przekazywania środków jednostkom oświatowym odpowiada za terminowe i rzetelne wykonywanie czynności określonej w pkt. 13e, 16 Opisu postępowania. 4. Formularze 1) Formularz pisma o przekazaniu danych z bazy danych oświatowych prowadzonej przez szkołę lub placówkę oświatową – F1 2) Formularz pisma o przekazaniu Opolskiemu Kuratorowi Oświaty danych z bazy danych oświatowych prowadzonej przez miasto Opole – F2 5. Zapisy 1) Podpisy na piśmie do szkół i placówek oświatowych o przekazanie danych: pracownika przygotowującego pismo – Z1, kierownika Referatu OiRO – Z2, Naczelnika Wydziału Oświaty – Z3 2) Zapis w dzienniku podawczym – Z4, informacja o wpływie pisma – Z5 3) Numer sprawy na piśmie szkoły lub placówki oświatowej o przekazaniu danych z bazy danych oświatowych oraz zapis w spisie spraw – Z6, Z7 4) Informacja o wyniku przeglądu wstępnego – Z8 5) Podpisy na zestawieniu zbiorczym – pracownika przygotowującego zestawienie – Z9, kierownika Referatu OiRO – Z10, Naczelnika Wydziału Oświaty – Z11 6) Podpisy na piśmie o przekazaniu danych z bazy danych oświatowych prowadzonej przez miasto Opole Opolskiemu Kuratorowi Oświaty – pracownika przygotowującego pismo – Z12, kierownika Referatu OiRO – Z13, Naczelnika Wydziału Oświaty – Z14 7) Potwierdzenie przekazania danych Opolskiemu Kuratorowi Oświaty na kopii zestawienia zbiorczego – Z15 8) Podpisy na raporcie subwencyjnym - pracownika przygotowującego raport – Z16, kierownika Referatu OiRO – Z17, Naczelnika Wydziału Oświaty – Z18 9) Podpisy na poprawionym zestawieniu zbiorczym – pracownika przygotowującego zestawienie – Z19, kierownika Referatu OiRO – Z20, Naczelnika Wydziału Oświaty – Z21 10) Podpisy na piśmie o przekazaniu poprawionych danych z bazy danych oświatowych prowadzonej przez miasto Opole Opolskiemu Kuratorowi Oświaty – pracownika przygotowującego pismo – Z22, kierownika Referatu OiRO – Z23, Naczelnika Wydziału Oświaty – Z24 11) Potwierdzenie przekazania danych Opolskiemu Kuratorowi Oświaty na kopii pisma o przekazaniu danych – Z25 12) Podpisy na dokumencie z przeglądu końcowego – pracownika ds. gromadzenia i analizy danych oświatowych – Z26, kierownika Referatu OiRO – Z27, Naczelnika Wydziału Oświaty – Z28, pracowników ds. kontroli finansowej – Z29, Z30, pracownika ds. rozliczenia szkół niepublicznych oraz przekazywania środków jednostkom oświatowym – Z31, kierownika Referatu SO – Z32, pracownika ds. organizacyjno – kadrowych – Z33, kierownika Referatu JK i PE – Z34 13) Zapis w dzienniku podawczym o wysyłce – Z35. Załącznik do Zarządzenia Nr OR.I-0152-720/10 Prezydenta Miasta Opola z dnia 29 listopada 2010 r. Strona 2 z 5 6. Wytyczne 1) Szkoły i placówki oświatowe przekazują jednostce samorządu terytorialnego dane z prowadzonych przez siebie baz danych oświatowych według stanu na 31 marca, 10 września i 30 września każdego roku. 2) Dane przekazywane według stanu na 30 września stanowią podstawę naliczenia przez Ministerstwo Edukacji Narodowej części oświatowej subwencji ogólnej na następny rok kalendarzowy. 3) Jednostka samorządu terytorialnego przekazuje dane z prowadzonej przez siebie bazy danych oświatowych kuratorowi oświaty w ustalonych terminach. 4) Jednostka samorządu terytorialnego prowadząca bazę danych oświatowych, składającą się z danych pochodzących z baz danych oświatowych szkół i placówek oświatowych jest zobowiązana do sprawdzenia kompletności przekazanych danych. 5) Jednostka ta jest zobowiązana również do sprawdzenia poprawności przekazanych jej danych z baz danych oświatowych szkół i placówek oświatowych z danymi uzyskanymi w ramach nadzoru sprawowanego na podstawie odrębnych przepisów. Podstawą do porównania danych są pisma i inne dokumenty podpisane przez dyrektora szkoły lub placówki oświatowej, przekazywane do Urzędu Miasta Opola. 6) W przypadku niepoprawności danych przekazanych z innych baz danych oświatowych lub powzięcia wątpliwości co do ich zgodności ze stanem faktycznym niezwłoczne powiadomienie jednostki o stwierdzonych nieprawidłowościach i wezwanie do ich usunięcia i ponownego przekazania pełnych zbiorów danych stanowisko ds. gromadzenia i analizy danych oświatowych. 7) W całym okresie sprawdzania poprawności danych przekazanych z innych baz danych oświatowych dokonywanie na bieżąco korekt danych przekazanych Opolskiemu Kuratorowi Oświaty - stanowisko ds. gromadzenia i analizy danych oświatowych. 7. Opis postępowania 1) Pisemne poinformowanie (także informacja na stronie internetowej Opolskiego Serwisu Oświatowego) szkół i placówek oświatowych o terminie przekazywania danych SIO, przekazanie im formularza F1 – Z1, Z2, Z3. 2) Przekazanie przez jednostkę danych z prowadzonej przez nią bazy danych oświatowych w formie papierowego wydruku zestawienia zbiorczego oraz na nośniku elektronicznym (Płyta CD lub dyskietka), wraz z wypełnionym formularzem F1. 3) Zarejestrowanie dokumentu w dzienniku podawczym oraz przekazanie na stanowisko ds. gromadzenia i analizy danych oświatowych – stanowisko ds. administracji i obsługi sekretariatu – Z4, Z5. 4) Przyjęcie dokumentu na stanowisku ds. gromadzenia i analizy danych oświatowych oraz nadanie mu numeru zgodnie z rzeczowym wykazem akt – Z6, Z7. 5) Dokonanie przeglądu wstępnego– stanowisko ds. gromadzenia i analizy danych oświatowych – Z8: a. sprawdzenie czy zestawienie zbiorcze jest na właściwym druku i zawiera podpis dyrektora jednostki, nośnik elektroniczny zawiera dane z bazy danych oświatowych tej jednostki, które zostały odpowiednio zakodowane, b. przeprowadzenie wstępnej analizy poprawności danych – prawidłowe wypełnienie tabel, brak sygnalizowanych przez program błędów lub ostrzeżeń. Załącznik do Zarządzenia Nr OR.I-0152-720/10 Prezydenta Miasta Opola z dnia 29 listopada 2010 r. Strona 3 z 5 6) W przypadku stwierdzenia niepoprawności danych przekazanych przez jednostkę wezwanie do ich poprawienia i ponownego dostarczenia - jak w pkt. 2) - stanowisko ds. gromadzenia i analizy danych oświatowych. 7) Scalenie danych przekazanych przez wszystkie jednostki i sprawdzenie ich kompletności - stanowisko ds. gromadzenia i analizy danych oświatowych. 8) W przypadku niekompletności danych wezwanie jednostki, która nie przekazała danych, do ich pilnego dostarczenia - stanowisko ds. gromadzenia i analizy danych oświatowych. 9) Wydrukowanie zestawienia zbiorczego, a następnie przekazanie go, wraz z danymi na nośniku elektronicznym i wypełnionym formularzem F2, Opolskiemu Kuratorowi Oświaty - stanowisko ds. gromadzenia i analizy danych oświatowych – Z9, Z10, Z11, Z12, Z13, Z14, Z15. 10) Po scaleniu danych ze wszystkich jednostek zaimportowanie danych do programu SIGMA OPTIVUM - stanowisko ds. gromadzenia i analizy danych oświatowych. 11) W przypadku gromadzenia danych SIO wg stanu na 30 września wydrukowanie raportu subwencyjnego i przekazanie do Referatu Sprawozdawczości Oświaty stanowisko ds. gromadzenia i analizy danych oświatowych – Z16, Z17, Z18. 12) Sprawdzenie poprawności danych przekazanych z baz danych prowadzonych przez jednostki według stanu na 30 września z danymi uzyskanymi w ramach sprawowanego nadzoru dokonuje się w terminie do 30 listopada, a poprawione i dostarczone przez jednostki dane następnie scala się, ponownie generuje zestawienie zbiorcze i w ramach korekt przekazuje się Opolskiem Kuratorowi Oświaty stanowisko ds. gromadzenia i analizy danych oświatowych – Z19, Z20, Z21, Z22, Z23, Z24, Z25. 13) Sprawdzenie poprawności danych, o którym mowa w pkt. 12) odbywa się w konsultacji z innymi stanowiskami, w tym: a. Dane o organizacji publicznych przedszkoli i szkół i placówek oświatowych – stanowiska ds. przedszkoli, ds. szkół podstawowych i gimnazjów, ds. szkół ponadgimnazjalnych, b. Dane o nauczycielach, wychowawcach i innych pracownikach w publicznych jednostkach prowadzonych przez miasto Opole – stanowiska ds. kadrowych i awansu zawodowego i ds. organizacyjno – kadrowych. c. Dane o powierzchni, pomieszczeniach i wyposażeniu jednostek prowadzonych przez miasto Opole – stanowisko ds. eksploatacji obiektów oświatowych. d. Dane o kosztach prowadzenia jednostek, dla których organem prowadzącym jest miasto Opole, oraz o wynagrodzeniach nauczycieli – stanowiska ds. kontroli finansowej. e. Dane o liczbie uczniów, słuchaczy i wychowanków z jednostek nieprowadzonych przez miasto Opole – stanowisko ds. rozliczenia szkół niepublicznych oraz przekazywania środków jednostkom oświatowym. 14) W całym okresie sprawdzania poprawności danych przekazanych z baz danych szkół i placówek oświatowych informowanie na bieżąco Referatu Sprawozdawczości Oświaty o dokonanych korektach - stanowisko ds. gromadzenia i analizy danych oświatowych. 15) Śledzenie na bieżąco strony internetowej Opolskiego Kuratorium Oświaty, na której są zamieszczane pliki elektroniczne opracowane przez MEN dot. naliczania części oświatowej subwencji ogólnej dla miasta Opola oraz informacje o korektach – stanowisko ds. gromadzenia i analizy danych oświatowych oraz stanowiska ds. kontroli finansowej. Załącznik do Zarządzenia Nr OR.I-0152-720/10 Prezydenta Miasta Opola z dnia 29 listopada 2010 r. Strona 4 z 5 16) Po otrzymaniu opracowanych przez Ministerstwo Edukacji Narodowej na podstawie SIO z 30 września raportów subwencyjnych (załącznik nr 1 i nr 2) – ostateczna weryfikacja danych – dokonanie przeglądu końcowego – stanowisko ds. gromadzenia i analizy danych oświatowych oraz stanowiska ds. kontroli finansowej i ds. rozliczenia szkół niepublicznych oraz przekazywania środków jednostkom oświatowym, a także, w przypadku załącznika nr 2, stanowisko ds. organizacyjno – kadrowych – Z26, Z27, Z28, Z29, Z30, Z31, Z32, Z33, Z34. 17) Po dokonaniu ostatecznej weryfikacji i naniesieniu ewentualnych korekt odesłanie do MEN wykazów oraz zestawień, z podaniem danych (imię i nazwisko, stanowisko służbowe nr tel.) pracownika, który dokonał weryfikacji - stanowisko ds. gromadzenia i analizy danych oświatowych – Z35. 18) Bieżące monitorowanie SIO według stanu na 30 września po odesłaniu do MEN raportów subwencyjnych - stanowisko ds. gromadzenia i analizy danych oświatowych oraz stanowiska ds. kontroli finansowej. 8. Właściciel procesu Wydział Oświaty Załącznik do Zarządzenia Nr OR.I-0152-720/10 Prezydenta Miasta Opola z dnia 29 listopada 2010 r. Strona 5 z 5
