Badania i audyty megaprojektów TenStep Megaproject Service Pack™ Badania dotyczące organizacji Sprawdzenie przygotowania organizacji do realizacji megaprojektów Badanie ma na celu ocenę przygotowania organizacji do skutecznego realizowania megaprojektów, tj. stanu, w którym organizacja potrafi, w sposób powtarzalny, osiągać stały poziom sukcesu w realizowanych przedsięwzięciach dużej skali. W rezultacie badania zarządzający poznają bieżącą zdolność organizacji do zarządzania megaprojektami oraz jej potrzeby rozwojowe. Dzięki temu będą mogli uruchomić działania pokrywające ewentualne deficyty. Rekomendacje przedstawione w raporcie z badania stanowią cenne źródło wskazówek dla komórki organizacyjnej zajmującej się wsparciem megaprojektów. Badanie kompetencji pracowników Badanie ma na celu ocenę kompetencji pracowników zaangażowanych w realizację projektów: Dyrektora Programu, kierowników projektów składowych, zespoły projektowe, zespół wspierający realizację projektu, wykonawców wewnętrznych. Wykonanie badania pozwala zidentyfikować braki kompetencyjne i przygotować odpowiedni plan rozwoju dla poszczególnych grup pracowników. Podstawa badania wywiady, assessment centre Podstawa badania deklaracje pracowników zebrane podczas wywiadów, dokumentacja organizacyjna Copyright 2015 TenStep Polska - All Rights Reserved 3 Badanie kultury organizacji Kultura organizacyjna rozumiana jest jako zbiór norm i wartości pracowników realizowanych w codziennej pracy, bazujący na pewnych założeniach względem rzeczywistości. Badanie kultury organizacji jest istotne w projektach, które realizowane są przez kilka podmiotów, co do których istnieje przekonanie, że mogą się w istotny sposób różnić się zbiorem norm i wartości (np. administracja i biznes). Badane obszary kultury organizacji • Systemowości kultury • Stopień otwarcia / zamknięcia kultury organizacyjnej • Źródła autorytetu i władzy • Wartości dominujące • Model wartości konkurujących (opieramy się przy tym na modelu Camerona i Quinna) • Typu myślenia (sensytywność) Wykonanie badania • Pozwala na zabezpieczenie się przed ryzykiem konfliktów komunikacyjnych oraz kompetencyjnych, szczególnie na styku działów lub przedsiębiorstw i instytucji • Umożliwia skuteczne planowanie w zakresie zarządzania zmianami (gdy megaprojekt powoduje konieczność dokonania reorganizacji lub wymaga nabywania nowych umiejętności) • Elementy kultury związane z nastawieniem względem zmian • Elementy kultury związane z realizacją funkcji zarządczych (planowanie, kontrola) Podstawa badania badanie ankietowe, (opcjonalnie) deklaracje pracowników zebrane podczas wywiadów • Zadbać o spójność działań, poprzez zrozumienie nieformalnej sfery działania organizacji • Zidentyfikować komórki wymagające specjalnego nadzoru (megaprojekt wymaga działania agresywnego, subkultura komórki jest typowo zachowawcza) 4 Copyright 2015 TenStep Polska - All Rights Reserved Badania dotyczące megaprojektu Ocena złożoności megaprojektu Trudność w realizacji megaprzedsięwzięć wynika z ich znacznej złożoności. Ma to związek z dużą liczbą podmiotów zaangażowanych w pracę, dużą liczbą interesariuszy, skomplikowaniem technologicznym, niepewnością warunków zewnętrznych itp. Badanie ma na celu dokonanie oceny źródeł złożoności megaprojektu, a co za tym idzie, identyfikację charakterystycznych dla tego megaprojetku ryzyk. Rezultat badania pozwoli na: • Dopasowanie sposobu zorganizowania megaprojektu (struktury organizacyjnej, poziomu uprawnień, ciał doradczych, podziału odpowiedzialności itp.) do wyzwań, z którymi się zmierzy • Zbudowanie adekwatnych dla danego megaprojektu procesów zarządczych i realizacyjnych uwzględniających specyfikę danego przedsięwzięcia • Zorganizowania skutecznej struktury nadzorczej (z którymi obszarami wiąże się najwięcej zagrożeń, i które w związku z tym powinny znaleźć się pod szczególną obserwacją osób nadzorujących projekt). • Wydanie decyzji i wytycznych, które uchronią projekt przed charakterystycznymi dla tego typu ryzykami • Badanie najlepiej wykonać na wczesnym etapie inicjowania megaprojektu. Audyt systemu governance megaprojektu Audyt ma na celu weryfikację skuteczności działania systemu governance (całości rozwiązań nadzorczych) w megaprojekcie. Główne obszary objęte audytem: • Regulacje wewnętrzne organizacji dotyczące ustanowienia megaprojektu • Ustanowione role zarządcze, nadzorcze i doradcze, struktura megaprojektu, podział odpowiedzialności • Mechanizmy decyzyjne dotyczące m.in. • Decyzji inwestycyjnych • Decyzji w sprawie zmian planu • Mechanizmy regulujące relacje • Z głównymi kredytodawcami, z bankami i inwestorami • Z administracją rządową i samorządową • Z rynkiem i klientami • Z wykonawcami i podwykonawcami • Z grupami interesariuszy, na które wpływa megaprojekt • Wewnętrzne procedury nadzorcze i kontrolne, raportowanie Podstawa badania dokumentacja, deklaracje pracowników megaprojektu zebrane podczas wywiadów Podstawa badania deklaracje pracowników megaprojektu zebrane podczas wywiadów, dokumentacja Copyright 2015 TenStep Polska - All Rights Reserved 5 Badanie stanu projektu w oparciu o model TS-360° Badanie ma na celu zweryfikowanie stanu projektu. Model TS-360° bada projekt w czterech płaszczyznach, odpowiadających zainteresowaniu Zarządu: PROGNOZA NA PRZYSZŁOŚĆ Czy projekt dobrze rokuje na przyszłość – można spodziewać się, że zakończy się sukcesem (nawet, jeśli dziś stan ten nie jest zadawalający)? „Czy będzie dobrze?” STAN PROJEKTU Czy w momencie przeprowadzania badania projekt jest poprawnie realizowany? „Czy jest dobrze?” PROCESY ZARZĄDCZE Czy projekt posiada sprawne systemy zarządcze, które gwarantują sterowalności i przewidywalność rezultatu? „Czy można wierzyć, że się uda?” Audyt systemów zarządczych megaprojektu Audyt systemów zarządczych megaprojektu ma na celu: • Określenie, czy działania realizowane w danym obszarze odpowiadają ustaleniom • Określenie, czy ustalenia dotyczące poszczególnych systemów zarządczych pozwalają na osiągnięcie celów wyznaczonych dla tego obszaru PROCES PLANOWANIA Czy projekt wciąż jest uzasadniony biznesowo i został dobrze zaplanowany w przeszłości? „Czy projekt ma sens?” Badanie pozwala jednocześnie ocenić kondycję wymienionych poniżej obszarów wiedzy. • Wartość biznesowa i cele projektu • Zakres i jakość • Harmonogram i budżet Najczęstsze obszary poddawane audytowi w megaprojektach: • Obsługa wydarzeń • Interesariusze i komunikacja • System raportowania • Dokumentacja i aspekty formalno-prawne • Zarządzanie ryzykiem • Organizacja projektu • Zarządzanie jakością • Zarządzanie budżetem • Zarządzanie zmianami Badaniem mogą być objęte zarówno projekty realizowane w ramach programu, jak i projekty niezależne. • Zarządzanie dostawcami (zamówieniami) Podstawa badania Podstawa badania dokumentacja 6 dokumentacja, deklaracje pracowników megaprojektu zebrane podczas wywiadów Copyright 2015 TenStep Polska - All Rights Reserved Inne usługi System zarządzania megaprojektem Oferujemy kompletny zestaw regulaminów, procedur, narzędzi i formularzy niezbędnych do zarządzania MEGAprojektem. Pozwolą one Dyrektorowi Programu na sprawne zarządzanie, efektywną komunikację z otoczeniem, ciągłe rozwijanie kompetencji ludzi i legalność działań. SYSTEM ZARZĄDZANIA MEGAPROJEKTEM Szczegółowy opis rozwiązań znajdziesz w oddzielnej broszurze poświęconej systemom zarządzania megaprojetami oraz na stronie www.tenstep.pl/megaprojekty TENSTEP MEGAPROJECT SERVICE PACK™ Usługi wsparcia w zĄrzadzaniu megaprojektem Jako nasz Klient, nie musisz być sam! Oferujemy regularne wsparcie doradcze dla Twojego megaprojektu. Możemy przejąć część obowiązków Dyrektora Programu, biura bądź dbać o przepływ komunikacji, kompetencje ludzi, legalność i poprawność działań zarządczych. Szczegółowy opis usługi znajdziesz w oddzielnej broszurze poświęconej usługom wsparcia oraz na stronie www.tenstep.pl/megaprojekty USŁUGI WSPARCIA DLA MEGAPROJEKTÓW TENSTEP MEGAPROJECT SERVICE PACK™ Nasze usługi realizujemy w języku polskim, angielskim, niemieckim, francuskim, hiszpańskim, włoskim, holenderskim, rumuńskim, ukraińskim, rosyjskim, chińskim i innych. Zapraszamy do współpracy Tomasz Andreasik Prezes Zarządu Marcin Guzik Wiceprezes Zarządu / Partner Katarzyna Renn Prokurent / Dyrektor operacyjny +48 601 566 588 +48 660 483 893 +48 693 656 118 [email protected] [email protected] [email protected] Copyright 2015 TenStep Polska - All Rights Reserved 7 TenStep Polska ul. Beskidzka 23A 04-287 Warszawa 22 646 93 14 [email protected] www.tenstep.pl