Badania i audyty megaprojektów

Badania i audyty
megaprojektów
TenStep Megaproject Service Pack™
Badania dotyczące organizacji
Sprawdzenie przygotowania
organizacji do realizacji
megaprojektów
Badanie ma na celu ocenę przygotowania organizacji do skutecznego realizowania megaprojektów, tj.
stanu, w którym organizacja potrafi, w sposób powtarzalny, osiągać stały poziom sukcesu w realizowanych
przedsięwzięciach dużej skali.
W rezultacie badania zarządzający poznają bieżącą
zdolność organizacji do zarządzania megaprojektami
oraz jej potrzeby rozwojowe. Dzięki temu będą mogli
uruchomić działania pokrywające ewentualne deficyty. Rekomendacje przedstawione w raporcie z badania stanowią cenne źródło wskazówek dla komórki
organizacyjnej zajmującej się wsparciem megaprojektów.
Badanie kompetencji pracowników
Badanie ma na celu ocenę kompetencji pracowników
zaangażowanych w realizację projektów: Dyrektora
Programu, kierowników projektów składowych, zespoły projektowe, zespół wspierający realizację projektu, wykonawców wewnętrznych.
Wykonanie badania pozwala zidentyfikować braki
kompetencyjne i przygotować odpowiedni plan rozwoju dla poszczególnych grup pracowników.
Podstawa badania
wywiady, assessment centre
Podstawa badania
deklaracje pracowników zebrane podczas wywiadów,
dokumentacja organizacyjna
Copyright 2015 TenStep Polska - All Rights Reserved
3
Badanie kultury organizacji
Kultura organizacyjna rozumiana jest jako zbiór norm
i wartości pracowników realizowanych w codziennej
pracy, bazujący na pewnych założeniach względem
rzeczywistości.
Badanie kultury organizacji jest istotne w projektach,
które realizowane są przez kilka podmiotów, co do
których istnieje przekonanie, że mogą się w istotny
sposób różnić się zbiorem norm i wartości (np. administracja i biznes).
Badane obszary kultury organizacji
• Systemowości kultury
• Stopień otwarcia / zamknięcia kultury organizacyjnej
• Źródła autorytetu i władzy
• Wartości dominujące
• Model wartości konkurujących (opieramy się przy
tym na modelu Camerona i Quinna)
• Typu myślenia (sensytywność)
Wykonanie badania
• Pozwala na zabezpieczenie się przed ryzykiem
konfliktów komunikacyjnych oraz kompetencyjnych, szczególnie na styku działów lub przedsiębiorstw i instytucji
• Umożliwia skuteczne planowanie w zakresie zarządzania zmianami (gdy megaprojekt powoduje
konieczność dokonania reorganizacji lub wymaga nabywania nowych umiejętności)
• Elementy kultury związane z nastawieniem względem zmian
• Elementy kultury związane z realizacją funkcji zarządczych (planowanie, kontrola)
Podstawa badania
badanie ankietowe, (opcjonalnie) deklaracje pracowników zebrane podczas wywiadów
• Zadbać o spójność działań, poprzez zrozumienie
nieformalnej sfery działania organizacji
• Zidentyfikować komórki wymagające specjalnego
nadzoru (megaprojekt wymaga działania agresywnego, subkultura komórki jest typowo zachowawcza)
4
Copyright 2015 TenStep Polska - All Rights Reserved
Badania dotyczące megaprojektu
Ocena złożoności megaprojektu
Trudność w realizacji megaprzedsięwzięć wynika z
ich znacznej złożoności. Ma to związek z dużą liczbą
podmiotów zaangażowanych w pracę, dużą liczbą
interesariuszy, skomplikowaniem technologicznym,
niepewnością warunków zewnętrznych itp. Badanie
ma na celu dokonanie oceny źródeł złożoności megaprojektu, a co za tym idzie, identyfikację charakterystycznych dla tego megaprojetku ryzyk.
Rezultat badania pozwoli na:
• Dopasowanie sposobu zorganizowania megaprojektu (struktury organizacyjnej, poziomu uprawnień, ciał doradczych, podziału odpowiedzialności
itp.) do wyzwań, z którymi się zmierzy
• Zbudowanie adekwatnych dla danego megaprojektu procesów zarządczych i realizacyjnych
uwzględniających specyfikę danego przedsięwzięcia
• Zorganizowania skutecznej struktury nadzorczej
(z którymi obszarami wiąże się najwięcej zagrożeń,
i które w związku z tym powinny znaleźć się pod
szczególną obserwacją osób nadzorujących projekt).
• Wydanie decyzji i wytycznych, które uchronią projekt przed charakterystycznymi dla tego typu ryzykami
• Badanie najlepiej wykonać na wczesnym etapie
inicjowania megaprojektu.
Audyt systemu governance megaprojektu
Audyt ma na celu weryfikację skuteczności działania
systemu governance (całości rozwiązań nadzorczych)
w megaprojekcie.
Główne obszary objęte audytem:
• Regulacje wewnętrzne organizacji dotyczące ustanowienia megaprojektu
• Ustanowione role zarządcze, nadzorcze i doradcze,
struktura megaprojektu, podział odpowiedzialności
• Mechanizmy decyzyjne dotyczące m.in.
• Decyzji inwestycyjnych
• Decyzji w sprawie zmian planu
• Mechanizmy regulujące relacje
• Z głównymi kredytodawcami, z bankami i inwestorami
• Z administracją rządową i samorządową
• Z rynkiem i klientami
• Z wykonawcami i podwykonawcami
• Z grupami interesariuszy, na które wpływa megaprojekt
• Wewnętrzne procedury nadzorcze i kontrolne, raportowanie
Podstawa badania
dokumentacja, deklaracje pracowników megaprojektu zebrane podczas wywiadów
Podstawa badania
deklaracje pracowników megaprojektu zebrane podczas wywiadów, dokumentacja
Copyright 2015 TenStep Polska - All Rights Reserved
5
Badanie stanu projektu w oparciu
o model TS-360°
Badanie ma na celu zweryfikowanie stanu projektu.
Model TS-360° bada projekt w czterech płaszczyznach,
odpowiadających zainteresowaniu Zarządu:
PROGNOZA NA PRZYSZŁOŚĆ
Czy projekt dobrze rokuje na przyszłość – można
spodziewać się, że zakończy się sukcesem (nawet,
jeśli dziś stan ten nie jest zadawalający)?
„Czy będzie dobrze?”
STAN PROJEKTU
Czy w momencie przeprowadzania badania projekt jest poprawnie realizowany?
„Czy jest dobrze?”
PROCESY ZARZĄDCZE
Czy projekt posiada sprawne systemy zarządcze,
które gwarantują sterowalności i przewidywalność rezultatu?
„Czy można wierzyć, że się uda?”
Audyt systemów zarządczych
megaprojektu
Audyt systemów zarządczych megaprojektu ma na
celu:
• Określenie, czy działania realizowane w danym
obszarze odpowiadają ustaleniom
• Określenie, czy ustalenia dotyczące poszczególnych systemów zarządczych pozwalają na osiągnięcie celów wyznaczonych dla tego obszaru
PROCES PLANOWANIA
Czy projekt wciąż jest uzasadniony biznesowo i
został dobrze zaplanowany w przeszłości?
„Czy projekt ma sens?”
Badanie pozwala jednocześnie ocenić kondycję wymienionych poniżej obszarów wiedzy.
• Wartość biznesowa i cele projektu
• Zakres i jakość
• Harmonogram i budżet
Najczęstsze obszary poddawane audytowi w megaprojektach:
• Obsługa wydarzeń
• Interesariusze i komunikacja
• System raportowania
• Dokumentacja i aspekty formalno-prawne
• Zarządzanie ryzykiem
• Organizacja projektu
• Zarządzanie jakością
• Zarządzanie budżetem
• Zarządzanie zmianami
Badaniem mogą być objęte zarówno projekty realizowane w ramach programu, jak i projekty niezależne.
• Zarządzanie dostawcami (zamówieniami)
Podstawa badania
Podstawa badania
dokumentacja
6
dokumentacja, deklaracje pracowników megaprojektu zebrane podczas wywiadów
Copyright 2015 TenStep Polska - All Rights Reserved
Inne usługi
System zarządzania megaprojektem
Oferujemy kompletny zestaw regulaminów, procedur, narzędzi i formularzy niezbędnych
do zarządzania MEGAprojektem. Pozwolą one Dyrektorowi Programu na sprawne zarządzanie, efektywną komunikację z otoczeniem, ciągłe rozwijanie kompetencji ludzi i legalność działań.
SYSTEM ZARZĄDZANIA
MEGAPROJEKTEM
Szczegółowy opis rozwiązań znajdziesz w oddzielnej broszurze poświęconej systemom
zarządzania megaprojetami oraz na stronie www.tenstep.pl/megaprojekty
TENSTEP MEGAPROJECT SERVICE PACK™
Usługi wsparcia w zĄrzadzaniu megaprojektem
Jako nasz Klient, nie musisz być sam! Oferujemy regularne wsparcie doradcze dla Twojego
megaprojektu. Możemy przejąć część obowiązków Dyrektora Programu, biura bądź dbać
o przepływ komunikacji, kompetencje ludzi, legalność i poprawność działań zarządczych.
Szczegółowy opis usługi znajdziesz w oddzielnej broszurze poświęconej usługom wsparcia oraz na stronie www.tenstep.pl/megaprojekty
USŁUGI WSPARCIA
DLA MEGAPROJEKTÓW
TENSTEP MEGAPROJECT SERVICE PACK™
Nasze usługi realizujemy w języku polskim, angielskim, niemieckim, francuskim, hiszpańskim, włoskim, holenderskim, rumuńskim, ukraińskim, rosyjskim, chińskim i innych.
Zapraszamy do współpracy
Tomasz Andreasik
Prezes Zarządu
Marcin Guzik
Wiceprezes Zarządu / Partner
Katarzyna Renn
Prokurent / Dyrektor operacyjny
+48 601 566 588
+48 660 483 893
+48 693 656 118
[email protected]
[email protected]
[email protected]
Copyright 2015 TenStep Polska - All Rights Reserved
7
TenStep Polska
ul. Beskidzka 23A
04-287 Warszawa
22 646 93 14
[email protected]
www.tenstep.pl