polityka rachunkowości w uniwersytecie im. adama mickiewicza w

POLITYKA RACHUNKOWOŚCI
W UNIWERSYTECIE
IM. ADAMA MICKIEWICZA
W POZNANIU
POZNAŃ 2010 ROK
Spis treści
1.
INFORMACJE OGÓLNE ...................................................................................... 3
2.
PROWADZENIE KSIĄG RACHUNKOWYCH. ...................................................... 3
3.
INWENTARYZACJA ............................................................................................. 5
4.
WYCENA
AKTYWÓW
I
PASYWÓW
ORAZ
USTALANIE
WYNIKU
FINANSOWEGO .............................................................................................................. 6
4.1
4.2
4.3
4.4
4.5
4.6
4.7
4.8
4.9
Wycena składników majątku obrotowego. .............................................................................. 6
Wycena aktywów trwałych. ..................................................................................................... 7
Wycena aktywów i pasywów wyrażonych w walutach obcych. ............................................... 8
Wynik finansowy Uczelni. ....................................................................................................... 8
Amortyzacja. ........................................................................................................................... 8
Ewidencja kosztów. ................................................................................................................ 8
Aktualizacja należności......................................................................................................... 10
Rezerwy na zobowiązania. ..................................................................................................... 9
Fundusze. ............................................................................................................................. 11
5.
SPRAWOZDANIA FINANSOWE ........................................................................ 11
6.
BADANIE I OGŁASZANIE SPRAWOZDAŃ FINANSOWYCH ............................ 12
7.
PRZECHOWYWANIE I OCHRONA DANYCH .................................................... 12
8.
SYSTEM PRZETWARZANIA DANYCH KSIĘGOWYCH I PŁACOWYCH W UAM .
8.1
8.2
8.3
8.4
8.5
8.6
8.7
System finansowo-księgowy FK. .......................................................................................... 13
Gospodarka materiałowa GM. .............................................................................................. 13
Środki trwałe ST. .................................................................................................................. 13
Płace..................................................................................................................................... 14
Rejestr VAT. ......................................................................................................................... 14
Kasa. .................................................................................................................................... 14
Wydatki strukturalne …………………………………………………………… 14
9. INFORMACJE DODATKOWE……………………………………………..……….14
Strona – 2 –
1. INFORMACJE OGÓLNE
Uniwersytet im. Adama Mickiewicza w Poznaniu jest szkołą wyższą działającą w oparciu o:
1. Ustawę Prawo o szkolnictwie wyższym z dnia 27 lipca 2005r. / Dz.U. Nr 164, poz. 1365 z
późn.zm./.,
2. Statut uchwalony przez Senat w dniu 19.06.2006r. /uchwała nr 59/2006/ z późn. zm.,
3. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 2006 r. w sprawie szczegółowych zasad
gospodarki finansowej uczelni publicznych /Dz. U. Nr. 246, poz. 1796/
Podstawowym aktem prawnym normującym zasady prowadzenia rachunkowości w Uniwersytecie jest
ustawa o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r. /Dz. U. Nr. 121 poz.591 z póź.zm./ wraz z
nowelizacją z 9 listopada 2000 r./Dz. U. Nr. 113, poz.1186/, która weszła w życie z dniem 1 stycznia
2002 roku oraz dalszymi nowelizacjami ustawy.
Uczelnia prowadzi samodzielną gospodarkę finansową na podstawie rocznego planu rzeczowofinansowego, w którym oszacowuje przychody oraz koszty działalności finansowej. Powyższy plan
opracowany jest w oparciu o ustawę z dnia 30 czerwca 2005r. o finansach publicznych /Dz.U Nr 249,
poz. 2104 z późn. zm./. Określone w planie przychody pochodzą z dotacji budżetowych, przychodów
własnych uzyskiwanych z tytułu odpłatnie prowadzonej działalności oraz z innych źródeł. Plan
rzeczowo-finansowy obejmuje realizację zadań i funkcji Uczelni w zakresie działalności dydaktycznej,
naukowo-badawczej oraz pomocy materialnej dla studentów. Uchwalany jest przez Senat zgodnie z §
193 statutu.
Rektor przedstawia Senatowi Uczelni roczne sprawozdanie z wykonania planu rzeczowo-finansowego.
W myśl ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych UAM jako uczelnia publiczna,
zaliczana jest do sektora finansów publicznych, gdyż w części jest finansowana ze środków
publicznych, oraz do państwowej sfery budżetowej, w odniesieniu do zagadnień z dziedziny
zatrudnienia i wynagrodzeń.
Środki trwałe służące do badań naukowych lub prac badawczo-rozwojowych mogą być finansowane z
dotacji budżetowej przyznanej zgodnie z odrębnymi przepisami oraz z innych źródeł.
Na podstawie, art. 10 ust.1 Ustawy o rachunkowości ustala się przyjęte przez Uniwersytet im. Adama
Mickiewicza w Poznaniu zasady rachunkowości.
Przez zasady / politykę/ rachunkowości rozumiemy zgodnie z art. 3 ust.1 pkt.11 ustawy o
rachunkowości „Wybrane i stosowane przez Uczelnię, odpowiednie do jej działalności,
rozwiązania dopuszczone ustawą, w tym także określone w MSR, zapewniające wymaganą
jakość sprawozdań finansowych”.
2. PROWADZENIE KSIĄG RACHUNKOWYCH.
Rokiem obrotowym w Uniwersytecie im. Adama Mickiewicza jest rok kalendarzowy trwający dwanaście
pełnych miesięcy kalendarzowych, stosowany również dla celów podatkowych.
Rok obrotowy pokrywa się z okresem sprawozdawczym, który obejmuje:
a) miesiąc
- do sumowania obrotów i sald kont syntetycznych,
- uzgodnienia z dziennikiem i zapisami w ewidencji szczegółowej obrotów i sald kont
analitycznych,
Strona – 3 –
-
zestawienia obrotów na kontach analitycznych z wybranego przedziału,
b) kwartał dla sporządzenia:
- sprawozdania o zobowiązaniach i należnościach Rb-z, Rb-n,
- sprawozdania o usługach dostarczonych nierezydentom DU-K
- sprawozdania o usługach nabytych od nierezydentów NU-K
c) rok dla sporządzania:
- bilansu,
- rachunku zysków i strat
- informacji dodatkowej
- zestawienia zmian w kapitale (funduszu) własnym,
- rachunku przepływów pieniężnych
- sprawozdanie o stanie i ruchu środków trwałych F-03
- sprawozdania o przychodach, kosztach i wyniku finansowym F-01/S
- deklaracji podatku dochodowego od osób prawnych CIT-8
- sprawozdanie z działalności badawczej i rozwojowej (B+R) w szkołach wyższych PNT-01/S
- sprawozdanie Rb-WS
Księgi rachunkowe, w tym księga główna i księgi pomocnicze, prowadzone są przy użyciu komputera w
siedzibie Uczelni. Księgi rachunkowe otwiera się na początek każdego następnego roku obrotowego.
Prowadzi się je rzetelnie, starannie, sprawdzalnie, bieżąco i zgodnie z ustawą o rachunkowości.
Księgi rachunkowe tworzą:
Dziennik – urządzenie ewidencyjne dokonanych zapisów operacji gospodarczych w ujęciu
chronologicznym, równolegle do zapisów na kontach księgi głównej. Numeracja zapisu jest ciągła i
zapewnia powiązanie z numerem identyfikacyjnym dowodu księgowego.
Dziennik zawiera następujące dane:
- nazwę użytkownika,
- nazwę zbioru,
- numer strony,
- datę wydruku,
- numer grupy rodzajowej dokumentu,
- numer dokumentu,
- numer pozycji kolejnej w obrębie dokumentów,
- datę wprowadzenia,
- numer analitycznego konta dla księgowania po stronie Winien i Ma,
- kwotę
- treść
- numer identyfikatora dla kont rozrachunkowych,
- numer konta zespołu 4,
Księga główna – Zapisy według zasad podwójnego zapisu w porządku systematycznym, w kolejności
chronologicznej, powiązane z dziennikiem.
Wydruk zawiera:
- salda z bilansu otwarcia,
- obroty miesiąca,
- obroty narastające od początku roku,
Strona – 4 –
- salda wynikowe na koniec okresu.
Księgi pomocnicze – to urządzenia ewidencyjne będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów
dokonanych w księdze głównej w formie wyodrębnionych ksiąg, komputerowych danych, uzgodnienie z
saldami i zapisami księgi głównej.
Prowadzone dla:
- środków trwałych, środków trwałych w budowie,
- wartości niematerialnych i prawnych jak również dokonywanych od nich odpisów
umorzeniowych lub amortyzacyjnych,
- rozrachunków z kontrahentami,
- rozrachunków z pracownikami,
- operacji sprzedaży,
- operacji zakupu,
- kosztów i przychodów,
- funduszy,
- operacji gotówkowych.
Zestawienie obrotów i sald – kont księgi głównej i pomocniczej to urządzenie stanowiące zestawienie
sald sporządzane na koniec okresu sprawozdawczego, na koniec każdego miesiąca.
Zestawienia obrotów i sald zawierają:
- symbole i nazwy kont,
- salda kont na dzień otwarcia, obroty za okres sprawozdawczy i narastająco od początku
roku obrotowego oraz salda na koniec okresu sprawozdawczego.
Inwentarz – potwierdzony inwentaryzacją wykaz składników aktywów i pasywów.
1.
Księgi rachunkowe zamyka się na dzień kończący rok obrotowy. Zamknięcie ksiąg polega na
nieodwracalnym wyłączeniu możliwości dokonywania zapisów księgowych w zbiorach danych i bazach
danych tworzących zamknięte księgi rachunkowe.
W przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych, obcych dowodów źródłowych,
np. rozliczenie niedoborów, Kanclerz lub Kwestor (lub Z-cy Kwestora) mogą zezwolić na
udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dokumentów zastępczych
sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji. Nie może jednak dotyczyć operacji, których
przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług.
2.
Wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych, z
określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych
stanowi plan kont z komentarzem.
3. INWENTARYZACJA
Inwentaryzację przeprowadza się dla wszystkich składników aktywów i pasywów. Plan inwentaryzacji
sporządza się na okres 4 lat i jest zatwierdzany przez Rektora. Na jego podstawie wydawane są
zarządzenia Kanclerza dotyczące rocznego planu inwentaryzacji.
Przygotowanie, przeprowadzanie wyceny oraz rozliczania wyników inwentaryzacji składników aktywów i
pasywów reguluje instrukcja inwentaryzacyjna.
W Uniwersytecie im. A. Mickiewicza poprzez spis z natury inwentaryzuje się:
- Skontrum - Nieruchomości – nie rzadziej niż raz w ciągu 4 lat,
- Środki trwałe – nie rzadziej niż raz na 4 lata,
Strona – 5 –
Materiały w magazynach – nie rzadziej niż co 2 lata,
Środki pieniężne w kasie, czeki, weksle wg stanu na 30 czerwca oraz 31 grudnia każdego
roku, a także w terminach nie zapowiedzianych w czasie ustalonym przez Kwestora lub
jego zastępców,
- Pozostałych rzeczowych składników – w ostatnim kwartale każdego roku obrotowego
Poza planem przeprowadza się inwentaryzację:
- na dzień zmiany osoby materialnie odpowiedzialnej,
- na dzień dokonania zmian organizacyjnych,
- na dzień, w którym wystąpiły wypadki losowe /kradzież, pożar/
Różnice inwentaryzacyjne rozlicza się w sposób następujący – nadwyżki przypisuje się na stan
jednostki organizacyjnej, w której zostały ujawnione, niedobory niezawinione podlegają odpisaniu w
koszty materiałowe lub pozostałe koszty operacyjne o ile dotyczą:
a)
wielkości uznanych za ubytki naturalne,
b)
innych przyczyn uzasadniających ich odpisanie w koszty.
Różnice te mogą być także odniesione:
a)
w ciężar strat nadzwyczajnych, o ile są skutkiem zdarzeń losowych,
b)
niedobory uznane za zawinione przez osoby materialnie odpowiedzialne przenoszone są z
konta należności z tytułu niedoborów i szkód na konto roszczeń od pracowników. Osobę materialnie
odpowiedzialną obciąża się wg aktualnych cen rynkowych z uwzględnieniem stopnia zużycia.
W drodze potwierdzenia salda podlegają inwentaryzacji następujące aktywa i pasywa Uczelni:
- środki pieniężne zgromadzone na rachunkach bankowych na ostatni dzień każdego roku
obrotowego,
- należności i zobowiązania w ostatnim kwartale każdego roku obrotowego.
Inwentaryzacja należności spornych i wątpliwych, rozrachunków z pracownikami, oraz z tytułów
publicznoprawnych, a także innych aktywów i pasywów i pozostałych składników dokonuje się na
ostatni dzień roku obrotowego w drodze porównań posiadanej dokumentacji ze stanami wynikającymi z
ewidencji. Dotyczy to zwłaszcza wartości niematerialnych i prawnych, składników aktywów trwałych,
rozliczeń międzyokresowych przychodów i kosztów, odpisów aktualizujących, funduszy, rezerw,
zobowiązań warunkowych.
Protokół weryfikacyjny różnic inwentaryzacyjnych opracowany przez zespół i zaopiniowany przez
Kwestora jest zaakceptowany przez Kanclerza.
-
4. WYCENA AKTYWÓW I PASYWÓW ORAZ USTALANIE WYNIKU
FINANSOWEGO
4.1
Wycena składników majątku obrotowego.
Zapasy materiałów, towarów, wyrobów gotowych wycenia się w ciągu roku w oparciu o cenę zakupu, są
objęte ewidencją ilościowo-wartościową prowadzoną w jednostkach naturalnych i pieniężnych wg
poszczególnych asortymentów. Ewidencja jest prowadzona dwuszczeblowo tj. w magazynie i
księgowości. Ewentualne odchylenia od cen ewidencyjnych odnoszone są w koszty ogólne.
Rozchód towarów z magazynu dokonuje się w oparciu o metodę „pierwsze weszło, pierwsze wyszło”.
Zakupy materiałów dokonywane przez Dział Zaopatrzenia i Dział Głównego Inżyniera ds. Aparatury,
które są bezpośrednio przekazywane do jednostek organizacyjnych są odnoszone w koszty w
momencie zakupu według ceny nabycia.
Wyroby gotowe – wycenia się według kalkulacji wystawionej przez Wydawnictwo Naukowe UAM.
Strona – 6 –
Roboty w toku – wycenia się w wysokości bezpośrednich kosztów wytworzenia powiększonych o %
kosztów pośrednich na koniec okresu sprawozdawczego.
Inwestycje krótkoterminowe takie jak bony skarbowe, obligacje skarbu państwa wycenia się według
ceny nabycia.
4.2
Wycena aktywów trwałych.
Składniki o charakterze aktywów trwałych traktuje się jako:
-
-
środki trwałe, jeżeli przewidywany okres ekonomicznej użyteczności jest dłuższy niż rok, są
kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby Uczelni. Środki trwałe przyjmuje
się do ewidencji zgodnie z instrukcją o kontroli i obiegu dokumentów.
Środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne wycenia się na dzień bilansowy według
cen nabycia lub kosztów wytworzenia lub wartości przeszacowanej (po aktualizacji wartości
środków trwałych) pomniejszonej o odpisy amortyzacyjne lub umorzeniowe, a także odpisy
z tytułu trwałej utraty ich wartości.
Cena nabycia i koszt wytworzenia środków trwałych i środków trwałych w budowie oraz
wartości niematerialnych i prawnych obejmuje ogół kosztów poniesionych w okresie ich
budowy, montażu, przystosowania, ulepszenia do dnia bilansowego lub przyjęcia do
używania, w tym również nie podlegający odliczeniu podatek od towarów i usług oraz
podatek akcyzowy.
środki trwałe w budowie są wyceniane w wysokości ogółu kosztów pozostających w
bezpośrednim związku z ich wytworzeniem, pomniejszonych o odpisy z tytułu trwałej utraty
ich wartości. Są wprowadzane do ewidencji za pośrednictwem konta 080 – „Środki trwałe w
budowie”
Uczelnia zgodnie z zasadą istotności z uwzględnieniem ustawy z dnia 15 lutego 1992r. o podatku
dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2000r. nr 54, poz. 654) przyjęła następujące zasady ewidencji
środków trwałych:
 środki trwałe o wartości początkowej równej i większej 3.500,- zł są amortyzowane
wg stawek amortyzacyjnych zatwierdzanych przez Rektora
 środki trwałe o wartości początkowej powyżej 600,- zł do 3.500,- zł w momencie
wydania do użytkowania są jednorazowo odnoszone w ciężar kosztów lecz ujmuje
się je w ewidencji syntetycznej i analitycznej
 środki trwałe o wartości do 600,- zł są odpisywane w ciężar kosztów w
równowartości ceny ich zakupu i nie są ujmowane w ewidencji analitycznej środków
trwałych
-
-
środki trwałe obce zakupione w ramach prowadzonych prac badawczych ewidencjonowane
są pozabilansowo. Przyjmowane na stan majątku po zakończeniu realizacji pracy na
podstawie protokołu, z uwzględnieniem stopnia ich dotychczasowego zużycia i stanowią
pozostałe przychody operacyjne;
środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne zakupione z innych programów są
zaliczone w bezpośrednie koszty projektu, jeżeli umowa bądź inne dokumenty przewidują
taką sytuację.
Strona – 7 –
Udziały w innych jednostkach oraz inne inwestycje zaliczane do aktywów trwałych wycenia się według
cen nabycia. Wszystkie papiery wartościowe wycenia się według cen nabycia z uwzględnieniem trwałej
utraty wartości (długoterminowe), względnie nie przewyższających cen rynkowych (krótkoterminowe).
Przyjęcie darowizny o wartości przekraczającej 250.000,- Euro oraz nabycie, zbycie, dzierżawienie
przez Uczelnię składników mienia o wartości przekraczającej 250.000,- Euro wymaga zgodnie z § 197
ust. 1 Statutu zgody Senatu.
4.3
Wycena aktywów i pasywów wyrażonych w walutach obcych.
Składniki aktywów i pasywów wyrażone w walutach obcych wycenia się po kursie średnim ogłoszonym
dla danej waluty przez NBP na dzień bilansowy.
W ciągu roku obrotowego zobowiązania i należności wyrażone w walutach obcych /art. 30 ust. 2 ustawy
o rachunkowości/ ujmuje się na dzień przeprowadzania operacji gospodarczej odpowiednio po kursie:
- faktycznie zastosowanym w tym dniu, wynikającym z charakteru operacji – w przypadku sprzedaży lub
kupna walut oraz zapłaty należności lub zobowiązań,
- w pozostałych przypadkach według średniego kursu ogłoszonego dla danej waluty przez NBP z dnia
poprzedzającego ten dzień.
Różnice kursowe dotyczące aktywów i pasywów wyrażonych w walutach obcych, powstałe na dzień
wyceny oraz przy zapłacie należności i zobowiązań, ustala się według przepisów ustawy o
rachunkowości i zalicza się je do kosztów finansowych /ujemne różnice/ lub do przychodów
finansowych /dodatnie różnice kursowe/.
4.4
Wynik finansowy Uczelni.
Wynik finansowy stanowi różnicę między przychodami a kosztami skorygowaną o saldo strat i zysków
nadzwyczajnych.
Dodatni wynik finansowy stanowi zysk netto Uczelni zwiększający fundusz zasadniczy, a ujemny stratę
netto, która obciąża fundusz zasadniczy, po podjęciu stosownej uchwały przez Senat.
4.5
Amortyzacja.
Aktywa trwałe amortyzowane są liniowo lub degresywnie od pierwszego dnia miesiąca następnego po
uruchomieniu i przekazaniu do użytkowania, w oparciu o wykaz stawek amortyzacyjnych ogłaszanych w
ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych.
Środki trwałe o niskiej jednostkowej wartości początkowej amortyzowane są jednorazowo odpisem w
koszty w momencie ich przekazania do użytkowania. Wartości niematerialne i prawne amortyzuje się
według zasad przyjętych przez Uniwersytet i stawek amortyzacyjnych określonych wyżej.
Amortyzację gruntów będących w użytkowaniu wieczystym przyjęto na poziomie 5% rocznie.
4.6
Ewidencja kosztów.
Ewidencję i rozliczenie kosztów prowadzi się w układzie rodzajowym i równocześnie w układzie
kalkulacyjnym z podziałem na poszczególne działalności, w tym na:
- działalność dydaktyczną,
- działalność naukowo – badawczą.
W ramach działalności dydaktycznej wydzielona jest ewidencja kosztów :
a) studiów stacjonarnych;
b) studiów niestacjonarnych;
c) studiów podyplomowych;
Strona – 8 –
d) kursów dokształcających.
e) studiów doktoranckich niestacjonarnych
Studia niestacjonarne, studia podyplomowe, studiów doktoranckich niestacjonarnych oraz kursy
funkcjonują na podstawie preliminarzy kosztów zatwierdzonych przez Rektora, które są podstawą
ustalania odpłatności. Preliminarz obejmuje wszystkie koszty bezpośrednie związane z prowadzeniem
danych studiów – Dział I. Część II preliminarza obejmuje narzut kosztów pośrednich (koszty utrzymania
infrastruktury uczelni oraz sprzętu, z którego korzystają studenci i słuchacze) ustalany na podstawie
planu rzeczowo – finansowego uczelni. Koszty ogólnorozwojowe uczelni stanowią różnicę pomiędzy
wpływami a kosztami (Dział I i II) i są przeznaczone na:
- rozwój i odtworzenie infrastruktury, w tym remonty;
- wspomaganie działalności naukowo – badawczej.
Wysokość odpisu na koszty ogólnorozwojowe jest każdorazowo weryfikowana i zależy od:
- kosztu kształcenia studenta stacjonarnego
- możliwości zaakceptowania przez rynek.
Wydziały organizujące studia niestacjonarne, podyplomowe, studia doktoranckie niestacjonarnych,
kursy mają prawo do 50-80 % wpływów z odpłatności za studia na pokrycie kosztów bezpośrednich
związanych z tymi studiami (koszty wynagrodzeń, zakupu materiałów, usług, odczynników,
wyposażenia itp.). Rektor zatwierdzając preliminarz określa przyznany wydziałowi udział we wpływach z
odpłatności za studia.
W ramach działalności naukowo – badawczej wydzielona jest ewidencja zgodnie z potrzebami
określonymi przez Ministerstwo we wzorze planu rzeczowo – finansowego w dziale I.A. Realizacja
zleceń na usługi naukowo – badawcze od podmiotów zewnętrznych oparta jest na kalkulacjach
kosztów, które mogą zawierać element zysku z przeznaczeniem na cele ogólnorozwojowe. Decyzję o
wysokości zysku podejmuje Rektor. Kalkulacje kosztów są elementem umów między UAM a
Zamawiającym. Zlecenia do wartości 1000 zł netto mogą być realizowane w oparciu o zamówienia i
kalkulacje jednostki organizacyjnej bez konieczności zawierania umowy z zachowaniem obowiązku
sprawdzenia przez Dział Nauki i Programów Krajowych. Jednostki organizacyjne wykonujące usługi na
zlecenie innych jednostek organizacyjnych zobowiązane są do sporządzania kalkulacji kosztów z
podziałem na koszty bezpośrednie i pośrednie. Kalkulacja musi być zatwierdzona przez jednostkę
zlecającą. Dochody przeznaczone są na zasilenie działalności dydaktycznej
Ewidencja kosztów na konta zespołu 5 następuje na bieżąco, równocześnie z zapisem na kontach
zespołu 4 poprzez konto 490 „Rozliczenie kosztów”.
Koszty działalności Uczelni (zarówno koszty wynagrodzeń jak i koszty rzeczowe), których nie można
zaliczyć do kosztów bezpośrednich określonych rodzajów działalności ujmuje się według
poszczególnych jednostek organizacyjnych jako koszty wydziałowe.
Do kosztów remontów i modernizacji D omów Studenckich doliczane są koszty ogólne proporcjonalnie
do kosztów bezpośrednich.
Koszty wspólne dla różnych działalności, których nie można zaliczyć do kosztów bezpośrednich lub
wydziałowych stanowią koszty ogólne Uczelni.
Koszty wynagrodzeń wraz z pochodnymi ujmuje się w kosztach bezpośrednich poszczególnych
działalności.
Rozliczenie kosztów wydziałowych i ogólnych następuje proporcjonalnie do kosztów bezpośrednich
poszczególnych rodzajów działalności lub wg kwot planowanych wynikających z zawartych umów.
Działalność finansowana ze źródeł pozabudżetowych rozliczana w ramach konta 518, 522, 543 i 544
jest obciążana wskaźnikiem w wysokości 14% kosztów pośrednich.
Rozliczanie kosztów pośrednich projektów badawczych odnosi się do kosztów wydziałowych a projekty
prowadzone przez jednostki nie będące wydziałami odnosi się do kosztów ogólnych.
Strona – 9 –
Wysokość kosztów pośrednich działalności badawczej reguluje Zarządzenie Rektora (nr
160/2004/2005 z dnia 6 maja 2005r.)
Koszty utrzymania obiektów działalności socjalnej rozliczane są w 95% z Zakładowego Funduszu
Świadczeń Socjalnych.
Zakup aparatury naukowo-badawczej, dydaktycznej, koszty publikacji i koordynacji nie podlegają
narzutowi, chyba że umowa stanowi inaczej.
Przy rozliczaniu kosztów finansowanych z funduszu pomocy materialnej dla studentów dolicza się tylko
koszty ogólne, stanowiące 0,1% przekazanej dotacji, w ramach kwoty 0,2% dotacji przeznaczonej,
zgodnie z art.103,ust. 6 ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym, na pokrycie kosztów związanych z
realizacją zadań związanych z wypłacaniem stypendiów i zapomóg dla studentów.
Przy rozliczaniu kosztów remontów domów studenckich dolicza się narzut kosztów pośrednich wg.
wskaźnika kosztów ogólnych.
Podatek VAT, który jest kosztem zwiększa wartość zakupu towarów i usług, nie stanowi oddzielnej
pozycji rodzajowej kosztów.
4.7
Aktualizacja należności.
Uczelnia dokonuje odpisów aktualizujących wartość określonych należności lub ich części.
Należą do nich:
- Należności od dłużników postawionych w stan likwidacji lub upadłości do wysokości
należności nie objętej gwarancją lub innymi zabezpieczeniami, zgłoszonej likwidatorowi lub
sędziemu komisarzowi,
- Należności od dłużników w przypadku oddalenia wniosku o ogłoszenie upadłości jeżeli
majątek dłużnika nie wystarcza na zaspokojeni kosztów postępowania upadłościowego – w
pełnej wysokości należności,
- Należności kwestionowane przez dłużnika oraz z których zapłatą dłużnik zalega, a według
oceny sytuacji majątkowej i finansowej dłużnika spłata należności w umownej kwocie nie
jest prawdopodobna – do wysokości nie pokrytej gwarancją lub innym zabezpieczeniem,
- Należności stanowiące równowartość kwot podwyższających należności w stosunku, do
których uprzednio dokonano odpisu aktualizującego – w wysokości tych kwot do czasu ich
otrzymania lub odpisania
Kwoty odpisów aktualizujących wartość należności zmniejszają należności, których dotyczą i są
odpisywane w pozostałe koszty operacyjne lub w koszty finansowe – zależnie od rodzaju należności,
których ten odpis dotyczy. W bilansie należności prezentowane są w wartości netto. W przypadku
ustania przyczyn dla których dokonano wcześniej odpisów aktualizujących wartość aktywów –
równowartość tych zapisów zwiększa wartość aktywów i podlega zaliczeniu do pozostałych przychodów
operacyjnych albo do przychodów finansowych.
4.8
Rezerwy na zobowiązania.
Uniwersytet może tworzyć rezerwy na pewne lub prawdopodobne zobowiązania, które mogą wystąpić w
przyszłości:
- rezerwę na toczące się przed sądem postępowanie na roszczenie nie wynikające z zapisów
księgowych, z uwagi na niepewność jego wyników,
- rezerwę na zobowiązania wynikające z podpisanych umów krajowych
i międzynarodowych.
Uniwersytet nie tworzy rezerw na świadczenia: odprawy emerytalne, nagrody jubileuszowe, ekwiwalenty
za urlop. Liczba zatrudnionych pracowników i struktura uprawnień powodują, że koszty wynagrodzeń z
w/w tytułów są porównywalne w zakresie wysokości w poszczególnych latach obrotowych, a różnice nie
Strona – 10 –
wpływają istotnie na rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej oraz wynik finansowy.
Uczelnia korzysta z uproszczenia na podstawie art.4 ust.4 oraz art.8 ustawy o rachunkowości, ustalając
na dany rok próg istotności w wysokości 0.5 % przychodów ze sprzedaży wykazanym w „Rachunku
zysków i strat” za rok poprzedni.
Uczelnia nie tworzy rezerw na dodatkowe wynagrodzenie roczne, które zgodnie z ustawą o DWR jest
naliczane na podstawie wynagrodzenia z roku poprzedniego. Koszt dodatkowego wynagrodzenia
rocznego jest kosztem okresu obrotowego , w którym następuje wypłata.
4.9
Fundusze.
Fundusze są tworzone w ramach systemu finansowania szkół wyższych.
Są to:
- Fundusz zasadniczy – odzwierciedlający wartość majątku, zwiększany jest w
szczególności o odpisy z zysku netto, równowartość sfinansowanych z dotacji i środków z
innych źródeł, zakończonych i oddanych do użytkowania inwestycji budowlanych w
zakresie budynków i lokali oraz obiektów inżynierii lądowej i wodnej, zmniejsza się z tyt.
pokrycia straty bilansowej, umorzenia środków trwałych w tym budowli i budynków,
- Fundusz pomocy materialnej dla studentów i doktorantów – tworzony z dotacji
budżetowej, przeznaczonej na finansowanie wypłat stypendiów, zapomóg i remontów
domów i stołówek studenckich, z opłat za korzystanie z domów studenckich, a także z
innych przychodów, np. wynajmu, który przeznaczony jest finansowanie kosztów
utrzymania.
- Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych – tworzy się w oparciu o ustawę o
szkolnictwie wyższym dla pracowników uczelni w wysokości 6,5% planowanych przez
uczelnię rocznych wynagrodzeń osobowych, pomniejszonych o składki na ubezpieczenia
społeczne od potrącone z tych wynagrodzeń (§13 Rozporządzenia Rady Min. z dnia 22
grudnia 2006r. w sprawie szczegółowych zasad gospodarki finansowej uczelni
publicznych), a dla byłych pracowników będących emerytami lub rencistami wg. stanu na
dzień 31.12. poprzedniego roku w wysokości 10% rocznej sumy najniższej emerytury lub
renty z roku poprzedniego. Przeznaczony jest zgodnie z ustawą z dnia 4 marca 1994 r.o
zakładowym funduszu świadczeń socjalnych /Dz. U. z 1996 r. Nr 70 poz.335 z późn. zm./
na finansowanie działalności socjalnej. Zasady działalności socjalnej określa Regulamin
zatwierdzony przez Rektora.
- Własny Fundusz Stypendialny - tworzony z dotacji budżetowej, przeznaczonej na
finansowanie wypłat stypendiów dla pracowników i studentów oraz doktorantów.
5. SPRAWOZDANIA FINANSOWE
Uczelnia sporządza sprawozdania finansowe zgodnie z art. 45 ust. 1 ustawy o rachunkowości na dzień
kończący rok obrotowy.
Rachunek zysków i strat sporządza się w wariancie porównawczym, ze szczegółowością przewidzianą
w załączniku do ustawy o rachunkowości.
Rachunek przepływów pieniężnych sporządzany jest metodą pośrednią.
Sprawozdania finansowe sporządzane są w języku polskim i w walucie polskiej.
Świadczenia na potrzeby własne Uczelni są rozliczane po koszcie własnym.
Strona – 11 –
6. BADANIE I OGŁASZANIE SPRAWOZDAŃ FINANSOWYCH
Sprawozdania Finansowe Uczelni zbadane przez biegłego rewidenta i zatwierdzone przez Senat,
poddawane są ogłoszeniu w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej – Monitor Polski – B.
Biegły rewident wybierany jest w sposób ustalony uchwałą Senatu zgodnie z art. 66 ust.4 ustawy o
rachunkowości.
7. PRZECHOWYWANIE I OCHRONA DANYCH
Zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe podlegają trwałemu przechowywaniu.
Pozostałe zbiory przechowuje się co najmniej przez okres:
- księgi rachunkowe – 5 lat,
- karty wynagrodzeń pracowników bądź ich odpowiedniki – w sposób trwały,
- dowody księgowe związane z obrotem materiałowym nie krócej niż do dnia rozliczenia
osób, którym powierzono składniki tych aktywów,
- dokumenty dotyczące reklamacji – 1 rok po upływie rękojmi lub rozliczenia tej reklamacji,
- dokumenty inwentaryzacyjne – 5 lat
- pozostałe dowody księgowe i dokumenty – 5 lat,
z wyłączeniem dokumentów, co do których okres przechowywania jest określony z góry, np. projekty
zagraniczne – 10 lat.
Okresy przechowywania ustalone wyżej, oblicza się od początku roku następującego po roku
obrotowym, którego dane zbiory dotyczą. Udostępnienie zbiorów i dokumentów osobom postronnym
może odbywać się wyłącznie za zgodą Kanclerza lub JM Rektora.
Księgi rachunkowe mają formę wydruków oraz zapisów na komputerowych nośnikach danych.
Archiwizacja komputerowych nośników informacji odbywa się raz w tygodniu poprzez składowanie na
taśmie magnetycznej całej zawartości dysku twardego serwera. Zbiory przechowywane są w należyty
sposób i chronione przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem,
uszkodzeniem lub zniszczeniem, są przechowywane w kasie głównej.
8. SYSTEM PRZETWARZANIA DANYCH KSIĘGOWYCH I PŁACOWYCH W UAM
Całość systemu informatycznego obejmującego rachunkowość i płace UAM jest autorstwa Biura Usług
Informatycznych HIT. Eksploatacja systemu rozpoczęła się w roku 1991. Struktura i wzajemne
powiązania zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na informatycznych nośnikach danych
określone są w podręcznikach użytkownika. System ten składa się z następujących części:
1. System Finansowo-księgowy FK / wersja 4.xx z1992r./
2. Gospodarka Materiałowa GM
3. Środki trwałe ST
4. Płace /wersja z 2004r./
Poza systemem HIT komputerowo prowadzone są:
- Rejestr VAT: sprzedaży i zakupu
- Moduł obsługi Kasy Głównej
Kwestura objęta jest lokalną siecią komputerową:
- serwerem płacowo-kadrowym,
Strona – 12 –
- serwerem FK i majątkowym.
Dostęp do sieci mają uprawnieni użytkownicy znający właściwe hasło. Wydzielony komputer ma
możliwość łączenia się poprzez modem z bankiem prowadzącym, celem elektronicznego przekazania
niezbędnych płatności oraz innych czynności wymaganych we współpracy z bankiem.
Sieć komputerowa Kwestury jest chroniona programem fire wall przed dostępem z zewnątrz oraz ESET
NOD 4 ANTIVIRUS- każda stacja robocza. Zabezpieczenie danych w Poznaniu przed utratą odbywa się
poprzez cotygodniowe składowanie całej zawartości dysku twardego serwera na inne dyski oraz
przynajmniej co drugi dzień dane systemu FK.
Do współpracy z lokalną siecią Kwestury dołączono programy zewnętrzne:
- Home Banking – do obsługi współpracy Uczelni z bankiem,
- Mini Bank– do obsługi współpracy Uczelni z bankiem,
- Program Płatnika – do zgłaszania i przekazywania danych dotyczących ubezpieczeń
społecznych.
- USOS – Uczelniany System Obsługi Studenta
8.1
System finansowo-księgowy FK.
Jest przeznaczony do ewidencji i przetwarzania występujących w Uczelni zdarzeń gospodarczych.
Sposób ewidencji i przetwarzania danych jest zgodny z zasadami rachunkowości. System funkcjonuje w
wersji wielostanowiskowej, w ramach sieci Kwestury. Rejestracja wszystkich zdarzeń gospodarczych
odbywa się na podstawie odpowiednich dokumentów księgowych na właściwych kontach – zgodnie z
obowiązującym Planem Kont. System ten dostarcza niezbędnych informacji i analiz zbiorczych lub
jednostkowych potrzebnych do zarządzania Uczelnią.
8.2
Gospodarka materiałowa GM.
Obejmuje całość problematyki gospodarowania materiałami i zapasami Uczelni. Przy jej pomocy
prowadzona jest ewidencja ilościowo – wartościowa i kartoteki magazynowe. Umożliwia ona
przeglądanie i analizę dokumentów, sporządzanie rozdzielników materiałowych oraz przygotowywanie
arkuszy spisu z natury. Oblicza też i drukuje różnice inwentaryzacyjne.
Jego praca opiera się na indeksie materiałowym identyfikującym jednoznacznie określony asortyment.
Po wprowadzeniu wszystkich dokumentów z danego miesiąca sporządza się stosowne noty do systemu
FK.
8.3
Środki trwałe ST.
Zadaniem tego modułu jest prowadzenie i aktualizacja kartoteki środków trwałych – wspólnej dla całej
Uczelni. Moduł dokonuje obliczeń amortyzacji wg obowiązujących stawek oraz sporządza wszelkie
niezbędne zestawienia środków trwałych. Obejmuje również prowadzenie i aktualizację kartoteki
środków trwałych jednorazowo amortyzowanych. Wydruki tych środków mogą być sporządzane w
podziale na użytkowników /jednostki organizacyjne Uczelni/ wg rodzajów lub też w innych układach.
Strona – 13 –
8.4
Płace.
System realizuje funkcje związane z wypłatami wynagrodzeń z tytułu umów o pracę, umów o dzieło i
umów zlecenia. Ponadto dokonuje obliczenia podatku dochodowego od osób fizycznych, sporządza
roczne rozliczenia tego podatku dla wszystkich pracowników i zleceniobiorców, wykonuje zestawienia
zbiorcze dotyczące wynagrodzeń, podatków, pożyczek i inne związane z zagadnieniami płacowymi.
Drukowane komputerowo listy płac są realizowane drogą przelewu wynagrodzeń na konta bankowe lub
w gotówce w kasach banku i Uczelni. System uwzględnia wszystkie formy absencji pracowniczej i
dokonuje stosownych obliczeń z tym związanych.
Naliczane są również odpowiednie składki ubezpieczeń społecznych realizowane następnie we
współpracy z ZUS-owskim Programem Płatnika.
8.5
Rejestr VAT.
Uczelnia prowadzi rejestr sprzedaży oraz rejestry zakupów: związanych ze sprzedażą wyłącznie
opodatkowaną i podlegających proporcjonalnemu odliczeniu na podstawie art. 90 ustawy z dnia 11
marca 2004r. o podatku od towarów i usług. Na ich podstawie sporządzana jest co miesiąc deklaracja
podatkowa VAT-7, informacja podsumowująca VAT-UE.
8.6
Kasa.
Kasa główna korzysta z własnego oprogramowania do ewidencji przeprowadzanych operacji kasowych.
W tym module zostaje automatycznie sporządzony raport kasowy. Zasady obrotu gotówkowego określa
instrukcja kasowa wprowadzona Zarządzeniem Rektora Nr 78 2006/2007r.
8.7 Wydatki strukturalne
Uczelnia prowadzi klasyfikację wydatków strukturalnych zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów
z dnia 26 października 2007 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji wydatków strukturalnych (Dz. U. Nr
209, poz.1511) na podstawie zbiorczych zestawień wydatków wg. kategorii, które są księgowane na
kontach pozabilansowych.
9. INFORMACJE DODATKOWE
Zasady sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów określa „Instrukcja o sporządzaniu, obiegu i kontroli
dokumentów księgowo - finansowych” wprowadzona Zarządzeniem Nr 78/2006/2008 Rektora
Uniwersytetu z dnia 20 kwietnia 2007r. z późniejszą zmianą.
Niniejsza dokumentacja obowiązuje od 1 stycznia 2010 roku.
Przestrzegając wykonania niniejszych zasad /polityki/ rachunkowości władze Uczelni przyjmują
założenie, że Uniwersytet im. A. Mickiewicza w Poznaniu będzie kontynuował w dającej się przewidzieć
przyszłości swoją działalność statutową.
ZATWIERDZAM
REKTOR
Strona – 14 –