Załącznik nr 1 - Park Naukowo Technologiczny Polska – Wschód w

Park Naukowo-Technologiczny Polska-Wschód w Suwałkach
ul. Innowacyjna 1
16-400 Suwałki
www.park.suwalki.pl, [email protected]
tel. +48 87 564 22 00, fax +48 87 564 22 21
Załącznik nr 1
Opis przedmiotu zamówienia
1. Przedmiotem zamówienia jest usługa obsługi księgowej zgodnie z ustawą z dnia 29
września 1994r. o rachunkowości ( Dz. U. z 2013 poz. 330, z późn. zm.), ustawą z dnia 26
czerwca 1974r. Kodeks pracy (Dz. U. z 2014 r, poz. 1502, z późn. zm.), ustawą z dnia 11
marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. 2011 nr 177 poz. 1054, z późn. zm.),
ustawą z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U. z 2014,
poz. 851, z późn. zm.), ustawą z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych. (t.
jedn. Dz.U. z 2013, poz. 1030, z późn. zm.), oraz ustawą z dnia 13 października 1998 r. o
systemie ubezpieczeń społecznych ( Dz.U. z 2015 r. poz. 121, z późn. zm.) dla 5 spółek z
ograniczoną odpowiedzialnością inkubowanych w ramach Platformy Hub of Talents –
projektu realizowanego w ramach poddziałania 1.1.1 PO Polska Wschodnia – Platformy
Startowe dla nowych pomysłów w okresie sierpień 2016 r. – kwiecień 2017 r.
2. W zakres bieżącej obsługi księgowej wchodzi w szczególności:
a) prowadzenie ksiąg rachunkowych spółek zgodnie z obowiązującymi przepisami,
b) prowadzenie ewidencji (rejestrów) dla celów rozliczenia podatku od towarów i
usług (VAT),
c) kontrola formalna i rachunkowa dokumentów księgowych,
d) kompleksowa obsługa rozliczeń z urzędami skarbowymi, w tym sporządzanie i
składanie deklaracji oraz rozliczeń podatkowych,
e) sporządzanie sprawozdań do celów statystycznych i podatkowych,
f) rozliczanie w księgach rachunkowych inwentaryzacji,
g) naliczanie kosztów amortyzacji środków trwałych,
h) udział w postępowaniach kontrolnych (podatkowych i skarbowych) a także
innych, które wiążą się z badaniem lub przeglądaniem ksiąg rachunkowych
spółek, dotyczących okresu wykonywania zlecenia i udzielanie w tym zakresie
niezbędnych wyjaśnień,
i) reprezentowanie spółek przed urzędami skarbowymi i innymi organami
administracji publicznej w zakresie rachunkowości,
j) ustalenie indywidualnego Planu Kont jednostki,
k) prowadzenie ewidencji środków trwałych,
l) prowadzenie rozrachunków z kontrahentami,
m) przygotowanie dokumentów płatności podatkowych,
n) nadzorowanie terminów płatności podatkowych,
o) rozliczania wspólników spółek z tytułu uczestnictwa w spółce kapitałowej w
zakresie podatkowym i ubezpieczeniowym;
p) przygotowanie i dostarczenie do naczelnika właściwego urzędu skarbowego
zawiadomienia o powierzeniu Wykonawcy prowadzenia ksiąg rachunkowych
Strona 1 z 4
Park Naukowo-Technologiczny Polska-Wschód w Suwałkach
ul. Innowacyjna 1
16-400 Suwałki
www.park.suwalki.pl, [email protected]
tel. +48 87 564 22 00, fax +48 87 564 22 21
q)
r)
s)
t)
u)
v)
w)
x)
oraz zgłoszenia aktualizacyjnego NIP-2 związanego z powierzeniem Wykonawcy
prowadzenia ksiąg rachunkowych;
prowadzenie obsługi kadrowej spółek, w tym sporządzanie dokumentów
dotyczących nawiązywania i rozwiązywania stosunku pracy, prowadzenie akt
osobowych pracowników oraz całości spraw związanych z urlopami
wypoczynkowymi
i ewidencjonowaniem nieobecności pracowników,
kompletowanie dokumentacji pracowników w celu ustalenia kapitału
początkowego, obsługiwanie zatrudnienia osób
w ramach umów
cywilnoprawnych, sporządzania i przesyłania właściwym organom
obowiązującej sprawozdawczości,
prowadzenie obsługi płacowej spółek, w tym sporządzanie listy płac
wynagrodzeń w ramach umów o pracę, sporządzanie listy płac wynagrodzeń z
umów cywilnoprawnych, przygotowywanie wynagrodzeń do wypłaty w
systemie bankowym spółek, sporządzanie i przesyłanie do właściwego oddziału
zakładu ubezpieczeń społecznych miesięcznych deklaracji rozliczeniowych oraz
imiennych raportów miesięcznych, sporządzanie rocznych informacji o
dochodach, sporządzanie i przesyłanie do właściwego oddziału zakładu
ubezpieczeń społecznych dokumentacji zgłoszeniowej i rozliczeniowej.
rozliczanie z ZUS, elektroniczna transmisja dokumentów ZUS (Program Płatnik
Elektroniczny),
dyżur w siedzibie Parku Naukowo-Technologicznego Polska-Wschód w
Suwałkach minimum jeden dzień w tygodniu przez 8 h,
przygotowanie Polityki Rachunkowości dla każdej z obsługiwanych spółek,
sporządzenie bilansu, rachunku zysku i strat, informacji dodatkowej oraz
pozostałych wymaganych sprawozdań finansowych na dzień 31.12.2016 roku,
przygotowywanie wymagalnych dokumentów na potrzeby ewentualnych
wniosków o dofinansowanie ze źródeł zewnętrznych dla obsługiwanych spółek,
monitorowanie zmian prawnych związanych z działalnością spółek, w zakresie
podatku dochodowego od osób prawnych, podatku dochodowego od osób
fizycznych, podatku od towarów i usług, podatków i opłat lokalnych, opłaty
skarbowej oraz przekazywanie informacji o ich wpływie na działalność spółek,
3. Zamawiający wymaga, aby w celu wypełniania obowiązków, o których mowa w ust. 2,
Wykonawca zapewnił w trakcie trwania umowy dyspozycyjność jednej, stałej, wskazanej
przez Wykonawcę osoby posiadającej uprawnienia głównego księgowego w siedzibie
Parku Naukowo – Technologicznego Polska – Wschód w Suwałkach minimum 1 raz w
tygodniu po 8 godzin dziennie, w godzinach od 8:00 – 16:00 w okresie od sierpnia 2016 r.
do 30 kwietnia 2017 r. W pozostałe dni tygodnia wymagane jest zapewnienie spółkom
obsługi księgowej w drodze kontaktu telefonicznego lub mailowego lub w siedzibie
Wykonawcy czy spółek. Zamawiający wymaga, aby osoba, o której mowa wyżej,
Strona 2 z 4
Park Naukowo-Technologiczny Polska-Wschód w Suwałkach
ul. Innowacyjna 1
16-400 Suwałki
www.park.suwalki.pl, [email protected]
tel. +48 87 564 22 00, fax +48 87 564 22 21
realizująca czynności z zakresu obsługi księgowej, była zatrudniona przez
Wykonawcę na podstawie umowy o pracę zawartej na podstawie Kodeksu pracy.
4. Wykonawca zobowiązany jest wykonywać ww. czynności w terminach gwarantujących
ich należyte wykonanie, z należytą starannością wymaganą przy świadczeniu tego
rodzaju usług i z należytą troską o finanse spółek inkubowanych w platformie Hub of
Talents oraz interes prawny Zamawiającego. Wykonawca zobowiązuje się do ponoszenia
odpowiedzialności za prawidłowość merytoryczną sporządzanych zeznań, deklaracji
podatkowych , sprawozdań finansowych i innych przygotowanych dokumentów
rozliczeniowych oraz podjętych czynności na rzecz spółek;
5. Wykonawca z tytułu świadczonej obsługi księgowej otrzymywać będzie stałe
miesięczne wynagrodzenie, zgodnie ze złożoną ofertą, które będzie niezależne od
faktycznej ilości godzin świadczonej obsługi księgowej.
6. Wykonawca zapewni ciągłość obsługi księgowej w okresie realizacji zamówienia.
7. Zmiana głównego księgowego wskazanego przez Wykonawcę w ofercie będzie możliwa
po złożeniu pisemnego wniosku, wykazaniu przez Wykonawcę, że zaproponowana osoba
posiada uprawnienia i doświadczenie co najmniej takie jak osoba wykazana przez
Wykonawcę w ofercie.
8. Wykonawca zobowiązuje się do wykonywania swoich obowiązków w terminach
umożliwiających spółkom inkubowanych w ramach platformy Hub of Talents terminowe
wykonanie obowiązków wynikających z przepisów prawa, w szczególności prawa pracy,
ubezpieczeń społecznych, przepisów podatkowych i o rachunkowości, jak również
regulaminów pracy i wynagradzania oraz wewnętrznych uregulowań spółek
inkubowanych w ramach platformy Hub of Talents oraz zawartych umów, pod
warunkiem, że spółka inkubowana w ramach platformy Hub of Talents przekaże
Wykonawcy niezbędne dokumenty i informacje potrzebne do wykonania ww. czynności.
9. Wykonawca zapewni przez okres realizacji zamówienia przechowywanie dokumentacji
księgowej oraz kadrowo-płacowej a także zapewni bezpieczeństwo przed
nieuprawnionym dostępem do gromadzonych i przechowywanych danych, w związku z
wykonywaniem niniejszej umowy.
10. W ramach realizacji przedmiotu zamówienia Wykonawca zobowiązany jest do
świadczenia usługi przy użyciu posiadanego, licencjonowanego oprogramowania
kadrowo-płacowego oraz oprogramowania księgowego zapewniającego bezpieczeństwo
przed nieuprawnionym dostępem do gromadzonych i przechowywanych danych.
Strona 3 z 4
Park Naukowo-Technologiczny Polska-Wschód w Suwałkach
ul. Innowacyjna 1
16-400 Suwałki
www.park.suwalki.pl, [email protected]
tel. +48 87 564 22 00, fax +48 87 564 22 21
11.
W terminie do trzech dni roboczych od zakończenia okresu inkubacji danej spółki,
Wykonawca udostępni osobie upoważnionej do reprezentowania spółki, wszystkie
dokumenty księgowe i kadrowe wytworzone przez Wykonawcę w okresie inkubacji.
Strona 4 z 4