opis prezentacji
advertisement
Projektowany system scentralizowanej obsługi finansowo-księgowej i administracyjnej jednostek oświatowych w Gminie Katowice Systemy obsługi finansowo-księgowej i administracyjnej jednostek oświatowych w Gminie Katowice W Gminie Katowice obecnie występuje mieszany system obsługi jednostek oświatowych : cześć jednostek oświatowych funkcjonuje w systemie tradycyjnym (obsługa w tych jednostkach - 42 ) a cześć w systemie scentralizowanym ( obsługa wykonywana jest przez Zespół Obsługi Jednostek Oświatowych w Katowicach - 134) Obsługa jednostek oświatowych prowadzona do dnia 31 grudnia 2016 r. przez Zespół Obsługi Jednostek Oświatowych Lokalizacja Zespół Obsługi Jednostek Oświatowych funkcjonuje aktualnie w trzech lokalizacjach: przy ulicy Mariackiej 23, przy ulicy Starowiejskiej 11, przy ulicy Stawowej 5. Ponadto w Gimnazjum nr 5 przy ulicy Granicznej 27 oraz w MP nr 82 przy ulicy Bytomskiej 88 b znajdują się archiwa n/Zespołu. Struktura organizacyjna i zadania Obecnie n/Zespół obsługuje 134 jednostki oświatowe zatrudniając 110 osób co w przeliczeniu na etaty wynosi 108,25 etatów. Pracownicy n/Zespołu zatrudnieni są w trzech wydziałach organizacyjnych tj. 1. w Wydziale Finansowym w skład , którego wchodzą Działy Księgowości , Rachuby ,Referat ds. planowania i kasa, Wydział ten w szczególności zajmuje się : a) prowadzeniem księgowości i sprawozdawczości budżetowej, b) terminowym rozliczaniem i ściąganiem należności oraz płatnością zobowiązań , c) rozliczaniem podatku VAT , 1 d) realizacją obowiązków wynikających z przepisów w zakresie PFRON-u, e) obsługą kasową i bankową, f) prowadzeniem obsługi w zakresie rachuby płac, g) prowadzeniem rozliczeń środków finansowych pochodzących z Unii Europejskiej w ramach projektów i programów realizowanych w szkołach i placówkach oświatowych, h) prowadzeniem obsługi Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych jednostek oświatowych, i) prowadzeniem obsługi finansowo-księgowej zadania dowozu dzieci i młodzieży do szkół i placówek, j) obsługa programów stypendialnych i zasiłków szkolnych, h) opracowywaniem planów finansowych Zespołu i prowadzeniem zmian planów Zespołu , 2.w Wydziale Technicznym w skład , którego wchodzi Dział Remontów, Dział Administracji i Obsługi Eksploatacyjnej , Referat ds. Zamówień Publicznych i Informatycy Wydział ten w szczególności zajmuje się : a) prowadzeniem całokształtu prac związanych z przeprowadzaniem remontów i inwestycji w jednostkach oświatowych oraz usuwaniem awarii , zadania remontowe i inwestycyjne prowadzone są przez Zespół na podstawie upoważniania Dyrektorów jednostek oświatowych. Dział Remontów współdziała z Dyrektorami jednostek oświatowych przy sporządzaniu planów remontowych, przygotowuje SIWZ do postępowań udzielenia zamówienia publicznego, nadzoruje wykonywanie i uczestniczy przy odbiorach robót budowlanych b) prowadzeniem całokształtu spraw związanych z udzielaniem zamówień publicznych, c) prowadzeniem całokształtu spraw związanych z gospodarowaniem i administrowaniem pomieszczeniami i wyposażeniem Zespołu d) powadzeniem gospodarki transportowej na rzecz Zespołu i jednostek oświatowych, e) organizowaniem transportu dla dzieci i uczniów na terenie Gminy Katowice , w tym uczniów niepełnosprawnych, f) prowadzeniem zaopatrzenia na rzecz Zespołu i jednostek oświatowych, g) zabezpieczeniem usług pocztowych , utrzymania czystości, całodobowej ochrony pomieszczeń Zespołu h) prowadzeniem kontroli w zakresie naliczenia należności za czynsz lokali służbowych i garaży jednostek oświatowych, 2 i) zabezpieczeniem właściwej sieci informatycznej Zespołu ,w tym prowadzenie gospodarki sprzętem komputerowym , oprogramowaniem , posiadaniem niezbędnych licencji oprogramowania, j) zabezpieczeniem łączności internetowej i funkcjonowania poczty elektronicznej 3. w Wydziale Organizacyjno- Prawnym, który tworzą : Dział Organizacyjny, Referat Radców Prawnych , Referat ds. Funduszy Stypendialnych, Referat ds. BHP, Audytor Wewnętrzny, Specjalista ds. OC, ABI. Wydział ten w szczególności zajmuje się : a) prowadzeniem spraw organizacyjno-prawnych ,obsługą prawną Zespołu i jednostek oświatowych , w tym także samodzielnych, obsługa prawna obejmuje konsultacje , porady, kontrole umów i wszelkiej dokumentacji np. regulaminów , instrukcji, zastępstwo procesowe, nadzór postępowań egzekucyjnych, b) prowadzeniem spraw pracowniczych i socjalnych Funduszu Mieszkaniowego Zespołu oraz Scentralizowanego c) prowadzeniem obsługi kancelaryjnej, w tym obsługi sekretariatów, d) prowadzeniem zagadnień związanych z udostępnianiem informacji publicznej e) prowadzeniem obsługi kasy zapomogowo-pożyczkowej, f) prowadzeniem audytów wewnętrznych, g) realizacją programów stypendialnych i zasiłków szkolnych oraz programów stypendialnych finansowanych ze środków Unii Europejskiej, h) prowadzeniem całokształtu spraw związanych z zachowaniem należytych warunków bezpieczeństwa i higieny pracy w Zespole i wyznaczonych jednostkach oświatowych w tym prowadzeniem wstępnych szkoleń , dokonywanie przeglądu warunków pracy, udziału w postępowaniu powypadkowym i) prowadzeniem zagadnień związanych z obroną cywilną , j) prowadzeniem zagadnień związanych z zachowaniem bezpieczeństwa pozyskiwanych i przetwarzanych w Zespole , w tym danych osobowych W przedstawionym powyżej kształcie prawnym i organizacyjnym Zespół prowadzi swoją działalność do dnia 31 grudnia 2016 r. System obsługi jednostek oświatowych od stycznia 2017 r. Podstawa prawna 3 Zgodnie z ustawą o samorządzie gminnym ( tj. Dz. U. z 2013 r poz. 594 z późn. z,) oraz na podstawie zapisów ustawy z dnia 25 czerwca 2015 r. o zmianie ustawy o samorządzie gminnym oraz niektórych innych ustaw ( Dz.U. z 2015 po.1045) gmina może zapewnić wspólną obsługę jednostkom oświatowym zakresie finansowo-księgowym i administracyjnoorganizacyjnym. Utworzona od dnia 1 stycznia 2017 r. jednostka organizacyjna zwana w ustawie jednostką obsługującą może obsługiwać wyznaczone jednostki oświatowe zwane tam jednostkami obsługiwanymi. Opis zadań Do zadań nowej jednostki obsługującej będzie należeć zapewnienie obsługi : a) Finansowej - w tym ewidencjonowanie danych o zatrudnieniu i wynagrodzeniach, bieżący nadzór nad realizacją planu finansowego, informowanie kierowników jednostek obsługiwanych o bieżącym stanie realizacji planu wydatków i poziomie zaangażowania, organizowanie wypłat, prowadzenie obsługi bieżącej rachunków bankowych, prowadzenie kasy, b) Rachunkowej - w tym prowadzenie obsługi finansowo-księgowej funduszu socjalnego, prowadzenie inwentaryzacji aktywów i pasywów. Określenie zasad polityki rachunkowości, prowadzenie ksiąg rachunkowych w porządku chronologicznym i systematycznym, sporządzanie sprawozdań budżetowych i finansowych, gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych i pozostałej dokumentacji przewidzianej ustawą, c) Administracyjno-organizacyjnej - w tym zapewnienie obsługi prawnej jednostek ,prowadzenie i koordynowanie działań w zakresie BHP i SIO, prowadzenie wspólnych zakupów i usług , prowadzenie transportu wewnętrznego , przygotowanie i obsługa przetargów ,prowadzenie zagadnień związanych ze sprawozdawczością statystyczną, przetwarzanie danych osobowych w zakresie i celu niezbędnym do obsługi jednostek oraz inne zadania zlecone przez gminę Prawa i kompetencje jednostek oświatowych w systemie scentralizowanym Jednostki oświatowe jako tzw. jednostki obsługiwane zachowują kompetencje w zakresie : a) Dysponowania środkami publicznymi b) Zaciągania zobowiązań, c) Sporządzania i zatwierdzania planu finansowego oraz przeniesień w tym planie. 4 Kompetencje stanowią gwarancję samodzielności i odpowiedzialności obowiązującej w jednostkach organizacyjnych sektora finansów publicznych. Takie rozwiązanie wprowadza jasne zasady odpowiedzialności za realizację obowiązków na gruncie ustawy o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych. Prawa jednostek obsługiwanych Wszystkim Dyrektorom jednostek obsługiwanych przysługuje także prawo: wglądu w dokumentację prawo żądania informacji w zakresie objętym obsługą przez jednostkę obsługującą prawo do ochrony danych przekazywanych jednostce obsługującej Podział odpowiedzialności zcentralizowanej obsłudze Nowe przepisy uporządkowują również kwestię odpowiedzialności za prowadzenie spraw przez jednostkę obsługującą. Podział tej odpowiedzialności opiera się na zasadzie „ tyle odpowiedzialności, ile zadań” Za wszystkie zadania przekazane jednostce obsługującej odpowiedzialność ponosi Dyrektor jednostki obsługującej i tak Dyrektor jednostki obsługującej odpowiedzialny będzie za gospodarkę finansową rachunkowość , z wyłączeniem inwentaryzacji w postaci spisu z natury, odpowiada także za sprawozdawczość obsługiwanej jednostki oświatowej. Jak funkcjonować będzie obsługa w systemie scentralizowanym prowadzona dotychczas przez Zespól Obsługi jednostek Oświatowych Działający dotychczas na podstawie Ustawy o systemie oświaty Zespół Obsługi Jednostek Oświatowych będzie funkcjonować do dnia 31 grudnia 2016 r. Z dniem 1 stycznia 2017 r. planowane jest powołanie jednostki obsługującej dla jednostek oświatowych, która przejmie obsługę dotychczas realizowaną przez Zespół Obsługi Jednostek Oświatowych . Zakres tej obsługi zostanie szczegółowo określony w uchwale ustanawiającej jej statut. Jednostka wyznaczona do obsługi będzie mogła także poprowadzić obsługę 42 tzw. samodzielnych jednostek oświatowych. 5 Zadania Zespołu Obsługi Jednostek Oświatowych związane z dostosowaniem się do nowych warunków prawnych Aby zapewnić należytą realizację przydzielonych zadań jednostka obsługująca podejmie następujące działania : a) zapewni strukturę organizacyjną adekwatną do nowych zadań, b) opracuje regulaminy i instrukcje wewnętrzne zgodnie z nowymi potrzebami , c) określi zasady i terminy dla przedkładania dokumentacji przez jednostki obsługiwane wynikające z objęcia ich obsługą wskazując miejsce i I tak przykładowo można wskazać jaki może być obieg dokumentu finansowo-księgowego w postaci faktury: - faktura zakupowa, która wpływa do jednostki obsługiwanej, tam też podlega sprawdzeniu pod względem merytorycznym ( wydatek zgodny z planem finansowym ) i opisaniu przez tę jednostkę (wskazanie źródła finansowania tzn. dział, rozdział, paragraf, zadanie). Faktura ta winna być następnie przekazana do jednostki obsługującej w terminie umożliwiającym przeprowadzenie kontroli dokumentów , ujęciu zapisów w księgach rachunkowych oraz dokonanie zapłaty zgodnie z zasadami obowiązującymi w jednostce obsługującej tj. w terminie co najmniej 5 dni przed terminem płatności, - Fakturę sprzedażową zobowiązana jest wystawić jednostka obsługiwana w oparciu o zawartą umowę/harmonogram /zużycie mediów i złożyć w jednostce obsługującej w terminie do dnia 10 każdego miesiąca. Wszystkie terminy niezbędne do zachowania przez jednostki obsługiwane wraz z informacją o niezbędnych danych ,które winny znaleźć się na dostarczanych dokumentach zostaną ujęta w tzw. terminarzu obowiązującym obsługiwane jednostki z tytułu objęcia ich wspólną obsługą d) określi zasady dokonywania płatności Jednostka obsługiwana może dokonywać płatności w formie gotówkowej i bezgotówkowej. Gotówkowo płatności można dokonywać na podstawie pobranej zaliczki stałej/lub celowej , która może być zrealizowana w kasie funkcjonującej w ramach jednostki obsługującej. W kasie jednostki obsługującej można będzie również realizować wpłaty gotówki w wyznaczony dla niej dzień. Jednostka obsługiwana może także dokonywać operacji kasowych w siedzibie oddziału banku obsługującego Miasto Katowice wpłacając na rachunek bankowy lub też realizować wypłaty na podstawie czeku elektronicznego wystawionego przez jednostkę obsługującą. 6 c) wprowadzi rozwiązania organizacyjne zapewniające obsługiwanym jednostkom możliwość realizacji ich praw ( tj. możliwość wglądu do dokumentów, uzyskanie niezbędnym informacji), Jednostka obsługiwana będzie otrzymywać od jednostki obsługującej co miesiąc wydruki księgowe w celu zapoznania się z operacjami jakie miały miejsce w danym miesiącu oraz raz na kwartał jednostka obsługująca przekazywać będzie jednostce obsługiwanej wykaz naliczonych odsetek od nieterminowych wpłat , które stanowić będą podstawę dla wystawienia noty odsetkowej dla kontrahenta. Określone zostaną też formy kontaktów jednostek obsługiwanych w sprawach dotyczących obsługi np. Wskazani zostaną pracownicy odpowiedzialni za prowadzenie obsługi księgowej , obsługi w zakresie rachuby płac, obsługi w zakresie BHP itp. Wskazane zostaną również pracownicy odpowiedzialni za nadzór w ww. zakresie. d) zapewni nową lokalizację siedziby jednostki obsługującej ( planowana jest przeprowadzka jeszcze Zespołu Obsługi Jednostek Oświatowych do nowej siedziby przy ulicy Wita Stwosza nr 7 w miesiącu grudniu 2016 r. kilku komórek organizacyjnych oraz w I kwartale 2017 pozostałe komórki organizacyjne), Nowa lokalizacja jednostki obsługującej i lepsze zagospodarowanie przestrzeni biurowej pozwoli zapewnić lepsze warunki dla prowadzenia konsultacji i rozmów z przedstawicielami jednostek obsługiwanych. W ramach Kancelarii prowadzonej przez jednostkę obsługującą będzie dalej prowadzony punkt kancelaryjny dla potrzeb wewnętrznej komunikacji pomiędzy jednostkami obsługiwanymi e) w przypadku objęcia dodatkową obsługą jednostek samodzielnych jednostka obsługująca może przejąć na podstawie art. 23 1 Kodeksu Pracy pracowników jednostek oświatowych samodzielnych związanych z przyjmowaną działalnością. Zgodnie z obowiązującym prawem w razie przejścia zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę staje się on z mocy prawa stroną w dotychczasowych stosunkach pracy. Przepis art. 231 k.p. ma charakter bezwzględnie obowiązujący. W takich przypadkach obaj pracodawcy zaangażowani w przejście muszą dopełnić określonych obowiązków informacyjnych względem pracowników. Zakres i treść tych obowiązków zależy od tego, czy u pracodawcy działa zakładowa organizacja związkowa. Jeżeli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa, zastosowanie będzie znajdował art. 231 § 3 k.p. zgodnie z którym dotychczasowy i nowy pracodawca informują na 7 piśmie swoich pracowników o przewidywanym terminie przejścia zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę, jego przyczynach, prawnych, ekonomicznych oraz socjalnych skutkach dla pracowników, a także zamierzonych działaniach dotyczących warunków zatrudnienia pracowników, w szczególności warunków pracy, płacy i przekwalifikowania. Przekazanie informacji powinno nastąpić co najmniej na 30 dni przed przewidywanym terminem przejścia zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę. W udzielonej pracownikom informacji o przejściu zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę, dotychczasowy pracodawca powinien wskazać datę tego przejścia. W odniesieniu do pracodawców, u których działają zakładowe organizacje związkowe problem przekazywania informacji został unormowany w art. 261 ust. 1 ustawy z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (tekst jedn.: Dz. U. z 2001 r. Nr 79, poz. 854 z późn. zm.) w myśl którego w razie przejścia zakładu pracy lub jego części na nowego pracodawcę dotychczasowy i nowy pracodawca są obowiązani do poinformowania na piśmie działających u każdego z nich zakładowych organizacji związkowych o przewidywanym terminie tego przejścia, jego przyczynach, prawnych, ekonomicznych oraz socjalnych skutkach dla swoich pracowników, a także zamierzonych działaniach dotyczących warunków zatrudnienia tych pracowników, w szczególności warunków pracy, płacy i przekwalifikowania. Informacje te dotychczasowy i nowy pracodawca są obowiązani przekazać co najmniej na 30 dni przed przewidywanym terminem przejścia zakładu pracy lub jego części. Nowy pracodawca z chwilą przejścia pracowników staje się stroną w stosunku pracy łączącym przejętych pracowników z dotychczasowym pracodawcą. Jest to ten sam stosunek pracy, zmiana dotyczy tylko podmiotu zatrudniającego. Nowy pracodawca nie musi przejętym pracownikom wystawiać nowych umów o pracę, chociaż w praktyce często się tak robi. Jeżeli nowy pracodawca chce zmienić warunki pracy lub płacy przejętym pracownikom, czyni to na zasadach ogólnych, czyli w drodze porozumienia zmieniającego lub wypowiedzenia zmieniającego. Przejęci pracownicy mają prawo w terminie 2 miesięcy od przejścia zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę rozwiązać umowę o pracę w szczególnych trybie – bez wypowiedzenia, za siedmiodniowym uprzedzeniem (art. 231 § 4 k.p. Nowy pracodawca będzie w odniesieniu do przejętych pracowników stosował art. 36 § 11 k.p. – okres zatrudnienia u poprzedniego pracodawcy będzie doliczany do stażu pracy u nowego pracodawcy, od którego zależeć będzie długość okresu wypowiedzenia (art. 36 § 1 k.p.) Katalog zalet centralizacji usług 8 Wprowadzenie wspólnej obsługi dla wszystkich jednostek oświatowych gminy daje wymierne korzyści tj.: pozwala na prowadzenie wspólnej polityki rachunkowości poprzez wprowadzenie jednolitych zasad grupowania operacji gospodarczych i ich prezentowania w sprawozdaniach finansowych, zapewnia lepszą kontrolę oraz istotnie ogranicza możliwość wystąpienia nieprawidłowości w działalności poszczególnych jednostek oświatowych , umożliwia wprowadzenie jednolitego oprogramowania co zapewnia szybsze przekazywanie informacji, wpływa na obniżenia kosztów informatycznych , dyspozycja środkami pieniężnymi gminy jest oddzielona od kasowego jej wykonania zapewnia wsparcie dla jednostek oświatowych wyspecjalizowanych pracowników wpływa na polepszenie jakości pracy poprzez standaryzacje działań i ujednolicenie procedur zapewnia szybką reakcję na zmiany przepisów wpływa na obniżenie kosztów funkcjonowania administracji przez brak konieczności zatrudniania pracowników za nieobecnych w pracy ( zwolnienia lekarskie, urlopy) zapewnienia im pomieszczenia sprzęt i oprogramowanie zapewnia efektywniejsze zarządzanie kadrami ( większa możliwość organizacji zastępstw) zapewnia obniżenie kosztów utrzymania jednostek oświatowych przez prowadzenie wspólnych zakupów towarów i usług przenosi kontrole zewnętrzne głównie do jednostki obsługującej powoduje przeniesienie odpowiedzialności za gospodarkę finansową , rachunkowość i sprawozdawczość jednostki obsługiwanej na Dyrektora jednostki obsługującej, zapewnia odciążenie Dyrektora jednostki obsługiwanej od archiwizację dokumentacji finansowej, przenosi kontrole zewnętrzne głównie do jednostki obsługującej 9
