Zasady dotyczące składania zamówień i realizacji usług

Zasady dotyczące składania zamówień i realizacji usług cateringowych:
1. Zamówienie usługi cateringowej należy złożyć za pośrednictwem sklepu intranetowego
(http://sklep-catering.sgh.waw.pl/),
wybierając
spośród
dostępnych
zestawów
cateringowych.
2. W ramach danego wydarzenia możliwe jest wybranie więcej niż jednego zestawu
cateringowego, jednakże z zastrzeżeniem nieprzekraczania limitów kwotowych zamówienia
określonych w Piśmie okólnym Kanclerza.
3. Każdy składany wniosek musi zawierać informację o terminie spotkania oraz wskazywać
liczbę osób. Wnioski niespełniające tego kryterium będą zwracane do poprawy.
4. Po dokonaniu zamówienia w sklepie, akceptacji wniosku i przyjęciu jego realizacji,
wnioskodawca zobowiązany jest do wypełnienia formularza zlecenia oraz przesłania go, za
pomocą poczty elektronicznej, na adres [email protected] najpóźniej na 7 dni roboczych
przed planowaną datą organizacji spotkania. Niedotrzymanie tego terminu może skutkować
odmową realizacji usług.
5. Na podstawie wypełnionego formularza zlecenia Dział Konferencji zgłasza dyspozycję
realizacji usługi cateringowej do wykonawcy; Zgodnie z zapisami Umowy zlecenia muszą
zostać przekazane Wykonawcy nie później niż na:
a) 5 dni roboczych przed dniem świadczenia usługi, w przypadku gdy liczba gości przekracza
30 osób
b) 3 dni robocze przed świadczeniem usługi, w przypadku gdy zlecenie dotyczy organizacji:
przerwy kawowej zestaw I i zestaw II, napoje gorące i zimne, ciasta a liczba gości nie
przekracza 30 osób
6. Z momentem przesłania dyspozycji przez Dział Konferencji kontakt pomiędzy wykonawcą, a
wnioskodawcą odbywać się będzie w sposób bezpośredni.
7. Wykonawca ma obowiązek skontaktowania się ze wnioskodawcą (adres podany w zleceniu),
celem potwierdzenia otrzymania i przyjęcia zalecenia.
8. Wykonawca zobowiązany jest przesłać do zleceniodawcy, za pomocą poczty elektronicznej
szczegółowy opis menu lunchu I i II oraz kolacji z dwoma propozycjami do wyboru, na każdy
dzień spotkania, w terminie nie później niż na 3 dni robocze przed dniem spotkania. Z
przesłanych propozycji menu wnioskodawca wybierze jedną. Informacja o wyborze menu
powinna niezwłocznie zostać przesłana do wykonawcy (niedotrzymanie terminów podanych
w pkt. 5 może skutkować odmową realizacji usług).
9. Wnioskodawca jest zobowiązany poinformować o realizacji usługi cateringowej
administratora budynku, w którym organizowane jest wydarzenie oraz zapewnić możliwość
wjazdu wykonawcy na teren Uczelni.
10. Po wykonaniu usługi, w dniu jej świadczenia wnioskodawca sporządza protokół odbioru.
Protokół podpisywany jest przez wnioskodawcę oraz przedstawiciela wykonawcy.
11. Wnioskodawca ma prawo do naliczenia kar umownych do maksymalnej wysokości 20%
wartości zlecenia z tytułu nienależytego wykonania zlecenia. O wysokości kar decyduje
wnioskodawca, dokonując odpowiedniego wpisu w protokole odbioru zlecenia.
12. Podpisany przez wnioskodawcę i wykonawcę protokół odbioru wraz z fakturą wykonawca
przekazuje do Działu Konferencji.
13. W celu opisania faktury Dział Konferencji przekazuje ją wraz z protokołem do wnioskodawcy.
14. Opisana faktura (zgodnie z pkt. 12 Zarządzenia nr 12 ) wraz z protokołem odbioru oraz
zaakceptowanym wnioskiem o zamówienie usług cateringowych, przekazywana jest do
Działu Konferencji.
15. Dział Konferencji rejestruje fakturę oraz uzupełnia jej opis o numer umowy o sukcesywne
świadczenie usług cateringowych oraz monitoruje wykorzystaną wartość umowy.
16. Dział Konferencji przekazuje do Kwestury SGH fakturę z wnioskiem o zamówienie publiczne.
17. W przypadku realizacji zleceń poza terenem Uczelni oraz w przypadku gdy płatnikiem usług
cateringowych jest podmiot zewnętrzny, nie są Państwo zobowiązani do korzystania z usług
firmy cateringowej wyłonionej w drodze postępowania przetargowego.